Đang tải... (xem toàn văn)
hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các. gạch đầu dòng[r]
(1)MỤC LỤC TRÌNH BÀY:
• XÁC ĐỊNH FONT CHỮ
• SỬ DỤNG KHỔ GIẤY
• ĐỊNH LỀ VĂN BẢN • HD ĐỊNH LỀ VB
• QUỐC HIỆU
(2)• SỐ VĂN BẢN VÀ KÝ HIỆU VB
• ĐỊA DANH VÀ NGÀY THÁNG NĂM VB
• TÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU NỘI DUNG
• NỘI DUNG VB
• QUYỀN HẠN VÀ CHỨC VỤ, NGƯỜI KÝ
(3)I/-Phơng chữ trình bày văn bản:
• Phơng chữ sử dụng trình bày văn
(4)II/-Sử dụng khổ giấy:
• Văn hành trình bày
trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
• Ở chúng tơi nói “Văn hành
(5)III/-Định lề trang văn bản:
• Trước trình bày “Văn bản”
cần canh lề cho thể thức quy định, cụ thể:
(6)Cách định lề Văn bản
• Bước 1: Mở văn cần chỉnh sửa Sau bạn nhấn vào thước kẻ để khung chỉnh sửa nhé, nó bị tắt đi.
• Bước 2: Bạn chọn File Chọn Page Setup để chỉnh lề
cho văn
(7)(8)(9)(10)III/- Quốc hiệu
• Quốc hiệu ghi văn bao gồm dịng chữ: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc”.
(11)Cách trình bày “Quốc hiệu”:
• Dịng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
• Dịng thứ hai: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc”
(12)• “Độc lập- Tự do- Hạnh phúc”
• Được trình bày: kiểu chữ đứng, đậm; đặt
canh dòng thứ nhất; chữ đầu các cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dịng chữ (sử dụng lệnh Draw, khơng dùng lệnh
(13)Thông tư 01/2011/TT-BNV [Thể thức Kỹ thuật]
• Điều Quốc hiệu (ơ số 1)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA ViỆT NAM
Độc lập – Tự – Hạnh phúc
Dòng in hoa (cỡ 12/13) nhỏ dòng in thường cỡ chữ để cân đối;
gạch ngang dùng lệnh vẽ (lệnh draw), không gạch (lệnh underline);
(14)III/- Số văn ký hiệu VB
• a) Số văn bản
• b) Ký hiệu văn bản
• Ký hiệu văn có tên loại bao gồm chữ viết
tắt tên loại văn theo bảng chữ viết tắt tên loại văn
• Thí dụ: Cơng văn Sở Nội vụ tỉnh Văn
(15)Điều Tên quan, tổ chức ban hành văn (ơ số 2)
• - Ghi thêm: HĐND, UBND, Đoàn ĐBQH, TĐ kinh tế NN, TCty 91 khơng có chủ quản
- Có thể ghi đầy đủ viết tắt từ thông dụng, tên theo QĐ thành lập công nhận
- Cùng cỡ chữ với Quốc hiệu
- Có thể trình bày nhiều dịng (TT55 khơng nói)
(16)HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG
UBND TỈNH AN GIANG
(17)UBND TỈNH AN GIANG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA ViỆT NAM
VĂN PHÒNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: 02/QĐ-VP An Giang, ngày… tháng… năm 2012
UBND TỈNH AN GIANG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA ViỆT NAM SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập – Tự – Hạnh phúc
Số: 123/BC-SGD&ĐT An Giang, ngày… tháng… năm 2012
ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA ViỆT NAM
(18)b) Ký hiệu văn bản
• - Ký hiệu văn có tên loại bao
gồm chữ viết tắt tên loại văn theo bảng chữ viết tắt tên loại văn
• Cơng văn Sở Nội vụ tỉnh Văn
phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP
QUYẾT ĐỊNH
(19)• Số, ký hiệu văn trình bày số
3, đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn bản.
• Từ “Số” trình bày chữ in thường, ký
(20)• ví dụ:
• Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định Thường trực Hội đồng nhân dân);
• Số: 23/BC-BNV (Báo cáo Bộ Nội vụ); • Số: 234/SYT-VP (Công văn Sở Y tế
Văn phịng soạn thảo)
• Số: 08/BC-PGD&ĐT(Báo cáo
(21)IV/- Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn
• 1 Thể thức
• a) Địa danh ghi văn tên
gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã,
(22)a)-Địa danh tỉnh tên tỉnh
• Ví dụ:
• Văn Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang
của sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang): An
Giang, của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang
(23)b)-Địa danh tổ chức cấp huyện tên huyện.
