Đang tải... (xem toàn văn)
Khi nào chúng ta thực hiện kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ? Chúng ta lập kế hoạch một phương pháp tiếp cận theo hệ thống cho các mục tiêu kiểm toán bất cứ khi nào có thể. Phương pháp tiếp cận này giúp chúng ta nắm được tình hình kinh doanh của khách hàng và là một cách thu thập có hiệu quả các bằng chứng kiểm toán.
EURO - TAP VIET BằNG CHứNG kiểm toán Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ Khi nào chúng ta thực hiện kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ? Chúng ta lập kế hoạch một phơng pháp tiếp cận theo hệ thống cho các mục tiêu kiểm toán bất cứ khi nào có thể. Phơng pháp tiếp cận này giúp chúng ta nắm đợc tình hình kinh doanh của khách hàng và là một cách thu thập có hiệu quả các bằng chứng kiểm toán. Bằng chứng kiểm toán có hiệu lực: đầy đủ và thích hợp đợc thu thập một cách có hiệu quả chi phí tạo điều kiện cung cấp cho khách hàng dịch vụ giá trị gia tăng Phơng pháp tiếp cận đối với một hợp đồng kiểm toán, nhìn chung, phản ánh sự kết hợp giữa việc kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ và việc kiểm tra chi tiết số liệu. Đối với một mục tiêu kiểm toán, chúng ta phải cân đối đợc giữa bằng chứng kiểm toán chi tiết số liệu cần thiết với rủi ro sai sót đáng kể. Chúng ta đảm bảo rằng chúng ta chỉ áp dụng những thủ tục chi tiết số liệu cần thiết mà thôi. Tơng tự nh vậy, chúng ta cũng phải đảm bảo rằng chúng ta thu thập đợc các bằng chứng kiểm toán đầy đủ và thích hợp. Khi chúng ta lập kế hoạch cho một phơng pháp tiếp cận dựa trên hệ thống đối với một hoặc nhiều mục tiêu mục tiêu kiểm toán, thì chúng ta phải xác định đợc trong khuôn khổ hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động cụ thể nào đợc dùng để ngăn ngừa, phát hiện hoặc sửa chữa các sai sót đáng kể. Các hoạt động đợc xác định (các hoạt động kiểm soát cụ thể) là cơ sở để ta đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát là thấp hay vừa phải đối với những mục tiêu kiểm toán này. Chúng ta thu thập đợc các bằng chứng kiểm toán về đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát bằng cách tiến hành những biện pháp kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong suốt quá trình lập kế hoạch, thông tin về việc kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ thờng đợc lu vào tài liệu trong phần Chơng Trình Kiểm Toán. 1/1997 HV1/1 EURO - TAP VIET BằNG CHứNG kiểm toán Rủi ro kiểm toán Bằng chứng kiểm toán chi tiết số liệu Rủi ro sai sót đáng kể Rủi ro tiềm tàng Rủi ro kiểm soát (L/M) Thủ tục phân tích Kiểm tra chi tiết Kiểm tra các hoạt động kiểm soát Các mục tiêu kiểm toán quan trọng Ban quản lý dới sự hớng dẫn của Ban giám Đốc phải thiết lập đợc những hoạt động giám sát và kiểm soát có hiệu lực đối với những nghiệp vụ không thông thờng và những ớc tính kế toán vì thờng có những lĩnh vực rủi ro kinh doanh lớn nhất (tiềm tàng), (và cũng có khả năng làm nảy sinh mục tiêu kiểm toán quan trọng của chúng ta). Các hoạt động kiểm soát phải tạo ra quyền và các thủ tục phê duyệt đối với việc khởi xớng, nắm bắt, ghi và xử lí các nghiệp vụ không thông thờng và các - ớc tính kế toán. Các hoạt động giám sát là những hình thức xoát xét do ban giám đốc hoặc do các tiểu ban có trách nhiệm đợc uỷ quyền thực hiện Ban giám đốc có trách nhiệm tiến hành những hình thức kiểm soát nội bộ một cách có hiệu lực đối với các nghiệp vụ không thông thờng và các ớc tính kế toán. áp dụng những hình thức kiểm soát nội bộ đối với