(MẪU) DỰ KIẾN NHÂN SỰ THAM GIA TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP THƯỜNG NIÊN 2011 CỦA ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CÔNG TY CỔ PHẦN ________ 1 Chủ tọa : Ông (Bà) ___________________________, Chủ tịch HĐQT 2 Thư ký Đại hội : Ông (Bà) _______________________, Thư ký HĐQT 3 Ban kiểm tra tư cách cổ đông (02 người) : - Ông (Bà) : ___________________________________, Trưởng ban. - Ông (Bà) : ___________________________________, Thành viên. Nhiệm vụ : - Theo dõi việc đăng ký của cổ đông tại Bàn tiếp tân để nắm số lượng cổ đông có mặt trực tiếp hoặc thông qua đại diện được ủy quyền có mặt tại cuộc họp để đúc kết số liệu phục vụ cho “Báo cáo kiểm tra tư cách cổ đông”. Việc đúc kết số liệu này phải hoàn tất ngay trước khi cuộc họp bắt đầu (xin tham khảo “Chương trình nghị sự” để biết thời gian cuộc họp bắt đầu) Lưu ý : Theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty thì cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện cho ít nhất 65% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết. Ngoài nhiệm vụ nêu trên, trong thời gian dành cho các cổ đông phát biểu ý kiến, Ban kiểm tra tư cách cổ đông cần có mặt gần bàn của Chủ toạ, với danh sách cổ đông trong tay để sẵn sàng ghi nhận/tính toán tỷ lệ số cổ phần mà các cổ đông có ý kiến phát biểu sở hữu hoặc đại diện so với tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của các cổ đông có mặt trực tiếp hoặc được đại diện hợp lệ tại ĐH; cung cấp ngay cho Chủ toạ khi được yêu cầu. 4 Ban kiểm phiếu biểu quyết của các cổ đông (03 người) : - Ông (Bà) : ___________________________________, Trưởng ban. - Ông (Bà) : ___________________________________, Thành viên, - Ông (Bà) : ___________________________________, Thành viên, Nhiệm vụ : - Theo quy định tại Điều lệ Công ty, Đại hội đồng cổ đông thảo luận và biểu quyết theo từng vấn đề trong nội dung chương trình họp. Việc biểu quyết được tiến hành bằng cách thu thẻ biểu quyết tán thành nghị quyết, sau đó thu thẻ biểu quyết không tán thành; cuối cùng kiểm phiếu tập hợp số phiếu biểu quyết tán thành, không tán thành, không có ý kiến. Các thành viên Ban kiểm phiếu phân công nhau để thực hiện công việc thu thẻ biểu quyết của các cổ đông (1 người thu thẻ biểu quyết tán thành, 1 người thu thẻ biểu quyết 1/3 không tán thành, người thứ ba làm nhiệm vụ tổng hợp kết quả, chuyển cho Chủ tọa để Chủ tọa công bố ngay trước khi bế mạc cuộc họp. - Lưu ý 1 : tỷ lệ số phiếu biểu quyết (tán thành hoặc không tán thành) được tính trên cơ sở “tổng số phiếu bầu của các cổ đông có quyền biểu quyết có mặt trực tiếp hoặc thông qua đại diện được ủy quyền có mặt tại cuộc họp”. - Lưu ý 2 : Quyết định của Đại hội đồng cổ đông về các vấn đề sau đây sẽ được thông qua khi có từ 65% trở lên tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông có quyền biểu quyết có mặt trực tiếp hoặc thông qua đại diện được ủy quyền có mặt tại cuộc họp + Thông qua báo cáo tài chính hàng năm; + Thông qua kế hoạch phát triển ngắn hạn và dài hạn của Công ty; + Bầu, bãi miển và thay thế thành viên HĐQT, BKS và phê chuẩn việc HĐQT bổ nhiệm Tổng Giám đốc điều hành. + Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền quyết định của Đại hội đồng cổ đông. - Quyết định của Đại hội đồng cổ đông về các vấn đề sau đây sẽ được thông qua khi có từ 75% trở lên tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông có quyền biểu quyết có mặt trực tiếp hoặc thông qua đại diện được ủy quyền có mặt tại cuộc họp : + Sửa đổi, bổ sung Điều lệ Công ty; + Loại cổ phiếu và số lượng cổ phiếu được chào bán; + Sáp nhập, tái tổ chức và giải thể Công ty; + Giao dịch bán tài sản Công ty hoặc Chi nhánh hoặc giao dịch mua do Công ty hoặc Chi nhánh thực hiện có giá trị từ 50% trở lên tổng giá trị tài sản của Công ty và các Chi nhánh của Công ty tính theo sổ sách kế toán đã được kiểm toán gần nhất. 6 Ban tổ chức Đại Hội cổ đông thường niên 2010 : - Trưởng Ban tổ chức : Ông (Bà) : _________________________________ - Các thành viên khác của Ban tổ chức : 1.