Đang tải... (xem toàn văn)
Phương hướng hoàn thiện và đổi mới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Mục lục Lời nói đầu Chơng I: Một số vấn đề lí luận chung cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiƯp 1.1 C¬ cÊu tỉ chøc bé máy quản lý 1.1.1 Khái niệm cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp 1.2.1 Những nguyên tắc hình thành cấu tổ chức máy quản lý 1.3.1 Đặc điểm . 1.4.1 Các nhân tố ảnh hởng. 1.2 Các loại hình cấu tổ chức máy quản lý 10 1.3 Mối liên hệ phận 16 1.4 Hoàn thiện đổi 17 Chơng II: Thực trạng cấu tổ chức máy quản lý Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long 2.1 Giới thiệu Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long 19 2.2 Lịch sử phát triển Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long 20 2.3 Một số đặc điiểm kinh tế kĩ thuật Công ty 22 2.3.1 Tính chất sản xuất kinh doanh 23 2.3.2 Đặc điểm vốn 24 2.3.3 Đặc điểm lao động tiền lơng 24 2.3.4 Đặc điểm sản phẩm 25 2.3.5 Đặc điểm nguyên vật liệu 26 2.3.6 Đặc điểm nhà xởng, máy móc thiết bị 27 2.4 Đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long …… …… 28 2.5 Tæ chøc bé máy quản lý Công ty 30 2.5.1 Ban lÃnh đạo 31 2.5.2 Phòng tổ chức hành 32 2.5.3 Phòng vật t 35 2.5.4 Phòng Tài kế toán 35 2.5.5 Phòng kü thuËt s¶n xuÊt ……………… ………… 38 2.6 KÕt luËn chung 39 2.6.3 Đặc điểm phơng hớng 41 SV: Ph¹m Quang C¶nh – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa häc qu¶n lý Líp QLKT 46A – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa học quản lý Khoa Khoa học quản lý Chuyên ®Ị thùc tËp tèt nghiƯp Ch¬ng III: Mét sè ý kiến đống góp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức nộ máy quản lý Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long 44 3.1 Nâng cao chất lợng 44 3.2 Nâng cao hiệu phối hợp . 47 3.3 Cơ cấu thêm phòng Marketing 49 3.4 Thực tốt chế độ 49 3.5 Phơng hớng hoàn thiện 50 3.6 Nâng cao trách nhiệm CBCNV 51 3.7 Các biện pháp khác 51 3.8 Điều kiện thực hiÖn………………………………… ……… 52 KÕt luËn ……………………………………………………… 54 Lêi nãi đầu Đất nớc công đổi mới, tiến hành Công nghiệp hoáHiện đại hoá Các doanh nghiệp thích nghi dần với kinh tế thị trờng đầy biến động, không ngừng học hỏi hoàn thiện nhằm đạt đợc hiệu cao kinh doanh Tất doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, đà bớc thơng trờng phải chịu cạnh tranh khốc liệt doanh nghiệp nớc mà doanh nghiệp nớc với bề dầy kinh nghiệm hẳn Bộ máy tổ chức việc đổi hoàn thiện dần cấu tổ chức máy doanh nghiệp cho phï hỵp víi nỊn kinh tÕ hiƯn cịng điều quan trọng định hiệu sản xuất nh kinh doanh đồng thời để hạn chế rủi ro kinh doanh đồng thời xác định đợc phơng hớng mục tiêu phát triển doanh nghiệp nhằm định hớng, đầu t, mở rộng đắn Chính tầm quan trọng máy quản lý doanh nghiệp, sau thời gian nghiên cứu thực tập Công ty Văn SV: Phạm Quang Cảnh – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa häc qu¶n lý Líp QLKT 46A – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa học quản lý Khoa Khoa học quản lý Chuyên đề thùc tËp tèt nghiƯp phßng phÈm Cưu Long, em đà định chọn đề tài: Phơng hớng hoàn thiện đổi cấu tổ chức máy quản lý Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long làm đề tài thực tập *Kết cấu chuyên đề: Ngoài Lời