TU HOC WORD NHANH

Trộn văn bản là cách để đưa thông tin từ danh sách (bảng) đã có vào một đoạn văn bản có một số nội dung nào đó. Các bước thực hiện:[r]

BÀI 1:GIỚI THIỆU TỔNG QUAN Microsoft Word ?

Là trình ứng dụng xử lý văn chuyên nghiệp thuộc Microsoft Office Có thể tạo văn từ đơn giản đến phức tạp in ấn ( văn thường, đồ hoạ, cơng thức tốn lý hóa,…)

mơi trường Winword

1.1 Khởi động:

Vào menu Start chọn Program/ Microsoft Word, chọn biểu tượng

1.2 Cửa sổ chương trình Microsoft Word:

Gồm tiêu đề chứa tên tạm thời văn Microsoft Word Cuối tiêu đề có số nút điều khiển dùng để thu nhỏ, phóng to, đóng văn

Thanh menu ngang: File, Edit, View,…chứa chức để xử lý văn môi trường Word Các công cụ chứa số chức xử lý văn

Các công cụ thường dùng:

Standard Formatting

Tables and Borders Drawing

Thanh thước: ngăn lề văn

Thanh cuộn ngang cuộn dọc: dùng để xem phần văn bị che khuất Vùng soạn thảo văn

Thanh trạng thái: cho biết số thông số tập tin văn bản.

Để kích hoạt menu hay biểu tượng cơng cụ rê chuột đến vị trí cần kích hoạt ấn chuột phải.

Trong vùng soạn thảo trỏ bàn phím ln trạng thái dấu nhác để gõ phím

1.3 Các thao tác tệp:

Mở tệp mới: Vào File / New/ XHHT/ OK ( chọn biểu tượng nhấn tổ hợp phím tắt (Ctrl +N) )

Mở tệp có ( tệp cũ):Vào File / Open/ XHHT / chọn tên tệp cần mở/ Open nhấn tổ hợp phím tắt ( Ctrl + O)

Xem văn bản: Vào File /Print Preview (chọn biểu tượng nhấn tổ hợp phím tắt ( Ctrl + F2) )

Đóng tệp: Vào File/Close ( nhấn tổ hợp phím tắt (Ctrl + F4) )

BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN 2.1 Soạn thảo tiếng việt:

Sau vào trang soạn thảo, muốn soạn thảo tiếng việt phải có đủ yếu tố sau: Font chữ Tiếng việt (bắt đầu Vn)

Font chữ Tiếng viêt mà chữ Hoa (bắt đầu Vn có H cuối)

Chạy gõ tiếng Việt ( ABC, Viet Key…) Cách gõ tiếng Việt bảng mã Telex:

Chữ cái: ê = ee; = uw ( ] ); ô = oo; = ow ( [ ); â = aa; đ = dd; ă = aw Dấu: Huyền = f; sắc = s; hỏi = r; ngã = x; nặng = j

Chú ý:

Để gõ font tiễng Việt phải nhấp sáng ô tiếng Việt biểu tượng Nếu trường hợp bị biểu tượng ta vào Start/Proram/Start Up/ABC 2.2 Các thao tác với số phím:

ESC: Huỷ lệnh

Tab: Lùi trỏ vào đoạn

Caps Lock: Bật, tắt chế độ đánh chữ hoa không dấu : Xoá ký tự bên trái trỏ

Delete: Xoá ký tự bên phải trỏ Home: Đưa trỏ đầu dòng End: Đưa trỏ cuối dòng Page Up: lên trang

Page Down: xuốngtrang

Dịch chuyểncon trỏ sang trái, phải, lên xuống 2.3 Cách chọn ( bôi đen) văn bản:

Cách bôi đen hàng:

Cách 1: Đặt trỏ chuột phía đầu hàng, xuất hình mũi tên bấm chuột Cách 2: Nếu trỏ đầu hàng: Shift + End Nếu trỏ cuối hàng: Shift + Home

Cách bôi đen đoạn bất kỳ:

Cách 1: Đặt trỏ chuột vị trí đầu, bấm giữ kéo rê chuột đến vị trí cuối Cách 2: Shift +

