Đang tải... (xem toàn văn)
CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH Theo dõi các khoản phải thu: các khoản phải thu cần được theo dõi theo từng khách hàng Phương pháp theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn: theo dõi các hóa đ[r]
(1)TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU (2) TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CÁC CHU TRÌNH KẾ TOÁN Các nội dung chính: Mô tả mục tiêu, các chức năng, ý nghĩa các chu trình doanh nghiệp Liệt kê nguồn số liệu các chu trình và hình thức nhập liệu, cấu trúc cần thiết sở liệu Mô tả tiến trình các chu trình và phương pháp xử lý dòng liệu Mô tả các báo cáo hoạt động và quản lý các chu trình (3) CÁC CHU TRÌNH KẾ TOÁN Nghiệp vụ kinh tế là kiện diễn làm thay đổi tình hình tài chính lợi nhuận doanh nghiệp Chu trình là các hoạt động kinh tế lặp lặp lại doanh nghiệp hoạt động Các chu trình kinh doanh chính doanh nghiệp: Chu trình doanh thu Chu trình cung ứng Chu trình chuyển đổi Chu trình tài chính (4) KHÁI QUÁT CHU TRÌNH DOANH THU Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ và thu tiền Chu trình doanh thu liên quan đến hai hệ thống hệ thống thông tin kế toán: Hệ thống bán hàng Hệ thống thu tiền mặt (5) MỤC ĐÍCH CỦA CHU TRÌNH Ghi lại lệnh bán hàng nhanh chóng và chính xác Lựa chọn khách hàng thích hợp nhận ưu đãi tín dụng Giao hàng hóa cung cấp dịch vụ đúng thời hạn, theo yêu cầu khách hàng Xuất hóa đơn cho khách hàng chính xác và kịp thời Ghi nhận doanh thu và khoản phải thu khách hàng vào sổ sách cách chính xác Theo dõi tình hình công nợ và toán khách hàng Thu tiền (6) CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH Nhận đặt hàng Kiểm tra tín dụng Thực đơn đặt hàng Chuẩn bị hàng Giao hàng Lập hóa đơn Cung ứng dịch vụ Các chức bản của chu trình doanh thu Nhận tiền Theo dõi phải thu Lập báo cáo (7) CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng Có thể đặt hàng doanh nghiệp nhiều cách: thư điện tử, điện thoại, đặt hàng trực tiếp Đơn đặt hàng thông thường thể văn bản, với mẫu có sẵn Người nhận đơn hàng phải kiểm tra tính xác thực đơn hàng để xác nhận đơn đặt hàng có hiệu lực (8) CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH Kiểm tra tín dụng: Khách hàng cũ: cần kiểm tra tình hình toán nợ cũ khách hàng thông qua bảng chi tiết phải thu bảng đánh giá tín dụng Khách hàng mới: cần tìm hiểu mức độ tin cậy và đảm bảo khả trả nợ khách hàng Kế toán công nợ và phận bán hàng phối hợp thực (9) CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH Kiểm tra tồn kho: để xác nhận doanh nghiệp có đủ khả cung cấp hàng hóa cho khách hàng Đối với DN thương mại, nhân viên bán hàng phải kiểm tra hàng hóa kho để đảm bảo thực hợp đồng và trì mức tồn kho định Đối với DN sản xuất theo đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng kết hợp với phận kế hoạch và phận sản xuất để xác định ngày hoàn thành