5S là gì? 5S là gì? S1: Sàng lọc = Hiệu quả - Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết - Loại bỏ những thứ không cần thiết - Xác định “đúng số lượng” đối với những thứ cần thiết S2: Sắp xếp = Ngăn nắp,Thuận tiện - Sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ tự ngăn nắp và có đánh số ký hiệu để dễ tìm, dễ thấy - Sắp xếp đúng vật, đúng chỗ - Sắp xếp các vị trí dụng cụ, máy móc, công nhân… sao cho tiến trình làm việc trôi chảy S3: Sạch sẽ = Kiểm tra - Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ. - Hạn chế NGUỒN gây dơ bẩn, bừa bãi - Lau chùi có “Ý THỨC” SAU KHI HOÀN TẤT 3S… - Chụp ảnh hiện trường + Cận cảnh + Toàn cảnh - Dán ảnh lên cạnh ảnh cũ cho mọi người thấy rõ sự khác biệt - Cùng quyết tâm duy trì trạng thái đã đạt được - Việc chụp ảnh phải tạo ra quyết tâm của mọi người hướng tới một môi trường làm việc tốt hơn, không bao giờ quay trở lại sự bề bộn ban đầu. S4: Săn sóc = giảm căng thẳng - Duy trì thành quả đạt được - “Liên tục phát triển” 3S + Sàng Lọc + Sắp Xếp + Sạch Sẽ mọi lúc, mọi nơi - Nguyên tắc 3 Không: + Không có vật vô dụng. + Không bừa bãi. + Không dơ bẩn. S5: Sẵn sàng = Chấp hành quy định - Tự Nguyện, Tự Giác việc thực hiện và duy trì 3S: + Sàng Lọc + Sắp Xếp + Sạch Sẽ - Hệ thống “Kiểm Soát Bằng Mắt” – Visual Control System (VCS) Hướng dẫn kiểm tra 5S 5S Audit Guideline – Hướng dẫn kiểm tra 5S 1. No item gets less than “3”. Không mục nào dưới 3 điểm. 2. To pass the audit, at most two “3” . Để đạt yêu cầu kiểm tra, hai điểm 3 là nhiều nhất. 3. If step 3 audit failed, the next time audit application must be a month later or even longer. Nếu kiểm tra ở bước 3 không đạt, lần kiểm tra lại phải sau một tháng hoặc thậm chí lâu hơn. 4. Step 4 audit can only be applied after at least one month of step 3 audit. Kiểm tra bước 4 chỉ được tiến hành ít nhất một tháng sau khi kiểm tra bước 3. 5. Step 5 audit can only be applied after at least three month of step 4. Tiến hành kiểm tra bước 5 phải ít nhất 3 tháng sau khi kiểm tra bước 4. 6. For step 1 audit, item 3,9 must get “5”, total get 45 to pass the audit. Ở bước 1, mục 3, 9 phải đạt 5 và tổng số đạt 45 được xem là đạt yêu cầu kiểm tra. 7. For step 2 audit, item 1 must get “5”, total get 78 to pass the audit. Ở bước 2, mục 1 phải đạt 5 và tổng số đạt 78 điểm là đạt yêu cầu kiểm tra. 8. For step 3 audit, item 1 must get “5”, total get 75 to pass the audit. Ở bước 3 mục 1 phải đạt 5, và tổng số đạt 75 điểm là đạt yêu cầu kiểm tra. 9. For step 4 audit, item 1 must get “5”, total get 65 to pass the audit. Ở bước 4, mục 1 phải đạt 5, tổng số 65 điểåm là đạt yêu cầu kiểm tra. 10. For step 5 audit, item 1 must get “5”, total get 48 to pass the audit. Ở bước 5, mục 1 phải đạt 5 điểm, và tổng số điểm đạt 48 được xem là đạt yêu cầu. KỸ THUẬT ĐÁNH GIÁ THỰC HÀNH 5S TẠI DOANH NGHIỆP Khái niệm 5S được bắt nguồn từ Nhật bản vào đầu những năm 80 và đã được áp dụng rộng rãi tại các công ty, trong đó có Việt nam. Mục đích của áp dụng 5S không chỉ đơn thuần dừng lại ở việc nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức mà còn làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả năng sáng tạo trong công việc và phát huy vai trò của hoạt động nhóm. Một trong những hoạt động quan trọng góp phần vào việc duy trì và cải tiến 5S là đánh giá 5S. Đánh giá định kỳ 5S là hoạt động có ý nghĩa khyến khích các hoạt động 5S. Mục đích chính của việc đánh giá là: - Xem xét hiệu lực và hiệu quả của hoạt động 5S;- Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S;- Kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và nhân rộng sáng kiến; - Phát hiện những khu vực hạn chế trong việc thực hiện để có những cải tiến thích hợp.