Bài 1 Giới thiệu chung về access Khái niệm chung về Access Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Data Base Management System – viết tắt là DBMS) dùng để tạo, xử lý các cơ sở dữ liệu. Cho phép quản lý các số liệu một cách thống nhất có tổ chức, liên kết các số liệu rời rạc lại với nhau và giúp người sử dụng có thể thiết kế các chương trình một cách tự động, tránh những thao tác thủ công trong quá trình tính toán xử lý. 1. Cách cài đặt Access. Microsoft Access là một bộ phận của Microsoft Office. Nên khi cài đặt Microsoft Office nếu không có gì thay đổi thì phần Access cũng được mặc định là được cài đặt. Trong trường hợp khi cài đặt Microsoft Office không có Access thì có thể bổ sung thêm từ trình Setup của Microsoft Office với lựa chọn Add/Move và sau đó đánh dấu vào mục Access để chọn thêm phần mềm này. 2. Khởi động Access. Có nhiều cách khởi động Microsoft Access. Nhưng ta có thể khởi động theo hai cách sau đây: Cách 1: Tại màn hình nền của Windows. Nhấp Start  Programs  Microsoft Access. Cách 2: Chọn biểu tượng Microsoft Access trên màn hình Windows Sau khi khởi động Access thì xuất hiện môi trường làm việc của Access. Giáo trình access cơ bản Chúc các bạn Thành công hẹn gặp lại trong chương trình tiếp theo! 1 3. Cửa sổ Microsoft Access. Tại hộp thoại Microsoft Access của cửa sổ xuất hiện ba lựa chọn: Chọn Blank Database: Nếu tự tạo mới một file cơ sở dữ liệu . Chọn Database Wizards: Nếu muốn tạo 1 file cơ sở dữ liệu theo mẫu file cơ sở dữ liệu đã tạo sẵn trong Access. Chọn Open an Existing Database: Nếu muốn mở một cơ sở dữ liệu đã có. Hình – Hộp thoại đầu tiên khi khởi động Access 4. Cơ sở dữ liệu trong Access. Dữ liệu là các thông tin mà ta muốn lưu trữ và sử dụng lại. CSDL là tập hợp có tổ chức những dữ liệu liên quan đến một chủ đề hay một mục đích nào đó. Mỗi CSDL của Access được lưu trữ trong 1 file mà tên file có đuôi mặc nhiên là .MDB. Một cơ sở dữ liệu của Access có 6 thành phần(Object): Giáo trình access cơ bản Chúc các bạn Thành công hẹn gặp lại trong chương trình tiếp theo! 2 a. Table - Bảng dữ liệu Là thành phần quan trọng, cơ bản nhất của CSDL, chứa các dữ liệu cần thiết của CSDL. b. Query - Bảng truy vấn( bảng vấn tin) Dùng để xử lý, tính toán các dữ liệu ở Table. c. Form - Mẫu biểu Là công cụ tạo ra các mẫu trình bày dữ liệu theo các dạng mà người sử dụng mong muốn để có thể nhập hay sửa một cách dễ dàng, giống các mẫu phiếu thông thường. d. Report - Mẫu báo cáo Là công cụ tạo các mẫu và in các báo cáo. e. Macro - Lệnh vĩ mô Là một tập hợp các lệnh được chọn, sắp xếp hợp lý cho việc tự động hoá các thao tác. f. Module - Đơn thể chương trình Là phương tiện lập trình trong Access với ngôn ngữ lập trình Access Basic (Visual Basic for Access). 