19 CHỈÅNG 2 : MICROSOFT EXCEL 1 KHẠI QUẠT VÃƯ MICROSOFT EXCEL 1.1 Giåïi thiãûu • L chỉång trçnh xỉí l bng tênh, nàòm trong bäü Microsoft Office ca hng pháưn mãưm Microsoft ; • Âáy l pháưn mãưm ráút mảnh v chun dủng trong lénh vỉûc Bng tênh Âiãûn tỉí (Worksheet hay Spreadsheet), âỉåüc sỉí dủng ráút nhiãưu trong viãûc tênh toạn cạc âäư ạn män hc v täút nghiãûp ; • Dng âỉåüc trong mäi trỉåìng Microsoft Windows v c trong hãû Apple Macintosh ; • Hiãûn nay, chụng ta âang sỉí dủng pháưn mãưm Excel våïi nhiãưu version : 4.0 (âáưu tiãn) , 5.0, 95, 97, 2000, 2002 ; 1.2 Mn hçnh Mn hçnh Excel bao gäưm : • Dng trãn cng gi l Application Title Bar (Thanh tiãu âãư ỉïng dủng), åí âọ cọ tãn ca ỉïng dủng l Microsoft Excel, km theo l Document Title Bar (Thanh tiãu âãư ti liãûu) åí âọ cọ tãn ca bng tênh âang thỉûc hiãûn (chàóng hản l Book 1 - l tãn ngun ca ti liãûu khi måïi khåíi âäüng Excel) ; Gọc trại cọ biãøu tỉåüng chỉỵ X l Application Control Box, khi nhàõp chüt vo s by ra Control Menu, nãúu Double Click vo bản â kãút thục Excel ; • Dng thỉï hai gi l Menu Bar (Thanh trçnh âån) gäưm 9 mủc tỉì File âãún Help ; • Dng thỉï ba gi l Standard Tool Bar (Thanh cäng củ chøn) chỉïa biãøu tỉåüng ca cạc lãûnh thỉåì ng dng ; cọ thãø di chuøn vë trê hiãøn thë ca cạc thanh cäng củ bàòng cạch click vo v drag (rã) âãø âỉa âãún vë trê khạc trong mn hçnh ; • Dng thỉï tỉ gi l Formating Tool Bar (Thanh cäng củ âënh dảng) chỉïa biãøu tỉåüng ca cạc lãûnh thỉåìng dng vo mủc âêch trçnh by ; • Cọ thãø âênh thãm vo cạc thanh cäng củ ny mäüt hồûc nhiãưu biãøu tỉåüng khạc v tỉû chn thãm mäüt säú biãøu tỉåüng âải diãûn cho mäüt täø håüp lënh tu trong säú cạc lënh ca Excel v cọ thãø âênh vo åí vë trê no l tu ; • Pháưn chênh ca mn hçnh l khu vỉûc ca bng tênh, trong âọ cọ : - Dng trãn cng gi l Formula Bar (Thanh cäng thỉïc), åí âọ cọ tãn cäng thỉïc âỉåüc ạp dủng tênh cho mäüt Cell (ä) ; - Thanh dc bãn phi ca khu vỉûc bng tênh gi l Vertical Scroll Bar (Thanh trỉåüt dc) dng âãø âënh vë âiãøm nhạy so våïi ton ti liãûu bàòng cạch nhàõp chüt vo mi tãn lãn hồûc mi tãn xúng ca thanh ny, hồûc di chuøn khäúi vng trong thanh trỉåüt ; 19 20 - Thanh ngang phêa dỉåïi ca khu vỉûc bng tênh cng l thanh trỉåüt nhỉng l Horizontal Scroll Bar (Thanh trỉåüt ngang) dng âënh vë trãn dng ngang ; Bãn phi ca thanh ny l cạc trang (sheet) våïi cạc k hiãûu trang (sheet 1, sheet 2, sheet 3, ) v cạc nụt chn trang trỉåïc hồûc sau ; • Trãn mn hçnh ln ln cọ mäüt khung chỉỵ nháût tảm gi l häüp âënh vë, nàòm trãn mäüt cell no âọ, dng âãø chn mủc tiãu xỉí l. Bãn cảnh häüp âënh vë cọ mäüt dáúu cäüng khạ låïn, âọ l cäng củ âënh vë ca thiãút bë chüt trãn bng tênh ; • Mủc tiãu chn cọ thãø l : - mäüt cell ; - trn mäüt cäüt ; - mäüt hng ; - trn mäüt Sheet ; - mäüt dy cạc cell ; - mäüt thnh pháưn vàn bn trãn dng cäng thỉï c. • Mủc tiãu âỉåüc chn s cọ âỉåìng viãưn xung quanh. ÅÍ gọc dỉåïi bãn phi ca khäúi chn cọ hçnh nụm vng, bãn trong áøn chỉïa mäüt dáúu cäüng nh, gi l Fill Handle. 