6 Sigma 6 Sigma là một phương pháp được tiến hành một cách chặt chẽ, khoa học, tập trung vào việc thực hiện có hiệu quả các kỹ thuật và các nguyên tắc quản lý chất lượng đã được thừa nhận. Bằng việc kết hợp các yếu tố trong nhiều lĩnh vực công việc khác nhau, 6 Sigma tập trung vào việc làm thế nào để thực hiện công việc mà không có lỗi hay khuyết tật 1. 6 Sigma là gì? 2. Các công cụ chủ yếu khi triển khai Six Sigma 3. ISO 9001 tương thích với 6 Sigma như thế nào? 1. 6 Sigma là gì? Hiện nay, bên cạnh TQM và ISO 9000, 6 Sigma đang được nhiều công ty quan tâm và áp dụng do các ưu việt của nó được rút kinh nghiệm từ thực tiễn áp dụng tại các tập đoàn lớn như Motorola, Allied Signal hay GE (General Electric) . Tại sao 6 Sigma? Ðối với Motorola, nơi đầu tiên đề xuất 6 Sigma, thì câu trả lời thật đơn giản: để tồn tại. Kể từ giữa thập kỷ 80, khi Motorola xem xét một cách nghiêm túc vấn đề chất lượng, tập đoàn này đã có những bước tiến nhảy vọt chẳng hạn giải thưởng chất lượng Malcom Baldrige năm 1988 và bí quyết thành công đó là cuộc cách mạng về chất lượng với 6 Sigma. Sẽ là thiếu chính xác nếu nghĩ rằng 6 Sigma có nghĩa là đề cập đến chất lượng theo khái niệm truyền thống - đó là sự thoả mãn các yêu cầu. 6 Sigma thực chất là giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận. Ðể liên kết mục đích của 6 Sigma với khái niệm chất lượng, chúng ta cần có một định nghĩa mới về chất lượng, đó là sự kết hợp của hai thành phần: Chất lượng tiềm năng và chất lượng thực tế. Chất lượng tiềm năng đó là hàm lượng giá trị gia tăng tối đa có thể đạt được trên một đơn vị đầu vào. Chất lượng thực tế là phần giá trị gia tăng thực tế đạt được. Hiệu số của hai giá trị trên chính là Lãng Phí. 6 Sigma tập trung vào việc cải tiến chất lượng (có nghĩa là giảm lãng phí) bằng cách giúp tổ chức tạo ra các sản phẩm/dịch vụ tốt hơn, nhanh hơn và rẻ hơn. Theo cách tiếp cận truyền thống, 6 Sigma tập trung phòng ngừa khuyết tật, rút ngắn thời gian sản xuất và cắt giảm chi phí. Nhưng không giống như những sự cắt giảm chi phí thông thường có thể gây ra suy giảm chất lượng hoặc giá trị sản phẩm, 6 Sigma xác định và loại bỏ các chi phí mà không mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng, đó chính là những lãng phí. Ðối với những công ty chưa đạt tới 6 Sigma, chi phí thông thường khá cao. Chẳng hạn, với công ty đang hoạt động ở mức 3 hoặc 4 Sigma thường phi chi phí khoảng 25 tới 40% tổng doanh thu để giải quyết các vấn đề về chất lượng. Chi phí đó thường được gọi là chi phí cho chất lượng, hay chính xác hn là chi phí cho việc kém chất lượng. Các công ty đang hoạt động ở 6 Sigma thường chi phí dưới 5% doanh thu để giải quyết các vấn đề chất lượng 6 Sigma là một phương pháp được tiến hành một cách chặt chẽ, khoa học, tập trung vào việc thực hiện có hiệu quả các kỹ thuật và các nguyên tắc quản lý chất lượng đã được thừa nhận. Bằng việc kết hợp các yếu tố trong nhiều lĩnh vực công việc khác nhau, 6 Sigma tập trung vào việc làm thế nào để thực hiện công việc mà không có lỗi hay khuyết tật. Chữ Sigma (d) theo ký tự Hy lạp đã được dùng trong kỹ thuật xác suất -thống kê để đánh giá sự sai lệch của các quá trình. Hiệu quả hoạt động của một công ty cũng được đo bằng mức Sigma mà công ty đó đạt được đối với các quá trình sản xuất kinh doanh của họ. Các công ty truyền thống thường đặt 3 hoặc 4 Sigma là mức Sigma chuẩn cho công ty, mặc dù ở mức đó, xác suất lỗi có thể xảy ra là từ 6200 tới 67000 trên một triệu cơ hội. Nếu đạt tới mức 6 Sigma, con số này chỉ còn là 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội. Ðiều này cho phép đáp ứng được sự mong đợi ngày càng tăng của khách hàng cũng như sự phức tạp của các sản phẩm và quy trình công nghệ mới ngày nay. Nếu các bạn đang tìm kiếm một công nghệ mới, thì 6 Sigma