những nghiệp vụ không thông thờng và các ớc tính kế toán có thể khó hơn là khi ta áp dụng những hình thức kiểm soát này đối với những nghiệp vụ thông thờng. Chúng ta cố gắng thu thập các bằng chứng kiểm toán thực tế từ hoạt động kiểm soát cụ thể có hiệu quả bởi vì chúng liên quan tới các mục tiêu kiểm toán quan trọng. Phơng pháp tiếp cận kiểm toán của chúng ta đối với các mục tiêu kiểm toán 1/1997 HV1/2 EURO - TAP VIET BằNG CHứNG kiểm toán quan trọng (thờng tập trung vào các nghiệp vụ không thông thờng và các ớc tính kế toán) do đó phản ánh đợc biện pháp xử lý của ban giám đốc đối với rủi ro mà công ty gặp phải. nh nhấn mạnh ở trên: các khách hàng của chúng ta cần kiểm soát đối với các nghiệp vụ không thông thờng và các ớc tính kế toán (và ở trong các lĩnh vực khác liên quan đến các mục tiêu kiểm toán quan trọng khi phù hợp). Công ty phải đối chiếu giữa những hoạt động kiểm soát đối với rủi ro kinh doanh đợc chấp nhận. Vì vậy, trong mọi tình huống ban giám đốc phải thiết lập các hoạt động kiểm soát mạnh, có hiệu quả tập trung vào các mục tiêu kiểm toán quan trọng bởi vì những mục tiêu này phản ánh các rủi ro kinh doanh quan trọng nhất; các thông tin là cơ sở cho các đánh giá liên quan đến việc lập ra ớc tính hoặc đánh giá kết quả của các nghiệp vụ không thông thờng tuỳ thuộc rất nhiều vào chất lợng của các thông tin cơ bản về các loại hình nghiệp vụ quan trọng; Có nghĩa là chúng ta không đợc xem nhẹ nhu cầu cung cấp thông tin chính xác, hoàn chỉnh của khách hàng để đa ra quyết định và những đánh giá phục vụ cho những mục tiêu kiểm toán quan trọng; và Ví dụ:Đánh giá về giá trị hàng tồn kho (tính lỗi thời) của ta sẽ là những đánh giá tồi nếu nh đánh giá đó dựa trên phân tích về luân chuyển hàng tồn kho mà phân tích đó lại dựa trên hệ thống doanh thu rất không hoàn chỉnh và rất thiếu chính xác. Thông qua hoạt động có hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong mọi lĩnh vực, chúng ta mong muốn thu thập đợc các bằng chứng trong chừng mực thích hợp. Tuy nhiên số lợng bằng chứng kiểm toán phải thu từ quá trình kiểm tra chi tiết cho những mục tiêu kiểm toán trọng tâm thờng nhiều hơn số lợng bằng chứng này cho các mục tiêu kiểm toán không trọng tâm đối với những nghiệp vụ thông thờng. 1. Kiểm tra hệ thống kiểm soát là gì? A.Mục đích của việc kiểm tra hệ thống kiểm soát Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ là việc áp dụng các thủ tục kiểm toán nhằm thu đợc các bằng chứng kiểm toán về: thiết kế của các hoạt động kiểm soát cụ thể trong hệ thống kiểm soát nội bộ; và 1/1997 HV1/3 EURO - TAP VIET BằNG CHứNG kiểm toán Liệu thiết kế này có phù hợp trong việc ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai sót đáng kể không? Hoạt động của các hoạt động cụ thể trong quá trình kiểm soát nội bộ. Liệu các hoạt động này có đợc áp dụng theo nh thiết kế không? các bằng chứng kiểm toán về tính hiệu quả của hoạt động kiểm soát nêu ra cách thức áp dụng các hoạt động kiểm soát trong quá trình kiểm soát nội bộ, tính nhất quán khi áp dụng những hoạt động này và đối tợng áp dụng chúng. Mục tiêu của chúng ta cũng là giảm đến mức tối thiểu mức độ thu thập các bằng chứng kiểm toán chi tiết số liệu bằng việc tận dụng kết quả đóng góp của việc kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ vào việc đạt đợc mục tiêu kiểm toán trọng tâm đợc nêu ra. B.Chúng ta kiểm tra các đặc tính gì của hoạt động kiểm soát? Dới đây là tổng kết các đặc điểm cần thiết của các hoạt động kiểm soát