1.3 Khại niãûm vãư bng tênh Excel • Bng tênh Excel cọ kh nàng biãún âäøi nhỉỵng näüi dung, thäng tin häùn âäün thnh mäüt táûp håüp säú liãûu cọ täø chỉïc ; • Bng tênh âỉåüc bäú trê trong mäüt Book cọ thãø gäưm nhiãưu nháút l 255 tåì (Sheet) , mäùi Sheet l mäüt bng phán chia gäưm 256 cäüt (Column) v 65536 hng (Row) láûp thnh nhỉỵng âån vë xỉí l âỉåüc gi l ä (cell). Ngỉåìi ta cọ thãø nháûp vo trong cạc Cell cạc dảng säú liãûu khạc nhau nhỉ vàn bn (text), trë säú (number), cäng thỉïc (Formula) hay ngy giåì (date and time) ; • Nhỉ váûy, mäùi Sheet cọ táút c l : 65536 hng × 256 cäüt = 16 777 216 cells Cn trong mäüt Book thç cọ : 16 777 216 cells × 255 Sheet = 4 278 190 080 cells • Cạc Sheet âỉåüc âàût tãn theo säú thỉï tỉû tỉì Sheet1, Sheet2, Sheet 255. Cọ thãø âàût lải tãn cho cạc Sheet nãúu mún ; • Cạc cäüt âỉåüc âàût tãn tỉì trại qua phi theo thỉï tỉû tỉì A, B, C, cho âãún cäüt Z. Sau cäüt Z l cạc cäüt AA, AB, âãún AZ, räưi BA, BB, âãún BZ, cỉï nhỉ váûy cho âãún nhọm cúi l IA, IB, âãún IV l â 256 cäüt ; • Cạc hng âỉåüc âạnh säú liãn tủc tỉì trãn xúng dỉåïi tỉì hng 1 âãún hng 65536 ; 20 21 • Mäùi cell âãưu cọ âëa chè riãng, âëa chè ny âỉåüc xạc âënh bàòng tãn ca cäüt v tãn ca dng tảo ra cell âọ (tãn cäüt ln âỉïng trỉåïc tãn dng). Vê dủ cell C8 ; âëa chè cell ghi chỉỵ in hoa hồûc chỉỵ thỉåìng âãưu nhỉ nhau ; • Vng : l táûp håüp nhiãưu cells âỉïng liãưn nhau, âëa chè ca vng âỉåüc xạc âënh båíi âëa chè ca ä åí gọc trãn trại v ä åí gọc dỉåïi phi ca vng v ngàn cạch båíi dáúu : (Vê dủ vng A5:F14) ; • Bng tênh : trong mäùi táûp tin Excel cọ nhiãưu bng tênh våïi tãn màûc âënh l Sheet1, Sheet2, Sheet3, Dỉỵ liãûu trãn cạc bng tênh ny âãưu cọ thãø liãn hãû våïi nhau nhỉ trãn mäüt bng tênh ; • Thãú mảnh ca Bng tênh Excel l cạc cäng thỉïc (Formula). Âọ cọ thãø l nhỉỵng biãø u thỉïc toạn hc hồûc biãøu thỉïc xỉí l chøi (ghẹp, näúi, càõt, ) hay biãøu thỉïc lûn l (logic hay Boolean). Biãøu thỉïc trong cäng thỉïc bao giåì cng cho mäüt trë v âọ l mäüt trë linh hoảt, ln phn nh tçnh hçnh thỉûc tải ca bng tênh. Khi mäüt thnh pháưn liãn quan âãún cäng thỉïc âỉåüc (hay bë) thay âäøi thç trë ca cäng thỉïc láûp tỉïc tỉû âäüng âiãưu chènh theo ; 2 NHÁÛP DỈỴ LIÃÛU V ÂËNH DẢNG BNG TÊNH 2.1 Cạc kiãøu dỉỵ liãûu Trong mäüt ä chè cọ thãø chỉïa mäüt kiãøu dỉỵ liãûu, kiãøu dỉỵ liãûu ca ä phủ thüc vo k tỉû âáưu tiãn. Gäưm cạc kiãøu dỉỵ liãûu sau : 2.1.1 Kiãøu säú • K tỉû âáưu tiãn g vo l säú. • ÅÍ chãú âäü màûc