I. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh công ty dợc phẩm Đô Thành. 1. Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh: Chi nhánh Công ty Dợc phẩm Đô Thành đợc thành lập ngày 21/03/1998, là đơn vị trực thuộc Công ty TNHH Dợc phẩm Đô Thành, đặt trụ sở tại 465 Nguyễn Trãi Thanh Xuân Hà Nội. Chức năng của chi nhánh công ty là kinh doanh thuốc tân dợc và sữa bột dinh dỡng cho trẻ em. Trong những năm đầu kinh doanh, với lợng vốn không nhiều, nhng do nắm bắt đợc nhu cầu của thị trờng, ban giám đốc của chi nhánh công ty đã không ngừng nỗ lực, tìm tòi và đã đa ra những phơng hớng đúng đắn, phù hợp với nền kinh tế. Chính vì vậy mà tuy thâm niên mới chỉ đợc 7 năm nhng đến nay chi nhánh công ty đã gặt hái đợc nhiều thành công, đáp ứng đợc nhu cầu ngời tiêu dùng, tạo đợc uy tín lớn trên thị trờng. Từ một chi nhánh công ty trong những ngày đầu hoạt động còn khiêm tốn, đến nay thị phần của chi nhánh trên thị trờng dợc phẩm và sữa bột dinh dỡng không ngừng tăng trởng và đem lại lợi nhuận ngày càng cao. Từ đó lợng vốn của chi nhánh cũng tăng lên rõ rệt qua từng năm. Đứng trớc sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trờng nên từ Ban Giám đốc đến từng thành viên trong chi nhánh Công ty đều phấn đấu thực hiện tốt các nhiệm vụ đặt ra, luôn có những biện pháp mới để nâng cao hiệu quả kinh doanh nh: không ngừng bảo đảm chất lợng hàng hoá trớc trong sau khi tiêu thụ, không chỉ thế: chi nhánh công ty luôn đi sâu tìm hiểu thị trờng và thị hiếu ngời tiêu dùng. Chi nhánh Công ty Dợc phẩm Đô Thành là một đơn vị hạch toán độc lập, d- ới sự quản lý vĩ mô của nhà nớc, có tài khoản, trụ sở và con dấu riêng. Việc quản lý chi nhánh thực hiện theo nguyên tắc tập trung dân chủ. Chế độ một thủ trởng quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh trên cơ sở quyền làm chủ tập thể của cán bộ công nhân viên trong chi nhánh, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh của chi nhánh. 2.Chức năng nhiệm vụ của chi nhánh công ty: 1 Kinh doanh ngành hàng thuốc tân dợc và sữa bột dinh dỡng, phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trên phạm vi toàn miền Bắc. Đây là ngành hàng đầy tiềm năng, đặc biệt phát triển trong những năm gần đây. Nhu cầu về những mặt hàng này ngày càng gia tăng, đòi hỏi các cán bộ quản lý trong chi nhánh phải thiết lập những kênh phân phối sao cho phù hợp. - Nguồn hàng kinh doanh: Là các sản phẩm của các công ty dợc phẩm có tên tuổi trên thị trờng nh: Công ty Dợc phẩm Trung ơng I; Trung ơng II; Công ty Dợc phẩm Đà Nẵng . - Hiện nay thị trờng đợc chi nhánh phân phối và phục vụ là toàn miền Bắc và đã có đợc uy tín rất lớn trong lòng ngời tiêu dùng. 3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty: 3.1 - Đặc điểm tổ chức quản lý: Lãnh đạo chi nhánh Công ty dợc phẩm Đô Thành là ngời đợc Tổng giám đốc công ty bổ nhiệm. Giám đốc chi nhánh điều hành mọi hoạt động kinh doanh của chi nhánh, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh, về tổ chức bộ máy nhân sự của chi nhánh. Ngoài giám đốc, tổ chức bộ máy của chi nhánh còn có bộ phận kế toán và các bộ phận chức năng khác. Chi nhánh công ty dợc phẩm Đô Thành quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng, có nghĩa là các phòng ban tham mu với giám đốc chi nhánh theo từng chức năng nhiệm vụ của mình, giúp giám đốc điều hành, ra những quyết định đúng đắn, có lợi cho chi nhánh. 