Đang tải... (xem toàn văn)
Viết email có phải là một hình thức giao tiếp không? Chắn chắn là có bạn nhé bởi cốt lõi của hoạt động giao tiếp là quá trình trao và nhận thông tin giữa người với người nhằm một mục đích nhất định. Trước đây khi chưa có internet hay điện thoại để có thể giao tiếp với người ở xa người ta thường dùng hình thức viết thư tay (viết tay và gửi qua đường bưu điện) nhưng ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, internet việc liên lạc, trao đổi thông tin trở nên dễ dàng, đa dạng hơn, trong đó có việc giao tiếp qua email. Đây là hình thức hiện nay đang được sử dụng khá phổ biến, đặc biệt trong giao dịch, trao đổi công việc. Tuy nhiên, trong thực tế không phải ai cũng có thể sử dụng tốt hình thức giao tiếp này, thậm chí có nhiều người đã “xôi hỏng bỏng không”, hỏng việc, đánh mất đi nhiều hợp đồng đáng giá hay khiến người khác phật lòng, phai nhạt các mối quan hệ chỉ vì không biết cách viết email cho đúng. Hôm nay mình sẽ ghi chú lại một số điểm cần lưu ý khi bạn giao tiếp qua email nhé.
Email Communication Guidelines Hướng dẫn giao tiếp qua email Purpose/Mục đích The purpose of this email communication guidelines is to reduce volumes of irrelevant incoming emails of all departments and improves the working efficiency Mục đích hướng dẫn giúp giảm thiểu số lượng email đến phòng ban không liên quan nâng cao hiệu làm việc Email is a communication tool to accomplish daily jobs It should not become a burden with flood of emails in Outlook every day It will be inefficient if we send / copy emails to the recipients who not read it timely due to overflood of emails The email sender should send emails to those are relevant, please follow the following guidelines in the daily email correspondences Email cơng cụ giao tiếp để hồn thành cơng việc hàng ngày Nó khơng trở thành gánh nặng với hàng đống email Outlook ngày Nó khơng hiệu gửi/copy email đến người nhận mà họ không kịp đọc nhiều email Người gửi email nên gửi email đến người có liên quan, vui lòng làm theo hướng dẫn sau gửi email hàng ngày Replying Email – 1/Trả lời email -1 - Replies email in the same working day, or within 24 hours/Trả lời email ngày vòng 24 - If it is not possible to reply the incoming email in the same working day or within 24 hours, reply to the sender saying that the email will be replied on specific time or date/Nếu trả lời email mail đến ngày vòng 24 giờ, cho người gửi email biết bạn trả lời email họ vào thời gian cụ thể ngày cụ thể - Be careful about replying to all Make sure we know the difference between replying to one and replying to everyone on the initial message Only send to those to whom the message is relevant/Cẩn thận trả lời email có nhiều người Phải chắn biết khác biệt trả lời email có người trả lời email đến nhiều người thư ban đầu Chỉ trả lời email đến người có liên quan - The ‘Reply to all’ function should only be used if it is necessary for all recipients to receive your response/Chỉ ‘’Trả lời tất cả” cần thiết phải gửi đến tất người liên quan cần phản hồi từ bạn - If the incoming email is important, let the sender know that the message is received and understood/Nếu email đến quan trọng, cho người gửi biết email nhận hiểu - When forwarding on emails, care should be taken to check that the information is not confidential and that it can be shared with other recipients/Khi chuyển tiếp email, cẩn thận kiểm tra lại thơng tin xem có phải thơng tin bí mật chia sẻ cho người nhận khác không Replying Email - /Trả lời email -2 - - Out of office replies should be used when we are unable to respond to emails for more than one working day An out of office reply should include the date of unavailability and the name and contact details of an alternative contact, in the event that a query is urgent Trả lời email tự động sử dụng khơng có khả trả lời email thời gian ngày làm việc Trong email trả lời tự động phải bao gồm ngày khơng có mặt cơng ty, tên số liên lạc cụ thể người thay trường hợp có yêu cầu khẩn cấp Sending Email – 1/Gửi email - - Before sending an email, consider whether it is the best way to communicate A face-to-face conversation or a telephone call may be better or effective/Trước gửi email, xem xét có phải cách tốt Hay mặt đối mặt hội thoại gọi điện thoại có hiệu hay tốt khơng - Consider the time when sending