Đang tải... (xem toàn văn)
Bạn hãy nhấn vào menu Tool > Options, tại đây bạn hãy nhấn vào thẻ Save rồi nhấn dấu chọn trước tuỳ mục Save AutoRecover info every sau đó thiết lập một thời gian mà bạn muốn Word t[r]
(1)Tùy biến chữ Word
Tính đến thời điểm này, Word Art cách để bạn xoay ngang xoay dọc hay kéo dài chữ Hãy thử cách khác, dễ dàng nhiều chức Word Art
Đầu tiên, bạn format chữ bao gồm font, màu chữ, đậm hay in nghiêng bơi đen… nhấn Ctrl + C Sau đó, bạn vào menu Edit, chọn Paste Special Trong danh mục Paste Special, chọn Picture OK Lúc này, đoạn text "hoàn trả" dạng ảnh, bạn thoải mái di chuyển, quay nghiêng, kéo dài… Tóm lại, thực thứ làm với ảnh (ảnh)
"Nghỉ hiệp" PowerPoint
Đang lúc thuyết trình hỗ trợ PowerPoint, bạn cần tạm dừng chút để thảo luận bàn bạc ý tưởng mới, hay đơn giản dùng cà phê cho tỉnh táo Dù lý gì, bạn nên chèn slide "đặc biệt" nhằm báo hiệu cho người biết “nghỉ hiệp” Một thủ thuật đơn giản để chèn slide trống chớp mắt, nhấn phím B để có hình màu đen Nhấn phím W để có hình màu trắng Để tiếp tục "trận đấu" sau nghỉ giải lao, nhấn phím giúp bạn trở tình trạng ban đầu Quá đơn giản tiện lợi!
Tìm từ đồng nghĩa Word
Bạn thường soạn thảo văn Word thường hay dùng dùng lại từ Thay vắt óc ngồi nhớ từ đồng nghĩa để "thay đổi khơng khí", dùng đến trợ giúp MS Word Có lẽ bạn chưa biết MS Word có "tàng trữ" từ điển đồng nghĩa (thesaurus) cho tiếng Anh, tiếng Pháp tiếng Tây Ban Nha Để khởi động chức này, bạn vào menu Tools > Language Hoặc muốn dùng phím tắt, bạn nhấn Shift + F7 sau bôi đen chữ cần tìm từ đồng nghĩa Nếu bạn khơng bơi đen, MS Word mặc định từ cần tìm kiếm nằm bên trái chuột Phần lại bạn, chọn từ ưng ý click chuột phải, chọn Insert để chèn lên từ cũ
Viết hoa giây
Shift + F3 vốn phím tắt quen thuộc để bạn thay đổi định dạng chữ từ chữ thường sang chữ in hoa Tuy nhiên, Shift + F3 lại chuyển đổi từ chữ viết hoa chữ đầu sang chữ thường đến chữ hoa Một tổ hợp phím giúp bạn tiết kiệm thời gian việc cho phép chuyển trực tiếp từ hoa sang thường ngược lại, Ctrl + Shift + A Để thay đổi từ, bạn để trỏ chuột lên từ nhấn Ctrl + Shift + A để thay đổi cụm từ, bạn thiết phải bôi đen cụm từ nhấn tổ hợp phím Nhấn Ctrl + Shift + A thêm lần giúp quay lại định dạng chữ ban đầu Vô hiệu hố phím Insert MS Word
(2)sao bạn khơng vơ hiệu hóa phím Insert ln cho “rảnh mắt, nhẹ tay” nhỉ? Bạn làm theo cách sau:
- Mở Word, vào menu Tools\ Macro\ Record New Macro - Trong mục Macro name, bạn gõ DoNothing
- Nhấn nút Keyboard
- Tại mục Press new shortcut key, nhấn phím Insert Từ Insert xuất Tiếp theo, bạn nhấn Assign, nhấn Close
- Quay lại hộp thoại chính, cơng cụ Stop Recording xuất Bạn phải nhấn chọn Stop
Như vậy, bạn tạo Macro có cơng dụng “khơng làm cả” cho phím Insert Lần sau, bạn nhấn Insert, chẳng làm
Nếu bạn nhấn phím Insert mà làm điều đó, có nghĩa trình tạo Macro, bạn làm thao tác thừa trước nhấn Stop Bạn phải tạo lại Macro nhớ xóa Macro vừa tạo cách vào Tools\ Macro\ Macros, chọn Macro vừa tạo nhấn Delete
Tính tốn MS Word