nhiãn, dỉỵ liãûu dảng säú s hiãøn thë phêa bãn phi ca ä. • Nãúu l säú ám, cọ thãø nháûp dáúu trỉì phêa trỉåïc hồûc âãø trong ngồûc âån. Vê dủ : -4 hồûc (4). • Qui âënh cạch hiãøn thë säú (säú theo tiãu chøn, theo %, theo phán säú, theo dảng toạn hc nhỉ 1.234E+14) trong häüp häüi thoải Format Cell (Chn cell, click nụt phi ra häüp häüi thoải) 2.1.2 Kiãøu chøi • K tỉû âáưu tiãn g vo l chỉỵ. • ÅÍ chãú âäü màûc nhiãn, dỉỵ liãûu dảng chøi s hiãøn thë phêa bãn trại ca ä. • Nãúu chøi bàõt âáưu bàòng nhỉỵng con säú, mún Excel hiãøu l dảng chøi phi nháûp dáúu (‘) phêa trỉåïc. 2.1.3 Kiãøu ngy thạng • Nháûp ngy thạng nàm vo våïi dáúu phán cạch l gảch ngang (-) hồûc gảch âỉïng (/). • Thäng thỉåìng nháûp thạng trỉåïc, ngy sau räưi âãún nàm ; 21 22 • Pháưn thạng, cọ thãø Excel hiãøn thë bàòng säú hồûc bàòng chỉỵ tiãúng Anh viãút tàõt. Qui âënh cạch hiãøn thë trong häüp häüi thoải Format Cell (Chn cell, click nụt phi ra häüp häüi thoải). • ÅÍ chãú âäü màûc nhiãn, dỉỵ liãûu kiãøu ngy thạng s hiãøn thë phêa bãn phi ca ä. • Nãúu nháûp dỉỵ liãûu ngy thạng khäng âụng qui âënh, Vê dủ ngy 10/30/01, thç Excel â xem dỉỵ liãûu ny thüc kiãøu chøi v s hiãøn thë phêa bãn trại ca ä. 2.1.4 Kiãøu cäng thỉïc • Dỉỵ liãûu kiãøu cäng thỉïc s l cạc phẹp toạn hồûc cạc hm ; • Mún nháûp dỉỵ liãûu kiãøu cäng thỉïc, phi nháûp dáúu (=) hồûc dáúu (+) åí âàòng trỉåïc. • Nãúu khi âạnh cäng thỉïc bë läùi m Excel khäng thãø tỉû bäø sung hồûc sỉía âäøi âỉåüc thç s tháúy trë l mäüt trong cạc k hiãûu error code sau : #DIV/0 Trong cäng thỉïc cọ phẹp toạn chia cho 0 #REF Trong cäng thỉïc cọ tham chiãúu âãún nhỉỵng ä khäng täưn tải hồûc â bë xoạ #VALUE Trong cäng thỉïc dng sai kiãøu dỉỵ liãûu nhỉ cäüng trỉì cạc dỉỵ liãûu kiãøu chøi lm cho kãút qu tråí nãn vä nghéa #N/A Khäng cọ giạ trë (Not Available) #NAME ? Sỉí dủng tãn ä, vng khäng håüp l hồûc nháûp dỉỵ liãûu dảng chøi khäng âãø trong dáúu nhạy #NUM ! Cạc con säú trong cäng thỉïc khäng håüp l #NULL ! Räùng túch ! Vê dủ : 22 23 Nháûp vo ä Cäng thỉïcKãút qu hiãøn thë A2 "=20*3-5" 55 A3 =18^2' 324 A4 "=3-5*7+32" 0 A5 "=-78+23/4" -72.25 A6 "=C2/C4" #DIV/0! A7 "=C3+A1" #VALEUR! A8 "láúy pháưn dỉång cua 2*C5 " #NAME? A9 "=SQRT(-4)" #NUM! A10 "=SheetA!A2" #REF! 2.2 Nháûp v chènh sỉía dỉỵ liãûu • Mún nháûp dỉỵ liãûu vo ä no thç click tải ä âọ räưi nháûp nhỉ â trçnh by åí trãn, hồûc click tải Formula Bar âãø nháûp dỉỵ liãûu cho ä âang chn. Nháûp xong g Enter hồûc nháún cạc phêm mi tãn. • Mún chènh sỉía dỉỵ liãûu : Chn ä mún chènh sỉía, sau âọ click vo Formula Bar âãø sỉía näüi dung. Nãúu nháûp lải dỉỵ liãûu, näüi dung c s bë xoạ. • Khi chiãưu di ca dỉỵ liãûu di hån chiãưu ngang ca ä : - Nãúu dỉỵ liãûu l kiãøu säú hồûc cäng thỉïc, ä s hiãøn