Câu 20: Tính cách của văn hóa doanh nghiệp. Những biện pháp giúp nhân viên mới hòa nhập vào văn hóa doanh nghiệp Bài làm I. Tìm hiểu chung về Văn hóa doanh nghiệp 1. Khái niệm Văn hóa doanh nghiệp (VHDN) là một hệ thống những ý nghĩa, giá trị, niềm tin chủ đạo, nhận thức và phương pháp tư duy được mọi thành viên của một tổ chức cùng chia sẻ và có ảnh hưởng ở phạm vi rộng đến cách thức hành động của các thành viên. Nội dung của VHDN không phải là một cái gì đó tự nghĩ ra một cách ngẫu nhiên, nó được hình thành trong quá trình hoạt động kinh doanh thực tiễn, trong quá trình liên hệ, tác động qua lại và có quan hệ, như một giải pháp cho những vấn đề mà môi trường bên trong và bên ngoài đặt ra cho doanh nghiệp. VHDN thể hiện được những nhu cầu, mục đích và phương hướng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tạo cho doanh nghiệp có được màu sắc riêng, tức là nhân cách hóa doanh nghiệp đó. VHDN là cơ sở của toàn bộ các chủ trương, biện pháp cụ thể trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chi phối kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. 2. Các yếu tố nền tảng của văn hóa doanh nghiệp - Các yếu tố hữu hình: hình thức thể hiện bên ngoài của văn hóanhư kiến trúc trụ sở, văn phòng, biển hiệu, tên gọi, khẩu hiệu, trang phục cán bộ nhân viên, ngôn ngữ sử dụng… - Chất lượng ban lãnh đạo và nhân viên: Văn hóa DN được xây dựng bởi đa số các cá nhân trong DN. Cho nên, chất lượng ban lãnh đạo DN và các nhân viên chủ chốt đóng vai trò quan trọng nhất trong việc định hướng và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và văn hóa DN nói riêng. - Các quy định về văn hóa: DN nào cũng cần có điều lệ, các quy định, nội quy… ban hành bằng văn bản, phổ biến cho các phòng ban thực thi. Đây là đòi hỏi bắt buộc của xã hội cũng như của luật pháp đối với hoạt động của DN, để đảm bảo rằng DN kiếm được lợi nhuận nhưng cũng phải thực hiện các nghĩa vụ như nộp thuế, đóng góp bảo vệ môi trường, tôn trọng thuần phong mỹ tục quốc gia…  Đạo đức kinh doanh  Giá trị theo đuổi  Niềm tin  Thái độ ứng xử  Hành vi giao tiếp - Các quy ước chưa thành văn: Tổ chức tiệc sinh nhật cho nhân viên, tặng quà và thăm hỏi nhân viên bị ốm, tham hỏi và tặng quà cấp trên trong các dịp lễ tết,…Các quy ước không thành văn có ưu điểm là tế nhị và linh hoạt trong giao tiếp, nhưng cũng có nhược điểm là tạo ra các khoảng cách nhất định và đôi khi là thói nịnh bợ cấp trên, dễ dẫn tới chạy chức, chạy quyền… Nếu chủ DN không có các tiêu chí khoa học và chi tiết để đánh giá chất lượng nhân lực trước khi bổ nhiệm thì dễ để lọt người tài và sử dụng nhầm người. - Sự tham gia của ban lãnh đạo và nhân viên: VHDN không phải hình thành một sớm một chiều mà nó là cả quá trình lâu dài, cần có sự dẫn dắt của các cấp lãnh đạo để duy trì và phát triển được các giá trị nền tảng của VHDN. 3. Vai trò của văn hóa doanh nghiệp Văn hoá doanh nghiệp có vị trí và vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp, bởi bất kỳ một doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố văn hoá, ngôn ngữ, tư liệu, thông tin nói chung được gọi là tri thức thì doanh nghiệp đó khó có thể đứng vững và tồn tại được. Trong khuynh hướng xã hội ngày nay thì các nguồn lực của một doanh nghiệp là con người mà văn hoá doanh nghiệp là cái liên kết và nhân lên nhiều lần các giá trị của từng nguồn lực riêng lẻ. Do vậy, có thể khẳng định văn hoá doanh nghiệp là tài sản vô hình của mỗi doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp