Đang tải... (xem toàn văn)
quản lý khách sạn
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI KHOA ĐIỆN TỬ - VIỄN THÔNG BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN Môn: Kỹ thuật phần mềm ứng dụng Đề tài: Phần mềm quản lí phòngKhách sạn GVHD: Thầy Nguyễn Thanh Bình SVTH: Trần Văn Thắng 20102221 Phạm Việt Tùng 20102501 Lê Đức Thuận 20102268 Nguyễn Tuấn Minh 20101889 Ngô Huy Hoàng 20101574 Hà Nội ngày 08 tháng 10 năm 2012 Nhóm SVTH: SET203 Phần mềm quản lý phòng khách sạn Mục Lục Lời nói đầu …………………………………………………………… 2 1.Giới thiệu tổng quan……………………………………………………………3 1.1 Tổng quan……………………………………………………………….3 1.2. Yêu cầu đề tài………………………………………………… 3 2. Giới thiệu nhóm và phân chia công việc………………………………………4 2.1. Giới thiệu các thành viên trong nhóm………………………………… 4 2.2. Phân chia công việc…………………………………………………… 4 3. Khảo sát và thu thập các yêu cầu………………………………………………5 3.1.Thực trạng của hệ thống hiện tại…………………………………………5 3.2.Một số vấn đề của hệ thống hiện tại…………………………………… 5 3.3.Xác định phạm vi đề tài………………………………………………….6 3.4.Những yêu cầu chức năng……………………………………………… 6 3.5.Những người sử dụng chính của hệ thống……………………………….7 3.6.Các kịch bản sử dụng…………………………………………………….7 4. Phân tích hệ thống …………………………………………………………… 9 4.1.Giải pháp………………………………… 10 4.2 Mô hình hóa……………………………………………………………11 4.2.1. Biểu đồ luồng chức năng ………………………………………….11 4.2.2.Biểu đồ thực thể liên kết……………………………………………18 4.3.Từ điển dữ liệu ………………………………………… 20 5.Thiết kế hệ thống………………………………………………………………20 5.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu……………………………………………………20 5.1.1.Chuyển các thực thể liên kết sang quan hệ……………………… 20 5.1.2.Chuyển các liên kết sang quan hệ……………… …………………20 5.1.3.Chuẩn hóa các bảng……………………………………………… 21 5.1.4.Xác định các kiểu dữ liệu cho các thuộc tính …………………….23 5.2.Thiết kế cấu trúc chương trình………………………………………… 26 5.3.Thiết kế giao diện……………………………………………………… 26 Kết luận Tài liệu tham khảo ………………………………………………………. GVHD: Nguyễn Thanh Bình Page 1 Nhóm SVTH: SET203 Phần mềm quản lý phòng khách sạn LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay trong hoạt động sản xuất, kinh doanh thương mại điện tử đã khẳng định được rõ vai trò xúc tiến và thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp trong các khâu sản xuất cũng như quản lý. Đối với một khách sạn hệ thống thông tin quản lý trong khách sạn được xây dựng nhằm giải quyết nhu cầu bức thiết về mặt quản lý. Hệ thống sẽ giúp các doanh nghiệp xử lý công việc chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, nhân lực, mặt khác còn quảng bá hình ảnh của khách sạn đến với bạn bè trong nước và quốc tế. Hệ thống Thông tin Quản lý sẽ khắc phục được những nhược điểm yếu kém trong quản lý khách sạn hiện nay: nhân viên phải ghi chép sổ sách rất nhiều mất nhiều thời gian và thỉnh thoảng lại bị nhầm lẫn , hiện tượng chậm trễ trong quá trình liên lạc giữa các bộ phận nghiệp vụ trong khách sạn, cùng với việc tra cứu thông tin chậm trễ hoặc không chính xác có thể làm lỡ các cơ hội cho thuê phòng đồng thời làm giảm uy tín của khách sạn. Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó chúng em thực hiện đề tài :”Hệ thống quản lý phòng khách sạn” không ngoài mục đích tìm hiểu và thực hành những kiến thức về lĩnh vực này. Chúng em chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Thanh Bình trong thời gian qua đã cung cấp cho chúng em những kiến thức về lĩnh vực phân tích thiết kế hệ thống thông tin và hướng dẫn tận tình để chúng em có thể hoàn thành đề tài này một cách tốt nhất. Chúng em xin chân thành cảm ơn! Nhóm thực hiện. GVHD: Nguyễn Thanh Bình Page 2 Nhóm SVTH: SET203 Phần mềm quản lý phòng khách sạn 1. Giới thiệu đề tài 1.1.Tổng quan Khách sạn khảo sát là khách sạn Văn Miếu 2 trực thuộc công ty cổ phần thương mại và khảo sát tọa lạc tại 159 Khâm Thiên – Đống Đa – Hà Nội. khách sạn chỉ cách Văn Miếu Quốc Tử Giám 500m, nằm giữa trung tâm thủ đô Hà Nội. Khách sạn mới đi vào hoạt động từ tháng 7 năm 2012, với tổng diện tích 3080m2. Khách sạn Văn Miếu 2 cao 11 tầng, gồm 50 phòng ngủ cùng với hệ thống nhà hàng, phòng trưng bày, cũng như các phòng nghị hội thảo. Tầng 5,6,7,8,9 là phòng lưu trú của khách. Mỗi tầng gồm 10 phòng với trang thiết bị thiết kế hiện đại đạt tiêu chuẩn quốc tế 3 sao. Phòng nghỉ được chia làm các loại sau : Standard single 6 phòng Standard dbl 9 phòng Deluxe twin 23 phòng Deluxe dbl 5 phòng Deluxe triple 4 phòng Suite 3 phòng Hiện tại khách sạn vẫn quản lý phòng đặt bằng phần mềm Exel.Điều này tạo khó khăn nhất định cho nhân viên khách sạn trong việc tìm kiếm, thanh toán, tổng hợp thông tin phòng, gây mất thời gian của khách hàng. Hơn nữa với công cụ này thì dịch vụ quản lý chưa tương xứng với tầm cỡ của khách sạn, nhất là trong thời buổi cạnh tranh như hiện nay. Vì vậy ban giám đốc khách sạn yêu cầu có 1 chương trình quản lý phòng cho khách sạn nhằm giảm thiểu những hạn chế, tạo thuận lợi cho nhân viên trong việc đặt phòng, trả phòng, quản lý thông tin của phòng, thông tin của khách hàng,…. 1.2. Yêu cầu đề tài Đề tài : “Hệ thống quản lý phòng khách sạn “ ra đời nhằm thiết kế được một phần mềm trợ giúp nhân viên khách sạn quản lý phòng một cách dễ dàng nhất nhằm tiết kiệm thời gian, cũng như tạo sự thoải mái cùng phong cách làm việc chuyên nghiệp nhất. Các mục tiêu cụ thể: Không chồng chéo: hệ thống mới cần rà soát và điều chỉnh lại chu trình nghiệp vụ của hệ thống cũ, sao cho loại bỏ hoàn toàn việc chồng chéo như đã xảy ra trước đây. GVHD: Nguyễn Thanh Bình Page 3 Nhóm SVTH: SET203 Phần mềm quản lý phòng khách sạn Chính xác: việc nhập thông tin phòng, chi phí dịch vụ của khách hàng nhằm thanh toán hóa đơn cần đảm bảo sự chính xác. Tránh sai sót, gây thiệt hại về kinh tế, uy tín của khách sạn. Xử lý nhanh chóng: tổng hợp số liệu đưa ra báo cáo, thống kê cần được xử lý nhanh chóng. Tìm kiếm dễ dàng: kiểm tra thông tin phòng, tìm kiếm phòng phù hợp với yêu cầu của khách hàng cần được thực hiện một cách dễ dàng thuận tiện. Tin cậy và an toàn: mọi hoạt động, thao tác trên chương trình cần được bảo đảm có độ tin cậy cao. Vì thông tin của phòng và khách sạn có lien quan tới phần lớn doanh thu của khách sạn. Hệ thống cũng cần có biện pháp phòng ngừa việc truy cập bất hợp pháp, sự thất thoát về dữ li 2.Giới thiệu nhóm và phân chia công việc 2.1.Giới thiệu các thành viên trong nhóm STT Họ Tên MSSV Địa chỉ liên lạc 1 Trần Văn Thắng (nhóm trưởng) 20102221 SĐT:0166.6589.019 