tin học căn bản pcworldhtb

Một biểu đồ trong Excel được tạo ra từ dữ liệu trong bảng tính hiện hành. Vì vậy trước khi xây dựng biểu đồ bạn cần tạo bảng tính có chứa các dữ liệu cần thiết bằng cách nhập dữ liệu t[r]

CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel (gọi tắt: Excel) chương trình ứng dụng trong Microsoft Office chạy môi trường Windows Thế mạnh Excel tính tóan cơng thức Excel loại bảng tính điện tử dùng để tổ chức, tính tốn cơng thức (Formulas), phân tích tổng hợp số liệu Các nhiệm vụ mà bạn thực với Excel từ việc viết hóa đơn tới việc tạo biểu đồ 3-D quản lý sổ kế tốn cho doanh nghiệp Khơng gian việc Excel, kiểu liệu cách tạo bảng tính đơn giản

I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1) Gọi ứng dụng Microsoft Excel

Cách 1: Chọn lệnh Start / Programs / Microsoft Excel

Start / All Programs / Microsoft Office / Microsoft Office Excel Cách 2: D_Click vào biểu tượng Microsoft Excel hình (Desktop). Cách 3: D_Click lên tập tin Excel có sẵn máy (*.xls) Tập tin tự động gọi chương trình excel trước sau mở ln file excel

2) Thốt khỏi Microsoft Excel Cách 1: Click vào nút Close Cách 2: Chọn lệnh File/ Exit. Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4. 3) Các thao tác tập tin

Tập tin Excel có phần mở rộng XLS Các thao tác mở file, đóng file, lưu file tương tự Word

Địa ô hành

4) Màn hình Microsoft Excel

Các cơng cụ: ngồi cơng cụ tương tự Word, Excel có thêm công thức (Formula Bar) dùng để nhập liệu, công thức vào ô hành

Bật/ tắt này, vào menu View/ Formula Bar

II. CẤU TRÚC CỦA MỘT WORKBOOK

Một tập tin Excel gọi Workbook có phần mở rộng .XLS Một Workbook xem tài liệu gồm nhiều tờ

Mỗi tờ gọi Sheet, có tối đa 255 Sheet, có Sheet Các Sheet đặt theo tên là: Sheet1, Sheet2,

1) Một số thao tác Sheet

- Chọn Sheet làm việc: Click vào tên Sheet

- Đổi tên Sheet: D_Click tên Sheet cần đổi tên, sau nhập vào tên - Chèn thêm Sheet: chọn lệnh Insert/WorkSheet

- Xóa Sheet: chọn Sheet cần xóa, chọn lệnh Edit/ Delete Sheet Ghi chú: thực thao tác

trên cách R_Click lên tên Sheet chọn lệnh cần thực

Thanh công thức (Formula Bar)

Vùng nhập dữ liệu

Tên Sheet Chỉ số hàng Tên cột

Màn hình Microsoft Excel

2) Cấu trúc Sheet

Mỗi sheet xem bảng tính gồm nhiều hàng, nhiều cột - Hàng (row): có tối đa 65.536 hàng, đánh số từ đến 65.536

- Cột (column): có tối đa 256 cột, đánh số từ A, B, Z,AA,AB AZ, IV - Ô (cell): giao cột hàng, liệu chứa ô, có lưới phân cách

Như Sheet có 65.536 (hàng) * 256 (cột) = 16.777.216 (ơ)

Mỗi có địa xác định tên cột số thứ tự hàng, ví dụ C9 nghĩa cột C hàng thứ

- Con trỏ ô: khung nét đôi, ô chứa trỏ ô gọi ô hành Cách di chuyển trỏ ô bảng tính:

+ Sử dụng chuột: Click vào ô cần chọn + Sử dụng bàn phím:

, : Lên, xuống hàng Ctrl + PageUp: Sang trái trang hình , : Qua trái, phải ô Ctrl + PageDown: Sang phải trang hình PageUp: Lên trang hình Ctrl + Home: Về ô A1

PageDown: Xuống trang hình

- Vùng (Range/ Block/ Array/ Reference) : gồm nhiều ô liên dạng hình chữ nhật, vùng có địa gọi địa vùng Địa vùng xác định địa góc bên trái góc bên phải, địa dấu hai chấm (:)

Ví dụ: C5:F10 vùng chữ nhật định vị ô C5 cuối F10 - Gridline: Trong bảng tính có đường lưới (Gridline) dùng để phân cách Mặc nhiên đường lưới không in Muốn bật/ tắt Gridline, vào lệnh Tools/ Options/ View, sau Click vào mục Gridline để bật/ tắt đường lưới

