Đang tải... (xem toàn văn)
Với những góc độ và mục đích nghiên cứu khác nhau, người ta đã đưa ra nhiều quan niệm khác nhau về giao tiếp.
KỸ NĂNG GIAO TIẾP ỨNG XỬ I Tổng quan giao tiếp Khái niệm giao tiếp Với góc độ mục đích nghiên cứu khác nhau, người ta đưa nhiều quan niệm khác giao tiếp Một số quan niệm giao tiếp sau: “Giao tiếp nói điều với đó” “Giao tiếp việc chuyển tải ý tưởng lồi người” “Giao tiếp trao đổi thơng tin” “Giao tiếp chia sẻ thông tin tạo quan hệ” “Giao tiếp việc truyền đạt hướng dẫn, dẫn người người khác, có dẫn đến hành động.”… Nếu hiểu theo nghĩa rộng “Giao tiếp chia sẻ thông tin tạo quan hệ”, tượng khơng có xã hội lồi người, mà cịn tồn khách quan, xuất mn lồi gian Tuy nhiện, góc độ Tổ chức, Công ty, Doanh nghiệp, “giao tiếp” hiểu hành động xác lập mối quan hệ tiếp xúc người với người, nhằm thoả mãn nhu cầu định thông tin Trên sở thu nhận thông tin, hai bên giao tiếp xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, hành vi qua tương tác lẫn để hiểu biết tình huống, có tiếng nói, thu lợi ích nhiều Ngồi ra, giao tiếp cịn giao lưu tình cảm, tư tưởng để phát triển hồn nhân cách người Ở phạm vi rộng hơn, hiểu giao tiếp là: “việc trao đổi thông tin người thường dẫn tới hành động” Tóm lại, với nhiều quan niệm khác quan niệm có chung cách hiểu: “Giao tiếp q trình chuyển giao, tiếp nhận xử lý thơng tin người với người khác để đạt mục tiêu” Bản chất giao tiếp Dù đứng góc độ nào, mục đích nghiên cứu nào, đưa quan niệm “giao tiếp”, quan niệm có điểm chung thuộc chất giao tiếp Giao tiếp q trình truyền thơng điệp, bao gồm người gửi hay nhiều người nhận Thông điệp ý tưởng mã hoá để người phát tin (giao tiếp) người nhận Theo quan niệm này, giao tiếp trình dựa trao đổi hai hay nhiều người sử dụng mã cử chỉ, từ ngữ để hiểu thơng tin thức hay phi thức chuyển từ người phát tin đến người nhận tin “Giao tiếp” tập hợp hoạt động trước hết nhằm thực kết nối quan hệ cá nhân với Vì vậy, giao tiếp chứa thơng tin thường làm cho thơng tin chuyển theo hai chiều: - Một thông điệp chuyển tải chia sẻ hai hay nhiều người - Số lượng người tham gia chia sẻ thông tin tùy thuộc vào nội dung, nhu cầu người nhận tin Có loại thơng tin giao tiếp chứa đựng thơng tin cá nhân, có loại thơng tin nội dung chứa đựng liên quan đến quan tâm nhiều người - Giao tiếp đối thoại hai chiều, trình đối thoại làm thay đổi người gửi lẫn người nhận (tức có chia sẻ thơng tin, hai bên điều chỉnh mục tiêu, điều chỉnh hành vi qua tác động lẫn để hiểu biết tình huống, có tiếng nói, đem lại lợi ích nhiều Tóm lại Giao tiếp q trình truyền nhận thơng điệp từ người gửi đến hay nhiều người nhận mơi trường định Q trình giao tiếp Q trình truyền nhận thơng điệp từ người gửi đến người nhận mơ hình Mục tiêu giao tiếp yếu tố cấu thành q trình giao tiếp Giao tiếp có mục tiêu sau : - Chuyển tải thông điệp - Giúp người nhận hiểu dự định người phát tin - Nhận phản hồi từ người nhận - Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nhận Trong ngành nghề, để thành cơng, người cần có hợp tác, bổ trợ, giúp đỡ, hay tối thiểu góp ý từ nhiều phía để bên phối hợp hiệu quả, lúc, “liều lượng”, cần phải có trao đổi thơng tin xác Tuy nhiên, q trình chuyển tải thơng điệp có khả bị mắc lỗi thơng điệp thường hiểu sai yếu tố, thành phần tham gia vào trình Các yếu tố gồm: Người gửi thông điệp; Thông điệp; Kênh truyền thông điệp; Người nhận thông điệp; Những phản hồi Bối cảnh Để trở thành người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo cho tự tin vào thân, điều thể hiểu biết bạn chủ đề, người tiếp nhận (những cá nhân hay nhóm người mà bạn muốn truyền đạt thơng điệp tới) bối cảnh truyền đạt thông điệp Nếu không, dẫn đến việc thơng điệp bạn bị hiểu sai Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay hình thức khác bị chi phối giọng điệu người truyền đạt thơng điệp, tính lý luận, giao tiếp khơng nên đưa vào, phong cách giao tiếp riêng bạn Thông điệp ln ln có yếu tố trí tuệ tình cảm đó, yếu tố trí tuệ để xem xét tính hợp lý yếu tố tình cảm để có thái độ hút tình cảm thích hợp, qua thay đổi suy nghĩ hành động Các thơng điệp sau mã hố, truyền nhận qua nhiều kênh, “nói” cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; “viết” thư từ, email, ghi nhớ hay báo cáo… thông điệp sau giải mã, truyền đạt đến người nhận bạn trông chờ họ phản hồi Hãy nhớ thân người nhận thơng điệp tham gia vào q trình với ý tưởng tình cảm làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông điệp bạn cách họ phản hồi lại thơng điệp Những phản hồi thể rõ ràng việc người tiếp nhận thơng điệp bạn có hiểu xác hay khơng Cuối Bối cảnh (Tình huống) mà thơng điệp bạn truyền Nó bao gồm yếu tố mơi trường xung quanh hay rộng văn hóa (văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.) Kênh giao tiếp Thông điệp truyền qua kênh giao tiếp thức khơng thức: Kênh thức thông điệp truyền: - Từ cấp xuống cấp nhằm hướng dẫn công việc, quan hệ công việc, quy trình, phản hồi,… - Từ cấp lên cấp trên: Như báo cáo, đề nghị, tờ trình… - Giữa đồng nghiệp (ngang cấp): hợp tác, giải công việc, chia sẻ thông tin, thực báo cáo,… Kênh giao tiếp khơng thức: việc giao tiếp khơng thống, khơng ràng buộc người gửi người nhận thông điệp, sử dụng Xác nhận thông tin; Mở rộng thông tin; Lan truyền thông tin; Phủ nhận thông tin Bổ sung thông tin tin đồn, dư luận, tin “vỉ hè” Như vậy, giao tiếp trình động tạo thông điệp hồi đáp lại thông điệp, thích nghi với người mơi trường đặc biệt quan trọng cá nhân, nhóm người xã hội Các hình thức giao tiếp phổ biến: Giao tiếp người, Giao nhóm, Giao tiếp cộng đồng/đại chúng Thái độ cần thiết giao tiếp: lạc quan, tích cực, chân tình, cởi mở, thể sẵn sàng, hợp tác làm II Kỹ giao tiếp hiệu Khái niệm kỹ giao tiếp Xuất phát từ quan điểm nguồn lực người quan trọng nhất, Ngân hàng Thế giới gọi kỷ 21 kỷ nguyên kinh tế tri thức dựa vào kỹ người, đồng thời cho lưc người đánh giá khía cạnh: kiến thức, kỹ thái độ - Kiến thức hiểu biết, tri thức mà thân thu thập (nó giữ lại não chúng ta) thơng qua q trình học tập, nghiên cứu - Thái độ cách nghĩ, cách nhìn cách hành động theo hướng trước vấn đề hay tình cụ thể "Cách" từ cách cụm từ: suy nghĩ cách tích cực, làm việc cách nhiệt tình - Kỹ khả người thực công việc định, hoàn cảnh, điều kiện định, để đạt mục tiêu định Kỹ bao gồm: Kỹ nghề nghiệp (kỹ cứng) Kỹ (kỹ mền) + Kỹ nghề nghiệp: Là khả thực quy trình kỹ thuật, cơng nghệ (quy trình hàn, tiện, đánh máy, lái xe, thẩm định tín dụng, qui trình cho vay, kiểm tra, giám sát sử dụng vốn vay…), + Kỹ bản: kỹ giao tiếp, ứng xử, tư duy, hợp tác, chia sẻ, làm việc nhóm, lãnh đạo, quản lý… Mỗi người học nghề khác có kỹ khác kỹ sống kỹ (kỹ mềm) ai, làm nghề cần phải có mức độ biểu khác lĩnh vực người khác Một tổ chức quốc tế gồm nhà khoa học giới chuyên nghiên cứu, khảo sát trí tuệ người cho rằng: để thành đạt sống kỹ mềm (trí tuệ cảm xúc) chiếm 85%, kỹ cứng (trí tuệ lơgic) chiếm 15% Điều lý giải gần 100% tỷ phú giới (những người giàu có thành đạt) nhà bác học hàng đầu Vậy câu hỏi đặt “Kỹ cần thiết cho người để thành công công việc sống”? Hiệp hội Đào tạo Phát triển Mỹ (ASTD-American Society for Training & Development) có thành viên đến từ 100 quốc gia, thực nghiên cứu kỹ cơng việc Kết luận đưa có 13 kỹ cần thiết để thành công cơng việc, số Kỹ lĩnh vực giao tiếp ứng xử Như vậy, Kỹ giao tiếp khả ứng dụng tri thức khoa học vào q trình giao tiếp có hiệu Ở Việt Nam, thời gian trước việc đào