Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng Quản lý dự án - Chương 5: Kiểm soát dự án giới thiệu công tác kiểm soát dự án; kiểm soát chi phí theo phương pháp truyền thống; kiểm soát chi phí theo phương pháp giá trị thu được.
CHƯƠNG Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN KIỂM SỐT DỰ ÁN NỘI DUNG Giới thiệu cơng tác kiểm sốt dự án Kiểm sốt chi phí theo phương pháp truyền thống Kiểm sốt chi phí theo phương pháp giá trị thu Bài tập Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN Cạm bẫy báo cáo lạc quan Không thời hạn Công việc hoạch định Tiến triển báo cáo Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN Tiến triển đạt 3 SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN Đảm bảo dự án đạt mục tiêu đề Thấy sớm vấn đề phát sinh Trao đổi thông tin với bên liên quan Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam kết vào mục tiêu dự án Rút học Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN VÒNG ĐỜI DỰ ÁN VÀ CÁC GIAI ĐOẠN KIỂM SOÁT, ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Đánh giá phê chuẩn Đánh giá phê chuẩn XÁC XÁC ĐỊNH ĐỊNH HOẠCH HOẠCH ĐỊNH ĐỊNH - Mục đích - WBS - Mục tiêu - Lập KH tài - Thiết kế DA - Thời gian biểu DA - Nhân & tổ chức - Kỹ thuật/ hậu cần - Giám sát/ kiểm tra Kiểm soát Đánh giá cuối kỳ, báo cáo cuối kỳ THỰC THỰC HIỆN HIỆN KẾT KẾT THÚC THÚC Đánh giá Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN Đánh giá nhu cầu – – 10 năm sau - Các hoạt động kết - Chuyển giao/ bàn giao - Đánh giá tác động - ĐG tiến độ việc thực - Khóa sổ - Bài học rút - Thanh toán - Giải vấn đề - Giao tiếp MỤC ĐÍCH CỦA ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Có nhìn tồn diện hệ thống trạng dự án Có đánh giá độc lập khách quan việc thực dự án Thêm kinh nghiệm cho dự án tương tự Đánh giá hiệu Ban quản lý Hệ thống giám sát dự án Bài học trao đổi Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Là trình nhận định dự án cách hệ thống khách quan về: Việc thực dự án tổng thể Tính hiệu quả/ hợp lý chiến lược thiết kế dự án Những ảnh hưởng/ tính bền vững kết Những học, kinh nghiệm cần thiết Công việc khơng thường xun Có tham gia chun gia bên ngồi Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN KIỂM SOÁT DỰ ÁN Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN Thu thập số liệu, thông tin việc thực dự án, thay đổi môi trường So sánh số liệu thu thập kế hoạch, tiêu chuẩn, tác động mong muốn Hiệu chỉnh GIÁM SÁT DỰ ÁN Quá trình kiểm tra thường xuyên tiến trình dự án suốt thời gian thực hiện/ vận hành dự án Mục tiêu: cung cấp thông tin để định Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN PHẠM VI KIỂM SOÁT Quản lý thu mua Quản lý phạm vi Quản lý thời gian Quản lý môi trường Quản lý chất lượng Kiểm soát thay đổi Hỗ trợ kỹ thuật Quản lý nguồn lực Quản lý nhân lực Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN PHẠM VI KIỂM SỐT Quản lý truyền đạt thơng tin Quản lý chi phí Kiểm sốt u cầu chất lượng Kiểm sốt thời gian Kiểm sốt chi phí 10 KHĨ KHĂN TRONG KIỂM SỐT DỰ ÁN Chỉ nhấn mạnh số yếu tố, vd: nhấn mạnh vào chi phí, bỏ qua yếu tố thời gian, chất lượng Quy trình kiểm sốt gặp phản đối/ khơng đồng ý Thơng tin thường khơng xác khơng báo cáo đầy đủ Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến/ thông tin thiên lệch Các nhà quản lý có quan điểm khác vấn đề tranh cãi Các chế báo cáo thơng tin hạch tốn khơng Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 27 KIỂM SỐT DỰ ÁN Kiểm sốt chi phí dự án theo truyền thống Kiểm sốt chi phí dự án theo giá trị làm (kết hợp thời gian chi phí) Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN 28 KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG Sử dụng báo cáo chi phí giám sát cách riêng rẽ cơng việc/ nhóm cơng việc WBS Nội dung báo cáo tả công việc Tiến độ theo thời gian Ai người chịu trách nhiệm Ngân sách theo thời gian Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu cầu Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN Mơ 29 KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG Nhược điểm: Không CP theo kế hoạch giai đoạn 12.000 USD CP thực tế giai đoạn 14.000 USD Sự khác biệt giai đoạn 2.000 USD CP tích lũy