Đang tải... (xem toàn văn)
3.2.1.1. Chứng từ, báo cáo và sổ kế toán b. Sổ sách: - Sổ kế toán tổng hợp: + Theo hình thức NKC: Nhật kí chung, nhật kí mua hàng, sổ cái các TK + Theo hình thức NKCT: NKCT số 1,2,5; Bảng kê số 8; Sổ cái các TK - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết thanh toán người bán…
Ebook.VCU - www.ebookv cu.com 3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng 3.2.1.1. Chứng từ, báo cáo và sổ kế toán • b. Sổ sách: • - Sổ kế toán tổng hợp: • + Theo hình thức NKC: Nhật kí chung, nhật kí mua hàng, sổ cái các TK • + Theo hình thức NKCT: NKCT số 1,2,5; Bảng kê số 8; Sổ cái các TK • - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết thanh toán người bán… Ebook.VCU - www.ebookv cu.com 3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng 3.2.1.1. Chứng từ, báo cáo và sổ kế toán • c. Báo cáo: • - Báo cáo kiểm soát: Là báo cáo với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong một tập tin dữ liệu để dảm bảo tất cả các dữ liệu đều được cập nhật và xử lí đầy đủ. • + Báo cáo tổng giá trị mua hàng, báo cáo này cung cấp để kiểm soát xử lí của hệ thống có chính xác và đầy đủ không; • + Báo cáo liệt kê tất cả các đơn dặt hàng mua, tất cả các phiếu nhập kho, tất cả các sec thanh toán…nhằm giúp cho việc kiểm soát dữ liệu có được cập nhật và xử lí đầy đủ, chính xác không. Ebook.VCU - www.ebookv cu.com 3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng c. Báo cáo: • - Báo cáo đặc biệt: Là báo cáo được lập theo yêu cầu nào đó của người sử dụng thông tin phục vụ cho việc điều hành hoạt động xử lí và lập kế hoạch. • + Báo cáo các hóa đơn mua hàng chưa thanh toán • + Báo cáo phân tích các khoản phải trả theo thời hạn nợ • + Báo cáo nhu cầu tiền thanh toán • + Báo cáo thông tin về nhà cung cấp Ebook.VCU - www.ebookv cu.com 3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng • 3.2.1.2 Luân chuyển chứng từ và qui trình xử lí nghiệp vụ mua hàng, thanh toán • - Bộ phận yêu cầu: Lập Phiếu yêu cầu mua hàng • - Bộ phận mua hàng: lập Đơn đặt hàng • - Bộ phận nhận hàng: lập Phiếu nhập kho ( hoặc Báo cáo nhận hàng). • - Bộ phận kho hàng: thủ kho phải kí nhận vào Phiếu nhập kho • - Bộ phận kế toán thanh toán • - Bộ phận tài vụ: Kiểm tra các chứng từ thanh toán bằng cách đối chiếu với các chứng từ Ebook.VCU - www.ebookv cu.com 3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng 3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người bán: Các kiểu tổ chức theo dõi các khoản phải trả • - Hệ thống theo dõi theo người bán • - Hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ: Ebook.VCU - www.ebookv cu.com 3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng 3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người bán: • - Hệ thống theo dõi theo người bán: Là hệ thống mà các hóa đơn bán hàng được phân loại ban đầu để theo dõi và ghi sổ theo từng người bán. Hệ thống này sử dụng sổ chi tiết theo dõi chi tiết quan hệ thanh toán bao gồm từng lần mua, từng lần thanh toán, số dư hiện hành theo từng người bán… Ebook.VCU - www.ebookv cu.com 3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng 3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người bán: Qui trình xử lí : • . Nhận hóa đơn • . Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan • . Phân loại theo người bán, ghi sổ chi tiết phải trả người bán • . Thanh toán tiền • . Ghi giảm khoản phải trả người bán (Liên quan đến chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại…) Ebook.VCU - www.ebookv cu.com 3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng 3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người bán: • Ưu điểm: Theo dõi rõ ràng quan hệ thanh toán theo từng người bán, dễ dàng cung cấp số nợ theo từng người bán. • Nhược điểm: Khó khăn khi theo dõi nợ tới hạn thanh toán, do đó nhiều khi không thanh toán kịp thời để được hưởng các ưu đãi chiết khấu thanh toán, do đó khó khăn khi cung cấp thông tin để tổng hợp nhu cầu tiền cần để thanh toán theo từng mốc thời gian ngày, tuần, tháng… Ebook.VCU - www.ebookv cu.com 3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng 3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người bán: • - Hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ: Đay là hệ thống theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn bán hàng của người bán. Hóa đơn bán hàng sẽ được phân loại theo ngày dự định trả tiền và ghi chép việc phân loại này trên chứng từ thanh toán. Như vậy hệ thống này không mở sổ chi tiết cho từng người bán mà lại mở chứng từ thanh toán cho mỗi hóa đơn bán hàng, sổ ghi chứng từ thanh toán và hồ sơ chứng từ chưa thanh toán Ebook.VCU - www.ebookv cu.com 3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng 3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người bán: - Hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ: • + Chứng từ thanh toán: Là chứng từ ghi lại các thông tin liên quan tới ngày dự định trả tiền, số tiền phải trả, chi tiết việc trả tiền • + Ghi sổ chứng từ thanh toán: Sổ này có cấu tạo tương tự và dùng thay thế cho nhật kí mua hàng • + Hồ sơ chứng từ chưa thanh toán: Là bộ hồ sơ gồm nhiều ngăn được đánh số theo ngày cần thanh toán trong tháng để lưu trữ các chứng từ chưa thanh toán theo ngày cần thanh toán. Tới ngày cần thanh toán chỉ cần lấy tất cả các chứng từ đã lưu này ra để thanh toán. [...]