Hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 1 LỜI MỞ ĐẦU rong quá trình chuyển đổi sang nền kinh tế theo cơ chế thị trƣờng hiện nay, có rất nhiều cơ hội kinh doanh đƣợc mở ra cho tất cả các loại hình doanh nghiệp cả doanh nghiệp Nhà nƣớc lẫn doanh nghiệp tƣ nhân tạo nên một môi trƣờng cạnh tranh ngày càng gay gắt. Thực tế những năm gần đây, khi những quy luật khắt khe của nền kinh tế thị trƣờng bắt đầu vận hành và phát huy tác dụng trong nền kinh tế nƣớc ta, bên cạnh những thuận lợi mà nó đặt ra cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nhằm tạo điều kiện để các doanh nghiệp tự chủ trong kinh doanh về tài chính, về nhân sự thì nó cũng tạo ra những thử thách lớn đối với các doanh nghiệp khi bƣớc sang cơ chế mới làm sao để nhanh chóng thích nghi đƣợc với môi trƣờng kinh doanh. Tiền lƣơng là một trong những khoản chi phí sản xuất cấu thành nên giá thành sản phẩm, cho nên công tác kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng là vấn đề mà tất cả các doanh nghiệp quan tâm. Không những tiền lƣơng là một vấn đề thân thiết đối với đời sống của công nhân viên. Tổ chức tốt công tác tiền lƣơng sẽ khuyến khích ngƣời lao động ra sức làm việc, nâng cao trình độ tay nghề, tăng năng suất từ đó giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Tiền lƣơng còn là một trong những công cụ kinh tế để phân phối sắp xếp lại lao động một cách có kế hoạch giữa các doanh nghiệp và các ngành sản xuất xã hội thích hợp với yêu cầu phát triển nhịp nhàng của nền kinh tế quốc dân. Do nhận thức đƣợc tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác tiền lƣơng cũng nhƣ ngƣời lao động theo nguyên tắc phân phối trong xã hội chủ nghĩa nên tôi đã chọn đề tài: “ Kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng ở Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá ”. Kết cấu chuyên đề ngoài phần mở đầu và kết luận bao gồm 03 chƣơng: T Hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 2 - Chƣơng 1: Lý luận cơ bản về kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng trong doanh nghiệp - Chƣơng 2: Thực trạng kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại Công ty cổ phần Cảng Đoạn Xá - Chƣơng 3: Biện pháp hoàn thiện kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại Công ty cổ phần Cảng Đoạn Xá Do trình độ có hạn, và thời gian thực tập tại CTCP cảng Đoạn xá không nhiều, những thiếu sót trong bài viết này là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy, tôi rất mong đƣợc sự đóng góp ý kiến từ phía ngƣời đọc để bài viết này hoàn chỉnh hơn. Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn Thầy giáo cùng các cô chú, anh chị ở Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá đã nhiệt tình hƣớng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành bài viết này. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Vũ Thị Thúy Quỳnh Hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 3 CHƢƠNG 1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ 1.1. Lƣơng và các khoản trích theo lƣơng trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm, bản chất, đặc điểm tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng 1.1.1.1. Khái niệm và đặc điểm về tiền lương Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời là quá trình tiêu hao các yếu tố cơ bản (Lao động, đối tƣợng lao động và tƣ liệu lao động). Trong đó, lao động với tƣ cách là hoạt động chân tay và trí óc của con ngƣời sử dụng các