2 Sơ đồ 01: Tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh công ty dợc phẩm Đô Thành. 3.2 - Chức năng, nhiệm vụ: Giám đốc chi nhánh: Là ngời đứng đầu chi nhánh nên có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động của chi nhánh, Giám đốc chi nhánh có thẩm quyền cao nhất, có trách nhiệm quản lý chung công tác tổ chức tài chính, hoạt động và kết quả kinh doanh của toàn chi nhánh, phải chịu trách nhiệm trớc pháp luật và tập thể ngời lao động. Bên cạnh đó giám đốc chi nhánh còn nắm bắt kịp thời các chủ trơng, chính sách của Nhà nớc, Bộ Tài chính, Tổng cục thuế và các cơ quan chức năng khác cũng nh các mối quan hệ với chính quyền địa phơng . để ra quyết định chung cho toàn chi nhánh. Trên cơ sở đó chấp hành đúng đắn các chủ trơng chính sách của Nhà nớc. Phòng hành chính: Gồm có 2 nhân viên,là đơn vị tham mu giúp giám đốc chi nhánh trong việc quản lý, điều hành: tổ chức nhân sự, lao động, tiền lơng. Có chức năng xây dựng các qui chế, điều lệ về tổ chức bộ máy trong chi nhánh công ty, đề xuất việc tổ Giám đốc chi nhánh Phòng Kế toán Phòng Hành chính Phòng Kinh doanh tổng hợp Phòng Kinh doanh tiếp thị Cửa hàng 3 chức thực hiện các phơng án củng cố tổ chức bộ máy bảo đảm hoạt động kinh doanh của chi nhánh có hiệu quả. Phòng kinh doanh tiếp thị: Gồm 7 nhân viên, có chức năng định hớng phát triển. Nhiệm vụ là nghiên cứu thị trờng, tìm kiếm nguồn hàng phù hợp với yêu cầu thị trờng để có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu ngời tiêu dùng. Thực hiện các chiến dịch Marketing để nâng cao thị phần, tăng khả năng tiêu thụ. Phòng kinh doanh tổng hợp: Gồm 5 nhân viên, có chức năng quản lý hoạt động kinh doanh. Có nhiệm vụ nhập hàng, tập trung và điều phối hàng xuống cửa hàng. Trực tiếp chỉ đạo việc bán hàng. Phòng kế toán: Gồm 5 nhân viên, làm công tác tham mu, giúp Giám đốc chi nhánh trong quản lý, theo dõi và tổ chức thực hiện công tác thống kê kế toán tài chính, tổ chức hạch toán kinh doanh tổng hợp tất cả các hoạt động của chi nhánh thông qua việc xử lý các chứng từ, báo cáo tình hình biến động trên thị trờng đến giám đốc chi nhánh để có đợc những quyết định đúng đắn, kịp thời trong công tác chỉ đạo kinh doanh đến từng khâu, từng đơn vị nhằm giúp cho hoạt động kinh doanh của chi nhánh đạt hiệu quả cao nhất.Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc. Xây dựng kế hoạch tài chính, phơng án huy động vốn phục vụ kinh doanh tổng hợp của chi nhánh, lập các báo cáo về tài chính, kế toán thống kê theo qui định của công ty và các cơ quan chức năng. Cửa hàng: Có chức năng thực hiện hoạt động kinh doanh, có nhiệm vụ trực tiếp phục vụ khách hàng, thu lợi nhuận về cho chi nhánh. Cửa hàng chịu sự chỉ đạo của giám đốc chi nhánh và phòng kinh doanh. 4 4.Tổ chức bộ máy kế toán và chức năng nhiệm vụ: 4.1- Công tác tổ chức bộ máy kế toán Công ty dợc phẩm Đô Thành tổ chức công tác kế toán theo hình thức phân tán nên chi nhánh công ty là đơn vị phụ thuộc có tổ chức bộ máy kế toán nhằm thực hiện công việc kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh của mình. Phòng kế toán phải tiến hành thanh toán, kiểm tra và ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình kinh doanh. Cuối tháng các kế toán viên tổng hợp tình hình tồn kho, đối chiếu số liệu với phòng kinh doanh và cửa hàng, lập các báo cáo kế toán gửi lên phòng kế toán của công ty. Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, tổ chức quản lý phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ của nhân viên kế toán, bộ máy kế toán của chi nhánh bao gồm 5 nhân viên: 1 kế toán trởng; 1 thủ quỹ và 3 kế toán viên hoạt động theo sơ đồ sau: Sơ đồ 02: Bộ máy kế toán Trong đó kế toán trởng: có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán, quản lý, lãnh đạo phòng thực hiện đúng chế độ kế toán tài chính doanh nghiệp theo đúng sự chỉ đạo của công ty. Chịu trách nhiệm phân công công việc, nhiệm vụ cho các nhân viên; hớng dẫn, kiểm tra các công việc do các nhân viên kế toán thực hiện trong chi nhánh. Kế toán trưởng Kế toán hàng hoá Kế toán thanh toán Kế toán quỹ Thủ quỹ 5 - Kế toán hàng hoá: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá tại kho, cửa hàng. - Kế toán thanh toán: viết phiếu thu chi hàng ngày và cuối ngày đối chiếu với thủ quỹ, kiểm kê quỹ và chuyển giao chứng từ cho kế toán tổng hợp vào chứng từ ghi sổ.Thanh toán, theo dõi công nợ, đôn đốc thu hồi nợ, tham gia lập báo cáo quyết toán và các báo cáo kế toán định kỳ; lập kế hoạch tín dụng, vốn kinh doanh, kế hoạch tiền mặt hàng tháng, quý, năm gửi tới ngân hàng nơi chi nhánh có tài khoản. - Kế toán quỹ: có nhiệm vụ theo dõi, kế toán các hoạt động mua hàng, công nợ, các khoản chi phí, doanh thu của cửa hàng và kiểm tra việc nộp tiền thu đợc từ khách hàng về thủ quỹ. 4.2 Hình thức kế toán áp dụng Chi nhánh công ty Dợc phẩm Đô Thành có mạng lới hoạt động kinh doanh tơng đối gọn, điều kiện kế toán đợc vi tính hoá trên mạng cục bộ, việc hạch toán đợc thực hiện theo hình thức chứng từ ghi sổ. - Phơng pháp kế toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên. - Tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, quy mô khối lợng, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời căn cứ vào yêu cầu trình độ quản lý, chi nhánh công ty đã áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. 6 Chứng từ gốc Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối phát sinh Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính Số thẻ kế toán chi tiết Số thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ cái Sơ đồ 03 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã đợc phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại thành các loại chứng từ có cùng nội dung tính chất nghiệp vụ để lập chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi rõ các tài khoản. 7 Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ việc ghi sổ kế toán theo thứ tự thời gian tách rời với việc ghi theo hệ thống trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái các tài khoản Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức này gồm: - Sổ cái các tài khoản - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ chi tiết II. Tình hình vốn và nguồn vốn kinh doanh của chi nhánh công ty TNHH Dợc phẩm Đô Thành: Bất kỳ một hoạt động sản xuất kinh doanh nào cũng đòi hỏi phải có vốn. B- ớc vào hoạt động sản xuất kinh doanh, các nhà quản lý cần