... cho những hàng không nhận được Ebook.VCU - www.ebookv • Thanh toán không cu.comkì hạn đúng 3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng Để quản lí tốt các vấn đề này, cần có các thủ tục kiểm soát nội bộ thích hợp: • - Kiểm soát nghiệp vụ mua hàng • - Kiểm soát nghiệp vụ chi tiền Ebook.VCU - www.ebookv cu.com 3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng Hoạt động kiểm soát Ủy quyền và xét duyệt Mua hàng tồn... www.ebookv cu.com 3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng • 3.2.1.4 Các hoạt động kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng • Trong chu trình mua hàng, các rủi ro thường xảy ra : • Yêu cầu những mặt hàng mua không cần thiết • Phiếu yêu cầu mua hàng được lập bởi người không được ủy quyền • Không đặt đúng hàng mua • Hàng nhận không phù hợp đơn đặt hàng về chủng loại, số lượng, chất lượng • Hàng được nhận bởi... lại hàng - Ủy quyền: Phụ trách bộ phận có nhu cầu; Nhân viên mua hàng- Xét duyệt: Quản lí mua hàng - Ủy quyền: Phụ trách bộ phận có nhu cầu; Xét duyệt: Quản lí mua hàng Ebook.VCU - www.ebookv cu.com 3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng Hoạt động kiểm soát Phân chia trách nhiệm Mua hàng tồn kho Trả lại hàng 1 Mua hàng và kế toán phải trả 2 Kế toán hàng hóa và kho hàng 3 Nhận hàng và kho hàng 1 Mua. .. cu.com Trả lại hàng Hàng trả lại - Chỉ xuất hàng trả lại khi có chứng từ trả lại hàng mua hoặc phiếu xuất kho - Các bộ phận liên quan kiểm tra một cách độc lập số lượng hàng xuất trả 3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng Hoạt động kiểm soát Chứng từ Mua hàng tồn kho Trả lại hàng 1 Yêu cầu mua hàng: - Dựa trên điểm bổ sung và số lượng bổ sung 2 Đặt hàng mua: - Chỉ được lập khi có yêu cầu mua hàng - Được... Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng • • • • • • • • • • • • 3.2.2.2 Tổ chức kế toán xử lí nghiệp vụ a Luân chuyển chứng từ, xử lí nghiệp vụ: - Bộ phận bán hàng - Bộ phận tín dụng - Bộ phận tài vụ - Bô phận kho hàng - Bộ phận gửi hàng - Bộ phận nhận hàng - Bộ phận lập hóa đơn - Bộ phận kế toán nợ phải thu - Bộ phận kế toán tổng hợp - Bộ phận quĩ Ebook.VCU - www.ebookv cu.com 3.2.2 Kiểm soát nội bộ chu. .. Ebook.VCU cu.com 3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng (Kiểm soát nghiệp vụ chi tiền) Hoạt động kiểm soát Chứng từ 1 Chứng từ gốc: - Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của bộ chứng từ gốc - Đóng dấu đã chi tiền vào ngay sau khi ki sec Ghi sổ kế toán 1 Chi tiết kế toán phải trả 2 Ghi sổ tổng hợp Ebook.VCU - www.ebookv cu.com 3.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng • 3.2.2.1 Chu trình bán hàng • 3.2.2.2... hàng và kho hàng 1 Mua hàng và kế toán phải trả 2 Kế toán hàng hóa và kho hàng 3 Nhận hàng và kho hàng Ebook.VCU - www.ebookv cu.com 3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng Hoạt động kiểm soát Mua hàng tồn kho Bảo vệ an Hàng hóa toàn tài sản - Phiếu nhập kho được lập khi nhận hàng - Phiếu nhập kho được đánh số trước - Kiểm só lượng, chất lượng khi nhận hàng - Các BF liên quan ktra hàng độc lập Ebook.VCU... 3.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng d Báo cáo kế toán: Trong chu trình bán hàng, báo cáo được phân thành 3 loại theo mục tiêu cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt động xử lí trong chu trình, thông tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục vụ các quyết định điều hành • - Báo cáo kiểm soát • - Báo cáo đặc biệt • - Các loại báo cáo khác Ebook.VCU - www.ebookv cu.com 3.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình. .. nghiệp vụ • 3.2.2.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu Ebook.VCU - www.ebookv cu.com 3.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng 3.2.2.1 Chu trình bán hàng Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến doanh thu và thanh toán Có 4 sự kiện kinh tế trong chu trình doanh thu • • • • Nhận đặt hàng của khách hàng Giao hàng hóa cho khách hoặc thực hiện... hàng Hoạt động kiểm soát Chứng từ Mua hàng tồn kho 3 Bộ chứng từ thanh toán: - Hóa đơn người bán - Các chứng từ được đánh số trước - Các chứng từ liên quan trong bộ chứng từ: Yêu cầu mua hàng, phiếu nhập kho - Kiểm tra đối chiếu các chứng từ Ebook.VCU - www.ebookv cu.com Trả lại hàng 3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng (Kiểm soát nghiệp vụ chi tiền) Hoạt động kiểm soát Ủy quyền xét duyệt - Ủy quyền: . tục kiểm soát nội bộ thích hợp: • - Kiểm soát nghiệp vụ mua hàng • - Kiểm soát nghiệp vụ chi tiền Ebook.VCU - www.ebookv cu.com 3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu. toán bộ số dư theo từng khách hàng. Ebook.VCU - www.ebookv cu.com 3.2.1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng • 3.2.1.4 Các hoạt động kiểm soát nội bộ trong