Đang tải... (xem toàn văn)
Tài liệu tham khảo giáo trình excel là bộ giáo trình của khoa công nghệ thông tin viện đai hoc mở. trình bày đẹp và cực kỳ dễ học sẽ giúp bạn tự học microsoft exce thật nhanh và đơn giản
Chơng : Sử dụng hàm có sẵn Excel ( 2tiÕt ) Kh¸i niƯm : Nh− chóng ta đà biết, ô tính Excel hàm có sẵn Các hàm có sẵn Excel đợc thiết kế nhằm giúp ngời dùng nhanh chóng giải tr ình tính toán Việc sử dụng hàm có sẵn cho phép nhanh chóng thiết kế trang tính, sổ tính; tăng tính tự động hoá cho sổ tính Phân loại hàm : Trong Excel 2000 có 335 hàm có sẵn Số lợng hàm có sẵn lớn & đợc chia thành nhóm hàm; Mỗi nhóm hàm đợc thiết kế để giải loại công tác tính toán Có nhóm hàm sau : - Hàm tµi chÝnh (Financial); - Hµm xư lý ngµy & giê ( Date&Time); - Hàm toán học & lợng giác ( Math & Trig ) - Hàm thống kê (Statistical); - Hàm dò tìm & tham chiếu ( Lookup & Reference ); - Hàm xử lý sở liệu ( Database ); - Hàm xử lý chuỗi ( Text ); - Hàm logíc ( Logical ); - Hàm thông tin ( Information) CÊu tróc hµm : Mét hµm Excel bao giê cịng cã cÊu tróc nh− sau : Tên hàm ( đối số ) 3.1 Tên hàm : thờng đợc viết tắt từ nhóm từ tiếng Anh Tên hàm thờng đợc đặt để gợi ý cho ý nghĩa hàm Ví dụ : - Hàm LOG10(Number) tính logarit sè 10 cđa sè - Hµm MAX(Number1; Number2 ) – tr¶ vỊ sè lín nhÊt cđa dÃy số 3.2 Đối số : Hàm sử dụng đối số giống nh công thức sử dụng biến Hàm Công thøc VÝ dơ : LOG10(100)=2 Lg(100)=2 Cã rÊt Ýt hµm đối số : Ví dụ : - Hàm PI() : trả số pi; - Hàm TODAY() : trả ngày tháng năm hành; - Hàm NOW() : Trả phút giây hành Các hàm khác sử dụng số lợng đối số khác Khi hàm có nhiều đối số, đối số đợc ngăn cách với dấu , dấu ; Khi định dạng số kiểu Mỹ ( English United States ) đối số đợc ngăn cách với dấu , ; Khi định dạng số kiểu Pháp Việt nam (French France Vietnamese ) đối số đợc ngăn cách với dấu ; Để nhanh chóng biết đợc điều làm theo cách sau : Bài giảng EXCEL - GV Th.S Nguyễn Biên Cơng - Trang 30 - Nhập số 123456 vào ô tính A1; Chọn ô tính vừa nhập; Nhấn nút lệnh Comma Style công cụ Nếu thấy số ô tính đợc định dạng lại thành : 123.456,00 đối số đợc ngăn c¸ch víi b»ng dÊu “ ; ” NÕu thÊy số ô tính đợc định dạng lại thành : 123,456.00 đối số đợc ngăn cách với b»ng dÊu “ , “ L−u ý : NÕu nhập sai dấu ngăn cách đối số, Excel báo lỗi & hàm hoạt động đợc Vì vậy, tốt nên chọn lại kiểu định dạng sè, ngµy giê thµnh kiĨu Vietnamese nh− đà nêu Chơng Trong giáo trình sử dụng dấu ; để ngăn cách đối số Đối số có nhiều kiểu : Kiểu giá trị ( value ) : đối số giá trị nh : chuỗi ( text ); số ( number ); mét ngµy ( date), giê ( time ); trị luận lý ( logical ); Kiểu địa ( reference ) : đối số địa ô tính; Kiểu mảng ( array ) : đối số đợc khai báo dới dạng mảng; vùng ô tính; tên vùng « tÝnh; KiĨu c«ng thøc : ®èi sè cịng cã thể công thức; lúc Excel tính toán giá trị công thức & gán giá trị công thức vào hàm; Kiểu hàm : đối số hàm khác; lúc Excel tính toán giá trị hàm trớc & gán giá trị vào hàm Có loại đối số : Đối số bắt buộc : đối số ngời dùng phải nhập giá trị hàm