tƣ liệu lao động nhằm tác động, biến đổi các đối tƣợng lao động thành các vật phẩm có ích cho nhu cầu sinh hoạt của mình. Để đảm bảo tiến hành liên tục quá trình tái sản xuất, trƣớc hết cần phải bảo đảm tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con ngƣời bỏ ra phải đƣợc bồi hoàn dƣới dạng thù lao lao động. Tiền lƣơng (tiền công) chính là phần thù lao lao động đƣợc biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho ngƣời lao động căn cứ vào thời gian, khối lƣợng và chất lƣợng công việc của họ. Ở Việt Nam trƣớc đây trong nền kinh tế bao cấp, tiền lƣơng đƣợc hiểu là một phần thu nhập quốc dân, đƣợc Nhà nƣớc phân phối một cách có kế hoạch cho ngƣời lao động theo số lƣợng và chất lƣợng lao động. Khi chuyển sang nền kinh tế thị trƣờng, với nhiều thành phần kinh tế tham gia hoạt động kinh doanh, có sự quản lý vĩ mô của Nhà nƣớc, tiền lƣơng đƣợc hiểu theo đúng nghĩa của nó trong nền kinh tế đó. Nhà nƣớc định hƣớng cơ bản cho chính sách lƣơng mới bằng một hệ thống áp dụng cho mỗi ngƣời lao động làm việc trong các thành phần kinh tế quốc dân và Nhà nƣớc công nhân sự hoạt động của thị trƣờng sức lao động. Quan niệm hiện nay của Nhà nƣớc về tiền lƣơng nhƣ sau: Hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 4 "Tiền lƣơng là giá cả sức lao động đƣợc hình thành trên cơ sở giá trị sức lao động thông qua sự thoả thuận giữa ngƣời có sức lao động và ngƣời sản xuất lao động, đồng thời chịu sự chi phối của các quy luật kinh tế, trong đó có quy luật cung - cầu". Trong cơ chế mới, cũng nhƣ toàn bộ các loại giá cả khác trên thị trƣờng, tiền lƣơng và tiền công của ngƣời lao động ở khu vực sản xuất kinh doanh do thị trƣờng quyết định. Tuy nhiên sự quản lý vĩ mô của Nhà nƣớc về tiền lƣơng đối với khu vực sản xuất kinh doanh buộc các doanh nghiệp phải bảo đảm cho ngƣời lao động có thu nhập tối thiểu bằng mức lƣơng tối thiểu do Nhà nƣớc ban hành để ngƣời lao động có thể ăn ở, sinh hoạt và học tập ở mức cần thiết. Còn những ngƣời lao động ở khu vực hành chính sự nghiệp hƣởng lƣơng theo chế độ tiền lƣơng do Nhà nƣớc quy định theo chức danh và tiêu chuẩn, trình độ nghiệp vụ cho từng đơn vị công tác. Nguồn chi trả lấy từ ngân sách Nhà nƣớc. - Tiền lƣơng là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh, là vốn ứng trƣớc và đây là một khoản chi phí trong giá thành sản phẩm. - Trong quá trình lao động sức lao động của con ngƣời bị hao mòn dần cùng với quá trình tạo ra sản phẩm. Muốn duy trì và nâng cao khả năng làm việc của con ngƣời thì cần phải tái sản xuất sức lao động. Do đó tiền lƣơng là một trong những tiền đề vật chất có khả năng tái tạo sức lao động trên cơ sở bù lại sức lao động đã hao phí, bù lại thông qua sự thoả mãn các nhu cầu tiêu dùng của ngƣời lao động. - Đối với các nhà quản lý thì tiền lƣơng là một trong những công cụ để quản lý doanh nghiệp. Thông qua việc trả lƣơng cho ngƣời lao động, ngƣời sử dụng lao động có thể tiến hành kiểm tra, theo dõi, giám sát ngƣời lao động làm việc theo kế hoạch tổ chức của mình để đảm bảo tiền lƣơng bỏ ra phải đem lại kết quả và hiệu quả cao. Nhƣ vậy ngƣời sử dụng sức lao động quản lý một cách chặt chẽ về số lƣợng và chất lƣợng lao động của mình để trả công xứng đáng. Hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 5 1.1.1.2. Bản chất kinh tế và đặc điểm của tiền lương Tiền lƣơng chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động, do đó tiền lƣơng là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá. Mặt