theo kế hoạch đến thời điểm 25.000 USD CP tích lũy thực tế Sự khác biệt tích lũy đến thời điểm 4.000 USD 29.000 USD Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN cho biết khối lượng cơng việc hồn thành Khơng cho biết chi phí tương lai muốn hoàn thành dự án 30 KIỂM SỐT CHI PHÍ THEO PP GIÁ TRỊ LÀM RA Sự phát triển hệ thống PERT/COST Tiêu chí hệ thống kiểm sốt chi phí tiến độ năm 1967 tổng hợp thời gian chi phí để đánh giá tiến triển DA Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN PP tiêu chí hệ thống kiểm sốt tiến độ/ chi phí (Cost/Schedule Control System Criteria) 31 Khoảng thời gian trước tiến độ Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN CP/ giá trị tích lũy CP/ giá trị hoạch định Khoản đóng góp thêm Giá trị làm CP tích lũy thực tế Thời gian 32 CÁC ĐẠI LƯỢNG ĐÁNH GIÁ TIẾN TRIỂN DỰ ÁN lượng phân tích kết Đại lượng phân tích sai lệch Chỉ số kết công việc Dự báo chi phí thực tương lai Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN Đại 33 Các đại lượng phân kết sai lệch theo phương pháp giá trị làm 140 120 Ướ c tính chi phí hiệ u nh Chi phí vượt 110 100 90 80 70 BCWS ACWP 60 AV 50 SV CV 40 Thờ i gian chậ m trễ dự kiế n 30 BCWP 20 Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN Ướ c tính chi phí cò n lại Thờ i điể m bá o cá o 130 Chi phí tích lũ y (%) Thờ i gian Thờ i gian hoà n nh hoà n nh dự kiế n ban đầ u hiệ u nh TV 10 0 10 11 12 Sốthá ng 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 34 ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ BCWS: chi phí dự tính cơng việc theo kế hoạch lượng nguồn lực tính theo đơn vị tiền hoạch định chi để thực công việc cụ thể khoảng thời gian định kế hoạch BCWS = Ngân sách dự tính cho tồn cơng việc x Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN Số % cơng việc hoạch định thời điểm xem xét 35 ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ ACWP: chi phí thực cơng việc thực giai đoạn thời gian NVL mua trước? Nếu NVL mua trả chậm? Chi phí quản lý? Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN Nếu 36 ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ BCWP: Ước chi phí dự tính cơng việc thực tính giá trị làm thực tế: Sử dụng phán xét chủ quan số lượng đơn vị sản phẩm làm Sử dụng mốc tăng trưởng: giá trị định mức mốc dự án Dựa = Ngân sách dự tính cho tồn cơng việc x Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN BCWP % cơng việc thực làm thời điểm xem xét 37 CÁC ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH SAI LỆCH Sai lệch tiến độ – SV SV = BCWP − BCWS Sai lệch chi phí – CV CV = BCWP − ACWP Sai lệch kế toán – AV AV = BCWS − ACWP Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN Sai lệch thời gian – TV TV = SD − BCSP SD (Status Date): ngày đánh giá dự án BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): thời điểm mà BCWS - BCWP 38 CÁC CHỈ SỐ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC Chỉ số kết tiến độ – SPI SPI = BCWP / BCWS Chỉ số kết chi phí – CPI CPI = BCWP / ACWP Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 39 Các số kết công việc dự án Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 40 DỰ BÁO CHI PHÍ THỰC HIỆN TƯƠNG LAI Dự báo chi phí để hồn thành phần việc cịn lại dự án FCTC (Forecast Cost to Complete Project) BCAC (Budgeted Cost at Completion) Chi phí dự báo cho tồn dự án FCAC Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN ACWP ( BCAC − BCWP ) FCTC = ( BCAC − BCWP ) x = BCWP CPI FCAC = ACWP + FCTC (Forecast Cost at Completion) 41 ... trình dự án suốt thời gian thực hiện/ vận hành dự án Mục tiêu: cung cấp thông tin để định Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN PHẠM VI KIỂM SOÁT Quản lý thu mua Quản lý phạm vi Quản lý thời gian Quản lý. .. môi trường Quản lý chất lượng Kiểm soát thay đổi Hỗ trợ kỹ thuật Quản lý nguồn lực Quản lý nhân lực Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN PHẠM VI KIỂM SOÁT Quản lý truyền đạt thơng tin Quản lý chi phí... giá Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN Đánh giá nhu cầu – – 10 năm sau - Các hoạt động kết - Chuyển giao/ bàn giao - Đánh giá tác động - ĐG tiến độ việc thực - Khóa sổ - Bài học rút - Thanh toán - Giải