hoạt động đợc Trong tài liệu viết hàm có sẵn, đối số thờng đợc in đậm & thẳng đứng Đối số không bắt buộc : đối số ngời dùng nhập không nhập giá trị Khi ngời dùng không nhập giá trị Excel gán cho đối số giá trị mặc định nh : TRUE, FALSE, -1, 0, Trong tài liệu viết hàm có sẵn, đối số thờng đợc in nghiêng Phơng pháp khai thác hàm : 4.1 Nhập hàm vào ô tính : Để nhập hàm vào ô tính có cách : Cách : nhập trực tiếp toàn tên hàm & đối số vào ô tính Cách yêu cầu ngời dùng phải thuộc cú pháp hàm Sẽ khó khăn tên hàm dài & hàm có nhiều đối số Cách : Chọn menu Insert - Function nh hình bên nhấn dấu = công thức để xuất thực đơn nh hình dới, nhấn tiếp nút để chọn hàm danh sách, tên hàm, chọn More Functions để liệt kê danh sách hàm Bài giảng EXCEL - GV Th.S Nguyễn Biên Cơng - Trang 31 - Trong hộp thoại Paste Function chọn tên nhóm hàm mục Function category, chọn tên hàm mục Function name, sau nhấn nút OK để bắt đầu nhập đối số Nếu không nhớ tên nhóm hàm, chọn All mục Function category để hiển thị tất Cách ngời dùng không cần nhớ xác tên hàm nh cấu trúc hàm Ngoài nhập đối số Excel hỗ trợ trợ giúp ý nghĩa & kiểu đối số 4.2 ý nghĩa hàm :Muốn khai khác hàm cã hiƯu qu¶ nhÊt thiÕt ph¶i biÕt ý nghÜa cđa hàm, kiểu & ý nghĩa đối số nh cách thức hoạt động hàm Để tìm hiểu đợc vấn đề việc tham khảo tµi liƯu viÕt vỊ hµm b»ng tiÕng ViƯt cã thĨ sử dụng phần hỗ trợ Excel cách : nhấn phím F1 để xem phần trợ giúp Excel, chän Creating Formulas and Auditing Workbooks – Using Function – Chọn nhóm hàm chọn tên hàm mục Which function you want to reat about Bài giảng EXCEL - GV Th.S Nguyễn Biên Cơng - Trang 32 - ? Đọc ý nghĩa hàm mục See Also, cú pháp hàm mục Syntax, tìm hiểu ví dụ Examples Một số hàm thông dụng Excel : 5.1 Hµm MAX : 5.1.1 ý nghÜa cđa hµm : tr¶ vỊ sè lín nhÊt d·y sè 5.1.2 Cú pháp hàm : MAX(Number1; Number2; ) Hàm bắt buộc phải có đối số; Nếu đối số đợc nhập trực tiếp số đối số tối đa 30; Nếu đối số đợc nhập vùng địa không khống chế số lợng ô tính vùng địa Xem ví dụ hình bên 5.2 Hàm MIN : 5.2.1 ý nghĩa hàm : trả số nhỏ dÃy số 5.2.2 Cú pháp hàm : MIN(Number1; Number2; ) Các đối số sử dụng tơng tự hµm MAX 5.3 Hµm AVERAGE : 5.3.1 ý nghÜa cđa hàm : trả trị số trung bình dÃy số 5.3.2 Cú pháp hàm : AVERAGE (Number1; Number2; ) Các đối số sử dụng tơng tù hµm MAX 5.4 Hµm SUM 5.4.1 ý nghÜa cđa hàm : tính tổng đối số 5.4.2 Cú pháp hàm :SUM(Number1; Number2; ) Các đối số sử dụng tơng tự hàm MAX, MIN 5.5 Hàm IF : 5.5.1 ý nghĩa hàm : hàm nhóm LOGICAL , hàm rẽ nhánh hàm trả giá trị cho trớc điều kiện kiểm tra có giá trị (TRUE), trả giá trị cho trớc khác điều kiện kiểm tra có giá trị sai (FALSE) 5.5.2 Cú pháp hàm : IF(logical_test;value_if_true;value_if_false) - Đối số thứ : logical_test - ĐK kiểm tra đẳng thức bất đẳng thức; - Đối số thứ hai : value_if_true - giá trị hàm ĐK kiểm tra đúng, giá trị, công thức hàm khác - Đối số thứ ba : value_if_false - giá trị hàm ĐK kiểm tra sai, giá trị, công thức hàm khác 5.5.3 ứng dụng hàm & ví dụ minh hoạ : Ví dụ 2.1 : ứng dụng hàm IF