tạo kỹ năng, chưa trọng trọng Nền giáo dục dựa giả định “người ta biết người ta làm được” học nhiều biết Nhưng thực tế đâu có vậy, từ biết đến hiểu khoảng cách xa, từ hiểu đến làm việc chuyên nghiệp với suất cao khoảng cách xa Sinh viên trường biết nhiều kiến thức lại khơng có khả làm việc cụ thể Một cán đào tạo bản, nắm quy trình nghiệp vụ (có kỹ nghề nghiệp) song lại khơng có phương pháp để tổ chức triển khai công việc khoa học vào thực tiễn Gần đây, phương tiện thông tin đại chúng nhắc nhiều đến cụm từ “kỹ năng” “kỹ mềm” Bạn kỹ đánh máy, có thuộc lịng 10 sách Microsoft Office vô nghĩa, từ xa xưa ơng cha ta có câu “Tiên học lễ, hậu học văn” coi vai trò hàng đầu kỹ giao tiếp ứng xử sống xã hội Các yếu tố bảo đảm giao tiếp có hiệu Hoạt động giao tiếp có hiệu quả, cần đảm bảo yếu tố sau: - Phải xây dựng thơng điệp có hiệu quả, nghĩa nội dung phải rõ ràng, trình bày hợp lý chuyền hữu hiệu - Bảo đảm dịng chảy thơng tin, có nghĩa giao tiếp phải bảo đảm thông tin liên tục, không bị gián đoạn, ngắt quãng để người phát nhận thông tin dễ chia sẻ với - Bảo đảm cho ý nghĩa thông điệp phản ánh hiểu theo nghĩa định, tránh tượng “ơng nói gà, bà hiểu vịt” - Nắm môi trường xã hội giao tiếp (giao tiếp với ai? nào? nào? bao lâu?…) - Thực đáp ứng (tức hồi đáp) cần thiết - Người phát tin nhận tin (đặc biệt người phát tin) phải có kỹ sử dụng ngơn ngữ, kiến thức cần thiết Các nguyên tắc giao tiếp Muốn hoạt động giao tiếp có hiệu cần phải đảm bảo nguyên tắc sau đây: a) Đảm bảo hài hòa mặt lợi ích bên tham gia giao tiếp Nguyên tắc dựa thực tế có tính qui luật mặt tâm lý người Bất kỳ ai, thực quan hệ giao tiếp mong muốn, tin tưởng hy vọng thông qua việc giao tiếp đạt lợi ích cho cho chủ thể mà đại diện Lợi ích mà người hướng tới vật chất (tiền bạc, tài sản ) lợi ích tinh thần (trình bày ức chế, mong chia sẻ cảm thông, đề nghị ghi nhận đóng góp thân cho tập thể, cho xã hội…) Có thể nói, không thực giao tiếp lại không muốn, không hy vọng đạt mục đích đặt ra, thân biết để đạt lợi ích khó khăn Xuất phát từ tâm lý này, đối tác giao tiếp với thường chuẩn bị tâm lý cho yêu cầu, đề nghị họ không đáp ứng, mong muốn họ không chia sẻ cảm thông Khi không đạt điều dự định, đối tác thường có phản ứng mức độ khác (có thể bực tức, buồn bã, chán nản, lòng tin, tỏ thái độ bất hợp tác chí lăng nhục, chửi bới ) Những phản ứng dù mức độ khơng có lợi cho phía Chính vậy, nguyên tắc giao tiếp phải cố gắng đảm bảo hài hịa lợi ích bên tham gia giao tiếp Nguyên tắc đòi hỏi người trực tiếp giao tiếp với đối tác phải ý điểm sau: - Hiểu tâm lý đối tác, dành thời gian để tìm hiểu mục đích đối tượng giao tiếp, đồng thời hoạt động giao tiếp này, cần đạt mục đích - Trong trường hợp lợi ích đối tượng giao tiếp không thỏa mãn, cần phải tỏ thái độ cảm thông, chia sẻ khơng thể có thái độ hiếu thắng thờ Tóm lại: Hoạt động giao tiếp thực theo nguyên tắc giao tiếp phải thực thông cảm, thống với hình thức tranh đua, đối địch… Sự thành công giao tiếp chiến thắng đối tượng mà đem lại lợi ích nhiều tốt cho bên b) Đảm bảo nguyên tắc bình đẳng giao tiếp Trong hoạt động giao tiếp, người làm dịch vụ gặp phải nhiều đối tượng khác (già - trẻ; nam - nữ; lãnh đạo - nhân viên; ) Vấn đề đặt phải bảo đảm bình đẳng giao tiếp Thực tế, người làm dịch vụ hoạt động giao tiếp có gặp phải tình khó xử Để giải tốt vấn đề cách thức tốt thực nguyên tắc “mọi đối tác quan trọng”, nghĩa đối tượng giao tiếp phải tôn trọng đối xử bình đẳng Dĩ nhiên, nguyên tắc giúp cho tránh sai lầm giao tiếp có quan niệm “người khơng quan trọng”, khơng có ảnh hưởng đến thân mình, cơng ty thờ ơ, chí coi thường Một điều cần khẳng định là: người tổng hòa mối quan hệ Một cá nhân, công ty, tổ chức muốn tồn phát triển cần phải thiết lập trì nhiều mối quan hệ khác Nhân viên dịch vụ, thông qua hoạt động giao tiếp trực tiếp với đối tác, giúp Công ty mở rộng mối quan hệ tăng cường mối quan hệ sẵn có, đồng thời phải thiết lập mối quan hệ không phải, không làm mối quan hệ tốt đẹp họ với đối tác, Công ty với khách hàng c) Nguyên tắc hướng tới giải pháp tối ưu Người nhân viên dịch vụ giao tiếp với khách hàng, với đối tác cần đưa nhiều giải pháp để đối tượng giao tiếp chọn lựa định Nguyên tắc dựa sở nguyên tắc Trong thực tế, để tạo hài hịa mặt lợi ích bên giao tiếp dễ dàng đơn giản Điều này, bạn dễ hiểu mong muốn bên giao tiếp nhiều, đáp ứng thỏa mãn mong muốn lại có hạn Vì vậy, việc bên nhiều bên tiến hành giao tiếp khơng đạt lợi ích mong muốn chuyện thường tình Vấn đề chỗ nhân viên dịch vụ phải xử lý công việc để không thỏa mãn phần toàn yêu cầu đối tượng giao tiếp mà phải làm cho đối tượng giao tiếp hiểu chấp nhận thực tế mục đích họ khơng đạt Để làm điều đó, q trình giao tiếp, nhân viên dịch vụ nên đưa số giải pháp để đối tượng giao tiếp chọn lựa định Muốn đưa giải pháp bên tham gia vào trình giao tiếp cần xác định mục đích (lợi ích) cần đạt được, đồng thời xác định mục đích đạt mức độ (cao, trung bình hay thấp) Việc xác định mức độ đạt giúp cho đối tượng tham gia giao tiếp chuẩn bị sẵn sàng tư tưởng nhượng điều kiện giới hạn cho phép để thương lượng với bên điều kiện, tiêu chuẩn lý tưởng khơng đạt Nói cách khác, người giao tiếp có ý thức rõ lợi ích họ lợi ích đối tác giao tiếp giỏi việc dự kiến cách thức khác để có lợi ích họ suy nghĩ đến lựa chọn giải pháp tối ưu Khi giao tiếp bên tuân thủ nguyên tắc này, dễ dàng tìm thấy mục tiêu lợi ích chung, sở tìm giải pháp làm hài lịng tất bên d) Tơn trọng giá trị văn hóa Giá trị văn hóa phạm trù rộng lớn; góc độ ngun tắc giao tiếp phải tơn trọng giá trị văn hóa Vì vậy: ứng xử giao tiếp phải mang tính dân tộc phản ánh truyền thống tốt đẹp, với người Việt Nam, nét văn hóa giao tiếp thể hiện: Tác phong, thái độ cởi mở, tế nhị chu đáo; Một hiếu khách (tôn trọng); Một lịch nghiêm túc đối tượng giao tiếp Bởi vì, giao tiếp tương tác xã hội luôn chứa đựng yếu tố người yếu tố tình cảm Cần thấy rằng, thái độ niềm nở, vui vẻ, hòa nhã, tinh thần hiếu khách, phong cách lịch nghiêm túc chuẩn mực giao tiếp quan trọng cần thiết Tóm lại: Trên nguyên tắc giao tiếp quan trọng nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động giao tiếp Vấn đề phải biết vận dụng nguyên tắc vào trường hợp cụ thể cách linh hoạt xác hy vọng đưa lại thành công Điều lại phụ thuộc nhiều vào thái độ, kiến thức kỹ giao tiếp Một số nguyên tắc giao tiếp quan, đơn vị a Gây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp: - Bắt đầu từ thái độ: Thái độ xem khởi đầu mối quan hệ, chí hội Hãy tưởng tượng bạn người đến quan, thái độ cư xử mực khiêm nhường phù hợp, tôn trọng người quan công việc họ làm, câu chào cử thân thiện đem lại thiện cảm bao người, dù cán kế tốn khó tính nhất, cán tín dụng hay bảo vệ người phục vụ - Làm thật tốt công việc mình: Cách đơn giản dễ bạn bắt đầu xây dựng mối quan hệ nơi làm việc, mở đầu câu chuyện, hay chí sâu hiểu người xung quanh, từ cơng việc bạn Trong quan làm việc chuyên nghiệp, cá nhân ln mắt xích, khơng kể đến vị trí làm việc bạn cao hay thấp, cơng việc bạn làm phần thiếu, có mối liên hệ với đồng nghiệp khác, phịng hay khác phịng/ban, thường cơng việc khơng bó hẹp phịng/ban Nếu khởi đầu với thái độ tốt, lại biết cách lắng nghe học hỏi hợp lý, tích cực công việc, hẳn người không ngần ngại hỗ trợ bạn làm tốt cơng việc, chí chia nhiều bạn mong muốn - Tế nhị giao tiếp, chân thành hành động: Khi người mở lịng với bạn, trân trọng giữ gìn Có nhiều cách để làm việc