đơn hàng (10) CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH Lập lệnh bán hàng Được phận bán hàng lập sau kiểm tra tín dụng và đơn bán hàng xét duyệt Gồm nhiều liên chuyển đến phận chuẩn bị hàng, phận kho và phận kế toán Chuẩn bị hàng: tiến hành nhận lệnh bán hàng Nếu hàng đã có sẵn, chuẩn bị hàng hóa theo đúng số lượng, chủng loại, bao bì… Nếu hàng chưa có sẵn, cần tiến hành sản xuất cung ứng, (11) CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH Giao hàng: thực theo đúng hợp đồng với khách hàng, kèm theo các chứng từ liên quan phiếu giao hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn vận chuyển Xuất hóa đơn cho khách hàng: Hóa đơn là chứng từ xác định chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm và nghĩa vụ toán người mua Hóa đơn ghi rõ số lượng, đơn giá loại, tổng giá trị toán, các điều kiện toán và xác định nghĩa vụ thuế GTGT Là sở để theo dõi doanh thu, công nợ (12) CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH Theo dõi các khoản phải thu: các khoản phải thu cần theo dõi theo khách hàng Phương pháp theo dõi toán theo hóa đơn: theo dõi các hóa đơn chưa toán/ đã toán và phân tích theo thời hạn nợ • Ưu điểm: cung cấp thông tin cụ thể, rõ ràng; hỗ trợ cho chính sách chiết khấu • Nhược điểm: thực đk tin học hóa KT, đòi hỏi trình độ kế toán và chi phí cao, Phương pháp kết chuyển số dư: theo dõi toán theo số dư đầu kì, phát sinh kì và tồn cuối kì • Ưu điểm: đơn giản, dễ thực • Nhược điểm: không hỗ trợ chính sách chiết khấu và cung cấp thông tin khoản chậm toán (13) CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH Nhận các khoản toán của khách hàng Kế toán tiền mặt kế toán tiền gửi ngân hàng theo dõi việc toán khách hàng Thủ quĩ có trách nhiệm thu tiền Kế toán công nợ theo dõi tình hình toán khách hàng, quản lý tài khoản phải thu KH Các chức liên quan khác Hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán Các khoản thu khó đòi Xử lý các đơn đặt hàng đặt lại (14) TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH Các bước xử lý chu trình Tiếp nhận xử lý đơn hàng, lập lệnh bán hàng Chuẩn bị hàng, vận chuyển hàng, giao hàng Lập hóa đơn, theo dõi toán và thu tiền Phân tích tình hình tiêu thụ (15) QUÁ TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU Khách hàng Khách hàng Đặt hàng Chấp thuận Kiểm tra tín dụng Chấp nhận tín dụng Dữ liệu về tín dụng Dữ liệu khách hàng Dữ liệu hàng tồn kho Mã khách hàng va các dữ liệu khác 1.0 1.0 Lệnh Lệnh bán hàng bán hàng Dữ liệu đặt hàng 2.0 2.0 Giao Giao hàng hàng Hàng hóa & phiếu gởi hàng Khách hàng Khách hàng Hóa đơn bán hàng Chứng từ gởi hàng 3.0 3.0 Lập Lập H đơn H đơn Dữ liệu hàng tồn kho Dữ liệu gởi hàng Dữ liệu đặt hàng Dữ liệu bán hàng Dữ liệu về khoản phải thu Sổ cái tài khoản Cácnhà nhàquản quảnlyly Các 4.0 4.0 Phân tích & Phân tích & Báo cáo Báo cáo Dữ liệu giá bán (16) Kháchhàng hàng Khách HỆ THỐNG XỬ LÝ BÁN HÀNG Dữliệu liệu Dữ khách khách hàng hàng Đơn Đơn đặt hàng đặt hàng Nhậpdữ dữliệu liệu Nhập đặt hàng đặt hàng Kiểmtra tra Kiểm tíndụng dụng&& tín tồn kho tồn kho Dữliệu liệu Dữ đặt hàng đặt hàng các InIncác chứngtừtừ chứng bán hàng bán hàng Hiểnthị thịlỗi lỗi Hiển Dữliệu liệu Dữ tồnkho kho tồn Đơn Đơn đặthàng hàng đặt A Phiếu Phiếu xuất kho xuất kho Chấpthuận thuận Chấp đặt hàng đặt hàng Lệnh Lệnh bán hàng bán hàng Khohàng hàng Kho Kháchhàng hàng Khách A (17) Khohàng hàng Kho HỆ THỐNG XỬ LÝ BÁN HÀNG Phiếuxuất xuấtkho kho Phiếu (hiệu chỉnh) (hiệu chỉnh) Hiểnthị thịlỗilỗi Hiển Nhậpdữ dữliệu liệu Nhập Hiệuchỉnh chỉnh Hiệu dữ liệu dữ liệu Dữliệu liệu Dữ K hàng K hàng Phiếuxuất xuấtkho kho Phiếu (hiệuchỉnh) chỉnh) (hiệu Dữliệu liệu Dữ giao hàng giao hàng chứngtừtừ InInchứng giaohàng hàng giao Phiếu Phiếu giao hàng giao hàng Vận đơn Hàng hóa & chứng từ Kháchhàng hàng Khách Thông báo gởi hàng Bộphận phậnlập lậpHĐ HĐ Bộ A (18) Từ bộ phận giao hàng HỆ THỐNG XỬ LÝ BÁN HÀNG Thông báo gởi hàng Lập bảng kê tổng hợp Bảng kê Thông báo gởi hàng Nhập dữ liệu Hiệu chỉnh dữ liệu Dữ liệu K hàng In vào cuối ngày Tổng hợp HĐ bán hàng Thông báo gởi hàng Tập tin hóa đơn tạm Dữ liệu giá bán Dữ liệu phải thu Hiển thị lỗi Dữ liệu đặt hàng A Dữ liệu tồn kho cập nhật DL & In hóa đơn Hóa đơn bán hàng Tập tin sổ cái Dữ liệu hóa đơn Chứng từ phải thu A Bộ phận lập HĐ Khách hàng 1 (19) Khách hàng Khách hàng Giấy báo trả tiền HỆ THỐNG XỬ LÝ THU TIỀN Séc Kiểm tra và lập bảng kê Bảng kê Giấy báo trả tiền Séc Nhập dữ liệu Kiểm tra và Hiệu chỉnh dữ liệu Tách riêng Séc và Giấy báo trả tiền Giấy báo trả tiền Hiển thị lỗi Dữ liệu tiền mặt Séc Tổng hợp và in bảng kê trả tiền Thủ qui Thủ qui Tài khoản Tài khoản phải thu phải thu Bảng kê K hàng trả tiền Dữ liệu phải thu Dữ liệu hóa đơn (20) MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU Bộ phận kinh doanh – Marketing - Xác định và thỏa mãn nhu cầu khách hàng - Tối đa doanh số và tối thiểu chi phí Bộ phận kế toán - Ghi nhận, xử lý các nghiệp vụ - Quản lý tài chính và nguồn lực (21) CÁC PHÂN HỆ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU Phân hệ Nhận đơn hàng/ Bán hàng Phân hệ Phát hành hóa đơn/ Thanh toán/ Tiền CHU TRÌNH DOANH THU Phân hệ Tổng hợp Phân hệ Tồn kho (22) MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC THỰC THỂ Mối quan hệ - nhiều: Khách hàng – Đơn đặt hàng (doanh thu) : Mỗi khách hàng có nhiều đơn đặt hàng, đơn hàng này nhận từ khách hàng Mỗi khách hàng có thể liên quan tới nhiều khoản mục doanh thu Vì đơn đặt hàng có thể yêu cầu lại, có thể có nhiều khoản doanh thu tạo từ đơn đặt hàng Mối quan hệ nhiều – nhiều: Mỗi đơn đặt hàng và khoản doanh thu có thể liên quan đến nhiều loại hàng hóa (hay dịch vụ) Mỗi loại hàng hóa có thể sử dụng nhiều loại đơn hàng hay khoản doanh thu Do vậy, đơn đặt hàng, doanh thu và hàng hóa tồn quan hệ nhiều – nhiều (23)