Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Coogn ty bánh kẹo hải hà

Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Coogn ty bánh kẹo hải hà

Lời nói đầu

Sau hơn 10 năm thực hiện đờng lối đổi mới, nền kinh tế nớc ta đã có nhữngbớc chuyển biến vững chắc, QHSX đợc điều chỉnh phù hợp với tính chất, trình độvà yêu cầu phát triển của LLSX Cơ chế thị trờng đã tạo cho các doanh nghiệpnhiều cơ hội và những thử thách mới để tự khẳng định mình song cũng đặt ra tr ớcmắt doanh nghiệp không ít khó khăn phải vợt qua để tồn tại.

Để có một chỗ đứng trên trên thị trờng, các Doanh nghiệp phải luôn tự cốgắng khẳng định vị trí của mình, không những khẳng định mình trên thị trờngtrong nớc mà còn khẳng định mình trong thị trờng khu vực và trên thị trờng thếgiới Muốn vậy các Doanh nghiệp phải luôn biết tìm tòi những cái mới, biết thaythế, đổi mới những gì đã cũ cho phù hợp với Doanh nghiệp, phù hợp với thị trờng.Do đó Công ty phải làm mọi cách đáp ứng đợc thị hiếu của ngời tiêu dùng đối vớisản phẩm của Công ty bằng cách nâng cao chất lợng sản phẩm, tiết kiệm tối đa đểhạ giá thành sản phẩm, mẫu mã sản phẩm luôn thay đổi cho phù hợp với thị hiếucủa ngời tiêu dùng.

Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉtham gia vào một quá trình sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trịmột lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Đối với Doanh nghiệp sản xuấtsản phẩm hàng hoá, chi phí vật liệu thờng chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phísản xuất cũng nh giá thành sản phẩm Để tối đa hoá lợi nhuận, nhất thiết cácDoanh nghiệp phải tìm cách để giảm chi phí vật liệu một cách hợp lý Chính vìvậy công tác quản lý vật liệu ở các Doanh nghiệp đã và đang đợc coi trọng.

Để đáp ứng đợc yêu cầu đó các Doanh nghiệp phải tiến hành đồng bộ cácbiện pháp quản lý, các biện pháp cải tiến mọi yếu tố liên quan đến quá trình sảnxuất sản phẩm Xuất phát từ vai trò kế toán là công cụ để quản lý mọi hoạt độngsản xuất kinh doanh, các Doanh nghiệp luôn đặt mình trớc những khó khăn cầngiải quyết nh: Nâng cao trình độ quản lý; hạ thấp giá thành sản phẩm; tiết kiệmchi phí.

Qua thời gian thực tập tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà, một phần nào em thấyrõ hơn tầm quan trọng của công tác kế toán đối với việc quản lý, đặc biệt là côngtác kế toán vật liệu Đợc sự giúp đỡ của cán bộ phòng Tài vụ và đặc biệt là sự

giúp đỡ của TS Lê Thị Hồng Phơng, em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: Tổ chứccông tác kế toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà Tuy cha có kinh

nghiÖm thùc tÕ nhng em vÉn m¹nh d¹n t×m hiÓu vÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu t¹iC«ng ty nµy, nh»m mét mÆt n©ng cao kiÕn thøc, mÆt kh¸c muèn nªu ý kiÕn cñam×nh nh»m hoµn thiÖn h¬n c«ng t¸c h¹ch to¸n t¹i C«ng ty

Chơng I

Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác

kế toán vật liệu trong DNSX.

i Khái niệm, đặc điểm vật liệu:

1.1 Khái niệm.

Vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá, chỉ thamgia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đợcchuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Trong quá trìnhtham gia hoạt động sản xuất, dới tác động của lao động, vật liệu bị hao toàn bộhoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu.

1.2 Đặc điểm.

Đối với các Doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại vật liệu thờng chiếmtỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Do đó việc cungcấp nguyên vật liệu có kịp thời hay không sẽ ảnh hởng trực tiếp đến quá trình sảnxuất sản phẩm của Doanh nghiệp Chất lợng nguyên vật liệu quyết định đến chấtlợng sản phẩm.

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu đợc trong quátrình tái sản xuất Quản lý nguyên vật liệu là phải quản lý cả về mặt hiện vật và về

mặt giá trị Và đó cũng chính là quản lý vốn kinh doanh và tài sản của Doanhnghiệp.

Thêm vào đó vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thờng xuyên biến động.Doanh nghiệp phải thờng xuyên mua nguyên vật liệu đáp ứng kịp thời cho quátrình tái sản xuất, chế tạo sản phẩm và nhu cầu khác của Doanh nghiệp Vì vậyđòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ việc thu mua và bảo quản nguyên vật liệu.ii Phân loại.

Do vật liệu sử dụng trong Doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khácnhau nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại vậtliệu Phân loại vật liệu là việc sắp xếp các loại vật liệu với nhau theo một đặc trngnhất định nh theo vai trò tác dụng của vật liệu, theo nguồn hình thành, theo quyềnsở hữu vật liệu Trong đó việc phân loại dựa vào vai trò và tác dụng của vật liệutrong sản xuất đợc sử dụng phổ biến Theo cách phân loại này, vật liệu đợc chialàm các loại nh sau:

- Nguyên liệu,vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công,

chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (bông trong nhàmáy dệt, thép trong nhà máy cơ khí chế tạo, chè trong nhà máy chế biến chè, gỗtrong nhà máy chế biến sản xuất đồ gỗ) Ngoài ra nguyên vật liệu chính bao gồmcả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến

- Nguyên liệu,vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ

trong sản xuất đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc,mùi vị, hình dáng, hoặc các chất dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tliệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồkeo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau…).).

- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản

xuất kinh doanh nh than, dầu, khí đốt…).

- Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế

cho máy móc, thiết bị, phơng tiện, vận tải…).

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp,

không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…).).

- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài

sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt…).).

- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh

bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng.

iii Yêu cầu về quản lý vật liệu đối với doanh nghiệp sản xuất.

Quản lý vật liệu là một nhu cầu tất yếu khách quan của một doanh nghiệpsản xuất Có tổ chức quản lý chặt chẽ thì mới tránh đợc h hỏng mất mát, giảm bớt

rủi ro, thiệt hại trong quá trình xuất khẩu doanh nghiệp nhằm góp phần nâng caohiệu quả sản xuất Quản lý tốt vật liệu còn là điều kiện xác định kết quả kinhdoanh và đánh giá tài sản của đơn vị một cách đầy đủ, xác thực đảm bảo tínhtrung thực khách quan thông tin trình bày trên các báo cáo tài chính của doanhnghiệp.

Chính vì vậy quản lý doanh nghiệp phải chặt chẽ ở mọi khâu, từ khâu thumua, bảo quản, dự trữ và sử dụng.

Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thờng xuyên biến động Doanh nghiệp ờng xuyên tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chếtạo sản phẩm và các nhu cầu khác cho doanh nghiệp ở khâu thu mua đòi hỏiphải quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách chủng loại, giá mua và chi phícũng nh kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sảnxuất của doanh nghiệp.

Việc tổ chức tốt kho hàng, bến bãi trang bị đầy đủ các phơng tiện cân, đo,đong, đếm thực hiện đúng chế độ bảo quản tốt đối với từng vật liệu, tránh h hỏngmất mát thiếu hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vậtliệu.

Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở cácđịnh mức, dự đoán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sảnphẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp Do vậy trong khâu này cần tổchức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quátrình sản xuất.

ở khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tốithiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc bình thờngkhông bị ngng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, mua không kịp thời, hoặc gây tìnhtrạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều

Tóm lại, quản lý chặt chẽ vật liệu từ khâu mua tới khâu bảo quản, sử dụngvà dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý doanhnghiệp.

3.1 Vai trò của kế toán vật liệu.

Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sảnxuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện việc đánh giá phân loại phù hợp với các nguyên tắc yêu cầuquản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

- Tổ chức chứng từ tài khoản kế toán, sổ sách kế toán phù hợp với phơngpháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại,

quá trình hoạt động sản xuất cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuấtvà tính giá thành sản phẩm.

- Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua,tình hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và quá trình sử dụng vật liệutrong quá trình sản xuất.

iv Tính giá vật liệu:

Tính giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị củachúng theo những nguyên tắc nhất định Về nguyên tắc vật liệu phải đợc đánh giátheo giá thực tế, đó là toàn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để có đ ợcloại vật liệu đó Tuy nhiên một số doanh nghiệp để đơn giản hoá việc hạch toánvà ghi chép hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tìng hình xuấtvật t Song dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo đợc việcphản ánh tình hình nhập xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theogiá thực tế

4.1 Đối với vật liệu nhập kho.

A Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn

(bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng với các chi phí thu mua thựctế (chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản…).) trừ các khoản giảm giá hàng mua đ-ợc hởng (nếu có).

Giá thực tế Số lợng Giá đơn vị bình vật liệu = vật liệu x quân sau mỗi xuất dùng xuất dùng lần nhập

B Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc:

Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc,xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất.Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đ-ợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồncuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.

Phơng pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng ít danh điểmvật liệu, số lần nhập xuất ít mới có thể sử dụng đợc.

C Phơng pháp nhập sau xuất trớc:

Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên,ngợc với phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ở trên Nếu áp dụng phơng pháp này thìdoanh nghiệp phải tốn nhiều công sức và chỉ những doanh nghiệp có ít loại vậtliệu, số lần nhập khâủ ít mới áp dụng đợc.

D Phơng pháp giá thực tế đích danh:

Theo phơng pháp này vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từnglô và giữ nguyên từ lúc nhập kho cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điềuchỉnh) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Do vậy ph-ơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp trựctiếp và thờng sử dụng với các vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.

E Phơng pháp giá hạch toán:

Với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng chủng loại vật liệu nhiều,tình hình nhập xuất diễn ra thờng xuyên, việc xác định giá thực tế của vật liệuhàng rất khó khăn và đòi hỏi nhiều chi phí công sức Các doanh nghiệp có thể sửdụng giá hạch toán để ghi giá hàng ngày Giá hạch toán có thể là giá kế hoạchhoặc giá tạm tính Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sanggiá thực tế theo công thức:

Giá thực tế vật liệu Giá hạch toán vật liệu Hệ số giá xuất sử dụng trong kỳ = dùng trong kỳ x vật liệu (hoặc tồn kho cuối kỳ) (hoặc tồn kho cuối kỳ)

5.1 Phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Đây là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tănggiảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánhtừng loại hàng tồn kho Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta vì nhữngtiện ích của nó Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t hàng

sẽ tốn nhiều công sức Dù vậy phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấpthông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật

5.2 Phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Đây là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên liên tục về tìnhhình biến động của các loại vật t hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánhtừng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳcủa chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế, cha xuấtdùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác Độ chính xác của phơngpháp này không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi chép và nó thích hợp vớinhững đơn vị kinh doanh các chủng loại hàng hoá, vật t khác, giá trị thấp, thờngxuyên xuất dùng, xuất bán.

VI Hạch toán chi tiết vật liệu:

6.1 Phơng pháp thẻ song song.

ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất tồn vật liệuvề mặt số lợng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ đợc mở cho từngdanh điểm vật liệu.

ở phòng kế toán: Mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu t ơngứng với thẻ kho mở ở kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị Hàng ngày hoặcđịnh kỳ khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất tồn kho do thủ kho chuyển tới, nhânviên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào và tínhra số tiền Sau đó lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các thẻ kế toán chi tiếtvật liệu có liên quan Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho.Để thực hiện tốt đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứvào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu có liên quan để lập bảng tổng hợp nhập xuấttồn kho về mặt giá trị của từng loại nguyên vật liệu Số liệu của bảng này đốichiếu của phần kế toán tổng hợp Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viênkế toán còn mở sổ đăng ký thẻ kho Khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phảighi vào sổ.

Sơ đồ 6.1: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ đối chiếu kiểm tra.

Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ

tiêu số lợng Ngoài ra việc kiểm ta đối chiếu chủ yếu đợc tiến hành vào cuốitháng Do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.

Phạm vi sử dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có ít chủng loại

vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít và thích hợp với việc dùng máytính.

6.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

ở kho: Việc thực hiện ghi chép ở kho, thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻgiống nh phơng pháp thẻ song song.

ở phòng kế toán: Không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luânchuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật liệu theotừng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp cácchứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi mộtlần trong sổ Cuối tháng, đối chiếu số lợng trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻkho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp

Thẻ kho Thẻ hoặc sổ chi tiết Phiếu nhập

Phiếu xuất

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn

Kế toán tổng hợp

Sơ đồ 6.2: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán giảm bớt do chỉ ghi một lần vào

cuối tháng.

Nhợc điểm: Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, việc kiểm

tra đối chiếu vẫn chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng.

Phạm vi sử dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất không

có nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí nhân viên kế toán chi tiết vật liệu Dovậy không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.

6.3 Phơng pháp sổ số d.

Sơ đồ 6.3: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d.

Thẻ kho Sổ đối chiếu

luân chuyển Kế toán tổng hợp

Phiếu xuất Bảng kê xuất

Phiếu nhập Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

ở kho: Giống các phơng pháp trên, định kỳ sau khi ghi thẻ kho thủ kho phảitập hợp toàn chứng từ nhập kho xuất kho phát sinh từng vật liệu quy định Sau đólập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập xuấtvật liệu.

Ngoài ra thủ kho còn phải ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từngdanh điểm vật liệu vào sổ số d Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng chocả năm trớc ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi song thủkho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.

ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn vàkiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận chứngtừ kế toán và tính chứng từ (theo giá hạch toán) tổng cộng số tiền và ghi vào cộtsố tiền trên phiếu giao chứng từ Đồng thời ghi số tiền vừa tính đợc của từngnhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vậtliệu Bảng này đợc mở cho từng kho mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các phiếugiao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu.

Tiếp đó cộng với số tiền nhập, xuất trong tháng để tính ra số d cuối thángcủa từng nhóm vật liệu Số d này đợc dùng để đối chiếu với số d trên sổ số d (trênsổ số d bằng cách lấy số lợng tồn kho x giá hạch toán).

Ưu điểm: Tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm

bớt đợc khối lợng ghi chép kế toán công việc đợc tiến hành đều trong tháng

Nhợc điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có

và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem sốliệu trên thẻ kho Hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho vàphòng kế toán gặp khó khăn.

Phạm vi sử dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất có khối lợng

các nghiệp vụ nhập xuất nhiều, thờng xuyên, nhiều chủng loại với điều kiện

chứng từ xuất Kế toán

tổng hợp

doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán, đã xây dựng hệ thống danhđiểm vật liệu, trình độ chuyên môn kế toán vững vàng.

VII Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

7.1 Hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi tình hình hiện có,biến động tăng giảm nguyên vật liệu một cách thờng xuyên, liên tục Phơng phápnày đợc áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp kinh doanhthơng mại, kinh doanh các mặt hàng sản xuất khác nhau, có giá trị lớn, kỹ thuậtcao.

7.1.1 Thủ tục và chứng từ.

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đến nơi,có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận thu mua cả về số lợng, chất lợng, quycách…) Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào “biên bản kiểm nhậnvật t” sau đó bộ phận cung ứng lập “phiếu nhập kho vật t” trên cơ sở hoá đơn,giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghisố liệu vật liệu thực nhập vào phiếu rồi gửi về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.Trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách thủ kho phải báo cho bộ phận cungứng biết và ngời giao hàng lập biên bản.

Các chứng từ đợc sử dụng trong hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp thờngbao gồm:

1- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT).2- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT).

3- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT).4- Phiếu lĩnh vật t theo hạn mức (mẫu 04-VT).

5- Biên bản kiểm nghiệm vật t sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT).6- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH).

7- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (mẫu 03-BH).8- Hoá đơn thuế GTGT.

7.1.2 Tài khoản sử dụng.

Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu “ ”

Tài khoản này dùng theo dõi giá trị hiện có tình hình tăng, giảm, tồn khocủa các loại nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế Tài khoản 152 cóthể mở chi tiết theo từng loại nhóm, thử vật t tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơngtiện tính toán.

Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu tại khotrong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhập góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng).

Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu tại khotrong kỳ (xuất dùng, xuất bán, góp liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu đợc thởng) D nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho (đầu kỳ hay cuối kỳ).

Tài khoản 151: Hàng mua đi đ“ ờng”

Tài khoản này sử dụng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, dụngcụ, hàng hoá, mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sởhữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho (kể cả đang gửi ngờibán).

Bên nợ: Phản ánh giá trị vật t, hàng háo, đang đi đờng cuối tháng cha vềhoặc đã về tới doanh nghiệp nhng đang chờ làm thủ tục nhập kho.

Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng trớc kỳ đã nhập kho hay chuyển giaocho các bộ phận sử dụng hoặc cho khách hàng.

D nợ: Giá trị hàng đang đi đờng (đầu kỳ hay cuối kỳ).

Để phản ánh thuế đầu vào kế toán còn sử dụng tài khoản 133.

Tài khoản 133: Thuế GTGT đ“ ợc khấu trừ”

Tài khoản này đợc dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ,đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ.

Bên nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ Bên có: Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.

Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ Số thuế đầu vào hàng trả lại.

D nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào đợchoàn lại nhng ngân sách nhà nớc cha hoàn trả.