này, có lẽ cách đơn giản hiệu chân thành Chân thành, khơng suồng sã q, hay bộc trực q lại tốt, không môi trường xã hội thu nhỏ, mà kể gia đình, nhiều lúc tế nhị cần thiết để giữ cho mối quan hệ không bị nhàm chán sa đà - Tham gia hoạt động tập thể dù bạn có thích hay khơng: Cơng việc bận rộn, thời gian hạn chế làm cho nỗ lực gắn kết tập thể trở nên không hiệu quả, người muốn dành chút thời gian nghỉ ngơi ỏi cho thân gia đình Tuy nhiên, từ lời khuyên tập đoàn tư vấn nhân lớn, thực tiễn sống, hoạt động tập thể lành mạnh tích cực ln giúp cho thành viên quan hiểu hơn, người mới, hội giao tiếp làm quen - Giao lưu giờ: Cũng giống hoạt động mang tính tập thể quan, giao lưu mang màu sắc gắn kết chặt chẽ hơn, giúp cho người chí hướng mục tiêu, lý tưởng, có hội để kết bạn, thân thiết Nếu bạn tìm kiếm thêm bạn hữu đơn giản muốn có mối quan hệ gần gũi với đồng nghiệp, hiệu Nếu môi trường cho thấy cách ứng xử người cơng việc, hoạt động tập thể cho thấy cách họ xử lý mối quan hệ xã hội, giao lưu ngồi giúp có tranh tồn diện tâm tư, nguyện vọng tình cảm cá nhân Chẳng hạn, giao lưu công đoàn, giao lưu thể thao giúp cho bạn gần gũi với người, bộc lộ cá tính riêng 3.2 Hợp tác ăn ý với đồng nghiệp - Xác định mục tiêu chung: Nếu người ý khăng khăng thực theo ý thật khó để hồn thành cơng việc hạn Do đó, trước bắt tay vào cơng việc, bạn đồng nghiệp nên thảo luận, đặt mục tiêu chung hướng đi, kết cần đạt Các bạn nên gặp mặt trực tiếp để thống việc Điều giúp người hướng tránh bất đồng không cần thiết trình thực cơng việc - Đặt thân vào hồn cảnh người khác: Bạn cải thiện mối quan hệ với nhân viên khác, cách nhìn nhận vấn đề từ hồn cảnh họ (Ví dụ, Bạn thấy bực đồng nghiệp trả lời cụt lủn bạn gửi email trình bày chi tiết, cụ thể) Nhưng đặt vào vị trí họ bạn biết họ bận trăm cơng nghìn việc khơng có thời gian nghỉ ngơi, nên khơng có thời gian viết lại cho bạn thư dài dòng bạn mong đợi Họ cảm thấy thoải mái đánh giá cao, bạn trình bày ngắn gọn vào trọng tâm vấn đề nói chuyện - Ln lịch chuyên nghiệp: Hãy chân thành với đồng nghiệp cố gắng hợp tác đường dài Kể có cản trở, trì chun nghiệp khéo léo giúp bạn làm việc hiệu với tất người bạn hợp tác Bạn không thiết phải trở thành người bạn tốt đồng nghiệp mà cần làm việc hiệu với họ Thực tế, có số người quan tâm đến làm việc hiệu với người mà quan tâm cách ứng xử để người vừa lịng, vậy, họ khơng đồng nghiệp tôn trọng mặt chuyên môn Ngược lại, số người khác quan tâm đến hiệu công việc với người mà quên cách ứng xử cho vừa lòng người xung quanh, họ thường bị người xung quanh phê bình cách xử - Xây dựng hình tượng tốt: Cần kiểm sốt lời nói hành động để xây dựng hình tượng tốt đẹp điều cần thiết Tiên trách kỹ hậu trách nhân, muốn người quý mến trước tiên phải chấn chỉnh trước chỉnh người khác được, phải dựng chữ Tín lên hàng đầu Muốn người khác tôn trọng, trước hết bạn tơn trọng việc xây dựng hình ảnh tốt mắt người xung quanh Trích đoạn chuyện cười: Đứa nói với cha “Bố, cho xin rượu, cần uống” Người cha bảo: “ Sao lại uống rượu?” Đứa con: “Đề giải không ra” Người cha: “Uống rượu giải ư” Đứa con: “Chẳng phải bố bảo gặp vấn đề khó khăn bố cần uống chút rượu giải gọn thôi” 3.3 Được đồng nghiệp yêu mến: Hầu hết người hiểu tầm quan trọng việc xây dựng mối quan hệ sống Khơng có gia đình bạn bè, sống bạn khơng buồn tẻ mà cịn gặp nhiều khó khăn bạn phải đối mặt với việc Trong công việc vậy, không đến đỉnh thành cơng, có lúc bạn cần giúp đỡ đồng nghiệp để giải khó khăn cơng việc Mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp làm cho sống nơi cơng sở bạn cân Chính yếu tố đem lại hiệu suất làm việc cao hơn, giúp bạn tiến nhanh đường nghiệp Áp dụng gợi ý sau, bạn tạo nên môi trường làm việc thoải mái hiệu quả: - Thân thiện với người :Hình ảnh bạn nơi làm việc khơng thể qua kết công việc bạn đạt mà thái độ bạn góp phần khơng nhỏ việc xây dựng hình ảnh Một nụ cười hay lời chào vui vẻ gặp đồng nghiệp cách thể thân thiện tích cực Bạn nên để ý đến hành động nhỏ có ảnh hưởng lớn như: giúp mở cửa, giữ nút thang máy, nhặt đồ đánh rơi, nhường đừng… Bạn muốn làm việc với người bạn thích chắn đồng nghiệp bạn vậy! - Giúp đỡ nhiệt tình: Khi xong việc mình, tất nhiên bạn phép nghỉ ngơi thư giãn chút Nhưng bạn tận dụng khoảng thời gian để giúp đồng nghiệp “ngập đầu” giải phàn nàn khách hàng, đồng nghiệp bạn cảm kích mà chắn tình tương tự, họ hỗ trợ bạn - Chủ động nhận việc khó: Chắc chắn bạn gặp nhiều thử thách để giải công việc phức tạp Nhưng bạn chủ động nhận phần việc khó mình, bạn thể thân người tự tin, tích cực, khơng ngại khó, ngại khổ Đây hội để bạn hoàn thiện kỹ nâng cao kiến thức, lãnh đạo đồng nghiệp chắn đánh giá cao tinh thần, trách nhiệm bạn - Cư xử lịch thiệp: Nơi bạn làm việc xã hội thu nhỏ bạn nơi cơng cộng, vậy, bạn cần ý thức hành động để khơng làm đồng nghiệp khó chịu Ví dụ: tắt đèn thiết bị khác sau họp xong, bỏ giấy vào máy in sử dụng hết giấy… Khi thiết bị văn phòng máy in, máy fax, điện thoại… gặp trục trặc mà bạn không giải được, đừng làm ngơ bỏ mà thông báo đến phận liên quan để hỗ trợ Trong môi trường làm việc mở, người ngồi gần nhau, bạn đừng để sở thích cá nhân ảnh hưởng đến người khác Ví dụ: bạn thích nghe nhạc, dùng tai nghe; bạn nói chuyện điện thoại, hạ thấp giọng tìm chỗ vắng người để nói chuyện; đừng ăn ăn nặng mùi sầu riêng bàn làm việc… - Chào đón đồng nghiệp mới: Ấn tượng ngày bạn Công ty nào? Bạn ai, bạn bối rối toilet đâu hay sử dụng máy fax nào? Đừng để điều xẩy với đồng nghiệp mới, đặc biệt họ làm chung nhóm với bạn Khi thấy họ lạc lõng môi trường mới, chủ động bắt chuyện, giới thiệu họ với đồng nghiệp khác, giúp đỡ cần thiết để họ hòa nhập nhanh với nhóm Cơng ty Lịng tốt bạn chắn ghi nhận với cảm kích! - Ghi nhận giúp đỡ đồng nghiệp: Trong tình bạn hồn thành xuất sắc cơng việc với phần hỗ trợ đồng nghiệp, bày tỏ biết ơn chân thành họ, cho lãnh đạo bạn biết vai trò họ tình Họ cảm thấy tự hào giúp bạn, mối quan hệ bạn với đồng nghiệp tốt đẹp hai bên sẵn lòng giúp đỡ cần thiết Lời khuyên cuối dành cho bạn việc xây dựng mối quan hệ nơi công sở: đối xử với người theo cách mà bạn muốn họ đối xử với bạn Tìm cách để người, muốn làm việc, hợp tác hỗ trợ bạn, định bạn thành công III Kỹ lắng nghe thấu hiểu đối tác “Ba tuổi đủ để học nói đời khơng đủ để biết lắng nghe” Có miệng khơng có nghĩa biết nói Có mắt khơng có nghĩa biết đọc Có tay khơng có nghĩa biết viết Vậy có tai đâu có nghĩa biết lắng nghe Chúng ta học nói, học đọc, học viết nhiều Vậy, học lắng nghe đâu dạy, dạy nào? Khái niệm lắng nghe Để hiểu rõ khái niệm lắng nghe, bạn làm tập sau đây: Bài tập thực hàng 1: Nhắm mắt lại phút Bạn nghe gì? Tiếng cịi xe, tiếng người nói, tiếng gió thổi Những bạn nghe gọi nghe thấy Nghe thấy trình sóng âm đập vào màng nhĩ chuyển lên não Nghe thấy q trình hồn tồn tự nhiên từ bạn sinh Lúc bạn ngủ q trình xảy Bài tập thực hành 2: Tiếp tục nhắm mắt lại phút cố nghe xem người phòng bên cạnh nói gì? Đây q trình lắng nghe Quá trình nối tiếp sau trình nghe thấy Nó biến đổi sóng âm thành ngữ nghĩa Q trình địi hỏi tập trung ý cao Như lắng nghe trình ngừng/nghỉ việc để tập trung ý, nhằm giải mã sóng âm thành ngữ nghĩa Tạo hóa cho người tai dùng để nghe, có miệng để nói Phải ta nên nói nghe nhiều gấp đơi Khi ta có kỹ lắng nghe tốt cơng việc thuận lợi hơn, sống gia đình vui vẻ hơn, giải xung đột dễ dàng Tầm quan trọng lắng nghe Lắng nghe đóng vai trị quan trọng công việc Muốn thành