Cách 3: Bôi đen từ vị trí trỏ trở trước văn bản: Ctrl + Shift + Home Bơi đen từ vị trí trỏ trở sau văn bản: CtrlShift + End

Bơi đen tồn văn bản:

Cách 1: Đặt trỏ chuột phía đầu hàng, xuất hình mũi tên bấm chuột lần liên tục Cách 2: Ctrl + A

2.4 Trình bày Font chữ Chọn (bôi đen) đoạn văn Vào Format / Font ( Ctrl + D)/ XHHT: Font: Chọn phông chữ

Hoặc chọn biểu tượng Font Style: Chọn kiểu chữ

Hoặc biểu tượng

Size: Chọn cỡ chữ Hoặc biểu tượng Underline: Chọn kiểu gạch chân Color: Chọn màu chữ

Superscript:

chọn số trên(Ctrl+Shift+(+)) Subscript:

chọn số ( Ctrl + (+)) Default: Chọn ngầm định Chọn OK

BÀI 3: CÁC THAO TÁC TRÊN VĂN BẢN 3.1 Chỉnh sửa văn bản: Căn lề:

Chọn đoan văn Chọn biểu tượng:

: Căn trái ( Ctrl + L) : Căn ( Ctrl + E) : Căn phải ( Ctrl + R) : Căn hai bên ( Ctrl + J)

Tăng, giảm lề trái:

Chọn đoạn văn Chọn biểu tượng:

: Tăng lề trái ( Ctrl + M)

: Giảm lề trái ( Ctrl + Shift + M)

Sao chép văn bản:

Chọn đoạn văn cần chép

Chọn biểu tượng: ( Ctrl + C) vào Edit/ Copy Đặt trỏ vị trí cần chép

Chọn biểu tượng: ( Ctrl + V) vào Edit / Paste

Tìm kiếm thay đoạn văn bản:

Vào Edit /Find( Ctrl + F)/ XHHT:

Chọn Find: đánh từ cần tìm vào mục Find what

Chọn FindNext

Nếu thay chọn Replace

- Find what: đánh từ cần thay

Các thao tác thường sử dụng soạn thảo:

- Replace with: đánh từ thay

Chọn Replace: thay từ

Chọn Replace All: thaythế tất

Chọn Close

Chọn mục Goto để nhảy đến trang

Chế độ trình bày trang:

Có chế độ thông thường ta dùng chế độ Page (Print) Layout (vì chế độ có đủ thước trượt)

Cách chọn: Vào View/ Page Layout

Chú ý: Trường hợp vào chế độ mà khơng có thước ta vào tiếp View/Ruler

Tắt, mở công cụ:

Vào View/ Toolbars nháy phải chuột menu bar nháy trái chuột lên trước tên cơng cụ cần đưa hình

Chế độ hiển thị phần trăm (%) cho hình:

- Phóng rộng hình soạn thảo:

- Vào View/Full Screen -Huỷ chọn:

Chế độ thị phần trăm

- C1: - Vào View / Zoom /XHHT: Chọn số % thích hợp Zoom to đánh số vào mục Percent

- C2: Chọn BT công cụ

3.3 Tạo tiêu đề tiêu đề dưới:

Vào View/ Header and Footer/ XHHT: Đánh tiêu đề vào mục: Header

Nếu muốn tạo tiêu đề ta chọn tiếp biểu tượng đánh vào mục Footer

Chọn Close (ta chèn thêm thơng số ngày tháng, số trang, ) 3.4 Đánh số trang tự động:

Vào insert/ Page Numbers/ XHHT:

Position:

Top of Page: đánh số trang phía

Bottom of Page: đánh số trang phía Alignment:

Left: đánh số trang bên trái Center: đánh số trang Right: đánh số trang bên phải

Ngắt trang ngắt cột: Đặt trỏ vị trí cần ngắt.