quyết định sự trường tồn của doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp trường tồn vượt xa cuộc đời của những người sáng lập. Cụ thể hơn, văn hoá doanh nghiệp giúp: giảm xung đột; điều phối và kiểm soát; tạo động lực làm việc; tạo lợi thế cạnh tranh. Giảm xung đột: VHDN là keo gắn kết các thành viên của doanh nghiệp. Nó giúp các thành viên thống nhất về cách hiểu vấn đề, đánh giá, lựa chọn và định hướng hành động. Điều phối và kiểm soát: VHDN điều phối và kiểm soát hành vi cá nhân bằng các câu chuyện, truyền thuyết; các chuẩn mực, thủ tục, quy trình, quy tắc . Khi phải ra một quyết định phức tạp, văn hoá doanh nghiệp giúp ta thu hẹp phạm vi các lựa chọn phải xem xét. Tạo động lực làm việc: VHDN giúp nhân viên thấy rõ mục tiêu, định hướng và bản chất công việc mình làm. Văn hoá doanh nghiệp còn tạo ra các mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên và một môi trường làm việc thoải mái, lành mạnh. Lợi thế cạnh tranh: Tổng hợp các yếu tố gắn kết, điều phối, kiểm soát, tạo động lực . làm tăng hiệu quả hoạt động và tạo sự khác biệt trên thịtrường. Hiệu quả và sự khác biệt sẽ giúp doanh nghiệp cạnh tranh tốt trên thị trường. II. Tính cách của văn hóa doanh nghiệp "Mỗi người mỗi tính"- đó là cách mà tổ tiên tổng kết về tính cách của con người. Có thể hiểu là chẳng ai giống ai hoàn toàn cả. Văn hóa doanh nghiệp cũng như thế, mỗi một tổ chức lại có những cá tính riêng. Tính cách của văn hóa doanh nghiệp được thể hiện như sau: Stt Tính cách Đặc điểm 1 Tính sáng tạo + Nhân cách cởi mở + Hoài bảo lớn + Thích những thử thách mới + Triết lý hãy sáng tạo ra tương lai + Tìm cách thay đổi thật độc đáo 2 Tính cách ưa mạo hiểm, linh động + Thích hợp trong tổ chức năng động + Hay thay đổi + Cần phải có phản ứng nhanh, + Môi trường hoạt động không ổn định + Cần sự quyết đoán. + Thích hợp cho những công ty như mỹ phẩm, quảng cáo, điện tử 3 Tính chú trọng chi tiết, cẩn thận, quan tâm về chất lượng + Nhân viên phải có chuyên môn. + Có khả năng hợp tác + Khả năng chịu áp lực cao từ những quyết định. + Tính tỷ mỷ, cẩn thận. + Có thể tạo đột phá về mặt chất lượng 4 Tính định hướng kết quả công việc + Phong cách chỉ đạo mạnh của lãnh đạo. + Kết quả lao động đánh giá thông qua sản phẩm hữu hình, định lượng + Sự hăng hái là yếu tố quan trọng + Cần người chuyên cần + Coi trọng nhân viên nhiều sáng kiến + Kỹ năng công việc phải cao 5 Tinh thần tập thể Một yếu tố để tạo nên doanh nghiệp thành công là tinh thần tập thể, làm việc hợp tác, tương trợ lẫn nhau là những đức tính vô cùng cần thiết và quý báu để tiến đến sự thành công, do vậy mọi nhân viên đều phải đoàn kết, giúp đỡ đồng nghiệp của mình như 6 Tính định hướng vào con người Tinh thần hợp tác, đồng đội, đoàn kết Tinh thần học hỏi, cầu tiến Phong cách làm việc chuyên nghiệp, có trách nhiệm với công việc. Sự trung thành Trung thực Tự giác, tự chủ. Độc lập 7 Uy tín kinh doanh 8 Tính kỹ luật cao, tuân thủ + Phải tạo ra một hệ thống quy trình + Môi trường rủi ro hoạt động thấp. + Không cần phản ứng nhanh nhiều. + Nhân viên hầu như thực hiện theo các quy trình định sẵn. + Mưc phản hồi công việc ít.