công ngành nghề phải biết lắng nghe, đặc biệt làm lãnh đạo, nghề bán hàng, tư vấn, thư ký, luật sư, Lắng nghe giúp ta học hỏi kinh nghiệm, thấu hiểu tâm tư tình cảm, tính cách, sở thích, thói quen đồng nghiệp, khách hàng, đối tác người xung quanh Từ tạo gắn kết, hợp tác tăng hiệu công việc Trong sống hàng ngày, lắng nghe giúp xây dựng phát triển quan hệ Trong giao tiếp, thích người khác lắng nghe, đặc biệt phụ nữ Phụ nữ thường sống tình cảm thích giãi bày Nếu bạn biết lắng nghe, ủng hộ khích lệ cách, nói chuyện trở nên thoải mái, say sưa Như vậy, lắng nghe giúp hiểu để thân thiết, gắn bó tin tưởng Lắng nghe giúp ta giải xung đột hiệu Khi không tức giận, tỉnh táo để nhìn nhận việc sáng suốt đưa giải pháp Nhưng xung đột xảy thường rơi vào tình trạng “cả giận khơn” Vì vậy, ta người trung gian hịa giải tách họ lắng nghe họ Mọi việc trở nên dễ dàng họ nói hết bình tĩnh trở lại Theo thống kê nhà xã hội học, trung bình ngày ta dành 53% thời gian để lắng nghe hiệu suất thu có 25% - 30% Vậy điều làm ta nghe khơng hiệu quả? Nguyên nhân nghe không hiệu Thái độ không muốn nghe: “Điếc người điếc người không muốn nghe” Với người điếc, họ muốn nghe, ta viết dùng máy trợ thính, dùng cử chỉ, điệu để hiệu Cịn người bình thường trang bị đầy đủ kỹ họ không muốn nghe cố gắng đến vơ ích Nghe không nỗ lực, tập trung: Nghe thấy trình tự nhiên, cịn lắng nghe cần tập trung ý Nếu vừa làm việc riêng nghĩ sang việc khác khiến khơng thu nhận thơng tin mà cịn hỏng việc Nguy hiểm người nói cảm thấy bị “bỏ rơi” không tôn trọng Họ thất vọng, chán nản không muốn tiếp tục câu chuyện Nghe “phục kích”: Theo thói quen tư duy, thường ý đến xấu, nguy hiểm nhiều ý đến tốt Cách tư tạo nên kiểu lắng nghe phục kích Nghĩa người nghe nghe xem người nói có sai để phản bác lại Cách nghe không giúp ta học hỏi điều hay lẽ phải mà lại làm xấu quan hệ người nghe người nói Những người thành công sống lắng nghe 10 thái độ hành vi vơ cảm cỗ máy Chu trình lắng nghe gồm bước sau; Bước 1: Tập trung - Phải toàn tâm toàn ý để lắng nghe đối tác thay nhìn lơ đãng xung quanh Nên ý vào người nói, thể mong muốn lắng nghe, khơng tranh thủ làm việc khác, nghĩ sang việc khác… Bước 2: Tham dự - Hịa giao tiếp, cử chỉ, thể rõ lắng nghe: gật đầu, biểu đồng cảm qua nét mặt, thay ngồi im ta thể cho người nói biết lắng nghe họ câu nói phụ họa từ đệm (vâng, dạ, ạ…) Bước 3: Hiểu - Để tin chứng tỏ hiểu đối tác nói việc nhắc lại từ chính, từ quan trọng mà đối tác trình bày (ví dụ: nguời nói: “tôi thấy cần phải tăng thêm người…”, người nghe: “2 người”) Bước 4: Ghi nhớ - Chính tên gọi bước nói lên cách để ta nhớ tốt ghi chép lại ý chính, điều cần ghi nhớ chưa rõ “Mẩu bút chì trí nhớ tốt, trí nhớ đậm khơng nét mực mờ” Trong công việc sống, cần giải pháp địi hỏi tính cụ thể chi tiết đại khái chung chung, mang máng Vậy cách tốt để ghi nhớ xác ghi lại thông tin Bước 5: Hồi đáp - Đây kỹ mà người Việt ta đặc biệt yếu, thường ta nghe mà khơng có hồi đáp Ta phải trả lời, giải đáp băn khoăn thắc mắc đối tác điều kiện Những hồi đáp tín hiệu dẫn đường giúp người nói điều chỉnh nội dung phong cách nói chuyện cho phù hợp tín hiệu giúp người nói tự tin thấy có người thực muốn nghe hiểu Bước 6: Phát triển - cách đặt câu hỏi để làm rõ vấn đề, phát triển thêm ý kiến khác mà đối tác chưa đề cập đến khơng có ý định đề cập đến Bằng câu hỏi gợi mở, mở rộng chủ đề khai thác thêm thông tin cần thiết giúp hai bên định hướng nói chuyện hướng mong muốn Chu trình bước liên tục lặp đi, lặp lại trình giao tiếp đảm bảo lắng nghe cách hiệu Kỹ lắng nghe hiệu Song song với chu trình lắng nghe, cần thực hành sử dụng số kỹ để lắng nghe hiệu - Nghe xong nói: Khi hai người tranh nói chờ người kết thúc để nói kết hai không nghe ý kiến Những người cịn lại khó chịu họ chẳng nghe Khơng khí buổi nói chuyện trở nên căng thẳng Người thực khôn ngoan họ khơng cãi lộn Họ nói họ nghe, họ họ tìm hiểu sâu Khi lắng nghe, bạn muốn hỏi hay phát biểu ý kiến để người nói trình bày xong ý đó, đề nghị giải thích trình bày quan điểm Nếu bạn sợ qn ý ghi giấy Ví dụ: “Xin lỗi, anh vừa nói chế độ tiền thưởng Tơi chưa rõ lắm, anh làm ơn nói kỹ hơn” - Gác việc khác lại: Hành động thể sẵn sàng lắng nghe Khi ý đến hoạt động khác ta tập trung ý đến người nói nội dung trình bày, hiệu lắng nghe cao - Hồi đáp để ủng hộ người nói: Hồi đáp tích cực truyền cảm hứng gây hưng phấn cho người nói Người nói đem hết tâm huyết để truyền đạt cho ta Hồi đáp 12 lắng nghe cần lưu ý: Hãy dừng lại chút trước hồi đáp, làm giúp không phản ứng trước ý kiến người nói giúp người nói có thời gian kết thúc ý kiến - Nhìn vào người nói: Nếu bạn chưa có thói quen nhìn vào người nói lắng nghe, bạn tập Có điều ngơn ngữ khơng thể diễn tả, nhìn vào mắt, khn mặt, cử người nói ta cảm nhận Trong giao tiếp, người nói gương người nghe ngược lại Hãy nhìn vào thể bên ngồi người nói, ta biết ta nghe “Nhìn mặt mà bắt hình dong” Hãy nhìn vào người nói để lắng nghe điều khơng nói Điều đặc biệt quan trọng bạn lắng nghe phụ nữ Phụ nữ thường nói bóng gió xa xơi, chí nói ngược Nếu ghi nhận đầy đủ thông tin họ cung cấp bạn không hiểu họ muốn nói "cái nói định nói ra" Để hiểu ‘ngầm ý” lời nói họ bạn phải nhìn vào mắt Như vậy, để lắng nghe thực sự, không dùng tai mà dùng mắt “Mắt cửa sổ tâm hồn” nhìn vào mắt người nói để cảm nhận “từ” sâu xa lời nói để thấu hiểu tâm hồn họ - Không nên ngắt lời người nói chưa thực cần thiết: Đặc biệt, đừng vội vàng tranh cãi hay phán xét trình bày “Lời chưa nói ta chủ nó, lời nói chủ ta” Nếu bạn ý thức rõ điều bạn cẩn thận đưa ý kiến hồi đáp Có người trình bày theo cách quy nạp từ chi tiết đến tổng quan, có người trình bày theo cách diễn dịch từ tổng quan đến chi tiết Chỉ lắng nghe hết ta hiểu đầy đủ ý người nói muốn nói - Nhắc lại diễn giải nội dung: Tốc độ nghe ta gấp lần tốc độ nói Vì vậy, ta khơng tập trung hay nghĩ sang việc khác Để tránh điều diễn giải lại ý người nói theo cách hiểu ta Làm vậy, giúp tư tập trung vào vấn đề lắng nghe Đặc biệt, não làm việc hình ảnh khái niệm, nghe hình dung, diễn giải theo khung cảnh đầu giúp ta nhớ lâu - Tìm ý chính: Sau buổi nói chuyện thường có nhiều thơng tin Người thơng minh không nhớ tất chi tiết mà họ chắt lọc tìm ý để ghi nhớ Não làm việc liên kết thơng tin, ta nhớ ý thơng tin bổ trợ xung quanh theo mà tái lại - Hỏi để làm rõ vấn đề: Trong giao tiếp lắng nghe, chưa hiểu, thay ậm cho qua chuyện, đặt câu hỏi để làm rõ Điều không khiến người nói khó chịu mà ngược lại họ vui biết ta thực muốn hiểu ta cho họ hội để thể rõ ý tưởng họ trình bày - Nỗ lực tập trung: Độ ý giao tiếp phụ thuộc nhiều yếu tố như: Thái độ, sức khỏe, mơi trường, người nói, nội dung Khi mệt mỏi, buồn chán lúc dễ tập trung Trong trường hợp để tập trung làm sau: Ngồi 1/3 ghế phía trước; khơng tựa lưng vào ghế; người nghiêng phía trước; không chống tay hay tỳ ngực lên bàn Với tư với kỹ khác giúp tập trung vào lắng nghe Lắng nghe để giải xung đột Bước 1: Tách hai người ra: Nguyên nhân ta giận thái độ Thái độ biểu rõ qua nét mặt giọng nói Nghiên cứu nhà xã hội học cho 13 thấy, ta giao tiếp, ngôn từ tác động đến đối tác 7%, giọng nói: 38%, hình ảnh: 55% Vậy 93% ta giận giọng nói hình ảnh Hình ảnh bao gồm nét mặt ánh mắt Khi ta tách người nơi để xóa 93% ảnh hưởng giọng nói hình ảnh Khơng nhìn thấy mặt, không nghe thấy giọng đối thủ, họ đỡ tức Bước 2: Cho họ ngồi xuống: Lúc cãi nhau, sấn sổ xông vào đối thủ, ngồi bật dậy Để giúp họ lấy lại bình