cụ thể phục vụ cho các mục đích kiểm toán. Các đặc điểm này phải đợc xem xét khi thiết lập và đánh giá kết quả của việc kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ: 1/1997 HV1/4 EURO - TAP VIET BằNG CHứNG kiểm toán Tính tập trung Khi kiểm tra một hình thức kiểm soát cụ thể, ta cần phải tập trung xem xét xem liệu hình thức kiểm soát đó có đủ mạnh đối với rủi ro kinh doanh đang nói đến hay không Ví dụ : các hoạt động kiểm soát để đảm bảo rằng tất cả các khoản nợ đợc thu hồi nhìn chung cần phải mạnh hơn các hoạt động kiểm soát đối với tính hiện hữu của nhà xởng và trang thiết bị. Tính cụ thể Một hoạt động kiểm soát cụ thể có thể đợc đặc trng bởi một mục tiêu kiểm toán cụ thể. Ví dụ : có thể có một hoạt động kiểm soát đảm bảo rằng các khoản nợ khó đòi đợc phát hiện và đợc thể hiện trong các báo cáo tài chính. Tính chính xác Một hoạt động kiểm soát cụ thể có khả năng ngăn ngừa, phát hiện hoặc sửa chữa các sai sót đáng kể trong cơ sở tiêu chí lập báo cáo tài chính thuộc mục tiêu kiểm toán đó. Chúng ta sử dụng mức trọng yếu chia nhỏ làm tiêu chuẩn đánh giá tính chính xác kiểm toán theo dự tính. Mức Trọng Yếu chia Độ NHỏ Ví dụ : chúng ta có lẽ chỉ quan tâm tới các khoản nợ khó đòi trên 1000.000Đ Tính tin cậy và tính nhất quán 1/1997 HV1/5 EURO - TAP VIET BằNG CHứNG kiểm toán Một hoạt động kiểm soát cụ thể là đáng tin cậy khi hoạt động kiểm soát này hoạt động một cách nhất quán, ban giám đốc dựa vào và thực hiện hình thức kiểm soát đó. Tính có thể kiểm tra đợc Một hoạt động kiểm soát cụ thể có thể kiểm tra đợc, theo nghĩa hoạt động của nó có thể đợc kiểm tra để xác định xem nó có chấp nhận đợc đối với mục đích kiểm toán. Ví dụ : Mặc dù việc hoạt động kiểm soát của ban giám đốc có thể không đợc lu vào tài liệu, nhng chúng ta có thể vẫn thu thập đ- ợc các bằng chứng kiểm toán qua phỏng vấn và quan sát Tính toàn diện Một hoạt động kiểm soát cụ thể có thể bao gồm nhiều hoạt động kiểm soát nhỏ hoặc các quá trình riêng lẻ Ví dụ : Việc thu giữ tất cả các khoản nợ khó đòi hỏi phải có sự tham gia của những cấp cao nhất và quá trình quyết định, và một luồng thông tin đợc kiểm soát đến với những ngời đa ra quyết định Tính độc lập Một hoạt động kiểm soát cụ thể độc lập theo nghĩa là hoạt động của hình thức kiểm soát đó đ- ợc tách khỏi chức năng cơ bản đợc kiểm soát Ví dụ : Nhìn chung các quá trình đánh giá các khoản nợ khó đòi phải độc lập với những quá trình bán hàng cơ bản 1/1997 HV1/6 EURO - TAP VIET BằNG CHứNG kiểm toán Các hoạt động kiểm soát cụ thể có thể có tính ngăn ngừa hoặc có tính phát hiện, và có thể cùng đóng góp cho cả hai mục tiêu hoạt động và thông tin tài chính. Các hoạt động kiểm tra kiểm soát ở cấp độ thấp nhìn chung thờng có tính ngăn ngừa trong khi đó quá trình xem xét của ban quản lý và các hoạt động kiểm soát mức độ cao khác nhìn chung có tính phát hiện. Xét theo khía cạnh kiểm toán, đối với chúng ta, thì việc kiểm tra các hoạt động kiểm soát mức độ cao (có tính phát hiện) là hiệu quả nhất. C.Các kĩ thuật kiểm toán đợc sử dụng trong kiểm tra các hoạt động kiểm soát Việc kiểm tra các hoạt động kiểm soát có thể đợc thực hiện thông qua: Phỏng vấn Phỏng vấn là một kỹ thuật quan trọng giúp ta hiểu đợc về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và thực hiện các thủ tục kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ đó để thu đợc bằng chứng kiểm toán cho thâý hệ thống kiểm soát nội bộ đó hoạt động có hiệu quả. Trong trờng hợp này, phỏng vấn không chỉ là yêu