chuong5tv xuanhiens weblog

• Mô tả phạm vi sản phẩm (Product scope description): Những đặc điểm của sản phẩm, kết quả, dịch vụ được mô tả trong điều lệ dự án và hồ sơ yêu cầu. • Điều kiện chấp nhận sản phẩm (Pro[r]

(1)

CHƯƠNG 5:

QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

(PROJECT SCOPE MANAGEMENT)

CHƯƠNG 5:

QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

(2)

Mục tiêu

• Quản lý phạm vi dự án bao gồm quy trình u cầu để bảo đảm tất cơng việc của dự án hoàn thành cách thành công.

(3)

Quản lý phạm vi dự án

(Project Scope Management)

Quản lý phạm vi dự án

(Project Scope Management)

• Tập hợp yêu cầu (Collect Requirements) • Định nghĩa phạm vi (Define Scope)

• Tạo WBS (work breakdown structure) • Xác nhận phạm vi (Verify Scope)

• Điều khiển phạm vi (Control Scope)

(4)

Thu thập yêu cầu (Collect Requirements)

• Thu thập yêu cầu: quy trình xác định, thu thập những yêu cầu bên tham gia để đưa mục tiêu dự án.

• Thu thập yêu cầu xác định quản lý kỳ vọng khách hàng bên tham gia, nó làm sở cho việc tạo WBS

(5)

(6)

(7)

Thu thập yêu cầu (Collect Requirements) • Input

–Điều lệ dự án (Project Charter): Giúp cho người quản lý biết mức độ tóm tắt dự án cần thực để hoàn thành

(8)

Thu thập yêu cầu (Collect Requirements) • Tools and techniques

–Phỏng vấn (Interviews):

• Phỏng vấn trực tiếp cách tiếp cận hình thức hay khơng hình thức để khám phá thơng tin từ bên tham gia

–Nhóm mục tiêu (Focus group):

• Họp với bên tham gia chuyên gia để tìm hiểu mong đợi quan điểm họ sản phẩm, dịch vụ kết

–Tạo điều kiện cho hội thảo (Facilitated workshop)

(9)

–Kỹ thuật nhóm sáng tạo (Group creativity techniques): • Vận dụng trí tuệ tập thể (Brainstorming): thu thập nhiều ý

kiến

• Kỹ thuật nhóm định danh (Nominal group technique): tăng cường động não cách bỏ phiếu

• Kỹ thuật Delphi (The Delphi Technique): Một nhóm chọn chuyên gia trả lời câu hỏi

• Ánh xạ ý tưởng/trí tuệ (Idea/mind mapping): Những ý tưởng tạo ra, thông qua việc động não cá nhân cố tạo ý tưởng

(10)

–Kỹ thuật nhóm cách định (Group Decision Making Techniques): có nhiều cách

• Sự trí (Unanimity): người đồng ý

• Phần lớn (Majority): ủng hộ 50% thành viên nhóm

• Đa số (Plurality): Khối lớn nhóm định không đạt đa số

(11)

–Quan sát (Observations): cung cấp cách trực dõi cá nhân môi trường họ xem họ thực công việc tác vụ họ

–Nguyên mẫu (Prototypes): phương pháp thu thập phản hồi sớm yêu cầu cách cung cấp mơ hình hoạt động sản phẩm kỳ vọng trước thật thiết kế

(12)

Thu thập yêu cầu (Collect Requirements) • Output

–Tài liệu u cầu(Requirements documentation) • Mơ tả u cầu doanh nghiệp cần thiết cho dự án

như

–Kế hoạch quản lý yêu cầu (Requirements management plan)

• Hồ sơ yêu cầu phân tích, thu thập tài liệu, quản lý suốt trình thực dự án

–Ma trận ghi vết yêu cầu (Requirements traceability matrix):

(13)

Định nghĩa phạm vi (Define Scope)

• Định nghĩa phạm vi quy trình mô tả chi tiết của dự án sản phẩm.