Ngoài ra trong quá trình hạchtoán, kế toán còn sử dụng một số tài khoảnliên quan khác nh: Tài khoản 331, 111, 112, 141, 311…).

7.1.3 Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu.

A Trờng hợp mua ngoài, hàng hoá và hoá đơn cùng về với các doanh nghiệptính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

- Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kếtoán ghi:

Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu (chi tiết) Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT đợc khấu trừ.

Có TK liên quan: 331, 141, 111, 112: Tổng giá trị thanh toán - Số chiết khấu hàng mua, giảm giá hàng mua (nếu có)

Nợ TK 111,112: Số tiền đợc ngời bán trả lại Nợ TK 138 (1388): Số đợc ngời bán chấp nhận.

Có TK 152 (chi tiết): Số chiết khấu mua hàng giảm giá hàng mua đợchởng theo giá không thuế.

Có TK 133 (1331): Thuế VAT không đợc khấu trừ.

B Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn:

Về quy tắc khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cáo cho các bên liênquan biết để cùng xử lý Về mặt kế toán ghi nh sau:

Nếu nhập toàn bộ:

Nợ TK 152 (chi tiết): Trị giá toàn bộ số hàng (giá không có thuế VAT) Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT tính theo số hoá đơn.

Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn.

Có TK 338 (3381): Trị giá số hàng thừa cha có thuế VAT Căn cứ vào quyết định xử lý:

Nếu trả lại cho ngời bán:

Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152: Trả lại số hàng thừa.

Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế VAT) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của hàng thừa.

Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa.

Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT) Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân.

Nếu ghi số thực nhập:

Ghi nhận số nhập nh trờng hợp A trên

Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi: Nợ TK 002 Khi xử lý số thừa ghi: Có TK 002.

Đồng thời căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau:

Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế VAT) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của hàng thừa.

Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa Có TK 002

Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:

Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế VAT) Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân.

Có TK 002.

C Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn:

Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhập, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm

nhận, thông báo cho bên bán hoặc ghi sổ nh sau:

Khi nhập:

Nợ TK 152: Trị giá số thực nhập kho (chi tiết) Nợ TK 138 (1381): Trị giá số thiếu (không có thuế) Nợ TK133 (1331): Thuế VAT theo hoá đơn.

Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn.

Khi xử lý:

Nếu ngời bán giao tiếp số hàng thiếu:

Nợ TK 152: Số hàng ngời bán giao tiếp Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu Nếu ngời bán không còn hàng:

Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu.

Có TK 133 (1331): Thuế VAT không đợc khấu trừ (của số hàngthiếu).

Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng:

Nợ TK 138 (1388): Cá nhân phải bồi thờng.

Có TK 133 (1331): Thuế VAT không đợc khấu trừ (của số hàngthiếu).

Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân:

Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu.

D Trờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nhhợp đồng:

Số hàng này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán Khi xuất khogiao trả hoặc số đợc giảm giá:

Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 152 (chi tiết).

Có TK 133 (1331): Thuế VAT không đợc khấu trừ của số giao trảhoặc giảm giá.

E Trờng hợp hàng mua về cha có hoá đơn:

Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng cha có hoá đơn” Nếu trongtháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng Còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn cha vềthì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán sau:

Nợ TK 152 (chi tiết) Có TK 331.

Sang tháng sau khi có hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tếbằng một trong ba cách sau:

Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toánthờng.

Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa số tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ(giá tạm tính > giá thực tế) hoặc ghi bằng bút toán thờng (giá tạm tính < giá thựctế).

Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi,ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng.

G Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về:

Kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đờng” Nếu trongtháng hàng về thì ghi sổ bình thờng Còn nếu cuối tháng hàng vẫn cha về thì ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn (không thuế VAT).

Nợ 133 (1331): Thuế VAT đợc khấu trừ Có TK liên quan: 331, 111, 112, 141 Sang tháng sau khi hàng về:

Nợ TK 152: Nếu nhập kho (chi tiết vật liệu) Nợ TK 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xởng Có TK 151: Hàng đi đờng kỳ trớc đã về.

H Trờng hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chếbiến:

Ghi theo giá thành sản xuất thực tế hoặc giá thành chế biến thực tế Nợ TK 152 (chi tiết).

Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công Có TK 512: Vật liệu tự sản xuất.

I Trờng hợp tăng vật liệu khác:

Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, vật liệu của doanhnghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác nh nhận liên doanh, đánh giá tăng,thừa Mọi trờng hợp phát sinh làm tăng giá vật liệu đều đợc ghi:

Nợ TK 152 theo giá thực tế đối ứng với các tài khoản thích ứng Nợ TK 152 (chi tiết): Giá thực tế vật liệu tăng thêm.

Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thởng, vốn góp liên doanh.

Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu Có TK 338 (3388): Vay, giữ tạm thời.

Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ Có TK 311: Vay vật liệu quy thành tiền.

Có TK 642: Thừa trong định mức tại kho.

Có TK 338 (3381): Thừa ngoài định mức chờ xử lý.

Có TK 621, 627, 641, 642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu Có TK 222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh.

Có TK 241: Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCBtừ sửa chữa lớn TSCĐ.

Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, do phần thuếVAT đợc tính vào giá thực tế vật liệu khi mua vào kế toán ghi:

Nợ TK 152 (chi tiết): Giá thực tế vật liệu mua ngoài (kể cả thuế GTGT) Có TK liên quan: 331, 111, 112, 311,…).

Các khoản chiết khấu mua hàng giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại: Nợ TK liên quan: 331, 111, 112, 1388,…).

Có TK 152.

7.1.4 Hạch toán tình hình giảm vật liệu.

Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuấtkinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp liên doanh Mọi trờng hợpgiảm vật liệu đều theo giá thực tế ở bên Có TK 152.

A Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 621 (chi tiết): Xuất chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ,dịch vụ.

Nợ TK 627 (6272 – chi tiết phân xởng): Xuất dùng chung cho phân ởng sản xuất.

Nợ TK 641 (6412): Xuất phục vụ cho bán hàng.

Nợ TK 642 (6422): Xuất dùng cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Xuất dùng cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ.

Có TK 152 (chi tiết): Giá thực tế vật liệu xuất dùng.

B Xuất góp vốn liên doanh:

Phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ đợc phản ánh vào TK

421 “chênh lệch đánh giá lại TS”.

Nợ TK 222: Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn Nợ TK 228: Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn Nợ (Có) TK 412: Phần chênh lệch.

C Xuất thuê ngoài gia công chế biến:

Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến Có TK 152: Giá thực tế vật liệu (chi tiết).

D Giảm cho vay tạm thời:

Nợ TK 138 (1388), 136 (1368) Có TK 152.

E Giảm do các nguyên nhân khác:

Nợ TK 632: Nhợng bán.

Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho.

Nợ TK 138 (1388), 334: Thiếu cá nhân phải bồi thờng Có TK 152: Giá thực tế vật liệu giảm.

Có thể khái quát phơng pháp kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu theo ơng pháp kê khai thờng xuyên bằng sơ đồ sau:

ph-Sơ đồ 7.1: Hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (Tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)

Đây là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tìnhhình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm mà chỉ phản ánh giá trị tồnkho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồnkho thực tế cha xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác Phơngpháp này chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại vật t, hànghoá khác nhau giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.

Sơ đồ 7.2: Hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (Tính theo phơng pháp khấu trừ)

TK 331, 111, 141, 311…) TK 152 TK 621 Tăng do mua ngoài Xuất chế tạo sản phẩm TK 133

TK 627, 641, 642

Thuế VAT đợc khấu trừ

Xuất cho các chi phí TK 151 sản xuất chung, bán hàng Hàng đi đờng kỳ trớc

TK 411 TK 1428, 222

Nhận cấp, phát, tặng, thởng Xuất góp vốn liên doanh

TK 642, 3381 TK 154 Thừa phát hiện khi kiểm kê Xuất thuê ngoài gia công chế biến

TK 128, 222 TK 1381, 642…) Nhận lại vốn góp liên doanh Phiếu hiện thiếu

TK 412 TK 412 Đánh giá tăng Đánh giá giảm

7.2.1 Tài khoản sử dụng.

TK này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm, nguyên vật liệu…).theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua).

Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêmtrong kỳ.

Bên có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, xuất dùng, xuất bán, thiếu hụttrong kỳ và tồn kho cuối kỳ.

TK 611 cuối kỳ không có số d và đợc chi tiết thành 2 tiểu khoản: 6111: Mua nguyên vật liệu.

6112: Mua hàng hoá.

Đối với các TK phản ánh hàng tồn kho (TK 152, 151…).) kế toán chỉ sử dụngở đầu kỳ (để kết chuyển số d đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị tồnthực tế cuối kỳ) Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK khác nh phơng pháp kêkhai thờng xuyên.