+ + Điểm mạnh là có hiệu lực cao khi xử lý công việc trong môi trường ổn định. 9 Tính cách chú trọng sự ổn định, tính truyền thống. + Cần sử dụng phương pháp làm việc hệ thống, bài bản. + Nhất quán trong các hoạt động. + Xu hướng hoài cổ, tôn trọng các giá trị trong quá khứ + Yếu tố truyền thống được nêu cao thậm chí hơn cả sự nhiệt tình. + Mức độ đồng thuận, nhất quán cao + Sức mạnh của tổ chức được tạo ra từ sự hoà đồng và hiệu quả. Từ những đặc trưng tính cách được một tổ chức coi trọng, hình thành 7 dạng VHDN: • VHDN ưa mạo hiểm • VHDN chú trọng chi tiết • VHDN chú trọng kết quả • VHDN chú trọng con người • VHDN chú trọng tính tập thể • VHDN chú trọng sự nhiệt tình của người lao động • VHDN chú trọng sự ổn định II.1. VHDN ưa mạo hiểm • Tổ chức luôn linh hoạt ứng phó với những biến động của môi trường kinh doanh • Khuyến khích nhân viên chấp nhận rủi ro, mạo hiểm để thành công • Khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới không ngừng từ nhân viên và tổ chức luôn là hậu thuẫn vững chắc. II.2. VHDN chú trọng chi tiết • Quan tâm đáng kể đến những chi tiết trong từng hoạt động • Xây dựng các quy trình, thủ tục kỹ lưỡng để hỗ trợ các thành viên trong quá trình thực hiện và phối hợp II.3. VHDN chú trọng kết quả • Luôn hướng mọi sự quan tâm vào việc đạt kết quả hay đạt mục tiêu. • Các thành viên quen với việc xây dựng và nỗ lực hành động để đạt được mục tiêu cá nhân và mục tiêu tổ chức. II.4. VHDN chú trọng con người • Đặt con người là trung tâm và xây dựng các chính sách quản lý hướng về con người • Coi con người là tài sản quý giá nhất • Tin sự sáng tạo của mọi thành viên là nhân tố quyết định sự thành công của tổ chức • Người lao động có vai trò quan trọng đối với tổ chức. II.5. VHDN chú trọng tính tập thể • Đề cao tinh thần đồng đội, duy trì tinh thần đồng đội • Đề Chú trọng xây dựng văn hóa nhóm và bản sắc riêng của nhóm II.6. VHDN chú trọng sự nhiệt tình của người lao động • Coi Sự hăng hái của nhân viên là gốc của sáng tạo và năng suất • trọng sự nhiệt tình • Đề cao tinh thần tự lực, tự cường • Đánh giá cao những nỗ lực, sự xả than vì công việc và tổ chức II.7. VHDN chú trọng sự ổn định • Hướng vào việc duy trì hiện trạng • Mọi sự thay đổi đều được cân nhắc kỹ và tiến hành thận trọng • Khó chấp nhận rủi ro và mạo hiểm. III. Như ̃ ng biê ̣ n pha ́ p giu ́ p nhân viên mơ ́ i hoa ̀ nhâ ̣ p va ̀ o văn hóa doanh nghiệp Việc nhân viên mới có hòa nhập vào văn hóa doanh nghiệp được hay không, nhanh hay chậm sẽ phụ thuộc vào cả hai phía: phía nhân viên và phía doanh nghiệp: 1. Nhân viên mới cần làm gì để hòa nhập vào môi trường làm việc mới? Là một nhân viên mới, thì thật là khó khăn để có thể bắt nhịp và hoà nhập với môi trường văn hoá của công ty mới.  Nghỉ ngơi. Sau khi hoàn thành mỗi công việc nào đó, hãy dành thời gian nghỉ ngơi để đầu óc của bạn được thoải mái. Ít nhất, cần có một giấc ngủ thật sâu trước khi bắt đầu ngày làm việc đầu tiên. Như vậy, bạn sẽ luôn cảm thấy mình sáng suốt và tỉnh táo trong mọi vấn đề.  Xem lại các điểm cần chú ý trong buổi phỏng vấn. Nhớ lại tên của những người bạn đã gặp và đã phỏng vấn bạn để khi gặp họ ở công ty mới bạn có thể tự tin chào và gọi đúng tên của họ.  Nghiên cứu. Thu thập tất cả các bản báo cáo hằng ngày của công ty cũng như những bài viết, các tài liệu liên quan để tìm hiểu tôn chỉ, mục đích, khả năng lớn mạnh và phát triển của công ty.  Đi sớm, về muộn. Cần đi làm sớm trước 30 phút và ra về khi hầu hết các đồng nghiệp đã xong công việc. Nên chú ý đến lịch làm việc và các thói quen của mọi người trong công ty, điều đó sẽ giúp bạn biết được thời điểm nào là tốt nhất cần để chia sẻ và nói chuyện với họ.  Làm việc tích cực. Nhìn mọi người làm và làm việc tích cực hơn thế để thể hiện bạn là một người rất nhiệt tình và năng nổ trong tập thể.  