Trường Trung học Kinh tế Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Kế toán hành chính sự nghiệp với tư cách là 1 bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống khác công cụ quản lý, bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán Nhà nước có chức năng tổ chức hệ thống thông tin toàn diện, liên tục có hệ thống về tình hình tiếp nhận sử dụng kinh phí, quỹ, tài sản công ở các đơn vị thụ hưởng ngân quỹ công cộng. Thông qua đó, tổ trưởng các tổ chức hành chính sự nghiệp nắm bắt được tình hình hoạt động của mình tổ chức phát huy mặt tích cực, ngăn chặn kịp thời các khuyết điểm, các cơ quan chức năng của Nhà nước kiểm soát, đánh giá chính xác công việc hiệu quả của việc sử dụng công quỹ. Hiện nay hơn 50% sè chi Ngân sách của Nhà nước hàng năm dành cho chi thường xuyên thông qua các tổ chức hành chính sự nghiệp trong cả nước. Để giúp các đơn vị quản lý tốt ngân sách được Nhà nước cấp phát, giúp cho các cơ quan kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước trong việc kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành chế độ chi tiêu, ngăn chặn sự tham nhòng, lãng phí thì một trong những biện pháp phải làm là phải có một kế toán hành chính sự nghiệp bao quát được các nội dung hoạt động, dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát. Vì vậy đòi hỏi sự cần thiết của kế toán hành chính sự nghiệp. Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán, tình hình quản lý và sử dụng các loạit vật tư, tài sản công, tiến hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của đơn vị. Kế toán hành chính sự nghiệp với chức năng và giám đốc mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách Nhà nước tại các đơn vị hành chính sự nghiệp, được Nhà nước sử dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực trong việc quản lý Ngân sách Nhà nước đơn vị, góp phần đắc lực vào việc sử dụng các nguồn vốn một cách tiết kiệm có hiệu quả đúng như dự toán được duyệt, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ngân sách. Page 44 of 63 Trường Trung học Kinh tế Hà Nội Để thực sự là công cụ sắc bén, có hiệu quả trong công tác quản lý tài sản chính kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện các nghiệp vụ sau: + Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và sử dụng các khoản kinh phí: sử dụng ở các khoản thu ở đơn vị. + Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính, các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công sở đơn vị, kiểm tra tình hình chấp hành thu nép ngân sách; chấp hành kỉ luật thanh toán và các chế độ, chính sách hành chính của Nhà nước. + Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của đơn vị cấp dưới. + Lập và nép đúng hạn báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định. Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng định mức chi tiêu. Phân tích và đánh giá hiệu quả các nguồn kinh phí. Phương pháp kế toán sử dụng là: kế toán sử dụng phương pháp kế toán ghi sổ kép đảm bảo sự cân điểm giữa vốn và nguồn, giữa kinh phí nhận với kinh phí cấp, giữa giá trị và nguồn hình thành TSCĐ…. Trong đợt thực tập này em được thực tập ở đơn vị hành chính sự nghiệp đó là Trường Tiểu học Đình Xuyên. Tuy thời gian thực tập ở trường có hạn (ít hơn so với thời gian đưa ra của nhà trường) xong đã đem lại cho em nhiều kiến thức bổ Ých về ngành học của mình hơn. Em đã thấy được tầm quan trọng của một người kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp, nắm vững hơn về công tác nghiệp vụ chuyên môn của mình. Hà Nội , ngày 20 tháng 4 năm 2008 Sinh viên Page 45 of 63 Trường Trung học Kinh tế Hà Nội Page 46 of 63 Trường Trung học Kinh tế Hà Nội Chương I: Các vấn để chung về kế toán HCSN. 1.1. Khái niệm, nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp. 1.1.1. Khái niệm. Kế toán HCSN là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công; tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị. 1.1.2. Nhiệm vụ. - Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí; sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị. - Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước; kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư tài sản công ở đơn vị; kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nép ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách của Nhà nước. - Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới. - Lập và nép đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định. Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu. Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị. 1.1.3. Yêu cầu công tác kế toán trong các đơn vị HCSN. Page 47 of 63 Trường Trung học Kinh tế Hà Nội Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp phải đáp ứng được những yêu cầu sau: - Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quĩ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị. - Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính toán. - Sè liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị. - Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả. 1.1.4. Nội dung công tác kế toán HCSN. - Kế toán vốn bằng tiền. - Kế toán vật tư, tài sản. - Kế toán thanh toán. - Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ. - Kế toán các khoản thu ngân sách. - Kế toán các khoản chi ngân sách. - Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán ở đơn vị. 1.2. Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN. 1.2.1. Tổ chức công tác ghi chép ban đầu. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu, chi ngân sách của mọi đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác. Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ do nhà nước ban hành trong chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp và nội dung hoạt động kinh tế tài chính cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó để qui định cụ Page 48 of 63 Trường Trung học Kinh tế Hà Nội thể việc sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, qui định người chịu trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ cụ thể và xác định trình tự luân chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị. Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là do kế toán trưởng đơn vị qui định. Trong quá trình vận dụng chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu đã qui định. Mọi hành vi vi phạm chế độ chứng từ tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm, được xử lý theo đúng qui định của Pháp lệnh kế toán thống kê, Pháp lệnh về xử phạt vi phạm hành chính và các văn bản pháp qui khác của Nhà nước. 1.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống TK kế toán. Tài khoản kế toán là phương tiện dùng để tập hợp, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế toán được sử dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp dùng để phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình vận động của kinh phí và sử dụng kinh phí ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. Nhà nước Việt Nam qui định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước bao gồm các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản. Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có qui định những tài khoản kế toán dùng chung cho mọi đơn vị thuộc mọi loại hình hành chính sự nghiệp và những tài khoản kế toán dùng riêng cho các đơn vị thuộc một số loại hình qui định rõ các tài khoản cấp 2 của một số tài khoản có tính chất phổ biến trong các loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp. Page 49 of 63 Trường Trung học Kinh tế Hà Nội Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản thống nhất qui định trong chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, đồng thời phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó, các đơn vị qui định những tài khoản kế toán cấp 1, cấp 2, cấp 3 và có thể qui định thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3 có tính chất riêng của loại hình hành chính sự nghiệp của đơn vị mình. Việc xác định đầy đủ, đúng đắn, hợp lý số lượng tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3,… để sử dụng đảm bảo phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, đáp ứng nhu cầu thông tin và kiểm tra, phục vụ công tác quản lý của Nhà nước và của đơn vị đối với các hoạt động kinh tế, tài chính trong đơn vị. 1.2.3. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán. Theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, các hình thức kế toán được áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp gồm: - Hình thức kế toán Nhật ký chung. - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế toán Nhật ký-Sổ cái. Tuỳ thuộc vào qui mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, mỗi đơn vị kế toán được phép lùa chọn một hình thức kế toán phù hợp với đơn vị mình nhằm đảm bảo cho kế toán có thể thực hiện tốt nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác tài liệu, thông tin kinh tế phục vụ cho công tác lãnh đạo điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị. 1.2.3.1 Hình thức Nhật ký-Sổ cái. * Trình tự và phương pháp ghi sổ: Page 50 of 63 Trng Trung hc Kinh t H Ni Hng ngy, cn c vo cỏc chng t gc (Bng tng hp chng t gc), k toỏn tin hnh dnh khon ri ghi vo Nht ký-s cỏI. Mi chng t (Bng tng hp chng t) ghi vo Ngt ký-s cỏI mt dũng, ng thi c 2 phn: ph Nht ký (gy, thỏng ghi s, s hiu v ngy thỏng chng t; din giI v s phỏt sinh) v phn s cỏI (ghi N, ghi Cú ca cỏc tI khon liờn quan). Cui k (thỏng, quớ, nm), tin hnh khoỏ s cỏc ti khon, tớnh ra v i chiu s liu bo m cỏc quan h cõn i sau: === = = = Ngoi ra, cú nhng thụng tin chi tit, c th v tỡnh hỡnh ti sn, vt t, tin vn, tỡnh hỡnh v kt qu hot ng kinh t ti chớnh, k toỏn cũn s dng c s, th k toỏn chi tit. Tu theo yờu cu qun lý, cỏc n v hnh chớnh s nghip cú th m v lựa chn cỏc mu s k toỏn chi tit cn thit v phự hp. Hng ngy, cn c vo cỏc chng t k toỏn ghi vo cỏc s, th chi tit liờn quan, cui thỏng (quớ), phi tng hp s liu, khoỏ s v th chi tit ri lp cỏc bng tng hp chi tit. Thụng thng, k toỏn cú th m cỏc s, th chi tit sau: S ti sn c nh. S chi tit vt liu, sn phm, hng hoỏ. Th kho. Page 51 of 63 Tổng cộng số tiền ở phần Nhật ký (cột SPS) Tổng số phát sinh Nợ của các tài khoản (phần sổ cái) Tổng số phát sinh Có của các tài khoản (phần sổ cái) Tổng số d Nợ cuối kỳ của tất cả các tài khoản Tổng số d Có cuối kỳ của tất cả các tài khoản Trường Trung học Kinh tế Hà Nội Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh. Sổ chi tiết thanh toán (với người bán, người mua, với ngân sách, với nội bộ). Page 52 of 63 Trng Trung hc Kinh t H Ni S chi tit ngun kinh phớ. S chi tit chi hot ng * Cú th khỏi quỏt trỡnh t ghi s theo hỡnh thc Nht ký-s cỏi qua s : S TRèNH T K TON CA HèNH THC NHT Kí-S CI. (1)(3) (3) (1) (4) (5)(1) (1) (2)(6) (6) (7) (7) Ghi hng ngy Ghi cui thỏng Quan h i chiu Page 53 of 63 Sổ quĩ Chứng từ gốc Sổ, thẻ KT chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp CT gốc Nhật ký-sổ cái Báo cáo TC . Hà Nội Các đơn vị hành chính sự nghiệp không những chịu sự kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính mà bản thân đơn vị phải tự. trong đơn vị. 1.2.3. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán. Theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, các hình thức kế toán được áp dụng cho các đơn vị hành chính