cầu đội ngũ nhân viên khách hàng xác nhận rằng họ thực hiên các hoạt động kiểm soát cụ thể. Công việc điều tra là hỏi một ngời có trình độ ở trong hoặc ở ngoài doanh nghiệp về những thông tin cần thiết, lắng nghe và đánh giá những câu trả lời của họ, đặt thêm các câu hỏi và tổng hợp thông tin một cách thích hợp. Quan sát Quan sát cung cấp các bằng chứng rõ ràng nhng chỉ tại thời điểm khi sự kiện đợc quan sát mà thôi, chứ không có tác dụng cho bất kỳ giai đoạn nào khác. Ví dụ : theo dõi một tiến trình hoặc một thủ tục đợc thực hiện Kiểm tra tài liệu 1/1997 HV1/7 EURO - TAP VIET BằNG CHứNG kiểm toán Ví dụ: đọc các sổ sách hoặc chứng từ bằng trên sổ sách hay trên máy. Tái thực hiện Tái thực hiện là một thuật ngữ thờng đợc sử dụng để chỉ việc kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ. Đó là việc thực hiện lại hoạt động kiểm soát lần thứ hai để đảm bảo chắc chắn rằng nhân viên đợc giao trách nhiệm kiểm soát đó đã thực hiện công việc của mình một cách chính xác. Tái thực hiện thông thờng bao gồm việc kết hợp tính toán, so sánh, phỏng vấn, kiểm tra tài liệu và quan sát. Các kĩ thuật này có thể đợc kết hợp một cách thích hợp Ví dụ :Khi quan sát các thủ tục đang đợc tién hành, thực hiện một số hoạt động kiểm tra và điều tra đối với những ngời có trách nhiệm, chọn lựa và theo dõi bất cứ sự chênh lệch nào đợc ghi nhận và các biện pháp xử lý tiếp theo, tức là chúng ta sử dụng cách kết hợp các thủ tục quan sát và phỏng vấn. Khi kiểm tra một hoạt động kiểm soát chi tiết, chúng ta có thể chọn để tái thực hiện hoạt động kiểm soát đó đã đợc tiến hành bởi nhân viên trong doanh nghiệp khách hàng. Xác nhận và kiểm kê thực tế có thể cung cấp các bằng chứng một cách trực tiếp hoặc gián tiếp về tính hiệu quả của các hoạt động kiểm soát nội bộ. D. Lựa chọn các thủ tục kiểm toán Loại hình hoạt động mà chúng ta kiểm tra quyết định việc lựa chọn những thủ tục kiểm toán Ví dụ : Đối với các mục tiêu kiểm toán chịu tác động đáng kể bởi hệ thốngtin học, thì hoạt động kiểm soát nội bộ phụ thuộc nhiều hơn vào việc kiểm soát hệ thống tin học, vào các báo cáo trờng hợp đặc biệt và vào các hoạt động giám sát khác. Các cuộc kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ thờng có xu hớng bao gồm các kĩ thuật phỏng vấn, quan sát và kiểm tra kỹ thuật. Ví dụ : Nếu nh một hệ thống kiểm soát nội bộ liên quan đến một mục tiêu kiểm toán cụ thể áp dụng các hoạt động kiểm soát nh việc phân tách nhiệm 1/1997 HV1/8 EURO - TAP VIET BằNG CHứNG kiểm toán vụ, tái thực hiện các thủ tục bởi một ngời thứ hai và tiến hành đối chiếu, thì khi kiểm tra hệ thống kiẻm soát nội bộ đó ta thờng phải sử dụng các kỹ thuật phỏng vấn, quan sát, kiểm tra chứng từ và tái thực hiện. Lý tởng nhất là các biện pháp kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ đợc áp dụng để trực tiếp thu thập bằng chứng kiểm toán về tính hiệu lực của những hình thức kiểm soát ở mức độ cao. Để kiểm tra đợc tính hiệu lực của những hình thức kiểm soát mức độ cao thì cách tốt nhất là ta áp dụng kỹ thuật phỏng vấn và quan sát. Một thủ tục kiểm toán đơn lẻ có thể không hiệu lực. Ví dụ : Các cá nhân đợc phỏng vấn có thể đa ra các câu trả lời mà họ cho rằng chúng ta muốn nghe thay vì nói cho chúng ta biết những gì thực sự xảy ra. Chúng ta có thể điều khiển đợc ngời mà ta phỏng vấn và khai thác đ- ợc câu trả lời ta mong đợi, nhng câu trả lời có thể không đúng. Kỹ thuật quan sát đa ra đợc những bằng chứng kiểm toán trực tiếp về hoạt động đ- ợc quan sát