I.MỞ ĐẦU Người Việt Nam có câu “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”, người Nhật cũng nói “Mỗi người là một viên ngọc, kết hợp lại sẽ thành một vương niệm”. Ngày nay, kỹ năng làm việc nhóm đã trở thành một yêu cầu không thể thiếu đối với mỗi cá nhân muốn thành công. Các chuyên gia kinh tế dự báo thế kỷ 21 là thế kỷ của làm việc theo nhóm, vì tất cả các lĩnh vực trong đời sống xã hội, ngay cả lĩnh vực văn học nghệ thuật, một cá nhân cũng không thể đảm đương được. Nếu để ý chúng ta sẽ thấy, có tới 60-70% các quảng cáo tuyển dụng nhân sự có yêu cầu ứng viên phải có khả năng làm việc theo nhóm. Tuy nhiện việc đào tạo kỹ năng này trong các trường đại học vẫn còn đang bị bỏ ngỏ. Vì vậy tôi tiến hành nghiên cứu đề tài “Phát triển kỹ năng lãnh đạo nhóm” nhằm tìm hiểu, phát triển các kỹ năng làm việc nhóm, đặc biệt là các kỹ năng lãnh đạo nhóm hiệu quả. II. NỘI DUNG 1. Thế nào là nhóm làm việc hiệu quả? Một nhóm được gọi là làm việc hiệu quả khi mọi người làm cùng nhau, cùng đạt được mục tiêu và cùng tiến bộ. Nhóm phải có cấu trúc tốt, mọi người làm việc cùng chia những thông tin, cùng đưa ra các quyết định, năng động và hợp tác. 2. Các hình thức của nhóm và các lý do mọi người tham gia làm việc theo nhóm Có hai hình thức đó là nhóm chính thức và nhóm không chính thức. Nhóm không chính thức như là: nhóm thực hiện các dự án tạm thời, nhóm bạn bè. Nhóm chính thức như là: Nhóm điều hành cấp giám đốc, nhóm chức năng chuyên môn trong công ty. Mọi người thường tham gia vào các nhóm làm việc để cùng thỏa mãn những nhu cầu sau: - Sở thích chung: Đạt các mục tiêu chung - Sự an toang: An toàn về mặt số lượng, tăng cướng sức mạnh đối phó các rủi ro trong công việc và cuộc sống - Đáp ứng các nhu cầu xã hội: Giúp các nhân không cảm thấy cô độc, hòa nhập - Thỏa mãn nhu cấu tự đánh giá bản thân: Các thành viên trong đội tạo điều kiện thuận lợi cho việc hiểu rõ bản thân hơn. 3. Quá trình hình thành và phát triển của một nhóm - Giai đoạn lập đội: Các thành viên làm quen nhau, hình thành đội và lập các nguyên tắc chung. - Giai đoạn lộn xôn: Nảy sinh các mâu thuẫn trong nhóm, các thành viên có thể chống lại đội trưởng và đối địch nhau. - Giai đoạn chuẩn hóa: Các mâu thuẫn đã được giải quyết, các thành viên làm việc với nhau, lập quan hệ khăng khít và cảm thấy gắn bó. - Giai đoạn hoàn thiện: Các thành viên đồng long làm việc để hoàn thiện các mục tiêu chung. - Giai đoạn tan rã: Đội tan rã khi hoàn thành các mục tiêu hoặc các thành viên bỏ cuộc 4. Mô hình nhóm làm việc hiệu quả và cấu trúc Mô hình một đội làm việc hiệu quả, sang tạo phải đạt được các đặc điểm sau: - Về mặt cơ cấu: Các thành viên có khả năng tính cách khác nhau đảm nhiệm các vai trò khác nhau và đa dạng, linh hoạt - Vể mặt thiết kế công việc: Có sự độc lập, năng lực đa dạng, các nhiệm vụ được phân công rõ rang và công việc có ý nghĩa - Về tiến trình thực hiện: Có mục tiêu chung, mục tiêu đặc thù, hiệu quả làm việc nhóm và khả năng quản lý rủi ro - Về mặt bối cảnh: Nguồn phù hợp, lãnh đạo tận tâm, môi trường làm việc tin cậy và đãi ngộ thỏa đáng. Thông thường mô hình nhóm hiệu quả được cấu trúc như sau: 5. Các kỹ năn cần thiết làm việc theo đội 5.1. Phẩm chất 5.1.1. Phẩm chất cá nhân Các thành viên trong nhóm đều phải là các cá nhân có đầy đủ các phẩm chất cần thiết như: Kiến thức, ý chí, niềm tin, kỹ năng để phát triển bản thân và đóng góp cho sự phát triển của nhóm 5.1.2. Phẩm chất lãnh đạo nhóm Người độ trưởng với vai trò dẫn dắt các hoạt động của nhóm đề đạt được mục tiêu mong muốn. Cần phải có: - Có khả năng tạo cảm hứng làm việc cho tất cả các thành viên của đội - Có tính quyết đoán trong các quyết đinh - Có khả năng thấu hiểu và phân công công việc cho từng thành viên - Khả năng lập và phát triển mục tiêu - Khả năng truyền thong - Khả năng linh hoạt - Tính công bằng, chính trực, tạo ra được sự tin cậy và trung thành của các thành viên trong nhóm 5.2. Kỹ năng liên kết các cá nhân trong đội 5.2.1. Kỹ năng khuyến khích làm việc theo đội  Hiểu rõ mỗi thành viên trong đội: Người đội trưởng phải hiểu rõ về tham vọng, năng lực, tính cách, khả năng, trình độ kinh nghiệm và cả hoàn cảnh của mỗi thành viên trong nhóm. Để phân công chính xác các công việc và hỗ trợ khi cần thiết. Lãnh đạo nhóm phải thường xuyên hòa nhập với đội để hiểu biết moi người tốt hơn.  Cởi mở, cảm thông: Người lãnh đạo nhóm phải bộc lộ những suy nghĩ và tỉnh cảm của mình, biết lằng nghe các thành viên, các vấn đề cá nhân phải được giải quyết trên tinh thần xây dựng, cảm thông chia sẻ sự khó khăn của cá thành viên để có sự cống hiến tốt nhất từ họ. Tất cả mọi biểu hiện tiêu cực phải được ngăn chăn triệt để từ khi mới bộc lộ nếu không sẽ giết chết tinh thần đồng đội.  Hài hước: Hài hước tạo không khí vui vẻ và hòa đồng giữa các thành viên trong nhóm. Quan tâm, thân thiện với mọi người. Tìm tòi khám phá sự hải hước của bản thân, hoặc quan sát những người có tính hài hước, học tập một và kỹ thuật từ họ. Xong tránh gây cười về người khác do lỗi lầm hay khuyết điểm của họ.  Xây dựng môi trườn làm việc tin cậy, khuyến khích sáng tạo: Trong các cuộc trao đổi người lãnh đạo phải là người tìm ra được những điểm hay trong ý tưởng đóng góp của mỗi thành viên. Không bao giờ được phê phán bất cứ ý tưởng nào. Tạo bầu không khí thân thiện cởi mở. Phân tích vài trò đóng góp của từng thành viên trong nhóm. Nêu cao long nhiệt tình với công việc và sự tin tưởng vào đội. Công nhận và tuyên dương những thành công. 5.2.2. Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn Xung đột liên quan đến hành vi được thể hiện công khai qua đó một bên đi tìm sự hơn trội về quyền lợi trong mối quan hệ với người khác. Người lãnh đạo phải hiểu rằng xung đột là: - Không thể tránh được - Xuất hiện do nhiều nguyên nhân - Có thể có ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực tùy theo mức độ - Nên được quản lý và điều khiển Các bước giải quyết xung đột Lắng nghe: Cần phải giữ thái độ tích cực, nhận ra những cuộc xung đột có lợi cho DN. Cần phải kìm chế cảm xúc , Nhà lãnh đạo cần quyết đoán để có thể giải quyết xung đột thành công. Ra quyết định đình chiến Thông thường các xung đột khó có thể giải quyết được ngay. Thời gian tìm ra bản chất của vấn đề là rất lâu. Có những biện pháp giải quyết không nên công khai. Lãnh đạo nên lấy uy quyền chấm dứt ngay xung đột và đưa ra các yêu cầu đối với các bên, thông báo thời hạn giải quyết. Tìm gặp các bên liên quan tìm hiểu thông tin Hãy lắng nghe họ trình bày quan điểm. Hãy xem xét kỹ lợi ích của họ trong “vụ xung đột”. Hãy xem ý kiến của họ: tại sao họ lại quan điểm như vậy? Hãy hỏi họ đánh giá về đối phương, tại sao họ cho rằng như vậy? Tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề: Hãy đưa ra liên tục câu hỏi tại sao lại như vậy cho đến khi bạn thấy rằng, đó thực sự là nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Các chiến lược giải quyết xung đột - Chiến lược thắng - thua là chiến lược tạo cho người nào đó chịu thua. Chiến lược này thường được dùng khi có một cuộc xung đột xảy ra, khi các bên không tự giải quyết được xung đột và gây rắc rối cho DN. - Chiến lược thua - thua được tìm thấy trong khi xung đột xảy ra và có thỏa hiệp thực hiện do những người liên quan đến trong xung đột, mỗi bên phải đầu hàng cái mà họ muốn. Chiến lược thua - thua được sử dụng khi cần một giải pháp nhanh. Trong trường hợp này thường là nhà lãnh đạo phải thấy rằng không còn thời gian để chờ đợi. Ðây là một biện pháp