Bài 2 Công tác văn thư - Công tác lưu trữ I. Công tác văn thư 1. Khái niệm Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với công văn đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với công văn đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 2. Vị trí, tác dụng a. Vị trí Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan có thể ví như một sợi dây chuyền trong một nhà máy tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phận trong cơ quan với lãnh đạo, liên hệ các bộ phận với nhau, liên hệ cơ quan đó với các cơ quan cấp trên và cấp dưới. Nếu sợi dây chuyền đó ngừng hoạt động hoặc hoạt động không đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của nhà máy. b. Tác dụng Công tác văn thư có tác dụng rất lớn trong hoạt động của các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể. - Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của các cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ Công văn giấy tờ là phương tiện quản lý. Làm tốt công tác văn thư sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan qua công văn giấy tờ chỉ đạo được chính xác, hiệu quả, không sót việc, chậm việc. Ngược lại công tác văn thư làm không tốt sẽ dẫn đến tình trạng cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ thừa hành hoạt động kém hiệu quả. Mặt khác, công tác văn thư bao gồm nhiều việc, nhiều khâu, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, công tác văn thư tốt hay xấu không chỉ ảnh hưởng đến bản thân cơ quan mà có những việc ảnh hưởng chung đến toàn ngành, toàn quốc, nhất là những cơ quan mà hoạt động của nó ảnh hưởng trong phạm vi cả nước. Công tác văn thư không tốt dẫn đến quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, những việc quan trọng cần thiết phải tài liệu hoá đầy đủ, còn những việc không cần thiết thì không nên ban hành văn bản. Việc ban hành quá nhiều văn bản không cần thiết, gửi tràn lan, chất lượng văn bản không cao gây lãng phí giấy tờ, lãng phí nhân lực, tiền của của Nhà nước. 1 - Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả những chủ trương "tuyệt mật" đều được phản ánh qua công văn giấy tờ. Việc giữ gìn bí mật các chủ trương, đường lối là điều cực kỳ quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư: quản lý chặt chẽ, gửi đúng đối tượng, không để thất lạc, mất mát công văn giấy tờ là nhằm tăng cường giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước. - Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu ở văn thư là nguồn bổ sung thường xuyên và chủ yếu cho lưu trữ. Nếu công tác văn thư làm tốt, mọi công việc của cơ quan đều được tài liệu hoá, bảo đảm đầy đủ thể thức, giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp vào lưu trữ đúng qui định thì lưu trữ sẽ có đủ tài liệu, có điều kiện để tiến hành các khâu nghiệp vụ, sắp xếp tài liệu khoa học, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu hàng ngày cũng như lâu dài về sau. 3. Nội dung công tác văn thư bao gồm các công việc Nội dung công việc Người thực hiện - Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị chuyên viên, cán bộ - Sửa và duyệt bản thảo chuyên viên, thủ trưởng - Đánh máy, in nhân viên đánh máy - Trình ký văn thư - Ký thủ trưởng - Đóng dấu, quản lý con dấu chặt chẽ, sử dụng con dấu đúng quy định văn thư - Vào sổ và làm thủ tục gửi đi văn thư - Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu văn thư - Nhận, vào sổ công văn đến văn thư - Phân phối công văn đến thủ trưởng - Chuyển giao công văn đến văn thư - Theo dõi giải quyết công văn đến + Theo dõi giải quyết về nội dung thủ trưởng + Theo dõi thời gian giải quyết văn thư - Lập hồ sơ tất cả những người liên quan đến công văn giấy tờ - Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tất cả những người có hồ sơ Nội dung công tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan mật thiết với nhau; nếu một khâu làm không tốt, sẽ ảnh hưởng đến các khâu khác. Trong toàn bộ quy trình công tác văn thư, có nhiều người tham gia, từ thủ trưởng đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ văn thư . Vì vậy để làm tốt công tác văn thư mọi người cần xác định rõ trách nhiệm để hoàn thành tốt phần việc của mình. 2 Trong một cơ quan, cán bộ văn thư tiến hành công tác chuyên môn như: tiếp nhận, đăng ký công văn đến, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến; trình ký và đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi; cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu; đánh máy, in văn bản (nếu cơ quan không có cán bộ đánh máy, in chuyên trách). Cán bộ lãnh đạo, chuyên viên có trách nhiệm thảo công văn đi, giải quyết công văn đến. Tất cả các cán bộ có liên quan đến công văn giấy tờ đều có nhiệm vụ bảo vệ tài liệu, sắp xếp tài liệu đã giải quyết thành hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan đúng qui định . II. Công tác lưu trữ 1. Tài liệu lưu trữ a. Khái niệm: Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội. b. Đặc điểm: Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm : - Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin về quá khứ. - Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản sao của các văn bản. - Tài liệu lưu trữ do Đảng, Nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản, nghiên cứu và sử dụng theo những qui định chặt chẽ, thống nhất của Đảng, Nhà nước. c. Loại hình: Căn cứ vào nội dung và đặc điểm kỹ thuật làm ra tài liệu có thể chia tài liệu thành ba loại hình cơ bản. - Tài liệu hành chính Tài liệu hành chính gồm: các loại văn bản nội dung phản ánh những hoạt động của Đảng, nhà nước, tổ chức đoàn thể trên các mặt kinh tế, chính trị, văn hoá, quân sự. Tài liệu hành chính có nhiều thể loại, tuỳ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi quốc gia. Ở Việt Nam dưới các triều đại phong kiến tài liệu hành chính chủ yếu là các loại: sắc, dụ, chiếu, tấu, sớ . Hiện nay, tài liệu hành chính của Nhà nước là Hiến pháp, Luật, Nghị quyết, Nghị định . tài liệu hành chính của Đảng cộng sản Việt nam là Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tri . - Tài liệu khoa học kỹ thuật Tài liệu khoa học kỹ thuật có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa học, phát minh sáng chế, thiết kế xây dựng cơ bản, về thiết kế và chế tạo các sản phẩm công nghiệp . Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: bản vẽ, bản thuyết minh kỹ thuật, biểu đồ . - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình 3 Là các loại hình tài liệu phản ánh các hoạt động văn hoá xã hội, lao động sáng tạo của con người và các hoạt động phong phú khác. Tài liệu này có khả năng ghi và tái hiện các sự kiện bằng hình ảnh, âm thanh. Tài liệu bao gồm âm bản các bức ảnh, các băng, đĩa ghi âm, ghi hình . d. ý nghĩa của tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học . của loài người. * ý nghĩa chính trị: Tài liệu lưu trữ mang tính chất giai cấp rõ rệt, bất kỳ thời đại nào, các giai cấp đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai cấp mình. Ở nước ta, sau khi giành được chính quyền, Đảng và Nhà nước đã tiến hành tập trung quản lý tài liệu lưu trữ và triệt để sử dụng nhằm phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, văn hoá, củng cố quốc phòng, bảo vệ đất nước . * ý nghĩa kinh tế: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn; nội dung tài liệu phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển của từng ngành, từng nhà máy, xí nghiệp . Việc nghiên cứu, sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ sẽ mang lại lợi ích to lớn cho nền kinh tế quốc dân. * ý nghĩa khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng làm tư liệu tổng kết các qui luật vận động và phát triển sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử. Bất kỳ tài liệu lưu trữ nào ít nhiều đều chứa đựng những thông tin chân thực về xã hội của thời kỳ lịch sử đã sản sinh ra chúng. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng nhất, chính xác nhất cho việc nghiên cứu lịch sử Đảng, lịch sử dân tộc nói chung cũng như của từng địa phương, từng ngành, từng cơ quan nói riêng. * ý nghĩa văn hoá: Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc. Tài liệu lưu trữ phản ánh những thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử. Nó có vai trò quan trọng đối với việc nghiên cứu nền văn hoá dân tộc, kế thừa những tinh hoa văn hoá mà cha ông ta đã trải qua trong quá trình xây dựng nền văn hoá mới của dân tộc. 2. Công tác lưu trữ a. Khái niệm: Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan tới tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu xã hội. b. Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm các khâu nghiệp vụ sau: - Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu. - Phân loại (chỉnh lý) tài liệu. - Xác định giá trị tài liệu. - Thống kê, bảo quản tài liệu. - Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu. c. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ 4 Ở nước ta công tác lưu trữ được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất, thể hiện: * Quản lý tài liệu - Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt nam vào bảo quản trong mạng lưới kho lưu trữ cấp uỷ Đảng từ TW đến huyện, quận, thị và đặt dưới sự quản lý thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng. - Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia vào bảo quản trong mạng lưới các trung tâm lưu trữ, các phòng, kho lưu trữ từ TW đến địa phương và đặt dưới sự quản lý thống nhất của Cục Lưu trữ Nhà nước. * Quản lý việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ Việc quản lý chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ được phân cấp như sau: - Ở các cơ quan Đảng do Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng. - Ở các cơ quan Nhà nước do Cục Lưu trữ Nhà nước. Mục đích: bảo đảm sự thống nhất về nghiệp vụ, tạo điều kiện sử dụng triệt để và có hiệu quả tài liệu lưu trữ Đảng và Nhà nước. III. Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ a. Tính chất cơ mật: Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, Nhà nước, của ngành, của cơ quan . Vì vậy để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu, đòi hỏi công tác văn thư, lưu trữ phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải luôn luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, cảnh giác cách mạng, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các qui chế về bảo vệ tài liệu. b. Tính chất khoa học: Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn, để tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ phải được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng. 2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau: - Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tài liệu văn thư. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ lại được đầy đủ tài liệu để bổ sung cho kho lưu trữ. - Tài liệu trong một cơ quan làm ra bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào kho lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và phục vụ khai thác. - Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được tình trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất công khôi phục và lập lại hồ sơ. 5 - Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những vấn đề cần chấn chỉnh trong công tác văn thư. Tóm lại: Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan. Vì vậy các cơ quan cần phải quan tâm tổ chức tốt để phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài về sau. 6 . Bài 2 Công tác văn thư - Công tác lưu trữ I. Công tác văn thư 1. Khái niệm Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ,. để và có hiệu quả tài liệu lưu trữ Đảng và Nhà nước. III. Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 1. Tính chất của công tác văn