III. CÁCH NHẬP DỮ LIỆU:

1) Một số qui định chung :Khi cài đặt Excel sử dụng các thơng số (theo ngầm định) Để thay đổi thông số theo ý muốn, bạn chọn lệnh Tools/ Options

2) Cách nhập liệu vào ô - Đưa trỏ ô đến ô cần nhập

- Nhập liệu vào

- Kết thúc trình nhập phím ENTER (hoặc ), hủy bỏ liệu nhập phím Esc

Ghi : Muốn hiệu chỉnh liệu nhập ta chuyển trỏ đến cần hiệu chỉnh nhấn phím F2 D_Click vào ô cần hiệu chỉnh

IV. CÁC KIỂU DỮ LIỆU VÀ CÁCH NHẬP

Microsoft Excel tự động nhận diện kiểu liệu bạn nhập liệu nhập vào Công việc bạn xác định kiểu liệu để tiện cho việc tính toán định dạng 16.4.1 Dữ liệu kiểu số

Khi nhập vào số bao gồm: 9, +, -, *, /, (, ), E, %, $ số mặc nhiên được canh lề phải ô Excel hiểu liệu kiểu số bạn nhập liệu kiểu số đúng theo định dạng Windows (ngày lưu trữ trị số), ngược lại hiểu liệu kiểu chuỗi

 Dữ liệu dạng số (Number)

Để đặt quy định cách nhập hiển thị số Windows: chọn lệnh Start/Settings/Control Panel/ Regional and Language Options/ Chọn lớp Number:

Dấu thập phân Số chữ số thập phân Dấu phân cách hàng nghìn Số số hạng nhóm hàng nghìn Dấu phủ định (số âm)

Định dạng số âm

Định dạng số thực nhỏ Dấu phân cách tham số hàm Hệ thống đo lường

Quy định cách nhập hiển thị số 1.

Ví dụ:

- Số 1234.56 nhập theo cách sau:

1234.56 Số tuý, không định dạng

1,234.56 Kết hợp định dạng phân cách hàng nghìn (Comma) $1234.56 Kết hợp định dạng ký hiệu tiền tệ (Currency)

$1,234.56 Kết hợp định dạng ký hiệu tiền tệ phân cách hàng nghìn

- Số 0.25 nhập theo cách sau:

0.25 25 Số tuý, không định dạng

25% Kết hợp định dạng phần trăm (Percent) 2.5E-1 Kết hợp định dạng khoa học (Scientific)  Dữ liệu dạng ngày (Date):

Microsoft Excel hiểu liệu kiểu Date ta nhập vào theo qui định Windows (mặc nhiên tháng/ ngày/ năm) Ngược lại Excel hiểu kiểu chuỗi Mặc nhiên liệu kiểu Date canh phải ô.

Dữ liệu kiểu Date xem liệu kiểu số với mốc thời gian ngày 1/1/1900 (có giá trị 1), ngày 22/1/1900 có giá trị 22, …

 Dữ liệu dạng (Time)

Microsoft Excel hiểu liệu kiểu Time ta nhập vào theo qui định Windows (mặc nhiên giờ:phút:giây buổi) Ngược lại Excel hiểu kiểu chuỗi Mặc nhiên liệu kiểu Time canh phải ô

Dữ liệu kiểu Time xem liệu kiểu số 0:0:0 có giá trị 0, 24:0:0 có giá trị 1, 36:0:0 có giá trị 1.5, …

Khi nhập liệu kiểu Time, bỏ qua tên buổi (AM/ PM) Ví dụ: 16:30:36 nhập 16:30:36 4:30:36 PM 16.4.2 Dữ liệu kiểu chuỗi (Text)

Khi nhập vào bao gồm ký tự chữ chữ số Mặc nhiên liệu kiểu chuỗi được canh lề trái ô.

Lưu ý:

- Nếu muốn nhập chuỗi số thực cách: Cách 1: Nhập dấu nháy đơn ( ‘ ) trước nhập liệu số

Cách 2: Xác định khối cần nhập liệu kiểu chuỗi số, chọn lệnh Format/Cells/Number/Text.

