Phần A :Ý nghĩa tổ chức cuộc họp Tổ chức cuộc họp 2.1- Các đặc điểm của một cuộc họp tốt Khái niệm: Một cuộc họp là gì? - Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định. Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề. - Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt. - Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức hoặc không chính thức), thời gian… Cả hai loại cuộc họp chính thức và không chính thức đều cần đến sự cẩn thận và quan tâm. Nó sẽ trở nên ít chính thức hơn khi có sự thờ ơ và vấn đề xảy ra. - Các cuộc họp đều phải tuân thủ một hoặc kết hợp các mục đích sau: • Kiểm soát • Kết hợp • Thông báo • Thuyết phục -Tiến trình một cuộc họp sẽ bao gồm: • Phân tích và giải quyết các vấn đề • Tư vấn và giải hoà các xung đột • Thảo luận và trao đổi quan điểm • Nêu vấn đề và tạo động cơ • Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ năng và quan điểm • Nhận được ý kiến và hồi âm • Tăng cường hỏi đáp • Đào tạo và phát triển Nói chung mục đích của bất kỳ cuộc họp nào đều nhằm đến một quyết định, một hành động hoặc một sự thay đổi - Chi phí và hiệu quả Mọi cuộc họp đều phải tính đến chi phí. Dưới đây là ví dụ một số chi phí khác nhau : + Chi phí thời gian + Chi phí vật chất: tiền và các dụng cụ phụ trợ sử dụng + Chi phí cơ hội: Mọi người có thể làm được việc gì nếu họ không đến cuộc họp, giá trị của những hoạt động này như thế nao?, là bao nhiêu?. Vì vậy hãy luôn nghĩ đến thời gian của mọi người và bạn phải chắc chắn rằng cuộc họp của bạn là đáng giá để tổ chức và tham dự Cuộc họp tồi sẽ dẫn đến: - Quyết định tồi - Chính sách tồi - Tạo nên sự hỗ độn và xáo trộn - Gián đoạn công việc - Gây chú ý tới những nhiệm vụ nhỏ hơn là những nhiệm vụ lớn quan trọng - Tinh thần thấp - Giảm tiến trình làm việc và hoãn lại hành động - Nước mắt Phí thời gian và tiền bạc … tất cả những điều trên dẫn đến kết quả công việc không hiệu quả Do đó một cuộc họp tốt nhất thiết phải có bài phát biểu của chủ tịch và các thành viên. Để tránh chi phí cao và khó khăn và đảm bảo rằng cuộc họp sẽ thành công và đáng giá, thì câu hỏi đầu tiên cần phải đặt ra khi chuẩn bị một cuộc họp là : ‘Cuộc họp có thực sự cần thiết không?’ Có lý do cụ thể và mục đích rõ ràng cho cuộc họp sẽ đạt được những ảnh hưởng sau: • Mọi người sẽ hiểu rõ tại sao cuộc họp được tổ chức • Mọi người sẽ được chuẩn bị và có thể đóng góp • Mọi người sẽ được tập trung • Mọi người sẽ muốn tham dự cuộc họp của bạn nếu cuộc họp là có hiệu quả. • Sắp xếp và môi trường: Việc sắp xếp và môi trường trong phòng họp tạo nên không khí cho cuộc họp. Đó chính là thuyết trình có chuẩn bị. Điều đó có thể tăng cường hơn cho bài thuyết trình nói. Việc bố trí chỗ ngồi là rất quan trọng và sẽ được sử dụng cho các cuộc họp khác nhau: Kiểu dạng phòng họp: + Tròn, oval + Hội thảo / hội nghị + Hình vuông + Hình chữ U + Nhiệt độ và không khí trong phòng + Sạch sẽ + Ánh sáng + Kích cỡ phòng + Mùi /mùi thơm + Thiết bị nghe nhìn + Hệ thống âm thanh + Tiếng động, tiếng ồn Môi trường xung quanh cũng tạo nên không khí cho cuộc họp. Cân nhắc những vấn đề môi trường này sẽ tăng cường thêm cho bài thuyết trình. 