mở đầu Kết luận , chuyên đề bao gồm Chơng: Chơng I: Một số vấn đề lý luận chung cấu tổ chức máy quản lý DN Chơng II: Thực trạng cấu tổ chức máy quản lý Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long Chơng III: Một số giải pháp nhằm củng cố hoàn thiện tổ chức máy quản lý Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long Với mục tiêu nghiên cứu cấu tổ chức máy quản lý nh nhân tố ảnh hởng đến máy quản lý Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long để đa phơng hớng đổi hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Theo dõi sát hoạt động máy quản lý nh phòng ban từ đối chiếu so sánh đa kết luận đánh giá trung thực khách quan Bằng phơng pháp nghiên cứu nh: Phơng pháp tổng hợp, phơng pháp thống kê, phơng pháp so sánh phơng pháp kế thừa, phơng pháp phân tích để đa kết luận chung đề phuơng hớng đổi hoàn thiện cấu máy quản lý Công ty Văn Phòng phẩm Cửu Long SV: Phạm Quang Cảnh – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa häc qu¶n lý Líp QLKT 46A – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa học quản lý Khoa Khoa học quản lý Chuyên đề thùc tËp tèt nghiƯp Ch¬ng I c¬ cÊu tỉ chức máy quản lý doanh nghiệp 1.1 Cơ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm Cơ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp *Cơ cấu tổ chức máy doanh nghiệp: Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp tổng thể phận( đơn vị cá nhân) khác có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn đợc chuyên môn hoá có trách nhiệm quyền hạn định, đợc bố trí theo cấp, khâu khác nhằm đảm bảo thực chức quản trị thực mục đích chung đà xác định doanh nghiệp Các phận có mối quan hệ chặt chẽ hỗ trợ cho nhau, loại trừ hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp *Quản lý doanh nghiệp: Quản lý tác động có tổ chức, có mục đích tới đối tợng quản lý hệ thống biện pháp kinh tế xà hội- tinh thần biện pháp khác tạo điều kiện thuận lợi để thực mục tiêu đà đề trớc Nh vậy, quản lý doanh nghiệp trình tác động cách có tổ chức có hệ thống, híng ®Ých ®Õn tËp thĨ ngêi lao ®éng doanh nghiệp với nhiệm vụ liên kết mục tiêu xác đáng đến kế hoạch phát triển doanh nghiệp, đến công việc hay hoạt động có liên quan đa quyền hạn để thực hoàn thành công việc Ngoài tác động lên đối tợng, quản lý doanh nghiệp trình phối hợp, huy hoạt động sản xuất khâu, phận sản xuất, đảm bảo phát huy hết khả toàn doanh nghiệp để phục vụ cho phát SV: Phạm Quang Cảnh Lớp QLKT 46A Khoa Khoa häc qu¶n lý Líp QLKT 46A – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa häc qu¶n lý Khoa Khoa học quản lý Chuyên đề thực tập tốt nghiệp triển, nói ngời lÃnh đạo tài giỏi ngời biết cách làm cho tổ chức hoạt động tốt Mục đích quản lý doanh nghiệp nhằm phát triển sản xuất khối lợng chất lợng với chi phí thấp hiệu kinh tế đem lại cao Không ngừng cải thiện lao động nâng cao đời sống cho thành viên doanh nghiệp Trên thực tế quản lý doanh nghiệp quản lý ngời yếu tố lực lợng sản xuất Quy mô doanh nghiệp mở rộng vai trò quản lý ngày nâng cao thực trở thành nhân tố quan trọng để tăng suất lao động, tăng hiệu sản xuất kinh doanh * Cơ cấu tổ chức máy quản lý: Là hình thức phân công lao động trọng lĩnh vực quản lý, có tác động đến trính hoạt động hệ thống quản lý Cơ cấu tổ chức mặt phản ánh cấu sản xuất, mặt khác có tác động tích cực trở lại việc sản xuất Một cấu tổ chức cần phải đợc thiết kế cách khoa học để rõ làm việc gì? Ai chịu trách nhiệm công việc nào? Nhằm loại bỏ trở ngại việc thực nhầm lẫn mà không chắn việc phân công công việc gây tạo điều kiện cho mạng lới định liên lạc phản ánh hỗ trợ cho mục tiêu doanh nghiệp 1.2.1 Những nguyên tắc hình thành cấu tổ chức máy quản lý Nguyên tắc tổ chức máy quản lý gắn với phơng hớng mơc ®Ých cđa hƯ thèng NÕu cã mét hƯ thèng mục tiêu, phơng hớng có quy mô lớn cấu tổ chức phải có quy mô tơng ứng Các nguyên tắc quản lý ngời định ra, vừa phản ánh quy luật khách quan nhng mang dÊu Ên chđ quan cđa ngêi Trong qu¶n lý nói chung có số nguyên tắc: + Nguyên tắc hiệu quả: nguyên tắc nói lên mục tiêu cđa qu¶n lý bao gåm c¶ hiƯu qu¶n kinh tÕ hiệu xà hội Bất kì phơng pháp quản lý mà không đem lại hiệu phơng pháp hay Điều đòi hỏi chi phí bỏ thấp lợi ích thu lại cao + Nguyên tắc tập trung dân chủ: nguyên tắc tổ chức quản lý, phản ánh mối quan hệ chủ thể đối tợng quản lý nh SV: Phạm Quang C¶nh – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa häc qu¶n lý Líp QLKT 46A – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa học quản lý Khoa Khoa học quản lý Chuyên đề thực tập tốt nghiệp yêu cầu mục tiêu quản lý Nó đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ tối u tập trung dân chủ, dân chủ phải thực khuân khổ tập trung + Nguyên tắc kết hợp quản lý với hành chính, tâm lý giáo dục kinh tế, đề cao phơng pháp kinh tế Đây nguyên tắc thể tác động chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý thông qua quy luật tổ chức hành chính, quy luật tâm lý quy luật kinh tế Đối tợng quản lý ngời mà nhu cầu họ lại thay đổi theo thời gian không gian Do phải tuỳ thuộc đối tợng mà tìm cách quản lý cho phù hợp + Nguyên tắc kết hợp hài hoà loại lợi ích: suy đến việc quản lý quản lý ngời nhằm phát huy tính sáng tạo ngời lao động Kết hợp hài hoà loại lợi ích phải đợc xem xét đề từ đề chiến lợc, quy hoạch, kế hoạch kinh tế xà hội, trình hoạt động quản lý đến khâu phân phối tiêu dùng Suy cho lợi ích sợi dây lứu kéo ngời lại với Anghen- nhà t tởng vĩ đại đà nhận định: đâu có thống lợi ích cã sù thèng nhÊt mơc ®Ých t tëng đừng mong thống hành động Giải tốt mối quan hệ lợi ích quản lý đảm bảo cho hệ thống quản lý vận hành thuận lợi có hiệu quả, ngợc lại quan hệ lợi ích bị rối loạn nguyên nhân rối loạn tổ chức, phá vỡ hệ thống quản lý + Nguyên tắc kết hợp quản lý với hành chính, tâm lý giáo dục kinh tế, đề cao phơng pháp kinh tế Đây nguyên tắc thể tác động chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý thông qua quy luật tổ chức hành chính, quy luật tâm lý quy luật kinh tế Đối tợng quản lý ngời mà nhu cầu họ lại thay đổi theo thời gian không gian Do phải tuỳ thuộc đối tợng mà tìm cách quản lý cho phù hợp + Nguyên tắc nắm bao quát, ý toàn diện tập chung xử lý khâu trọng yếu: Đây nguyên tắc quy định phơng pháp làm việc ngời quản lý đòi hỏi phải nắm bắt tình hình cách toàn diện, bao quát không đợc bỏ sót chi tiết dù nhỏ Phát khâu xung yếu, vấn đề then chốt công việc cấp bách cần thiết phải giải dứt điểm 1.3.1 Đặc điểm SV: Phạm Quang Cảnh Lớp QLKT 46A – Khoa Khoa häc qu¶n lý Líp QLKT 