CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CÔNG TÁC KỸ SƯ I – Đặt vấn đề: Kỹ sư tầng lớp trí thức xã hội, có học vị địa vị cao xã hội Người kỹ sư có đóng góp lớn trí tuệ tài cho cộng đồng xã hội làm cho xã hội phát triển liên tục, mang lại nhiều cải cho xã hội Anh ta trọng vọng kính trọng thành phần trí thức khác như: bác sĩ, dược sĩ, nhạc sĩ, nhà văn, nhà thơ v v… nhà khoa học đương thời Do cần phải nghiên cứu để biết rõ: chức năng, vai trò, nhiệm vụ, quyền hạn lực người kỹ sư v v… Từ xác định trách nhiệm đóng góp đất nước, xã hội II – Chức năng, nhiệm vụ lực người kỹ sư: 1/ Chức người kỹ sư hệ thống lao động kỹ thuật a/ Người kỹ sư giữ vai trò quan trọng hệ thống lao động kỹ thuật, người đóng góp trí tuệ, sáng tạo người chủ chốt định thành công ngành nghề lĩnh vực kinh tế đất nước b/ Người kỹ sư đứng vị trí đảm nhiệm thực cơng tác theo chun ngành đào tạo, giữ vai trị kỹ sư trưởng (chỉ huy nhóm kỹ sư) để thực hiện: - Chức điều hành đơn vị sản xuất gia công - Chức điều hành đơn vị thiết kế thi công - Chức điều hành đơn vị kinh doanh, dịch vụ kỹ thuật - Chức nghiên cứu đào tạo c/ Người kỹ sư đảm nhiệm chức vụ lãnh đao từ tổ trưởng kỹ thuật, trưởng phòng (Kế hoạch, Thiết kế, Công nghệ, KCS, Cung tiêu, Vật tư v v…) Phó giám đốc, Giám đốc Xí nghiệp, Công ty, Tổng Công ty v v… với chức điều hành hoạt động hệ thống kỹ thuật hệ thống tổ chức kinh doanh v v… nhà nước tư nhân Khi chức người kỹ sư thể việc: - Tổ chức quản lý xây dựng đơn vị - Tổ chức phân công lao động kỹ thuật đơn vị - Thực chức giám sát, kiểm tra đánh giá hoạt động hệ thống lao động kỹ thuật - Thực chức phân phối thành lao động, tham gia hoạt động kỹ thuật quảng bá giới thiệu sản phẩm ngành 2/ Nhiệm vụ người kỹ sư a/ Người kỹ sư công dân gương mẫu - Phải thực đầy đủ quyền nghĩa vụ người công dân - Người công dân với tinh thần dân tộc cao - Ln có tinh thần tự lực cao “ Đừng đoi hỏi Tổ quốc phải làm cho ?” ngược lại phải suy nghĩ “ Mình làm cho Tổ quốc” - Ln nêu cao tinh thần nghĩa lớn, đồn kết hợp tác - Là người làm việc với tinh thần tự giác b/ Phẩm chất người kỹ sư hệ thống lao động kỹ thuật - Kỹ sư thành viên tập thể lao động - Tự lực, tự giác tinh thần hợp tác “ Một làm chẳng lên non” - Ý thức trách nhiệm trước nhiệm vụ đựơc giao, phẩm chất cao quí người kỹ sư - Trung thực có tinh thần trách nhiệm trước tập thể xã hội c/ Nhiệm vụ người kỹ sư Nhiệm vụ người kỹ sư phải thực tốt công tác chuyên môn đào tạo : - Nhiệm vụ người kỹ sư đơn vị sản xuất + Biết khai thác, vận hành thiết bị, hệ thống thiết bị v v… nhà máy, Xí nghiệp, Cơng ty v v… + Biết cách tổ chức quản lý bảo trì sửa chữa từ thiết bị đến hệ thống thiết bị xí nghiệp + Biết tính tốn thiết kế gá lắp cho thiết bị cụm máy máy móc v v… phục vụ cho công tác sản xuất + Biết triển khai biện pháp công nghệ phục vụ cho công tác chế tạo nâng cao suất chất lượng sản phẩm + Biết kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm ngành nghề + Có khả tổ chức quản lý, sản xuất đơn vị + Đề xuất tham gia cải tiến thiết bị nâng cao suất lao động ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật vào sản xuất chuyển giao công nghệ đơn vị bạn - Nhiệm vụ người kỹ sư với công tác thiết kế đạo thi công + Tham gia đạo tổ chức, quản lý thiết kế , thi cơng “sản phẩm” + Bảo đảm tính xác, tính thực tiễn thiết kế + Xây dựng hệ thống an toàn, ổn định độ tin cậy trình vận hành điều khiển trang thiết bị phục vụ cho thi công + Tổ chức ghi chép nhật ký theo dõi cơng trình, giám sát, kiểm tra q trình thi cơng + Tham gia đề xuất cải tiến qui trình thi cơng cải tiến trang thiết bị kỹ thuật, cải tiến công nghệ để giảm chi phí nhân cơng máy móc, nâng cao suất lao động chất lượng cơng trình + Tích cực tham gia hoạt động quảng bá thành lao động đơn vị - Nhiệm vụ người kỹ sư với công tác kinh doanh, dịch vụ kỹ thuật + Tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh thiết bị, máy móc … quản lý dịch vụ kỹ thuật (chuyển giao công nghệ) công tác hậu + Đẩy mạnh công tác giới thiệu sản phẩm tư vấn khách hàng + Tích cực tham gia vào hoạt động quảng bá thương hiệu - Người kỹ sư với công tác nghiên cứu khoa học + Tham gia tổ chức, xây dựng kế hoạch: cải tiến sản phẩm cải tiến trang thiết bị để nâng cao xuất chất lượng sản phẩm + Tổ chức thiết bị nhiều gá lắp chung chuyên dùng phục vụ cho sản xuất + Đưa phương pháp công nghệ có tiến khoa học kỹ thuật áp dụng cho đơn vị + Hình thành xây dựng đề tài nghiên cứu có tính chất chiến lược để phát triển đơn vị - Người kỹ sư với công tác bồi dưỡng đội ngũ cán kỹ thuật trẻ + Tổ chức lớp để bổ túc kiến thức chuyên môn ngành cho đội ngũ cán kỹ thuật mình: Cao đẳng, Trung cấp công nhân + Tổ chức thi kiểm tra tay nghề nâng bậc thợ + Xây dựng kế hoạch nâng cao trình độ đội ngũ kỹ thuật thơng qua đợt cử cán học ngắn hạn dài hạn Trung tâm, Trường, Viện v v… - Ngoài người kỹ sư cịn tham gia nhiều cơng táckhác: quản lý vật tư, kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS), tham gia giảng dạy trường Đại học, Cao đẳng, Trung học dạy nghề Trung tâm đào tạo v v … d/ Quá trình “ Tự đào tạo”, vươn lên không ngừng không ngừng sáng tạo - Người kỹ sư cần xây dựng cho kế hoạch làm việc phấn đấu vươn lên không ngừng - Không ngừng trao dồi kỹ nghề nghiệp: học hỏi, trao đổi tiếp thu kinh nghiệm từ thực tế - Ln suy nghĩ, tìm tịi cải tiến, sáng tạo nhằm nâng cao suất lao động chất lượng sản phẩm đ/ Người kỹ sư tham gia lãnh đạo đơn vị - Người kỹ sư người “lãnh dạo” mặt kỹ thuật đơn vị - Người kỹ sư người có đầu óc tổ chức, đoàn kết, lãnh đạo tập hợp quần chúng - Người kỹ sư giữ vị trí quan trọng đơn vị (từ thấp đến cao) 3/ Năng lực cần có người kỹ sư Để hồn thành nhiệm vụ chức người kỹ sư đòi hỏi người kỹ sư phải có lực cao mặt : a/ Kiến thức chuyên môn, kỹ nghề nghiệp kinh nghiệm thực tiễn yếu tố hàng đầu cần có người kỹ sư - Nắm vững kiến thức chuyên môn kinh nghiệm thực tế ngành nghề đào tạo lãnh vực: thiết bị, vận hành thiết bị, giám sát, kiểm tra đánh giá sản phẩm, biết tổ chức điều hành sản xuất v v… - Tổ chức đào tạo, phổ biến kiến thức kỹ thuật công nghệ - Lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa thiết bị - Lập kế hoạch đẩy mạnh phát triển đơn vị qua hình thức quảng cáo, tiếp thị, kinh doanh v v… - Thành thạo đến hai ngoại ngữ tin học b/ Sự cần mẫn tính kỷ luật cơng việc - Người kỹ sư phải xây dựng tính kiên trì, cần mẫn - Thực điều hành công việc thông qua hệ thống qui định kỹ thuật chặt chẽ, đảm bảo tính xác theo qui ước c/ Khả dự đốn tính sáng tạo lao động kỹ thuật - Người kỹ sư cần xây dựng cho khả dự đốn đốn để làm chủ thời gian nhân lực - Trong lao động cần ứng dụng cách khoa học sáng tạo lý thuyết thực tế để rút ngắn thời gian nâng cao hiệu cơng việc d/ Cần lực tinh thần - Người kỹ sư cần lực tốt thơng qua ham thích vài môn thể thao nhằm nâng cao thể lực sức khỏe để lao động tốt - Cần hiểu biết tham gia vài loại hình văn hóa nghệ thuật để giải trí (âm nhạc, văn thơ hội họa v v… đ/ Có khả giao tiếp tốt - Phải có khả giao tiếp diễn đạt qua nói (thuyết trình, đối thoại, tham gia điều hành tốt họp, dự án v v…) - Phải có khả diễn đạt viết (ghi chép nhật ký kỹ thuật, xây dựng báo cáo kỹ thuật, viết lý thuyết luận án tốt nghiệp, lập thuyết minh cơng trình, dự án v v…) - Phải có khả sư phạm tốt: Truyền đạt cho đồng nghiệp hiểu, đặt vào vị trí người khác - Có khả làm việc theo nhóm e/ Kiến thức tâm lý xã hội khả tập hợp quần chúng - Cần nắm bắt hiểu biết tâm sinh lý người - Có quan điểm đối nhân xử đắn, có mối quan hệ mật thiết, với đồng nghiệp: công nhân, cán kỹ thuật v v … - Có khả đồn kết tập hợp, lãnh đạo, đạo tổ chức điều hành hoạt động đơn vị III- Quá trình đào tạo người kỹ sư: Để vào học trường Đại học, thí sinh phải trải qua kỳ thi Tuyển Quốc gia hàng năm vào tháng Sinh viên nhập học vào tháng hàng năm, phải trải qua năm học (8 học kỳ), Tuỳ theo ngành nghề qui định Trường Đại học, thời gian học sinh viên kéo dài 4, năm, năm năm (như Đại học Y Khoa phải có thời gian thực tập nhiều hơn) 1/ Q trình đào tạo chung Thơng thường khối kiến thức trang bị cho sinh viên trình học bao gồm: - Khối kiến thức (25-30%) - Khối kiến thức sở (40-50%) - Khối kiến thức chuyên ngành (25-30%) Tùy theo chuyên môn ngành nghề tỉ lệ khối kiến thức thay đổi cho phù hợp với q trình đào tạo sử dụng cán thích hợp Về mặt thực tế sinh viên cần tiến hành làm tập, tập lớn, đồ án môn học, thí nghiệm, thực hành, thực tập, tham quan xí nghiệp, nhà máy v v… chiếm 20-25% thời gian đào tạo: Tùy theo ngành nghề đào tạo, thời gian điều tiết cho phù hợp Học kỳ cuối trình đào tạo, sinh viên phải trải qua đợt thực tập tốt nghiệp từ 7-9 tuần sau thực luận án tốt nghiệp với đề tài lý thuyết thực tế Thầy hướng dẫn đưa Chủ nhiệm môn chấp nhận Tuy nhiên, có trường thực theo phương án: định số môn thi làm báo cáo chuyên đề vào học kỳ cuối trình học Khi sinh viên hồn thành tốt mơn thi, bảo vệ báo cáo chuyên đề đạt kết tốt , bảo vệ tốt luận án tốt nghiệp với điểm thi môn học học kỳ đạt sinh viên cơng nhận tốt nghiệp nhận kỹ sư ngành đào tạo Sau sinh viên có kỹ sư, người kỹ sư học tiếp ngành khác để nhận kỹ sư đại học (Thạc sĩ, Tiến sĩ ) 2/ Quá trình đào tạo kỹ sư số trường kỹ thuật a/ Đào tạo kỹ sư trường đại học Dân Lập cơng Nghệ Sài Gịn - Từ năm 1997 trường Cao Đẳng kỹ nghệ Dân Lập TP.Hồ Chí Minh thành lập ,sau bảy năm hoạt động trường Giáo Dục Đào Tạo cho phép nâng cấp đào tạo hệ đại học - Tháng tư năm 2000 Trường thức nâng cấp “ Trường Đại học Dân Lập Kỹ Nghệ TP.Hồ Chí Minh “ - Ngày 3/2/2005Trường Chính Phủ , Bộ Giáo Dục Đào Tạo cho phép đổi tên thành Trường Đại Học Dân Lập Cơng Nghệ Sài Gịn - Đại học quy Trường đào tạo năm theo hệ niên chế với khối ngành công nghệ học 201 đơn vị học trình ( ĐVHT 1ĐVHT 15 tiết học) chia : + Giáo dục đại cương : 85ĐVHT + Giáo dục chuyên nghiệp :116ĐVHT gồm khối kiến thức sở khối kiến thức chuyên mơn - Qúa trình đào tạo chương trình dành : + Thí nghiệm thực hành : 25 ĐVHT + Thực tập làm luận án tốt nghiệp án :15ĐVHT( 4ĐVHT cho thực tập ) - Khoa Quản Lý Kinh Doanh học 165 ĐVHT Đồng thời Trường tiếp tục đào tạo hệ Cao Đẳng bậc THCN b/ Đào tạo kỹ sư trường đại học Bách Khoa TP.Hồ Chí Minh Trường Đại học Bách Khoa đào tạo kỹ sư hệ qui 4,5 năm đào tạo theo hệ tín Tùy theo ngành nghề Khoa, số tín cho khóa học dao động đơi chút Ví dụ: Ngành kỹ thuật chế tạo khố 2002 Tổng số tín khóa 151 Tín Phân bố: - Các mơn 44 Tín - Các mơn sở 77 Tín chi - Các mơn chun ngành 20 Tín (có 14 tín bắt buộc – 06 tín tự chọn) - Luận án tốt nghiệp 10 Tín Phương thức đào tạo theo hệ tín so với đào tạo theo đơn vị học trình có nhiều ưu điểm; tạo điều kiện cho sinh viên học vượt, học theo thời khóa biểu riêng mình, thuận tiện cho việc sinh viên lấy nhiều kỹ sư sau Tuy nhiên trình thực bộc lộ số điều cần quan tâm : việc gíup đỡ hiểu biết lẫn sinh viên bị hạn chế , thời gian tự học sinh viên chưa thực tốt, thư viện , giáo trình , sách tham khảo , phịng thí nghiệm , xưởng thực tập chưa đáp ứng v.v… Do hiệu đào tạo chưa cao CHƯƠNG II KỸ NĂNG GHI CHÉP I - Đặt vấn đề: - Ghi chép bước tích cực việc tiếp nhận thơng tin - Có hai phương thức: + Ghi chép từ nói diễn giả + Ghi chép từ tài liệu, viết, sách tham khảo Đây cơng việc mang tính trí tuệ, thuộc tinh thần, nhằm biên soạn sản phẩm sử dụng lại, xuất phát từ chất liệu (thơng qua nói, viết, ý tưởng) ban đầu Chất lượng ghi chép phụ thuộc vào việc sử dụng có phù hợp mà ta mong muốn hay không Ghi chú: Đây công việc trí óc khơng phải việc bắp II - Ghi chép từ nói: Mọi khó khăn nắm bắt xác định ý tưởng trình bày khơng để lại dấu vết (lời nói gió bay) 1/ Những khó khăn a/ Thời gian cần để nói cần để viết khác Nói: trung bình 125 – 150 từ/phút Viết: 27 – 30 từ/phút hay nhanh chút tuỳ theo phương pháp tốc độ người → Khi ghi cần thực lựa chọn (các ý chính) b/ Cần kết hợp nhiều hoạt động trí tuệ lúc Nghe Hiểu Phân tích Chọn lựa Ghi nhớ việc ghi chép lại c/ Không tồn thủ thuật chung: Mỗi người có cách ghi chép theo phương pháp riêng 2/ Các bước chuẩn bị cần thiết cho việc ghi chép: a/ Chuẩn bị phương tiện vật chất: Bàn tựa, bút viết, viết màu, bút chì, compa, giấy, tập, sổ… b/ Chuẩn bị tinh thần: - Đừng nghĩ điều khác hay lo (khi ý tưởng ghi chép rời rạc hay không sử dụng được) - Phải có thái độ chăm lắng nghe (ln ý tập trung tư tưởng) - Cần tham khảo trước tài liệu liên quan, có biết trước dễ hiểu