Trong nhiều trường hợp, người dùng có nhu cầu tính tốn văn Biết nên MS Word trang bị cơng cụ để chiều lịng “thượng đế”, trường (field), dùng để tính bảng lẫn nơi văn
- Tính tốn bảng: Khi bạn dùng lệnh Table\ Formula tức bạn chèn trường tính tốn Trường tính tốn bắt đầu dấu Cách thức hoạt động công thức (hoặc hàm) địa tham chiếu đến ô bảng tương tự Excel Nếu nhìn thấy cơng thức =SUM(LEFT) =SUM(ABOVE) trơ đá bạn chép thay đổi giá trị ô, bạn vội tưởng cơng thức có giá trị lần chép sang vị trí khác khơng dùng Trong trường hợp này, chọn trường công thức nhấn F9 để Word cập nhật lại giá trị Nếu muốn Word tự động cập nhật trường in, vào menu Tools\ Options > chọn thẻ Print > chọn Update fields Các trường không cập nhật thực lệnh Print (hoặc xem Print Preview được), Word tự động làm điều cho bạn
(3)liệu chi tiết lệnh Bookmark menu Insert Sau đó, dùng trường cơng thức để tính tốn dựa theo tên bookmark Ví dụ: ta có giá trị 14500, 65000, 2450 với tên bookmark solieu1, solieu2, solieu3, gõ cấu trúc mã trường sau (trước tiên nhấn Ctrl+F9 để có cặp ngoặc nhọn gõ công thức vào bên trong):
{=solieu1+solieu2+solieu3 \# “##0.00} Kết hiển thị 81950.00 Bây giờ, dù chi tiết có thay đổi, bạn khơng phải lo đến số tổng nữa, Word tự động cập nhật bạn in giấy Bạn cộng, trừ, nhân, chia, lũy thừa bookmark thoải mái làm Excel
Soạn thư mời họp MS Word 2000
Bạn băn khoăn phải soạn thư mời họp (họp chi đoàn lớp chẳng hạn) kiểu? Tại bạn không nhờ đến Word nhỉ, MS Word 2000 cung cấp cho bạn “thuật sĩ” để làm điều
Đầu tiên, vào File\ New, chọn thẻ Other Documents, chọn Agenda Wizard, nhấn OK Hộp thoại Agenda Wizard xuất hiện, nhấn Next Tại bước này, bạn chọn ba kiểu mẫu mà Word cung cấp sẵn nhấn Next
Ở phần Details, gõ ngày, giờ, tên, địa điểm tổ chức buổi họp, sau nhấn Next để tiếp tục
Ở phần Headings, đánh dấu chọn hai mục Type of meeting Special notes, nhấn Next
Qua phần Names, đánh dấu chọn ba mục nhấn Next
Trong phần Topics, khung Agenda Topic, gõ vào tên họp Khung Person, gõ vào số người tham dự, khung Minutes, gõ thời gian bắt đầu họp, sau nhấn Add nhấn Next
Phần Minutes, bạn chọn No nhấn Next, nhấn Finish để kết thúc
Đợi chút, Word tạo cho bạn thư Tuy nhiên, sản phẩm Microsoft nên thư soạn tiếng Anh, bạn phải chỉnh sửa lại đôi chỗ Cụ thể là: - Nhấp chuột phải vào chữ Agenda góc bên trái, chọn Edit Text thay chữ khác
- Chọn dòng minutes khung kế bên thay thời gian bắt đầu họp
(4)- Cuối cùng, thay dòng chữ Special notes chữ Kính mời gõ vào nội dung thư mời
Bây giờ, bạn việc lưu lại in xong Giấu đoạn văn bản
Trong văn bản, bạn muốn che giấu đoạn lý bảo mật bạn tơ chọn đoạn văn truy xuất đến menu Format chọn Font Tại bạn nhấn vào thẻ Font bấm vào tuỳ chọn Hidden vùng Effects bấm Ok đế thấy kết
Khi bạn muốn xem lại đoạn văn giấu bạn truy xuất vào menu Tool > Options, bấm vào thẻ View nhấn dấu chọn trước tùy mục Hidden text vùng Formatting marks Những đoạn văn bị bạn che giấu xuất trở lại kèm theo nét gạch bạn dễ phân biệt đâu đoạn văn bình thường đâu đoạn văn che giấu
Tự động lưu lại liệu soạn thảo
Nếu bạn làm việc mơi trường khơng an tồn điện áp tượng treo máy tự khởi động lại đột ngột điều khó tránh khỏi, để an tồn cho cơng việc soạn thảo văn bạn nên thiết lập thời gian tự động “lưu trữ” liệu với cách thực sau:
Bạn nhấn vào menu Tool > Options, bạn nhấn vào thẻ Save nhấn dấu chọn trước tuỳ mục Save AutoRecover info every sau thiết lập thời gian mà bạn muốn Word tự động “backup” lại liệu (theo mặc định 10 phút) sau bấm OK để chấp nhận việc thay đổi
Tự động chèn ngày, vào văn bản
Trong văn bạn muốn thể chi tiết ngày hành vào tài liệu văn nhấn trỏ chuột vào vị trí muốn chèn sau truy xuất vào menu Insert > Date and Time Tại bạn chọn kiểu chèn vùng Available Formats sau nhấn nút OK để chèn chúng vào vị trí mà bạn chọn
Thiết lập chế độ tự động chỉnh sửa từ ngữ gõ văn bản
MS Word: Khi gõ văn bản, việc gõ sai tả điều khơng thể tránh khỏi Trong MS Word có thiết lập chế độ tự động chỉnh sửa từ ngữ dành cho người sử dụng,
(5)2 Xuất hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoCorrect:
- Nhập ký tự cần sửa ô Replace
(6)mới vào hộp thoại AutoCorrect)
3 Chọn nút Add để thêm vào danh sách Chọn OK để hoàn thành
Sau thiết lập xong, bạn gõ sai tả nhấn phím cách (space), MS Word tự động sửa lại tả từ cho bạn Ở lấy ví dụ gõ chữ “gn” chỉnh sửa thành chữ “ng”
Dựa vào tính MS Word, bạn đặt số ký ký tự tắt cho dịng văn Ví dụ đặt: “qh” sửa thành “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
Xóa chế độ tự động sửa từ ngữ.
Trong vài trường hợp bạn lại muốn xóa bỏ chế độ tự động sửa từ ngữ với từ bạn thiết lập MS Word tự thiết lập (Ví dụ MS Word thường tự động thiết lập sẵn cho bạn nhập chữ ‘i” (i thường) thành chữ “I” (I hoa)) Cách thực sau: Vào Tools \ AutoCorrect Options…
(7)Tìm chữ đặt chỉnh sửa từ ngữ danh sách Chọn nút Delete để xóa
4 Chọn OK để hoàn thành
Những thao tác chuột Word 1- Sao chép dạng văn bản:
Một công cụ định dạng hữu ích Word Format Painter (nút hình cọ cơng cụ Standard) Bạn dùng để chép dạng từ đoạn văn đến nhiều đoạn khác để thực chức này, dùng chuột tiện lợi
(8)cần đánh khối chúng xong (nhấn thêm phím Esc để tắt chức trước bạn bấm kép nút Format Painter)
2- Sao chép di chuyển dòng cột table:
Trong table, bạn muốn chép thêm hay di chuyển hay nhiều dịng cột dùng cách kéo thả chuột sau: chọn dòng cột cần chép di chuyển, kéo khối chọn (nếu chép trước nhấn giữ phím Ctrl) đặt vị trí mà bạn muốn
3- Dùng thước để xem khoảng cách văn trang:
Thông thường bạn dùng thước để định vị dòng văn bản, đặt khoảng cách lề trang hay đặt tab dừng Nhưng cịn cơng dụng khác khơng phần thú vị tiện lợi, xem xác (thể trực quan số) khoảng cách văn so với lề, cạnh trang tab Để biết khoảng cách phần nào, bạn bấm giữ chuột vị trí thước ngang, đồng thời bấm giữ tiếp nút chuột phải thấy khoảng cách phần
4- Sao chép di chuyển văn bản:
Cũng tương tự table hay đối tượng khác tài liệu, bạn dùng cách kéo thả việc chép di chuyển văn Ở khơng cần phải nói thêm phương pháp (vì hầu hết biết cách làm này), lưu ý điều để dùng cách tuỳ chọn Drag-and-drop text editing (menu Tools-Options-thẻ Edit) phải đánh dấu
5- Phóng to thu nhỏ tài liệu:
