MS Word "toàn tập" Cho dù bạn sử dụng qua Microsoft Office 2003 hay phiên trước tiếp xúc với phiên Microsoft Office 2007 này, bạn “lúng ta lúng túng” người bắt đầu Thật vậy, Office 2007 “lột xác” hình thức lẫn nội dung mà chắn bạn phải tốn nhiều thời gian tìm hiểu Tuy nhiên làm chủ phần mềm bạn cảm thấy cơng việc văn phịng trở nên nhẹ nhàng trước nhiều bố cục chương trình xếp lại hợp lý, công cụ hỗ trợ tự động sẵn sàng giúp đỡ bạn, tính đáp ứng tốt nhu cầu bạn Làm quen với giao diện Trong Word 2007, bạn khơng cịn thấy menu lệnh phiên trước mà thay vào hệ thống “ribbon” với thành phần chính: thẻ (Tab), nhóm (Group) nút lệnh (Command button) Các nút lệnh có liên quan đến gom vào nhóm, ví dụ nút chọn font, cỡ chữ, in đậm, nghiêng, gạch chân gom vào nhóm Font Nhiều nhóm có chung tác vụ lại gom vào thẻ Bạn để ý, góc bên tay trái có nút hình trịn , có tên Microsoft Office Button Nhấn nút xuất bảng lệnh tương tự menu File phiên Word trước, bao gồm lệnh: New, Open, Save, Print Quick Access Toolbar công cụ nằm cạnh nút Microsoft Office Button, giúp truy cập nhanh đến nút lệnh thường dùng Bạn nhấn chuột vào nút mũi tên cuối bổ sung thêm nút lệnh bạn hay dùng khác vào công cụ cách đánh dấu chọn vào Sử dụng phím tắt để mở thẻ, nút lệnh Ngoài phương pháp nhấn chuột, bạn sử dụng phím tắt để truy cập đến thẻ, nút lệnh cách nhanh chóng Rất đơn giản, giữ phím Alt giây, xuất chữ thẻ, bạn nhấn tiếp chữ thẻ muốn mở, thẻ kích hoạt Bây nút lệnh lại xuất loạt chữ để bạn kích hoạt với cách tương tự Tạo tài liệu Tương tự Word 2003, phím tắt để tạo tài liệu Word 2007 Ctrl+N Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button , chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document Tạo tài liệu từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button , chọn New Nhấn Installed Templates, sau chọn mẫu cài vào máy hay chọn mẫu từ Microsoft Office Online (yêu cầu có kết nối Internet để tải về) Nhấn nút Create để tạo tài liệu từ mẫu chọn Mở tài liệu có sẵn máy Tương tự Word 2003, phím tắt mở tài liệu có sẵn Ctrl+O Bạn vào Microsoft Office Button , chọn Open Lưu tài liệu Phím tắt để lưu tài liệu Ctrl+S (giống Word 2003) Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button , chọn Save Nếu file tài liệu trước chưa lưu lần nào, bạn yêu cầu đặt tên file chọn nơi lưu Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Save As (phím tắt F12, tương tự Word 2003) Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở trước Mặc định, tài liệu Word 2007 lưu với định dạng *.DOCX, khác với *.DOC mà bạn quen thuộc Với định dạng này, bạn mở Word 2003 trở trước không cài thêm chuyển đổi Để tương thích mở Word 2003 mà khơng cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type hộp thoại Save As, bạn chọn Word 972003 Document) Muốn Word 2007 mặc định lưu với định dạng Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options Trong khung bên trái, chọn Save Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc) Nhấn OK Trong Word 2003 có tính mặc định lưu theo định dạng (dĩ nhiên khơng có định dạng Word 2007) Để truy cập tính tương ứng Word 2003, bạn vào menu Tools > Options > thẻ Save > chọn định dạng mục Save Word files as > OK Giảm thiểu khả liệu chương trình bị đóng bất