Để có thể thực hiện công tác đánh giá 5S, công ty/tổ chức cần có một đội ngũ cán bộ đảm nhiệm vai trò là các chuyên gia đánh giá. Các chuyên gia đánh giá cần được đào tạo về kỹ năng đánh giá, các yêu cầu của thực hành 5S, cách thức tiến hành đánh giá, lập báo cáo… Các yêu cầu đối với một chuyên gia đánh giá là hiểu được ý nghĩa và các hoạt động 5S, nắm được các nội dung và yêu cầu của thực hành 5S, nắm rõ các qui định, nội qui của công ty về hoạt động 5S đồng thời phải hiểu được cách thức đánh giá cũng như các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực/bộ phận.Nhiệm vụ của nhóm chuyên gia đánh giá là lên kế hoạch đánh giá định kỳ, xây dựng các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực, phòng ban, chuẩn bị các nguồn lực và thời gian cần thiết để tiến hành đánh giá. Một trong những phương pháp quan trọng nhất trong đánh giá 5S là sử dụng những hình ảnh trực quan, thông qua việc chụp ảnh những khu vực được đánh giá. Đây cũng chính là cách để cung cấp những bằng chứng khách quan khi đưa ra những kết luận, kiến nghị và là cơ sở để theo dõi và so sánh quá trình cải tiến sau này.Bằng cách quan sát và phỏng vấn, các chuyên gia đánh giá tập trung vào các nội dung trong tâm như sau:- Ban lãnh đạo công ty và các cán bộ quản lý có cùng thực hiện chương trình 5S hay không?- Mọi người có yên tâm về nơi làm việc của mình hay không ?- Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không?- Nơi làm việc có an toàn không?- Máy móc thiết bị có được vệ sinh và bảo dưỡng không?- Mọi thứ có được sắp xếp hợp lý để dễ tìm, dễ lấy hay không?- Máy móc và các vật dụng có được đặt ở nơi thuận tiện cho người sử dụng không?- Các hồ sơ có được lưu giữ để dễ truy tìm không?- Các đồ vật có đảm bảo sạch sẽ không?- Mọi người có làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không?- Các cán bộ nhân viên có mặc đồng phục/quấn áo sách sẽ, gọn gàng theo qui định hay không?- Mọi người có ý thức tạo hình ảnh tốt đẹp của công ty/tổ chức của mình không?Đối với mỗi phòng ban/bộ phận được đánh giá, nhóm chuyên gia đánh giá lập danh mục/bảng hỏi đánh giá, thang điểm và cách thức chấm điểm. Thang điểm đánh giá có thể từ 1-5 hoặc từ 1-10. Cách cho điểm đánh giá thường được qui định theo mức độ áp dụng 5S tại từng bộ phận và kết quả đạt được (Ví dụ về cách chấm điểm – bảng 1; Ví dụ về lập phiếu hỏi và tính điểm – bảng 2) Bảng 1: Ví dụ về cách lập phiếu hỏi và tính điểm Điểm Hạng mục STT Các hạng mục cần phải đánh giá Bảng 2: Ví dụ về thang cho điểm Điểm Mô tả Mỗi chuyên giá đánh giá sẽ cho điểm theo danh mục câu hỏi và dựa trên thang điểm đã được thống nhất. Tổng số điểm đạt được tại mỗi phòng ban/bộ phận được đánh giá sẽ được so sánh với nhau và với điểm tối đa có thể đạt được. Trên cơ sở đó nhóm chuyên gia đánh giá đưa ra những khuyến nghị cải tiến, đề xuất thưởng đối với những đơn thực hiện tốt.Việc thực hiện 5S chỉ có thể đạt kết quả tốt khi có sự tham gia của tất cả cán bộ nhân viên trong tổ chức. Bí quyết đem lại thành công trong việc huy động nguồn nhân lực cũng là yếu tố tạo nên năng suất và chất lượng của doanh nghiệp. . và cải tiến 5S là đánh giá 5S. Đánh giá định kỳ 5S là hoạt động có ý nghĩa khyến khích các hoạt động 5S. Mục đích chính của việc đánh giá là: - Xem xét. 5S là gì? 5S là gì? S1: Sàng lọc = Hiệu quả - Phân loại những thứ cần thiết và không