5. Tạo - Mở - Đóng một cơ sở dữ liệu a. Tạo một cơ sở dữ liệu mới Chọn menu File/ New Database để mở hộp thoại New. Chọn Database: Nếu muốn tạo một File CSDL theo mẫu đã có sẵn trong Access. Chọn General: Nếu muốn tự tạo một File CSDL. Hình – Cửa sổ tạo mới file CSDL Giáo trình access cơ bản Chúc các bạn Thành công hẹn gặp lại trong chương trình tiếp theo! 3 b. Mở một cơ sở dữ liệu Chọn menu File/Open. Chọn đường dẫn vào File CSDL  Open c. Đóng cơ sở dữ liệu Menu File/ Close hoặc đóng cửa sổ cơ sở dữ liệu Chú ý: Khi chấm dứt làm việc với cơ sở dữ liệu, nên nhớ phải đóng cơ sở dữ liệu, nếu không đóng có thể dẫn đến tình trạng bị hỏng CSDL. Giáo trình access cơ bản Chúc các bạn Thành công hẹn gặp lại trong chương trình tiếp theo! 4 Bài 2 Xây dựng một cơ sở dữ liệu 1. Mở tệp CSDL mới. Sau khi khởi động Access ta chọn Blank Database thì xuất hiện cửa sổ “ File New Database”. Tại cửa sổ này ta cần xác định các tham số: - Đặt tên CSDL mà bạn muốn tạo tại ô File Name. - Lưu tệp CSDL bạn tạo tại ô Save In. - Kích vào nút Create để ghi lại các nội dung mà ta đã chọn. Chú ý: Tên CSDL mà bạn đặt không dài quá 64 ký tự và không được bắt đầu bằng dấu cách, dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu ngoặc, dấu nháy, dấu chấm than Khi đang làm việc với một CSDL bạn có thể chuyển sang tạo một CSDL mới khác bằng cách: Chọn File/New Database/ General/ Bank Database/ Gõ tên CSDL vào ô File Name/ Create. Giáo trình access cơ bản Chúc các bạn Thành công hẹn gặp lại trong chương trình tiếp theo! 5 2. Tạo cấu trúc bảng dữ liệu mới. a. Thiết kế một bảng CSDL. Trong cửa sổ Database. Chọn đối tượng Table để tạo ra các cơ sở dữ liệu. Để tạo một bảng cơ sở dữ liệu ta phải xác định: - Tạo cấu trúc dữ liệu. - Nhập dữ liệu cho bảng. Cách tạo bảng cơ sở dữ liệu: Tại cửa sổ Database, Chọn Table/New /Design View/ OK. Xuất hiện cửa sổ thiết kế cấu trúc dữ liệu của bảng. Giáo trình access cơ bản Chúc các bạn Thành công hẹn gặp lại trong chương trình tiếp theo! 6 Trong cửa sổ này có hai vùng khai báo: Vùng chính gồm 3 thành phần:  Field Name : Tên trường CSDL.  Data Type : Kiểu dữ liệu. Có các dạng dữ liệu sau: + Text : Chuỗi ký tự, dài tối đa 255 ký tự. + Memo : Văn bản nhiều dòng, tối đa 64 000 ký tự. + Number : Kiểu số + Date/Timer : Kiểu ngày giờ. + Currency : Kiểu tiền tệ. + Auto Number : Acceess tự động gán giá trị số phân biệt nhau vào File này + Yes/ No : Giá trị logic đúng/ sai. + OLE Object : Đối tượng nhúng và liên kết (Hình ảnh). + Hyperlink : Kiểu siêu liên kết. +Lookup Wizard: Hộp liệt kê để chọn 1 giá trị trong danh sách các giá trị đã có theo trợ giúp của Wizard.  