an email, if an email is sent to colleagues out of working hours, indicate whether a response is required It is better practice to draft the email and to send it the next working day/Hãy ý đến thời gian gửi email, email gửi tới đồng nghiệp làm việc, cho biết có cần thiết phải trả lời Cách tốt soạn nháp gửi vào ngày hôm sau - Urgent business / jobs may be more effectively dealt with by telephone/Nếu có việc gấp cần giải cách tốt gọi điện thoại - Limit the number of recipients to whom we send a message to those who need to know about it, only copy in those who need to be informed Please not copy emails to the whole world unnecessarily, it is not necessary to copy email to too many irrelevant people for daily routine jobs/Hãy giới hạn số lượng người nhận gửi email cho người cần biết nó, copy email thơng báo với người cần biết Đừng copy email gửi người không cần thiết - Mailing lists provide useful groupings and they should be used when targeting messages at certain groups of recipients However, mailing lists should not be used as a means of ‘spamming’ colleagues/Danh sách người nhận email hữu ích gửi đến địa người cần nhận thư Tuy nhiên, danh sách người gửi không nên sử dụng kiểu gửi thư rác đến cho đồng nghiệp Sending Email – 2/ Gửi email - - The ‘Bcc’ function should be used when sending bulk e-mail By using this function, the privacy of the recipient is respected and their email address is not shared without their permission/Chức “Bcc” sử dụng gửi thư hàng loạt Khi sử dụng chức quyền riêng tư người nhận tôn trọng địa email họ không bị chia sẻ họ chưa cho phép - The purpose of the email should be clear It may be appropriate to state whether the email is for action or information If action is required, it is helpful to address this directly and also, to indicate a date the action should be completed by This can be done automatically by using the ‘Follow up’ option when creating the email/Mục đích email phải rõ ràng Hãy nêu rõ mục đích email hành động hay thông tin Nếu hành động liên lạc trực tiếp đồng thời hữu hiệu hơn, ngày phải hồn thành hành động Điều làm tự động sử dụng chức “theo dõi” tạo email - It is generally expected that emails that are sent directly ‘To’ someone, require some sort of action The ‘Cc’ function, should be used to inform individuals of the message content/Hãy gửi mail trực tiếp tới người phải thực hành động điều mà người gửi thường mong đợi Hãy sử dụng chức “cc” để gửi thông tin tới đối tượng bạn muốn gửi thông tin - The subject title should clarify the content of the email and summarize the message The recipient should clearly be able to identify what the email is about from viewing the subject title/ Tiêu đề thư phải rõ ràng phù hợp với nội dung thư tóm tắt nội dung thư Người nhận thư hiểu rõ email chủ đề thông qua tiêu đề thư Sending Email – 3/Gửi email - - Please don’t say anything by email that you wouldn’t say face to face or via any other channel/Khơng nói điều qua email mà điều bạn khơng muốn nói trực tiếp qua cách khác - Remember the importance of punctuation and grammar for the reader Email should not be exempted from the good use of English, Chinese or Vietnamese/Hãy nhớ tầm quan trọng dấu câu hay ngữ pháp Email không miễn sử dụng tốt tiếng Anh, tiếng Trung tiếng Việt - Provide contextual information at the beginning of an email as it should not be assumed that the recipient will know the background to the issue / matter being raised/Cung cấp thông tin phần đầu email khơng nên cho người nhận biết tồn vấn đề/sự việc nói - Emails should be concise If an email is part of a longer chain of emails, always consider deleting any irrelevant text and only forwarding on information which is relevant and appropriate to the recipient in tone and content/Email phải ngắn gọn Nếu email phần chuỗi email dài hơn, ln xem xét xóa nội dung không cần thiết chuyển tiếp nội dung liên quan phù hợp với người nhận email - Only request confirmation of receipt of an email if it is essential to know whether an email has been received and read/Chỉ xác nhận nhận email điều cần thiết Sending Email – /Gửi email - - Emails can be brief and to the point If the message has to be long, make sure it is broken up into different sections, which are easy to read This is good for both the sender and the recipient If any action is