Thể hiện chuyên nghiệp. Khi mới đến công ty, chắc chắn mọi ánh mắt sẽ dồn về phía bạn, vì vậy, hãy tạo một dáng vẻ bề ngoài thật chuyên nghiệp. Ăn mặc gọn gàng và cố gắng mặc theo văn hoá làm việc của công ty mới.  Ghi chép. Ghi và nhớ các quy định của công ty, nhớ tên của những người lãnh đạo, quản lý và số điện thoại để bạn có thể dễ dàng liên lạc khi cần thiết.  Linh hoạt. Nên chớp lấy các cơ hội và thách thức nếu có. Sự linh động trong công việc không chỉ giảm bớt căng thẳng cho bạn mà còn cho cả những người khác.  Biết đánh giá cao mọi người. Luôn nhiệt tình giúp đỡ những người đã giúp đỡ, chia sẻ những kinh nghiệm và lời khuyên nghề nghiệp cho bạn, dành những lời khen chân thành khi họ hoàn thành công việc.  Lắng nghe 80%, nói 20%. Là nhân viên mới, bạn không nên huênh hoang thể hiện mình. Cần khiêm tốn lắng nghe mọi người, điều đó không những giúp bạn tỏ ra là một người "biết người biết ta" mà còn giúp bạn tích luỹ được rất nhiều kinh nghiệm không có trong lý thuyết.  Tìm hiểu sếp mới. Quan sát tính cách, phong cách làm việc của sếp để có những hành động và việc làm thích hợp.  Trình bày rõ những mong muốn. Những vấn đề hoặc công việc nào cần được ưu tiên giải quyết ngay lập tức; bạn nên đóng góp ý tưởng cho dự án như thế nào; những kết quả của bạn sẽ được đánh giá ra làm sao.  Tạo mối quan hệ. Cần tạo mối quan hệ với nhiều người đặc biệt là những người bạn thường xuyên cùng làm việc với họ. Thiết lập lòng tin, sự tín nhiệm.  Tìm động lực làm việc. Tìm hiểu xem ai là người đưa ra quyết định, người có tầm ảnh hưởng, người có triển vọng trong công ty. Tìm ra những đặc điểm chung của họ và cố gắng học tập và cạnh tranh với họ. Điều này sẽ giúp bạn có động lực làm việc hơn.  Tránh các vấn đề chính trị. Nhận biết các vấn đề chính trị tại nơi làm việc và tránh đề cập đến chúng. Nhớ rằng chính trị luôn là một vấn đề nhạy cảm.  Chủ động xin thêm công việc. Khi bạn hoàn thành xong một nhiệm vụ, một dự án, hãy chủ động xin thêm công việc. Hãy thể hiện mình là một người năng nổ và cống hiến.  Không nên "qua mặt" mọi người. Thậm chí nếu sếp nói rằng công ty đang tìm kiếm những ý tưởng mới, và cần bắt đầu tiến trình này một cách cẩn thận và nhanh chóng thì cũng cần phải tôn trọng các ý tưởng, dự án cũ trước khi bạn đưa ra một sáng kiến để thay đổi nó. Hãy hỏi họ xem tại sao lại làm theo hướng đó và ghi nhận những phản hồi của mọi người. Khen ngợi và đánh giá cao những gì đã họ làm được và đưa ra ý kiến của bạn như là để phát triển chúng.  Không "buôn dưa lê". Không nên tham gia vào các câu chuyện tếu, ngồi "buôn dưa lê", hay nói xấu người khác. Luôn để cho sếp và mọi người có những hình ảnh tốt về bạn. 2. Doanh nghiệp cần làm gì để giúp nhân viên mới hòa nhập vào văn hóa doanh nghiệp? 2.1. Lên kế hoạch Đầu tiên, cần phải hoạch định chương trình định hướng nhân viên mới, tức là lên kế hoạch cho cả quá trình một thời gian nhất định tùy vào yếu tố như số lượng nhân viên mới, vị trí tuyển dụng, tính chất công việc. Việc thực hiện định hướng nhân viên được thực hiện ngay từ ngày đầu tiên đi làm. Tuy nhiên, công tác chuẩn bị cho việc định hướng này cần phải được thực hiện từ trước đó. Tuy định hướng ngay ngày đầu tiên đi làm của nhân viên chỉ là một phần rất nhỏ, nhưng lại là khởi đầu quan trọng cho quá trình định hướng. Sau đó, tập trung mạnh vào những tháng thử việc và duy trì “những định hướng gia tăng” tùy theo mỗi doanh nghiệp và vị trí cụ thể. 2.2. Chào đón ngay từ ngày đầu