CHƯƠNG III: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA TIN HỌC THƯƠNG MẠI NỘI DUNG 3.1 Quy trình xây dựng HTTT 3.2 Khảo sát sơ xác lập dự án 3.3 Phân tích thiết kế 3.4 Cài đặt 3.1 Quy trình xây dựng HTTT  Quy trình chung  Nguyên tắc xây dựng HTTT 3.1.1 Quy trình chung  Có hai phương pháp chủ yếu sử dụng tin học hóa quản lý tổ chức kinh tế – Phương pháp tin học hóa tồn bộ: – Phương pháp tin học hóa phần: Tin học hóa tồn  Tin học hóa đồng thời tất chức quản lý thiết lập cấu trúc hồn tồn tự động hóa thay cấu trúc cũ tổ chức  Ưu điểm –  Hệ thống đảm bảo tính quán tránh trùng lặp, dư thừa thông tin Nhược điểm – Thực lâu, đầu tư ban đầu lớn, hệ thống thiếu tính mềm dẻo việc thay đổi hồn toàn cấu trúc tổ chức hệ thống, thay đổi thói quen làm việc người thực chức quản lý hệ thống khó khăn Tin học hóa phần   Tin học hóa chức quản lý theo trình tự định: Thiết kế phân hệ quản lý hệ thống cách tách biệt độc lập với giải pháp chọn với phân hệ khác Ưu điểm –  Thực đơn giản, đầu tư ban đầu không lớn (phù hợp với tổ chức kinh tế vừa nhỏ), không kéo theo biến đổi sâu sắc cấu trúc hệ thống nên dễ chấp nhận, hệ thống mềm dẻo Nhược điểm – Khơng đảm bảo tính qn cao tồn hệ thống, khơng tránh khỏi trùng lặp dư thừa thơng tin 3.1.1 Quy trình chung  Tùy vào trường hợp lựa chọn phương pháp thích hợp Tuy nhiên với hai phương pháp cần phải đảm bảo: – – Mọi ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật phải đáp ứng yêu cầu mang lại hiệu kinh tế, dễ thực (không gây biến động lớn cấu trúc tổ chức) phù hợp với khả tổ chức kinh tế Việc xây dựng (hệ thống, ứng dụng tin học) phải thực theo quy trình chung gồm cơng đoạn     Khảo sát Phân tích Thiết kế Cài đặt 3.1.1 Quy trình chung  Khảo sát: Nhằm xác định tính khả thi đề án xây dựng hệ thống thông tin  Khảo sát xem hệ thống làm cách chi tiết  Đưa đánh giá trạng  Xác định nhu cầu tổ chức kinh tế, yêu cầu sản phẩm  Xác định thực khẳng định lợi ích kèm theo  Tìm giải pháp tối ưu giới hạn kỹ thuật, tài chính, thời gian ràng buộc khác 3.1.1 Quy trình chung  Phân tích: – Là cơng đoạn sau cơng đoạn khảo sát sơ công đoạn sâu vào thành phần hệ thống – Đây coi công đoạn thiết kế logic – Công việc cần thực hiện:   Phân tích hệ thống xử lý : xây dựng biểu đồ mô tả logic chức xử lý hệ thống Phân tích hệ thống liệu: mơ tả liệu, xây dựng lược đồ sở liệu mức logic hệ thống giúp lưu trữ lâu dài liệu sử dụng hệ thống 3.1.1 Quy trình chung  Thiết kế: – – – Là cơng đoạn cuối q trình khảo sát, phân tích, thiết kế Tại thời điểm có mơ tả logic hệ thống với tập biểu đồ lược đồ thu cơng đoạn phân tích Nhiệm vụ: Chuyển biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý Công việc cần thực      Thiết kế tổng thể: Thiết kế giao diện: Thiết kế kiểm soát: Thiết kế tập tin liệu: Thiết kế chương trình: Quan sát hệ thống (2)  Ghi chép lại: - Cách giao tiếp, trao đổi thơng tin (chính thức, khơng thức) - Các ngắt quãng chừng (trong công việc lý đó) - Các cơng việc đột xuất - Quan hệ phòng ban - Việc sử dụng hồ sơ - Khối lượng công việc - Những khó khăn cơng việc - Phát vấn đề chưa dự kiến - Nghiên cứu tài liệu hệ thống  Thực hiện: –  Ưu điểm: –  Quan sát khơng thức thơng qua nghiên cứu tài liệu nhằm thu thập thông tin hệ thống hoạt động Các tài liệu phong phú, đa dạng từ môi trường khác nhau, cung cấp cho nhà phân tích nhìn tổng thể đối tượng nghiên cứu Nhược điểm: – Tốn thời gian công sức khối lượng tài liệu hệ thống lớn Nghiên cứu tài liệu hệ thống  Nghiên cứu tài liệu về: – Mơi trường bên ngồi hệ thống ( điều kiện cạnh tranh thị trường, xu hướng phát triển công nghệ lĩnh vực này) – Môi trường kỹ thuật ( phần cứng, phần mềm có để xử lý thơng tin, trang thiết bị kỹ thuật khác, sở liệu sử dụng, đội ngữ phát triển hệ thống) – Môi trường vật lý (quy trình xử lý số liệu quản lý, độ tin cậy hoạt động hệ thống) – Môi trường tổ chức (chức hệ thống, lịch sử hình thành phát triển, quy mơ hệ thống, yếu tố khách hàng (số