theo dõi vấn đề thuận tiện - Lưu ý yếu tố cho phép xác định cấu trúc bố cục nói - Lời mở đầu - Các đoạn chuyển tiếp - Báo hiệu khối mở đầu kết thúc đoạn hay tiểu đoạn - Tổng hợp phần - Kết luận c/ Tập luyện ghi chép: Phương pháp ghi nhận hình ảnh phương thức tốt (làm ghi lại từ lời nói diễn giả hình ảnh tốt nhất) d/ Ghi chép để đạt hiệu nhất: - Ghi nhận tốt khơng thể nhớ Ví dụ: liệu số, công thức, tên riêng, quy tắc - Ghi nhận điều nghi ngờ không hiểu Trong trường hợp bạn không theo kịp, tiếp tục theo dõi gạch bạn cảm thấy hiểu nhầm đánh dấu hỏi câu bên lề trang giấy, sau giải vấn đề cách hỏi người nghe khác - Ghi chép tối đa thơng tin chữ tốt Dùng chữ viết tắt loại bỏ phần thừa để giữ lại từ ngữ có nghĩa - Bỏ cách ghi chép từ Ta ghi tất mà diễn giả trình bày Cần có thái độ chủ động → tóm tắt tổng hợp Cần có khả tóm tắt “nóng” vấn đề nghe, theo kiểu ghi chép tốc ký Muốn cần ý cao độ phải có luyện tập tốt để ghi ngắn gọn đủ ý 3/ Biết thích ứng với diễn giả khác nhau: Ghi chép dễ hay khó cịn tuỳ thuộc vào khả diễn giả quan tâm diễn giả việc nắm bắt thông tin người nghe Những khả diễn giả làm cho việc ghi chép dễ dàng: - Giọng nói lớn rõ, có chuyển giọng lên xuống - Bài nói có dàn mạch lạc, sử dụng bảng biểu tốt - Ngôn ngữ rõ ràng, từ giải thích có hệ thống Nếu diễn giả khơng có ba khả phải : - Lắng nghe cách chăm nhiều - Cố hiểu cho lơgic trình bày - Hãy ý vào tất yếu tố diễn văn có khả giúp ta hiểu rõ (thơng báo đề tài, đoạn chuyển mạch…) - Ghi từ không biết, với dấu chấm hỏi lề cố làm rõ điều không hiểu sau kết thúc cách tham khảo từ bạn bè hay sách vở, tài liệu liên quan 4/ Các yếu tố giúp cho việc ghi chép: Các chuẩn , giúp ta hiểu ghi nhớ dễ dàng a/ Cấu trúc giảng: Cần nhận thấy phần khác ghi chép Điều dễ diễn giả báo trước dàn viết lên bảng Tầm quan trọng dạng này: - Trong ghi chép người ghi có phong cách tích cực (phản xạ thuận lợi cho việc ghi nhớ) - Lúc đọc lại, ghi thể rõ ràng b/ Các hình thức ngơn từ: Người trình bày có khuynh hướng nhờ đến số kỹ thuật để nhấn mạnh thơng điệp như: - Lặp lặp lại, nói cách dơng dài: điều muốn nói quan trọng (nhấn mạnh) Người ghi cần gạch hay làm dấu ký hiệu - Những ví dụ cụ thể, minh hoạ, giai thoại: người viết ghi tham khảo - Các từ ngữ nhằm thu hút ý : cần lưu ý , cần xác định xác là, … Nó điều quan trọng, người viết cần ghi nhớ c/ Các chữ then chốt từ hữu ích: Các chữ then chốt truyền đạt hay diễn tả ý tưởng hay thơng tin quan trọng.Những từ hữu ích chuẩn, làm cho suy luận sườn văn: nhập đề, chuyển mạch, nhắc lại, kết thúc Sau danh sách dẫn cụm từ : - Đoạn mở đầu (nhập đề): thông báo nói thống tư + Các công thức vào đề: “chúng ta bắt đầu bởi”, “trước hết”, “trước hết điểm khởi đầu là”… + Từ liệt kê: đầu tiên, mặt, bên là, điều nên biết … + Chuẩn bị cho phản biện: là, nhiên, thật rằng… + Đưa minh chứng: ví dụ, chẳng hạn… + Báo trước điều gì: biết rằng, cịn điều là, tơi xin nói rõ rằng… - Đoạn chuyển mạch mối liên hệ nói trước đề cập đến Ví dụ: - Khi cần phải thêm vào, ta nói: và, kế đến, vậy, thứ hai là, tiếp đến, mặt khác… - Khi cần nhấn mạnh: cả, càng, nữa, khơng … mà cịn … - Khi cần nói nguyên nhân (lý do): vì, - Khi cần nói hệ quả: mà, … - Khi cần nói nghịch lý: nhưng, mà, nhiên, ngược lại - Hoặc khẳng định với thay đổi quan điểm: mặt khác, như, - Đoạn nhắc lại: nêu lên trình bày trước mà ta không muốn nhắc lại ta khẳng định ta nói: thế, từ đó, đó, khởi điểm … - Đoạn kết thúc: biểu thị kết thúc triển khai, chấm dứt liệt kê, kết luận: sau cùng, tóm lại, để kết luận, thật … 5/ Biết cách khai thác điều ghi chép: Ngay tối cần phải xem lại điều ghi chép để hồi tưởng chúng, làm sáng tỏ chúng, bổ sung đầy đủ chúng, làm rõ điểm chủ yếu Bài nghe cịn nóng hổi trí nhớ giúp ta bổ khuyết thiếu sót tạo nên liên hệ logic Nếu không làm điều ghi chép có nguy khơng đọc khơng hiểu ta bắt đầu cần đến III- Ghi chép từ văn (các viết): Thuận lợi khó khăn: a/ Thuận lợi: - Đọc tài liệu dễ tiếp nhận nghe người khác trình bầy nhanh để ghi chép tóm tắt - Có nhiềi tài liệu tham khảo chọn lựa b/ Khó khăn: - Tốn nhiều thời gian để đọc tài liệu + Đôi tham lam viết dài + Đơi lúc tìm chưa hết chưa đủ tài liệu cần thiết để tham khảo + Khi nghe báo cáo diễn giả định hướng xác định vấn đề cần truyền đạt Các hình thức ghi chép: Có hai hình thức ghi chép: - Ghi chép để chuẩn bị cho nói : tổng kết , báo cáo trước hội nghị, bảo vệ dự án,bài giảng cho buổi học v.v… - Ghi chép để hình thành văn tài liệu , dự án,một tác phẩm,một cơng trình nghị quyết, văn kiện, giáo trình thuyết minh luận án v.v … Lời khuyên: - Chọn lựa thông tin dự trù trình bày trước độc giả hay cử toạ: thông tin mà họ hay cần biết giới thiệu trình bày - Dù tài liệu dùng để nói hay viết yêu cầu phải : Rõ ràng - mạch lạc – dễ đọc – sử dụng nhanh chóng Kỹ thuật ghi chép a/ Chuẩn bị phương tiện - Giấy viết , bút , thước v.v… - Bàn ghế - Các tài liệu cần thiết - Tinh thần tập trung Chú ý : Khi ghi chép thông tin để riêng trang giấy để q trình viết khơng bị xáo trộn ý tưởng b) Những yếu tố quan trọng cần ghi chép - Ghi chép cho nói : + Không cần phải viết thành để đọc mà viết ý + Cần phải chọn vấn đề người ta chưa biết mà người ta muốn tiếp nhận + Xây dựng dàn rõ ràng lôgic + Viết ngắn gọn dễ đọc ( kiểu tốc ký , gạch đầu dòng ) + Xắp xếp thứ tự cho dễ nhìn , dễ hiểu theo chủ đề đặc biệt phần minh hoạ hình ảnh hay đèn chiếu + Viết giấy mặt rộng rãi , + Các liệu nhớ (như số liệu, hình ảnh, đường biểu diễn, sơ đồ) nên ghi cách có hệ thống Nó chép lại tài liệu riêng biệt, xếp theo thứ tự cho dễ trông thấy (trong trường sử dụng giấy trong, đèn chiếu) + Khoảng không gian sử dụng viết phải hợp lý: + Sử dụng gạch kiểu in hoa (nếu cần) + Chọn điểm quan trọng mà mục tiêu yêu cầu Ví dụ : Vấn đề MA TUÝ bao gồm : tác hại , lợi nhuận , tình hình bn lậu , chế biến , tình hình cai nghiện v.v… - Ghi chép để làm tư liệu (một báo cáo hay cơng trình, dự án hay giảng …) phải tóm tắt hay viết điểm theo mục tiêu đề tạo thành hoàn chỉnh + Chuẩn bị dàn đầy đủ logic ,lấy tư liệu từ tài liệu đọc theo nội dung mục tiêu , yêu cầu :Các số liệu,dữ liệu,cơng thức , bảng biểuv.v + Chọn ý quan trọng tài liệu theo mục tiêu viết,trong