7.2.2 Phơng pháp hạch toán.

Đầu kỳ kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại Nợ TK 611 (6111).

Có TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho.

Có TK 151: Hàng đi đờng (vật liệu đi đờng).

Trong kỳ căn cứ vào hoá đơn mua hàng (với doanh nghiệp tính thuế VATtheo phơng pháp khấu trừ):

Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu thu mua Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT đợc khấu trừ Có TK liên quan: 111, 112, 331.

Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liệu trong kỳ: Nợ TK 611 (6111).

Có TK 411: Nhận vốn góp liên doanh, tặng thởng, cấp phát Có TK 311, 336, 338: Nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn Có TK 222: Nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn.

Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại trong kỳ(với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ nếu có).

Nợ TK 331, 111, 112: Số chiết khấu mua hàng giảm giá, hàng mua, vàhàng mua trả lại (tổng số).

Có TK 133 (1331): Thuế VAT không đợc khấu trừ Có TK 611 (6111): Trị giá thực tế.

Cuối kỳ căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý sốmất mát, thiếu hụt:

Nợ TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: Hàng đi đờng cuối kỳ.

Nợ TK 138, 334: Số cá nhân phải bồi thờng Nợ TK 1381: Số thiếu hụt chờ xử lý.

Nợ TK 642: Số thiếu trong định mức.

Có TK 611 (6111): Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất đợc xác định bằng cách: Lấy tổng số phát sinh bên nợ TK 611 trừ đi số phát sinh bên có TK 611 (baogồm số tồn kho cuối kỳ, số mất mát, số trả lại, chiết khấu mua hàng, giảm giá

mua hàng…).) rồi phân bổ cho các đối tợng sử dụng (dựa vào mục đích sử dụnghoặc tỷ lệ định mức…).).

Nợ TK liên quan: 621, 627, 641, 642 Có TK 611 (6111).

Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, đối với các vậtliệu mua ngoài giá thực tế bao gồm cả thuế VAT đầu vào Do vậy kế toán ghi: Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu mua ngoài.

Có TK liên quan: 331, 111, 112…).: Tổng giá thanh toán (cả thuếVAT, thuế nhập khẩu).

Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại(nếu có)

Nợ TK 331, 111, 112…) Có TK 611 (6111).

Các nghiệp vụ khác phát sinh ở thời kỳ đầu, trong kỳ, cuối kỳ hạch toán nhdoanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ để tính thuế giá trị gia tăng.

Sơ đồ: Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê khai định kỳ (Tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp).

TK 151, 152, 153 TK 611 TK 151, 152, 153 Giá trị vật liệu tồn ĐK Giá trị vật liệu tồn CK Cha sử dụng

TK 111, 112, 331TK 111, 331, 411

Chiết khấu, giảm giá Giá trị vật liệu tăng thêm

Hàng bị trả lại Trong kỳ (Tổng giá thanh toán)

TK 621, 627 Giá thực tế vật liệu

Xuất dùng

Sơ đồ: Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê khai định kỳ (Tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ).

TK 151, 152, 153 TK 611 TK 151, 152, 153 Giá trị vật liệu tồn ĐK Giá trị vật liệu tồn ĐK

Cha sử dụng

TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 Giá trị vật liệu mua trong kỳ Chiết khấu, giảm giá

TK 1331 Hàng trả lại

Thuế VAT đợc TK 138, 334, 821, 642 khấu trừ

Giá trị thiếu hụt, mất mátTK 411

Nhận vốn liên doanh cấp, TK 621, 627, 641, 642 phát, tặng, thởng

TK 1421

TK 311, 366, 338 Giá trị dụng cụ Phân bổ xuất dùng lớn

Vay cá nhân, đơn vị và đối tợng khác

Giá trị vật liệu công cụ xuất dùng nhỏTK 412

Đánh giá tăng

Chơng II

Tình hình thực trạng, tồn tại, hớng đi lên phải làm công tác hạch toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà.I Tổng quát về Công ty Bánh kẹo Hải Hà:

1.1 Đặc điểm chung.

Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một doanh nghiệp nhà nớc hạch toán kinh tếđộc lập, tự điều chỉnh về tài chính, có t cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản, cócon dấu riêng, và nó trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ.

Với tên giao dịch là HAI HA Confectionery Company (HaiHaCo) có trụ sởgiao dịch chính tại 25 phố Trơng Định, quận Hai Bà Trng, Hà Nội.

Là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có chủng loại sản phẩm đa dạng, hiệnnay sản phẩm của Công ty lên tới 50 sản phẩm với sản phẩm chính là bánh kẹocác loại Ngoài ra còn bao gồm các loại sản phẩm phụ nh: mì ăn liền, đờng…) Tớinay gần 40 năm liên tục và phấn đấu, Công ty đã đạt đợc những thành tích đángkhen ngợi, liên tục trong nhiều năm liền là đơn vị quản lý giỏi của ngành, là lá cờđầu về sản lợng của ngành biểu hiện là công ty đã có mặt ở khắp nơi trên thị trờngnội địa và bớc đầu đã có sản phẩm nội địa và có sản phẩm xuất khẩu sang một sốnớc nh: Bungary, Nhật, Hàn Quốc…) Sản phẩm của Công ty đạt đợc chất lợng caovà là một trong những mặt hàng lọt vào “Top Ten” trong hàng tiêu dùng hiện nay.

1.2 Quá trình phát triển.

Để tồn tại, đứng vững trên thị trờng và phát triển đợc nh ngày nay, Công tyđã phấn đấu không ngừng chủ động sáng tạo Để có đợc kết quả nh ngày nayCông ty đã trải qua các giai đoạn:

Năm 1950-1960: Tổng Công ty nông thổ miền Bắc (trực thuộc Bộ Ngoại ơng) đã quyết định cho xây dựng một cơ sở thí nghiệm có tên là “Xởng thựcnghiệm” để nghiên cứu hạt chân chân (Tapioca) vào tháng 1/1959 với số côngnhân viên ban đầu là 9 ngời Giữa năm 1959 đến tháng 1/1960, thực hiện chủ tr-ơng của Công ty nông thổ miền Bắc, cơ sở bắt tay nghiên cứu thực nghiệm và sảnxuất mặt hàng miến từ nguyên vật liệu đậu xanh để cung cấp cho nhân dân tiêudùng.

Ngày 25/12/1960 xởng sản xuất miến Hoàng Mai ra đời Đây là bớc đầutiên của Công ty chuyên sản xuất miến đậu xanh, ngoài ra xí nghiệp còn sản xuấtnớc dấm, tinh bột ngô.

Năm 1966: Lúc này nhiệm vụ của nhà máy đã có sự chuyển biến để phùhợp với tình hình chiến tranh Thực hiện chủ trơng của Bộ Công nghiệp nhẹ việnthực phẩm đã lấy đây là cơ sở vừa sản xuất vừa thực nghiệm các đề tài nghiên cứuthực phẩm Từ đây nhà máy mang tên “Nhà máy thực nghiệm thực phẩm HảiHà”.

Sản phẩm lúc này là: Tinh bột ngô, viên đạm, trao tơng, nớc chấm (lên menvà hoá giải), dầu đậu tơng, bánh mỳ, bột dinh dỡng trẻ em.

Năm 1970: Nhà máy đổi tên “Nhà máy thực phẩm Hải Hà” Sản phẩm làkẹo, mạch nha, giấy tinh bột.

Năm 1987: Sau Đại hội Đảng lần thứ VI, đất nớc ta chuyển mình trongkhông khí đổi mới, nền kinh tế chuyển sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lýcủa Nhà nớc Đây là một thử thách của nhà máy xí nghiệp không bắt kịp xu hớngcó thể bị đóng cửa hoặc bị phá sản nhng nhà máy đã tìm đợc hớng đi đúng chomình Một lần nữa nhà máy lại đổi tên “Nhà máy kẹo xuất khẩu Hải Hà” Sảnphẩm là kẹo các loại và giấy tinh bột.

Năm 1992: Năm 1990 vẫn đang trong tình trạng gặp khó khăn và đầy thửthách của nền kinh tế thị trờng Do vậy nhà máy cũng phải thay đổi phơng thứcquản lý Tháng 7/1992 Nhà máy chính thức đổi tên thành “Công ty Bánh kẹo HảiHà” trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ Sản phẩm là kẹo các loại, bích quy, bánhkem xốp.

Năm 1993: Tách một bộ phận thành lập Công ty liên doanh KOTOBUKI” Sản phẩm là kẹo cứng, bánh snack, bánh tơi, bánh cookies, Kẹocao su.

Năm 1995: Thành lập Công ty liên doanh MIWON chuyên sản xuất bộtngọt tại Phú Thọ – Việt Trì.