(14)

Định nghĩa phạm vi (Define Scope) • Phạm vi(scope):

–Đề cập đến tất công việc liên quan đến việc tạo sản phẩm dự án qui trình sử dụng để tạo sản phẩm

–Phạm vi xác định điều cần làm điều khơng cần làm

• Các sản phẩm trung gian (Deliverables):

(15)

Định nghĩa phạm vi (Define Scope) • Benefits:

–Nâng cao tính xác ước lượng chi phí, thời gian tài nguyên dự án

–Tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định trách nhiệm cách rõ ràng

(16)

(17)

(18)

Định nghĩa phạm vi (Define Scope) • Input

–Project Charter:

• Cung cấp mô tả dự án đặc điểm sản phẩm cấp cao, chứa yêu cầu chấp nhận dự án

–Requirements Documentation –Organizational Process Assets

• Những sách, thủ tục khung mẫu cho phát biểu phạm vi dự án

• Những hồ sơ dự án dự án trước

(19)

Định nghĩa phạm vi (Define Scope) • Tools and techniques

–Expert judgment: Thường sử dụng để phân tích thơng tin cần thiết cho việc phát biễu phạm vi dự án Bao gồm:

• Các đơn vị khác tổ chức • Người cố vấn

• Các bên tham gia bao gồm khách hàng nhà đầu tư • Các chuyên gia hiệp hội kỹ thuật

• Những nhóm cơng nghiệp

(20)

–Product Analysis:

• Product analysis cơng cụ có hiệu cho dự án có sản phẩm trung gian

–Alternatives Identification

• Việc xác định giải pháp kỹ thuật sử dụng để đưa cách tiếp cận khác để thực thực công việc dự án

(21)

Định nghĩa phạm vi (Define Scope) • Outputs

–Phát biểu phạm vi dự án (Project Scope Statement):

–Mô tả chi tiết sản phẩm trung gian dự án yêu cầu công việc để tạo sản phẩm trung gian

(22)

–Mức độ chi tiết mà phát biểu phạm vi dự án định nghĩa, công việc thực không thực xác định nhóm quản lý dự án điều khiển toàn phạm vi dự án tốt Phát biểu phạm vi dự án chi tiết bao gồm:

• Mơ tả phạm vi sản phẩm (Product scope description): Những đặc điểm sản phẩm, kết quả, dịch vụ mô tả điều lệ dự án hồ sơ yêu cầu

(23)

• Sản phẩm trung gian (Project deliverables): bao gồm hai đầu gồm có sản phẩm hay dịch vụ dự án

• Các công việc không thuộc dự án (Project exclusions)

• Các ràng buộc dự án (Project constraints): Danh sách mô tả ràng buộc dự án kết hợp với phạm vi dự án • Những giả thiết dự án (Project assumptions)

–Cập nhật hồ sơ dự án (Project Document Updates): • Đăng ký bên tham gia (Stakeholder register)

• Hồ sơ yêu cầu (Requirements documentation)

(24)

Product Scope Project Scope

Đặc điểm chức đặc trưng sản phẩm dịch vụ

Công việc cần làm để tạo sản phẩm

Những tiến trình, cơng cụ kỹ thuật yêu cầu thay đổi phạm vi ứng dụng phần chu trình sống sản phẩm

Những tiến trình, cơng cụ kỹ thuật yêu cầu thay đổi phạm vi ứng dụng phần chu trình sống dự án

Xác định chu trình sống

sản phẩm Xác định chu trình sống dự án Một sản phẩm có vài thành

phần phụ thuộc phạm vi sản phẩm độc lập

(25)

Tạo WBS (Work Breakdown Structure)

Tạo WBS (Work Breakdown Structure) • Sau hồn tất kế hoạch phạm vi, bước tiếp

theo xác định chi tiết công việc cách chia thành cơng việc nhỏ quản lý được.

• WBS tổ chức xác định công việc tổng thể dự án trình bày cơng việc xác định trong phát biểu phạm vi dự án phê chuẩn hiện tại.

(26)

Tạo WBS (Work Breakdown Structure) • Kế hoạch cơng việc WBS gọi

gói cơng việc (work packages), gói cơng việc lịch làm việc, ước lượng chi phí, theo dõi điều khiển.

(27)

(28)

Tạo WBS (Work Breakdown Structure) • Input:

–Project Scope Statement

–Requirements Documentation

–Organizational Process Assets: ảnh hưởng đến tiến trình tạo WBS

• Những sách, thủ tục khung mẫu cho việc tạo WBS

(29)

Tạo WBS (Work Breakdown Structure) • Tools and techniques

–Decomposition: chia mục tiêu dự án thành nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý Bao gồm hoạt động:

• Xác định phân tích sản phẩm trung gian cơng việc liên quan

• Cấu trúc tổ chức WBS

• Phân rã công việc WBS từ tổng thể đến chi tiết

• Triển khai gán mã định danh cho thành phần WBS

(30)

–Cấu trúc WBS tạo theo cách:

(31)

(32)

Tạo WBS (Work Breakdown Structure) • Output

–WBS: phân rã cơng việc theo phân cấp thành phẩm thực thi nhóm dự án để hồn thành mục tiêu dự án tạo sản phẩm trung gian theo yêu cầu Với mức WBS từ xuống thể chi tiết công việc dự án