Description: Mô tả. Vùng Field Properties gồm hai thành phần:  General: Gồm các nội dung sau: ♦ Field Size : Kích thước trường. ♦ Format : Định dạng dữ liệu. ♦ Decimal Place : Số số lẻ. ♦ Input Mask : Mặt nạ nhập liệu. ♦ Caption : Phụ đề của trường (Đây là tiêu đề của cột). ♦ Default Value : Giá trị mặc định. ♦ Validation Rule : Quy tắc nhập liệu. ♦ Validation Text : Văn bản hướng dẫn quy tắc nhập liệu. Giáo trình access cơ bản Chúc các bạn Thành công hẹn gặp lại trong chương trình tiếp theo! 7 ♦ Required : Yêu cầu tính duy nhất. ♦ Allow Zero Length: Cho phép độ dài = 0, cho phép dữ liệu rỗng ♦ Indexed : Chỉ số hoá (Sắp xếp theo tệp chỉ số, ngầm định sắp xếp theo thứ tự tăng dần).  Lookup gồm các nội dung sau: ♦ Display Control: Điều khiển hiển thị, nhưng phụ thuộc vào nội dung ta chọn trong hộp này như “Text box (Hộp văn bản)”, “List Box (Hộp liệt kê)”, “Combo Box (Hộp chọn)” mà có thêm các trường: ♦ Row Source Type : Kiểu nguồn dữ liệu cho dòng. ♦ Row Source : Nguồn dữ liệu cho dòng. ♦ Bound Column : Cột dữ liệu liên kết. ♦ Column Count : Số các cột dữ liệu ♦ Column Heads : Có sử dụng không (Yes/No) tên trường hay dữ liệu dòng đầu tiên trong danh sách làm tiêu đề cho cột trong danh sách. ♦ Column Widths : Độ rộng của các cột trong danh sách. ♦ List Row : Số dòng hiển thị trong danh sách. ♦ List Width : Tổng độ rộng của cột trình bày trong danh sách. ♦ Limit to list : Yes: Chỉ được nhập dữ liệu cho trường là 1 giá trị trong danh sách. : No : Có thể nhập 1 giá trị ngoài danh sách cho trường. b. Khoá chính. Mỗi Table thường có mục khoá chính. Mục khoá chính của 1 Table có thể là một hay kết hợp nhiều trường để Access nhận diện một cách duy nhất mỗi bản ghi trong bảng (trên vùng được chọn làm khoá chính không được có 2 bản ghi có giá trị giống nhau). Cách tạo khoá chính: - Đánh dấu trường được chọn làm khoá chính. - Chọn menu Edit/ Primary hoặc chọn biểu tượng chìa khoá trên thanh công cụ. Giáo trình access cơ bản Chúc các bạn Thành công hẹn gặp lại trong chương trình tiếp theo! 8 Cách xoá khoá chính: Cách 1: Chọn lại biểu tượng chìa khoá trên thanh công cụ. Cách 2: - Chọn menu View/ Indexes. - Chọn dòng chứa khoá chính, ấn Delete. c. Chi tiết một số thuộc tính File  Thuộc tính Field Size:  Đối với kiểu dữ liệu Text: Quy định chiều dài tối đa của dữ liệu. Cho phép bạn khai báo tối đa chiều dài từ 1 đến 255 ký tự.  Đối với kiểu Number: Quy định miền giá trị của dữ liệu Giá trị Miền giá trị Số số lẻ Số Byte Byte 0 đến 255 0 1 Integer -32768 đến 32767 0 2 Long Integer -214783648 đến 214783647 0 4 Single -3.4 x 10 38 đến 3.4 x 10 38 7 4 Double -1.79 x 10 308 đến 1.79 x 10 308 15 8  Thuộc tính Format : - Đối với dạng Number: Giả sử bạn có giá trị 3456.789 thì : Chọn Dạng hiển thị Mô tả General Number Currency Fixed Standard Percent Scientific 3456.789 $3,456.79 3456.79 3,456.79 345678.90% 3.46E +03 Có ký hiệu tiền tệ ở đầu và có dấu cách hàng ngàn. Số số lẻ cố định Có dấu cách hàng ngàn Tính theo phần trăm Định dạng số mũ Giáo trình access cơ bản Chúc các bạn Thành công hẹn gặp lại trong chương trình tiếp theo! 9 - Đối