Năm 1996: Thành lập Công ty liên doanh “HAIHA- KAMEDA” ở NamĐịnh nhng giải thể vào tháng 11/1998.

Làm nguội

Tạo hình, bao gói

D©y chuyÒn s¶n xuÊt kÑo mÒm gåm 5 tæ s¶n xuÊt:

Tæ 1 2 3 4 5 Tªn NÊu Níng M¸y Bao gãi §ãng tói

1.3.2 D©y chuyÒn s¶n xuÊt b¸nh xèp.

1.3.3 Quy tr×nh s¶n xuÊt b¸nh quy.

1.3.4 Quy tr×nh s¶n xuÊt kÑo cøng cã nh©n.

Còng nh kÑo mÒm, d©y chuyÒn s¶n xuÊt kÑo cøng cã nh©n còng gåm 5 tæs¶n xuÊt:

Tæ 1 2 3 4 5 Tªn NÊu Níng M¸y Bao gãi §ãng tói

b¸nh T¹o kem

PhÕt kem M¸y c¾t thanh Bao gãi

Nguyªn liÖu, bét mú, mì Nhµo trén

T¹o h×nh b»ng khu«n Níng

Lµm nguéi

Khèi phô kiÖn, c¸c chÊt phô gia

§ãng tói b»ng tay

§ãng tói b»ng m¸y

Lµm nguéi

Phñ s«c«la

Riêng đối với khâu tạo hình, với các loại bánh khác nhau có thể có các loạikhuôn mẫu bánh khác nhau

Mạch chính Mạch phụ (có nhân)

II Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công tyBánh kẹo Hải Hà:

2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.

Công ty Bánh kẹo Hải Hà ( tên giao dịch HAIHACO ) là một doanh nghiệplớn thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ Với chức năng chính là doanh nghiệp nhà nớcchuyên sản xuất, kinh doanh mặt hàng bánh kẹo phục vụ nhu cầu tiêu dùng trongnớc và một phần xuất khẩu Là một đơn vị sản xuất, Công ty phải đảm đơng mộtsố nhiệm vụ đối với nền kinh tế – xã hội.

Nghĩa vụ cao nhất của một đơn vị sản xuất là việc cung ứng ra thị trờngnhững sản phẩm dân c cần phù hợp với thu nhập các tầng lớp nhân dân.Thứ hai làđa dạng hoá sản phẩm trong nớc, góp phần mình tạo xu thế ngời Việt Nam dùnghàng Việt Nam Điều đó Công ty đang thực hiện từng bớc bằng cách nâng cao

Đờng, nớc

Hoà tan, lọc Nấu

Làm nguội

Tạo hình Bao gói

Đờng, nớc, nha, đầu đuôi

Hoà tan Nấu

Phối trộn (có thể có phế liệu) Bơm nhân

Đóng thành phẩm Nhập kho

chất lợng sản phẩm, cải tiến mẫu mã: từ kẹo cứng không nhân những ngày đầuđến nay đã làm ra kẹo mềm, kẹo dẻo, bánh đang hớng tới mặt hàng bánh tơi Đối với xã hội: Các doanh nghiệp cũng nh Công ty Bánh kẹo Hải Hà phải cónghĩa vụ giải quyết vấn đề việc làm cho những ngời lao động tại khu vực, cảithiện mức sống và môi trờng sống cho họ, các khoá đào tạo bồi dỡng và chế độkhen thởng khuyến khích đối với nhân viên góp phần nâng cao dân trí Ngoài raCông ty còn thực hiện tốt các chế độ chính sách của Nhà nớc đối với ngời cócông, ngời lao động Đồng thời Công ty cũng hởng ứng công cuộc Công nghiệphoá - Hiện đại hoá đất nớc bằng công tác nghiên cứu cải tiến ứng dụng khoa họcvào sản xuất.

Có thể nói trong 40 năm qua, Công ty Bánh kẹo Hải Hà đã không ngừngphát triển và mở rộng quy mô sản xuất Do đó, Công ty Bánh kẹo Hải Hà đã tìmđợc những biện pháp hữu hiệu vợt qua biết bao khó khăn về vốn, về thị trờng vànhững cơn lốc cạnh tranh hàng ngoại nhập, Công ty vẫn hoạt động liên tục vàkhông ngừng phát triển.

Qua các chức năng nhiệm vụ của Công ty, có thể thấy Công ty cũng mangnhững trách nhiệm trớc nền kinh tế – xã hội nh bất cứ một doanh nghiệp sảnxuất nào Công ty là một bộ phận và là một đại diện đặc trng cho loại hình đơn vịnày

2.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh.

Công ty Bánh kẹo Hải Hà là đặc trng tiêu biểu cho ngành công nghiệp hiệnnay Công ty không ngừng năng động, chuyển đổi các sản phẩm nhằm tạo thế vàlực cạnh tranh mạnh trên thị trờng Không chỉ chú trọng mở rộng thị trờng, doanhnghiệp còn cố gắng hiện đại hoá, nâng cao năng lực sản xuất của máy móc và conngời Với kết quả phấn đấu không mệt mỏi, hiện nay các đơn vị đã có một mặtmới: có điều kiện cơ sở vật chất khang trang, hiện đại, phong cách công nghiệptuân thủ nghiêm ngặt có trách nhiệm, đã và đang tìm hớng đầu t mới: mở các xínghiệp thành viên, tham gia thành lập với các đối tác nớc ngoài các Công ty liêndoanh Doanh nghiệp đang trên đà phát triển mạnh.

Bộ máy quản lý của Công ty đứng đầu là Tổng giám đốc, chịu trách nhiệmvề toàn bộ hoạt động cũng nh vốn của nhà nớc tại đơn vị Giúp việc cho ông làcác giám đốc bộ phận Các giám đốc liên doanh phụ trách phần vốn tham gia liêndoanh với nớc ngoài Bộ phận này hoạt động theo luật đầu t dới sự quản lý của BộKế hoạch và đầu t Do vậy nó hơi tách ra so với các bộ phận khác, chỉ chuyểnphần lãi lỗ về công ty Các giám đốc điều hành sản xuất là ngời trực tiếp quản lý

Định vốn là các đơn vị độc lập sát nhập vào, nên chúng có cơ cấu tự quản lý kháhoàn chỉnh Chúng nhận các chỉ thị tổng quát tại công ty, tự điều phối và báo cáotrở lại Giữa các xí nghiệp này và các xí nghiệp ở Hà Nội có sợi dây trao đổi hànghoá khá chặt chẽ, thờng xuyên Các đơn vị tại Hà Nội phát triển từ các phân xởngđi lên và chuyên sản xuất một nhóm mặt hàng nhất định Phòng Kinh doanh lànơi nguyên cứu thị trờng, tìm ra các nhu cầu sản phẩm mới Từ đó nghiên cứu chếtạo thử tại phòng hoá nghiệm Nếu thực hiện tốt, phòng sẽ lập kế hoạch sản xuấtcho từng bộ phận, đặt mua các nguyên vật liệu đầu vào, đa ra các định mức sửdụng cho từng loại Bộ phận gián tiếp tại các xí nghiệp thành viên sẽ lên kế hoạchcụ thể chi tiết hơn, phân bổ lực lợng lao động, phân công ca kíp, tính lơng thởngchế độ cho nhân viên, nhận các vật t từ kho và tiến hành sản xuất Các đơn vị nàyđợc tự xử lý các vấn đề phát sinh trong khâu này: nh bảo dỡng máy, mua ngoàicác vật t, công cụ…) Bộ phận kho theo dõi và bảo quản các loại vật t, rồi sau đó lạitiếp tục nhận tích trữ thành phẩm chờ bán ra Phòng kinh doanh quản lý trực tiếpbộ phận kho, từ đó điều phối sản phẩm cho các bạn hàng, đại lý, hay các cửa hànggiới thiệu sản phẩm Phòng sẽ tiếp thị, mở rộng thị trờng trên phạm vi toàn lãnhthổ Phòng kế toán là đơn vị gián tiếp giúp cho phòng kinh doanh quản lý các mốiquan hệ với bên trong và bên ngoài về mặt tiền tệ, tham mu cho họ trớc khi raquyết định, đồng thời thông tin cho tổng giám đốc và các đối tợng bên ngoài vềtình hình hoạt động cũng nh quản lý vốn tại doanh nghiệp Ta thấy từng bớc hoạtđộng của công ty đều đợc quản lý, theo dõi một cách cụ thể, sát sao, sự phân côngphân nhiệm ở đây khá rõ ràng, tách bạch làm cho các hoạt động ăn khớp đồng bộvới nhau Mặc dù vậy, các bộ phận vẫn có sự tự do linh hoạt để phát huy hết tínhnăng động và sáng tạo của mình trong sản xuất Do các đơn vị này đợc tự do muangoài vật liệu phụ trợ nên họ đều cố gắng mua với giá cả phù hợp, thoả mãn tốt đ-ợc yêu cầu công việc của họ.

