TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP ------------------------------ I.Vò trí, Vai trò kế toán trong quản lý kinh doanh: 1. Khái niệm về kế toán: Kế toán là một phân hệ thông tin thực hiện việc phản ánh và giám đốc mọi diễn biến của quá trình hoạt động thực tế thông qua một số các phương pháp riêng biệt gắn liền với việc sử dụng ba loại thước đo: tiền, hiện vật và thời gian lao động trong đó thước đo bằng tiền là chủ yếu, kế toán thực hiện cung cấp các thông tin một cách toàn diện và nhanh chóng về tình hình và kết quả hoạt động của đơn vò. 2. Vò trí, vai trò của kế toán trong hệ thống quản lý kinh doanh: Sự ra đời và phát triển của kế toán gắn liền với sự ra đời và phát triển của nền sản xuất xã hội. Nền sản xuất xã hội càng phát triển, kế toán càng trở nên quan trọng và trở thành công cụ không thể thiếu trong quản lý kinh tế tại một đơn vò sản xuất kinh doanh. Công việc kế toán luôn luôn được xem là một công cụ của quản lý kinh tế và để điều hành, quản lý được toàn bộ hoạt động kinh doanh ở doanh nghiệp một cách có hiệu quả cao nhất, các nhà quản lý phải nắm bắt được kòp thời, chính xác các thông tin kinh tế về các hoạt động đó, bao gồm ”chi phí đầu vào” và ”kết quả đầu ra” Đầu vào Xử lý Đầu ra Tất cả những thông tin kinh tế liên quan đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp được kế toán với chức năng phản ánh thông tin và kiểm tra (chức năng giám đốc) để thu nhận, xử lý và tổng kết một cách kòp thời, chính xác bằng hệ thống các phương pháp khoa học của mình. Về bản chất kế toán là một hệ thống đo lường, xử lý các thông tin thu thập được và truyền đạt các thông tin có ích cho các nhà quản lý ra các quyết Chứng từ Phân tích Nhật ký Sổ cái Khóa sổ Ghi nhật ký Ch. Sổ Báo cáo Kế toán Lập Báo cáo đònh. Kế toán còn có tính khoa học và nghệ thuật cao trong việc ghi chép - phân loại - tổng hợp và giải thích các nghiệp vụ kinh tế của một tổ chức làm căn cứ để ra các quyết đònh trong quản lý kinh doanh. Là một khoa học về quản lý kinh tế và là bộ phận cấu thành của hệ thống lý luận quản lý kinh tế tài chính, đặc biệt trong nền kinh tế thò trường, vò trí, vai trò của kế toán được thể hiện rõ như sau: - Kế toán với chức năng của mình sẽ cung cấp đầy đủ toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp nhằm giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vò đạt được hiệu quả cao. - Kế toán phản ánh đầy đủ toàn bộ tài sản hiện có cũng như sự vận động của các tài sản đó tại đơn vò, qua đó giúp các doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản và bảo vệ được tài sản của mình nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng các loại tài sản đó. - Kế toán phản ánh được đầy đủ các chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng như kết quả của quá trình đó mang lại, nhằm kiểm tra được việc thực hiện nguyên tắc tự bù đắp chi phí và có Lãi trong kinh doanh. - Kế toán phản ánh đầy đủ, cụ thể từng loại nguồn vốn, từng loại tài sản, giúp cho việc kiểm tra, giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng tài sản và tính chủ động trong kinh doanh của đơn vò. - Kế toán phản ánh được kết quả lao động của người lao động giúp cho việc khuyến khích lợi ích vật chất và xác đònh trách nhiệm vật chất đối với người lao động một cách rõ ràng nhằm khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động. Đối với doanh nghiệp kế toán là công cụ quan trọng trong điều hành, quản lý các hoạt động nhằm bảo đảm được quyền chủ động của đơn vò trong sản xuất kinh doanh, ngoài ra kế toán còn có tác dụng đến các nhà đầu tư, các cổ đông, các đối tác trong kinh doanh . kế toán giúp cho họ lựa chọn các mối quan hệ phù hợp để quyết đònh các vấn đề đầu tư, góp vốn và các quan hệ mua bán đem lại hiệu quả kinh tế cao. II. ý nghóa và nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán: 1. ý nghóa tổ chức công tác kế toán: Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp của kế toán, vận dụng các chế độ, các thể lệ, các qui đònh của nhà nước. Tổ chức tốt công tác kế toán có ý nghóa trong việc đánh giá tính hiệu quả của sự vận hành bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp của kế toán. Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán có ý nghóa lớn trong việc thực hiện cung cấp thông tin kinh tế kòp thời, chính xác phục vụ cho lãnh đạo và quản lý kinh doanh, thể hiện được hết chức năng của kế toán, phát huy đầy đủ vai trò của hạch toán kế toán trong quản lý kinh tế tài chính ở đơn vò. 2. Nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán: Để phát huy đầy đủ vò trí vai trò của kế toán trong hệ thống quản lý. Kế toán cần phải được tổ chức khoa học, hợp lý và thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vò. - Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kỹ luật thu nộp và thanh toán. Kiểm tra tình hình giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, kòp thời ngăn ngừa những hành động tham ô lãng phí vi phạm các chế độ các chính sách về kinh tế tài chính hiện hành. - Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu và quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thống kê và cung cấp số liệu đó cho các bộ phận có liên quan trong nội bộ và cho cấp trên theo qui đònh. - Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động SX KD, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính phục vụ cho công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch, phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế. Hoạt động của kế toán được thể hiện trong việc cung cấp các thông tin về kinh tế tài chính của đơn vò cho các nhà quản lý. Với ba đối tượng chủ yếu sử dụng thông tin là: (thông qua sơ đồ) III. Những nội dung chủ yếu của việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp: Hoạt động kinh doanh Hoạt động kế toán Nhà quản lý: -Chủ doanh nghiệp -Hội đồng quản trò -Ban giám đốc . Người có lợi ích trực tiếp: -Các nhà đầu tư -Các chủ nợ . Tổ chức có lợi ích gián tiếp: -Cơ quan thuế -Các cơ quan chức năng -Cơ quan thống kê Điều quan trọng đối với kế toán trưởng là phải nắm vững nội dung tổ chức công tác kế toán nhằm tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp mình một cách khoa học và hợp lý nhất. ở mổi doanh nghiệp có những đặc điểm khác nhau, qui mô khác nhau nhưng việc tổ chức công tác kế toán phải thực hiện đầy đủ các nội dung sau đây: 1. Tổ chức hạch toán ban đầu ở đơn vò cơ sơ û (vận dụng chế độ chứng từ kế toán): Công việc đầu tiên của qui trình kế toán là phải tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán. Doanh nghiệp căn cứ vào các yêu cầu cụ thể về việc quản lý các hoạt động để có thể qui đònh sử dụng những mẩu chứng từ phù hợp. Các mẩu chứng từ thuộc hệ thống chứng từ theo luật đònh phải tuân thủ về mẩu biểu, nội dung và phương pháp lập, các mẩu chứng từ hướng dẫn có thể vận dụng phù hợp theo yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp đối với từng hoạt động. Ngoài việc qui đònh các mẩu biểu chứng từ được sử dụng còn phải qui đònh và hướng dẫn cụ thể cách ghi chép trong các chứng từ kế toán, qui đònh trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý tạo điều kiện cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu kế toán và phục vụ công tác quản lý. Việc tổ chức qui trình lập, luân chuyển và sử dụng chứng từ kế toán theo trình tự: -Lập chứng từ -Kiểm tra chứng từ -Ghi sổ kế toán -Lưu trữ chứng từ kế toán 2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Việc xác đònh các tài khoản sử dụng để ghi chép nhằm phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu về thông tin và kiểm tra quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán trưởng căn cứ vào tính chất hoạt động của doanh nghiệp cũng như khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các yêu cầu quản lý cụ thể để xác đònh đầy đủ các tài khoản cấp 1 cấp 2 hay sổ chi tiết đã được qui đònh trong hệ thống TK kế toán đã được ban hành. Ngoài việc hạch toán theo hệ thống TK kế toán trong kế toán tài chính, doanh nghiệp còn phải xây dựng một danh mục tài khoản kế toán quản trò nhằm phản ánh một cách chi tiết theo yêu cầu quản lý cụ thể đối với các hoạt động cần quản lý chi tiết. Hệ thống tài khoản kế toán hiện nay bao gồm hai loại: -TK ngoài bảng cân đối kế toán -TK thuộc bảng cân đối kế toán Các TK thuộc bảng cân đối kế toán chia thành 9 loại: - Loại 1: TSLĐ và đầu tư ngắn hạn - Loại 2: TSCĐ và đầu tư dài hạn - Loại 3: Nợ phải trả - Loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu - Loại 5: Doanh thu - Loại 6: Chi phí SX KD - Loại 7: Thu nhập hoạt động khác - Loại 8: Chi phí hoạt động khác - Loại 9: Xác đònh kết quả kinh doanh 3. Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán hợp lý: Việc lựa chọn hình thức kế toán để áp dụng cho doanh nghiệp có tầm quan trọng đến chất lượng của công tác kế toán. Kế toán trưởng phải căn cứ vào qui mô đặc điểm cụ thể về hoạt động sản xuất kinh doanh căn cứ vào trình độ của nhân viên kế toán mà tổ chức hình thức kế toán hợp lý. Hiện nay có 4 hình thức kế toán mà doanh nghiệp có thể lựa chọn là: - Hình thức kế toán nhật ký chung -Hình thức kế toán nhật ký sổ cái -Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ -Hình thức kế toán nhật ký chứng từ 4. Tổ chức công tác lập báo cáo kế toán Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng qui đònh và phù hợp với yêu cầu quản lý cụ thể. Đối với những báo cáo bắt buộc như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh . phải tổ chức ghi chép theo đúng mẩu biểu và tôn trọng trình tự các chỉ tiêu đã được nhà nước qui đònh, những báo cáo khác có tính chất hướng dẫn cần phải căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể mà vận dụng cho phù hợp. Báo cáo kế toán là kết quả của công tác kế toán trong doanh nghiệp, là nguồn thông tin quan trọng cho các nhà quản lý thuộc bên trong và bên ngoài doanh nghiệp trong đó có các cơ quan chức năng của nhà nước. Báo cáo tài chính bao gồm các loại báo cáo được nhà nước qui đònh thống nhất mà các doanh nghiệp phải có trách nhiệm lập theo đúng mẫu qui đònh, đúng phương pháp. Lập và gởi phải đúng theo thời hạn đã được qui đònh. Theo chế độ hiện hành thì hệ thống báo cáo tài chính bao gồm: -Bảng cân đối kế toán -Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh -Báo cáo lưu chuyển tiền tệ -Bảng thuyết minh báo cáo tài chính 5. Tổ chức kiểm kê tài sản Thực hiện tổ chức kiểm kê tài sản nhằm để kiểm tra tại chỗ các loại tài sản hiện có của doanh nghiệp bằng cách cân đong đo đếm để xác đònh số lượng chất lượng của từng loại tài sản. Tổ chức công tác kiểm kê là công việc phức tạp có liên quan đến nhiều cá nhân nhiều bộ phận vì vậy đòi hỏi khi tiến hành kiểm kê tài sản phải tuân thủ các qui trình khi thực hiện kiểm kê như: thành lập ban kiểm kê, tiến hành kiểm kê khi đã thực hiện khóa sổ kế toán, xác đònh số chênh lệch của từng loại tài sản, lập báo cáo kiểm kê và đề xuất các ý kiến đến lãnh đạo về các phương án xử lý chênh lệch, thực hiện điều chỉnh và qui trách nhiệm vật chất khi đã có quyết đònh chính thức. 6. Tổ chức kiểm tra kế toán Thực hiện việc kiểm tra kế toán làm cho công tác kế toán trong doanh nghiệp phải thực hiện đúng đắn, số liệu kế toán chính xác, trung thực, các thể lệ các chế độ kế toán phải được chấp hành nghiêm chỉnh, ngăn ngừa các vi phạm chính sách kinh tế tài chính của nhà nước đồng thời đảm bảo vai trò của kế toán trong quản lý và điều hành ở doanh nghiệp. Nội dung kiểm tra kế toán: -Kiểm tra việc thực hiện các phương pháp : tính toán, ghi chép, phản ánh trong các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán. -Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán, kiểm tra việc tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán. -Kiểm tra việc chỉ đạo công tác kế toánvà việc thực hiện trách nhiệm, quyền hạn của kế toán trưởng 7. Tổ chức ứng dụng các phương tiện và công nghệ hạch toán tiên tiến: Hiện nay kỹ thuật tin học phát triển rộng rãi và được ứng dụng trong nhiều ngành nghề khác nhau. Việc ứng dụng phương tiện và công nghệ hạch toán tiên tiến vào trong công tác kế toán là yêu cầu cấp thiết đáp ứng kòp thời trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo. Vì vậy doanh nghiệp phải có kế hoạch dần trang bò các phương tiện kỹ thuật tính toán, có kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình dộ nhân viên kế toán trong ứng dụng thành thạo các phương tiện tính toán hiện đại. Tổ chức trang bò những phương tiện kỹ thuật để ứng dụng công nghệ tin học bao gồm trang bò phần cứng (hệ thống máy tính), trang bò phần mềm (các chương trình kế toán trên máy). Việc tổ chức phát triển công nghệ tiên tiến vào công tác kế toán là tr1ch nhiệm của kế toán trưởng nhằm đạt được mục tiêu trong việc nâng cao chất lượng của thông tin kế toán cũng như vai trò của kế toán đối với công tác quản lý. 8.Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp: Phân tích hoạt động kinh tế là công việc rất quan trọng đối với công tác quản lý trong doanh nghiệp. Thông qua phân tích hoạt động kinh tế sẽ cho thấy được những ưu và nhược điểm của doanh nghiệp trong tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, qua đó tìm ra được nguyên nhân của những thành công hay thất bại khi thực hiện các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Đồng thời qua đó còn cho thấy các khả năng tiềm tàng mà doanh nghiệp cần phải khai thác, sử dụng trong tương lai để nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. IV. Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp sản xuất: Tổ chức công tác kế toán là thực hiện các công việc bao gồm các qui đònh, các nội dung công tác kế toán để đạt những mục tiêu, Việc tổ chức công tác kế toán là những công việc kế toán phải làm và những phương pháp kế toán phải thực hiện. Bộ máy kế toán trong một doanh nghiệp là việc tập hợp các cá nhân làm công tác kế toán tại một đơn vò kết hợp với các phương tiện kỹ thuật để ghi chép tính toán và xử lý các thông tin có liên quan đến công tác kế toán. Để có thể tổ chức bộ máy kế toán, cần căn cứ vào loại hình tổ chức công tác kế toán mà doanh nghiệp đã vận dụng đồng thời phải phù hợp với sự phân cấp quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp cũng như phù hợp với qui mô hoạt động SX KD của đơn vò. Căn cứ vào đặc điểm qui mô hoạt động SX KD có thể vận dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán sau đây: 1.Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Kế toán trưởng doanh nghiệp Bộ phận kế toán TSCĐ, vật tư, hàng hóa …… Bộ phận kế toán tiền lương và BHXH …………. Bộ phận kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra Mô hình kế toán tập trung phù hợp với những doanh nghiệp có qui mô nhỏ, đòa bàn hoạt động tập trung và vận dụng cơ giới hóa trong công tác kế toán. 2.Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán Mô hình kế toán phân tán phù hợp với những doanh nghiệp có qui mô lớn, đòa bàn hoạt động phân tán, có nhiều đơn vò phụ thuộc ở xa và hoạt động tương đối độc lập. (Bài viết do tác giả Lê Hiệp gửi cho webketoan - Xin chân thành cảm ơn anh) Các nhân viên kế toán ở các đơn vò phụ thuộc (không tổ chức kế toán riêng) Kế toán trưởng Đơn vò chính Bộ phận kế toán hoạt động chung cho toàn doanh nghiệp Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kiểm tra kế toán nội bộ Bộ phận tài chính thống kê Trưởng ban kế toán ở đơn vò phụ thuộc Bộ phận kế toán TSCĐ, vật tư, hàng hóa …. Bộ phận kế toán vốn bằng tiền Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành Bộ phận kế toán tổng hợp . nghóa và nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán: 1. ý nghóa tổ chức công tác kế toán: Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng. tính toán và xử lý các thông tin có liên quan đến công tác kế toán. Để có thể tổ chức bộ máy kế toán, cần căn cứ vào loại hình tổ chức công tác kế toán