tiên Đón nhân viên mới vào công ty là một công việc quan trọng. Ấn tượng tốt đẹp trong ngày đầu tiên làm việc sẽ là một trong những yếu tố giữ chân nhân viên lại với công ty sau này. Và việc chuẩn bị đón nhân viên một cách chu đáo sẽ thôi thúc họ cố gắng hết mình để bắt kịp tính chuyên nghiệp của công ty. Việc chào đón nhân viên phải có sự chuẩn bị kỹ càng như chỗ ngồi, bàn làm việc, các thiết bị và đồ dùng cần cho công việc. Nguyên tắc là mọi thứ đều sẵn sàng khi nhân viên mới đến. Tuy nhiên, trên thực tế, các DN đều vi phạm nguyên tắc này. Thậm chí, có nơi phải sau một tuần làm việc, nhân viên mới biết mình được ngồi ở đâu. Việc giới thiệu các nhân viên mới với những người giám sát trực tiếp của họ cũng rất quan trọng. Không nên chỉ dừng lại ở việc giới thiệu tên và những thông tin cá nhân, mà cần mở rộng việc giới thiệu thành một cuộc trò chuyện, thân mật, thoải mái. Có thể mời các nhân viên mới đi ăn trưa hoặc tham dự một bữa tiệc thân mật để giới thiệu họ với mọi người. Đồng thời, nên thông báo để nhân viên cũ biết và chào đón nhân viên mới (trên bảng tin nội bộ hoặc). Trong thông báo nên có tên, hình ảnh, chức vụ của nhân viên mới. Nếu doanh nghiệp có một trang web, nên tạo ra một trang được bảo mật bằng mật mã cá nhân để giới thiệu các nhân viên mới một cách thân thiện và mang tính nội bộ. 2.3. Giúp nhân viên mới có một bức tranh tổng quan Bên cạnh những kỹ năng chuyên môn cần thiết đối với từng nhân viên mới và có liên quan trực tiếp đến công việc của họ, doanh nghiệp cần truyền đạt cho họ những kiến thức, kỹ năng cơ bản của các bộ phận khác có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến công việc của họ, chẳng hạn như kỹ năng xây dựng quan hệ với khách hàng, kiến thức về sản phẩm và hàng tồn kho, kiến thức về các thiết bị và công nghệ được sử dụng trong doanh nghiệp, các chính sách và quy trình làm việc của từng phòng ban, các biện pháp an ninh và an toàn lao động. Trong hai tháng thử việc, DN phải đảm bảo nhân viên mới nắm bắt dần những thông tin cần thiết. Có DN thực hiện đánh giá nhân viên mới sau 2 tháng thử việc để quyết định ký hợp đồng. Tuy nhiên, họ lại chưa bao giờ tự đánh giá mình đã làm tốt công việc hỗ trợ nhân viên mới hay chưa. Đánh giá nhân viên mới khi chưa có sự hỗ trợ thích đáng sẽ không thể phản ánh đúng nhân lực của họ và có thể đánh mất những người có năng lực làm việc. 2.4. Văn hóa doanh nghiệp phải được chia sẻ Văn hóa doanh nghiệp rất cần được chia sẻ một cách nhẹ nhàng, thống nhất giữa tổ chức và nhân viên mới. Có những chính sách, nội quy mà tổ chức đề ra cần phải được truyền đạt thấu đáo cho nhân viên trên tinh thần vì lợi ích chung. 2.5. Quy trình đào tạo đơn giản Việc tổ chức đào tạo nhập môn một cách bài bản thường giảm được tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, giảm được chi phí phải đào tạo lại nhân viên sau này. Thêm vào đó, các nhân viên có năng lực thường sẽ làm cho khách hàng thỏa mãn hơn. Quy trình đào tạo cần mang tính thực tiễn cao, giúp nhân viên nhanh chóng hiểu quy trình làm việc tại công ty mình. Ví dụ, các doanh nghiệp bán lẻ có thể tổ chức các buổi huấn luyện kỹ năng bán hàng, giao tiếp với khách hàng để giúp các nhân viên mới làm quen với quy trình bán hàng của doanh nghiệp, sau đó cho họ thực tập ở các cửa hàng để giúp họ không bị bỡ ngỡ khi bước vào thực tế. Ngoài ra, nhân viên mới phải được hướng dẫn ở một người có kinh nghiệm. Và điều quan trọng người hướng dẫn này phải có lòng nhiệt tình.