2.2- Vai trò của một người chủ toạ thuyết trình tốt a- Công tác chuẩn bị trước cuộc họp Chuẩn bị chương trình - Các mục mới để thảo luận, và cụ thể ai sẽ dẫn hoặc - Thứ tự để tổng kết lại cuộc họp trước và các hoạt động tiếp theo - Thời gian chương trình, thời gian nghỉ ( nếu cần) - Các vấn đề hành chính - Tài liệu - Bảo đảm rằng biên bản và chương trình được phát đúng lúc - Bố trí phòng họp - Chỗ ngồi cho đại biểu - Cà phê giải khát Chuẩn bị về cá nhân - Chương trình - Bản thân: Trang phục, diện mạo, kiểm soát cảm xúc… b- Diễn biến quá trình họp Thông báo và giới thiệu chương trình Chủ toạ sẽ thông báo cho mọi người về: + Hình thức của cuộc họp + Chương trình của cuộc họp Chương trình sẽ như một chiếc bản đồ của cuộc họp. Nó sẽ nói cho chúng ta thứ tự của các vấn đề sẽ thảo luận. Có ba phần chính được gọi là thủ tục khai mạc, vấn đề kinh doanh chính và thủ tục bế mạc. Một chương trình tốt sẽ tăng cường hơn cho các bài thuyết trình trong cuộc họp. + Biên bản: Trong một số cuộc họp, thì biên bản sẽ rất cần thiết. Đôi khi nó chỉ là một mẫu form đơn giản trong khi ở một số cuộc họp khác nó được viết chính thức tiếp theo chương trình. Đó là một hình thức của bài thuyết trình viết sẽ giúp cho bài thuyết trình nói (chủ toạ và các thành viên thảo luận) Biên bản là các bản viết thường xuyên với ba chức năng: + Thúc giục hành động: Nhắc mọi người đã nhận nhiệm vụ trong cuộc họp phải làm và làm đúng thời hạn + Là bước nối với cuộc họp tiếp theo: nối giữa các cuộc họp bảo đảm rằng các vấn đề được báo cáo hoặc được triển khai + Ghi chép: Ghi chép thường xuyên những gì đã xảy ra và quyết định được thống nhất. Biên bản tốt sẽ rất hiệu quả và là bài trình bày hữu ích nếu chúng : + Chính xác: điều này rất quan trọng vì bất kỳ bỏ sót nào cũng gây nên vấn đề + Mục tiêu: Dù ai chuẩn bị biên bản cũng phải đưa ra mục tiêu và không được đưa ý kiến cá nhân vào + Dễ hiểu: Tóm tắt và ghi chép đúng + Trách nhiệm: Ai sẽ đảm nhiệm việc gì, trước thời hạn nào, tất cả được viết và trình bày theo tiêu chuẩn Cơ cấu - Tuân theo chương trình - Thời gian Kiểm soát - Thời gian - Ứng xử và thời gian nói chuyện của mọi người - Đặt câu hỏi Tóm tắt - Mỗi phần của chương trình - Đạt được quyết định rõ ràng Lắng nghe - Cách ứng xử của mọi người - Đóng góp Cách nói: - Hình thức ngôn ngữ cử chỉ tỏ ra tự tin - Nói rõ ràng và dùng những câu ngắn, đơn giản, không sử dụng tiếng lóng - Thay đổi tốc độ nói, sẵn sàng đặt câu hỏi - Chọn mức âm lượng phù hợp với người nghe - Nếu sử dụng micro, để micro cách miệng 4 cm - Vừa nói vừa minh hoạ 2.3- Người thuyết trình hiệu quả a-Ấn tượng đầu tiên và ấn tượng cuối cùng Ấn tượng tốt đầu tiên của người thuyết trình sẽ tạo ra: • Tin tưởng • Tin cậy • Hưởng ứng • Một ấn tượng lâu dài Ấn tượng cuối cùng của người thuyết trình sẽ tạo ra: • Cơ hội khác Quy luật 7 áp dụng cho cả ấn tượng đầu và cuối buổi họp: Các nghiên cứu về tâm lý-xã hội học chỉ ra rằng