- Chuỗi xuất cơng thức phải bao quanh dấu nháy kép “ “ 16.4.3 Dữ liệu kiểu công thức (Formula)

Microsoft Excel hiểu liệu kiểu công thức ta nhập vào bắt đầu dấu = Đối với liệu kiểu công thức giá trị hiển thị khơng phải công thức mà kết công thức (có thể trị số, ngày tháng, giờ, chuỗi hay thông báo lỗi) Công thức xem kết hợp toán tử toán hạng

+ Các toán tử là: +, -, *, /, &,^, >, <, >=, <=, = ,<> + Các tốn hạng là: hằng, hàm, địa ô, địa vùng

Thay đổi qui định kiểu Date Dạng hiển thị ngày/tháng/ năm

Nhập vào dấu phân cách ngày, tháng, năm

Ví dụ: =SQRT(A1)+10*B3

=RIGHT(“Microsoft Excel”,5) =MAX(3,-7,0,SUM(A2:A10))

Nếu cơng thức có nhiều dấu ngoặc qui tắc tính sau:  Ngoặc tính trước, ngoặc ngồi tính sau

 Trong ngoặc tính trước, ngồi ngoặc tính sau  Ưu tiên cao tính trước, ưu tiên thấp tính sau  Bên phải tính trước, bên trái tính sau  Độ ưu tiên tốn tử

ĐỘ ƯU TIÊN TỐN TỬ Ý NGHĨA

1 ( ) Dấu ngoặc đơn

2 ^ Luỹ thừa

3 - Dấu cho số âm

4 *, / Nhân/ chia

5 +, - Cộng/ trừ

6

=, <> >, >= <, <=

Bằng nhau, khác Lớn hơn, lớn Nhỏ hơn, nhỏ

7 NOT Phủ định

8 AND Và (điều kiện đồng thời)

9 OR Hoặc (điều kiện không đồng thời) 10 & Tốn tử ghép chuỗi

Ví dụ: Tính giá trị biểu thức:

2^6 * - 5*6 + (22 – 16) /

= 64 * – 30 + / = 192 – 30 + = 164  Bảng chân trị hàm NOT, AND, OR

A B NOT (A) AND (A, B) OR (A, B)

0 0

0 1

1 0

1 1

 Có hai cách nhập cơng thức

Ví dụ: để nhập cơng thức =A2+B2+C2 vào D2 Cách 1: nhập trực tiếp

Cách 1: nhập theo kiểu tham chiếu (kết hợp chuột/ bàn phím để chọn ơ, vùng)  Đặt trỏ ô D2

 Nhập =

 Chọn ô A2, nhập +, chọn ô B2, nhập +, chọn ô C2

 Gõ phím Enter

V. CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ VÀ CÁC THÔNG BÁO LỖI THƯỜNG GẶP

16.5.1 Các loại địa chỉ  Địa tương đối

- Qui ước viết: <tên cột><chỉ số hàng>, chẳng hạn A1, B2,

- Trong trình chép cơng thức địa tự động thay đổi theo phương, chiều để bảo tồn mối quan hệ tương đối

Ví dụ: Giả sử C3 có cơng thức =A1+1, A1 gọi liên hệ. Ơ C3 có mối liên hệ với ô A1 sau:

C3 cách A1 hai cột phía trái C3 cách A1 hai dịng phía

Mối liên hệ phải bảo tồn chép công thức ô C3 đến địa khác

Khi chép công thức tới D5 cơng thức D5 có dạng giống công thức C3 địa thay đổi, ô liên hệ công thức ô D5 cách D5:

Hai cột phía trái  cột B Hai dịng phía  dịng

Như cơng thức D5 phải =B3+1  Địa tuyệt đối

- Qui ước viết: $<tên cột>$<chỉ số hàng>, chẳng hạn $A$1, $B$2, - Khi chép cơng thức địa loại không thay đổi Ví dụ: Giả sử C3 có cơng thức =$A$1+1

Khi chép công thức tới ô D5 cơng thức D5 =$A$1+1

 Địa bán tuyệt đối (địa hỗn hợp)

- Qui ước viết: cột tuyệt đối: $<tên cột><chỉ số hàng>

hàng tuyệt đối: <tên cột>$<chỉ số hàng>, chẳng hạn $A1, B$2, =A1+1

=B3+1

Địa tương đối

=$A$1+1

=$A$1+1

Địa tuyệt đối

- Khi chép công thức địa loại thay đổi thành phần tương đối thành phần tuyệt đối khơng thay đổi

Ví dụ:

Ghi : Có thể sử dụng phím F4 để ln chuyển loại địa

16.5.2 Các thông báo lỗi thường gặp Excel

Khi Excel khơng tính cơng thức chương trình báo lỗi sai, bắt đầu dấu # Sau lỗi thường gặp:

Lỗi báo Nguyên nhân

# DIV/0! Trong cơng thức có phép tính chia cho số không (0)

#N/A Công thức tham chiếu đến có mục nhập #N/A gõ số hàm khơng có đối số #NAME? Trong cơng thức có tên mà Excel không hiểu