ngờ Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm liệu, bạn nên bật tính lưu tự động theo chu kỳ Cũng hộp thoại Word Options, chọn mục Save bên trái, đánh dấu check vào Save AutoRecover information every, sau nhập số phút tự động lưu vào ô bên cạnh Nhấn OK Lưu tài liệu với định dạng PDF/XPS Một tính có Word 2007 khả lưu tài liệu với dạng file *.PDF *.XPS Có lẽ bạn quen thuộc với định dạng PDF Còn XPS? Tương tự PDF, XPS (XML Paper Specification) loại file điện tử có bố cục cố định, đảm bảo file xem mạng hay đem in giữ lại xác phần định dạng bạn cần, liệu file không dễ thay đổi Để lưu xuất sang định dạng PDF/XPS, trước hết bạn cần cài đặt thêm phần hỗ trợ Microsoft Save as PDF or XPS cho hệ thống Office 2007: truy cập vào http://r.office.microsoft.com/r/rlidMSAddinPDFXPS hay http://tinyurl.com/y32j78 làm theo hướng dẫn để cài đặt Cài xong bạn lưu tài liệu lại với dạng PDF/XPS cách nhấn Microsoft Office Button , chọn Save As, chọn PDF or XPS Phóng lớn / thu nhỏ tài liệu Có lẽ bạn quen thuộc với hộp Zoom công cụ Standard Word 2003, giúp phóng to hay thu nhỏ tài liệu với nhiều tùy chọn Còn Word 2007, công cụ nằm đâu? Bạn đưa mắt xuống góc bên phải cửa sổ, trạng thái thấy trượt Zoom Bạn việc kéo trượt qua phải để phóng lớn hay qua trái để thu nhỏ tài liệu Xác lập chế độ phóng lớn / thu nhỏ đặc biệt Trong thẻ View, nhóm Zoom, nhấn 100% để đưa tài liệu kích cỡ Cũng nhóm Zoom, nút One Page cho phép bạn hiển thị vừa trang hình, nút Two Pages hiển thị trang, Page Width chế độ Zoom mà chiều rộng trang vừa với chiều rộng hình Nhấn nút Zoom cho nhiều tùy chọn Xem tài liệu chế độ Full Screen Reading Ở Word 2003, bạn xem tài liệu giống xem sách (2 trang đối diện nhau, chiều rộng hình tận dụng tối đa để đọc ghi vào tài liệu cách dễ dàng) Cách thực hiện: vào menu View – Reading Layout Đối với Word 2007, công cụ nằm thẻ View, nhóm Document Views, mục Full Screen Reading Khi chế độ Full Screen Reading, nhấn phím mũi tên góc trang để di chuyển qua lại trang Nhấn ESC để trở chế độ Print Layout Cũng nhóm Document Views bạn chọn nhiều chế độ hiển thị khác Web Layout, Outline, Draft Thanh thước kẻ (Ruler) Thước kẻ dọc ngang tiện lợi cho bạn canh chỉnh, phiên Word 2007 Microsoft loại bỏ rồi? Khơng phải vậy, Word 2003 cho phép bạn tùy ý bật tắt Ruler (menu View – Ruler), phiên 2007, chức đưa vào thẻ View, nhóm Show/Hide Bạn việc đánh dấu check vào mục Ruler lên lại Một cách khác thước kẻ nhấn chuột vào nút View Ruler phía cuộn dọc Nếu thực cách mà bạn thấy có thước kẻ ngang xuất hiện, không thấy thước kẻ dọc đâu cả, làm thêm bước sau để bật thước kẻ dọc lên: Nhấn Microsoft Office Button , nhấn tiếp Word Options Trong hộp thoại xuất hiện, khung bên trái chọn Advanced Kéo trượt khung bên phải xuống nhóm Display, đánh dấu chọn hộp kiểm Show vertical ruler in Print Layout view Nhấn OK Lưu ý: Bạn phải xem tài liệu chế độ Print Layout đủ thước kẻ Duyệt tài liệu chế độ hình thu nhỏ (Thumbnails) Chế độ hữu ích tài liệu bạn có nhiều trang cho bạn nhìn tổng thể trang, bạn nhảy nhanh đến trang Trong thẻ View, nhóm Show/Hide, bạn đánh dấu check vào hộp kiểm Thumbnails Lập tức bên trái cửa sổ xuất khung chứa hình thu nhỏ trang tài liệu, kèm theo số trang bên Bạn nhấn chuột vào trang để