Riêng về nguyên vật liệu, đây là yếu tố đầu vào quan trọng, ảnh hởng trựctiếp đến chất lợng sản phẩm cũng nh tiến độ công việc, nên rất đợc chú trọngquan tâm Phòng kinh doanh khá sát sao quản lý theo từng bớc hình thành và sửdụng Bắt đầu từ nguồn cung cấp nguyên vật liệu do các loại nguyên vật liệu nàylà sản phẩm công nghiệp thực phẩm chế biến có yêu cầu vệ sinh kỹ thuật khá cao,nên khi lựa chọn nguồn cung ứng doanh nghiệp đều đặt tiêu chuẩn này là quantrọng hàng đầu để xét duyệt Doanh nghiệp cố gắng sử dụng nguồn trong nớcnhằm hạ thấp chi phí đầu vào nhng vẫn phải trải qua các đợt kiểm nghiệm sát saocủa phòng kiểm hoá Đặc biệt đối với các loại vật liệu có tính độc hại cao nh cácchất bảo quản, chất tạo hơng, phẩm màu…) Khi đã lựa chọn nguồn hàng, doanhnghiệp cũng xét chọn cả thời điểm và số lợng đặt hàng nhằm tạo ra các khoản lợi

do giảm giá mang lại nh mua với số lợng lớn rồi tích trữ đờng khi giá rẻ trongnăm vừa qua Cũng dựa vào kế hoạch sản xuất và mức độ biến động của nhu cầusản phẩm, phòng kinh doanh lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu Theo kếhoạch đó, nhân viên thu mua đợc cử đi thu gom Khi về nhập kho một lần nữaphải qua kiểm duyệt của bộ phận kiểm tra chất lợng sản phẩm (KCS) Nếu đảmbảo chất lợng mới cho nhập kho Thủ kho phải sắp xếp tuân thủ nghiêm ngặt chếđộ bảo quản của từng loại Khi đa vào sản xuất phòng kinh doanh cũng quản lýrất chặt chẽ định mức sử dụng của từng loại Định mức tiêu hao và tỷ lệ các loạivật t trong sản phẩm đợc phòng đa ra khá tỷ mỷ dựa trên nhu cầu và khả năng chitrả của từng bộ phận khách hàng sao cho chất lợng sản phẩm tơng ứng với giá củanó Hàng tháng kế toán tập hợp chứng từ sử dụng để tiến hành tổng hợp việc thựchiện này Và trên cơ sở đó phát hiện nhanh chóng các sai lạc trong đó để sửa chữakịp thời vào tháng sau Đối với các vật liệu có hàm lợng chất độc tố cao nh cácchất bảo quản, phẩm màu…) bộ phận KCS luôn áp dụng tỷ lệ cho phép của Bộ Ytế hay các tiêu chuẩn kỹ thuật gắt gao của quốc tế Nếu hàm lợng này cao hơnquy định thì sản phẩm sẽ bị loại thải quay trở lại tái chế Vậy ở đây cả 3 bộ phận:phòng kinh doanh, phòng KCS, bộ phận kho đều rất chú trọng quản lý đồng bộnguyên vật liệu ở từng bộ phận Chất lợng của nó là tiêu chuẩn hàng đầu đợc tuânthủ nghiêm ngặt xuyên suốt quá trình hình thành và sử dụng Song không phải vìvậy mà giá phí của nó bị xao nhãng.

2.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty.

III Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Bánhkẹo Hải Hà:

3.1 Vị trí và vai trò của tổ chức kế toán.

Tổ chức kế toán có vai trò chủ yếu là bộ phận gián tiếp tham mu cho Tổnggiám đốc, phòng kinh doanh quản lý hoạt động của các xí nghiệp thành viên vàmối quan hệ với bên ngoài về mặt giá trị tiền tệ Nó theo dõi, ghi nhận các hoạtđộng này về mọi mặt, lập các báo cáo tổng quan, đa ra các số liệu minh chứngcho các ý kiến tham mu Nó cho phép các đối tợng bên ngoài có cái nhìn tổngquan trung thực về tình hình của công ty, để từ đó họ có các quyết định đúng đắntrong mối hợp tác với doanh nghiệp.

3.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.

Trớc cơ cấu tổ chức và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh nh trêncông tác kế toán tại Công ty đợc tổ chức khá chặt chẽ, hợp lý, hiệu quả, sẵn sàngcung cấp thông tin quyết định nhờ hệ thống các chỉ tiêu phân tích kinh tế

Do đặc điểm có nhiều thành viên hoạt động xa cách nhau về không gian, cótính chất hoạt động khác nhau nên Công ty phân nhiệm tổ chức rất rõ ràng, phùhợp với điều kiện cho phép Hai liên doanh đăng ký hoạt động kinh doanh đã hìnhthành pháp nhân độc lập nên bộ phận kế toán tại đây cũng tách riêng khỏi kế toánchủ quản của Công ty Đối với các xí nghiệp thành viên doanh nghiệp áp dụnghình thức tổ chức vừa tập trung vừa phân tán Do hai xí nghiệp Nam Định và ViệtTrì ở xa nên doanh nghiệp cho phép hạch toán độc lập riêng Bộ phận kế toántổng hợp tại Hà Nội chỉ ra các quyết định các hớng xử lý chỉnh sửa cho bộ phậnnày Định kỳ bộ phận kế toán tổng hợp tại Hà Nội về kiểm tra việc ghi chépchứng từ, phản ánh lên các sổ Hàng tháng mỗi khi có nghiệp vụ phát sinh kế toánở đây cũng ghi nhận chứng từ phản ánh vào sổ riêng của họ Cuối kỳ lập các báocáo kế toán, bộ phận gửi lên phòng trung tâm kèm với các chứng từ có liên quannh biên bản kiểm kê, hoá đơn trao đổi giữa Công ty với các đơn vị này, bảng đốichiếu công nợ giữa 2 bên Các xí nghiệp tại Hà Nội lại đợc quản lý tập trung tạiphòng kế toán Công ty Bởi đây là các thành viên nhỏ từ phân xởng đi lên lại tậptrung ở ngay sát bộ phận gián tiếp tổng điều hành chung Nếu mở thêm các nhânviên kế toán ở đây thì thực sự không cần thiết và còn làm tăng thêm chi phí quảnlý Tại đây chỉ có các nhân viên gián tiếp làm quản lý chung và thực hiện hạchtoán ban đầu hoặc ghi chép sơ bộ Cuối kỳ kế toán tập hợp các thông tin lại để xửlý Trong phòng kế toán các nhân viên bộ phận sẽ thực hiện hạch toán riêng theokhu vực Hà Nội, ra số liệu tổng hợp rồi kết hợp với các báo cáo của các xí nghiệp

thành viên để lập các báo cáo cuối cùng của phần mình phụ trách Các kế toántổng hợp là những ngời có nhiều kinh nghiệm trong nghề sẽ bao quát tổng quátcác bộ phận, kiểm soát thông tin và quá trình hạch toán nội bộ cũng nh tiến hànhphân tích các chỉ tiêu kinh tế nhằm đa ra ý kiến tham mu cuối cùng Nh vậy là đốivới các xí nghiệp ở xa doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ chức kế toán phân tán.Đối với 5 xí nghiệp ở Hà Nội doanh nghiệp áp dụng hình thức tập trung Song dùở hình thức nào, các bộ phận này cũng đều đợc quản lý một cách chặt chẽ, thựcthi các quy định chung của Công ty Việc phân công phân nhiệm rõ ràng trên dớilàm cho việc quy trách nhiệm và quản lý đợc dễ dàng, công tác kế toán đợc thựchiện ăn khớp, đồng bộ, thống nhất.