người tình bày có thể và có cơ hội gây ấn tượng mạnh nhất trong 7 giây đầu tiên/cuối cùng. -Bảy giây đầu tiên / cuối cùng khi xuất hiện và hành động -Bảy giây đầu tiên/cuối cùng của chuyển động -Bảy giây đầu tiên/cuối cùng của bài phát biểu Bề ngoài và hành động ‘nói lên hàng ngàn từ’ về người thuyết trình, trong đó việc ăn mặc chỉnh tề của người trình bày có ý nghĩa rất lớn, cần phải cân nhắc đến chi tiết sau sao cho phù hợp: + Tóc + Khuôn mặt + Quần áo, kiểu quần áo và lý do sử dụng kiểu quần áo đó. + Giầy + Những thứ khác: cà vạt, thắt lưng, hoa tai, nước hoa…. + Kết hợp mầu sắc b- Cách ứng xử hiệu quả Để có thể nhận được sự kính trọng, thì hướng tới người nghe chính xác là rất quan trọng. Trong trình bày có rất nhiều hình thức gọi người nghe dựa theo vị trí, môi trường và địa điểm. Ví dụ: “Ông Trần Văn Công, trưởng phòng kinh doanh sẽ… (chính thức giới thiệu ai đó) “Các quý ông, quý bà ở công ty…… (chính thức chỉ định nhóm người) “Thưa các vị khách quý, thưa ông chủ tịch……” Lưu ý rằng trong trình bày không bao giờ được phép gọi tên không, mà cần gọi đầy đủ họ tên với chức danh ngắn gọn Hướng tới người nghe bao gồm tất cả các hình thức viết và hành động phù hợp khi trình bày. Viết : Ví dụ: Lời chào mừng cho các bức thư và lời nhắn Hành động : Ví dụ: + Đưa và nhận tài liệu, cặp, sách, báo cáo + Đưa và nhận danh thiếp + Bắt tay + Cúi chào + Cử chỉ: Ngôn ngữ cử chỉ là một hình thức giao tiếp im lặng và tế nhị. Trong hầu hết các trường hợp, ngôn ngữ cử chỉ được thực hiện thậm chí không chủ định. Ngôn ngữ cử chỉ có thể chuyển tải các nội dung nhất định. Chúng ta cần học cách đọc được các thông điệp và bắt đầu hiểu được các thông điệp cử chỉ. Hiểu các kiểu cử chỉ khác nhau Buồn giận: Thở ngắn và phát những tiếng như ‘tsk’, vặn tay, ghì chặt tay, chỉ ngón tay, đưa tay lên tóc vuốt, gãi gáy… Lo lắng: Ho, phát ra âm thanh như ‘whew’, huýt sáo, hút thuốc, cấu véo, bồn chồn, lắc tiền hoặc chìa khoá, kéo tai, vặn tay…. Hợp tác:Tựa người về phía trước, tay mở, ngồi ở mép ghế, thiết lập các cử chỉ từ tay đến mặt, áo choàng không cài khuy Bảo thủ: Vòng tay liếc nhìn các phía, sờ mũi, dụi mắt, cài khuy áo khoác, dịch chuyển xa ra Quyền lực, Tự tin: Có những cử chỉ thân thiện, ngồi thẳng, chống tay thành hình tháp, để tay đằng sau lưng, để tay trong túi áo với ngón tay cái ra ngoài, cử chỉ niềm nở, quay lưng vào người khác, ngồi ở tư thế nghỉ ngơi và gần như nằm ra. Yếu đuối và không cảm thấy an toàn: Có những chuyển động nhỏ, rụt vai, nhai kẹo cao su, ngồi chơi không, cắn ngón tay, dựa mình về phía sau. Sử dụng các kiểu hiệu quả Sử dụng các kiểu hiệu quả có thể truyền tải một thông điệp hoặc một phản ứng dựa trên từng trường hợp. Ngôn ngữ cử chỉ hiệu quả là rất quan trọng trong một bài phát biểu ngắn hay dài. Việc sử dụng như thế nào tuỳ thuộc vào mục đích của người trình bày nhằm tăng sức thuyết phục hoặc chuyển tới người nghe một thông điệp không lời tế nhị. CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NGƯỜI THƯ KÝ CHUYÊN NGHIỆP • Kỹ năng soạn thảo