thë cạc dáúu ######, hồûc dảng lu thỉìa (1E+ ) ; - Nãúu dỉỵ liãûu l kiãøu chøi, cọ thãø ä s hiãøn thë trn sang ä bãn phi (khi ä bãn phi khäng cọ dỉỵ liãûu). Mú n dỉỵ liãûu hiãøn thë âáưy â, cáưn phi tàng chiãưu räüng cäüt ca ä âọ 2.3 Âënh dảng cäüt, dng, ä 2.3.1 Âiãưu chènh âäü räüng ca cäüt • Âãø âiãưu chènh âäü räüng ca cạc cäüt, hy : - R mi chüt lãn chỉỵ ca cäüt v nhàõp âãø chn cäüt, c cäüt âỉåüc chn s âäøi mu ; - R mi chüt vo cảnh dc bãn phi ca cäüt cho âãún khi chüt biãún thnh hçnh ; - Áún giỉỵ nụt trại ca chüt âäưng thåìi nhêch qua phi âãø kẹo gin âäü räüng cäüt hồûc qua trại âãø thu hẻp âäü räüng cäüt âãún mỉïc mong mún ; - Bng chüt ra. • Mún kẹo gin hồûc thu hẻp âäü räüng ca nhiãưu cäüt cho nhỉ nhau : - Quẹt chn cạc cäüt (cạc cäüt s âäøi mu) ; 23 24 - R mi chüt vo cảnh dc bãn phi ca mäüt cäüt no âọ trong säú chụng cho âãún khi chüt biãún thnh hçnh ; - Áún giỉỵ nụt trại ca chüt âäưng thåìi nhêch qua phi âãø kẹo gin âäü räüng cäüt hồûc qua trại âãø thu hẻp âäü räüng cäüt âãún mỉïc mong mún ; - Bng chüt ra. Táút c cạc cäüt âỉåüc chn s cọ âäü räüng nhỉ nhau. 2.3.2 Âiãưu chènh chiãưu cao ca dng (Row height) • Chn dng hồûc quẹt chn nhiãưu dng. Sau âọ, âỉa tr chüt âãún cảnh dỉåïi ca dng â chn, hồûc ca báút cỉï dng no trong khäúi dng chn, click v drag âãø måí räüng. • Chn mäüt hồûc nhiãưu dng, sỉí dủng trçnh âån Format\Row\Height, nháûp säú liãûu chiãưu cao cáưn thiãút vo khung Row height. 2.3.3 Näúi v tạch ä • Näúi : Chn nhỉỵng ä mún näúi, click vo biãøu tỉåüng trãn Thanh cäng củ âãø näúi ; • Tạch : (Chè tạch âỉåüc nhỉỵng ä â näúi) Chn ä â näúi, sỉí dủng menu Edit\Clear\Formats. 2.4 Âënh dảng kiãøu chỉỵ • Âãø âënh dảng kiãøu chỉỵ cho dỉỵ liãûu, cọ thãø thỉûc hiãûn theo cạc bỉåïc sau : - Chn khäúi mún âënh dảng ; - Chn Format\Cell (Ctrl+1) ; - Chn cạc âënh dảng trong bng Font : - Font, Font Style : Kiãøu chỉỵ ; - Size : Kêch cåỵ ; - Underline : Gảch dỉåïi ; - Color : Mu ; - Preview : Xem trỉåïc. • Trong khung Effects, cọ 3 mủc lỉûa chn : - Strikethrough : Gảch ngang ; - Superscript : Säú m (x 2 ) ; - Subscript : Chè säú (H 2 O). • Trãn cng mäüt ä, âãø âënh dảng cạc kiãøu chỉỵ khạc nhau cho cạc thnh pháưn dỉỵ liãûu, chn tỉìng thnh pháưn räưi âënh dảng bçnh thỉåìng. 2.5 Âënh dảng vë trê Dỉỵ liãûu nháûp vo bng tênh cọ vë trê màûc âënh tu theo tỉìng kiãøu dỉỵ liãûu. Tuy nhiãn, cọ thãø âënh dảng lải theo cạc bỉåïc sau : 24 25 Choỹn khọỳi dổợ lióỷu ; Click choỹn caùc bióứu tổồỹng õởnh daỷng vở trờ trón thanh cọng cuỷ (align left : canh bón traùi, align right : canh bón phaới, align center : canh giổợa) hoỷc choỹn Format\Cell, trong họỹp họỹi thoaỷi Format cells choỹn baớng Alignment : khung Text aligment : coù : - Khung Horizontal : click