tài liệu có nhiều vấn đề tuỳ theo mục tiêu chủ đề mà người viết cần, phải sâu trích + Viết thành chương mục theo dàn có :từ hình thành văn mạch lạc , câu văn hoàn chỉnh, ý tránh lỗi tả , viết hoa lung tung , dấu chấm , dấu phẩy ,chấm xuống dịng v.v… khơng đúng, viết rõ ràng khơng viết ẩu viết tắt khó đọc - Người viết cần phải biết trước nội dung tài liệu để ghi chép cần phải : + Với văn ngắn : đọc toàn văn 10 - Phải hợp lý cân đối: phân chia cách xác theo mục tiêu xác định Đừng tăng thêm nhiều phần có khả lập lại ý tưởng hay đưa suy luận làm loãng mục tiêu - Phải có tính đồng nhất: tập trung vào nhiệm vụ giao, tránh lạc đề Thường báo cáo thực tập bao gồm : - Mục lục Lời nói đầu Giới thiệu (dẫn nhập) Thân báo cáo chia nhỏ làm nhiều chương, phần theo kết đạt Kết luận Tài liệu tham khảo Phần phụ lục Có thể có khơng có phần hồ sơ hình ảnh minh họa a/ Mục lục tóm tắt Đó phần cấu trúc bố cục tên tựa phần, chương, mục, đoạn … có đánh số trang xác để theo dõi Mục lục đặt đầu báo cáo, cho phép độc giả tham khảo để tìm từ thơng tin mà họ cần nghiên cứu Để đánh số phần, nên sử dụng thống qui định báo cáo để tránh nhầm lẫn b/ Lời nói đầu Đó giới thiệu tổng quan cơng việc: bạn chứng minh bạn có khả nắm vững vấn đề đặt giải Bạn trình bày đề tài cách xác định giới hạn cách xác; Như bạn loại trừ từ ban đầu khơng cần thiết Cần nhấn mạnh hạn chế kết nhận được, ghi nhận thuận lợi, khó khăn, mối quan hệ hợp tác hay may mắn gặp phải trình thực Cuối cùng, thêm vào lời cám ơn giúp đỡ bạn trình thực tập c/ Giới thiệu Phần tập trung toàn vào đề tài, bao gồm: - Xác định rõ ràng đối tượng nghiên cứu trình bày liệu đặc biệt - Bày tỏ mục đích mà ta đề nghị cần đạt đến - Thơng báo vắn tắt bố cục để đọc giả theo dõi cách dễ dàng tiến trình cơng việc d/ Các chương khác: - Phần giới thiệu xí nghiệp: tạo nên chương vắn tắt (từ đến trang) trình bày rõ ràng Nó có mục đích: + Chứng tỏ bạn có khả hiểu hội nhập vào mơi trường xí nghiệp + Cho đọc giả yếu tố cần thiết để hiểu phần - Cách trình bày báo cáo: + Phân tích bối cảnh, tình đưa đến việc soạn thảo + Phương pháp luận: * Cách tốt khuyết điểm hướng tiến hành, phương tiện, điều kiện ràng buộc địa điểm, thời gian … * Việc làm sáng tỏ nhầm lẫn, yếu điểm v.v….qua phân tích cách thực thí nghiệm Đồng thời cần xác định cách sửa chữa , giải pháp cụ thể thực hiện;bởi chúng tạo nên kết đắn * Tất phải đảm bảo mục đích định lý lẽ thích hợp - Các kết ứng dụng: 39 Báo cáo cần truyền đạt thông tin phần, theo nhiệm vụ giao đạt trình thực tập + Các kết kỹ thuật phải trình bày có phương pháp: * Giới thiệu sơ đồ, biểu đồ …, cần thiết phải minh chứng giải thích chúng rõ ràng, có kết luận cần thiết * Cần lưu ý đánh số trang tất sơ đồ, biểu đồ riêng biệt chi tiết bảng báo cáo, biểu đồ tổng thể để phụ lục + Nếu có số kết theo thứ tự định lượng, cần phải giới thiệu chúng dạng bảng, dạng đồ thị, giải chúng như: * Ý nghĩa chúng gì? * Chúng có phù hợp với giả thiết ban đầu không? * Ta so sánh chúng với khác khơng? * Mỗi bảng phải có đề tựa bao gồm phối hợp hợp lý Nếu chúng có thứ bậc định tính, phải giải thích chúng lợi ích + Cần phải cho kết phép thử nghiệm, tiêu chuẩn đánh giá độ tin cậy sản phẩm thực Nếu bảng đồ thị quan trọng cần suy nghĩ đến việc giải thích chúng - Các đề nghị tạm thời (một cách ngẫu nhiên): Chúng phải trình bày xác hợp lý theo bố cục chủ đề, bao gồm yếu tố thời gian Mỗi đề nghị phải mơ tả Ngồi ra, phải chứng minh chúng xuất phát từ kết nghiên cứu chúng trả lời cho mục tiêu xác định Cần phải làm sáng tỏ điểm mạnh chúng Nhưng phải biết yếu điểm tìm câu trả lời cho bắt bẻ có Cuối cùng, cần phải báo cáo điều kiện ràng buộc kèm theo (các ràng buộc mặt kinh tế, pháp luật, kỹ thuật, tâm lý…) e/ Kết luận: Cần nêu vấn đề sau: - Trình bày lại kết đạt được, giải pháp - Có thể nhắc lại kết số chương ,khi cần nhấn mạnh việc tổ chức hợp lý, tầm nhìn hay phương pháp giải - Chứng minh có thích ứng mục đích đặt xí nghiệp kết nhận thực tập Đôi cần đánh giá khoảng cách sai lệch giải thích lý - Hình dung tương lai: dự kiến triển vọng phát triển sau đề tài f/ Tài liệu tham khảo: Phải rõ ràng ghi lại đề tựa có liên quan đến câu hỏi trọng tâm việc nghiên cứu, không lấy loại sách tổng quát Tài liệu tham khảo trình bày với nghiêm túc có thể: - Đối với sách: tên, họ tác giả, tựa đề tác phẩm, nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản, số trang - Đối với tạp chí: tên, họ tác giả, tựa đề xác tên tạp chí, ngày số tạp chí, trang báo - Để tài liệu tham khảo thuyết minh thường đặt chúng ( số thứ tự vào dấu móc […] g/ Phần phụ lục: Tất tài liệu, bảng biểu hay trình bày dạng đồ hoạ phục vụ cho cần thiết văn đánh số trang báo cáo 40 Chúng đặt thành phụ lục, bao gồm: - Tất tài liệu chứa thông tin bổ sung mà ta mong muốn truyền đạt với độc giả: lưu ý kỹ thuật, biểu đồ sản xuất … - Tất tài liệu quan trọng phải tham khảo nhiều lần thực văn - Tất tài liệu truy cập khó khăn hay liên quan đến nhà chuyên môn câu hỏi - Tất tài liệu dài: hướng dẫn buổi thảo luận, chuỗi bảng biểu, chương trình tin học, chi tiết lắp ráp điện tử … Tất phụ lục phải sử dụng thông báo văn Đọc giả tham khảo cách xác, ta yêu cầu độc giả tìm hiểu (ví dụ: tham khảo phụ lục XII) Những phụ lục nhóm lại, đề tựa, đánh số (theo số la mã) sau đoạn kết thúc phần yếu văn h/ Hồ sơ hình ảnh: Các hình ảnh hay đồ thị trình bày phải giải kèm theo, đánh số thứ tự để dễ tra cứu i/ Hình thức bảng báo cáo: - Báo cáo thực tập tư liệu mạch lạc, tạo nên từ tập hợp chương liên kết chúng lại với - Bản thân chương xây dựng cách chặt chẽ gồm: phần giới thiệu, đoạn, kết luận Kết luận dùng để chuyển tiếp thông báo chương - Như thế, báo cáo có liên kết thống khơng giới thiệu theo kiểu chắp nối liên tiếp chương mà khơng có liên quan với - Tên tựa cần thiết làm thuận lợi cho việc đọc văn Đối với tác giả, hành động cuối việc soạn thảo, nhan đề để thơng báo nội dung chương: ngõ vào Hình thức đúng, cho phép đọc giả tạo ấn tượng làm cho đọc giả thích đọc tiếp Vì vậy, chọn tựa đề rõ ràng dễ hiểu, sinh động, xác chứa thơng tin Hãy làm để đề tựa bạn diễn tả ý ,nó phát triển tiếp văn sau - Đoạn văn “một đơn vị” cho phép triển khai ý tưởng: định