văn bản, văn bản nâng cao và thư tín giao dịch thương mại của người thư ký • Cách lập và quản lý chương trình kế hoạch công tác của lãnh đạo. • Những điểm cần lưu ý khi quản lý thời gian làm việc của lãnh đạo. • Kỹ năng quản lý thời gian. • Kỹ năng quản lý khủng hoảng và đối phó với Stress. • Chức năng và công việc của người thư ký chuyên nghiệp. • Kỹ năng tổ chức hội nghị, hội thảo • Kỹ năng tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo. THƯ KÝ CHUYÊN NGHIỆP can có 1-K ỹ năng soạn thảo văn bản nâng cao và thư tín giao d ịch thương mại của người thư k ý. a-Kỹ năng soạn thảo văn bản. -Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan tổ c hức và thẩm quyền ban hành các văn bản đó. -Thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản QPPL và văn bản hành chính -Những yêu cầu cơ bản của soạn thảo văn bản -Quy trình soạn thảo văn bản hành chính -Những biện páp kỹ thuật làm cho văn bản đuợc soạn thảo chất lượng và có hiệu quả -Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính (Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Điều lệ, Quy chế, Quy định, Giấy uỷ quyền, Giấy chứng nhận, Tờ trình, Báo cáo, Biên bản, Thông báo, Công văn, Hợp đồng, Phương án, Đề án, Chương trình, Kế hoạch,…) b-Kỹ năng soạn thảo thư tín giao dịch thương mại: -Cấu trúc và cách trình bày một bức thư giao dịch thương mại -Các loại thư thường sử dụng trong giao dịch thương mại -Kỹ năng viết một số thư xã giao, thư thương mại -Một số quy tắc cần tuân theo khi viết một bức thư thương mại -Những biện pháp kỹ thuật làm cho thư tín giao dịch được soạn thảo có chất lượng và hiệu quả -Bài tập tình huống thực hành; thảo luận và giải đáp thắc mắc 2-Phương pháp làm việc và tổ chứclao động khoa học của người thư ký lãnh đạo. -Lập và quản lý chương trình kế hoạch công tác của lãnh đạo -Xây dựng lịch công tác của thư ký cho phù hợp với kế hoạch công tác của lãnh đạo -Những điểm cần lưu ý khi quản lý thời gian làm việc của lãnh đạo -Quản lý bản thân -Kỷ luật trong công việc của người thư ký chuyên nghiệp -Kỹ năng quản lý thời gian: -Các nguyên nhân lãng phí thời gian -Tạo sao con người ta hay do dự -Chiến lược quản lý thời gian -Tiết kiệm thời gian nhờ biết từ chối -Kỹ năng giải quyết khủng hoảng và đối phó với stress: -Stress căn bệnh của xã hội phát triển -Mối quan hệ giữa stress và khả năng làm việc -Những lý do công việc dễ dẫn đến stress -Bí quyết giảm stress và khủng hoảng trong công việc -Năng lực tự kiểm tra công việc của người Thư ký 3-Người Thư ký chuyên nghiệp -Phẩm chất của người Thư ký chuyên nghiệp -Chức năng và công việc của người Thư ký chuyên nghiệp -Kỹ năng tổ chức Hội nghị, Hội thảo: -Ý nghĩa của việc tổ chức Hội nghị, Hội thảo -Lập Kế hoạch, Hội nghị, Hội thảo (thời gian, nội dung, thành phần Hội nghị, địa điểm, kinh phí,v.v…) -Công tác chuẩn bị (giấy mời, phòng họp, tài liệu, trang thiết bị, báo giới v.v…) -Tiến hành Hội nghị -Những công việc sau Hội nghị -Kỹ năng tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo -Thiết kế các chuyến