Ví dụ:
• Văn Ủy ban nhân dân huyện Phú
Tân phòng, ban thuộc huyện: Phú Tân
(24)c) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
• Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày,
tháng, năm văn ban hành
• Ngày, tháng, năm ban hành văn phải
(25)2 Kỹ thuật trình bày
• Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dòng với số, ký hiệu văn bản, ô số 4, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
nghiêng; chữ đầu địa danh phải
(26)Điều 10 Tên loại trích yếu nội dung văn bản
• 1 Thể thức
• Tên loại văn tên loại văn
bản quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại, trừ
cơng văn Thí dụ: KH, BC, QĐ, TTr(tờ trình),
• Trích yếu nội dung văn câu
(27)2 Kỹ thuật trình bày
• Tên loại trích yếu nội dung loại văn
bản có ghi tên loại trình bày số 5a; tên loại văn (quyết định, kế hoạch, báo
cáo, tờ trình loại văn khác) đặt canh chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;
• trích yếu nội dung văn đặt canh giữa,
ngay tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;
(28)(29)Tên loại trích yếu nội dung văn bản
• trích yếu nội dung văn đặt canh
giữa, tên loại văn bản,
chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;
• bên trích yếu có đường kẻ ngang,
nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với
dịng chữ, ví dụ:
• Thí dụ: QUYẾT ĐỊNH
(30)Trích yếu nội dung cơng văn (bên trái phía Số CV)
• Trích yếu nội dung cơng văn trình
bày ô số 5b, sau chữ “V/v” chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng;
• Được đặt canh số ký hiệu văn bản,
• Khoản cách dịng 6pt với số ký hiệu
(31)Điều 11 Nội dung văn bản
• Thể thức
• a) Nội dung văn thành phần chủ yếu
văn
+ Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau:
-Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật;
-Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác;
(32)• - Chỉ viết tắt từ, cụm từ thông dụng, từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu
• - Đối với từ, cụm từ sử dụng
nhiều lần văn viết
tắt, chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt dấu ngoặc
đơn sau từ, cụm từ đó;
(33)• - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn (đối với luật pháp lệnh ghi tên loại tên luật, pháp lệnh),
• Ví dụ: “… quy định Nghị định số
(34)b) Bố cục văn bản
• Tùy theo thể loại nội dung, văn có
thể có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm
(35)c Kỹ thuật trình bày
• Nội dung văn trình bày số
• Phần nội dung (bản văn) trình bày
(36)• Khi xuống dịng, chữ đầu dịng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1
default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt;
khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing)
(37)• Khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1
default tab
• khoảng cách
đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt;
• khoảng cách
dịng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single
line spacing) từ 15pt (exactly line
(38)• Đối với văn có phần
cứ pháp lý để ban hành sau căn phải xuống dịng, cuối dịng có dấu “chấm phẩy”, riêng
cuối kết thúc dấu “phẩy”.
• Trường hợp nội dung văn
bố cục theo phần, chương, mục,
(39)• - Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương”
và số thứ tự phần, chương trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số
thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) phần,
(40)• - Mục: Từ “Mục” số thứ tự
mục trình bày dịng
(41)• - Điều: Từ “Điều”, số thứ tự tiêu
đề điều trình bày chữ in thường, cách lề trái default tab, số thứ tự điều dùng chữ số
(42)• - Khoản: Số thứ tự khoản
mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số
thứ tự tiêu đề khoản
(43)• - Điểm: Thứ tự điểm
khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
• Thí du: Chương I: Thực trạng
I/-Đặc điểm, tình hình: 1.Đặc điểm:
a b
(44)• Trường hợp nội dung văn phân
chia thành phần, mục, khoản, điểm trình bày sau:
• - Phần (nếu có): Từ “Phần” số thứ tự
của phần trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần trình bày dưới,
(45)Kết cấu có “Điều” Phần I AAAA Chương I AAAAA Mục 1 Aaaaa
Điều Aaaaa aa aa
1 Khoản Aaaaa aaa
a) Điểm aa aaa - Tiết aaa aaaa + Tiểu tiết aaaa aa
Kết cấu không “Điều”
Phần I AAAAA
Mục I AAAA
1 Khoản aaa aaa aa
(46)Điều 12 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền
• Thể thức
• a) Việc ghi quyền hạn người ký thực sau:
• - Trường hợp ký thay mặt tập thể phải
(47)• - Trường hợp ký thay người đứng đầu
cơ quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu,
• ví dụ:
KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH
Hoặc:
(48)• Trường hợp cấp phó giao phụ
trách thực cấp phó ký thay cấp trưởng;
• - Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi
chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào
trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức,
• ví dụ:
TL BỘ TRƯỞNG
(49)• - Trường hợp ký thừa ủy quyền
phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức,
• ví dụ:
TUQ GIÁM ĐỐC
(50)b) Chức vụ người ký
• Chức vụ ghi văn chức vụ lãnh
(51)• khơng ghi chức vụ mà Nhà nước
không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; khơng ghi lại
tên quan, tổ chức, trừ văn liên tịch, văn hai hay nhiều quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền quan, tổ chức quy
(52)• Chức vụ (Chức danh) người ký văn
bản hội đồng ban đạo Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ
Xây dựng làm Trưởng ban Phó
Trưởng ban, Chủ tịch Phó Chủ tịch Hội đồng ghi sau,
• ví dụ:
KT TRƯỞNG BAN
(53)c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn bản
• Đối với văn hành chính, trước họ tên
của người ký, không ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác
• Đối với văn giao dịch; văn
các tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, khoa học lực lượng vũ trang ghi
(54)2 Kỹ thuật trình bày
Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày số 7a; chức vụ khác người ký trình bày ô số 7b; chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.”