Email: tranthangbk55@gmail.com 2 Phạm Việt Tùng 20102501 3 Lê Đức Thuận 20102268 4 Ngô Huy Hoàng 20101574 5 Nguyễn Tuấn Minh 20101889 2.2.Phân chia công việc Họ Tên Công việc THẮNG • Tổng hợp ý kiến và viết báo cáo. • Giới thiệu đề tài • Giới thiệu nhóm và phân chia công việc TÙNG,THUẬN • Thực trạng của hệ thống hiện tại. • Phạm vi đề tài. • Những người sử dụng chính của đề tài. • Các kịch bản sử dụng (use cases). HOÀNG,MINH • Giải pháp • Biểu đồ luồng dữ liệu. • Biểu đồ hành vi. • Biểu đồ thực thể liên kết. THUẬN,TÙNG • Thiết kế cơ sở dữ liệu. • Thiết kế cấu trúc chương trình. • Thiết kế giao diện. GVHD: Nguyễn Thanh Bình Page 4 Nhóm SVTH: SET203 Phần mềm quản lý phòng khách sạn 3. KHẢO SÁT VÀ THU THẬP CÁC YÊU CẦU 3.1. Thực trạng của hệ thống hiện tại Qua việc liên hệ và tìm hiểu thông tin từ chị Ngô Thị Mai đang làm việc tại bộ phận tiếp tân tại khách sạn Văn Miếu chúng tôi có thể tóm tắt qui trình hoạt động của khách sạn như sau: Bước 1: Khi khách hàng có nhu cầu ở khách sạn thì khách hàng có thể liên hệ với khách sạn để tiến hành làm thủ tục đăng ký phòng .Có hai hình thức liên hệ: đến trực tiếp, qua điện thoại. Nhân viên sẽ sử dụng chương trình (Excel) để ghi nhận những thông tin đặt phòng vào phiếu đăng ký : thông tin về khách hàng, số phòng cần , loại phòng, kiểu phòng, ngày đến nhận phòng …Sau đó nhân viên sẽ kiểm tra tình trạng phòng và sắp sếp phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Bước 2: Khi khách hàng đến nhận phòng ,nhân viên sẽ cập nhật thêm thông tin khách hàng vào hê thống quản lí . Ngoài ra,khách hàng có thể xem các thông tin về dịch vụ khác : tên dịch vụ, giá dịch vụ… để đăng ký với bộ phận phục vụ của khách sạn. Bước 3: Khi khách kết thúc ở trong khách sạn thì phải thông báo với lễ tân để nhận lại phòng, kiểm tra đối chiếu các thiết bị trong phòng so với lúc nhận phòng và nhân viên phục vụ sẽ dọn dẹp lại phòng .Nhân viên sẽ lập chi tiết phiếu thanh toán bao gồm : tiền phòng ,tiền các dịch vụ đã sử dụng cho khách hàng. 3.2. Một số vấn đề của hệ thống hiện tại Hiện tại khách sạn chưa có một chương trình chuyên quản lý việc đặt phòng và thanh tóan. Nhân viên của khách sạn dùng phần mềm Excel để quản lý việc đặt phòng, đăng ký, trả phòng của khách hàng.Chính vì thế đã gặp phải một số khó khăn sau: Chồng chéo: có một số công việc phải lặp lại nhiều lần, Cuối mỗi ngày, mỗi quý và mỗi năm lễ tân sẽ ghi lại toàn bộ các thông tin trong ngày, trong quý và GVHD: Nguyễn Thanh Bình Page 5 Nhóm SVTH: SET203 Phần mềm quản lý phòng khách sạn trong năm vào sổ sách, sau đó kế toán dùng phần mềm Microsoft Office Excel từng loại phòng tổng kết lại số lượt người nghỉ tại khách sạn theo loại phòng, từ đó đưa ra được tổng số tiền thu được theo từng loại phòng.Như vậy một công việc phải lặp đi lặp lại nhiều lần gây mất thời gian và dễ bị sai sót. Chậm chạp: Những xử lý thủ tục đặt phòng , đăng ký, trả phòng mất thời gian . Các nhân viên trong khách sạn chủ yếu ghi chép bằng tay, chỉ có kế toán làm những công việc liên quan đến máy tính nhưng rất hạn chế Dễ sai sót: Khó kiểm tra phòng hư, kiểm soát trạng thái phòng ( phòng trống , phòng đang sử dụng ) dẫn đến việc dễ bị nhầm lẫn giữa phòng trống và phòng