đi công tác cho lãnh đạo -Lập kế hoạch cho các chuyến công tác (thường kỳ, đột xuất) -Nhiệm vụ của Thư ký trong việc thiết kế các chuyến công tác (trước chuyến đi, trong khi lãnh đạo đi công tác, sau khi lãnh đạo đi công tác về). Các kỹ năng cơ bản • Đánh máy đạt tốc độ 60 -70 chữ một phút (tiếng Anh đạt 50 từ/phút). • Tốc ký đạt tốc độ 100 - 120 chữ một phút (tiếng Anh đạt 80 từ/phút). • Tin học văn phòng: Xử lý văn bản, xử lý dữ liệu. • Trình bày bản đánh máy, bản viết bản in từ máy tính đúng chuẩn, hấp dẫn, đẹp. • Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet. • Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng. • Kỹ năng lập hồ sơ lưu và tra cứu nhanh. • Biết và sử dụng được ngoại ngữ. Phẩm chất cá nhân Người làm công tác Thư ký đòi hỏi khả năng làm việc độc lập khá cao. Do vậy, ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực tạo được sự tin cậy, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc là điều hết sức cần thiết. Đôi khi, họ có thể sẽ thay mặt Giám đốc để giao dịch, thương thảo với các đối tác. Do vậy, khả năng nghe hiểu, viết, nói và đọc gãy gọn cũng là điều hết sức cần thiết. Trong đàm phán, người Thư ký giỏi còn đóng vai trò như một trợ lý, lúc này năng lực tính toán và khả năng suy đoán luôn được đề cao. Ngoài ra, ngoại hình cũng là yếu tố cần được xem xét bởi Thư ký (đặc biệt là Thư ký riêng) là người thường xuất hiện bên cạnh nhà quản lý cấp cao trong các buổi gặp gỡ, đàm phán, ký kết Hợp đồng. Giám đốc là người luôn bận rộn, do vậy, những công việc như chuẩn bị các cuộc họp (lên chương trình, soạn tài liệu, lập biên bản .), chuẩn bị các chuyến đi công tác (lên hành trình, thu xếp các cuộc gặp, nơi ăn ở .) phải được người Thư ký đảm nhiệm tốt. Ở đây, bản thân người Thư ký phải thể hiện mình quản lý và sử dụng thời gian hợp lý, hiệu quả. Thư ký cũng là người phân phối thông tin và truyền đạt công việc từ cấp trên đến các bộ phận, do đó người Thư ký cần có năng lực xây dựng quan hệ, phối hợp tốt với mọi cấp với cấp trên, với cấp dưới, với khách hàng và khách đến giao tiếp với doanh nghiệp. Đi kèm theo đó là tính tình vui vẻ hòa nhã, khôi hài đúng lúc trong giao tiếp, ứng xử. Do là người được phép tiếp xúc với nhiều thông tin cơ mật của doanh nghiệp nên Thư ký phải là người tin cậy đặc biệt là Thư ký Giám đốc. Nhiều Công ty bị lộ thông tin do có nội gián mà không ai khác chính là người Thư ký. Để tránh trường hợp “nuôi ong tay áo” khi tuyển Thư ký, cần phải lưu ý đặc biệt tới phẩm chất trung thực. Thư ký giỏi thường cũng là đối tượng mà cấp quản lý nhắm vào để đề bạt khi cần đến. Do vậy, để sẵn sàng cho những nấc thang cao hơn trong tổ chức, người Thư ký cần không ngừng rèn luyện để có được kiến thức sâu và đủ rộng về kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính, luật kinh tế. Ngoài ra, người Thư ký cũng cần nhanh chóng nắm bắt được và hiểu biết sâu sắc về tổ chức và hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Phần B: chuẩn bị nội dung cuộc họp Thư ký với cách tổ chức cuộc họp Là