không hẳn là một kỹ thuật thống kê hay một công nghệ cao gây chấn động như một số các công nghệ mới xuất hiện gần đây. 6 Sigma dựa trên chính những kỹ thuật đã được thử nghiệm và được khẳng định giá trị từ hàng chục năm nay. Về thực chất, 6 Sigma đã loại bỏ khá nhiều các yếu tố phức tạp, khó hiện thực của TQM (Quản lý chất lượng toàn diện), mà theo thống kê sơ bộ của các chuyên gia trong lĩnh vực này thì có tới hơn 400 các công cụ và kỹ thuật khác nhau. 6 Sigma chỉ lựa chọn các công cụ hữu dụng nhất và đã được kiểm chứng và đào tạo cho một số nhỏ cán bộ kỹ thuật chủ chốt. Những người này sẽ được gọi là "Ðai đen 6 Sigma" và có chức năng làm đầu mối chỉ đạo việc triển khai thực hiện ở tầm vĩ mô. Vì vậy, các kỹ thuật do nhóm đai đen này sử dụng thường là các ứng dụng công nghệ cao, chẳng hạn như là các chương trình ứng dụng máy tính tiên tiến nhất. Còn các công cụ được sử dụng phổ biến nhằm cải tiến hiệu quả hoạt động được gọi tắt là DMAIC (viết tắt của các từ tiếng Anh: Define-xác định; Measure - đo lường; Analyze- phân tích; Improve-cải tiến; Control- kiểm soát). Nội dung các yếu tố này được mô tả trong bảng sau: D (Define) Xác định Xác định mục tiêu của các hoạt động cải tiến. ở tầm vĩ mô trong công ty, các mục tiêu này chính là mục tiêu chiến lược, chẳng hạn như tăng lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI) hay tăng thị phần. ở quy mô phòng ban chức năng, các mục tiêu này có thể là năng suất hay hiệu quả hoạt động của một bộ phận sản xuất. Còn ở quy mô tác nghiệp cụ thể thì đó có thể là mục tiêu giảm tỷ lệ khuyết tật hoặc tăng số sản phẩm đầu ra đạt chất lượng . Ðể xác định các mục tiêu cho hoạt động cải tiến có thể dùng phương pháp phân tích dữ liệu thông kê để tìm kiếm các cơ hội có thể cải tiến. M (Measure) Ðo lường Ðo lường hệ thống hiện hành. Cần thiết lập một hệ thống có đủ độ tin cậy cần thiết để giám sát các hoạt động cải tiến đang được tiến hành để tiến tới mục tiêu. Bắt đầu bằng việc xác định vị trí hiện tại. Có thể sử dụng các phương pháp phân tích và mô tả dữ liệu nhằm dễ dàng nắm bắt vấn đề A (Analyze) Phân tích Phân tích hệ thống nhằm tìm ra cách tốt nhất vượt qua khoảng cách giữa hiệu quả đang đạt được của hệ thống hay quá trình để đạt tới mục tiêu mong muốn. áp dụng các kỹ thuật thống kê là một cách tốt để phân tích. I (Improve) Cải tiến Cải tiến hệ thống. Cố gắng tìm tòi sáng tạo để tìm ra cách thực hiện công việc một cách tốt hơn, rẻ hơn, nhanh hơn. Sử dụng phương pháp quản lý dự án và các phương pháp hoạch định và quản lý khác để quản lý việc triển khai các ý tưởng cải tiến mới. Sử dụng kỹ thuật thống kê để đánh giá hiệu quả của việc cải tiến. C (Control) Kiểm soát Kiểm soát hệ thống sau khi cải tiến. Thể chế hoá hệ thống sau khi cải tiến bằng cách thay đổi các vấn đề về lương thưởng, chính sách, các quy trình công việc, việc hoạch định nguồn lực, ngân quỹ, hướng dẫn công việc và các vấn đề quản lý khác. Sử dụng ISO 9000 để thể chế hoá và văn bản hoá công việc là một phương tiện rất tốt trong trường hợp này. 2. Các công cụ chủ yếu khi triển khai Six Sigma 1. Các nhà quản lý Morotola đã sử dụng một cách hệ thống các công cụ truyền thống sau đây để giải quyết các vấn đề của mình. STT Công cụ Mục đích của ứng dụng 1 Kiểm soát quá trình bằng kỹ thuật thống kê (SPC) và biểu đồ kiểm soát Phát hiện vấn đề, phất hiện những điểm yếu trong khâu sản xuất kinh doanh 2 Phân tích sai phân( sự biến động) ANOVA ( Analyis of Variation) Xác định vấn đề và các nguyên nhân gốc rễ 3 Phân tích hồi qui (Regression and Correlation analyis) Phân tích các nguyên nhân gốc rễ và dự đoán các kết quả 4 Thiết kế thông qua thử nghiệm DOE (Design of Experiments) Phân tích các giải pháp tối ưu và đánh giá giá trị sử dụng của kết quả cải tiến 5 FMEA (Failure Modes and Effect