với dạng Date/Time Chọn Dạng hiển thị General Date Long Date Medium Date Sort Date Long Time Medium Time Short Time 19/6/02 Sunday, June 19, 2002 19- June- 02 19/06/02 5:34:23PM 5:34 PM 17:34  Thuộc tính Indexed: No : Không sắp xếp. Yes[Duplicate Ok] : Có sắp xếp và các giá trị trên Field có thể trùng nhau. Yes[No Duplicate] : Có sắp xếp và các giá trị trên Field không trùng nhau  Thuộc tính Input Mask : 0 Vị trí dành cho một số từ 0-9 (Bắt buộc nhập) 9 Vị trí dành cho một số từ 0-9 (Không bắt buộc nhập) # Vị trí dành cho một số từ 0-9, dấu +, -, trống L Vị trí dành cho một ký tự (Bắt buộc nhập) ? Vị trí dành cho một ký tự chữ hoặc số (Không bắt buộc nhập) A Vị trí dành cho một ký tự chữ hoặc số (Bắt buộc nhập) a Vị trí dành cho một ký tự chữ hoặc số (Không bắt buộc nhập) & Vị trí dành cho một ký tự bất kỳ (Bắt buộc nhập) C Vị trí dành cho một kýtự (Không bắt buộc nhập) . ; : , / Các dấu . , : ; / < Các ký tự bên phải ký hiệu phải biến thành chữ thường > Các ký tự bên phải ký hiệu phải biến thành chữ hoa \ Quy định ký tự theo sau dấu \ là dữ liệu d. Các thao tác xử lý thiết kế Table Giáo trình access cơ bản Chúc các bạn Thành công hẹn gặp lại trong chương trình tiếp theo! 10 [...]... phân nhóm mà thôi 24 Giáo trình access cơ bản Chúc các bạn Thành công hẹn gặp lại trong chương trình tiếp theo! Bước 5: Chọn cách thức trình bày dữ liệu và lề trong Report tại mục Layout: Bước 6: Chọn hình thức trình bày chung của Report Bước 7: Đặt tiêu đề cho Report Bước 8: Chọn Finish Nếu bạn chọn các Field đưa vào Report từ nhiều Table: Bước 4: Chọn hình thức trình bày dữ liệu cho Report Bước... chỉ tiêu phân nhóm dữ liệu ở phần phụ Bước 6: Chọn chỉ tiêu sắp xếp dữ liệu, chọn các thông tin tổng kết bằng cách nhắp nút Summary Options Bước 7: Chọn cách thức trình bày dữ liệu và lề trong Report Bước 8: Chọn hình thức trình bày chung của Report Bước 9: Đặt tiêu đề cho Report Bước 10: Chọn Finish 25 Giáo trình access cơ bản Chúc các bạn Thành công hẹn gặp lại trong chương trình tiếp theo! Bài 7... Field/ Tên đối tượng] 35 Giáo trình access cơ bản Chúc các bạn Thành công hẹn gặp lại trong chương trình tiếp theo! Trong Report :[Reports] / [Tên Report] / [ Tên Field/ Tên đối tượng] Apply Filter : Sàng lọc dữ liệu hiển thị khi xử lý Table, Form, Report Filter Name : Tên Query nhằm sàng lọc nguồn dữ liệu đang xử lý Where Codition : Điều kiện sàng lọc cho nguồn dữ liệu 36 Giáo trình access cơ bản Chúc... In (0,20,40,56) Like: Dùng để so sánh chuỗi dữ liệu với mẫu dữ liệu được chỉ sau Like Các ký tự đại diện sử dụng trong mẫu dữ liệu: *: Đại diện cho nhiều ký tự ?: Đại diện cho một ký tự #: Đại diện cho một chữ số Dữ liệu dạng ngày giờ luôn đặt trong dấu # Ví dụ: #03/05/1998# 16 Giáo trình access cơ bản Chúc các bạn Thành công hẹn gặp lại trong chương trình tiếp theo! Một