thư ký, chắc hẳn các cuộc họp đã không còn là điều gì lạ lẫm với bạn. Cuộc họp sẽ thành công nếu hội tụ 8 điểm sau đây: 1. Chuẩn bị chu đáo - Thảo một văn bản chi tiết về việc phân chia cuộc họp như thế nào theo từng nội dung và thời gian cụ thể cho từng nội dung đó. - Tổng kết những thành phần sẽ đến dự cuộc họp để làm thư mời gửi đến từng bộ phận. Những bộ phận sẽ có báo cáo trong cuộc họp, bạn cần nhắc nhở lại một lần nữa trong lá thư mời họp. - Chuẩn bị các tài liệu có liên quan đến cuộc họp và gửi cho các thành viên tham gia. Thậm chí, bạn cần phải gọi điện lại một lần nữa để chắc chắn rằng tất cả mọi người đã có các tài liệu đó. - Chuẩn bị tốt khâu phục vụ cuộc họp như phòng họp, bàn ghế, giấy bút, nước uống…Những chi tiết nhỏ nhặt này thường dễ bị bỏ quên nên bạn cần kiểm tra kỹ lại cho chu đáo trước cuộc họp. 2. Thảo luận trước về nội dung cuộc họp Bạn cần trao đổi trước về nội dung với những người chủ trì cuộc họp ít nhất là một ngày trước khi diễn ra cuộc họp. Việc làm này sẽ khiến sếp của bạn nắm được phần nào tinh thần của buổi họp đồng thời cũng giúp chuẩn bị tốt hơn những gì sẽ nói, sẽ thảo luận. Cuộc họp cũng vì thế mà được tiến hành thuận lợi và diễn ra sôi nổi hơn. 3. Nên họp đúng giờ Trễ giờ họp cũng có nghĩa là bạn đang làm mất thời gian của người khác. Là một thư ký, bạn có thể mời mọi người trước thời gian họp tầm 15 phút để cuộc họp có thể tiến hành đúng dự định. Và nếu đã đến giờ mà có những nguời vẫn chưa đến thì cũng không nên vì một vài người mà khiến những người khác phải tiếp tục chờ đợi. Hãy bắt đầu cuộc họp như đã định. 4. Nhất thiết cần có biên bản cuộc họp Đó cũng là công việc chính của một người thư ký. Ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp, những vấn đề quan trọng. Sau cuộc họp, bạn nên làm một bản báo cáo chi tiết sau đó in ra và phát cho mọi người. Cách làm khoa học này sẽ giúp bạn cũng như mọi người tham gia nắm được rõ ràng và chi tiết nội dung cuộc họp. 5. Gợi ý mọi người thảo luận Khi thấy không khí buổi họp có trùng xuống và thiếu sôi nổi, người thư ký cũng có thể trở thành người lĩnh xướng, đặt ra những câu hỏi, những tình huống và yêu cầu mọi người tham gia thảo luận. Bằng nhiều cách khác nhau, hay dẫn dắt để những người tham gia hào hứng thảo luận. 6. Tập trung vào cuộc họp Ở vai trò một người thư ký, lơ đãng trong cuộc họp là một điều cấm kỵ. Hơn ai hết, bạn phải là người tập trung hết mức vào cuộc họp. Không chỉ lắng nghe mọi người phát biểu mà còn cả lắng nghe và để ý thái độ của họ về cuộc họp, về vấn đề được đưa ra…có như vậy thì nếu có gặp những tình huống ngoài dự kiến, bạn vẫn có thể xử lý kịp thời. 7. Bày tỏ ý kiến của mình Thư ký không chỉ có việc ngồi một chỗ và ghi ghi chép chép, bạn cũng có vai trò như một nhân viên bình thường. Bởi thế bạn cũng cần có những ý kiến riêng của mình. Đó có thể là ý kiến trái chiều nhưng bạn hoàn toàn vẫn có thể nêu lên quan điểm của bạn và thuyết phục mọi người vào ý kiến của mình. 8. Không để cuộc họp kéo dài quá lâu Nếu cuộc họp kéo dài quá