–WBS dictionary: cung cấp mô tả chi tiết thành phần WBS

• Code of account identifier • Description of work

(33)

• Danh sách mục tiêu chương trình (List of schedule milestones)

• Associated schedule activities • Resources required

• Cost estimates

(34)

–Scope baseline: thành phần kế hoạch quản lý dự án

• Project scope statement • WBS

• WBS dictionary

(35)

Tạo WBS (Work Breakdown Structure) • Các nguyên lý tạo WBS

–Một đơn vị công việc xuất nơi WBS –Nội dung công việc mục WBS tổng

các cơng việc

–Một mục WBS nhiệm vụ người, có nhiều người thực cơng việc

–WBS phải quán với cách thực công việc; trước hết phải phục vụ nhóm dự án mục đích khác thực tế cho phép

(36)

–Mỗi mục WBS phải có tài liệu kèm để bảo đảm hiểu xác phạm vi cơng việc

(37)

Xác nhận phạm vi (Verify Scope)

• Xác nhận phạm vi q trình hình thức hóa cơng nhận sản phẩm trung gian dự án hoàn tất.

(38)

(39)

(40)

Xác nhận phạm vi (Verify Scope) • Input

–Project Management plan • Project Scope Statement, • WBS,

• WBS dictionary

–Requirement Documentation:

• Danh sách tất dự án, sản phẩm, loại yêu cầu khác với tiêu chuẩn cơng nhận

–Requirement Traceability Matrix

• Liên kết yêu cầu với nguồn gốc nó, theo dõi suốt chu trình dự án

–Validated Deliverables

(41)

Xác nhận phạm vi (Verify Scope) • Tools and techniques

–Kiểm tra (Inspection -Review/Audit): bao gồm hoạt động phép đo, kiểm tra, kiểm chứng để xác định xem cơng việc sản phẩm trung gian có đáp ứng yêu cầu điều kiện cơng nhận hay khơng

• Output:

–Accepted deliverables:

• Sản phẩm trung gian cơng nhận khách hàng nhà tài trợ

(42)

–Change requests:

• Những yêu cầu thay đổi xử lý thông qua quy trình điều khiển thay đổi tích hợp

–Product Document Updates

(43)

Điều khiển phạm vi (Control Scope)

• Điều khiển phạm vi quy trình theo dõi tình trạng dự án, phạm vi sản phẩm.

(44)

(45)

(46)

Điều khiển phạm vi (Control Scope) • Input

–Project Management plan

• Scope baseline: so sánh với kết thực

• Scope management plan: mơ tả phạm vi dự án quản lý điều khiển

• Change management plan: định nghĩa quy trình quản lý thay đổi dự án

• Configuration management plan: xác định phầm tử cấu hình quy trình điều khiển thay đổi

(47)

–Work performance information

• Thơng tin tiến độ dự án, sản phẩm trung gian bắt đầu, phát triển nó, sản phẩm trung gian kết thúc

–Requirement Documentation –Requirement Traceability Matrix –Validated Deliverables

(48)

Điều khiển phạm vi (Control Scope) • Tools and techniques: Variance analysis

–Phần mềm xử lý văn giúp tạo tài liệu liên quan đến phạm vi dự án

–Các bảng tính giúp thực tính tóan tài chính, tạo mơ hình tính điểm có trọng số phát triển biểu đồ, đồ thị

–Phần mềm giao tiếp giúp làm rõ truyền đạt tốt thông tin phạm vi dự án

(49)

Điều khiển phạm vi (Control Scope) • Output:

–Work performance measurements –Organizational Process Assets

–Change requests

(50)

Phần mềm quản lý phạm vi dự án

Phần mềm quản lý phạm vi dự án • Microsoft project 2010: quản lý thời gian

–Tạo lập lịch biểu –Nhập nhiệm vụ

–Chuyển nhiệm vụ thành cột mốc –Đưa vào nhiệm vụlặp lại

–Thay đổi độdài nhiệm vụ –Xóa bỏmột nhiệm vụ

–Sắp xếp lại nhiệm vụtrong lịch biểu –Thay đổi ngày giờlàm việc

(51)

Phần mềm quản lý phạm vi dự án

Phần mềm quản lý phạm vi dự án • Microsoft project 2010: quản lý chi phí

–Gán chi phí cho tài nguyên

–Chuẩn bị tính tốn chi phí vượt giờ –Tìm kiếm chi phí vượt ngân sách –Gán chi phí cố định cho nhiệm vụ –Kiểm soát sựgia tăng chi phí dựán. –Quan sát chi phí tài ngun

–Lưu thơng tin chi phí