Vào insert/ Break/ XHHT: Ngắt trang Ngắt cột Chọn OK

3.5 Kẻ khung cho văn bản:

Vào insert/ Text Box chọn biểu tượng công cụ

BÀI : TRÌNH BÀY MỘT ĐOẠN VĂN BẢN 4.1 Chế độ giãn dòng: Chọn đoạn văn

4.2 Đánh số thứ tự và ký tự đặc biệt tự động đầu dòng:

Vào Format/ Bullets and Numbering/ XHHT:

Nếu chọn:

Bulleted: Chọn kiểu ký tự đặc biệt OK Hoặc chọn BT: Numbered: Chọn kiểu đánh STT tự động/ OK Hoặc chọn BT: 4.3 Tạo đường kẻ (viền) làm nền:

4.1 Chế độ giãn dòng: Chọn đoạn văn

Vào Format/ Paragraph/ XHHT:

Chọn đoạn văn Vào Format/ Borders and Shading/ XHHT:

Borders: Tạo dường kẻ ( viền):

Setting: chọn kiểu đường viền

Style: chọn nét kẻ Shading: chọn làm Fill: chọn màu Style: chọn độ đạm nhạt cho

Chọn OK

4.4 Chia cột báo:

Chọn đoạn văn cần chia Vào Format/ Columns/ XHHT: Presets: chọn kiểu chia Vd:

nhấp vào biểu tượng Two: chia đoạn văn thành hai cột băng

Number of columns:

Số cột cần chia Có thể chia

đoạn văn thành n cột, lựa chọn 2,3,

Nếu cần tạo đường kẻ cột ta chọn: Line Between

Chọn OK

Hoặc chọn BT: công cụ

4.5.Tạo chữ lớn đầu dòng: Chọn chữ cần tạo

Vào Format/ Drop Cap/ XHHT: Position: chọn kiểu chữ Font: chọn phông chữ Lines to drop: chọn số dòng Distance From text: Khoảng cách từ chữ lớn đến chữ

Chọn OK

Bao nhóm Góc quay

Vẽ hình tự chọn Vẽ đường thẳng Vẽ mũi tên

Vẽ hình chữ nhật (Nếu muốn vẽ hình vng ta giữ đồng thời phím Shift)

Vẽ hình Elip (Nếu muốn vẽ hình trịn ta giữ đồng thời phím Shift)

Chọn màu

Chọn màu nét Chọn màu chữ Chọn nét cho hình vẽ Chọn kiểu nét đứt Chọn chiều mũi tên Chọn hình đổ bóng

Chọn hình khơng gian chiều

Nhóm đối tượng: Chọn BT bao nhóm() Vào Draw/ Group

Huỷ nhóm:

Chọn đối tượng Vào Draw/ Ungroup

Ví dụ : Để vẽ hình ovan chọn vào biểu tượng Sau nhấp rê chuột để vẽ hình.

5.2 Các thao tác chèn: Chèn ngày tháng giờ: Đặt trỏ vị trí cần chèn

Vào insert / Date and Time/ chọn kiểu/ OK

Chèn ký tự đặc biệt:

Đặt trỏ vị trí cần chèn Vào insert/ Symbol/ XHHT: Chọn Symbol

chọn ký tự đặc biệt

insert (hoặc đúp chuột vào ký tự Chèn tranh ảnh:

Vào insert/ Picture/ Clip art/ XHHT: chọn tranh cần chèn/ insert

5.2 Các thao tác chèn: Chèn chữ nghệ thuật:

Vào insert/ Picture/ Wordart (hoặc chọn biểu tượng )XHHT: chọn kiểu chữ/ OK

XHHT : Font:

chọn phông chữ tiếng Việt Text:

đánh dòng chữ nghệ thuật vào Size:

chọn cỡ chữ sau chọn OK

Muốn sửa đổi

ta dùng cơng cụ Wordart Chèn cơng thức tốn học:

và biểu tượng anpha công cụ

5.3.Đặt bước nhảy Tabs: Vào Format/ Tabs/ XHHT:

Tab stop position:

đánh số cần đặt bước nhảy ( Nhìn vào thước)

Leader: chọn nét (1,2,3,4) Chọn Set

Chọn OK

Bấm phím Tab ngồi bàn phím

5.4 Chọn hướng chữ: Chọn khung chữ

Vào Format/ Text Direction/ XHHT/ chọn hướng chữ/ OK

BÀI 6: BẢNG BIỂU Bảng biểu (TABLE)