#NULL! Xảy xác định giao vùng thực tế vùng khơng giao nhau #NUM! Xảy liệu số có sai sót

#REF! Xảy công thức tham chiếu đến địa khơng hợp lệ #VALUE! Trong cơng thức có toán hạng toán tử sai kiểu

Địa hỗn hợp =A$1+1

=B$1+1

=$A1+1

=$A3+1

Chuyển đổi loại địa

=C3 =C$3

=$C$3

CÁC THAO TÁC CƠ BẢN oOo

-Sau nhập hiệu chỉnh thơng tin bảng tính, bạn hiệu chỉnh bảng tính thay đổi kích thước hàng, cột, chèn xóa hàng cột, chép liệu, , định dạng liệu để làm bật yếu tố quan trọng làm cho bảng tính dễ đọc Trong chương bạn học cách hiệu chỉnh hàng cột bảng tính, định dạng cách hiển thị liệu, canh lề, chọn Font chữ, kẻ khung tô màu, thay đổi chiều rộng cột chiều cao hàng,

I. XỬ LÝ TRÊN VÙNG

Phần giới thiệu cho bạn kỹ hiệu chỉnh sau: - Cách chọn ô dãy ô (Range)

- Cách chép liệu từ ô sang ô khác - Cách di chuyển ô

- Cách thêm hàng cột vào bảng tính - Cách xóa (Clear Delete)

- Cách thay đổi độ rộng cột chiều cao hàng

- Cách hủy bỏ (Undo) lặp lại (Repeat) lệnh vừa thực

1) Các loại vùng cách chọn

1 Chọn tồn bảng tính. 2 Chọn cột.

3 Chọn hàng.

4 Chọn dãy ô liên tục.

5 Chọn dãy ô không liên tục.

1

3 2

4

5

Loại vùng Cách chọn Vùng ô Click vào ô cần chọn.

Vùng nhiều ô liên tục

- Mouse: Drag từ ô đầu đến ô cuối vùng

- Keyboard: Đưa trỏ ô đầu tiên, nhấn giữ phím Shift kết hợp với phím mũi tên.

- Mouse + Keyboard: Đưa trỏ ô ô đầu tiên, nhấn giữ Shift, Click vào ô cuối vùng

Nhiều cách khoảng Giữ phím Ctrl, Click chọn ô

Nhiều vùng cách khoảng Giữ phím Ctrl, Drag chọn vùng

Nguyên cột Click vào tên cột cần chọn, Drag chọn nhiều cột). tiếp đến cột cuối (nếu Nguyên dòng Click vào số hàng, Drag tiếp đến hàng cuối (nếu chọnnhiều hàng). Toàn Sheet Click vào nút giao chứa tên cột và

thanh chứa số hàng; nhấn tổ hợp phím Ctrl + A Một phần ô D_Click vào ô cần chọn (hoặc Đặt trỏ vào ơ, gõ phím F2),

sau chọn giống chọn văn thơng thường 2) Đặt tên cho vùng (Insert/ Name/ Define)

Để thuận tiện cho thao tác liệu, ta đặt tên cho vùng liệu chọn sau:

- Chọn vùng liệu cần đặt tên - Chọn lệnh Insert/ Name/ Define - Nhập tên vùng vào mục Names in

workbook.

- Click OK Add

3) Xoá bỏ liệu

(Edit/ Clear)

- Chọn vùng liệu cần xoá - Chọn lệnh Edit/ Clear - Chọn cách xoá liệu

4) Sao chép liệu từ ô sang ô khác điền liệu (Fill) a Sử dụng chức Copy Paste để chép liệu

- Chọn vùng liệu nguồn cần chép

- Vào menu Edit/ Copy; nhấn Ctrl + C; Click vào nút Copy - Di chuyển trỏ ô đến ô vùng đích

Đặt tên cho vùng

Xố bỏ liệu

- Vào menu Edit/ Paste; nhấn Ctrl + V; Click vào nút Paste b Tự động điền liệu tính AutoFill menu Insert/Fill

Excel tăng tốc việc nhập liệu vào bảng tính cách điền tự động dãy ô với giá trị lặp tăng theo thứ tự

Ví dụ: bạn chép giá trị giống cho nhiều sản phẩm bản báo cáo tạo phần số tăng theo quy luật (như Số thứ tự)

 Sử dụng tính AutoFill

Khi Drag Fill handle xuống phía sang phải, AutoFill tạo dãy giá trị tăng lên dựa theo mẫu dãy ô chọn Khi bạn Drag Fill handle lên phía sang trái, AutoFill tạo dãy giá trị giảm dần dựa mẫu