số hàm cho ra: + Day : Ngày... 4: Chọn kiểu trình bày Form: Columnar : Trình bày Form sắp các Field thành cột Tabular : Trình bày Form dạng bảng Datasheet : Trình bày Form dạng 1 Datasheet Justified : Sắp đều các Field trình bày Form theo thứ tự hiển thị trên màn hình từ trái qua theo từng dòng Bước 5: Chọn kiểu trình bày nền Bước 6: Xác định tiêu đề của Form Chọn “Open the Form ”: Nếu muốn mở Form để nhập hay xem dữ liệu ngay sau... MainForm 29 Giáo trình access cơ bản Chúc các bạn Thành công hẹn gặp lại trong chương trình tiếp theo! Link Child Field: Tên các Fields trong nguồn dữ liệu của SubForm làm chỉ tiêu tạo quan hệ Link Master Fields: Tên các đối tượng trong Main Form cần được quan hệ e Điều chỉnh thiết kế SubForm tại cửa sổ thiết kế Main Form 30 Giáo trình access cơ bản Chúc các bạn Thành công hẹn gặp lại trong chương trình. .. Chọn hình thức trình bày dữ liệu cho các Form Sau đó chọn + Form With SubForm: Nếu trình bày ở dạng Main/Subform Chọn kiểu trình bày cho Subform: Tabular: Trình bày Subform dạng bảng hoặc Datasheet Chọn kiểu trình bày cho Form chính Đặt tiêu đề cho các Form: Form (Hoặc First Form) : Đặt tiêu đề cho Form chính Subform (Hoặc Second form) : Đặt tiêu đề cho Form phụ +Linked form: Nếu muốn trình bày ở dạng... cơ bản Chúc các bạn Thành công hẹn gặp lại trong chương trình tiếp theo! Control Source : Nguồn dữ liệu của đối tượng Caption : Chuỗi ký tự làm nội dung hiển thị trong nhãn Format : Định dạng hiển thị dữ liệu khi hiển thị Decimal Places : Số chữ số thập phân của dữ liệu hiển thị trong đối tượng Input Mark : Khuôn mẫu nhập dữ liệu của vùng dữ liệu hiển thị trong đối tượng Default Value Validation Rule... hệ - Xoá mối quan hệ : Chỉ chuột vào dây quan hệ và ấn phím Delete 12 Giáo trình access cơ bản Chúc các bạn Thành công hẹn gặp lại trong chương trình tiếp theo! Bài 3 Query - truy vấn tin Khái niệm Query là công cụ khai thác và xử lý dữ liệu của Access Nó có thể đáp ứng các nhu cầu tra cứu về dữ liệu của các bảng thuộc cơ sở dữ liệu 1 Tạo mới một Query và xem kết quả a Tạo mới một Query Bước 1: Trên... tượng dạng OLE được tạo bởi một chương trình - Bound Object Frame: Tạo đối tượng là một Field OLE trong nguồn dữ liệu - Line : Vẽ đường thẳng - Rectangle : Vẽ hình chữ nhật - Page break : Ký tự ngắt trang (Chỉ sử dụng trong Report) 26 Giáo trình access cơ bản Chúc các bạn Thành công hẹn gặp lại trong chương trình tiếp theo! - Tab Control : Tạo các trang màn hình trình bày các thông tin của mỗi Record . các cơ sở dữ liệu. Để tạo một bảng cơ sở dữ liệu ta phải xác định: - Tạo cấu trúc dữ liệu. - Nhập dữ liệu cho bảng. Cách tạo bảng cơ sở dữ liệu: Tại cửa. tắc nhập liệu. ♦ Validation Text : Văn bản hướng dẫn quy tắc nhập liệu. Giáo trình access cơ bản Chúc các bạn Thành công hẹn gặp lại trong chương trình tiếp theo! 7 ♦