đơn để kiểm tra số A & B Bài giảng EXCEL - GV Th.S Nguyễn Biên Cơng - Trang 33 - Ví dụ 2.2 : ứng dụng hàm IF lồng để kiểm tra số Ví dụ cho thấy đối số thứ hàm IF lại hàm IF khác; Hàm IF lồng nh tối đa lần ( tức rẽ đợc nhánh ) Bài tập 2.1 : Lập bảng tính kết thí nghiệm nén mẫu bêtông nh tập 1.3 - Lập công thức ô H6 để tính cờng độ quy đổi R28 viên mẫu; Biết : R28 = R/k k hệ số quy đổi phụ thuộc vào tuổi mẫu N : N>90 – K=1,2; 90>=N>60 – K=1,15;60>=N>28 – K=1,1; N=28 – K=1,0; 28>N>14 K=0,85; N2 kiểm tra xem ô tính vùng kiểm tra có lớn hay không ? - Đối số thứ ba : Sum_range - vùng cộng tổng; Đây đối số không bắt buộc Nếu ngời dùng không nhập đối số Excel hiểu vùng kiểm tra vùng cộng tổng Còn ngời dùng khai báo đối số phải có kiểu & kích thớc giống nh Range Hàm hoạt động nh sau : Các giá trị Range đợc kiểm tra theo Criteria; kết kiểm tra cho giá trị TRUE ô tính tơng ứng Sum_range đợc cộng vào tổng 5.6.3 ứng dụng hàm & ví dụ minh hoạ : Ví dụ 2.3 : nhập hàm SUMIF nh ô A5 cho giá trị Hàm kiểm tra vùng A1:A4 có phần tử vùng chuỗi Hai nh điều kiện kiểm tra phần tử tơng ứng vùng cộng tổng B1:B4 đợc cộng vào tổng số ( phần tử thứ B1 & phần tử thứ B4 : B1+B4 = 9) - Nhập hàm SUMIF nh ô B5 cho giá trị 16 Hàm kiểm tra vùng B1:B4 có phần tử vùng thoả mÃn điều kiện kiểm tra ( >2 ) phần tử tơng ứng vùng cộng tổng B1:B4 ( không khai báo vùng cộng tổng nên Excel hiểu vùng cộng tổng B1:B4 ) đợc cộng vào tổng số ( phần tử B2, B3 & phần tư thø lµ B4 : B2+B3+B4 = 16) - Nhập hàm SUMIF nh ô C5 ( =SUMIF(B1:B4;>=2) cho giá trị 18; Cách giải thích tơng tự nh Bài giảng EXCEL - GV Th.S Nguyễn Biên Cơng - Trang 36 - Bài tập 2.3 : Lập bảng tính số ca máy hoàn thành thao tác lu lèn công nghệ thi công kết cấu mặt đờng nh hình dới : - Nhập số liệu cột A đến E; thiết lập công thức tính Số ca = Khối lợng/Năng suất Trong trình thiết kế tổ chức thi công, phải biết đợc tổng số ca máy loại máy ca để sơ chọn số lợng máy tập này, phải biết số ca loại máy lu : D472-lu bánh lốp loại nặng; VM7706 lu nhẹ bánh cứng; VM7708 lu nặng bánh cứng; SV95- lu rung loại nặng để chọn số lợng máy lu Cách làm nh sau : - Đặt tên cho vùng ô C4:C19 thành MAY; Đặt tên cho vùng ô F4:F19 thành CA; - Mở trang tính mới; lập bảng thống kê tổng số ca máy lu ca thi công nh− sau : - ThiÕt lËp c«ng thøc « tÝnh C3 ®Ĩ Excel tù ®éng céng tỉng sè ca máy lu VM7706; - Sao chép công thức đến ô tính lại để tìm tổng số ca loại máy lu khác Rõ ràng từ bảng thống kê trên, ngời thiết kế tổ chức thi công sơ biết đợc số lợng máy lu cần thiết cho ca thi công : VM7706 04 cái; VM7708 – 07 c¸i; D472 – 08 c¸i; SV95- 03 c¸i 5.7 Hàm COUNTIF : Bài giảng EXCEL - GV Th.S Nguyễn Biên Cơng - Trang 37 - 5.7.1 ý nghĩa hàm : đếm số lợng ô tính vùng kiểm tra thoả mÃn điều kiện kiểm tra, nằm nhóm hàm toán học & lợng giác 5.7.2 Cú pháp hàm : COUNTIF(range;criteria) - Đối số thứ : Range vùng kiểm tra, dùng tơng tự nh hàm SUMIF - Đối số thứ hai : Criteria - điều kiện kiểm tra, dùng tơng tự nh hàm SUMIF 5.7.3 ứng dụng hàm & ví dụ minh hoạ : VÝ dơ 2.4 : ë Bµi tËp 2.3, mn thống kê xem loại máy lu đợc sử dụng lần công nghệ thi công cần thiết lập công thức nh hình dới : Bài tập 2.4 : Lập bảng tính kết thí nghiệm độ chặt đất đờng nh hình dới : Bài giảng EXCEL - GV Th.S Nguyễn Biên Cơng - Trang 38 - - Lập công thức tính độ ẩm; Dung trọng ẩm; Dung trọng khô mẫu đất trờng; - Lập công thức tính độ chặt : K= Dung träng kh«/Dung träng kh« lín nhÊt - LËp c«ng thøc ô A27 để có kết luận kết thÝ nghiÖm : = "KÕt luËn : cã"& COUNTIF(L12:L26;">=95")&"/"&A26&" mÉu đạt độ chặt >= 0,95 chiếm "& ROUND(COUNTIF(L12:L26;">=95")/A26*100;2)&"% tổng số mẫu thử" Công thức kết hợp việc nối chuỗi, hàm, công thức & hàm ROUND Hàm ROUND(number,num_digits) : làm tròn số number lên đến số lẻ thập phân num_digits định 5.8 Hàm MATCH : 5.8.1 ý nghĩa hàm : xác định vị trí phần tử tìm thấy dÃy có giá trị giá trị tìm kiếm Hàm nằm nhóm hàm dò tìm & tham chiếu 5.8.2 Cú pháp hàm : MATCH(lookup_value;lookup_array;match_type) - Đối số thứ : lookup_value giá trị dò tìm, dùng để tìm kiếm phần tử có giá trị dÃy dò tìm - Đối số thứ hai : lookup_array - dÃy dò tìm ; Thờng đợc khai báo dới dạng dÃy ô tính nh hàm SUMIF - Đối số thứ ba : match_type kiểu dò tìm; Nếu match_type =0 (hoặc không khai báo) hàm trả giá trị vị trí phần tử tìm thấy dÃy có giá trị lookup_value; Nếu match_type =1 hàm trả giá trị vị trí phần tử lớn nhỏ hay lookup_value ( lúc dÃy phải đợc xếp theo thứ tự tăng dần ); Nếu match_type =-1 hàm trả giá trị vị trí phần tử nhỏ lớn hay lookup_value ( lúc dÃy phải đợc xếp theo thứ tự giảm dần ) Hàm phân biệt rõ chữ hoa & chữ thờng, sử dụng phải thận trọng với chữ hoa Khi phần tử dÃy phần tử tìm kiếm ( với match_type =0 ) hàm báo lỗi N/A 5.8.3 ứng dụng hàm & ví dụ minh hoạ : Ví dụ 2.5 : Nhập số liệu nh hình dới : Công thức có hàm MATCH nh ô F3 cho giá trị hàm tìm thấy phần tử thứ dÃy A3:E3 có giá trị trị dò tìm (6) NÕu thay lookup_value = 5, kÕt qu¶ sÏ nh− ô F4 số không nằm dÃy; Song xếp dÃy theo thứ tự tăng dần nh hàng 4; Công thức ô tính F4 : =MATCH(5;A4:E4;1) kết ( vÞ trÝ cđa sè d·y – sè lớn nhỏ ); Tơng tự, xếp dÃy theo thứ tự giảm dần nh hàng 5; Công thức ô tính F5 : =MATCH(5;A4:E4;-1) kết ( vị trí cđa sè d·y – sè nhá nhÊt lín ) Hàm MATCH thờng đợc dùng phối hợp với hàm dò tìm & tham chiếu khác, hàm đợc sử dụng độc lập Bài giảng EXCEL - GV Th.S Nguyễn Biên Cơng - Trang 39 - Bài giảng EXCEL - GV Th.S Nguyễn Biên Cơng - Trang 40 - ... để từ tính khối lợng đào đắp Bài giảng EXCEL - GV Th.S Nguyễn Biên Cơng - Trang 34 - - Lập bảng tính nh hình dới; nhập số liệu vào cột A, B, C, D, E, H; - Nhập thông số đờng vào ô tính : C2, F2,... chặt đất đờng nh hình dới : Bài giảng EXCEL - GV Th.S Nguyễn Biên Cơng - Trang 38 - - Lập công thức tính độ ẩm; Dung trọng ẩm; Dung trọng khô mẫu đất trờng; - Lập công thức tính độ chặt : K= Dung... reat about Bµi giảng EXCEL - GV Th.S Nguyễn Biên Cơng - Trang 32 - ? Đọc ý nghĩa hàm mục See Also, cú pháp hàm mục Syntax, tìm hiểu ví dụ Examples Một số hàm thông dụng Excel : 5.1 Hµm MAX :