thời gian qui định sẽ khiến tâm lý người dự không thoải mái thậm chí còn gây cho họ sự khó chịu. Bởi vậy nếu đã đến giờ kết thúc mà vấn đề được nêu vẫn chưa có cách giải quyết, hãy nói nhỏ với người chủ trì cuộc họp để tiếp tục vấn đề trong một cuộc họp khác. Là người thư ký, việc sắp xếp và tổ chức những cuộc họp là một công việc gần như diễn ra thường xuyên và bắt buộc, hãy chứng minh cho mọi người thấy rằng bạn là một thư ký chuyên nghiệp về vấn đề này, bạn nhé! Nguyên tắc : Chuẩn Bị Cuộc Họp Thật Chu Đáo. Tổ chức một cuộc họp thành công là một phần trong nghiệp vụ của người Thư Ký. Bạn phải chuẩn bị thật chu đáo trước khi họp; nhanh nhạy xử lý trong cuộc họp và phải biết các bước tiếp sau khi cuộc họp kết thúc. Chuẩn bị giấy và viết, vì trong một cuộc họp, các thành viên cần có giấy, viết để ghi chép lại những điều cần thiết. Ở một số đơn vị, người ta sử dụng giấy tiêu đề để phát cho các thành viên tham dự cuộc họp. Trong một số trường hợp, thành viên dự họp lại không chuẩn bị giấy viết, nên việc chuẩn bị của Bạn sẽ giúp họ không lúng túng và họ sẽ cảm ơn sự chu đáo của Bạn. Nếu cuộc họp cần có sự hỗ trợ của các thiết bị đặc biệt như máy tính, máy chiếu slide (projector), đường truyền internet v.v .bạn phải chuẩn bị trước, chạy thử các thiết bị (hoặc xúc tiến việc thuê mướn) càng sớm càng tốt để có nhiều thời gian dự phòng mà xử lý trong trường hợp máy hỏng. Mặt khác, đối với các cuộc họp quan trọng, Bạn cần lập phương án backup, với tất cả các thiết bị dự phòng, sẵn sàng thay thế ngay thiết bị hỏng mà không tốn thời gian. [...]... việc chuẩn bị về các trang thiết bị cho cuộc họp, nếu Bạn là người điều hành cuộc họp nên đến buổi họp với câu hỏi mà người khác có thể đặt ra, cũng như những câu hỏi gợi ý cho những người khác Để làm được như vậy, n thể nhất liên quan đến cuộc họp Nguyên tắc : Chuẩn Bị Hậu Cần Cho Một Cuộc Họp Công việc chuẩn bị cho cuộc họp: Khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp, người thư ký cần chú trọng các điểm... của cuộc họp Thảo một bản chương trình nghị sự (Agenda) để trình người chủ trì cuộc họp duyệt Trong bản nghị sự phải phân c Nắm được thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến các bộ phận Bộ phận nào có báo cáo trong cuộc họp, người gửi báo cáo về văn phòng và chánh văn phòng biên tập các báo cáo, sau đó trực tiếp báo cáo trong cuộc họp Việc trị tốt In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu. .. Người thư ký cần chuẩn bị thư mời như thế đối với cuộc họp quan trọng, đồng th Đối với các cuộc họp quan trọng như hội nghị, hội thảo cần tổ chức khâu tiếp khách: nhân viên tiếp tân, kiểm tra th Nếu cuộc họp tổ chức tại phòng họp tại các khách sạn, nên làm việc chặt chẽ với khách sạn về các phần bao gồm tr cuộc họp: máy lạnh, đèn chiếu, màn hình, hệ thống âm thanh, ánh sáng, các dây dẫn điện, tốt hơn... sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình Đừng quá lệch hướng khỏi những chủ đề đã định hay làm cho nó trở nê thưõng đến những người tham dự cuộc họp đang đi