46A – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa häc qu¶n lý Khoa Khoa học quản lý Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Bất kì công việc gì, vấn đề dù lớn hay nhỏ, dù phức tạp hay đơn giản phải đặt yêu cầu, tiêu chuẩn định để thực tính hữu ích công việc Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp vấn đề phức tạp, đòi hỏi khắt khe nhiều mặt, để tồn phát triển đợc theo hớng ngày thích ứng với môi trờng với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, với nguyên tắc xà hội vận hành kinh tế sản xuất hàng hoá Công tác hoàn thiện cấu phải đáp ứng yêu cầu sau: + Phải đảm bảo tính chuyên môn hoá Nhằm tổ chức hoạt động quản trị theo hớng chuyên môn hoá giác độ phận cá nhân quản trị Nguyên tắc nâng cao tính chuyên môn hoá đến mức cao + Phải đảm bảo tiêu chuẩn hoá Xác định rõ nhiệm vụ phận, cá nhân nh quy tắc, quy trình, tiêu chuẩn chất lợng với nhiệm vụ Quy định hoạt động kiểm tra, đánh giá công khai theo hớng tiêu chuẩn hoá + Phải đảm bảo phối hợp nhịp nhàng phận nhân Trớc hết phải xác định rõ quyền hạn, quyền lực trách nhiệm phận nhân từ cấp cao đến cấp thấp hệ thống quản trị Tiếp phải xác định mối liên hệ quản trị thông tin máy phận, cá nhân phải ý thiết kế cân đối nhiệm vụ trách nhiệm, quyền hạn quyền lợi liên kết hoạt động phận, cá nhân quy chế hoạt động, làm hoà hợp tỉ chøc chÝnh thøc vµ tỉ chøc phi chÝnh thøc + Phải đảm bảo tính thống quyền lực hoạt động quản lý điều hành Muốn phải ý lựa chọn cấu tổ chức hợp lý, xác định tính thống quyền lực toàn hệ thống, thể quy chế hoạt động đơn vị doanh nghiệp cụ thể 1.4.1 Các nhân tố ảnh hởng Các nhân tố ảnh hởng đến cấu tổ chức máy quản lý *Nhân tố thuộc đối tợng quản lý SV: Phạm Quang Cảnh Líp QLKT 46A – Khoa Khoa häc qu¶n lý Líp QLKT 46A – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa häc quản lý Khoa Khoa học quản lý Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Tình trạng trình độ phát triển công nghệ sản xuất doanh nghiệp - Tính chất đặc điểm sản xuất: chủng loại sản phẩm, quy mô doanh nghiệp Những nhân tố biến đổi, ảnh hởng đến thành phần nội dung chức quản lý thông qua chúng mà ảnh hơng trực tiếp đến cấu tổ chức máy quản lý *Nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý: -Quan hệ sở hữu tồn doanh nghiệp -Mức độ tập trung hoá tự động hoá hoạt động quản lý -Trình độ giới hoá tự động hoá hoạt động quản lý, trình độ kiến thức tay nghề cán quản lý, hiƯu st lao ®éng cđa hä -Quan hƯ phơ thc số lợng ngời bị lÃnh đạo hoạt động ngời cấp dới -Chế độ sách doanh nghiệp đội ngũ cán quản lý -Kế hoạch, chủ trơng, đờng lối nh mục đích mà doanh nghiệp đà đề phấn đấu đạt đợc 1.2 Các loại cấu tổ chức máy quản lý *Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến Sơ đồ: LÃnh đạo doanh nghiệp LÃnh đạo tuyến LÃnh đạo tuyến Ngời lÃnh 2tổ chức n nh tuyến A đơnB vị thực Z chức quản lý chịu trách nhiệm hệ thống công việc cấp dới mà phụ trách Các mối liên hệ ngời thừa hành mệnh lệnh nhận mệnh lệnh qua cấp trực tiếp thi hành mệnh lệnh ngời mà + Ưu điểm: - Tuân thủ nguyên tắc chế độ thủ trởng SV: Phạm Quang Cảnh Lớp QLKT 46A – Khoa Khoa häc qu¶n lý Líp QLKT 46A – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa häc qu¶n lý Khoa Khoa học quản