đang được sử dụng Khó quản lý: việc quản lý các thông tin khách hàng, thông tin hoá đơn, thông tin phiếu đăng ký phòng, đăng ký dịch vụ…còn gặp nhiều khó khăn và cồng kềnh. 3.3. Xác định phạm vi của đề tài Từ mô tả chu trình quản lý như trên, có thể thấy khối lượng công việc cần quản lý là rất lớn, nên dường như không khả thi nếu triển khai phát triển ngay một hệ thống bao quát toàn bộ các nghiệp vụ trên. Hơn nữa với khả năng và thời gian còn hạn chế, trong khuôn khổ đề tài này, chúng em chỉ tập trung vào các nhiệm vụ quản lý phòng khách sạn (đặt, nhận, trả), quản lý khách hàng và quản lý sử dụng dịch vụ. Việc mở rộng để quản lý thêm nhân viên sẽ là mục tiêu của các đề tài trong tương lai. 3.4. Những yêu cầu chức năng a. Nhập: • Thông tin khách hàng (họ tên, giới tính, quốc tịch, CMND, địa chỉ, hộ chiếu (nếu có), số điện thoại, email…) • Thông tin đặt phòng (ngày đến, ngày đi, thời gian ở, số lượng người (trẻ em hoặc người lớn ), loại phòng, kiểu phòng, số lượng phòng, dịch vụ đi kèm, ghi chú…) GVHD: Nguyễn Thanh Bình Page 6 Nhóm SVTH: SET203 Phần mềm quản lý phòng khách sạn • Thông tin về phòng : loại phòng (phòng đơn, phòng đôi); kiểu phòng (Excutive Deluxe, Deluxe, Grande, Studio, Normal…), số phòng , vị trí, tình trạng phòng… • Thông tin về dịch vụ, giá cả • Thông tin người quản trị, thông tin người dung b. Xuất: • Phiếu đăng ký phòng • Hiển thị thông tin tình trạng phòng • Hiển thi danh sách khách hàng sử dụng và đặt phòng. • Danh sách và giá các dịch vụ. • Hóa đơn c. Xử lí: • Tự động tìm kiếm thông tin phòng • Tự động tìm kiếm thông tin khách hàng • Tự động tính tiền phòng, dịch vụ, thuế… 3.5. Những người sử dụng chính của hệ thống - Quản lý Khách sạn: Có nhiệm vụ kiểm soát hoạt động của khách sạn, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả và chất lượng phục vụ tốt nhất .Mọi vấn đề của khách sạn đều phải thông qua quản lý và quản lý có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong khách sạn. -Nhân viên bộ phận tiếp tân: Có nhiệm vụ tiếp nhận khách thuê phòng, trả lời những yêu cầu thắc mắc cho khách hàng, quản lý thông tin về phòng và khách hàng. Lập phiếu đăng ký khi khách thuê phòng, nhận yêu cầu khi khách hàng muốn sử dụng dịch vụ. Lập nội dung chi tiết phiếu thanh toán khi khách hàng trả phòng và chuyển sang bộ phận kế toán lập hóa đơn thanh toán. 3.6. Các kịch bản sử dụng GVHD: Nguyễn Thanh Bình Page 7 Nhóm SVTH: SET203 Phần mềm quản lý phòng khách sạn 3.6.1.Tìm kiếm phòng theo yêu cầu khách hàng User: Lễ tân Actor: Lễ tân Input: yêu cầu về phòng của khách hàng Output: tên và số lượng phòng phù hợp Mô tả: - Nhập thông tin mà khách hàng yêu cầu : phòng đơn, đôi, hay lớn; giá phòng; vị trí phòng, - Xuất ra số phòng phù hợp cụ thể. 3.6.2.