mồớ khung naỡy õóứ lổỷa choỹn caùch hióứn thở haỡng ngang ; - Khung Vertical : click mồớ khung naỡy õóứ lổỷa choỹn caùch hióứn thở haỡng doỹc ; Khung Orientation : Choỹn kióứu chổợ õổùng hoỷc nghióng (chốnh õọỹ nghióng trong khung Degrees) khung Text control : choỹn : - Wrap text : coù thóứ õaùnh õổồỹc nhióửu doỡng trón 1 ọ ; - Shrink to fit : Doỡng vổỡa bũng ọ ; - Merge cells : Nọỳi nhióửu ọ. 2.6 ởnh daỷng sọỳ Cuỡng mọỹt giaù trở nhổng sọỳ coù nhióửu caùch thóứ hióỷn khaùc nhau. óứ õởnh daỷng sọỳ, coù thóứ thổỷc hióỷn nhổ sau : Choỹn khọỳi dổợ lióỷu ; Choỹn Format\Cell, trong họỹp họỹi thoaỷi Format cells choỹn baớng Number : Trong khung Category, choỹn muỷc Number, coù thóứ choỹn Custom õóứ õởnh daỷng laỷi sọỳ ; - Decimal places : Lỏỳy bao nhióu sọỳ leớ ; - Use 1000 Separator : Duỡng dỏỳu phỏứy (,) ngn caùch haỡng ngaỡn ; - Negative numbers : Choỹn caùch thóứ hióỷn sọỳ ỏm. Coù thóứ sổớ duỷng caùc bióứu tổồỹng õởnh daỷng sọỳ trón thanh cọng cuỷ : - , : Phỏn caùch haỡng ngaỡn ; - $ : Daỷng tióửn tóỷ ; - % : Daỷng % ; - Lỏỳy thóm sọỳ leớ ; - Giaớm bồùt sọỳ leớ. 2.7 ởnh daỷng ngaỡy thaùng Khi nhỏỷp ngaỡy thaùng, cỏửn nhỏỷp thaùng trổồùc ngaỡy sau ; Cuỡng mọỹt ngaỡy thaùng, nhổng coù thóứ choỹn nhióửu caùch hióứn thở khaùc nhau ; 25 26 • Trong häüp häüi thoải Format cell, chn bng Number : Trong khung Category, chn mủc Date v chn cạch hiãøn thë trãn khung Type ; • Ngy thạng hiãøn thë theo dảng täøng quạt m/d/yy (thạng/ngy/nàm). Nãúu khäng vỉìa våïi cạc dảng cọ sàón, cọ thãø tảo ra mäüt dảng hiãøn thë riãng bàòng cạch chn mủc Custom trong khung Category v g dảng cáưn thiãút vo khung. Vê dủ : dd/mm/yyyy (2 säú ngy/2 säú thạng/ 4 säú ca nàm nhỉ ngy 03/01/2002) ; 2.8 K khung cho bng tênh • Cạc âỉåìng k dng v cäüt trong Excel s khäng tháúy khi in ra giáúy. Nãúu cáưn cọ khung k, cọ thãø thỉûc hiãûn nhỉ sau : - Chn ä, vng dỉỵ liãûu mún k khung ; - Chn Format\Cell, trong häüp häüi thoải Format cells chn bng Border ; - Chn cạc dảng k khung trong häüp häüi thoải : - None : khäng k khung ; - Outline : K âỉåìng viãưn xung quanh khäúi hồûc ä ; - Inside : K cạc âỉåìng bãn trong khäúi chn ; - Style : Chn dảng âỉåìng k ; - Color : Chn mu. • Cọ thãø chn tỉìng âỉåìng k trong khung Border, dảng khung s hiãøn thë åí khung Text. Click vo cạc âỉåìng k âãø chn hồûc xoạ. 2.9 Âënh dảng tỉû âäüng Nãúu bng tênh ca chụng ta cọ dảng mäüt bng biãøu gäưm tiãu âãư cäüt åí trãn, tiãu âãư hng åí bãn trại, pháưn giỉỵa l säú liãûu dảng säú, hng cúi cng l hng täøng, cäüt cúi cng cng l cäüt täøng, chụng ta cọ thãø dng chỉïc nàng AutoFormat : 1- Chn khäúi cell mún âënh dảng ; 2- Gi Menu - Format - AutoFormat ; 3- Excel s by ra mäüt säú dảng bng biãøu chun nghiãûp, bản chn máùu thêch håüp ; 4- Chn OK. 3 CẠC THAO TẠC CÀN BN TRONG EXCEL 3.1 Chn v xoạ cäüt, dng 3.1.1 Chn thãm cäüt • Chn vë trê mún chn (chn mäüt hồûc nhiãưu ä, cäüt) ; 26 27 Insert \ Columns (cheỡn thóm vaỡo phờa bón phaới) hoỷc right click choỹn Insert \ Entire hoỷc Insert \ Entire Column. 