 Sử dụng menu Edit/ Fill

Ngồi tính AutoFill, bạn cịn sử dụng lệnh Fill từ menu Edit để thực chép đơn giản

- Điền lên (Up), xuống (Down), sang phải (Right) trái (Left)



Cách thực hiện:

+ Đặt trỏ lên ô mà bạn muốn chép Drag đến ô bạn muốn điền vào

+ Chọn menu Edit/Fill, chọn lệnh từ menu Fill thích hợp với hướng bạn muốn chép (Down, Right, Up, Left)

- Sử dụng hộp thoại Series Fill

Nếu bạn muốn xác định chuỗi tùy biến, chọn vùng bạn muốn điền chọn lệnh Edit/ Fill / Series:

Hình 17.5: Edit/Fill, hướng Down Drag vào

Fill handle

AutoFill AutoFill

Tự động điền liệu

5) Di chuyển liệu - Chọn vùng liệu nguồn cần di chuyển

- Vào menu Edit/ Cut; nhấn Ctrl + X; Click vào nút Cut - Di chuyển trỏ ô đến ô vùng đích

- Vào menu Edit/ Paste; nhấn Ctrl + V; Click vào nút Paste Lưu ý: Để di chuyển nhanh, bạn Drag

vào đường biên (không phải điểm Fill Handle) khối đến vị trí mới.

II. THAO TÁC TRÊN CỘT VÀ HÀNG

1) Thêm hàng, cột ô vào bảng tính.

a Thêm hàng (Row)

+ Chọn hàng mà muốn chèn thêm hàng vào + Vào menu Insert/ Rows;hoặc R_Click, chọn Insert.

Lưu ý: Hàng thêm vào đẩy hàng chọn xuống phía b Thêm cột (Column)

+ Chọn cột mà muốn chèn thêm cột vào + Vào menu Insert/ Columns;hoặc R_Click, chọn Insert. Lưu ý: cột thêm vào đẩy cột chọn sang bên phải

Edit Fill /Series: - Series in: Column - Type: Linear - Step Value:

Edit Fill /Series:

- Series in: Column.- Step Value: 1.5 - Type: Linear.- Stop Value: 10 Điền liệu hộp thoại Series

c Thêm ô mới

+ Chọn ô đưa trỏ đến mà muốn chèn ô trống vào + Vào menu Insert/ Cells; R_Click, chọn Insert , xuất hộp thoại sau:

2) Xóa hàng, cột, ơ - Xóa hàng/ cột

+ Chọn hàng/ cột cần xóa

+ Vào menu Edit / Delete; R_Click chọn Delete - Xóa :

+ Chọn cần xóa

+ Vào menu Edit / Delete ; R_Click chọn Delete

3) Thay đổi độ rộng cột chiều cao hàng. a Thay đổi độ rộng cột chiều cao hàng tay

- Đặt trỏ chuột cạnh cột hàng (hoặc khối chọn) cần thay đổi - Drag sang trái sang phải để thay đổi độ rộng cột; Drag lên xuống để thay đổi chiều cao hàng

1 2 3 4 1 Chèn ô nhiều ô, liệu ô hành bị đẩy sang phải

2 Chèn ô nhiều ô, liệu ô hành bị đẩy xuống

3 Chèn hàng. 4 Chèn cột.

Thêm ô

1 2 3 4 1 Xố nhiều ô, liệu ô bên phải đẩy qua hành 2 Xố nhiều ô, liệu ô bên đẩy lên hành 3 Xố hàng.

4 Xố cột.

Xố

Drag chuột vào

Drag chuột vào

Lưu ý: Bạn D_Click vào cạnh để tự động điều chỉnh kích thước cột, hàng cho vừa với liệu

b Thay đổi độ rộng cột chiều cao hàng menu Format - Chọn khối cần thay đổi

- Vào menu Format/Row (hoặc Column) + Chọn Height để thay đổi chiều cao hàng (hoặc chọn Width để thay đổi độ rộng cột)

+ Chọn AutoFit để tự động điều chỉnh kích thước cho vừa với liệu

4) Lệnh Undo, Redo Repeat a Lệnh Undo

Trong trình thao tác bảng tính, bạn có phạm sai lầm xóa nhầm khối liệu thực nhầm lệnh đó, bạn hủy bỏ lỗi cách sử dụng chức Undo

Menu Edit/ Undo; Click vào nút Undo ; nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z. b Lệnh Redo

Lệnh Redo dùng để hủy bỏ thao tác Undo vừa thực

Menu Edit/ Redo; Click vào nút Redo ; nhấn tổ hợp phím Ctrl +Y. b Lệnh Repeat

Lệnh Repeat dùng để lặp lại thao tác vừa thực Menu Edit/ Repeat; nhấn tổ hợp phím Ctrl +Y.