tĩnh, tốt ta nên cho họ ngồi dựa lưng vào ghế Trong tư thả lỏng, giãn Khi họ cảm thấy thoải mái bình tĩnh Bước 3: Cho họ uống cốc nước: Lúc tức giận người ta thở nhanh Để bình tĩnh phải điều chỉnh cho nhịp thở chậm lại Từ từ uống ngụm nước giúp họ thở chậm lại Bước 4: Lắng nghe tích cực: Sau họ bình tĩnh lại, đặt câu hỏi lắng nghe Chú ý: ta không nên tị mị, thóc mách vào vấn đề riêng tư Khi họ nói, nên tham gia cử như: gật đầu, tay thể phụ họa theo động tác họ, nét mặt biểu cảm theo nội dung Về ngôn từ, nên nhắc lại từ chốt quan trọng, dùng tiếng đệm, tiếng đế như: dạ, ạ, ừ, thán từ như: á, thật không, giời Ta đặt câu hỏi để họ nói lên cảm xúc tường thuật lại việc Tránh khuyên bảo như: “anh nên làm này, nên làm kia”, tránh thắc mắc “tôi không hiểu anh lại làm vậy” đánh giá “Trời ạ, thơi mà phải cãi nhau” Đặc biệt không “đổ thêm dầu vào lửa” “Tơi mà anh tơi cho vỡ mặt” Khi họ cần giải pháp, ta nên đặt câu hỏi để định hướng giúp họ tự tìm câu trả lời Ta thay họ giải vấn đề, cần ta hỗ trợ giúp đỡ phần Bước 5: Đặt câu hỏi để tự đưa giải pháp: Khi họ cần giải pháp, ta nên đặt câu hỏi để định hướng giúp họ tự tìm câu trả lời Ta khơng thể thay họ giải vấn đề, cần ta hỗ trợ giúp đỡ phần Lắng nghe đồng cảm Trong sống người có nhiều tâm tư, tình cảm cần chia sẻ Có điều chia sẻ với thấy thản Lúc vai trò người lắng nghe khơng phải thu nhận thơng tin hay khác mà giúp cho người nói vượt qua trắc ẩn, lo âu, băn khoăn sống Với thái độ tôn trọng, đồng cảm, đáng tin cậy, người nói chia sẻ với ta điều mà họ ấp ủ lâu Qua tâm sự, bạn dần hiểu vấn đề đặt câu hỏi để người nói tự rút giải pháp hay tìm lối cho Để lắng nghe đồng cảm, lắng nghe mà không phán xét, lắng nghe mà khơng thành kiến Điều giúp họ dễ dàng tâm bày tỏ quan điểm Lắng nghe có nghĩa trước nghe tâm lắng xuống Một hồ nước nhìn rõ đáy nước mặt hồ lặng sóng Nghệ thuật thấu hiểu tâm lý người khác việc tâm tĩnh lặng Khi nghe gạt tất thành kiến, đánh giá phán xét sang bên để tâm vào việc lắng nghe Kinh Phật dạy lắng nghe sau: "Lạy đức Bồ Tát Quan Thế Âm, chúng xin học theo hạnh Bồ Tát, biết lắng tai nghe cho đời bớt khổ Ngài trái tim biết nghe, biết hiểu Chúng xin tập ngồi nghe với tất tâm thành khẩn chúng Chúng xin tập ngồi nghe với tâm không thành kiến Chúng xin tập ngồi nghe mà không phán xét, không phản ứng Chúng nguyện tập ngồi nghe để hiểu Chúng xin nguyện ngồi nghe chăm để hiểu 14 điều nghe điều khơng nói Chúng biết cần lắng nghe thôi, chúng làm vơi bớt nhiều khổ đau kẻ khác rồi.” Chữ Thính người Trung Quốc (xem hình) thể sâu sắc kỹ lắng nghe, gồm vương, nhĩ, nhãn, nhất, tâm Ta nghiên cứu để rút học nâng cao hiệu công việc: Vương: Tôn trọng người nói Coi người nói thượng Nhãn đế Nhĩ Nhĩ: Lúc phải vểnh tai lên mà lắng nghe Nhất Nhãn: Để thấu Vương hiểu suy nghĩ cảm xúc Tâm đối tác, để lắng nghe điều mà đối tác chưa biết cách diễn tả, nghe nên nhìn Chữ Thính vào mặt mắt đối tác - Tâm: Phải để tâm đến đối tác để tâm vào câu chuyện, hết lòng lắng nghe Tâm thành tâm, lòng mong muốn chia sẻ thấu hiểu - Nhất: Tất điều phải đồng kết hợp Lắng nghe kỹ giao tiếp Vận dụng tốt kỹ lắng nghe giúp rút ngắn khoảng cách đến thành công IV Kỹ giao tiếp phi ngôn từ Cha ông ta dạy: “Học ăn, học nói, học gói, học mở” Các trị gia, diễn giả ln tìm cho cách thuyết phục hiệu đứng nói trước cơng chúng lời lẽ câu từ sắc bén, chặt chẽ, lạ logic Tuy nhiên thực tế nhiều kết giao tiếp lại không mong đợi Vậy thực đâu yếu tố tạo nên giao tiếp hiệu hay để có thuyết trình thành cơng (vì thuyết trình hình thức giao tiếp)? Có nhiều đường, nhiều phương pháp giao tiếp hay thuyết trình phần lớn người ta thường tập trung vào chuẩn bị nội dung mà chuẩn bị cho việc thể nào, sử dụng giọng nói sao, ngừng câu ngắt ý điểm nào, mắt đâu trao đổi ý Hay nói cách khác sử dụng kỹ phi ngôn từ giao tiếp Khái niệm, tầm quan trọng đặc điểm phi ngôn từ a Khái niệm tầm quan trọng phi ngôn từ Hữu Phi ngôn từ Ngôn từ Vô Giọng nói (chất giọng, âm lượng, Điệu bộ, dáng vẻ, trang phục, nét độ cao…), tiếng thở dài, kêu la mặt, ánh mắt, lại, mùi… Từ nói Từ viết Để làm rõ khái niệm Phi ngôn từ, phân biệt với Ngôn từ Ngôn từ nội dung thơng điệp thuyết trình diễn giả nói viết Phi ngơn từ giọng nói (bao gồm yếu tố như: ngữ điệu, chất giọng, độ cao…) hình ảnh 15 (bao gồm người nhận thơng điệp/ thính giả nhìn thấy: nét mặt, dáng vẻ, trang phục, di chuyển…) ta thuyết trình Các nghiên cứu nhà xã hội học cho thấy, để giao tiếp hay thuyết trình thành cơng ngồi yếu tố nội dung, người chuyển thơng điệp hay diễn giả cần quan tâm đến việc thuyết phục người nghe giọng nói, dáng điệu, cử chỉ, trang phục, mắt quan sát hội trường Khi ta truyền tải thơng điệp hiệu ngơn từ, giọng nói hình ảnh thể sau: Hình ảnh 55% Giọng nói 38% Ngơn từ 7% Tỷ lệ ngôn từ phi ngôn từ 7/93 - tức sức ảnh hưởng phi ngôn từ tới người nghe gấp 13,285 (93/7) lần nội dung Chắc trước bước vào họp hay hội thảo quan trọng, phải chuẩn bị thuyết trình kỹ lưỡng Chúng ta dành hàng tuần, hàng tháng, chí hàng năm hay nhiều năm để chuẩn bị nội dung thuyết trình Bao nhiêu tâm huyết vậy, đến ta nói lại không ý lắng nghe? Tại nội dung, người nói hội trường ý, vỗ tay tán thưởng, người khác nói lại khơng thuyết phục chí khiến hội trường ngủ gật? Vấn đề khơng phải mà nói Vấn đề khơng phải nói mà người nghe cảm nhận Vấn đề quan trọng người nghe cảm nhận mà người nghe thay đổi b Đặc điểm phi ngôn từ - Luôn tồn tại: Khi ta giao tiếp với đám đơng, dù ta nói hay khơng nói phi ngơn từ ln thể người khác ghi nhận Ví dụ: nét mặt, dáng đứng, trang phục, di chuyển - Có giá trị thông tin cao: Hai người khác biệt văn hóa, ngơn ngữ gặp họ hiểu qua hành vi, cử Trẻ chưa biết nói, chưa biết đọc, chưa biết viết cảm nhận người khác nói thơng qua phi ngôn từ Phi ngôn từ giúp thay thế, bổ trợ nhấn mạnh thơng điệp muốn truyền tải Ví dụ: Khi muốn người lại gần, ta cần vẫy tay, khơng thiết phải nói “lại đây” - Mang tính quan hệ: Qua hành vi cử giao tiếp/ thuyết trình thể gần gũi, thân thiện người nói người nghe - Khó hiểu: Cùng cử hiểu theo nhiều ý nghĩa khác Điều gây nên lầm lẫn giao tiếp thuyết trình 16 - Chịu ảnh hưởng văn hố: Phi ngơn từ chịu ảnh hưởng nhiều văn hóa Một số hành vi, cử phù hợp với địa phương lại không phù hợp địa phương khác Ví dụ: Hành động giơ ngón tay lên cao, với Châu Âu, với Bắc Mỹ coi nhất, khen ngợi, đồng ý với Úc bị coi chửi tục Chức phi ngơn từ Phi ngơn từ có chức đặc biệt quan trọng chức điều tiết Cả thể ta thể thống nhất, dáng chững chạc giọng nói chững chạc, dáng lỏng lẻo giọng lỏng lẻo Tay vung mạnh mẽ giọng nói mạnh mẽ ngược lại Hãy thử thực hành: ta giơ hai tay lên cao đầu, từ từ nắm đấm thật chặt, gồng cứng tay người Rồi, thử nói thật nhẹ nhàng, tình cảm câu: “Mình yêu bạn lắm” xem có nói khơng? Hoặc, thả lỏng thể, thả lỏng tay mà thử hô “Quyết tâm, tâm” xem ta có hơ khơng? Từ xưa tới ta tưởng có đầu óc ảnh hưởng tới thể Thực tế, thể thể thống nhất, tay chân ta có linh hoạt, thoải mái đầu óc minh mẫn nhiều ý đẹp lời hay Khi đầu ta cảm thấy căng thẳng, bắp tự động cứng lại Nếu ta biết cách thư giãn bắp, điều hoà thở, căng thẳng nỗi sợ hãi tự động biến Một số kỹ giao tiếp phi ngôn từ Tất hành vi cử thể thể người giao tiếp gọi phi ngôn từ, nhiên giao tiếp hay thuyết trình ta tạm chia làm 10 loại chính: a Giọng nói Giọng nói thể nhiều đặc điểm người chuyển thơng điệp/ người thuyết trình Qua giọng nói ta nhận biết giới tính, tuổi tác, q qn Giọng nói thể trình