nhảy đến trang Thay đổi xác lập lề trang Trong Word 2003, để thay đổi xác lập trang, bạn vào menu File – Page Setup Còn Word 2007 sao? Các xác lập trang giấy nằm thẻ Page Layout, nhóm Page Setup - Để thay đổi lề trang, nhấn nút Margins, menu xổ xuống cho bạn chọn kiểu lề trang thích (mỗi kiểu lề có ghi thơng số bên cạnh, ví dụ kiểu Normal lề trên, dưới, trái, phải cách mép giấy inch ) - Nếu thông số lề trang bạn muốn xác lập sẵn danh sách, nhấn Custom Margins cuối menu, sau tự nhập vào thơng số Hiển thị lề trang Nhấn Microsoft Office Button, nhấn tiếp Word Options Trong hộp thoại xuất hiện, khung bên trái nhấn Advanced, khung bên phải kéo trượt xuống nhóm Show document content đánh dấu check vào hộp kiểm Show text boundaries Nhấn OK Các lề trang xuất tài liệu dạng đường đứt nét Trong Word 2003, bạn thực chức tương ứng cách vào menu Tools – Options > thẻ View > đánh dấu check mục Text boundaries nhóm Print and Web Layout options > OK Chọn hướng giấy cho toàn tài liệu Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Orientation chọn hai kiểu Portrait (trang dọc) Landscape (trang ngang) Xác lập trang dọc trang ngang tài liệu - Dùng chuột quét chọn đoạn văn mà bạn muốn thay đổi sang hướng dọc ngang - Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Margins - Nhấn Custom Margins, chọn tiếp Portrait (trang dọc) Landscape (trang ngang) mục Orientation - Trong mục Apply to, chọn Selected text Nhấn OK Thay đổi cỡ giấy Nếu muốn thay đổi kích cỡ trang giấy, thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Size Menu xổ xuống cho bạn chọn cỡ giấy có sẵn như: Letter, A4, A5, A6, Postcard Muốn xác lập cỡ giấy đặc biệt khơng có danh sách, bạn chọn More Paper Sizes cuối menu nhập vào chiều rộng (Width), chiều cao (Height) thích Khắc phục tượng: Lề bị biến Khi bạn xem tài liệu chế độ Print Layout, điểm chèn nằm sát góc bên trái trang, giống khơng có lề Cách khắc phục: Khi lề lề không hiển thị, bạn đưa trỏ chuột đến lề lề trang trỏ biến thành mũi tên hai đầu nhấn đúp chuột vào Lề lề hiển thị Một cách khác để khắc phục tượng bị lề trên: - Trong thẻ View, nhóm Document Views, đảm bảo nút Print Layout chọn - Nhấn Microsoft Office Button , nhấn tiếp Word Options - Trong khung bên trái, chọn Display - Ở khung bên phải, nhóm Page display options, đánh dấu chọn mục Show white space between pages in Print Layout view Nhấn OK Khác với Word 2007 phải nhấn đúp chuột, Word 2003 để hiển thị lại lề trên, bạn đưa trỏ chuột đến lề lề trang trỏ biến thành mũi tên hai đầu nhấn lần chuột trái vào Chèn Header, Footer cho toàn tài liệu Trong Word 2003, để chèn Header hay Footer vào tài liệu, vào menu View – Header and Footer Cịn Word 2007, thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer Một menu xổ xuống với Header, Footer mẫu cho bạn chọn Kế đến bạn nhập nội dung cho Header hay Footer Nhập xong nhấn đúp chuột vào vùng nội dung trang, Header / Footer áp dụng cho toàn trang tài liệu Thay đổi Header / Footer cũ Header / Footer Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer Sau chọn lại Header / Footer để thay cho Header / Footer Không sử dụng Header / Footer cho trang Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc phải nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup Kế đến mở thẻ Layout Đánh dấu kiểm mục Different first page bên mục Headers and footers Nhấn OK Vậy Header / Footer loại bỏ khỏi trang tài liệu Trong Word 2003, bạn loại bỏ Header / Footer cho trang cách vào menu File – Page Setup > chọn thẻ Layout > đánh dấu check Different first page > OK Áp dụng Header / Footer khác cho trang chẵn trang lẻ Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc phải nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup Kế đến mở thẻ Layout Đánh dấu kiểm mục Different odd and even bên mục Headers and footers Nhấn OK Bây bạn chèn Header / Footer cho trang chẵn trang chẵn bất kỳ, chèn Header / Footer cho trang lẻ trang lẻ Trong Word 2003, bạn thực tương tự cách vào menu File – Page Setup > chọn thẻ Layout > đánh dấu check Different odd and even > OK Thay đổi nội dung Header / Footer Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer Kế đến chọn Edit Header / Edit Footer menu xổ xuống để chỉnh sửa nội dung Header / Footer Trong chỉnh sửa bạn định dạng lại font chữ, kiểu chữ, màu sắc cho tiêu đề Header / Footer cách chọn chữ sử dụng công cụ Mini xuất bên cạnh Chỉnh sửa xong bạn nhấn đúp chuột vùng nội dung trang tài liệu Xóa Header / Footer Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer Kế đến chọn Remove Header / Remove Footer danh sách xổ xuống Tạo Header / Footer khác cho vùng khác tài liệu - Trước tiên, bạn cần tạo ngắt vùng để phân chia vùng tài liệu Nhấn chuột vào vị trí muốn đặt vùng Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Breaks chọn kiểu ngắt vùng phù hợp Section Breaks, ví dụ Continuous (chúng ta tìm hiểu kỹ ngắt trang / ngắt vùng viết sau) - Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer Kế đến chọn Edit Header / Edit Footer để chỉnh sửa nội dung cho Header / Footer - Trên thẻ Header & Footer, nhóm Navigation, thấy nút Link to Previous sáng nhấn vào nút lần để ngắt kết nối Header / Footer vùng với vùng trước Bạn thấy mục Same as Previous góc bên phải Header / Footer biến - Sau bạn chỉnh sửa Header / Footer cho vùng yên tâm Header / Footer vùng trước khơng bị thay đổi theo Thay đổi giao diện cho Office Theo ảnh bạn có thấy màu xanh truyền thống Microsoft Word bị thay đổi? Office 2007 có tính thay đổi giao diện hiển thị (cho tất chương trình nằm Office 2007) có màu để bạn lựa chọn: Màu xanh (Blue), màu đen (Black), màu bạc (Silver) Bạn thay đổi cách nhấn Microsoft Office Button, nhấn tiếp Word Options Trong hộp thoại xuất hiện, khung bên trái nhấn Popular, phần Color Scherme chọn màu mà bạn muốn (Chú ý: thay đổi áp dụng khởi động lại chương trình Office mở)  ... để tạo tài liệu từ mẫu chọn Mở tài liệu có sẵn máy Tương tự Word 2003, phím tắt mở tài liệu có sẵn Ctrl+O Bạn vào Microsoft Office Button , chọn Open Lưu tài liệu Phím tắt để lưu tài liệu Ctrl+S... tương tự Word 2003) Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở trước Mặc định, tài liệu Word 2007 lưu với định dạng *.DOCX, khác với * .DOC mà bạn quen thuộc Với định dạng này, bạn mở Word 2003...Tạo tài liệu Tương tự Word 2003, phím tắt để tạo tài liệu Word 2007 Ctrl+N Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button , chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document Tạo tài liệu từ