required, make it clear/Emails nên ngắn gọn trọng tâm Nếu email dài chia nhỏ đoạn để dễ đọc Sẽ tốt cho người gửi người nhận Nếu yêu cầu hành động, làm rõ ràng - When sending attachments via email, avoid sending large files, where possible, as they may clog up the inbox of the recipient Alternative file sharing methods such as the public folders or shared drives should be considered/Khi đính kèm tệp gửi mail, tránh đính tệp q lớn, làm làm tắc hòm thư người nhận Nên dung cách thức khác để chia sẻ tệp thư mục chung ổ chung - Sets auto reminder if the email is not replied in certain time frame Email sender may decide the time frame according to job status/Đặt email trả lời tự động trả lời thời gian định Người gửi email định khung thời gian tùy theo tình trạng cơng việc - Email signatures, covering basic information such as name, job title and contact details, should be used on all initial emails/Chữ ký email cần phải có đầy đủ thơng tin tên, vị trí công việc thông tin liên lạc sử dụng tất email - Sets priority level if the email is important and urgent/Hãy ưu tiên email có tính quan trọng khẩn cấp Basic Rules Of Sending Email/Quy tắc gửi email First Email/Email đầu - Limit the number of recipients to whom we send a message to those who need to know about it, only copy in those who need to be informed/Giới hạn số người nhận email, gửi cho người cần thiết copy nôi dung gửi cho người cần thông tin - Sets priority level and reminder time frame if the email is important and urgent/Phải có thứ tự ưu tiên nhắc nhở khung thời gian email quan trọng khẩn cấp Second Email - First Reminder/Email thứ – Nhắc nhở email đầu Sends first reminder to the receiver if the receiver does not reply within the time frame/Hãy gửi email nhắc nhở người nhận email đầu họ khơng có phản hồi khung thời gian Third Email - Second Reminder/Email – Nhắc nhở email lần Sends second reminder to the superior of the receiver if the email is not replied within the time frame of the first reminder/Gửi email nhắc nhở lần cho cấp người nhận email nhắc nhở lần không người nhận trả lời Fourth Email/Email Forward the second email reminder to your superior for help/Chuyển tiếp email nhắc nhở lần cho cấp bạn để yêu cầu giúp đỡ Guidelines For Using Email/Hướng dẫn sử dụng email - Email must not be used for unlawful activities; personal financial gain; or any other activity which contravenes company regulations/Email khơng sử dụng cho mục đích trái pháp luật, thu lợi cá nhân hay hành động trái với quy định công ty - Email must not be used to transmit material which is or could be perceived as being obscene or pornographic or racist, sexist or discriminatory or offensive in any other way/Không dùng email để truyền tải tài liệu bị coi tục tĩu khiêu dâm phân biệt chủng tộc phân biệt giới tính phân biệt đối xử xúc phạm theo cách - Email is not confidential Do not send confidential information through email/Email khơng phải bí mật Khơng gửi thơng tin bí mật qua email - Email isn’t always delivered For vital messages, request confirmation of receipt/Email không thường xuyên gửi liên lạc lại để xác nhận bên người nhận nhận email - Keep the language formal, spell correctly and use acceptable grammar/Hãy sử dụng ngơn ngữ trang trọng, tả ngữ pháp - Email should not replace conversation For important issue / matter, we should go and find the target person and tell him / her/Email không nên thay hội thoại Với vấn đề/sự việc quan trọng, tìm người cần giải để nói trực tiếp - Be double-sure we send the email to the right person Check the recipient’s name and email address before we hit the Send button/Một lần chắn email gửi đến người Kiểm tra tên email người nhận trước ấn nút gửi - Avoid spamming/Tránh gửi thư rác ... đọc nhiều email Người gửi email nên gửi email đến người có liên quan, vui lòng làm theo hướng dẫn sau gửi email hàng ngày Replying Email – 1/Trả lời email -1 - Replies email in the same working... sử dụng tất email - Sets priority level if the email is important and urgent/Hãy ưu tiên email có tính quan trọng khẩn cấp Basic Rules Of Sending Email/ Quy tắc gửi email First Email/ Email đầu... hiểu rõ email chủ đề thơng qua tiêu đề thư Sending Email – 3/Gửi email - - Please don’t say anything by email that you wouldn’t say face to face or via any other channel/Khơng nói điều qua email