nhng bằng chứng này chỉ có hiệu lực ở thời điểm ta quan sát hoạt động đó mà thôi. Để đa ra đợc kết luận cho cả những thời kỳ khi mà hoạt động đó không đợc quan sát thì ta cần lu ý tới một khả năng là hoạt động này có thể không đợc tiến hành hoặc tiến hành thiếu cẩn thận khi ta vắng mặt. Cho dù chúng ta không tìm thấy sai sót nào khi kiểm tra hệ thống kiểm soát, nhng chúng ta vẫn phải thực hiện một số các thủ tục chi tiết số liệu. Việc kết hợp các thủ tục kiểm toán khắc phục đợc một số hạn chế của từng thủ tục kiểm toán riêng lẻ và thờng cung cấp đợc các bằng chứng kiểm toán có sức thuyết phục hơn là khi chỉ tiến hành duy nhất một loại thủ tục kiểm toán. Ví dụ : Chúng ta có thể kết hợp việc kiểm tra các báo cáo về những sự kiện bất thờng với việc phỏng vấn những nhân viên có trách nhiệm theo dõi các bất thờng đó. Việc phỏng vấn này cung cấp cho chúng ta các thông tin mà ta không thể có đợc nếu nh chỉ tiến hành duy nhất việc kiểm tra chứng từ; chẳng hạn các thông tin nh ấn tợng về chuyên môn, về kiến thức, về sự đánh giá và về động cơ của nhân viên trong công ty . Các nhân tố này thờng là rất quan trọng 2. Thực hiện kiểm tra hệ thống kiểm soát A.Chúng ta cần tiến hành những công việc gì khi kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ Khi kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ ta kiểm tra cơ cấu cũng nh hoạt động của từng loại hình kiểm soát cụ thể: 1/1997 HV1/9 EURO - TAP VIET BằNG CHứNG kiểm toán Chúng ta kiểm tra cơ cấu của hệ thống kiểm soát, thu thập đợc các bằng chứng kiểm toán cho thấy rằng hệ thống kiểm soát đó sẽ có hiệu lực nếu nh nó đợc thực hiện một cách đúng đắn. Chúng ta tái đánh giá những phát hiện rút ra từ quá trình kiểm tra hoạt động của hệ thống kiểm soát trên thực tế. Chúng ta kiểm tra hoạt động của hệ thống kiểm soát, thu thập các bằng chứng kiểm toán cho thấy rằng hệ thống kiểm soát đã hoạt động có hiệu quả (và vẫn sẽ tiếp tục hoạt động) trong suốt quá trình ta kiểm tra. Khi kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ, ta phải xem xét mức độ sai sót mà hệ thống kiểm soát đó có khả năng ngăn ngừa, hay phát hiện và sửa chữa. Hệ thống kiểm soát có thể ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai sót đáng kể. Vì các hoạt động kiểm soát mức độ cao hơn thờng có tính phát hiện, nên khi xét đến những hình thức kiểm soát mức độ cao, ta thờng chú trọng đến việc phát hiện và sửa chữa các sai sót đáng kể. Những lập luận tơng tự tuy nhiên cũng có giá trị nếu nh chúng ta kiểm tra một hoạt động kiển soát có tính ngăn ngừa. B. Các vấn đề phải xem xét khi kiểm tra cơ cấu và hoạt động của những hình thức kiểm soát cụ thể Khi chúng ta đánh giá các hình thức kiểm soát cụ thể, thì chúng ta phải xem xét một loạt các vấn đề. Vì chúng ta chủ yếu quan tâm đến cách thức doanh nghiệp sử dụng hệ thống kiểm soát để ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai sót đáng kể trong các báo cáo tài chính, nên đầu tiên chúng ta hãy hỏi ban giám đốc xem họ sử dụng hệ thống kiểm soát này nh thế nào. Điều này tập trung sự chú ý của chúng ta vào việc ban giám đốc thực sự kiểm soát công việc kinh doanh nh thế nào đối với các mục tiêu: hoạt động; thông tin tài chính; và mang tính luật định của đơn vị Mang tính Hoạt động Mang tính luật định Thông tin tài chính Các báo cáo tài chính Nếu ngay từ đầu ta đã xem xét hình thức kiểm soát kinh doanh của ban giám đốc thì điều này sẽ giúp ta có khả năng tập trung hơn vào những vấn đề thuộc lĩnh vực 1/1997 HV1/10