dạng ý tưởng, giải thích, bàn bạc, chứng … Mỗi thay đổi ý tưởng, người ta tạo đoạn văn lên trang cách xuống hàng - Sự tôn trọng độc giả thể văn phong đơn giản, ngôn ngữ đắn nghiêm túc (về tả) Nhất sử dụng từ xác, thích hợp với tình huống, tránh tiếng lóng nghề nghiệp Vì cần tra cứu từ điển văn phạm xác Cần nhờ người ngồi đọc lại văn bạn sửa chữa lại Nhất đừng quên đọc lại văn đánh máy: việc lập lại lỗi đánh máy làm bực bội đọc giả làm phiền lòng người soạn thảo - Những chữ tắt trung tâm, tổ chức, quan … giới thiệu đầu báo cáo chữ viết tắt sử dụng thường xuyên - Báo cáo phải đánh máy mặt tờ giấy A4, để lề trái đủ rộng cho việc đóng lề khơng gây khó khăn cho việc đọc (thường tư đến 4cm lề trái đến 1,5cm lề phải) - Việc đánh số trang phải liên tục Nó trang kết thúc trang cuối Mọi trang tính việc đánh số trang, trang mục lục không đánh số kể việc đánh số trang, đến 41 trang dẫn nhập đánh số trang hay hay tuỳ theo chiều dài trang mục lục Người soạn thảo cần trau chuốt chất lượng tờ bìa trang trí theo quy định mơn IV- Chuẩn bị trình bày bảo vệ báo cáo thực tập Sinh viên trình bày báo cáo bảo vệ cơng việc trước hội đồng hỗn hợp, bao gồm đại diện xí nghiệp (người hướng dẫn sinh viên có thể) giáo viên mơn Việc trình bày khơng phải buổi lễ mang tính nghi thức kiểu tập tuý Nó cho phép tác giả (sinh viên) chứng tỏ khả bảo vệ báo cáo trước nhóm chun mơn gồm chuyên viên kỹ thuật cao xí nghiệp giáo viên mơn Việc trình bày kéo dài khoảng 30 phút bao gồm giai đoạn: - Bài trình bày sinh viên, kéo dài tối đa 10 đến15 phút - Trả lời câu hỏi hội đồng, kéo dài từ 10 đến 15 phút - Việc đánh giá hội đồng (khơng có mặt sinh viên) phút 1/ Các bước chuẩn bị : a/ Chuẩn bị kinh phí thời gian cần thiết b/ Nghiên cứu kỹ vấn đề cần thiết để trình bày trước hội đồng c/ Tìm hiểu tiếp xúc trao đổi với bạn kể việc tranh luận với người có liên quan đến đề tài, kiểm tra mức độ hiểu biết phản ứng qua câu hỏi, đóng góp họ d/ Hãy tập thuyết trình thử có người đóng góp, hặc dùng phương tiện máy thu băng ghi hình tự kiểm tra trình trình bày cân đối thuyết trình, chưa bố cục tốt đảm bảo thành công; Để đảm bảo thành công cần phải khổ luyện: - Nếu thân khơng tự tin vào thuyết trình khó thuyết phục người nghe Do trung thực mạnh dạn đánh giá ưu nhược điểm vào báo cáo - Không phải tất câu hỏi bẫy Đơi viết có đoạn thiếu mạch lạc, bạn cần xem xét sửa chữa cho rõ ràng Bạn cần suy nghĩ trước câu hỏi mà hội đồng đặt yếu điểm báo cáo 2/ Phần trình bày: Đây khơng phải tóm tắt bào báo cáo, mà nói rõ ràng xác, đơi cho phép đem đến bình phẩm hay tài liệu làm sáng tỏ mà báo cáo chưa nói đến Nó nhằm làm sáng tỏ cơng việc thực thực tập so với văn báo cáo cách đến điểm cốt yếu Bài trình bày nối kết với nhiều giai đoạn, giai đoạn liên kết mạch lạc với nhau, với trình tự thực tốt sau: a Giới thiệu xí nghiệp khn khổ làm việc b Xác định lại rõ ràng cơng việc mà xí nghiệp giao phó giới hạn tạm thời mang lại trình thực tập Nhắc lại lý nhiệm vụ giao phó thể theo địi hỏi (những mà cơng việc phải mang lại cho xí nghiệp) c Bài báo cáo trình bày theo kiểu độc đáo, song phải diễn đạt nội dung cần thiết d Giới thiệu biện pháp, phương pháp, cách thức tiến hành phân tích có tính phê bình, làm quen khó khăn gặp xí nghiệp chứng minh cách để vượt qua 42 e Nhắc lại kết phân tích đạt có thỏa đáng hay khơng theo mục tiêu Nếu có sai lệch, giải thích ? f Truyền đạt phần công việc giao: kết luận tốt mở triển vọng cho tương lai Suy nghĩ đóng góp hạn chế việc thực tập, kế hoạch cho nghề nghiệp cá nhân Trong trình trình bày, sinh viên phải giới thiệu tài liệu, cần lựa chọn sử dụng phương tiện nghe nhìn mà sinh viên thấy thích hợp Ví dụ máy chiếu phương tiện hỗ trợ hiệu qủa Mặt khác, sinh viên phải luôn tự nhắc nhở việc truyền đạt nhằm vào cử toạ mà họ có mức độ hiểu biết khơng đồng với vấn đề xử lý Các sinh viên thường hay sa đà đề tài đắm chìm chi tiết thực mà quên việc nhắc lại đường nét mục tiêu đề tài Thường cử toạ trơng đợi kết thúc trình bày để hỏi đánh giá lợi ích cơng việc thực thực 3/ Bảo vệ trước hội đồng: Sinh viên phải trả lời câu hỏi hội đồng vấn đề kỹ thuật xác, khía cạnh tổng quát hơn, công việc thực tập sinh viên, điều kiện thực tập, nhận thức sinh viên tổ chức hoạt động xí nghiệp, khả hội nhập vào mơi trường xí nghiệp vào làm việc theo nhóm … Sinh viên phải có khả năng: - Thực lúc việc tổng hợp phần báo cáo - Xem xét lại sơ đồ, đồ thị, bảng biểu, để đào sâu hay biện giải số điểm (đừng lòng với việc gởi lại cho hội đồng tập báo cáo mà sinh viên cần phải cố gắng giới thiệu, bình luận, biện giải) Việc bảo vệ báo cáo không nên thực cách ngẫu hứng mà phải chuẩn bị vài ngày trước Chúng ta nên nhớ mối quan hệ sư phạm thay đổi, sinh viên người truyền đạt thông tin, thành viên hội đồng người tiếp nhận thông tin Sinh viên phải nhắm vào thành viên hội đồng cách triển khai khả sư phạm Trong buổi bảo vệ, bảo vệ trình bày ngơn ngữ thơng thường sử dụng giao tiếp hàng ngày Hội đồng đánh giá trình độ kỹ thuật, đồng thời chất lượng trình bày, động, bình dị người trình bày, đánh giá khả lập luận, độ xác ngơn ngữ, tính nhạy bén cách ứng xử người trình bày Cần sử dụng ghi chép: công thức, ghi cần thiết … giấy đánh số soạn thảo mặt để chuẩn bị trả lời cho câu Đừng sa đà cách thái cách soạn thảo toàn vấn đề V- Thực luận án tốt nghiệp 1/ Luận án tốt nghiệp cơng trình kỹ thuật có giá trị người kỹ sư : Luận án tốt nghiệp cơng trình kỹ thuật có giá trị người kỹ sư giúp người sinh viên dẫn đến ngưỡng cửa người kỹ sư,sau năm học, sinh viên nhận đề tài Thầy hướng dẫn đưa ra, sinh viên phải tự suy nghĩ tham khảo sách tài liệu , thiết bị máy móc … từ thực tế sản xuất để hình thành phương án vạch kế hoạch thực Thầy hướng dẫn xác định hướng đắn dẫn sinh viên tìm hiểu phương pháp cần thiết để giải vấn đề Bản thân sinh viên phải vận dụng kiến thức lý thuyết học năm qua nhận thức từ thực tế , từ đợt thực tập , để giải đề tài thời gian từ 12 – 15 tuần ( tuỳ thuộc ngành nghề yêu cầu khoa ) Sinh viên phải lập kế hoạch tiến độ thực luận án tốt nghiệp trình cho Thầy hướng dẫn ,để Thầy thống nội dung kế hoạch dẫn vấn đề cần thực q trình làm luận án 43 Bộ mơn kiểm tra tiến độ thực