Bảng (Table) đối tượng dùng để lưu liệu theo ô

Cấu trúc bảng gồm dòng (Rows) cột (Columns), giao dòng cột ô liệu (Cells)

Để làm việc nhanh với bảng biểu ta sử dụng công cụ Tables and Border 6.1 Tạo bảng:

Vào Table/(insert) Insert Table/ XHHT: 5.5 Tạo ký tự gõ tắt ( tốc ký): Cách 1:

Chọn đối tượng cần tạo Vào Tools/ AutoCorrect/ XHHT: Chọn Replace text as you type Chọn Replace: đánh ký tự cần gán Chọn Add Chọn OK

Đưa trỏ đến vị trí cần tạo, đánh ký tự gán bấm phím Enter phím cách Xoá:

Vào Tools/ AutoCorrect/ chọn ký tự gán/ chọn Delete/ OK Cách 2:

Chọn đoạn văn

Đánh số cột Đánh số hàng

Chọn OK Hoặc chọn BT: Các thao tác bảng biểu: Di chuyển trỏ bảng: Phím Tab: sang

Shift + Tab: trở trước Hoặc sử dụng phím mũi tên Các thao tác chọn ( bơi đen) bảng:

Chọn hàng: Đặt trỏ vị trí đầu hàng, xuất hình mũi tên bấm chuột Hoặc dùng phím Shift +

Chọn cột: đặt trỏ vị trí đầu cột, xuất hình mũi tên mép cột bấm chuột Hoặc dùng phím Shift +

Chọn toàn bảng: Bấm chuột vị trí trái đồng thời giữ kéo rê chuột đến vị trí phải thả chuột ( đồng thời giữ phím Shift nháy chuột vị trí phải)

6.2 Chèn hàng, chèn cột: Chọn hàng cột cần chèn Chèn hàng: Vào Table/ insert Rows

Chèn cột: Vào Table/ insert Columns

6.3 Xoá hàng, xoá cột: Chọn hàng cột cần xoá Xoá hàng: Vào Table/ Delete Rows

Xoá cột: Vào Table/ Delete Columns

6.4 Dồn(TRộN) hàng, dồn cột: Chọn hàng cột cần dồn Vào Table/ Merge Cells chọn BT

6.5 Chia hàng, chia cột: Chọn hàng cột cần chia Vào Table/ Split Cells Hoặc chọn BT

XHHT:

Số cột cần chia Số hàng cần chia

6.6 Dàn hàng, cột: Dàn hàng:

Chọn hàng cần dàn

Vào Table/ Distribute Rows Evenly Hoặc chọn BT Dàn cột:

Chọn cột cần dàn

Vào Table/ Distribute Columns Evenly Hoặc chọn BT 6.7 Điều chỉnh chiều cao cho hàng, độ rộng cho cột:

Cách 1:

Hàng: Đặt trỏ chuột đường phân cách hai hàng cho xuất hình mũi tên hai đầu, bấm giữ kéo rê chuột đến vị trí cần thả

Cột: Đặt trỏ chuột đường phân cách hai cột cho xuất hình mũi tên hai đầu, bấm giữ kéo rê chuột đến vị trí cần thả

Cách 2:

Chọn hàng cột

Vào Table/ Cell Height and Width/ XHHT:

Row: Điều chỉnh chiều cao cho hàng Đánh số vào mục At Columns: Điều chỉnh độ rộng cho cột Đánh số vào mục Chọn OK

BÀI : HIỆU CHỈNH BẢNG BIỂU 7.1 Sắp xếp liệu: Đặt trỏ bảng cần xếp

Vào Table/ Sort/ XHHT:

Nếu chọn Header row: để tiêu đề cột Nếu chọn No header row: không tiêu đề cột Sort by: Chọn tên cột cần xếp (Mức ưu tiên 1) Then by: Chọn tên cột cần xếp (Mức ưu tiên 2) Type: Kiểu liệu

Chọn Ascending: Sắp xếp tăng dần Chọn Descending: Sắp xếp giảm dần Chọn OK.