Analysis) ưu tiên hoá các vấn đề và lập biện pháp phòng ngừa 6 Triển khai các chức năng chất lượng QFD ( Quality Function Deployment) Thiết kế quá trình, sản phẩm và dịch vụ 2. Những bài học rút ra từ việc nghiên cứu áp dụng Six Sigma Thông qua kinh nhiệm áp dụng Six Sigma của Morotola,GE chúng ta có thể nhận thấy một số vấn đề sau: · Triển khai Six Sigma là việc áp dụng một cách tổng hợp và hệ thống sự phối hợp giưã các kỹ thuật cải tiến với tổ chức đào tạo nhân lực nhằm để đạt được sự thoả mãn khách hàng với tiêu chuẩn là 3.4 DPMO · Bản chất của áp dụng Six Sigma là việc loại trừ các sự lãng phí sinh ra do sản phẩm không đạt yêu cầu, qua đó là giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. · Cốt lõi của Six Sigma là việc sử dụng các kỹ thuật thống kê. Tuy nhiên trong việc triển khai Six Sigma không phẩi phát minh ra nhũng kỹ thuật gì mới mà chỉ tận dụng các phương pháp và công cụ truyền thống để kiểm soát và cải tiến quá trình sản xuất. · Six Sigma đòi hỏi việc đào tạo một cách có hệ thống các người lao động trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất bao gồm đào tạo về kỹ thuật và tổ chức quản lý để người lao động có đầy đủ kỹ năng làm chủ công việc của mình. · Six Sigma đòi hỏi cách làm việc tập thể theo từng nhóm, tổ độ cải tiến như mô hình QCC và phải có sự quan tâm của lãnh đạo để đảm bảo đi đến kết quả cuôí cùng. Bên cạnh những điểm cơ bản như vậy chúng ta còn thấy rằng với cách tiếp cận mới như trên, Six Sigma không chỉ áp dụng cho các nhà sản xuất mà còn áp dụng cho các nhà cung cấp dịch vụ. Với việc nâng cao chất lượng sản phảm qua viẹc kiểm soát và cải tiến quá trình Six Sigma giúp ta giảm được chi phí sản xuất, tiết kiệm được nguyên vật liệu tài nguyên. Ðiều đó có nghĩa là Six Sigma mang lại lợi cho tất cả các đối tác có liên quan (stakeholder) bao gồm nhà sản xuất, khách hàng, nhà đầu tư . Ta hãy làm một phép so sánh giữa năng lực của một hoạt động (doanh nghiệp) điển hình với năng lực là 3.8 Sigma với việc đạt được năng lực là 6 Sigma. 3.8 Sigma 6 Sigma 5000 ca phẫu thuật thất bại hàng tuần 1.7 ca phẫu thuật thất bại hàng tuần 2 chuyến bay gặp sự cố mõi ngày Trong 5 năm mới có 1 chuyến bay gặp sự cố 200. 000 đơn thuốc bị kê sai mỗi năm 68 đơn thuốc kê sai mỗi năm Mỗi tháng có 7 giờ bị mất điện 34 năm mới có 1 giờ bị mất điện 3. ISO 9001 tương thích với 6 Sigma như thế nào? Chương trình 6 Sigma được xây dựng dựa trên 6 bước bản là quá trình DMAIC: Xác định (Define), Ðo lường (Measure), Phân tích (Analyze), Cải tiến (Improve) và Kiểm soát (Control). Giai đoạn Xác định xoay quanh những đòi hỏi của khách hàng và các chỉ số đo lường độ thoả mãn - tất cả những yếu tố này có thể có được thông qua hệ thống quản lý ISO 9001. Mặc dù quá trình được xem xét thường bắt đầu từ khâu sản xuất, các dự án 6 Sigma có thể bao gồm cả việc quản lý tài nguyên, trách nhiệm quản lý, hoặc chính là các quá trình đo lường, phân tích và cải tiến.Kết quả của một dự án 6 Sigma là một quá trình được xem xét lại nhằm có được sự đảm bảo và được triển khai - theo thuật ngữ của 6 Sigma là "được kiểm soát" (controlled) - thông qua HTQLCL với những quy trình được văn bản hoá, các quy trình về giao tiếp và hệ thống đánh giá nội bộ. Do đó, HTQL theo ISO 9001 cho phép tổ chức "duy trì được lợi nhuận". Thông thường, yếu tố quan trọng nhất là hệ thống đánh giá nội bộ (ISO 9001:2000, yêu cầu 8.2.2) vì nó đảm bảo sẽ không có sự thụt lùi từ quy trình mới trở lại quy trình cũ trước đây. . yếu khi triển khai Six Sigma 3. ISO 9001 tương thích với 6 Sigma như thế nào? 1. 6 Sigma là gì? Hiện nay, bên cạnh TQM và ISO 9000, 6 Sigma đang được nhiều. 6 Sigma. Sẽ là thiếu chính xác nếu nghĩ rằng 6 Sigma có nghĩa là đề cập đến chất lượng theo khái niệm truyền thống - đó là sự thoả mãn các yêu cầu. 6 Sigma