Khi cần phóng to thu nhỏ tài liệu, thông thường bạn chọn từ nút Zoom Standard, bất tiện phải qua hai ba thao tác Nếu chuột bạn có nút nhanh chóng phóng to hay thu nhỏ tài liệu từ nút chuột giữa, cách nhấn giữ phím Ctrl đẩy nút chuột lên (phóng to) xuống (thu nhỏ)
6- Mở nhanh hộp thoại Tabs Page Setup:
Khi cần chỉnh sửa chi tiết dấu tab dừng đoạn văn bản, bạn phải nhờ đến hộp thoại Tabs, hay thay đổi thiết lập trang giấy bạn lại phải dùng đến hộp thoại Page Setup Thay mở hộp thoại từ menu Format-Tabs hay menu File-Page Setup, bạn nhanh chóng mở chúng cách bấm kép chỗ thước ngang (trong khoảng cách nhập văn bản, hàng số để mở hộp thoại Tabs hàng số để mở hộp Page Setup)
7- Đánh khối toàn tài liệu:
(9)đánh khối tồn chúng bạn dùng cách bấm menu Edit-Select All nhấn Ctrl+A Nhưng bạn thử cách xem, cần đưa chuột lề trái văn (mũi tên trỏ chuột nghiêng phải) bấm nhanh lần chọn tồn tài liệu
Nghe Nhạc CD Word
Bạn muốn nghe nhạc CD soạn thảo văn Word, điều giúp bạn thuận tiện soạn thảo văn Thật đơn giản với plug-ins CD Plug-ins tích hợp CD player Word hoạt động máy tăng tốc Word Giúp cho q trình xử lý văn bạn ngồi tính chất khởi động nhanh chóng, cịn thêm chức giải trí
Hoạt động CD Player Word, plug-ins hoàn toàn độc lập với tính khác
Sau cài đặt, ngồi tính thưởng thức âm nhạc word, bạn tặng thêm liều thuốc tăng tốc cho word Tốc độ mở word nhanh đến không ngờ Tốc độ xử lý văn cải thiện Nếu với cấu hình máy yếu, bạn nhờ plug-ins trợ giúp sức khởi động word Thật nhanh chóng hồn tồn thuận tiện Thước đo xác
Một khó khăn thường gặp chỉnh sửa bảng tính Word bạn khơng thể biết kích thước xác dịng Thường vẽ bảng, Ruler xuất vng đánh dấu kích thước liệu vng có đủ để bạn tính tốn xác bề ngang cột chiều cao hàng?
Mọi chuyện giải bạn vừa click chọn lên vng vừa nhấn phím Alt Thật tuyệt vời số xác cho biết kích thước ơ, dịng rõ ràng trước mắt Giờ việc điều chỉnh bảng tính trở nên q dễ dàng Nếu khơng tìm thấy Ruler cửa sổ soạn thảo, bạn "lơi" cách vào menu View > chọn Ruler
Khéo co ấm
(10)lỗi Office Assistant trình thao tác bạn cần quay nhấn Save file thử lại lần
Bắt đầu lại hay tiếp tục?
Đây thủ thuật liên quan đến việc đánh số dòng - Bullets and Numbering mà bạn thường dùng lúc gõ văn Sau đánh số danh sách dài, bạn cách dòng tạo lập danh sách Lúc này, bạn muốn Word đánh số nối tiếp danh sách hay thiết lập thứ tự mới? Nếu câu trả lời "tiếp tục" thật đơn giản, chức mặc định Word muốn "thiết lập mới" sao? Bạn cần click chuột mở menu phải chọn Restart Numbering Continue Numbering Nhưng click chuột phải mà khơng thấy lựa chọn đâu sao? Bình tĩnh, bạn vào menu Forrmat > Bulleted and Numbering đánh dấu chọn Restart numbering Continue previous list (xem ảnh )
Điều chỉnh chức kiểm tra tả
Những thường soạn thảo văn tiếng Anh hẳn yêu thích chức kiểm tra lỗi ngữ pháp tả Microsoft Word Bạn vào menu Tools > chọn
Spelling and Grammar nhanh hơn, nhấn phím F7 để khởi động chức Nhưng bạn có cảm thấy bực phải nhấn nhấn lại phím Ignore lần Word báo lỗi acronym - từ cấu tạo chữ đầu nhóm từ, ví dụ NATO, ASEAN - khơng? Thay ngồi tỉ mẩn nhập từ vào từ điển Word, bạn tiết kiệm khối thời gian cách vào menu Tools > Options > mở thẻ