3.1.2 Cheỡn thóm doỡng Choỹn vở trờ muọỳn cheỡn (choỹn mọỹt hoỷc nhióửu ọ, cọỹt) ; Insert \ Rows (cheỡn thóm mọỹt doỡng phờa trón) hoỷc right click choỹn Insert \ Entire hoỷc Insert \ Entire Row. 3.1.3 Cheỡn thóm mọỹt ọ, vuỡng Choỹn ọ hoỷc vuỡng muọỳn cheỡn ; Insert \ Cells hoỷc right click choỹn Insert, nóỳu choỹn Shift cell right (chuyóứn dổợ lióỷu vuỡng choỹn sang phaới) 3.2 Sao cheùp dổợ lióỷu Coù thóứ sổớ duỷng nhióửu caùch sau khi õaợ choỹn khọỳi muọỳn sao cheùp : Click bióứu tổồỹng Copy trón thanh cọng cuỷ, chuyóứn ọ choỹn õóỳn vở trờ õờch vaỡ click bióứu tổồỹng Paste ; Sổớ duỷng tọứ hồỹp phờm (Ctrl+C), chuyóứn ọ choỹn õóỳn vở trờ õờch vaỡ sổớ duỷng tọứ hồỹp phờm (Ctrl+V) ; Right click vaỡ choỹn Copy, chuyóứn ọ choỹn õóỳn vở trờ õờch vaỡ right click choỹn Paste ; Sau khi õaợ choỹn khọỳi, õổa troớ chuọỹt õóỳn goùc dổồùi phaới, troớ chuọỹt seợ chuyóứn thaỡnh dỏỳu cọỹng (+), click vaỡ ró vóử vở trờ muọỳn sao cheùp. 3.3 Di chuyóứn vaỡ xoaù dổợ lióỷu 3.3.1 Di chuyóứn dổợ lióỷu Sau khi choỹn khọỳi dổợ lióỷu muọỳn di chuyóứn, coù thóứ thổỷc hióỷn mọỹt trong nhổợng caùch sau : Click bióứu tổồỹng Cut trón thanh cọng cuỷ, chuyóứn ọ choỹn õóỳn vở trờ õờch vaỡ click bióứu tổồỹng Paste ; Sổớ duỷng tọứ hồỹp phờm (Ctrl+X), chuyóứn ọ choỹn õóỳn vở trờ õờch vaỡ sổớ duỷng tọứ hồỹp phờm (Ctrl+V) ; Right click vaỡ choỹn Cut, chuyóứn ọ choỹn õóỳn vở trờ õờch vaỡ right click choỹn Paste ; 3.3.2 Xoaù dổợ lióỷu (ọ khọng bở xoùa) Choỹn khọỳi dổợ lióỷu muọỳn xoaù vaỡ thổỷc hióỷn mọỹt trong nhổợng caùch sau : - Right click vaỡ choỹn Clear contents ; - Choỹn Edit\ Clear\Contents ; - Nhỏỳn phờm Delete. 27 28 • Sau khi xoạ, nãúu mún láúy lải dỉỵ liãûu cọ thãø sỉí dủng tênh nàng Undo bàòng mäüt trong ba cạch : - Chn Edit\Undo ; - Nháún täø håüp phêm (Ctrl+Z) ; - click biãøu tỉåüng Undo trãn thanh cäng củ. 3.4 Dng Auto Fill âiãưn säú thỉï tỉû • Thay vç phi g cạc säú theo mäüt thỉï tỉû no âọ, hy dng chỉïc nàng Auto Fill ; • Qui trçnh âãư nghë : - G hai säú vo hai cell theo hng hồûc cäüt mún âạnh säú thỉï tỉû ; - Quẹt chn hai cell ny. Nhàõp chüt vo gọc dỉåïi phi ca khäúi chn s tháúy mäüt Fill Handle ; - R mi chüt vo Fill Handle ny, khi tháúy mi chüt biãún thnh hçnh dáúu cäüng sàõc nẹt, ph lãn Fill Handle, thç kẹo rã xúng ; - Bng chüt ra, s âỉåüc cạc säú liãn tủc tiãúp theo ca càûp säú â g vo. • Excel ráút thäng minh âãø nháûn ra qui lût giỉỵa cạc trë âang cọ trong khäúi cell