khác trong điều kiện tồn tại nền sản xuất hàng hoá và tiền tệ, tiền lƣơng là một yếu tố chi phí sản xuất, kinh doanh cấu thành nên giá thành của sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Ngoài ra tiền lƣơng còn là đòn bảy kinh tế quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng năng suất lao động, có tác dụng động viên khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của ngƣời lao động đến kết quả công việc của họ. Nói cách khác, tiền lƣơng chính là một nhân tố thúc đẩy năng suất lao động. 1.1.2. Nhiệm vụ kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng trong doanh nghiệp Tiền lƣơng là nguồn thu nhập chủ yếu của ngƣời lao động, các doanh nghiệp sử dụng tiền lƣơng làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy để tăng năng suất lao động. Đối với các doanh nghiệp tiền lƣơng phải trả cho ngƣời lao động là một yếu tố cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sáng tạo ra hay nói cách khác nó là yếu tố của chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm. Do vậy, các doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí lao động trong đơn vị sản phẩm, công việc dịch vụ và lƣu chuyển hàng hoá. Quản lý lao động tiền lƣơng là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh. Tổ chức tốt hạch toán lao động và tiền lƣơng giúp cho công tác quản lý lao động của doanh nghiệp đi vào nề nếp, thúc đẩy ngƣời lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng năng suất lao động, đồng thời nó là cơ sở giúp cho việc tính lƣơng theo đúng nguyên tắc phân phối theo lao động. Hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 6 Tổ chức công tác hạch toán lao động tiền lƣơng giúp doanh nghiệp quản lý tốt quỹ lƣơng, đảm bảo việc trả lƣơng và trợ cấp bảo hiểm xã hội đúng nguyên tắc, đúng chế độ khuyến khích ngƣời lao động hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao, đồng thời tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm đƣợc chính xác. Nhiệm vụ kế toán tiền lƣơng gồm 4 nhiệm vụ cơ bản sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lƣợng lao động, thời gian kết quả lao động, tính lƣơng và trích các khoản theo lƣơng, phân bổ chi phí lao động theo đúng đối tƣợng sử dụng lao động. - Hƣớng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các bộ phận sản xuất- kinh doanh, các phòng ban thực hiện đầy đủ các chừng từ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lƣơng đúng chế độ, đúng phƣơng pháp. - Theo dõi tình hình thanh toán tiền lƣơng, tiền thƣởng các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngƣời lao động. - Lập báo cáo về lao động, tiền lƣơng, các khoản trích theo lƣơng, định kỳ tiến hành phân tích tình hình lao động, tình hình quản lý và chi tiêu quỹ lƣơng, cung cấp các thông tin về lao động tiền lƣơng cho bộ phận quản lý một cách kịp thời. Có thể nói chí phí về lao động hay tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng không chỉ là vấn đề đƣợc doanh nghiệp chú ý mà còn đƣợc ngƣời lao động đặc biệt quan tâm vì đây chính là quyền lợi của họ. Do vậy việc tính đúng thù lao lao động và thanh toán đầy đủ, kịp thời cho ngƣời lao động là rất cần thiết, nó kích thích ngƣời lao động tận tụy với công việc, nâng cao chất lƣợng lao động. Mặt khác việc tính đúng và chính xác chí phí lao động còn góp phần tính đúng và tính đủ chí phí và giá thành sản phẩm. Muốn nhƣ vậy công việc này phải đƣợc dựa trên cơ sở quản lý và theo