lệch hướng Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc họp • Thu nhận những thông tin và dữ liệu từ cuộc họp Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều đã được nghe và biết những thông tin đ • Để mọi người tham dự thực thi nội dung cuộc họp, bạn chỉ... Thời gian, ngày, nơi họp và chủ toạ cuộc họp • Tên của tất cả thành viên dự họp và thành viên vắng mặt (cùng với lý do vắng mặt) • Toàn bộ các nội dung thảo luận, ra quyết định, trách nhiệm cá nhân cho các nhiệm vụ được phân công • Thời điểm kết thúc họp • Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế Tài nguyên tốt nhất cuả tư liệu và ký ức của một cuộc họp là biên bản cuộc họp, vì thế hãy dùng một ít thời... cuộc họp Gửi đến cho các thành viên dự họp Sa nhận được hồ sơ dự họp Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống… Trước khi bắt đầu cuộ tra lại cho chu đáo Thư mời họp tiếng Anh thông thường có mục viết tắt R.S.V.P (viết tắt của thành ngữ tiếng Pháp (!) Respond sil vo liên lạc và số điện thoại, e-mail) Người thư ký cần chuẩn bị thư mời như thế đối với cuộc họp. .. như c lượng khách để tránh tình trạng bị hụt Điều hành cuộc họp Posted on Tháng Mười Một 29, 2009 by cackynangmem Bắt đầu cuộc họp Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc họp Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp mà bạn mong muốn Đặt ra những nguyên tắc cơ bản (Tiêu chuẩn): • Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc • Các thành viên sẽ được nghe... Kết thúc cuộc họp • Giúp đỡ tập thể quyết định những bước tiếp theo • Xem xét lại những bước đi tiếp theo đã được ấn định, đảm bảo rằng mỗi người đều biết rõ nhiệm vụ của mình Hãy chắc chắn • Ở phần kết luận, hãy tổng kết lại những gì tập thể đã làm được • Lịch sự cảm ơn sự tham gia và đóng góp của mọi người trong cuộc họp Nội dung tối thiểu cơ bản của biên bản cuộc họp: • Thời gian, ngày, nơi họp và... cần thiết 6 Vào cuối cuộc họp, chuyển các biểu đồ này tới người thư ký ghi chép để sau đó đưa chúng vào biên bản cuộc họp • Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp ý kiến của mọi người • Lịch trình cuộc họp xứng đáng để được thực hiện Hướng sự tập trung vào ư tưởng, quan điểm, chứ không phải vào những co • Ấn định những bước tiếp theo trong thời gian diễn ra cuộc họp và đảm bảo rằng những... bạn để đảm bảo rằ Những hành động tiếp theo • Đánh giá về cuộc họp: Những gì đã làm được? Những gì chưa làm được? Những gì cần cải thiện trong những lần tiếp theo? • Chuẩn bị những việc “hậu- bàn bạc” sau khi cuộc họp kết thúc • Trên cơ sở biên bản cuộc họp và cảm nhận của chính mình, bạn hãy soạn ra một văn bản miêu tả đầy đủ và rõ ràng về cuộc h phân tích theo chiều sâu để nâng cao chất lượng của . :Ý nghĩa tổ chức cuộc họp Tổ chức cuộc họp 2.1- Các đặc điểm của một cuộc họp tốt Khái niệm: Một cuộc họp là gì? - Họp là một hình thức giao tiếp tổ chức và hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Phần B: chuẩn bị nội dung cuộc họp Thư ký với cách tổ chức cuộc họp Là thư ký, chắc hẳn các cuộc họp