Ông (Bà) _____________________ : phụ trách chuẩn bị phần tài liệu Đại hội (và đôn đốc, nhắc nhở những người có trách nhiệm) chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu nằm trong chương trình nghị sự của Đại hội; 2.Ông (Bà) _____________: chịu trách nhiệm về mặt “hậu cần kỹ thuật” = chỉ đạo/điều hành Bộ phận CNTT phục vụ ĐH xử lý các số liệu thống kê trên hệ thống vi tính có liên quan đến các mảng công việc sau : a Thống kê số cổ đông cùng số cổ phần mà họ sở hữu hoặc đại diện trực tiếp tham dự hoặc được ủy quyền tham dự ĐH = cung cấp số liệu tổng hợp cho Ban kiểm tra tư cách cổ đông để báo cáo trước ĐH ngay trước khi ĐH chính thức khai mạc; b Thống kê số cổ phần biểu quyết của các cổ đông về các nội dung thuộc chương trình nghị sự của ĐH; Ngoài ra, bộ phận CNTT phục vụ ĐH còn phụ trách việc in ấn : bảng tên của các cổ đông, phiếu biểu quyết của các cổ đông và các tài liệu khác mà Ban tổ chức có yêu cầu. 3.Ông (Bà) ______________ chịu trách nhiệm về cơ sở vật chất phục vụ cho ĐH, bao gồm các công việc sau đây : 2/3 - Chuẩn bị hội trường tổ chức Đại hội cổ đông thường niên : phông màn, âm thanh, ánh sáng, bàn Chủ tọa, bàn thư ký, bục phát biểu, ghế ngồi cho các cổ đông; bố trí người chụp ảnh, quay phim trong thời gian tiến hành ĐH. - Chuẩn bị hậu cần phục vụ cho cổ đông trong ngày ĐH : nuớc uống, thức ăn nhẹ giữa giờ, giấy, viết… - Bố trí nhân sự thực hiện các công việc trước Đại hội : in ấn tài liệu, gởi Thông báo mời họp kèm theo các văn kiện Đại hội cho các cổ đông, chuẩn bị tiền ăn trưa để phát cho các cổ đông và các công việc khác mà Ban tổ chức có yêu cầu nhằm chuẩn bị tốt cho ĐH. - Bố trí nhân sự làm công tác tiếp tân với nhiệm vụ cụ thể như sau : + Đón tiếp các cổ đông (hoặc người đại diện) đến dự cuộc họp; đề nghị cổ đông thực hiện thủ tục đăng ký bằng cách xuất trình Thông báo mời họp có ghi tên của chính cổ đông đó hoặc “văn bản ủy quyền” (theo mẫu của Công ty và có đầy đủ các chữ ký theo quy định được ghi rõ tại văn bản ủy quyền này) – việc này hết sức cần thiết để kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của những người tham dự Đại hội; mời cổ đông (hoặc người được ủy quyền) ký tên trên “Danh sách hiện diện”; phát cho mỗi cổ đông (hoặc người đại diện theo ủy quyền) phiếu biểu quyết về các nội dung nằm trong chương trình nghị sự của ĐH; cùng các tài liệu phục vụ cho cuộc họp (nếu cần gởi bổ sung cho cổ đông); gắn bảng tên của cổ đông; gởi cho cổ đông “tiền ăn trưa”; sau đó mời cổ đông vào chỗ ngồi tại hội trường. + Phục vụ nước uống cho các cổ đông cũng như những người tham gia điều hành cuộc họp (Chủ tọa, Thư ký, Ban kiểm phiếu vv…). + Trong thời gian dành cho các cổ đông phát biểu ý kiến, các nhân viên tiếp tân phải phân công nhau có mặt tại các vị trí cần thiết tại hội trường để sẵn sàng : (a). chuyển micro cho cổ đông phát biểu ý kiến; (b). gởi cho các cổ đông “phiếu đăng ký phát biểu ý kiến” khi họ có yêu cầu và chuyển các phiếu này cho Chủ tọa hoặc Chủ tọa đoàn khi các cổ đông này ghi xong. - Các nhân viên tiếp tân phải có mặt tại địa điểm tổ chức ĐH chậm nhất 30 phút trước giờ khai mạc. 4.Ông (Bà) ___________________, Trưởng Phòng TCKT kiêm Kế toán trưởng Công ty: - Chuẩn bị các tài liệu sẽ được trình ĐH : (a). Báo cáo tóm tắt báo cáo tài chính năm 2010 của Công ty đã được kiểm toán; (b). phương án phân chia lợi nhuận năm 2010 của Công ty; (c). Tờ trình Đại hội đồng cổ đông về việc chọn Công ty kiểm tóan năm 2011… - Chuẩn bị các công việc khác liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán nếu có phát sinh trong quá trình tổ chức ĐH. 3/3 4/3 . (MẪU) DỰ KIẾN NHÂN SỰ THAM GIA TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP THƯỜNG NIÊN 2011 CỦA ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CÔNG TY CỔ PHẦN ________ 1 Chủ. trước Đại hội : in ấn tài liệu, gởi Thông báo mời họp kèm theo các văn kiện Đại hội cho các cổ đông, chuẩn bị tiền ăn trưa để phát cho các cổ đông và các