CÁC TUYỆT CHIÊU TRONG EXCEL Phần mở đầu Phần I: Môi trường Excel                                     Luôn Menu đầy đủ Luôn công cụ (Toolbar) đầy đủ Gắn nút Close lên cơng cụ Đóng tất bảng tính mở Tăng gấp đơi số tập tin sử dụng thời gian gần Ghi nhớ bảng tính để mở hàng loạt cách sử dụng không gian làm việc (Workspace) Tự động di chuyển ô chọn theo hướng sau nhập số Làm để thấy dòng tiêu đề kéo trượt cuộn Làm để thấy tiêu đề dòng tiêu đề cột kéo trượt cuộn In dòng tiêu đề đầu trang In đoạn trang lập lại đoạn đầu tất trang sau Làm để in số trang cuối trang Làm để định dạng bề rộng bảng tính với bề rộng trang in Sắp xếp cửa sổ để thấy lúc nhiều bảng tính Tại có ký hiệu ":2" sau tên bảng tính tiêu đề cửa sổ (Title bar)? Làm cho Excel ln ln mở bảng tính xác định trước Thiết lập biểu tượng Excel (trên Desktop) để mở bảng tính xác định khởi động Excel Dùng macro để thiết lập khởi động Excel Kiểm sốt thiết lập cho bảng tính (workbook) trang tính (worksheet) Mở bảng tính Mở bảng tính lưu quên tên Ngăn chận thơng báo địi cập nhật liên kết Gửi tập tin Excel tập tin đính kèm (theo e-mail) Lưu liệu Excel dạng tập tin văn Dùng máy in Laser để giúp Excel tính tốn nhanh Dùng Excel phần mềm soạn thảo văn Kiểm tra lỗi tả vùng Dùng Hyperlink để tạo Menu mở (Opening Menu) cho bảng tính Cách tác động nhanh đến lệnh Paste Special Dùng phím Shift để đảo ngược lệnh từ nút lệnh Toolbar Tạo Menu Toolbar với nút nhấn thường dùng Phục hồi lại Menu (mặc định) sau quậy Sao chép nhanh công thức xuống hàng liệu Đổi chiều nhanh chóng vùng chọn Ngăn khơng cho Excel tự động sửa lỗi số từ Dùng AutoCorrect để tạo từ gõ tắt      Tại không nên sử dụng công cụ Track Changes Excel ? Sao chép Sheet sang nhiều Sheet khác Hãy để Excel đọc liệu dùm bạn Chèn ký tự đặc biệt Tìm liệu dạng text PART ONE: THE EXCEL ENVIRONMENT SHOW FULL MENUS ALL THE TIME LUÔN HIỆN MENU ĐẦY ĐỦ Problem: You are trying to learn Excel Microsoft only shows you the most common menu choices under each menu Vấn đề: Bạn muốn học Excel Microsoft cho bạn thấy mục thường dùng menu Fig shows a menu from one computer on my desk Hình cho thấy Menu máy tính bàn làm việc Fig is a screenshot from another computer on my desk Hình Menu máy tính khác bàn làm việc tơi A screenshot of the data menu of the third computer on my desk is seen here in Fig Menu Data máy khác thấy hình Fig This is maddening How can you learn that there is a Sort option under the Data menu if Excel will not show you all of the options? Furthermore, Microsoft customizes the menu on the basis of items you use regularly First, this is insane; you cannot learn to regularly use something if you don’t know it is there Second, when you go to a new computer, one of the options that you think should be there may not show up It is very difficult to learn Excel when the menus are not consistent across computers Strategy: Turn off Adaptive Menus This will show you the complete menu every time that you access that menu Follow these steps: Cái thực bực Làm mà bạn học có chọn lựa Menu Data khơng cho bạn thấy hết chọn lựa Hơn nữa, Microsoft tùy biến Menu dựa bạn dùng thường xuyên Trước hết, điên, bạn học để sử dụng thường xun bạn khơng biết đâu Thứ hai, bạn sang làm việc máy tính khác, mục Menu bạn nghĩ phải chỗ chỗ nọ, mà lại khơng Rất khó để học Excel Menu không diện máy tính Giải pháp: Tắt gọi tuỳ biến cho Menu Nó thể Menu đầy đủ lúc bạn gọi đến Làm theo bước sau: 1) Go to the Tools menu, as shown in Fig Vào Menu Tools: Fig.4 2) If the Customize option is not shown, select the double-down arrow at the bottom of the list in order to expand the menu 3) Select Customize… from the Tools menu, as shown in Fig Nếu dòng Customize không ra, click vào mũi tên đôi xuống đáy danh sách để mở rộng Menu Chọn Customize Menu Tools hình Fig 4) As you will see in Fig 6, there are