độ học vấn người thuyết trình Tâm trạng quan hệ với thính giả thể rõ qua giọng nói - Âm lượng: Giọng nói cần phải rõ ràng, đủ nghe Giọng nói dù to hay nhỏ phải có sinh lực, có khí lực có sức thuyết phục Phát triển kinh tế toàn cầu, chơi thể thao cần tổng lực, thuyết trình vậy, phải dùng tổng lực nói khơng miệng nói Có giọng nói ta có sinh lực để thuyết phục thính giả Thêm vào độ cao thấp, trầm bổng nói Giọng nói ta giống nhạc cụ thuyết trình nhạc Ta chơi nhạc hay, thính giả chăm lắng nghe, vỗ tay tán thưởng Nếu nhạc ta đều, họ ngủ gật, vấn đề ta nói quan trọng đến đâu - Phát âm: Âm vực phải chuẩn, tròn vành rõ chữ, không méo tiếng hay nuốt chữ, không nhầm lẫn âm - Độ cao: Giọng nói phải có lúc cao, lúc thấp, lúc đẩy, lúc kéo Vậy muốn nói to, nói vang, nói ngày khơng biết mệt, ta phải phát âm nào? Nếu phát âm cổ họng, ta dễ bị bệnh nghề nghiệp luồng qua cổ họng làm tổn thương họng dây quản Nếu phát âm cửa miệng (mà cụ gọi nói đầu mơi chót lưỡi) giống hát chèo, khơng thể nói to, vang Vùng phát âm “vịm cộng minh”- vùng khoang miệng có cấu trúc giống vòm hang động 17 - Chất lượng: Theo nguyên lý phát âm, luồng từ phổi chạm vào dây quản phát nguyên âm Các nguyên âm kết hợp với phụ âm hình dạng lưỡi, mơi, tạo thành âm nói Âm cộng hưởng khoang miệng bắn Như vậy, muốn phát âm to, rõ ràng âm phải nổ khoang miệng, vòm cộng minh Cũng giống hét hang động, ta thấy tiếng vọng âm, vang, rền Muốn nói to, rõ, âm mạnh mẽ, tiếng phải phát từ khoang miệng - Tốc độ: Trong giao tiếp, tốc độ nói hồn tồn phụ thuộc vào người nghe Với đối tượng cao tuổi cần nói chậm, nhẹ nhàng thuyết trình hay giao tiếp với đám đơng trước hội trường tồn niên cần nói hào hùng, hồnh tráng thuyết phục Vì giao tiếp hay thuyết trình phải quan sát đo phản ứng người nghe với cách trình bày ta để điều chỉnh cho phù hợp Tóm lại, tốc độ nói bị điều chỉnh tâm người nói trao đổi, chia sẻ biểu hiện, phản ứng người nghe Cũng rót nước, với cốc to, ta rót khác, với cốc nhỏ, ta rót khác Quan trọng người nói giao tiếp hay thuyết trình phải phù hợp với nội dung, hồn cảnh đối tượng - Điểm dừng: Văn nói khác văn viết, với văn viết, đọc đoạn trên, đoạn dưới, xem dấu phầy, dấu chấm câu để hiểu người viết định nói Nhưng với văn nói, câu cách nói khác dẫn đến cách hiểu khác Chẳng hạn, câu: “Ông già nhanh q”, ta có điểm dừng “Ơng già đi… nhanh q” có nghĩa người già nhanh chóng Cịn ta có điểm dừng “Ông già nhanh quá” với vẻ ngạc nhiên có nghĩa ơng già nhanh mức bình thường Vẫn điểm dừng kết hợp với xuống giọng luyến tiếc lại có nghĩa ơng gìa chết đột ngột - Điểm nhấn: Có hai loại nhấn mạnh Loại thứ trường độ nghĩa kéo dài âm lượng Loại thứ hai cường độ nghĩa tập trung lượng vào từ ngữ cách mạnh mẽ dứt khốt Ví dụ: Câu “Ai bảo anh mua cam cho tôi?” hiểu theo nhiều cách Và cách hiểu hồn tồn phụ thuộc vào điểm nhấn vào vị trí câu - Phân nhịp: Trong nhạc có phải dừng lại nhịp, có phải dồn dập, lại có lúc nhịp nhàng khoan thai Quan trọng nói ta phải nhấn mạnh vào từ chốt câu, câu chốt đoạn Điều giúp người nghe dễ dàng hình dung bắt ý b Dáng điệu cử - “Nhất dáng, nhì da, thứ ba nét mặt” Hai mươi giây gặp mặt, ta gây ấn tượng với người nghe hình ảnh ta xuất Đứng từ xa nhìn thấy dáng, dáng điệu, cử thu hút yếu tố để thính giả đánh giá ta Dáng điệu chững chạc đàng hoàng gây kính trọng tự nhiên, cịn ngược lại gây ác cảm - Thông thường người sợ hãi tìm chỗ dựa Ta vậy, động tác thường xuyên hay gặp người thuyết trình tựa vào bàn Nhưng 18 xương sống đỡ thể Ta tựa vào bàn, tưởng thoải mái thực mỏi làm gò ép quan phát âm khiến giọng nói khơng mạnh mẽ, vang xa - Dáng đứng loại ngơn ngữ thể, mang tính minh hoạ điều tiết Khi ta nói hào hùng, thuyết phục người khác dáng phải vững chãi, động Điều quan trọng dáng đứng thuyết trình qua thể động nhiệt tình người thuyết trình Cơ thể người thể thống Nếu ta coi thể khối thống ngơi nhà thể đó, dáng khung, cấu trúc nhà Muốn thể dẻo dai dáng phải dẻo Nếu khung cứng tổng thể khơng thể mềm mại uyển chuyển - Thông thường giao tiếp với đám đơng hay thuyết trình ta thường hay bình tĩnh, căng thẳng bắp cứng lại, lúc người thuyết trình đứng “như trời trồng”, đứng chôn chân chỗ Tại vậy? Vì ta đứng trụ hai chân Đứng trụ hai chân dễ mỏi khó di chuyển Bí dáng điệu uyển chuyển, động đứng trụ chân trước dồn 80% trọng lượng thể vào chân trụ, phải đổi chân liên tục Dáng có uyển chuyển hông chân ta linh hoạt Nguyên tắc thuyết trình hay giao tiếp là: ta không quan tâm tới người nghe, họ không quan tâm tới ta Nếu đứng yên chỗ, ta quan sát bao quát hội trường Khi ta đứng trụ chân mắt “dắt người”, ta nhìn theo hướng nào, chân xoay theo hướng ta dễ dàng quan sát Ln nhớ rằng: “Nhất dáng, nhì da, thứ ba nét mặt”, “vạn khởi đầu nan” Ấn tượng ban đầu người thuyết trình dáng c Trang phục - Khi ta đứng xa thính giả họ thấy dáng đứng Khi lại gần, thính giả thấy trang phục ta mặc “Gần nể bụng nể dạ, lạ nể áo nể quần”, thính giả có ấn tượng ban đầu ta thông qua dáng đứng trang phục Thông qua trang phục, biết địa vị xã hội, khả kinh tế, chuẩn mực đạo đức thẩm mỹ cá nhân người Nếu trang phục khơng phù hợp tạo khó chịu tự tin cho người nói - Tốt thuyết trình ta nên chọn lễ phục Với nam lễ phục Comple; với nữ Áo dài, Vest Váy ngắn Ngày xu hướng chung trang phục đơn giản có số lưu ý ta phải biết chọn trang phục Nam giới mặc Comple phải có Caravat, nữ giới mặc Áo dài phải có đồ Trang sức Nếu thiếu thứ trang phục dù đẹp hay đắt tiền đến đâu chưa gọi lễ phục - Điều quan trọng chọn trang phục phải mặc sang thính giả bậc Tại lại vậy? Thứ nhất, bày tỏ tơn trọng thính giả để tạo tơn trọng cho Thứ hai, ta đến hội trường mà thính giả mặc thoải mái ta bỏ bớt đồ hội trường mặc toàn lễ phục ta lấy mà mặc thêm vào? Chỉ nên mặc sang bậc Nếu sang so với thính giả tạo khoảng cách người thuyết trình với thính giả, khó lơi kéo đồng cảm thính giả - Một nguyên tắc vô quan trọng mà bỏ qua, là: kiểm tra trang phục Trước gặp gỡ giao tiếp với đối tác hay trước thuyết trình ta nên xem lại đầu tóc, chỉnh trang từ xuống dưới, đằng trước đằng sau Cẩn thận không thừa, không dám bề hoàn hảo ta bước khỏi nhà lại giữ nguyên giao tiếp hay thuyết trình Sơ xuất xảy bất 19 lúc Hãy ln ln nhớ rằng: Khơng có hội thứ hai để gây lại ấn tượng ban đầu Hãy chuẩn bị để ta mắt thính giả với tự tin gây ấn tượng tốt d Nét mặt Khi giao tiếp với đám đông, người thuyết trình người diễn viên, người xuất trước công chúng Tất nhiên giao tiếp hay thuyết trình khơng u cầu ta phải xinh đẹp ngoại hình hồn hảo diễn viên, bề ngồi nhìn vào phải gây thiện cảm Ta nên giữ cho khn mặt thoải mái, thân thiện tươi cười Nhưng quan trọng khuôn mặt biểu cảm Máy đo khuôn mặt thể 250.000 cảm xúc Trong giao tiếp hay nói thuyết trình, ta khơng thể chất giọng hay nét mặt, với nội dung diễn đạt khác biểu cảm khuôn mặt phải khác Khuôn mặt ta phải thay đổi theo nội dung thông điệp cần chuyển tải Thường hội nghị, hội thảo hay buổi họp, khuôn mặt nghiêm túc, nhiên chẳng vấn đề ta thêm chút hài hước, thoải mái Mặt căng thẳng, giọng nói căng thẳng, mặt thoải mái tự nhiên, giọng nói vui tươi thoải mái đ Mắt - Mắt biểu nhiều cảm xúc, suy nghĩ khác Trong giao tiếp hay thuyết trình mắt lại vô quan trọng Theo thống kê, mắt ta thu nhận đến 75% lượng thông tin hàng ngày Nhìn 75% Nếm 3% Ngửi 4% Chạm 6% Nghe 12% - Quan sát đối tác giao tiếp với đám đơng hay hội trường thuyết trình giúp diễn giả điều tiết nói Vì người nghe giống gương người nói Nếu ta nói