III ĐỊNH DẠNG CÁCH HIỂN THỊ DỮ LIỆU 1) Định dạng hiển thị liệu số - Chọn vùng liệu cần định dạng

- Chọn menu Format/ Cells/ Number

- Chọn quy định cách thể số cho liệu hộp thoại Format Cells

Dữ liệu số nhập vào ô bảng tính phụ thuộc vào thành phần: Loại (Category) Mã định dạng (Format code) Một số hiển thị theo nhiều loại Number, Date, Percentage, Trong loại lại có nhiều cách chọn mã định dạng

Chọn loại thể khung Category:

Thể loại Cơng dụng Ví dụ

Thay đổi chiều cao hàng

General Định dạng số mặc định, canh phải, giữ nguyên dạng ban đầu nhập vào

15.75 15234 Number

Định dạng số động hỗ trợ dấu phẩy, số chữ số thập phân tùy ý màu hay dấu ngoặc đơn (cho số âm)

3.14159 (1,234.57) Currency

Định dạng tiền tệ, dấu đô la, ký hiệu tiền tệ khác, số chữ số thập phân tùy ý màu hay dấu ngoặc đơn (cho số âm)

$ 15.25 VND 500 Accountin

g

Định dạng tiền tệ đặc biệt thiết kế để canh cột theo dấu thập phân giá trị tiền tệ (Ký hiệu tiền tệ xuất dọc theo cạnh trái ô)

$ 75.50

$ 5.50

Date Định dạng ngày tháng chung, ngày tháng hiển thị theo số kiểu tiêu chuẩn

09/12/2003 Sep-12-03 Time Định dạng chung, hiển thị theo số kiểu tiêu chuẩn. 2:30 PM

14:30:20 Percentag

e

Một cách định dạng mà giá trị ô chọn nhân với 100 kết hiển thị với biểu tượng %

184% 24.152% Fraction Kiểu định dạng dạng phân số 1/5 Scientific Định dạng số khoa học, sử dụng ký hiệu mũ cho số có quá nhiều chữ số. 1.25E+3

2.0E-2 Text Một định dạng coi số văn (dữ liệu canh

trái ô)

0123 00112 Special Bộ dạng hữu ích, bao gồm: Zip Code, Phone Number 9810-123

12-34-56 Custom Một danh sách dạng tiêu chuẩn hay dạng tuỳ chọn mà bạn cần (như mô tả hộp thoại trên). INV-0075

25/12/2003 Ta định dạng nhanh cách hiển thị số cách sử dụng nút công cụ Formatting:



Cách thay đổi đơn vị tiền tệ dùng Excel:

Để thay đổi đơn vị tiền tệ dùng Excel ứng dụng Windows khác, chọn lệnh Start/ Settings/ Control Panel/ Regional and Language Options

Trong lớp Regional Options, Click chọn lệnh Customize, Chọn lớp Currency, xuất hộp thoại

Định dạng kiểu tiền tệ Định dạng kiểu phần trăm

Định dạng kiểu ngăn cách phần ngàn, triệu, Tăng thêm số lẻ thập phân

Giảm bớt số lẻ thập phân 1

2 3 4 5

- Nhập ký hiệu tiền tệ mục Currency Symbol - Click chọn lệnh Apply.

2) Canh lề liệu ô

Sự phân bố liệu ô phụ thuộc vào thành phần: phân bố ngang (Horizontal), phân bố dọc (Vertical) hướng thể liệu (Orientation)

- Chọn vùng liệu cần định dạng

- Chọn lệnh 1 HorizontalFormat/ Cells/ Chọn lớp Alignment, xuất hộp thoại: 2 Vertical

3 Merge and Center 4 Orientation

1

2

4

3

Sự phân bố liệu ô Thay đổi đơn vị tiền tệ

1 Canh trái 2 Canh giữa 3 Canh phải 4 Canh đều

5 Trộn ô canh giữa 1

2 3 4 5

 Horizontal: phân bố ngang - General : dạng - Left : canh lề trái - Center : canh lề - Right : canh lề phải - Fill : lấp liệu đầy ô - Justify : canh trái phải

- Center across selection: canh vùng chọn

 Vertical: phân bố dọc - Top : canh lề - Center : canh lề - Bottom : canh lề - Justify : canh  Text control: điều chỉnh liệu

- Wrap text: nằm chung ô - Shrink to fit: canh vừa với - Merge cells: nhóm ô lại  Orientation: Chọn hướng thể liệu