three tabs across the top of the Part Customize dialog Choose the Options tab and then choose the box for Always Show Full Menus Như bạn thấy hình 6, có tab bên dialog xuất Chọn tab Options click chọn Always Show Full Menu Fig Additional Details: If you are in the process of learning Excel, it also helps to choose the Show Standard and Formatting Toolbars on Two Rows option This will enable you to see all of the icons on the important Standard and Formatting toolbars In Excel 2000, this setting appears as Standard and Formatting Toolbars Share One Row In that version, you will want to uncheck the option Gotcha: Changing this setting in Excel will also affect Word and other Office products There is no way to have Excel show full menus while Word shows the abbreviated menus Summary: While learning Excel, use the Tools – Customize feature to show the complete list of commands on each menu Nói thêm: Nếu bạn có ý định học Excel, giúp ích cho bạn nhiều chọn Show Standard and Formatting Toolbars on Two Rows Chọn kựa cho phép bạn thấy tất nút biểu tượng công cụ Standard and Formatting Ở Excel 2000, thiết lập Standard and Formatting Toolbars Share One Row Ở phiên bạn phải click bỏ chọn Hệ quả: Thay đổi thiết lập Excelsẽ có tác dụng với Word tiện ích Office khác Chả có cách buộc Excel Menu đầy đủ bạn lại muốn Word Menu rút gọn Tóm tắt: Khi học Excel, vào Menu Tools – Customize để thấy đầy đủ dòng lệnh Menu SHOW FULL TOOLBARS ALL THE TIME HIỂN THỊ THANH CÔNG CỤ LUÔN LUÔN ĐẦY ĐỦ Problem: You are trying to learn Excel By default, Microsoft only shows you the most common menu choices from Excel’s two most important toolbars: Standard and Formatting The Standard toolbar has icons for a New Workbook, Saving, Printing, Print Preview, Spell Check, Cut, Copy, Paste, Undo, and Redo These are all fairly important items The Formatting toolbar has icons for Font, Font Size, Bold, Italic, Underline, Left Align, Center, Right Align, Number, Bullets, Indent, Outdent, Borders, Cell Color, and Font Color These are also all fairly important items The complete Standard toolbar can be seen here in Fig Note that my toolbar has some extra icons from various add-ins that I use Vấn đề: bạn thử học Excel Bằng mặc định, Anh Bill cho thấy nút biểu tượng thông dụng công cụ quan trọng nhất; Standard Formatting Thanh cơng cụ Standard có biểu tượng tạo file mới, lưu, xem mẫu in, kiểm lỗi tả, Cắt, copy, dán, ndo Redo Đây cơng cụ quan trọng Thanh cơng cụ Formatting có biểu tượng cho Font chữ, cỡ chữ, chữ đậm, chữ nghiêng, gạch dưới, canh lề trái, giữa, phải, đánh số, gạch đầu dịng, Thụt vào đầu dịng, Đóng khung, tơ màu cell, màu chữ Đây định dạng Thanh công cụ Standard đầy đủ hình 7, Chú ý cơng cụ tơi có nút cộng thêm tơ ilấy từ mhững Add-ins cài đặt Fig Although this is the complete toolbar, most default installations will only show a subset of the icons on the toolbar An example of the abbreviated toolbar follows in Fig Dù công cụ đầy đủ, phần lớn cài đặt mặc định cho thấy số biểu tượng thơi Thí dụ cơng cụ ngắn gọn hình Fig In order to use any of the other icons on the Standard toolbar, you have to choose the double-right arrow on the toolbar, as shown in Fig Để có biểu tượng công cụ, bạn phải click vào mũi tên đơi cơng cụ, hình Fig The complete Formatting toolbar follows in Fig 10 Thanh cơng cụ Formatting đầy đủ phải hình 10: Hình thay đổi kích thước Nhấp vào để xem hình đầy đủ Kích thước hình gốc 803x27 có dung lượng Fig 10 Most users with a default installation will only see a portion of these icons and will have to use the double-right arrow on the toolbar to see all of the icons Microsoft does this in order to show you more rows of data in the spread- sheet This may have been a problem in the days of VGA monitors However, with today’s high screen resolutions, you can afford