căng thẳng, người nghe cảm thấy căng thẳng theo ta, ngược lại Ánh mắt người chuyển thơng điệp hay người thuyết trình có ảnh hưởng lớn tới tâm trạng, thái độ thính giả Khích lệ người khác ánh mắt, trấn áp người khác ánh mắt, tạo niềm tin cho người nghe ánh mắt - Người chuyển thông điệp hay người thuyết trình đứng trước thính giả gặp nhiều khó khăn việc quan sát thính ánh đèn chiếu lên sân khấu, hội trường, đôi lúc khơng quan sát thấy ta phải nhìn Ta khơng nhìn rõ thính giả hành vi, thái độ, biểu ta thính giả để ý Người chuyển thơng điệp hay người thuyết trình ln phải nhớ nguyên tắc “Ta không quan tâm đến thính giả, thính giả khơng quan tâm đến việc ta nói gì” - Liên tục quan sát giúp diễn giả điều chỉnh đựợc lời nói/ nói Khi giao tiếp hay thuyết trình, nhìn biểu thính giả ta biết được 20 tâm thính đo lường mức độ thành công giao tiếp hay nói để kịp thời điều chỉnh Thấy mắt thính giả chăm lắng nghe, ta biết nội dung giao tiếp/ nói ta hút người nghe Trong trường hợp này, thính giả thật chăm tham gia đặt câu hỏi, ta nói kỹ hơn, sâu ý phụ nói Ngược lại, ta nói nội dung cốt lõi nói quan sát thấy thính giả khơng tâm, mắt nhìn chỗ khác bắt đầu nói chuyện riêng cần ta điều chỉnh nội dung nói vấn đề ta đề cập thính giả khơng hứng thú biết Bài thuyết trình thành cơng đảm bảo ngun tắc “Nói thính giả cần khơng phải nói có” - Khi giao tiếp hội trường, cách quan sát hiệu chia hội trường thành nhóm, giúp người nói quan tâm tới thính giả hội trường thính giả có cảm giác quan tâm Mỗi ý ta dừng nhóm, cá nhân - Thơng thường với hội trường lớn, khơng thể nhìn hết người được, ta phải chia hội trường thành khu vực nhỏ Trong khu vực nhỏ, ta nhìn người Sau nói hết ý ta chuyển sang nhóm Khi qt lại nhóm, ta nhìn sang người bên cạnh, nhìn hết hội trường Để nhìn hết góc khơng bỏ sót, ta nhìn theo hình chữ M chữ W đây: - Đặc biệt ý là, mặc dù, phải quan tâm khắp người hội trường, mắt không đảo nhanh Cũng giống giọng nói, dáng điệu, mắt phải có điểm dừng Với ý ta phải dừng mắt lần giống tâm e Tay - Ở phần ta biết, lượng thông tin thu nhận qua mắt 75%, qua tai 12%, lượng dây thần kinh từ mắt lên não nhiều gấp 25 lần lượng dây thần kinh từ tai lên não.Vì vậy, thính giả dễ thuyết phục chăm tới nói ta có nhiều hình ảnh, dẫn chứng cụ thể - Con người thường bị thu hút hình ảnh, chuyển động nhiều lời nói, tập tính động vật người phản xạ với hành vi nhanh với lời nói Khi sang đường, ta kêu lên “xe ơi, đừng đâm nhé” xe lao vèo qua mặt Nhưng ta giơ tay lên lái xe biết mà nhường đường cho ta Do đó, muốn thu hút ý thính giả, chuyển động thể ta phải linh hoạt, động Mà thể người, đôi tay nơi linh hoạt Hai dân tộc khác biệt ngôn ngữ, người khiếm thính khơng nói trao đổi thơng tin cử động tay Thế biết bàn tay diễn đạt nhiều động tác đến - Tục ngữ xưa có câu: “Giàu hai mắt, khó hai bàn tay” Bàn tay quan trọng thuyết trình, ta thường hay thấy “tay chân thừa thãi”, nhiều người giấu tay vào đâu Đó ta chưa biết cách vung tay cho hợp lý Thực tế 21 ta biết cách vung tay, bàn tay “vũ khí” lợi hại thuyết trình giúp bổ trợ lời nói Hơn bàn tay vung, trọng tâm thể hướng phía trước, dáng ta có xu hướng phía thính giả bày tỏ thân thiện - Nguyên tắc thuyết trình giao tiếp phải ln để tay khoảng từ thắt lưng tới cằm Nếu ta vung tay cao quá, tay che mặt, làm cho âm ta phát không rõ Nếu tay vung thấp q, người ngồi xa khơng nhìn thấy tay ta Để tay khoảng từ thắt lưng tới cằm ta vung thoải mái nhất, thuận lợi giao tiếp trông tự nhiên Khi tay vung, nhớ vung “trong ra, lên” - có nghĩa đưa tay hướng từ ngoài, hướng từ lên Tưởng tượng giống hệt ta bưng khay bán hàng vậy, nâng niu tôn trọng khách hàng Ta nên ý ngửa tay ngón tay khép lại Lịng bàn tay ngửa bày tỏ mong đợi, thu thập ý kiến, ngược lại hàm ý đè nén, dồn ép thính giả Các ngón tay khép bày tỏ nghiêm túc, ngón tay mở mang lại cảm giác thiếu sinh lực, thiếu nhiệt tình, cảm giác ta vơ vét, cào cấu từ bên ngồi vào Trong q trình thuyết trình, ta nên ý liên tục đổi tay tạo khác biệt Vung tay tốt, vung tay chẳng khác chèo thuyền mái Nói hai ý phải vung hai tay khác để người nghe dù khơng ý cảm nhận rõ ràng hai nội dung hoàn toàn khác Một số điều nên tránh sử dụng tay giao tiếp: + Khoanh tay: tạo xa cách, phịng thủ Tâm lý học phân tích người ln có xu hướng tự bảo vệ với tác động xấu bên ngồi Trẻ thường xuyên núp sau váy mẹ sợ hãi Lớn lên, hành động “núp” biến đổi thành động tác khoanh tay: tự tạo rào cản cách vơ hình cho Một người khoanh tay nghĩa họ chưa cởi mở, dò xét + Cho tay vào túi quần: Mang lại cảm giác kênh kiệu, thiếu hồ nhập (đàn ơng hay mắc phải) + Trỏ tay: Khơng thích bị trỏ tay vào mặt thuyết trình khơng nên tay vào thính giả + Cầm bút hay que chỉ: Tránh cầm bút tay, bàn tay ta vung linh hoạt tự nhiên Hơn nữa, cầm đồ vật tay ta dễ vung theo đà tay vung - Tay phận linh hoạt nhất, thể nhiều thông điệp vơ hình nhất, đó, động tác tay phải tập kỹ Trong văn hoá Á đơng chúng ta, nói vung tay Nếu vung tay nhiều thường bị coi không khiếm tốn, không lễ phép Tuy nhiên, ngày hội nhập quốc tế, phải thay đổi cho phù hợp - Sử dụng phi ngơn từ, tay cịn giúp diễn giả diễn tả cảm xúc nội tâm cách dễ dàng, giúp điều tiết giọng nói sắc nét rõ dàng, gãy ý Với đoạn văn cần nhấn câu, dừng ý ta vung tay dứt khoát Tay chắn giọng chắn, tay lỏng lẻo giọng lỏng lẻo f Động chạm - Động chạm thuyết trình, giao tiếp trực tiếp người nói người nghe chủ yếu thông qua bắt tay Bắt tay bày tỏ thân thiện, nồng nhiệt, qua mối quan hệ hai người gần gũi Thông thường bắt tay, hai lòng bàn tay nên áp vào nhau, hai ngón đan chéo, bóp vừa đủ mạnh lắc nhẹ Bắt tay phép lịch tối thiểu, thực tế người thuyết trình đơi ý tới chuẩn bị nội 22 dung nói mà quên bước Có ba thời điểm phải bắt tay làm quen với thính giả: - Trước giao tiếp hay thuyết trình: Chào, đón tiếp thính giả, làm quen, tranh thủ ủng hộ từ họ - đặc biệt với trường hợp ta thuyết trình với đối tượng lần đầu gặp - Trong giao tiếp hay thuyết trình: Tiếp tục giao lưu thắt chặt mối quan hệ, hỏi cảm nhận thính giả để có điều chỉnh thích hợp cho nói - Sau đối thoại giao tiếp hay sau thuyết trình: Cảm ơn thính giả lắng nghe, tạo ấn tượng tốt cho họ trước g Di chuyển - Trong nghe thuyết trình, nghe nhiều khơng ý chí cịn cảm giác buồn ngủ Có phải ta mệt mỏi, nghe q nhiều kiến thức khơng xin thưa Đa số trường hợp mệt mỏi mắt mỏi đầu làm việc nhiều Hãy thử tập trung nhìn vào điểm vòng phút, ta thấy mỏi mắt Nhiều thính giả mệt mỏi chí buồn ngủ khơng phải nói hấp dẫn mà phần thính giả buổi nhìn có điểm khiến mắt mỏi Vậy người thuyết trình trước hội trường khơng nên đứng chỗ Trong thuyết trình, kị đơn điệu, nhàm chán Hãy liên tục di chuyển tạo góc nhìn, góc nghe cho thính giả Nếu ta đứng im chỗ (nhất đằng sau bục), thể tất cứng nhắc, giọng nói đều - Cách di chuyển: Đơn giản ta nên di chuyển theo hình tam giác: đảo sang hai cánh hội trường, quan tâm tới góc phải, góc trái, lùi lại nói với hội trường, hút hội trường phía mình, tiến lên tạo khoảng cách gần gũi với thính giả Khi di chuyển, tốc độ bước ta giống giọng nói Nếu bước chân mạnh mẽ giọng nói nhanh mạnh mẽ, ngược lại, bước chân nhẹ nhàng, giọng nói nhẹ nhàng, khoan thai.Vậy thuyết trình, tốc độ di chuyển không phụ thuộc vào nội dung câu từ hay tính chất đoạn văn mà nhanh hay chậm phụ thuộc vào thính giả Nếu giao tiếp hội trường dành cho niên, diễn giả cần di chuyển nhanh, mạnh, dứt khoát tạo mạnh mẽ, động Nếu giao tiếp nói hội trường có