lý Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - T¹o sù thèng nhÊt tËp trung cao độ - Chế độ làm việc rõ ràng + Nhợc điểm: - Không chuyên môn hoá, đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện - Hạn chế việc sử dụng chuyên gia có trình độ - Dễ dẫn đến quản lý gia trởng Tuy nhiên cấu phù hợp với xí nghiệp có quy mô nhỏ, sản phẩm không phức tạp tính chất sản xuất liên tục *Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức Việc quản lý theo chức năng, không theo tuyến, cấp có nhiều cấp trực tiếp Cơ cấu đợc Freolerie w Taylo đề xớng áp dụng chế độ đốc công chức Theo cấu quản lý quyền quyếtđịnh vấn đề thuộc thủ trởng đơn vị Tuy nhiên có giúp sức lÃnh đạo chức chuyên gia-những ngời có quyền mệnh lệnh vấn đề liên quan đến chuyên môn phân xởng, phận sản xuất Những ngời thừa hành nhiƯm vơ ë cÊp díi nhËn mƯnh lƯnh cđa c¸c lÃnh đạo từ lÃnh đạo cao doanh nghiệp đến lÃnh đạo chức khác Sơ đồ: LÃnh đạo cao doanh nghiệp LÃnh đạo chức A LÃnh đạo chức B -Ưu điểm: LÃnhđạo tuyến LÃnh đạo tuyến LÃnh đạo tuyến n - Ưu điểm + Cơ cấu đợc giúp đỡ chuyên gia hàng đầu + Không đòi hỏi ngời quản lý có kiến thức + Dễ đào tạo dễ tìm ngời quản trị SV: Phạm Quang Cảnh – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa häc qu¶n lý Líp QLKT 46A – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa học quản lý Khoa Khoa học quản lý Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 10 - Nhợc điểm: + Vi phạm chế độ thủ trởng + Chế độ trách nhiệm không rõ ràng + Sự phối hợp ban lÃnh đạo phòng ban chức gặp nhiều khó khăn + Khó xác định trách nhiệm hay đổ trách nhiệm cho Đây cấu có ý nghĩa mặt lý thuyết thực tế cấu đợc doanh nghiệp sử dụng có nhiều hạn chế *C¬ cÊu tỉ chøc trùc tun tham mu C¬ cÊu trực tuyến tham mu gọi cấu phân nhánh, thực chất kiểu cấu kiểu cÊu tæ chøc theo trùc tuyÕn më réng Nã thêng đợc áp dụng cho đối tợng quản lý có phức tạp kĩ thuật công nghệ, kinh doanh tác nghiệp Sơ đồ: LÃnh đạo doanh nghiệp LÃnh ®¹o tuyÕn A Tham mu Tham mu L·nh ®¹o tuyÕn B Tham mu A X Y Z B C Trong ®ã A, B…C, X, Y…Z ngêi thùc hiƯn VÉn lµ kiểu cấu trực tuyến nhng lÃnh đạo phận đà có thêm tham mu( hay nhóm chuyên gia ) Bộ phận tham mu không đợc quyền can thiệp, định xuống phía dới - Ưu điểm: + Đảm bảo chế độ thủ trởng + Khai thác đợc tiềm quan tham mu +Tạo điều kiện cho ngời lÃnh đạo có nhiều thời gian hoạch định chiến lợc, đảm bảo thống doanh nghiệp - Nhợc điểm: 10 SV: Phạm Quang Cảnh Lớp QLKT 46A Khoa Khoa häc qu¶n lý Líp QLKT 46A – Líp QLKT 46A – Khoa Khoa häc qu¶n lý Khoa Khoa häc qu¶n lý ... lý Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long Chơng III: Một số giải pháp nhằm củng cố hoàn thiện tổ chức máy quản lý Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long Với mục tiêu nghiên cứu cấu tổ chức máy quản lý nh nhân... nh nhân tố ảnh hởng đến máy quản lý Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long để đa phơng hớng đổi hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Theo dõi sát hoạt động máy quản lý nh phòng ban từ đối chiếu... lý Khoa Khoa học quản lý Chuyên ®Ị thùc tËp tèt nghiƯp phßng phÈm Cưu Long, em đà định chọn đề tài: Phơng hớng hoàn thiện đổi cấu tổ chức máy quản lý Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long làm đề tài
