Đang tải... (xem toàn văn)
Trợ lý giám đốc - Tổ chức, điều hành công việc hiệu quả - Organizing & managing effective task
TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ Organizing & managing effective task Phan khắc thành Caỏp trửụỷng, chuựng ta laứ ai? Cấp trưởng giữ 02 vai trò chủ chốt: 1. Nhà quản lý 2. Nhà lãnh đạo Lãnh đạo vạch ra định hướng đúng đắn. Quản lý đảm bảo định hướng đúng đắn được thực hiện. ĐỊNH NGHĨA “LEADER” (NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU) L (Learning - Học hỏi): Họ chắc chắn phải học hỏi đƣợc rất nhiều điều từ những thất bại. Họ phải trải nghiệm thất bại bởi họ luôn luôn hành động. Nhƣng, chính những thất bại đó sẽ mang đến cơ hội thành công cho họ vì họ rút ra đƣợc kinh nghiệm “xƣơng máu” cho mình. E (Excitement - Sự sôi nổi, nhiệt huyết): Họ luôn sôi nổi và nhiệt huyết với những tƣ tƣởng, tầm nhìn của mình và có khả năng truyền những nhiệt huyết đó đến cho mọi ngƣời. A (Asking – Biết đặt câu hỏi): Họ luôn đặt ra những câu hỏi “Ai, khi nào, tại sao và điều gì xảy ra nếu .”, thích nghi nhanh và quyết định về các đề án hành động khả thi nhất. D (Decisiveness - Quyết đoán): Họ phải hành động, quyết đoán và chịu mọi trách nhiệm về các quyết định của mình. Họ phải biết rõ những quyết định nào là cần thiết vì sự phát triển của công ty. E (Elevation – Khích lệ, khuyến khích): Họ luôn biết cách làm phấn chấn tinh thần nhân viên. Họ hiểu rõ tập thể sở hữu một sức mạnh to lớn. Họ luôn tìm kiếm những nhân viên tiềm năng, động viên, khích lệ, khen thƣởng và thăng chức cho những con ngƣời xuất sắc đó. R (Risk - Mạo hiểm): Đôi khi họ sẽ đi ngƣợc với con đƣờng của đại đa số, nghĩ đến những điều không ai nghĩ ra đƣợc và chia sẻ truyền thụ đến những ngƣời xung quanh. Nếu đám đông không đồng ý, nhà lãnh đạo vẫn cƣơng quyết đeo đuổi ý tƣởng của mình với niềm tin tuyệt đối. Nhà lãnh đạo giỏi là ngƣời biết chấp nhận rủi ro và mạo hiểm. ĐỊNH NGHĨA “LEADER” (NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU) Nhận thức về bản thân Khả năng phát triển quan hệ với ngƣời khác Khả năng xác định rõ những kỳ vọng Khả năng lập sơ đồ hoạt động để xác định nhu cầu lãnh đạo Khả năng xác lập đƣờng lối Lãnh đạo Khả năng phát triển ngƣời khác thành Lãnh đạo Khả năng xây dựng cơ sở để đạt cam kết Khả năng gây ảnh hƣởng để giành sự ủng hộ tự nguyện từ ngƣời khác Khả năng xây dựng môi trƣờng có tính khích lệ Vinh dự cao cả nhất của họ không phải là không bao giờ thất bại mà là biết đứng lên sau mỗi thất bại đó CÁC KỸ NĂNG THIẾT YẾU CỦA NHÀ QUẢN LÝ/ LÃNH ĐẠO Khối lượng công việc của phòng Tính cách của từng nhân viên Số lượng nhân viên trong phòng PHẢI CĂN CỨ VÀO ĐÂU ĐỂ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ? „THẾ NÀO QUÁ TRÌNH? LÀM THẾ NÀO ĐỂ KIỂM SOÁT & VÌ SAO PHẢI KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH (Qui trình)? Thế nào là quá trình: Là tập hợp các hoạt động có liên quan hoặc tương tác lẫn nhau để biến đổi đầu vào thành đầu ra. Làm thế nào để kiểm soát quá trình: Để kiểm soát được các quá trình phải: Xác đònh có những quá trình nào tại nơi làm việc Mục đích của mỗi quá trình đó để làm gì? Cách thức để kiểm soát quá trình đó thế nào Phân công