luận án sinh viên vào thời gian thực luận án ,nếu cơng việc sinh viên đượ hồn thành từ 50% khối lượng trở lên sinh viên tiếp tục thực , sinh viên có khối lượng hồn thành chưa đến 50% cịn q tuỳ theo mức độ hồn thành Bộ mơn có định cho sinh viên tiếp tục thực đình việc thực luận án tốt nghiệp; sinh viên phải chịu sử lý theo quy chế học vụ trường 2/ Trách nhiệm sinh viên thực luận án Thực luận án tốt nghiệp : giai đoạn sinh viên bắt đầu tập giải cơng việc độc lập mang nhiều tính chất sáng tạo Tùy theo tính chất yêu cầu đề tài, sinh viên cần cố gắng xác định công việc chủ yếu công việc Việc thực luận án tốt nghiệp tiếp nối theo đợt thực tập tốt nghiệp, sinh viên cần tìm hiểu kỹ yêu cầu mục tiêu đề tài từ tư liệu báo cáo thực tập, tài liệu quan trọng giúp ích cho việc tính tốn thực thi luận án tốt nghiệp Sinh viên phải triển khai luận án tốt nghiệp theo kế hoạch: phân tích, lựa chọn phương án, phương pháp nghiên cứu cho đề tài Từ tính tốn thiết kế triển khai phần đề tài: nghiên cứu phần lý thuyết, thực nghiệm, xây dựng vẽ mô hình chế tạo thiết bị (tùy theo đề tài) đề đưa vào thử nghiệm hoạt động thức Các đề tài nghiên cứu cần phải thu thập kết thực nghiệm, đo đạc, tính tốn sai số hình thành biểu đồ, đồ thị, ghi nhận xét, đánh giá kết so với lý thuyết… Đặc biệt, toán giải qua máy tính cần phải xử lý số liệu, kết phải có nhận xét khả sử dụng chúng Tuy nhiên, luận án tốt nghiệp đề tài đặt thiết bị sử dụng dây chuyền sau tính tốn thiết bị chính, sinh viên cần phải tra sổ tay tham khảo tài liệu hãng sản xuất thiết bị để chọn thiết bị phù hợp đồng với dây chuyền mặt suất chất lượng sản phẩm nhằm đảm bảo cho hệ thống hoạt động ổn định hiệu Quá trình thực luận án tốt nghiệp , sinh viên phải thường xuyên gặp gỡ Thầy hướng dẫn để báo cáo thông qua kết thực giai đoạn xác định hướng tới đắn theo mục tiêu Luận án tiến hành viết hoàn thành theo dàn mục III-3 chương Luận án phải nộp hạn cho Thầy hướng dẫn để Thầy nhận xét đánh giá vào tuần cuối thời gian làm luận án.Sau Bộ mơn cử Thầy duyệt luận án Thầy duyệt nhận xét , đánh giá cho phép sinh bảo vệ luận án hoàn thành nhiệm vụ đề tài đặt 3/ Chuẩn bị bảo vệ luận án tốt nghiệp Sự chuẩn bị bảo vệ luận tốt nghiệp tiến hành trình tự việc chuẩn bị báo cáo thực tập tốt nghiệp Tuy nhiên qúa trình bảo vệ luận án tốt nghiệp yêu cầu cao nhận thức, tính tổng hợp, sáng tạo, tính khoa học, tính thực tiễn đề tài Sinh viên phải thể kỹ sư tương lai, cán kỹ thuật có hiểu biết sâu rộng đề tài nghiên cứu thực hiện, nhìn nhận hướng phát triển đề tài tương lai Thời điểm mốc đánh giá trưởng thành sinh viên bước sang giai đoạn người kỹ sư tập CHƯƠNG VI SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG XÍ NGHIỆP I- Đặt vấn đề: Trong xí nghiệp, cá nhân hiểu cách thức làm việc thông qua văn bản, thực chất xí nghiệp xay dựng sở hệ thống văn bản: 44 Trong lĩnh vực quản lý Trong lĩnh vực kỹ thuật * Thư từ * Bài báo kỹ thuật * Thông báo vụ * Văn kinh tế kỹ thuật * Thông báo thông tin * Lưu ý kỹ thuật * Thư thông báo * Tập tin kỹ thuật * Bản tổng hợp * Bảng phát minh * Bản tường trình (biên bản) * Các bảng nghiệm thu Các văn phải thực mang lại hiệu (đơn giản, dễ hiểu) Nếu văn có khả chuyển tải cách xác thơng tin cách giao tiếp cá nhân xí nghiệp - Vậy ta chọn loại nào? - Cần nghiên cứu đặc tính văn - Hiểu rõ vai trò tác dụng văn - Nắm rõ qui cách văn lý luận: + Tại viết? + Viết nào? + Viết cho ai? - Hướng nội dung văn tập trung vào nhu cầu người nhận: + Người nhận cần biết điều gì? + Người đọc văn hiểu văn chương mức độ nào? - Tóm lại: Ta muốn nói với người đọc điều II- Thư từ: Nó diễn tả mối quan hệ người với người không kể đến địa vị họ tổ chức hay đơn vị Nó nhằm giải vấn đề dựa trên hành động Bố cục kiểu thư từ sau: Người gởi: Nơi: Về việc: Người nhận: Địa chỉ: Lời xưng hô với người nhận (phần chào xã giao) Điều khiến tơi viết thư (ngun nhân viết thư) Hiện tơi cần (nội dung thư) Trong tương lai tơi mong đợi người nhận thư từ? (chờ trả lời, nêu lập luận) Câu chào xã giao kết thúc thư (chào hay cám ơn) Ký tên III- Thông báo vụ: (họ phải làm chuyện đó) 45 Nó truyền đạt thông tin mà người nhận cần phải thường xuyên theo dõi cập nhật Giọng điệu, cách diễn đạt sử dụng có vượt đơn giản thông thường thư từ Ở ngôn từ diễn tả trạng thái mối quan hệ tâm lý kinh tế tổ chức Do thơng cáo vụ tạo nên căng thẳng hay xoa dịu, tạo hiểu lầm, đối kháng, tán đồng Thường ngơn từ thơng báo làm cho người đọc khó chịu 1/ Đặc tính: Đây dạng văn ngắn gọn, niêm yết nhằm thông báo định Tên u thức Nó chuyển tải thông tin, lời dặn,tổ chức cầu, mệnh lệnh, người nhận cần tuân thủ thực Đây dạng văn thức phải người chịu trách nhiệm soạn thảo ký Các mục bắt buộc: - Ngày thông báo Ngày - Tên chức vụ người ký - Tên người nhận Bộ phận Chủ đề vắn tắt văn - Thông tin cần truyền đạt 2/ Cách hành văn: a/ Chính xác: Người chịu trách nhiệm thông báo Đề cập đến tất thông tin cần thiết kiện: ngày, hạn kỳ, nơi chốn, văn làm cứ, người liên quan b/ Rõ ràng: Người nhận từ ngữ dễ hiểu, câu ngắn gọn Sử dụng c/ Dẫn dắt việc: Giải thích lý văn với người nhận Do trước tiên cần trình bày lý sau Về việc đưa mệnh lệnh, yêu cầu Ví dụ: - Soạn thảo thơng báo cho biết việc ngưng hoạt động nhà ăn xí nghiệp lý bãi công nhân viên cung ứng dịch vụ - Soạn thảo thông báo yêu cầu thành viên hiệp hội thể thao bắt buộc thay giày phịng thơng tin vào phịng tập, phòng tập Nội dung đợi trước thường bị vấy bùn - Soạn thảo thông báo cấm hút thuốc văn phịng Theo kiểu ngơn ngữ sau: thơng báo khơ khan, đe dọa, có đưa lý do, yêu cầu đơn giản … - Soạn thảo thông báo việc giảm tiền hoa lợi kết công việc cuối năm Người chị trách nhiệm không đạt tiêu - Soạn thảo thông báo số lệnh cấm đồng thời liệt kê rõ lệnh Ký tên thông báo - Soạn thảo thông báo việc trừ lại khoản tiền để đóng thuế kỳ lương tới đồng thời đề nghị lại nhiều thể thức giải Có thể theo mẫu sau: 46 IV- Thơng báo thơng tin (dùng xí nghiệp) 1/ Định nghĩa: Là loại văn xí nghiệp dùng để thơng báo điểm thông tin mà người nhận cần phải tiếp nhận - Cho phịng ban, phận xí nghiệp - Cho bên ngồi: xí nghiệp khác, khách hàng, cổ đông, công chúng … 2/ Một công cụ thông tin khách quan: Giải thích