Đặt phòng User: Lễ tân Actor: Lễ tân Input: thông tin khách hàng, Output: phiếu đặt phòng Mô tả: - Nhập thông tin khách hàng ( họ tên, số cmt, quốc tịch, số lượng người, số điện thoại) - Nhập thông tin phòng thuê ( số phòng, loại phòng, tên phòng, thời gian bắt đầu thuê) 3.6.3.Bổ sung thông tin phòng User: Lễ tân Actor: Lễ tân Input: các thông tin của khách hàng cần cập nhật Output: thông tin của khách hàng sau khi cập nhật Mô tả: - Cập nhật thêm thông tin của khách hàng( số lượng, thêm phòng,…) 3.6.4.Giao và nhận phòng User: Lễ tân Actor: Lễ tân Input: thông tin phòng Output: cập nhật thông tin phòng Mô tả: - Giao chìa khóa và thay đổi thông tin phòng từ “trống” thành “đang sử dụng” 3.6.5.Thông tin dịch vụ GVHD: Nguyễn Thanh Bình Page 8 Nhóm SVTH: SET203 Phần mềm quản lý phòng khách sạn User: Lễ tân Actor: Lễ tân Input: các dịch vụ khách hàng đã sử dụng Output: danh sách dịch vụ của khách hàng sau khi bổ sung Mô tả: - Thêm các dịch vụ khách hàng đã sử dụng ( tên dịch vụ, thời gian) 3.6.6.Tìm kiếm thông tin khách hàng User: lễ tân, quản lý Actor: lễ tân Input: tên khách hàng Output: thông tin về khách hàng và phòng đang sử dụng Mô tả: - Nhập tên khách hàng, cho ra thông tin của khách, thông tin về phòng khách đang sử dụng. 3.6.7.Làm hóa đơn User: lễ tân Actor: lễ tân Input: thông tin khách hàng Output: hóa đơn Mô tả: - Từ thông tin khách hàng và phòng thuê, tính toán số tiền khách hàng cần trả - Điền các phần trên vào hóa đơn. 4. Phân tích hệ thống 4.1.Giải pháp Bước 1: Quy trình đặt phòng _ Khi có nhu cầu đặt phòng khách hàng liên hệ với khách sạn để tiến hành làm thủ tục đăng kí phòng. Khách hàng có thể liên hệ với khách sạn bằng cách đến trực tiếp, gọi điện thoại,fax hoặc vào website của khách sạn. _Khi làm thủ tục đăng kí khách hàng phải khai báo đầy đủ thông tin cá nhân như tên tuổi,địa chỉ, số CMTND, số điện thoại và các yêu cầu như số phòng, loại phòng,ngày đến nhận phòng… Nhân viên khách sạn sẽ sử dụng chương trình để lưu lại những thông tin trên vào phiếu đặt phòng.Sau đó nhân viên kiểm tra lại tình trạng các phòng hiện có của khách sạn để đưa ra những tư vấn thông báo về việc đặt phòng của khách hàng. GVHD: Nguyễn Thanh Bình Page 9 [...]...Nhóm SVTH: SET203 Phần mềm quản lý phòng khách sạn _Sau khi việc đặt phòng được thống nhất và hoàn tất giữa 2 bên, chương trình sẽ tự động cập nhật lại trạng thái của phòng trống sang được đặt Bước 2: Quy trình nhận phòng Khi khách hàng đến nhận phòng nhân viên sẽ đăng nhập chương trình để cập nhật thêm các thông tin vào phiếu đặt phòng như ngày đến, hình thức thanh toán, số tiền... đến, ngày đi, số lượng Ngày nhận, số lượng, tình trạng phòng Ngày trả, Tình trạng phòng, tiền phòng, tiền dịch vụ, tổng 5.THIẾT KẾ HỆ THỐNG 5.1Thiết kế cơ sở dữ liệu 5.1.1 Chuyển các thực thể liên kết sang quan hệ Thứ tự 1 Tên thực thể Khách hàng 2 Phiếu đặt phòng 3 Thông tin phòng 4 Hóa đơn 5 Dịch vụ Các thuộc tính Mã khách hàng, giới tính, tên, CMT, địa chỉ, số diện thoại, email Mã PĐP, ngày đến,... đặt, dịch vụ, ghi chú Mã phòng, loại phòng, kiểu phòng, trạng thái phòng, số lượng phòng Mã hóa đơn, số ngày thuê, ngày thanh toán, thuế VAT, tổng tiền Mã DV, tên DV, giá DV 5.1.2 Chuyển các liên kết sang quan hệ Với các liên kết 2 ngôi loại 1:N bổ sung thuộc tính khóa của thực thể phía đầu 1 vào thực thể đầu N thành khóa ngoài Thứ tự 1 Tên liên kết Có(hóa đơn, GVHD: Nguyễn Thanh Bình Các thuộc tính . 5.1.1.Chuyển các thực thể liên kết sang quan hệ……………………… 20 5.1.2.Chuyển các liên kết sang quan hệ……………… …………………20 5.1.3.Chuẩn. cách dễ dàng nhất nhằm tiết kiệm thời gian, cũng như tạo sự thoải mái cùng phong cách làm việc chuyên nghiệp nhất. Các mục tiêu cụ thể: Không