TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ I Ngành Khóa Hệ: CĐCQ Học kỳ: Năm 2008 - 2009 Đề số 1 [120 phút] Câu 1. ( 4 điểm) 1. Khái niệm các loại phông lưu trữ? 2. Khái niệm, mục đích và nguyên tắc phân loại tài liệu lưu trữ? 3. Các phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan? Câu 2. (6 điểm) 1. Khái niệm, mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu? 2. Các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu? 3. Hãy nêu các giai đoạn xác định giá trị tài liệu? TRƯỞNG MÔN KÝ DUYỆT GIẢNG VIÊN GIỚI THIỆU ĐỀ TS. Nguyễn Lệ Nhung TRƯỞNG KHOA KÝ DUYỆT KÝ DUYỆT ĐỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ II Ngành Khóa Hệ: CĐCQ Học kỳ: Năm 2008 - 2009 Đề số 2 [120 phút] Câu 1. ( 6 điểm) 1.Khái niệm, yêu cầu và nguyên tắc chỉnh lý tài liệu? 2. Trình bày các bước chỉnh lý tài liệu? Câu 2. (4 điểm) 1. Tại sao nói tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ? 2. Nêu các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ? TRƯỞNG MÔN KÝ DUYỆT GIẢNG VIÊN GIỚI THIỆU ĐỀ TS. Nguyễn Lệ Nhung TRƯỞNG KHOA KÝ DUYỆT KÝ DUYỆT ĐỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Đề số 1 ĐÁP ÁN – THANG ĐIỂM ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Ngành Khóa Hệ: CĐCQ Học kỳ: Năm 2008 - 2009 Câu Ý Nội dung Điểm 1. 1. Khái niệm các loại phông lưu trữ: Phông lưu trữ quốc gia, Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam, Phông lưu trữ cơ quan, Phông lưu trữ cá nhân 2 2. Khái niệm, mục đích và nguyên tắc phân loại tài liệu lưu trữ: - Nêu khái niệm: Phân loại tài liệu lưu trữ - Mục đích: + tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ + tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và khai thác, sử dụng tài liệu 1 3. Các phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan - Phương án: Nêu được 4 cặp phương án cơ bản: + cơ cấu tổ chức - thời gian + thời gian - cơ cấu tổ chức + mặt hoạt động - thời gian + thời gian - mặt hoạt động 1 2. 1. Khái niệm, mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu - Nêu khái niệm công tác xác định giá trị tài liệu - Mục đích: định ra được thời hạn bảo quản của tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ và góp phần tối ưu hóa thành phần trong các phông lưu trữ cơ quan, phông lưu trữ quốc gia. 1 2. Các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu: - Nêu được 3 nguyên tắc XĐGTTL: Nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. 9 tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu: ý nghĩa nội dung tài liệu, tác 3 giả tài liệu, ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phông, sự trùng lặp thông tin trong tài liệu, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ, hiệu lực pháp lý của tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu và ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu. 3. Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu: Nêu và phân tích được 3 giai đoạn xác định giá trị tài liệu: tại giai đoạn văn thư cơ quan, tại lưu trữ hiện hành và tại lưu trữ lịch sử. 2 GIẢNG VIÊN GIỚI THIỆU ĐỀ TS. Nguyễn Lệ Nhung TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG KHOA QUẢN LÝ VĂN THƯ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Đề số 2 ĐÁP ÁN – THANG ĐIỂM ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Ngành Khóa Hệ: CĐCQ Học kỳ: Năm 2008 - 2009 Câu Ý Nội dung Điểm 1. 1. Nêu khái niệm, yêu cầu chỉnh lý tài liệu - Khái niệm: đưa ra khái niệm cơ bản về chỉnh lý tài liệu - Yêu cầu: + Tài liệu trong phông phải được phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; + Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, tài liệu hết giá trị cần đưa ra loại huỷ đối với lưu trữ lịch sử; + Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; + Lập các công cụ tra cứu 2 2. Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu: nguyên tắc không phân tán tài liệu trong phông, nguyên tắc xuất sinh 1 3. Trình bày 3 bước chỉnh lý tài liệu: Bước 1) Chuẩn bị chỉnh lý: gồm các công việc: Giao nhận tài liệu; vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý; khảo sát tài liệu; bổ sung tài liệu; lập kế hoạch và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý. Bước 2) Tiến hành chỉnh lý: phân loại tài liệu; khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ; biên mục phiếu tin; hệ thống hóa hồ sơ; biên mục hồ sơ; vệ sinh tài liệu; thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếp tài liệu lên giá, tủ; xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu Bước 3) Tổng kết chỉnh lý: Kiểm tra kết quả chỉnh lý; hoàn thiện hồ sơ;, bàn giao tài liệu sau chỉnh lý; viết báo cáo tổng kết quá trình chỉnh lý. 3 2. 1. 1. Tại sao nói tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ? 3 - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm biến các thông tin quá khứ thành những tư liệu bổ ích cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân - Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của cho Nhà nước và nhân dân, biến giá trị tiềm năng của tài liệu lưu trữ thành của cải vật chất cho xã hội, nâng cao mức sống vật chất tinh thần và văn hoá cho nhân dân. - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối các lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội của các lưu trữ. 2. 2. Nêu các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc - Thông báo tài liệu lưu trữ - Cấp phát bản chứng nhận lưu trữ, các bản sao lục và trích lục tài liệu lưu trữ - Triển lãm tài liệu lưu trữ - Sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho các tờ báo, tạp chí, các buổi phát thanh, vô tuyến truyền hình - Công bố tài liệu lưu trữ 1 GIẢNG VIÊN GIỚI THIỆU ĐỀ TS. Nguyễn Lệ Nhung . thác sử dụng tài liệu lưu trữ: - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc - Thông báo tài liệu lưu trữ - Cấp phát bản chứng nhận lưu trữ, các bản. nguyên tắc phân loại tài liệu lưu trữ: - Nêu khái niệm: Phân loại tài liệu lưu trữ - Mục đích: + tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ + tạo điều kiện