7.2 Căn chỉnh liệu theo chiều dọc bảng: Chọn liệu

Chọn BT: Căn Căn Căn 7.3 Tính tốn bảng:

Đặt trỏ bảng cần tính Vào Table/ Formula/ XHHT Formula: cơng thức cần tính

Cách tính sau: = Tên hàm ( cách tính)

Trong đó: Dấu = phải có Tên hàm: SUM: tính tổng

AVERAGE: tính giá trị trung bình, Cách tính: LEFT: tính từ trái sang RIGHT: tính từ phải sang ABOVE: tính từ xuống

Chọn OK

7.4 Chia bảng:

Đặt trỏ vị trí cần chia Vào Table/ Split Table 7.5 Chia ô:

Vào Window/ Split/ Xuất hình mũi tên, bấm chuột vị trí cần chia Huỷ chia: Vào Window/Remove Split

BÀI : IN – TRỘN VĂN BẢN 8.1.Trộn văn Winword

Trộn văn cách để đưa thông tin từ danh sách (bảng) có vào đoạn văn có số nội dung

Ví dụ: In giấy mời, giáo báo nhập học, phiếu kết học tập, Các bước thực hiện:

Bước 1: Tạo bảng danh sách nội dung cần trộn Ví dụ: DSSV, Bảng điểm, bảng danh sách cán cần mời họp, Sau ghi lên đĩa với tên

Lưu ý: Bảng bao gồm hàng cột hàng chứa tiêu đề cần trộn hoten, ngaysinh, diem,

Bước 2: Mở tệp soạn thảo nội dung văn cần trộn giấy mời, giấy báo nhập học, Bước 3: Vào thực đơn dọc Tools\ Mail Merge\ chọn nút Create\ chọn mục From letters

Chọn nút Active Window

Bước 4: Chọn nút Get Data\ Open Data Source Trong hộp thoại Open Data Source ta mở tệp danh sách ghi.(DSSV) Sau chọn nút Edit main Document

Bước 5: Sau trở văn cần trộn ta đưa trỏ lệnh đến mục có nội dung chung Hoten, ngaysinh, Sau vào Insert merge Field công cụ Mail Merge, chọn nội dung cột tương ứng có thực đơn Lần lượt chọn cho tất mục lại văn cịn lại ta xem cách nháy trái chuột biểu tượng

Bước 6: Vào lại Tools\ Mail Merge hộp thoại ta chọn nút Merge hộp thoại xuất hiện: Trong hộp thoại ta chọn:

All: để trộn tất

From To để trộn từ hàng đến hàng

Mục When merging Record: Để chọn khơng chọn việc trộn hàng khơng có liệu

Cuối chọn nút Merge Tạo hiệu ứng

Tạo thích: Để tạo thích ta đặt trỏ sau từ cần thích, vào Insert\chọn FootNote hộp thoại ta chọn:

Auto Number để tự động chọn thứ tự thích

Custom Mark: Để tự đánh số chọn kí tự đặc biệt

FootNote: Để ghi dịng thích cuối trang

End Note: Để ghi dịng thích sau dịng văn cần thích

Chọn Options để thay đổi chế độ bắt đầu đánh số thích, kiểu đánh,

Tạo thích nổi: Vào Insert\Comment đánh nội dung cần thích Cuối chọn Close

Chèn nội dung File khác vào văn thời:

Để chèn nội dung tệp văn khác có vào văn ta soạn thảo ta thực sau:

B1: Đặt trỏ vị trí cần chèn

B2: Vào Insert\File mở tệp có nội dung cần chèn Khi nội dung văn mở xuất vị trí trỏ văn thời

8.2 In ấn

Xem trước in:

Chọn BT Ctrl + F2

Chỉnh sửa trước in:

Vào File/ Page Setup/ XHHT: Margins:

Lề

Lề

Lề trái

Lề phải

Gáy sách

Khoảng cách với tiêu đề Khoảng cách với tiêu đề Chọn In mặt giấy

Chọn ngầm định Pape Size:

Chọn giấy in

Chọn in ngang Chọn OK

8.3 IN:

Vào File/ Print (hoặc Ctrl + P chọn BT )/ XHHT:

Name: Tên máy in

All: In tất

Current page: in trang chứa trỏ

Pages: In có lựa chọn