3) Định dạng ký tự

Dữ liệu ô định dạng ký tự theo thành phần: Font (kiểu chữ), Font Style (loại nghiêng, đậm, gạch ), Size (kích cỡ chữ), Effects (hiệu ứng)

Chọn lệnh Format/ Cells/ Chọn lớp Font, bạn chọn thay đổi thành phần tương tự với hộp thoại Font Word

Ghi chú:

Có thể định dạng nhanh việc canh lề định định dạng ký tự cách sử dụng nút công cụ Formatting phím gõ tắt tương ứng

4) Kẻ khung cho bảng tính

Một tính hữu ích để làm bật thơng tin cụ thể bảng tính thêm đường viền (Border) cho ô quan trọng

Chọn lệnh Format/ Cells/ Chọn lớp Border + Chọn kiểu đường kẻ mục

Style.

+ Chọn màu đường kẻ mục Color.

+ Chọn vẽ khung: Presets:

 None: bỏ đường kẻ.  Outline: kẻ xung quanh.  Inside: kẻ đường bên trong. Border : Kẻ trên, dưới,

Ghi chú:

 Có thể Click chọn vẽ hay bỏ khung trực tiếp khung hiển thị hộp thoại  Tạo đường viền nhanh cách sử dụng công cụ

- Xác định khối cần định dạng

- Chọn nút Border công cụ định dạng (Formatting)

- Chọn dạng đường kẻ thích hợp 5) Tơ màu cho bảng tính

Để tạo hiệu bổ sung cho đường viền vẽ, bạn dùng nhãn Patterns hộp thoại Format Cells để tô màu cho nhiều trong bảng tính

Chọn lệnh Format/ Cells/ Chọn lớp Patterns

- Chọn màu mục Color - Chọn mẫu màu mục hộp liệt kê thả Pattern



Tô màu nhanh: Sử dụng thanh công cụ

- Xác định khối cần định dạng

- Chọn nút Fill Color công cụ định dạng (Formatting)

- Chọn màu thích hợp

6) Sao chép định dạng nút Format Painter

Đôi bạn cần chép định dạng từ sang ô khác mà không chép liệu ô Ví dụ cần chép Font chữ, Size chữ, kiểu chữ (Bold, Italic), đường viền, màu nền, Để thực việc này, bạn sử dụng nút Format Painter . Thực theo bước sau:

- Chọn có định dạng cần chép - Click vào nút Format Painter

- Chọn ô mà bạn muốn chép định dạng

Kẻ khung nhanh

Tô màu cho bảng tính

IV THAO TÁC TRÊN TẬP TIN 17.4.1 Mở tập tin

 Mở tập tin mới

Chọn File/New nhấn tổ hợp phím Ctrl + N nhấn nút  Mở tập tin có đĩa

Chọn File/Open nhấn tổ hợp phím Ctrl + O nhấn nút , xuất hộp thoại sau:

Look in: cho phép chọn vị trí tập tin cần mở.

File name: cho phép nhập tên tập tin cần mở theo đường dẫn. Files of type: kiểu tập tin cần mở.

17.4.2 Lưu tập tin

 Lưu tập tin lần đầu tiên

Chọn File/Save nhấn tổ hợp phím Ctrl + S nhấn nút , xuất hộp thoại:

Có thể nhập đầy đủ đường dẫn tên tập tin cần mở

Chọn tập tin cần mở Chọn ổ đĩa thư mục chứa tập tin cần mở

Hộp hội thoại Open

Chọn ổ đĩa, thư mục chứa tập tin cần lưu

Nhập tên tập tin cần lưu

Save in: cho phép chọn vị trí chứa tập tin cần lưu.

File name: cho phép nhập tên tập tin cần lưu (theo quy tắc). Files of type: kiểu tập tin cần lưu.

 Lưu tập tin từ lần thứ hai trở đi

 Lưu vào tập tin: tương tự lần lưu Excel tự động lưu trữ thay đổi mà không yêu cầu đặt tên (không xuất hộp thoại Save As)  Lưu thành tập tin mới: vào menu File/ Save as xuất hộp thoại Save as

trên cho phép đặt tên tập tin 17.4.3 Đóng tập tin

 Lệnh File/ Close

Dùng để đóng tập tin hành, bạn phải lưu tập tin trước đóng, tập tin có cập nhật mà chưa lưu lại Excel thơng báo nhắc nhở:

 Yes: lưu liệu đóng tập tin hành.  No: đóng tập tin hành mà không lưu liệu.  Cancel: hủy bỏ lệnh, trở tập tin hành.  Lệnh File/ Close All