dõi quá trình huy động và sử dụng lao động các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc huy động sử dụng lao động đƣợc coi là hợp lý khi mỗi loại lao Hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 7 động khác nhau cần có những biện pháp quản lý và sử dụng khác nhau. Vì vậy việc phân loại lao động là rất cần thiết đối với mọi doanh nghiệp, tùy theo từng loại hình doanh nghiệp khác nhau mà có cách phân loại lao động khác nhau. Nói tóm lại tổ chức tốt công tác hoạch toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng giúp doanh nghiệp quản lý tốt quỹ tiền lƣơng, bảo đảm việc trả lƣơng và trợ cấp BHXH đúng nguyên tắc, đúng chế độ, kích thích ngƣời lao động hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao đồng thời tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm đƣợc chính xác. Tổ chức tốt công tác hạch toán lao động tiền lƣơng giúp doanh nghiệp quản lý tốt quỹ lƣơng, đảm bảo việc trả lƣơng và trợ cấp bảo hiểm xã hội đúng nguyên tắc, đúng chế độ, khuyến khích ngƣời lao động hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao, đồng thời tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm đƣợc chính xác. 1.2. Chế độ tiền lƣơng và các hình thức tiền lƣơng 1.2.1. Chế độ tiền lƣơng Việc vận dụng chế độ tiền lƣơng thích hợp nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và ngƣời lao động. - Chế độ tiền lƣơng cấp bậc. Là chế độ tiền lƣong áp dụng cho công nhân. Tiền lƣơng cấp bậc đƣợc xây dựng dựa trên số lƣợng và chất lƣợng lao động. Có thể nói rằng chế độ tiền lƣơng cấp bậc nhằm mục đích xác định chất lƣợng lao động,so sánh chất lƣợng lao động trong các nghành nghề khác nhau và trong từng nghành nghề. Đồng thời nó có thể so sánhđiều kiện làm việc nặng nhọc, có hại cho sức khoẻ với điều kiện lao động bình thƣờng. Chế độ tiền lƣơng cấp bậc có tác dụng rất tích cực nó điều chỉnh tiền lƣơng giữa các nghành nghề một cách hợp lý, nó cũng giảm bớt đƣợc tính chất bình quân trong việc trả lƣơngthực hiện triệt để quan điểm phân phối theo lao động. Hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 8 Chế độ tiền lƣơng do Nhà Nƣớc ban hành, doanh nghiệp dựa vào đó để vận dụng vào thực tế tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Chế độ tiền lƣơng cấp bậc bao gồm 3 yếu tố có quan hệ chặt chẽ với nhau: thang lƣơng, tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật . -Thang lƣơng là bảng xác định quan hệ tỷ lệ về tiền lƣơng giữa các công nhân cùng nghề hoặc nhóm nghề giống nhau theo trình độ cấp bậc của họ. Mỗi thang lƣơng gồm một số các bậc lƣơng và các hệ số phù hợp với bậc lƣơng đó. Hệ số này Nhà Nƣớc xây dựng và ban hành. Ví dụ : Hệ số công nhân nghành cơ khí bậc 3/7 là1.92; bậc 4/7 là 2,33 . Mỗi nghành có một bảng lƣơng riêng. - Mức lƣơng là số lƣợng tiền tệ để trả công nhân lao động trongmột đơn vị thời gian (giờ, ngày, tháng) phù hợp với các bậc trong thang lƣơng. Chỉ lƣơng bậc 1 đƣợc quy định rõ còn các lƣơng bậc cao thì đƣợc tính bằng cách lấy mức lƣơng bậc nhân với hệ số lƣơng bậc phải tìm, mức lƣơng bậc 1 theo quy định phải lớn hơn hoặc bằng mức lƣơng tối thiểu. Hiện nay mức lƣơng tối thiểu là 730.000 đồng -Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật là văn bản quy định về mức độ phức tạp của công việc và yêu cầu lành nghề của công nhân ở bậc nào đó thì phải hiểu biết những gì về mặt kỹ thuật và phải làm đƣợc những gì về mặt thực hành. Cấp bậc kỹ thuật phản ánh yêu cầu trình độ lành nghề của công nhân. Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật là căn cứ để xác định trình độ tay nghề của ngƣời công nhân. Chế độ tiền lƣơng theo cấp bậc chỉ áp dụng đối với những ngƣời lao động tạo ra sản phẩm trực tiếp. Còn đối với những ngƣời gián tiếp tạo ra sản phẩm nhƣ cán bộ quản lý nhân viên văn phòng . thì áp dụngchế độ lƣơng theo chức vụ. - Chế độ lƣơng theo chức vụ. Hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 9 Chế độ này chỉ đƣợc thực hiệnthông qua bảng lƣơng do Nhà Nƣớc ban hành. Trong bảng lƣơng này bao gồm nhiều nhóm chức vụ khác nhau và các quy định trả lƣơng cho từng nhóm. Mức lƣơng theo chế độ lƣơng chức vụ đƣợc xác định bằng cáchlấy mức lƣơng bậc 1 nhân với hệ số phức tạp của lao động và hệ số điều kiện lao động của bậc đó so với bậc 1. Trong đó mức lƣơng bậc 1 bằng mức lƣơng tối thiểu nhân với hệ số mức lƣơng bậc 1 so với mức lƣơng tối thiểu. Hệ số này, là tích số của hệ số phức tạp với hệ số điều kiện. Theo nguyên tắc phân phối theo việc tính tiền lƣơng trong doanh nghiệp phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh. Bản thân Nhà Nƣớc chỉ khống chế mức lƣơng tối thiểu chứ không khống chế mức lƣơngtối đa mà nhà nƣớc điều tiết bằng thuế thu nhập. Hiện nay hình thức tiền lƣơng chủ yếu đƣợc áp dụng trong các doanh nghiệp là tiền lƣơng theo thời gian và hình thức tiền lƣơng theo sản phẩm. Tùy theo đặc thù riêng của từng loại doanh nghiệp mà áp dụng hình thức tiền lƣơng cho phù hợp. Tuy nhiên mỗi hình thức đều có ƣu điểm và nhƣợc điểm riêng nên hầu hết các doanh nghiệp đều kết hợp cả hai hình thức trên. 1.2.2. Các hình thức tiền lƣơng - Hình thức tiền lƣơng theo thời gian: Trong doanh nghiệp hình thức tiền lƣơng theo thời gian đƣợc áp dụng cho nhân viên làm văn phòng nhƣ hành chính quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ- kế toán. Trả lƣơng theo thời gian là hình thức trả lƣơng cho ngƣời lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế, theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghề nghiệp, nghiệp vụ kỹ thuật chuyên môn của ngƣời lao động. Tuỳ theo mỗi ngành nghề tính chất công việc đặc thù doanh nghiệp mà áp dụng bậc lƣơng khác nhau. Độ thành thạo kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn chia thành nhiều Hoàn thiện tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 10 thang bậc lƣơng, mỗi bậc lƣơng có mức lƣơng nhất định, đó là căn cứ để trả lƣơng, tiền lƣơng theo thời gian có thể đƣợc chia ra. - Lƣơng tháng, thƣờng đƣợc quy định sẵn với từng bậc lƣơng trong các thang lƣơng, lƣơng tháng đƣợc áp dụng để trả lƣơng cho nhân viên làm công tác quản lý kinh tế, quản lý hành chính và các nhân viên thuộc ngành hoạt động không có tính chất sản xuất. Lƣơng tháng = Mức lƣơng tối thiểu * hệ số lƣơng theo cấp bậc, chức vụ và phụ cấp theo lƣơng. - Lƣơng ngày, là tiền lƣơng trả cho ngƣời lao động theo mức lƣơng ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Mức lƣơng tháng Mức lƣơng ngày = Số ngày làm việc trong tháng - Lƣơng giờ : Dùng để trả lƣơng cho ngƣời lao động trực tiếp trong thời gian làm việc không hƣởng lƣơng theo sản phẩm. Mức lƣơng ngày Mức lƣơng giờ = Số giờ làm việc trong ngày Hình thức tiền lƣơng theo thời gian có mặt hạn chế là mang tính bình quân, nhiều khi không phù hợp với kết quả lao động thực tế của ngƣời lao động. Các chế độ tiền lƣơng theo thời gian: - Lương theo thời gian đơn giản - Lương theo thời gian có thưởng