Đó là về nhân sự Còn về nội dung doanh nghiệp hạch toán theo chế độ kếtoán doanh nghiệp nhà nớc hiện hành áp dụng cho doanh nghiệp quy mô lớn.Theo đó chu kỳ kế toán xác định theo năm, tháng dơng lịch Các chứng từ bắtbuộc của bộ và các chứng từ chứng minh liên quan dù ở dạng viết tay hay in bằngmáy đều cố gắng thoả mãn tốt các yêu cầu đầy đủ, tập trung, có hệ thống, kịpthời Có chứng từ không tiện sử dụng, doanh nghiệp đã đăng ký xin thay thế nhhoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm lu chuyển nội bộ Kế toánthực hiện theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho nhng lại tập hợpchứng từ vào cuối mỗi tháng Việc tập hợp chứng từ của tháng cùng với việc tínhgiá theo giá thực tế đích danh và thực tế bình quân gia quyền, cho phép hoànthiện chứng từ xuất trớc khi ghi nhận lên sổ sách Vì thế tuy cuối tháng nhng mọinghiệp vụ đều có thể định khoản theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Giá trịhàng xuất tính trên giá trung bình chứ không đi từ hàng tồn Bây giờ chứng từ đợcvào sổ giấy, hoặc máy làm t liệu cho báo cáo tài chính Các báo cáo bắt buộc kếtoán tại đây thực hiện khá thành thục Báo cáo hớng dẫn còn đang trong giai đoạnthử nghiệm để lập luận chứng từ cuối cùng trình bộ Kế toán chủ yếu đợc thựchiện trên máy vi tính (hay kế toán tự động) không còn nhiều kế toán thủ công.Các báo cáo này cũng đợc lu rồi in trên máy sau khi đã kiểm tra đối chiếu cùngvới các sổ nhật ký – chứng từ, các bảng kê Đúng thời hạn kế toán doanh nghiệpnộp các báo cáo tài chính lên cục thuế, tổng cục thống kê, cục quản lý vốn nhà n-ớc Sau khi có quyết toán, doanh nghiệp đa chứng từ gốc vào lu trữ ở kho kế toántrong vòng 10 năm Nh thế hình thức kế toán tại đơn vị là một hình thức chungkhá phổ biến trong ngành công nghiệp Nó phù hợp với quy mô lớn, với cách thứcsử dụng hầu hết các tài khoản, phân công cho từng bộ phận, từng thành phần côngviệc cụ thể, mạch lạc.

3.3 Cơ cấu phòng Tài vụ.

Qua sơ đồ trên ta thấy bộ máy kế toán của Công ty đợc chia thành các phầnhành kế toán riêng biệt và mỗi nhân viên kế toán có nhiệm vụ riêng, cụ thể nhsau:

+ Kế toán trởng: Là ngời chịu trách nhiệm tổ chức, hớng dẫn, kiểm tra vàchỉ đạo chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty Đồng thời theo dõi và phảnánh tình hình tài chính của Công ty cho Tổng giám đốc, giúp lãnh đạo Công typhân tích tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty để đề ra đợc các quyết địnhđúng đắn.

+ Kế toán chi phí và giá thành: Căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ, các phiếunhập và xuất kho, các hợp đồng kinh tế…) tính toán, kiểm tra các số liệu do các bộphận có liên quan cung cấp, tập hợp và kết chuyển (hoặc phân bổ) chi phí sảnxuất theo đúng đối tợng tính giá thành, xác định giá thành sản phẩm trong kỳ mộtcách đầy đủ và chính xác.

+ Kế toán tiền gửi ngân hàng: Có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng, quảnlý số tiền của Công ty tại các ngân hàng, theo dõi quản lý lợng tiền thu, chi quangân hàng,

+ Kế toán thanh toán bằng tiền mặt: Thực hiện theo dõi thu, chi qua cácchứng từ hoá đơn hợp lệ Đồng thời theo dõi các khoản công nợ nội bộ và huyđộng vốn của Công ty.

+ Kế toán vật liệu tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tìnhhình nhập – xuất – tồn từng loại vật t Do đặc điểm sản phẩm sản xuất tại Côngty đòi hỏi nhiều chủng loại vật t nên công tác kế toán vật t có khối lợng công việckhá lớn.

Kế toán tr ởng

Kế toán tổng hợp kiêm

kế toán TSCĐ

Kế toán

chi phí và

tính giá thành

Kế toán

tiêu thụ thành phẩm

Kế toán

vật liệu tổng

Kế toán thanh

toán bằng tiền mặt

Kế toán

tiền gửi ngân hàng

Kế toán

xây dựng

cơ bản

Thủ quỹ

+ Kế toán tiêu thụ sản phẩm: thực hiện ghi chép kế toán doanh thu, các chiphí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh.

+ Kế toán xây dựng cơ bản: Theo dõi và hạch toán các khoản chi phí về xâydựng cơ bản, chi phí sửa chữa lớn và sửa chữa thờng xuyên của tài sản.

+ Kế toán tổng hợp kiêm tài sản cố định: Thực hiện theo dõi sự biến độngcủa tài sản cố định và thực hiện các phần công việc kế toán còn lại Có nhiệm vụlập báo cáo kế toán định kỳ, kiểm tra các phần hành kế toán ở các bộ phận kếtoán.

+ Thủ quỹ: Theo dõi sự biến động về lợng tiền mặt tại quỹ và kết hợp với kếtoán tiền mặt kiểm kê lợng tiền hàng ngày có trong quỹ.

Tiền lơng hàng tháng của cán bộ công nhân viên không phải do kế toán tínhmà do Văn phòng tính toán và lên bảng lơng Sau đó Văn phòng chuyển lên chokế toán tiền mặt làm phiếu chi và xuất tiền mặt.

IV Tổ chức công tác kế toán.

4.1 Tổ chức luân chuyển kế toán.

Nhập kho: Đối với vật liệu nhập kho, phiếu nhập kho là chứng từ gốc phản

ánh tình hình nhập kho với số lợng là bao nhiêu Chứng từ nhập kho là phiếu nhậpkho – Mẫu 01 – VT – do phòng kinh doanh lập, phiếu nhập kho thành 4 liên.Ngời phụ trách phòng kinh doanh ký tên và chuyển 3 liên xuống kho còn 1 liên lulại phòng kinh doanh Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận đợc, th kho tiến hànhkiểm nhận vật t nhập kho, ghi số lợng thực nhập vào phiếu Trong trờng hợp kiểmnhận nếu phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, kém chất lợng thì thủ kho phải báolại cho phòng kinh doanh biết và báo cho ngời giao nhận lập biên bản xử lý, saukhi xử lý thủ kho cùng ngời giao nhận ký vào cả 3 liên.

Phiếu nhập kho sau khi đã có chữ ý của ngời giao hàng, thủ kho phảI gửikèo cả bảng thiếu thừa về phòng kinh doanh, thủ kho giữ lại một bản ghi vào thẻkho số thực nhập, một liên chứng từ gốc (hoá đơn bán hàng) gửi về phòng kế toánđể làm căn cứ thanh toán tiền cho ngời bán, 1 liên khách hàng giữ để đối chiếunếu có thắc mắc.

Nhập vật liệu bên ngoài do gia công chế biến tơng tự nh nhập vật liệu muangoài.

Nếu nhập vật liệu tự chế biến thì lập 3 liên: 1 liên lu lại phòng kinh doanh, 1liên để lại kho, liên còn lại giao cho đơn vị gia công căn cứ vào phiếu nhập kho,thủ kho phảI cập nhật vào thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi chứng từ lên phòng kếtoán Công ty để hoạch toán ghi sổ.

Có thể tóm tắt theo sơ đồ sau:

- Kiểm tra chứng từ

- Lập phiếu nhập

Xuất kho: Hàng tháng phòng kinh doanh lập kế hoạch sản xuất trong tháng

khi có phiếu lĩnh của ngời cần sử dụng gửi lên phòng kinh doanh thì phòng kinhdoanh lập phiếu xuất kho làm 4 liên: 1 liên lu tại kho, 1 liên ngời lĩnh giữ, 1 liêngửi lên phòng kế toán, 1 liên phòng kinh doanh.

Lập phiếu xuất Xuất Tập hợp Ghi số thực chất Ghi sổ Tính giá

Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đợc thực hiện theo hình thức số đốichiếu luân chuyển:

Bảng cân đối kho Bảng tổng hợp N - X - T

4.2 Hình thức kế toán đang áp dụng:

Công ty Bánh kẹo Hải Hà thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số114/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 do Bộ Tài chính ban hành:

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 đến 31/12 hàng năm - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký -> chứng từ.

- Tài khoản sử dụng: Các tài khoản do Bộ Tài chính ban hành.

- Báo cáo tàI chính đợc lập với đơn vị là đồng Việt nam (VNĐ) và theoquy ớc giá gốc.

- Phơng pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Kiểm kê, xác định số lợng,chất lợng, giá trị thực tế theo từng loại vật t, hàng hoá cụ thể.

- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờngxuyên.

Phòng kinh doanh Thủ kho Kế toán vật liệu

Phòng kinh doanh Thủ kho Kế toán vật liệu

Chứng từ nhập Chứng từ xuất

Thủ kho Kế toán vật liệu

V Thực tế kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹoHải Hà:

5.1 Đặc điểm vật liệu:

Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một đơn vị sản xuất quy mô lớn, sản phẩm củacông ty là sản phẩm thuộc hàng công nghiệp thực phẩm, khối lợng sản phẩm củaCông ty sản xuất rất lớn Do đó vật liệu dùng để sản xuất cũng lớn.