phải xác định các nhu cầu vốn cần thiết cho hoạt động của công ty. Chi nhánh công ty TNHH Dợc phẩm Đô Thành ngoài nguồn vốn tự có của chi nhánh do công ty cấp còn có vốn bổ sung từ lợi nhuận và vốn vay. Vốn kinh doanh của Chi nhánh đợc sử dụng cho việc mua sắm TSCĐ và TSLĐ -Về TSCĐ: nhà cửa, vật kiến trúc; máy móc thiết bị; phơng tiện vận tải, truyền dẫn; thiết bị, dụng cụ quản lý; các loại TSCĐ khác. -Về TSLĐ: sản phẩm hàng hoá chờ tiêu thụ; vốn bằng tiền; vốn trong thanh toán; tài sản lu động khác . Chi nhánh huy động vốn là nhằm sử dụng vào mục đích kinh doanh do đó mà việc sử dụng phải dựa trên nguyên tắc và mục đích chính là tối đa hoá lợi nhuận. Chính vì vậy Chi nhánh rất quan tâm đến hiệu quả của việc sử dụng vốn. 8 Biểu 01 : Bảng phân tích tình hình phân bổ vốn năm 2002 - 2003 Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2002 Tỷ trọng (%) Năm 2003 Tỷ trọng (%) So sánh tăng giảm Số tiền % A.TSLĐ và đầu t ngắn hạn 51.063 +95,11 50.809 +93,17 -254 -0,5 I.Tiền 1.192 +2,22 560 +1,03 -632 -53,02 II. Đầu t ngắn hạn III. Các khoản phải thu 23.577 +43,91 21.988 +40,32 -1.589 -6,74 IV. Hàng tồn kho 26.238 +48,87 28.261 +51,82 +2.023 +7,71 V. TSLĐ khác 56 +0,1 -56 -100 VI. Chi sự nghiệp B. TSCĐ và đầu t dài hạn 2.624 +4,89 3.727 +6,83 +1.103 +42,04 I. TSCĐ 2.624 +4,89 3.727 +6,83 +1.103 +42,04 II. Các khoản đầu t tài chính dài hạn III. Chi phí XDCB dở dang các khoản ký quỹ, ký cợc dài hạn Tổng tài sản 53.687 +100 54.536 +100 +849 +1,58 9 Biểu 02 : Tình hình phân bổ nguồn vốn năm 2002 - 2003 Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu Năm 2002 Tỷ trọng (%) Năm 2003 Tỷ trọng (%) So sánh tăng giảm Số tiền % A. Nợ phải trả 43.074 +80,23 41.562 +76,21 -1.512 -3,51 I. Nợ ngắn hạn 43.074 +80,23 41.562 +76,21 -1.512 -3,51 II. Nợ dài hạn III. Nợ khác B. Nguồn vốn chủ sở hữu 10.613 +19,77 12.974 +23,79 +2.361 +22,25 I. Nguồn vốn kinh doanh 10.613 +19,77 12.974 +23,79 +2.361 +22,25 II. Nguồn kinh phí, quỹ khác Cộng nguồn vốn 53.687 + 100 54.536 +100 +849 +1,58 Nhìn vào bảng 01, 02 ta có thể thấy đợc cơ cấu vốn và nguồn vốn kinh doanh của Chi nhánh (31/12/2003). Với tổng vốn sản xuất kinh doanh là: 54.536 triệu đồng trong đó: - Vốn lu động : 50.809 triệu đồng - Vốn cố định : 3.727.triệu đồng Và tổng nguồn vốn đợc hình thành từ hai nguồn: - Nợ phải trả : 41.562 triệu đồng - Vốn chủ sở hữu : 12.974 triệu đồng Căn cứ vào bảng 01,02 cho thấy vốn cố định của năm 2003 tăng, nhng vốn lu động thì lại giảm so với năm 2002. Trong quá trình sản xuất kinh doanh ngoài việc huy động vốn từ nguồn vốn chủ sở hữu, chi nhánh cần phải huy động từ nguồn vốn đi vay ngắn và dài hạn để đánh giá đợc chi tiết và cụ thể hơn về cơ cấu vốn, nguồn vốn kinh doanh của chi nhánh. Vốn sản xuất kinh doanh của chi nhánh năm 2003 đã tăng 849 triệu đồng so với năm 2002, với tỷ lệ 1,58%. Qua số liệu về vốn của chi nhánh cho thấy quy mô vốn đã tăng lên đáng kể là do vốn cố định tăng. 10 . để góp phần nâng cao lợi nhuận cho chi nhánh và cho Công ty. V. Một số đề xuất nhằm nâng cao lợi nhuận tại chi nhánh công ty tnhh dợc phẩm đô thành Cơ chế. quản lý của chi nhánh công ty dợc phẩm Đô Thành. 1. Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh: Chi nhánh Công ty Dợc phẩm Đô Thành đợc thành lập ngày