to have the toolbars displayed on two rows and to see all of the available options at a glance Strategy: Display the toolbars on two rows From the Tools menu, select Customize On the Options tab, select the option for Show Standard and Formatting toolbars on two rows, as shown in Fig 11 Phần lớn người dùng để trạng thái mặc định cài đặt Office thấy phần công cụ Anh Bill làm để nhiều dịng liệu hình Điều thường thấy vào thời người ta cịn xài hình VGA Tuy nhiên với độ phân giải hình cao nay, bạ xài sang cho cơng cụ lên dịng để thấy hết nút công cụ liếc sơ qua Fig 11 Gotcha: In Excel 2000 and earlier, this option was called Display Standard and Formatting Toolbars on One Row Summary: While learning Excel, use the Tools – Customize feature to show the complete version of Standard and Formatting toolbars Ghi chú: Ở phiên Excel 2000 trước đó, lựa chọn Hiện công cụ dịng Tóm tắt: Khi học Excel, Dùng tiện ích Menu Tools – Customize để lên đầy đủ công cụ ADD A CLOSE BUTTON TO THE STANDARD TOOLBAR GẮN NÚT LỆNH ĐĨNG FILE LÊN THANH CƠNG CỤ Problem: Your efficiency with Excel would increase if you had a one-click option for closing workbooks Strategy: Customize the Standard toolbar to include a Close option near the Save option Follow these steps 1) From the menu, select View – Toolbars – Customize The Customize option is the final choice in the list of toolbars This will display the Customize dialog box While the Customize box is displayed, the toolbars are in a special state You can take any toolbar button and drag it to a new location, to a new toolbar, or even drag it off the toolbar to delete it Also, there are hundreds of new icons that you can add to your toolbars 2) From the Customize dialog box, choose the Commands tab, as shown in Fig 12 3) Choose a Category in the left listbox From the right listbox, you can scroll through dozens of buttons in that category Vấn đề: Hiệu suất sử dụng Excel bạn tăng lên đáng kể bạ có thêm nút đóng file lên cơng cụ Biện pháp giải quyết: Tự gắn nút bạn muốn lên công cụ Làm theo bước sau: Chọn Menu View – Tool bars – Customize, Customize dòng danh sách ca`1c toolbars Nấn vào hộp thoại Customize Khi hộp thoại mở, cơng cụ tình trạng đặc biệt: Bạn dùng chuột kéo nút lệnh tới đâu bạn muốn: tới vị trí khác, vào cơng cụ khác, vào cơng cụ mới, kép ngồi chỗ trống để xố Đồng thời có sẵn hàng trăm nút nhấn mà bạn muốn gắn lên công cụ Trên hộp thoại này, chọn tab Command, hình 12 Fig 12 4) The Close button is located in the File category Choose File from the left listbox, as shown in Fig 13 Nút đóng file nằm nhóm lệnh menu FIle Chọn FIle bên danh sách bên trái hình 13 Fig 13 5) Click on Close in the right listbox Drag the item towards a toolbar When you are on the toolbar, choose the desired location Excel will display an IBeam at the location where the button will be added, as shown in Fig 14 Click chọn nút Close, kéo di chuyển đến công cụ Khi tới cơng cụ, chọn vị trí thích hợp Excel dấu hình chữ I vị trí nút nhấn đươc thả vào, hình 14 Fig 14 6) When the I-Beam is in the proper location, release the mouse button The button is added to the toolbar, as shown in Fig 15 Khi dấu I nằm vào vị trí, nhả chuột Nút nhấn cơng cụ gắn vào hình 15 10 ... nên sử dụng công cụ Track Changes Excel ? Sao chép Sheet sang nhiều Sheet khác Hãy để Excel đọc liệu dùm bạn Chèn ký tự đặc biệt Tìm liệu dạng text PART ONE: THE EXCEL ENVIRONMENT SHOW FULL MENUS... You have 22 Excel workbooks open You want to keep Excel open but close all of the workbooks Doing File – Close 22 times can get monotonous Vấn đề: Bạn có 22 file Excel mở, bạn muốn Excel cịn hoạt... You have 22 Excel workbooks open You want to keep Excel open but close all of the workbooks Doing File – Close 22 times can get monotonous Vấn đề: Bạn có 22 file Excel mở, bạn muốn Excel cịn hoạt