Nguyên vật liệu của công ty không chỉ là nguyên vật liệu trên thị trờngtrong nớc: Đờng kính, đờng gluco mà còn trên thị trờng nớc ngoài: bột mì, bơ,tinh dầu các loại Nguyên vật liệu của công ty là sản phẩm của nghành nôngnghiệp và công nghiệp chế biến Đã là sản phẩm của nghành nông nghiệp thì nómang tính thời vụ và chịu tác động lớn của thiên nhiên, nên nó có phần phức tạphơn Đến thời vụ là công ty phải mua nghuyên vật liệu phục vụ kỳ sau Điều nàydẫn đến vốn dự trữ tập trung cao điểm ở mùa đông để mua đờng dự trữ Ngoài ravốn dự trữ còn gồm nhiều loại hơng liệu dùng để sản xuất bánh kẹo nh tinh dầucốm, bạc hà, cà phê,

Với chủng loại sản phẩm đa dạng đòi hỏi vật t dự trữ cung phảI đồng bộ nênnhu cầu vốn dự trữ rất lớn Mặt khác các nguyên vật liệu nh: bơ sữa phải nhậpkhẩu về có thể cha đa vào sản xuất ngay nên phải gửi vào kho lạnh Do đó chi phíbảo quản cao.

Trong điều kiện cạnh tranh nghiệt ngã của nền kinh tế thị trờng lợng dự trữthành phẩm phảI lớn Ngoài ra còn phải chi cho các khoản ở bộ phận Maketing.Nh vậy vốn trong khâu lu thông lớn.

Do đặc điểm của công ty chủ yếu là sản phẩm chế biên từ sản phẩm cùngloại chịu sự tác động của thiên nhiên nên giá sản phẩm nông nghiệp nói chung vànguyên vật liệu của công ty nói riêng là không ổn định Chính sách của nhà nớc làcoi Nông nghiệp là mặt trận hàng đầu cấm nhập đờng để khuyến khích sản xuấtđờng trong nớc nên giá đờng tăng lên Chính sách thuế của nhà nớc cũng làm chogiá nguyên vật liệu thay đổi Đối với những vật liệu nhập ngoại: bột mì, bơ, sữa,tinh dầu các loại, giấy bóng kính phảI chịu thuế nhập khẩu theo nhóm hàng Dođó giá nhập tăng.

Do sản phẩm của Công ty là sản phẩm Công nghiệp thực phẩm phục vụ trựctiếp đời sống sức khoẻ cho xã hội Do đó sản phẩm đòi hỏi phảI có chất lợng cao.Qua đó thấy đợc nguyên vật liệu để sản xuất ra sản phẩm phảI đảm bảo an toàn vệsinh thực phẩm, phảI đợc kiểm tra kỹ lỡng theo đúng hợp đồng mua đã ký kết vềđộ ẩm, tạp chất, chỉ tiêu lý hoá, Đối với vật liệu nhập kho phảI bảo quản tốt, tổchức hệ thống kho sạch sẽ hợp lý.

Chủ yếu nguyên vật liệu của Công ty đợc nhập theo các nguồn chính nh: ờng, sữa, bột gạo…) đều do các doanh nghiệp trong nớc cung cấp nh nhà máy đ-ờng Lam Sơn, nhà máy đờng Quảng Ngãi, công ty sữa Vinamilk…) Các loại vậtliệu nh mạch nha, bơ, sữa một phần đợc cung cấp từ trong nớc, một phần đợcnhập từ bên ngoài gia công chế biến hoặc từ gia công chế biến nh giấy tinh bột…).

đ-5.3 Phân loại.

Để phục vụ mục tiêu hạch toán của mình, kế toán phân loại nguyên vật liệutheo cách riêng: Đó là dựa trên cơ sở vai trò và tác dụng mỗi loại đối với quá trìnhsản xuất.

- Nguyên vật liệu chính nh đờng, bột mỳ các loại, mỡ, shortening, váng sữa,sữa gầy, gluco 1, các thành phần chủ yếu cấu thành nên sản phẩm thờng xuấtnhập với số lợng lớn, định mức cao.

- Vật liệu phụ gồm:

+ Chất phụ gia thực phẩm: Có định mức sử dụng lợng xuất dùng ít, đợcviết ở phần dới các báo cáo vật t nh soda, bột khai, bột tan, magrin, lecithin, dầucác loại.

+ Vật liệu đóng gói: Giống nh các chất phụ gia song thờng có phế liệugần gần túi trắng nhỏ, bìa catton,

+ Nguyên vật liệu cho bộ phận phụ trợ (chế tạo): Chỉ có ở xí nghiệp phụtrợ, nó mang tên gọi và đặc tính kỹ thuật, cũng thờng có phế liệu loại thải nh thépL40x40, que hàn inox.

- Nhiên liệu: Chỉ than, dầu Marits cho bộ phận nồi hơi, căng dầu cho bộphận vận chuyển

- Phụ tùng thay thế: Sử dụng chủ yếu cho bộ phận sửa chữa blon + ecu M8,lốp xe, kính, rơle nhiệt, 24v

- Trong sản xuất, không thể không có phế liệu Đó là các phế phẩm bị loạira khỏi quá trình sản xuất nh phoi tôn, mũi khoan hỏng, màng túi kẹo hang,

5.4 Đánh giá nguyên vật liệu :

Đánh giá nguyên vật liệu là sự xác định giá trị vật liệu theo những nguyêntắc nhất định trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu chân thực đúng đắn Nguyên vậtliệu mà Công ty sử dụng phảI nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau Do đó giá cảthu mua, chi phí thu mua tong vật liệu cũng khác nhau Vật liệu là TSCĐ, do đóphảI đánh giá theo giá thực tế Song để thuận lợi cho công tác kế toán vật liệu còncó thể đánh giá theo giá hạch toán Nhng trên thực tế Công ty chỉ sử dụng giáthực tế để hạch toán Trong Công ty vật liệu chủ yếu là mua ngoàI (trong nớc,ngoàI nớc) NgoàI ra còn có một số vật liệu thuê ngoàI gia công chế biến

5.4.1 Đối với vật liệu nhập kho:

Giá thực tế vật liệu mua ngoàI nhập kho: Là giá mua ghi trên hoá đơn và

chi phí thu mua thực tế Trong đó chi phí thu mua bao gồm: vận chuyển, bốc xếp,bảo quản, phân loại, bảo hiểm, tiền phạt, tiền công tác phí cho cán bộ thu mua trừcác khoản giảm giá, chiết khấu (nếu có) Vì vậy Công ty chọn hình thức thu muachọn mua, chi phí bốc dỡ bên mua chịu, chi phí hao hụt bên bán chịu Có một sốít vật liệu nhập kho theo hợp đồng hàng giao tại kho bên bán Lúc này căn cứ vàohợp đồng cụ thể mà thực hiện (chi phí mua, bốc dỡ tại kho bên bán, hao hụt ).

Giá thực tế vật liệu thuê ngoàI gia công: là giá vật liệu xuất chế biến cộng

chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, ).

Giá thực tế nhập kho do tự chế biến: Là giá vật liệu xuất kho để gia công

cộng với các chi phí gia công nh: tiền lơng, bảo hiểm xã hội, khấu hao TSCĐ chobộ phận gia công.

5.4.2 Đối với vật liệu xuất kho:

Hàng ngày, khi xuất kho kế toán vật liệu căn cứ vào phiếu xuất kho để tậphợp số liệu Cuối kỳ tổng hợp giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ và tồn đầu kỳ,tính giá thực tế bình quân của từng loại vật liệu theo công thức:

Chứng từ kế toán đợc sử dụng trong phần hành này là: Phiếu nhập vật liệu.

Phiếu xuất vật liệu.

Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.

Giá thực tế Giá thực tế vật liệu tồn ĐK + nhập TK Số lợng vật liệu = x vật liệu xuất kho Số lợng vật liệu tồn ĐK + nhập TK xuất kho Trình tự luân chuyển chứng từ này đợc đợc quy định nh sau:

Đối với vật liệu nhập kho: Căn cứ vào hoá đơn và phiếu biên bản kiểmnghiệm vật t (nếu có), phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho vật liệu thành 4 liên.Ngời phụ trách phòng kinh doanh ký tên vào phiếu và chuyển 3 liên xuống kholàm căn cứ nhập kho còn 1 liên phòng kinh doanh giữ.

Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận đợc của phòng kinh doanh, thủ kho tiếnhành kiểm nhận vật t nhập kho, ghi số lợng thực nhập vào phiếu Trong trờng hợpkiểm nhận, nếu phát hiện thừa thiếu, mất phẩm cấp, không đúng quy cách đã ghitrên chứng từ thì thủ kho phảI báo cho phòng kinh doanh biết, đồng thời cùng ng-ời nhận hàng lập biên bản xử lý Sau khi xử lý xong, thủ kho cùng ngời giao hàng