khơng biện luận, khơng tìm kiếm thuyết phục Thông báo định khơng dùng để lệnh Ví dụ: - Thông báo bảo hiểm xã hội - Thông báo thủ tục hành cho nhân viên - Thông báo cho người đồng sở hữu - Thơng báo ngân hàng ngân sách xí nghiệp V- Thư thông báo: 1/ Định nnghĩa: 47 Là loại văn thông tin gửi đến nhiều người mà người có liên quan đến thơng tin nêu 2/ Cùng thơng tin, người nhận khác cần thiết khác nhau: Ví dụ: - Một xí nghiệp đóng cửa hồn tồn tháng 8, họ cần: + Thông báo tin cho khách hàng + Thông báo tin cho nhà cung ứng - Một cửa hàng mở: Người chủ mouốn mời cư dân khu vực đến xem hàng hố Ong truyền đạt thơng tin cách thông báo - Một đại lý mời khách hàng đến xem mẫu mã - Một cửa hàng đổi chủ: chủ nhân muốn tiếp xúc với khách hàng cũ VI- Bản tổng hợp 1/ Định nghĩa: Là loại văn nhằm làm sáng tỏ, xác, tổng hợp vấn đề thực từ thông tin nhận tài liệu khác chí cịn mâu thuẫn Văn gửi cho người có thẩm quyền bận cơng việc Ta coi tổng hợp thơng tin từ báo chí (cắt phần có liên quan vấn đề) ví dụ điển hình, ví dụ: Tạp chí bóng đá Bản tổng hợp mơ tả tình hình thực tế, khác với báo cáo khơng trình bày đề nghị hành động Văn loại phải tuyệt đối trung thành với nguồn thông tin, tơn trọng quan điểm Nó loại bỏ lời trích lập trường cá nhân người soạn thảo 2/ Các bước người soạn thảo: a/ Xem xét tổng thể hồ sơ: Mọi văn dùng xử lý vấn đề liên quan phải có liên quan với b/ Làm sáng tỏ trục thông tin lớn: Sắp xếp thông tin trích dẫn từ tài liệu tham khảo dựa điểm chung chúng: - Đề cập đến lĩnh vực - Hoặc xem lại nhóm lại thơng tin giống - Hoặc có kiểu trình bày: nguyên nhân, giải pháp, hậu … c/ Làm sáng tỏ thông tin trọng yếu: Xem xét toàn văn để chọn đoạn, từ, số liệu quan trọng (sử dụng bút để đánh dấu ) d/ Làm rõ kiện quan điểm: Làm rõ đâu yếu tố chủ quan thông tin quan điểm cá nhân hay tập thể áp đặt đâu kiện mang tính khách quan Ví dụ: - Sự kiện: số người nhập cư vào Pháp ngày nhiều ( khách quan ) - Quan điểm: thái độ khác đảng phái trị trước vấn đề (Đảng đồng ý, Đảng phản đối) e/ Soạn thảo cuối cùng: Xác định dàn cuối sau rà sốt lại thơng tin chọn có vị trí VII- Bản tường trình (biên bản) 1/ Định nghĩa: Là văn phản ánh trung thực toàn hay phần buổi họp hay hoạt động Nó có tác dụng : - Bản tường trình cho phép họ nắm diễn biến họp mà họ không tham dự Do viết biên bản, phải ý đến cách hành văn cho thật rõ ràng, mạch lạc thực tế người đọc khơng có mặt tình 48 - Bản tường trình cho phép nhớ lại diễn tiến buổi họp mà họ có tham dự, đặc biệt u cầu, định Bản tường trình gợi nhớ cho cá nhân - Bản tường trình cho phép đến thoả thuận điều trình bày hay thực trường hợp có tranh chấp, tường trình giữ vai trị hồ giải, tài liệu gợi nhớ cho nhóm số nhóm 2/ Mục tiêu: Bản tường trình nhằm mục đích thơng tin (cho người vắng ghi nhớ), phải hồn tồn trung thực khách quan việc truyền đạt thơng tin tình Người viết phải tuyệt đối tránh đưa vào đánh giá, nhận xét, bình phẩm thân - Việc chọn lọc thông tin không theo ý cá nhân người viết mà phải: + Nhằm vào lợi ích người đọc + Tôn trọng ý tưởng ý kiến đóng góp họp - Muốn cần phải + Giới thiệu khía cạnh đề tài, bao gồm tầm quan trọng chúng Khơng ưu tiên người viết thích + Trình bày ý kiến khơng đưa cảm nhận cá nhân người viết vào Ví dụ: Tránh viết: “Ơng X dường khơng đồng ý” trường hợp nên viết:”Ong X bày tỏ khơng lịng” + Trình bày điều nói hay làm khơng phải ý kiến cá nhân người viết nhiệm vụ họ họp để bảo vệ quan điểm hay phân biệt tốt xấu Tuy nhiên có u cầu người viết soạn thảo phụ lục nêu rõ cảm tưởng, nhận định hay phân tích cá nhân (ví dụ buổi họp có xung đột, bế tắc, hiểu ngầm, đối đầu bè phái hay cá nhân liên minh với ích lợi ) Tóm lại: tường trình tốt phải mang tính khách quan cách hành văn đồng thời phải mang tính xác cao 3/ Phương pháp a/ Chọn lựa thông tin: Trong buổi họp làm việc xí nghiệp, cần hiểu rõ khơng giống án hay quốc hội mà tường trình tranh luận lưu lại nhằm cung cấp thông tin nơi diễn họp tài liệu có giá trị pháp lý để sau Nó mơ tả lại tồn diễn tiến họp với độ xác cao Tuy nhiên thời gian có hạn nên tường trình khơng phải tồn vẹn kiện mà cần có chọn lọc Sự chọn lọc thông tin tuỳ vào người cần đọc biên bản: Họ ai? Họ có cầu mong đợi đọc tường trình? Bản tường trình giúp họ điều gì? (để biết đặc tính thiết bị vị trí người tham gia tranh luận hay định đưa buổi họp …) b/ Sắp xếp thông tin Có hai kiểu xếp: - Sắp xếp theo thứ tự thời gian: 49 Người soan thảo tường thuật lại kiện theo thứ tự thời gian diễn tiến Cách hiệu họp diễn theo trình tự đề lại khơng phù hợp mà thành viên họp bàn bàn lại vấn đề - Sắp xếp theo chủ đề: Cách làm cho văn rõ ràng nhất, cho phép tránh việc lập lại vấn đề trình bày Liên quan đến : Các ý tưởng trình bày Các ý kiến bảo vệ Các định thông qua Các điểm chưa thống cách giải c/ Hình thành biên • Nội dung: Ba yếu tố cần thiết: + Nguyên nhân buổi họp hay hoạt động nhằm trả lời câu hỏi sau: Ai : Người tham dự Ở đâu : Nơi tổ chức họp Khi : Ngày tổ chức họp Tại : Chủ đề họp + Những thông tin nhận xếp theo thời gian hay theo chủ đề + Kết thúc họp hay hoạt động (mơ tả, kết thúc) d/ Trình bày thông tin - Ghi tên người tham gia phát biểu với phần tóm tắt ý kiến họ - Có thể soạn thảo dạng câu đầy đủ hay dạng liệt kê vấn đề Ví dụ: vấn đề gặp phải đưa máy X vào hoạt độn: - Năng suất cao - Lượng phế phẩm giảm - Tiếng ồn lớn tốn nhiều nhiên liệu VIII- Báo cáo 1/ Định nghĩa: Là văn có chức đề nghị thực hành động dựa việc nghiên cứu vấn đề hay phân tích tình Đối với tường trình, người soạn thảo ghi nhận việc, vấn đề mà khơng kèm theo xác nhận xét mình, người viết báo cáo phải phân tích kiện từ đưa đề nghị mang tính cá nhân việc Cịn người tiếp nhận báo cáo, dạng văn giúp cho họ dễ dàng đưa định Ví dụ: Khi nhận yêu cầu: “Có nhiều tai nạn dây chuyền sản xuất số Hãy đến xem xét báo cáo cho tơi biết” Khi người viết báo cáo phải phân tích nguyên nhân gây tai nạn, xếp chúng theo thứ tự, đề nghị giải pháp cụ thể để phòng ngừa bảo đảm an toàn Hoặc : “Sản phẩm tiêu thụ siêu thị Y lại bán chạy siêu thị khác Hãy điều tra chỗ báo cáo cho biết” Người viết báo cáo phải phân tích ngun nhân không bán sản phẩm gian hàng đề biện pháp thích hợp (như đợt