âỉåüc chn trỉåïc khi kẹo Fill Handle : - våïi càû p trë 1, 2 : s cho dy säú tiãúp theo l 3, 4, 5, 6, 7, - våïi càûp trë 1, 3 : s cho dy säú tiãúp theo l 5, 7, 9, 11, - våïi càûp trë 2, 4 : s cho dy säú tiãúp theo l 6, 8, 10, 12, • Nãúu kẹo quạ tay tảo ra cạc säú låïn hån mong mún, hy : - Nãúu khäúi váùn cn âỉåüc chn (nãúu khäng thç quẹt chn lải), r mi chüt vo Fill Handle ny, khi tháúy mi chüt biãún thnh hçnh dáúu cäüng ph lãn Fill Handle, thç kẹo ngỉåüc lãn phêa trãn âãún vë trê mong mún ; - Bng chüt ra, cạc cell nho âi s bë xoạ. 3.5 Chuøn vë hng - cäüt cho säú liãûu Vç mäüt l do no âọ, chụng ta mún chuøn vë hng - cäüt cho säú liãûu trong mäüt bng säú liãûu, hy thỉûc hiãûn nhỉ sau : • Quẹt chn khäúi cell cáưn chuøn vë hng - cäüt v Copy ; • Chn mäüt cell no âọ âãø âënh vë bng säú liãûu måïi ; • Right click, chn Paste Special ; • Trong häüp häüi thoải Paste Special, cọ 2 khung : - Trong khung Paste, chn All v chn mủc Transpose ; - Trong khung Operation, chn : 28 [...]... âiãưu kiãûn 5.5 Häù tråü vãư danh sạch hm • Trong cạc cäng thỉïc cọ dng nhỉỵng hm ca Excel, thay vç phi nhåï tãn v cụ phạp tỉìng hm måïi sỉí dủng cọ hiãûu qu, chụng ta cọ thãø gi lënh cho Excel cung cáúp danh sạch táút c cạc hm theo váưn ABC ca tãn hm hồûc theo nhọm cäng dủng ca hm ; • Khi â nhàõp chn hm cáưn thiãút, Excel khäng nhỉỵng âỉa tãn ca hm vo dng Formula Bar m cn ghi ln máùu cụ phạp trãn âọ... (Horizontally) hồûc theo chiãưu dc (Vertically) Cọ thãø nhàõp chn c hai 3- Chn tiãu âãư trang : Chn bng Header / Footer : • Excel ln ln in mäüt dng trãn âènh trang gi l dng âáưu trang (Header) v mäüt dng dỉåïi âạy trang gi l dng chán trang (Footer) ; • Nãúu chụng ta khäng vo mủc ny thç Excel tảm thåìi s in tãn ca bng tênh (Filename) trãn Header v in säú thỉï tỉû trang dỉåïi Footer Vë trê in l giỉỵa dng... cọ thãø thỉûc hiãûn mäüt trong cạc cạch sau : - ⇒ Excel s chẹp näüi dung âọ vo Clipboard, dỉåïi thanh Status Bar thç cọ dng nhàõc : Select Nhàõp vo biãøu tỉåüng Copy ; destination and press ENTER or choose Paste Gi lënh Edit - Copy ; (Hy chn nåi âãún räưi nháún Enter hồûc gi lënh Paste) - Right click ⇒ Copy ; - • Báúm Ctrl+C ; Nhàõp chüt vo Sheet2, Excel s chuøn sang trang 2 ca Workbook Âàût khung... Paste Function ; 36 37 4- Chn OK Excel s dạn tãn Hm cng våïi máùu cụ phạp vo dng Formula Bar, âäưng thåìi kêch hoảt häüp häüi thoải Function Wizard hỉåïng dáùn tỉìng bỉåïc v cụ phạp cạc âäúi säú ca Hm Thay cạc âäúi säú cho ph håüp ; 5- Xong chn Finish • Hỉåïng dáùn thãm : - Khi bản âang láûp cäng thỉïc v â g tãn Hm, âãø khi sai cụ phạp, hy nháún täø håüp phêm Ctrl+Shift+A, Excel s âiãưn thãm càûp ngồûc... sau : x2 - 4x + 3 = 0 Cạch 1 : Theo cạch thäng thỉåìng, chụng ta