ngắn hạn bởi việc cần thiết là tập trung hàn gắn nhanh chóng các mối quan hệ chứ không phải là tìm nguyên nhân. - Chiến lược thắng - thắng chỉ ra vấn đề gốc rễ tạo ra xung đột. Việc thực thi chiến lược này đòi hỏi phải kiên nhẫn và linh động của người trung gian. Bí quyết chính là tập trung xác định vấn đề mà mọi người có thể chấp nhận. Việc tìm ra giải pháp thắng - thắng đòi hỏi lòng tin và khả năng lắng nghe. Các bên không thể tranh đua và tập trung vào việc thắng. Cả hai bên thắng - thua và thua - thua tạo cho các bên liên quan một mối quan hệ không tốt đẹp lắm. Chiến lược thắng - thắng thường được trình bày theo khía cạnh làm cho chiếc bánh lớn hơn và sau đó, lát bánh cho mỗi người sẽ lớn hơn. Các phong cách giải quyết xung đột Hợp tác - Công nhận mâu thuẩn - Nhận diện, công nhận nhu cầu, quan tâm mục đích của mỗi bên. - Nhận các giải pháp khác nhau và hậu quả đối với mỗi bên. - Chọn những giải pháp đáp ứng nhu cầu, quan tâm mục đích của mỗi bên. - Thực hiện giải pháp đã chọn Tránh né Khẳng định tuyệt đối không có gì trục trặc và không có mâu thuẫn. Cạnh tranh Sử dụng quyền lực để thắng mâu thuẫn Không quan tâm đến nhu cầu của người khác. Thích nghi Đặt nhu cầu, quan tâm của đối phương lên trên nhu cầu, quan tâm (đã gây ra mâu thuẫn) của mình Thỏa hiệp Trung dung giữa các biện pháp khác. Tìm hiểu nhu cầu của các bên và nhân nhượng để mỗi bên đều được thỏa mãn nhu cầu một phần. Mỗi phong cách đều có ích trong hoàn cảnh khác nhau. Các nguyên tắc giải quyết xung đột Ai cũng có phần lỗi Không làm mất mặt người khác Cố gắng hiểu quan điểm của người khác. Đặt mình vào vị trí của người khác và chứng tỏ mình đang nỗ lực cảm thông với họ. Không nhắc lại chuyện cũ, chỉ giải quyết xung đột hiện tại. Lắng nghe người khác, đừng nói át người khác. Cho người khác cơ hội nói rõ quan điểm của mình. 5.2.3. Kỹ năng giao tiếp trong đội Đó là khả năng truyền đạt thông tin trong đội, giúp các thành viên hiểu biết lẫn nhau và liên kết chặt chẽ với nhau. Giao tiếp tốt là khả năng truyển tải thông tin một cách ngắn gọn, cụ thể, đơn giản được các vấn đề phức tạp, truyển tải được tinh thần đồng đội. Cần phải hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp và các nguyên nhân thất bại trong giao tiếp. Các yếu tố trở ngại trong giao tiếp - Các yếu tố phi ngôn ngữ: sự khác biệt về nhận thức, thiếu sự chú ý, thiếu kiến thức nền tảng, cảm xúc, cá tính, diện mạo, thành kiến, không lắng nghe, … - Các yếu tố ngôn ngữ: cách phát âm, từ ngữ, … - Sự khác biệt về văn hoá trong giao tiếp - Các khác biệt phi ngôn ngữ - Tên và cách xưng hô - Phong tục, tục lệ - Trang phục - Thời gian - Thái độ đối với sự mâu thuẫn - Vai trò của giới tính trong xã hội Nguyên nhân thất bại trong giao tiếp - Suy diễn sai - Nhầm lẫn nghĩa của từ - Nhận thức khác nhau - Thời gian không hợp - Quá tải thông tin 5.3. Hoạch định hoạt động của đội Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch cũng là một trong nhưng kỹ năng không thể thiếu của người đội trưởng. Người đội trưởng đóng vai trò lập các mục tiêu chung phù hợp với mục tiêu riêng của mỗi thành viên và ngượi lại. Tiến hành các hoạt động phù hợp cho mỗi giai đoạn phát triển của nhóm. Với mỗi giai đoạn sẽ đề ra một mục tiêu phù hợp và có kế hoạch tổ chức rõ rang. III. KẾT LUẬN Qua những thông tin ở trên ta thấy được để phát triển tốt các kỹ năng lãnh đạo nhóm tốt thì trước hết đòi hỏi người đội trưởng phải hiểu rõ quy luật phát triển của nhóm để có kế hoạch hành động phù hợp cho mỗi giai đoạn, hiểu rõ được cách cấu trúc của một nhóm hoạt động có hiệu quả. Ngoài kiến thức và khả năng chuyên môn, lãnh đạo nhóm còn phải có được rất nhiều các kỹ năng mềm liên quan đến giao tiếp, đối nhân xử thế một cách nhạy bén và linh hoạt.