số thính giả cao tuổi khiến thính giả khơng bắt nhịp kịp với nói Di chuyển hội trường khơng tính từ ta bắt đầu nói hội trường mà ta giới thiệu, hội trường bắt đầu chuyển ý tới diễn giả Người thuyết trình tính khoảng bước trước ta lên đến hội trường Đây khoảng cách thính giả bắt đầu tập trung ý đến diễn giả, phải chuẩn bị phong thái, bề để tạo ấn tượng Người thuyết trình giống diễn viên sân khấu: ló mũi giày khỏi cánh gà bắt đầu phải diễn, cịn gót giày sau cánh gà tiếp tục phải diễn Thính giả cịn ý nghĩa ta phải chinh phục h Mùi - Mùi hương tác động tới hiệu làm việc não Ở Nhật có cơng ty thử nghiệm vào định cho nhân viên họ ngửi mùi định, kết cho thấy hiệu công việc tăng đáng kể Mùi hương yêu thích làm cho não hưng phấn, làm việc tốt Ngược lại, mùi khó chịu toả từ người khiến những đối tượng giao tiếp đánh giá khơng tốt, chí xa lánh ta Mùi khó chịu hội trường gây tập trung, tạo nên tâm lý khơng 23 thoải mái cho thính giả gây tự tin cho diễn giả xuất trước cơng chúng - Với thời tiết nóng nực mùa hè nước ta, mồ hôi dễ làm phát sinh mùi khó chịu thể Thơng thường ta khơng thể nhận biết mùi mình; ngăn ngừa trường hợp Với nữ giới thường dùng nước hoa phải lưu ý chọn mùi hương phù hợp Khi giao tiếp hay thuyết trình, ngửi mùi hương yêu thích làm ta phấn khích i Khoảng cách Trong giao tiếp nói chung thuyết trình nói riêng, khoảng cách ta thính giả thể mối quan tâm, quan hệ Với mối quan hệ khác nhau, người ta có xu hướng chọn khoảng cách khác Trên lý thuyết, khoảng cách quy định sau: Thân thiện < 1m Riêng tư < 1,5m Xã giao < 4m Công cộng > 4m Nhưng thực tế, khoảng cách định lượng chủ yếu dựa bắt tay Trong quan hệ xã giao, hai người đứng cách xa vừa đủ tầm tay bắt Khoảng cách mang lại không gian vừa đủ cho người đứng thoải mái, vung tay không chạm phải nhau, người thứ ba qua hai người Cịn ta đứng nói nơi cơng cộng, tuỳ thuộc vào đám đơng mà ta chọn cho khoảng cách phù hợp Đám đông lớn, ta phải đứng cách xa để bao quát hết hội trường Một nguyên tắc chung ta phải đứng trung tâm hội trường, nơi mà tất người nhìn thấy bạn, đồng thời nơi gần gũi với thính giả mà ta Hãy ln cố gắng rút ngắn khoảng cách ta thính giả Trong trường hợp với hội trường dài, có thể, trình thuyết trình nên di chuyển sâu vào hội trường, quan tâm tới người đằng sau Càng đứng gần thính giả, ta có khả ảnh hưởng tới họ nhiều Tuy nhiên khoảng cách gần mà ta tạo nên trường hợp thính giả ngồi ta đứng khoảng từ 1,2 mét 1,5 mét Khoảng cách cho phép tầm mắt ta người đối diện ngang nhau; họ khơng phải ngước lên nhìn bạn Nếu ta thấp, di chuyển lại gần ngược lại Tóm lại, thể giống nhạc cụ Để nhạc cụ phát âm hay, phận đàn phải rung lên, phải ngân nga hồ nhịp Muốn nói hay phải nói người, nói tổng lực: nét mặt nói, dáng nói, trang phục nói, tay nói, đường gân thớ thịt nói Trong triết tự tiếng Trung Hoa, chữ “Trí” cấu thành từ chữ “Tâm” dưới, chữ “Sỹ” Có nghĩa là, thuyết trình, muốn thay đổi ý chí người nghe “Tâm” tảng, sở thay đổi đến “Trí” người nghe Nói Chữ Trí người, lúc nhiệt tình, lúc tổng lực, đam mê, bí thành cơng thuyết trình V Bí thành cơng giao tiếp: 24 Dưới 20 lời khuyên rút từ khảo sát Wall Street Jounal 2000 nhà tuyển dụng 1/ Đừng phàn nàn: 80% người phải nghe bạn phàn nàn khơng quan tâm bạn nói Như vậy, phàn nàn chẳng đem lại lợi lộc Đừng phản ứng tiêu cực trước khó khăn, tốt tìm cách giải vấn đề 2/ Cười thật nhiều: Luôn tươi cười giao tiếp tạo niềm tin với đối tác bạn nhận thái độ tươi cười đáp lại đối tác 3/ Hãy lắng nghe thật chân tình: Trong giao tiếp, đối tác phát bạn giả vờ lắng nghe họ, nỗ lực bạn trao đổi với người thất bại 4/ Hãy khiến họ nghĩ họ quan trọng: Nếu bạn tỏ quý họ, cho họ thấy họ đáng quý họ thích hợp tác với bạn 5/ Thể lòng biết ơn bạn: Có cách dễ để làm cho đối tác, sếp đồng nghiệp vui vẻ, thể lòng biết ơn bạn họ Hãy cho họ thấy rằng, khơng có họ, bạn khó có thành công Hãy biết cảm ơn người làm cơng tác phục vụ văn phịng, cảm ơn người làm dọn dẹp vệ sinh công sở bạn 6/ Hãy nói sở thích họ: Cái TƠI khiến người thích nói thân Vì vậy, để tạo thân thiện với đối tác giao tiếp, hiểu nói đến sở thích họ Tuy nhiên, nói sở thích họ, phải quan sát thái độ đối tác để có cách ứng xử cho phù hợp Nếu thấy họ hưởng ứng nghĩa bạn tạo thân thiện Nếu họ không phản ứng họ dè chừng họ khó tính, muốn nói đến cơng việc, lúc bạn nên dừng việc nói sở thích họ 7/ Hãy ghi nhớ tên: Cái tên đối tác từ ngữ ngào mà người ta muốn nghe bạn nói chuyện với họ Nếu bạn trót quên nó, thay từ ngào khác: “Chào anh, may mà có anh giúp tơi hồn thành cơng việc đó,…” 8/ Hy sinh người khác: Hy sinh lợi ích lợi ích người khác cách để họ nhớ đến bạn sẵn sàng giúp đỡ bạn bạn gặp khó khăn Hãy tốt bụng nhiệt tình với người khác trước, đừng chờ đợi người khác làm điều tốt với trước 9/ Dùng câu bơng đùa làm giảm giá trị thân: Đừng ngại tự chọc quê Trong giới người ln nghĩ quan trọng câu bơng đùa tự làm giảm giá trị bạn tức khắc khiến bạn trở nên thu hút Chế nhạo khuyết điểm cách thừa nhận nhẹ nhàng nhất, lại không làm người khác bị sốc Sếp chẳng quan tâm tới lời tự trào nhân viên 10/ Tạo tương đồng: Nếu bạn đối tác có điểm tương đồng q, có nhỏ, sở thích, quan tâm tới trị,… Trong giao tiếp bạn biết sử dụng tương đồng đó, tự khắc mối quan hệ hai người trở nên khăng khít hơn, giao tiếp nhờ trở lên tốt đẹp 11/ Tạo “sự thư giãn thân mật”: Khi nói chuyện căng thẳng, mời họ ly trà nóng, khéo léo gợi câu chuyện vui vẻ, cách để “hạ hỏa” đối tác, giúp họ nhìn nhận bạn gần gũi 12/ Hãy nói lỗi trước đề cập đến lỗi người khác: Nhận lỗi trước hành vi văn minh, dễ làm cho người khác tha thứ 25 13/ Đừng bảo thủ: Hầu hết người hay đối tác giao tiếp ghét làm việc/ trao đổi với người cho ý kiến “tối cao” 14/ Xin lỗi: “Tôi sai rồi; Tôi xin lỗi” “Hãy bỏ qua cho tơi nhé” câu khơng q khó nói Khơng nên nợ lời xin lỗi, người ta đánh giá bạn cách cư xử không muốn hợp tác với bạn 15/ Không nói chuyện phiếm bàn cơng việc: Đó cách để bạn ngầm khẳng định rằng: Tôi người chuyên nghiệp, làm làm, chơi chơi 16/ Đừng ngắt lời người khác không cắt đứt suy nghĩ họ: Ngắt lời cắt đứt suy nghĩ người khác giao tiếp làm họ tức giận Nếu bạn có hành vi đó, đọc lại lời khuyên thứ 17/ Khơng nói “Bạn sai rồi”: Có nhiều cách để nói lỗi người, câu phủ nhận thẳng thừng làm hỏng giao tiếp 18/ Đừng trò chuyện/ trao đổi giận: Lúc giận, hầu hết khó làm chủ lời nói khó trình bày quan điểm Tương tự vậy, đừng đến gặp gỡ làm phiền người khác họ không vui 19/ Hãy tự kiểm tra thói quen: Cũng q trình tự trau dồi khác, bạn cần thường xuyên tự kiểm tra cách bạn đối xử với người khác tìm cách cải thiện điểm yếu bạn Đó cách để bạn ngày nâng cao hiệu giao tiếp 20/ Tập luyện làm tốt lời khun đây: Sẽ khơng có đường tắt, khơng có cách để mẹo tự nhiên đến với bạn Chỉ có tập luyện để làm tốt lời khuyên bạn trở nên hoàn hảo giao tiếp./ 26 ... nghiên cứu kỹ cơng việc Kết luận đưa có 13 kỹ cần thiết để thành công cơng việc, số Kỹ lĩnh vực giao tiếp ứng xử Như vậy, Kỹ giao tiếp khả ứng dụng tri thức khoa học vào q trình giao tiếp có hiệu... giám sát sử dụng vốn vay…), + Kỹ bản: kỹ giao tiếp, ứng xử, tư duy, hợp tác, chia sẻ, làm việc nhóm, lãnh đạo, quản lý… Mỗi người học nghề khác có kỹ khác kỹ sống kỹ (kỹ mềm) ai, làm nghề cần phải... người, Giao nhóm, Giao tiếp cộng đồng/đại chúng Thái độ cần thiết giao tiếp: lạc quan, tích cực, chân tình, cởi mở, thể sẵn sàng, hợp tác làm II Kỹ giao tiếp hiệu Khái niệm kỹ giao tiếp Xuất phát