(55)• Họ tên người ký văn
trình bày số 7b; chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh so với quyền hạn, chức vụ người ký.
• Chữ ký người có thẩm quyền
(56)Điều 14 Nơi nhận
• 1 Thể thức
• Nơi nhận xác định quan,
tổ chức, đơn vị cá nhân nhận
(57)Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
• - Phần thứ nhất: Ở đầu văn bản: từ
“Kính gửi”, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc;
Quốc hiệu (1)
Địa danh, ngày tháng năm (4) Tên quan (2)
Tên quan (2)
Tên loại trích yếu (5a) Kính gửi (9a)
(58)• - Phần thứ hai: Ở cuối văn
phía bên trái: từ “Nơi nhận”, phía từ “Như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận
văn
Nơi nhận (9b)
(59)2 Kỹ thuật trình bày
Nơi nhận trình bày số 9a 9b
• Phần nơi nhận số 9a trình bày
sau:
• - Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức
cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
• - Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; công
văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân trình bày
(60)Tên quan (2) Quốc hiệu (1)
Số, ký hiệu (3) Địa danh, ngày tháng năm (4) Trích yếu CV (5b)
Tên loại trích yếu (5a)
Nội dung văn (6) Mật (10a)
Khẩn (10b)
Kính gửi (9a)
Quyền hạn chức vụ (7a) Nơi nhận (9b)
Ký (7c)
(61)• Trường hợp cơng văn gửi cho hai
quan, tổ chức cá nhân trở lên thì xuống dịng;
• Tên quan, tổ chức, cá nhân
hoặc nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng, cuối dịng có dấu chấm phẩy, cuối dịng cuối có dấu chấm;
(62)Trình bày nơi nhận đầu VB
Kính gửi: Hiệu trưởng trường trực thuộc
phịng Giáo dục& Đào tạo hoặc:
(63)• Phần nơi nhận số 9b (áp dụng
chung cơng văn hành loại văn khác) trình bày sau:
• - Từ “Nơi nhận” trình bày dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ
“quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái), sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ
(64)Trình bày nơi nhận cuối VB
• Nơi nhận: TRƯỞNG PHỊNG
(65)(66)Ơ số : Thành phần thể thức văn 1 : Quốc hiệu
2 : Tên quan, tổ chức ban hành văn 3 : Số, ký hiệu văn
4 : Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn 5a : Tên loại trích yếu nội dung văn
5b : Trích yếu nội dung cơng văn 6 : Nội dung văn
7a, 7b, 7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền 8 : Dấu quan, tổ chức
9a, 9b : Nơi nhận
10a : Dấu mức độ mật 10b : Dấu mức độ khẩn
11 : Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn dự thảo văn
(67)CÁC LOẠI MẪU VĂN BẢN
• MẪU CƠNG VĂN
• MẪU CƠNG VĂN KHÁC
• MẪU QUYẾT ĐỊNH
• MẪU GIẤY MỜI
• MẪU GIẤY GIỚI THIỆU
• MẪU BIÊN BẢN
(68)(69)(70)(71)(72)(73)(74)• Mỗi cán bộ, cơng
chức, viên chức tích cực thực
• “Học tập làm
(75)Người soạn: NGUYỄN VĂN ĐỨC
Chuyên viên PGD& Đào tạo Phú Tân
05/22/21 ducvannguyenpt@gmail.com