lượng, mức độ ổn định, thị hiếu, ), sách dài hạnh ngắn hạn, chương trình hành động sở, đặc trưng nhân hệ thống quản lý, tình trạng tài sở, dự an đâu tư tương lai v.v ) Phỏng vấn  Thực hiện: – –  Tổ chức gặp gỡ trực tiếp, đặt câu hỏi, ghi chép thu thập thông tin Để nhận thơng tin cần phân tích, cần đánh giá điều biết trước đặt câu hỏi Ưu điểm –  Cung cấp nguồn thông tin yếu hệ thống hệ thống cần phát triển tương lai Nhược điểm – Dễ thất bai hai nguyên nhân:   Khơng hiểu đượng điều nói Khơng có quan hệ tốt người vấn người vấn Sử dụng phiếu điều tra  Thực hiện: –  Chuẩn bị, thiết kế bảng hỏi (phiếu điều tra), hướng dẫn người sử dụng điền thông tin cần thiết Nhược điểm – Phương pháp không đơn giản hiệu khó đạt với nhà phân tích thiết kế thiếu kinh nghiệm b Tập hợp, phân loại thông tin c Đánh giá, nhận xét Phát yếu kém:  Thiếu sót: – –  Thiếu người xử lý thơng tin Bỏ sót cơng việc xử lý thông tin Kém hiệu lực, tải: – – Cơ cấu tổ chức không hợp lý –  Phương pháp xử lý không chặt chẽ Con đường lưu chuyển thông tin không hợp lý VD: Giấy tờ, tài liệu trình bày kém, cấu trúc khơng hợp lý, v.v… Tổn phí cao, gây lãng phí c Đánh giá, nhận xét Xác định yêu cầu tương lai:  Thỏa đáng thông tin chưa đáp ứng  Đáp ứng nguyện vọng nhân viên  Dự kiến kế hoạch phát triển 3.2.3 Xác định khả năng, mục tiêu dự án hệ thống  Phạm vi hệ thống giải vấn đề gì?  Nhân lực sử dụng Ví dụ: đội ngũ nhân viên điều khiển hệ thống cần bao nhiêu?  Tài (Chi phí cho dự án Ví dụ: Phí viết chương trình, phí bảo trì, v.v…)  Khắc phục điểm yếu hệ thống  Thể chiến lược lâu dài Dự án phải có hướng mở, ví dụ: tương lai dự án phát triển thêm, giải thêm vấn đề gì? 3.2.4 Phác họa giải pháp cân nhắc tính khả thi  Đưa giải pháp để thuyết phục người dùng (ở mức sơ bộ) Từ đó, định hướng cho việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin: – –  Giải pháp cho máy đơn, Giải pháp máy mạng, Với giải pháp phải mang tính khả thi: – – – Khả thi mặt nghiệp vụ: phải đáp ứng yêu cầu công việc Khả thi mặt kỹ thuật: sử dụng phù hợp với hệ thống máy có, tương lai, v.v… Khả thi mặt kinh tế: chi phí viết chương trình chấp nhận được, chi phí bảo trì khơng q cao, v.v… 3.2.5 Lập dự trù kế hoạch triển khai dự án a Dự trù thiết bị b Dự kiến công tác huấn luyện sử dụng chương trình c Dự kiến cơng việc bảo trì 3.2.5 Lập dự trù kế hoạch triển khai dự án a Lập dự trù thiết bị:  Dự kiến: – – – – – –  Khối lượng liệu lưu trữ Các dạng làm việc với máy tính (máy đơn, máy mạng), xử lý trực tuyến (Online), v.v… Số lượng người dùng tối thiểu tối đa hệ thống Khối lượng thông tin cần thu thập Khối lượng thông tin cần kết xuất, cần in giấy, v.v… Thiết bị ngoại vi đặc biệt như: Scanner, máy vẽ, máy cắt, v.v… Điều kiện mua lắp đặt: – – – Nên chọn nhà cung cấp nào, chi phí vận chuyển Mua nguyên bộ, mua rời, v.v… Sơ đồ lắp đặt mức sơ 3.2.5 Lập dự trù kế hoạch triển khai dự án b Công tác huấn luyện sử dụng chương trình – Thời gian huấn luyện bao lâu? – Chia làm nhóm huấn luyện? 3.2.5 Lập dự trù kế hoạch triển khai dự án c Công việc bảo trì – Đội ngũ bảo trì – Chi phí bảo trì – Thời gian bảo trì 3.2.6 Lập kế hoạch triển khai dự án  Về mặt nhân sự: có mặt tất chuyên viên, NSD, lãnh đạo quan, phân tích viên hệ thống (có thể có lập trình viên)  Lập tiến độ triển khai dự án  Phân tích tài dự án  Lập mối quan hệ với dự án khác ... tập tin liệu: Thiết kế chương trình: 3.1.1 Quy trình chung  Cài đặt: – – – Thay thê hệ thống thông tin cũ hệ thống thông tin Đối với hệ thống thông tin kinh tế quản lý : thay hệ thống xử lý thông. .. tích hệ thống xử lý : xây dựng biểu đồ mô tả logic chức xử lý hệ thống Phân tích hệ thống liệu: mô tả liệu, xây dựng lược đồ sở liệu mức logic hệ thống giúp lưu trữ lâu dài liệu sử dụng hệ thống. .. hệ thống tổng thể vốn có nó, với mối liên hệ phân hệ nội mối liên hệ với hệ thống bên Tiếp cận hệ thống  Ứng dụng phương pháp tiếp cận hệ thống khảo sát, phân tích hệ thống thơng tin kinh tế