người chòu trách nhiệm theo dõi các quá trình nhằm đảm bảo chúng được thực hiện theo đúng trình tự của các hướng dẫn liên quan. Vì sao phải kiểm soát quá trình: Nhằm đảm bảo hoặc loại bỏ sai sót “làm đúng ngay từ đầu là hiệu quả nhất” Tại sao phải xây dựng qui trình làm việc? Qui trình là chuẩn cứ, là tiêu chuẩn được tổ chức xác lập bằng văn bản nhằm mục đích công bố chuẩn cứ làm việc để các cá nhân, các bên liên quan của tổ chức cùng hiểu và thực hiện như nhau hoặc để biết và tham gia giám sát thực hiện. Nhìn từ một góc khác, làm việc thiếu qui trình đồng nghóa với việc làm việc thiếu chuẩn cứ, thiếu cơ sở khoa học hay thiếu đònh hướng dẫn đến việc thiếu tự tin trong công việc. Việc thiết lập qui trình làm việc không chỉ giúp chúng ta làm việc có cơ sở hơn, khoa học hơn hay tự tin hơn mà còn giúp chúng ta có cái nhìn tổng thể hơn về công việc mình đang làm. Đây cũng là tiền đề cho các hoạt động cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả lao động Đó chính là lý do giải thích tại sao chúng ta cần xây dựng qui trình làm việc a ESH Awareness Quá trình và kiểm soát quá trình [...]... công công việc Phân công công việc Các điểm cần chú ý khi giao việc Chọn đúng người phù hợp để giao việc Đừng hỏi “đã hiểu chưa?” Xác định quyền hạn của người được giao việc Khơng can thiệp q sâu vào cơng việc của nhân viên Nêu rõ mục tiêu và thời gian khi giao việc Theo dõi q trình thực hiện Hướng dẫn, hỗ trợ kịp thời khi giao việc Học tập, rút kinh nghiệm với nhân viên được giao việc. .. Giá Nhân Viên E D c.Cung cấp các thơng tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực hiện cơng việc d.Tiêu Chuẩn Cho Các Giá Trị Đo Lƣờng Đánh giá năng lực nhân viên A TƠI LÀM VIỆC NHIỆT TÌNH VÌ U NGHỀ B Đánh giá năng lực nhân viên A TƠI LÀM VIỆC NHIỆT TÌNH VÌ U NGHỀ B MỘT SỐ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC Mutual Trust and Respect Tôn trọng & tin tưởng Empowering People Trao quyền Positive Attitude... Học tập, rút kinh nghiệm với nhân viên được giao việc BẠN THUỘC NHĨM NÀO? A TƠI LÀM VIỆC NHIỆT TÌNH VÌ U NGHỀ B TƠI LÀM VIỆC NHIỆT TÌNH VÌ LƢƠNG CAO ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC NHÂN VIÊN Xây dựng tiêu chẩn đánh giá hiệu quả cơng việc b.Phát triển sự hiểu biết cơng ty về các cơ hội và hoạch định nghề nghiệp B a.Giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa các sai lầm e.Cung cấp thơng tin để làm cơ sở đào tạo, trả lƣơng,... you can’t control others nobody will listen to you “Đònh nghóa về sự điên rồ là lặp đi lặp lại một công việc và mong chờ kết quả khác biệt” “Nếu bạn luôn làm công việc mà bạn đã từng làm, bạn sẽ luôn ở tại nơi mà bạn đã từng ở” Conflict Management GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT Conflict is inevitable Xung Đột Là Điều Khơng Tránh Khỏi Promotes Self-knowledge Giúp hiểu rõ bản thân Promotes Positive Change Khởi đầu . những câu hỏi “Ai, khi nào, tại sao và điều gì xảy ra nếu .”, thích nghi nhanh và quyết định về các đề án hành động khả thi nhất. D (Decisiveness - Quyết. cách làm phấn chấn tinh thần nhân viên. Họ hiểu rõ tập thể sở hữu một sức mạnh to lớn. Họ luôn tìm kiếm những nhân viên tiềm năng, động viên, khích lệ, khen