cọ cäng thỉïc tênh 2 nghiãûm ca phỉång trçnh báûc II v cọ thãø nháûp vo bng tênh ca Excel âãø cho kãút qu Nhỉng âọ khäng phi l cạch ca bng tênh Cạch 2 : Dng Goalseek hồûc Solver Trong bng tênh Excel cọ mäüt chỉïc nàng mảnh l Goalseek Näüi dung ca Goalseek l thay âäøi giạ trë ca biãún (nàòm trong ä By changing cell) âãø âỉa hm mủc tiãu (nàòm... (biãún, hm mủc tiãu ) trãn Excel • Chn mäüt ä chỉïa biãún, vê dủ ä A2, nháûp vo mäüt giạ trë khåíi âäüng, vê dủ 0 ; • Chn mäüt ä chỉïa hm, vê dủ ä B2, chỉïa cäng thỉïc xạc âënh hm v nháûp vo cäng thỉïc sau : = A2^2-4*A2+3 Trong âọ, A2 l âëa chè tham chiãúu tåïi ä chỉïa biãún (gi tàõt l ä biãún) v B2 l âëa chè tham chiãúu tåïi ä chỉïa hm mủc tiãu (gi tàõt l ä hm) Trãn bng tênh Excel, mä hçnh ca phỉång... theo vë trê tỉång ỉïng åí nåi âỉåüc chẹp âãún 4.3 Sàõp xãúp dỉỵ liãûu Âãø sàõp xãúp lải dỉỵ liãûu trong bng tênh : 1- Chn vng hồûc nhỉỵng dng mún sàõp xãúp ; 2- Chn Data \ Sort Nãúu åí bỉåïc 1 chn vng, Excel s hiãøn thë häüp häüi thoải Sort Warning, trong häüp ny cọ thãø lỉûa chn mäüt trong hai âiãưu kiãûn : - Expend the selection : Måí räüng khäúi chn, chn táút c cạc dng trong khäúi â chn ; - Continue... sàõp xãúp theo thỉï tỉû tỉì Z ⇒ A ; - Header row : trong khäúi chn cọ dng tiãu âãư (s khäng sàõp xãúp dng ny) ; - No header row : trong khäúi chn khäng cọ dng tiãu âãư 4- Click OK 5 CẠC HM CÅ BN TRONG EXCEL 5.1 Nhọm hm säú Hm l dảng cäng thỉïc â âỉåüc viãút sàón âãø giụp tênh toạn nhanh hån.Táút c cạc hm âãưu cọ dảng täøng quạt nhỉ sau : Tãn hm (Cạc tham biãún) 1- ABS (Säú ) • L hm láúy giạ trë tuût... âãø âënh dảng kiãøu in âỉïng ; - Chn Landscape (phong cnh) âãø âënh dảng kiãøu in ngang ; • Mủc Scaling : Nãn chn 100% normal size Trỉåìng håüp chè thiãúu cọ vi dng thç cọ thãø chn Fit to 1 page, lục âọ Excel s ẹp lải cho vỉìa 1 trang ; • Mủc Paper Size âãø thay âäøi khäø giáúy in hồûc kêch thỉåïc giáúy cáưn in, chn khäø giáúy cáưn thay âäøi trong khung Paper Size Cåí A4 210 × 297mm (8,5 × 11’’) l khäø... khi tiãúp tủc Cọ thãø thỉûc hiãûn bàòng nhiãưu cạch : - • Nhàõp vo biãøu tỉåüng cại âéa mãưm trãn thanh cäng củ ; Gi Menu \ File \ Save hồûc nháún täø håüp phêm Ctrl+S Nãúu l láưn lỉu trỉỵ âáưu tiãn, Excel chỉa xạc âënh âỉåüc tãn bng tênh l gç, nãn s by ra häüp häüi thoải Save As âãø bản cung cáúp tãn ca bng tênh Hy chn äø âéa trong khung Drive v thỉ mủc trong khung Directory âãø ghi bng tênh vo v . 19 CHỈÅNG 2 : MICROSOFT EXCEL 1 KHẠI QUẠT VÃƯ MICROSOFT EXCEL 1.1 Giåïi thiãûu • L chỉång trçnh xỉí l bng tênh, nàòm trong bäü Microsoft Office ca. hçnh Mn hçnh Excel bao gäưm : • Dng trãn cng gi l Application Title Bar (Thanh tiãu âãư ỉïng dủng), åí âọ cọ tãn ca ỉïng dủng l Microsoft Excel, km theo