khuyến siêu thị Y, xếp sản phẩm ngăn, kệ, biện pháp mặt giá cả, tổ chức quản lý …) Như người viết tường trình dừng lại việc ghi nhận kiện người viết báo cáo phải phân tích kiện đưa đề nghị riêng họ 2/ Thu thập thông tin: 50 Đây công việc tập hợp thơng tin liên quan đến tình từ đề hành động giải Ta làm theo bước sau: a Kinh nghiệm khả người viết báo cáo Người viết báo cáo chọn số chuyên gia liên quan đến đề tài báo cáo Do trước tiên tay người có “Tài liệu nội bộ” b Quan sát thực tế Tham quan công trường, thử thiết bị, quan sát hoạt động phân xưởng, quan sát cách cư xử công nhân hay người tiêu thụ c Ghi nhận thông tin Nhận từ vấn hay từ bảng câu hỏi thăm dị d Phân tích tài liệu Nghiên cứu tài liệu lưu trữ, sách, báo, cẩm nang niên giám, phim ảnh Người làm báo cáo sử dụng lúc nhiều nguồn thông tin kể 3/ Chọn lọc yếu tố cần giữ lại Báo cáo viên phải xếp khối thông tin nhận để giữ lại yếu tố có ý nghĩa, đầy đủ cho trường hợp cần xử lý Mục đích đưa ý kiến giải pháp dựa kiện chọn lựa kiện từ ý kiến cá nhân nêu từ trước Một người viết báo cáo giỏi phải trung lập, phóng khống cơi mở Đó chuyên viên kiểu người bè phái Như họ tiếp thụ nguồn thông tin Các ý kiến có từ phân tích kiện theo sơ đồ Sự kiện Ý kiến Bằng chứng Không nên theo sơ đồ Sự kiện Ý kiến có trước Nghiên cứu lựa chọn Bằng chứng (Cung cấp thông tin ) 4/ Soạn thảo báo cáo: a Nhập đề: Bao gồm: Ngày báo cáo 51 - Tiêu đề Tên báo cáo viên Nơi tên người nhận Chủ đề báo cáo - Sơ lược báo cáo Dẫn nhập: nhắc lại bối cảnh đưa đến việc soạn thảo văn Trong số chức truyền đạt, báo cáo viên phải thực chức tham khảo Đó chẳng qua phần thống kê mô tả công việc b Nhận xét, tranh luận trình bày nhận định: Người viết báo cáo vừa mô tả việc vừa trình bày phân tích chủ quan nhằm đưa ý kiến bảo vệ lập luận từ thông tin thu thập Sau đọc xong phần này, người đọc phải nhận lý tình phân tích c Trình bày ràng buộc vấn đề: Trước đưa giải pháp đề nghị cần cân nhắc lại số ràng buộc Đây mặt hạn chế giải pháp làm cho số đề nghị trở thành vơ ích khơng khả thi Có thể trình bày hạn chế theo thứ tự sau: kinh tế, kỹ thuật, xã hội, tâm lý, cấu trúc, đạo đức … d Từ giải pháp đưa đến đề nghị hành động: Hiếm vấn đề có giải pháp có giải pháp tốt phù hợp với mục tiêu khó khăn phải đương đầu Do người viết báo cáo cần kiến nghị số giải pháp dự kiến dựa phân tích sử dụng tiêu chuẩn đánh giá cả, công nghệ, thời gian thực hiện, người, tổ chức … Chính từ tiêu chuẩn này, người viết báo cáo trình bày thuận lợi, khó khăn giải pháp Phần soạn thảo đòi hỏi mức độ lập luận cao Người viết báo báo phải đầu tư suy nghĩ đề nghị trực tiếp với người nhận báo cáo Do người viết báo cáo cần sử dụng chức diễn đạt liên hệ Sau đưa phân tích, người viết báo cáo trình bày kết luận dạng giải pháp đề nghị mang tính khả thi Và để lập luận có độ tin cậy cao, báo cáo phải kèm theo kế hoạch thực gồm hình thức thực kế hoạch thực theo thời gian Mọi chi tiết sở để sau bàn bạc với người tiếp nhận báo cáo e Sử dụng tài liệu phụ lục Sử dụng phụ lục nhằm củng cố lập luận báo cáo minh chứng cho phân tích người báo cáo , đưa trực tiếp vào báo cáo làm báo cáo trở nên dài dịng Do lập luận, thơng tin đưa vào phần phụ lục dạng hình ảnh, vẽ, sơ đồ … Vì thực nghiệm, chứng, cung cấp ý kiến, lập luận tính kinh tế, thương mại … Các phụ lục cần giới thiệu phần mục lục kèm theo sau báo cáo IX- Bảng câu hỏi thăm dò: Được phân phát cho thành viên tổ chức Nhằm thu thập thông tin về: Một tình khách quan họ Quan điểm họ tình hay vấn đề Sở thích họ Sự lựa chọn họ Các mong đợi họ 1/ Xác định thông tin cần tìm hiểu: a Chọn đề tài cho bảng thăm dị b Lập nhóm bảng thăm dị: vấn đề mang tính sáng tạo đề nghị buổi làm việc thu thập để trở thành câu hỏi Những vấn đề tập hợp lại thành nhóm bảng thăm dị 52 c Phân tích lựa chọn: đề nghị tập hợp lại thành nhóm theo tiêu chuẩn ưu tiên việc đáp ứng mục tiêu mà thăm dị đề Sau phân tích lựa chọn d Xác định mục có bảng câu hỏi 2/ Soạn thảo bảng câu hỏi: a Dạng câu hỏi chính: - Câu hỏi đóng: Người trả lời chọn ba kiểu trả lời: Có Khơng Khơng ý kiến Và đánh dấu  vào ô tương ứng - Dạng câu hỏi trắc ngjhiệm Người hỏi chọn câu trả lời đề nghị trước cho câu hỏi Ví dụ: Mức độ phát triển cơng nghiệp ngày góp phần đưa đất nước ta vào hàng ngũ cường quốc giới? Người thăm dò ý kiến phải chọn lựa chọn sau: Nhiều Khá Ít Khơng Khơng ý kiến - Dạng câu hỏi mở Là loại câu hỏi tôn trọng tối đa quyền tự người hỏi Những câu hỏi dạng tưởng dễ mà hố lại khó trả lời, đặc biệt trường hợp khai thác thông tin.Gần đa số bảng câu hỏi thăm dò dựa dạng câu hỏi đóng dạng câu hỏi trắc nghiệm b Thành lập câu hỏi Đây vấn đề khó từ “những điều ta muốn nói” ta phải biết cách “trình bày điều nào” “nó bao gồm gì” Do trình soạn thảo phải tuân thủ quy tắc lớn sau: • Diễn đạt cách rõ ràng (tránh gây hiểu lầm) • Khơng gợi ý câu trả lời tránh đưa câu hỏi mơ hồ • Khơng làm tổn thương người hỏi • Hình dung trước câu trả lời (đối với dạng câu hỏi trắc nghiệm) KẾT LUẬN Những loại văn khác mà vừa nghiên cứu nhằm mục đích chuyển tải hay thu thập thông tin Đây dạng văn mang tính thực tế Chính cách hành văn chuyên nghiệp tạo nên đặc trưng riêng chúng.Ngồi tính văn chương hay hoa mỹ cách hành văn, tác giả cần coi trọng xác sáng văn Đôi để đạt đươc tính hiệu văn bản, phải chấp nhận cách hành văn đơn giản, bình thường Tuy nhiên điều khơng có nghĩa cấm người soạn thảo viết theo lối hành văn riêng khuôn khổ qui dịnh thể loại hành văn, ngôn ngữ chung với ngôn ngữ người viết đọc giả 53 ... viết rõ ràng không viết ẩu viết tắt khó đọc - Ngư? ?i viết cần ph? ?i biết trước n? ?i dung t? ?i liệu để ghi chép cần ph? ?i : + V? ?i văn ngắn : đọc toàn văn 10 + T? ?i liệu d? ?i : đọc l? ?i n? ?i đầu , l? ?i gi? ?i. .. ghi phần cu? ?i báo cáo mục t? ?i liệu tham khảo Tóm l? ?i: Các phần trích dẫn kể l? ?i n? ?i cần ph? ?i ghi rõ ràng, đầy đủ CHƯƠNG III KỸ NĂNG Đ? ?I THO? ?I I - Đặt vấn đ? ?: - T? ?i ph? ?i nghiên cứu đ? ?i tho? ?i -... sau IV/ Th? ?i độ ngư? ?i vấn (ngư? ?i hướng dẫn đ? ?i tho? ?i) Thường biểu qua: - L? ?i n? ?i: từ, giọng n? ?i 14 - Tư thế, cách nhìn … Ta chia làm hai kiểu th? ?i đ? ?: - Kiểu th? ?i độ chung: ngư? ?i ? ?i? ??u hành đối