Nhấn giữ Shift, chọn File/ Close All

Dùng để đóng tất tập tin mở Những tập tin lưu Excel đóng lại, tập tin chưa lưu Excel xuất thơng báo chờ xác nhận có lưu lại hay không

MỘT SỐ HÀM TRONG EXCEL oOo

-Trong chương này, bạn tìm hiểu hàm có sẵn Excel Phần cung cấp cho bạn kỹ để giải toán từ đến toán phức tạp

Hàm dùng để tính tốn trả trị, chứa hàm trả giá trị, chuỗi ký tự thơng báo lỗi, … Excel có tập hợp hàm phong phú phân loại theo nhóm phục vụ cho việc tính tốn nhiều kiểu liệu nhiều mục đích khác

I CÚ PHÁP CHUNG VÀ CÁCH SỬ DỤNG 1) Xem danh sách hàm

Muốn xem danh sách hàm Click chọn nút Paste Function Standard chọn menu Insert/ Function gõ tổ hợp phím Shift + F3 Hộp thoại Paste Function xuất

2) Cú pháp chung

= TÊN HÀM ([Danh sách đối số])

Đa số hàm Excel có đối số có hàm khơng có đối số Nếu hàm có nhiều đối số đối số phải phân cách ký hiệu phân cách quy định Windows (thường sử dụng dấu phẩy) Số đối số hàm nhiều hay tuỳ theo hàm cụ thể

Đối số hàm là:

 Các giá trị số: =SUM(10, 12, 6, 8, -7)

 Địa ô, địa vùng: =MAX(A2, A4, C3, D2:D5, 6)  Một chuỗi ký tự: =RIGHT(“Dai hoc Can Tho”, 7)  Một biểu thức logic: =IF(A4 >= $D$2, 7, 8)

 Một hàm khác: =IF(C2>=0,SQRT(C2),“Số âm khơng có bậc hai!”)  Tên vùng: =A4 * DON_GIA

Xem danh sách hàm Các hàm phân

theo nhóm Các hàm

nhóm chọn

Cú pháp

hàm chọn Chức

3) Cách sử dụng hàm

Nếu công thức bắt đầu hàm, phải có dấu = (hoặc dấu @, dấu +) phía trước Nếu hàm đối số hàm khác khơng cần nhập dấu

Có cách nhập hàm

Cách 1: nhập trực tiếp từ bàn phím - Đặt trỏ ô muốn nhập hàm

- Nhập dấu = (hoặc dấu @, dấu +)

- Nhập tên hàm đối số theo cú pháp - Gõ Enter để kết thúc

Cách 2: thông qua hộp thoại Paste Function - Đặt trỏ ô muốn nhập hàm

- Click chọn nút Paste Function Standard chọn menu Insert/ Function gõ tổ hợp phím Shift + F3.Hộp thoại Paste Function xuất hình 18.1

- Chọn nhóm hàm danh sách Function category - Chọn hàm cần sử dụng danh sách Function name - Click OK để chọn hàm.

- Tuỳ theo hàm chọn, Excel mở hộp thoại cho phép nhập đối số Tiến hành nhập đối số

- Click OK để kết thúc.

II. CÁC HÀM THƠNG DỤNG:

1) Các hàm tốn học (Math & Trig)

Cú pháp Ý nghĩa ví dụ

ABS(number) Trả giá trị tuyệt đối số thực =ABS(12 - 20) 

INT(number)

Trả số nguyên lớn không vượt number.

=INT(5.6)  =INT(-5.6)  MOD(number, divisor)

Trả số dư phép chia nguyên number cho divisor (number, divisor số nguyên)

=MOD(5, 3)  ODD(number)

Làm tròn tới số nguyên lẻ gần =ODD(3.6) 

=ODD(-2.2)  -3 PRODUCT(number1, number2, )

Tính tích giá trị danh sách tham số

=PRODUCT(2, -6, 3, 4)  -144 RAND( )

Trả số ngẫu nhiên khoảng từ đến

=RAND( )  Số ngẫu nhiên ROUND(number, num_digits)

Làm tròn số number với độ xác đến num_digits chữ số thập phân.

=ROUND(5.13687, 2)  5.14 =ROUND(145.13687, -2)  100

SQRT(number) Tính bậc số dương number =SQRT(36) 

SUM(number1, number2, )

Tính tổng giá trị danh sách tham số

=SUM(2, -6, 8, 4) 

SUMIF(range, criteria [, sum_range])

Tính tổng thỏa mãn điều kiện

- range: vùng mà điều kiện so sánh - criteria: chuỗi mô tả điều kiện Ví dụ: "10", ">15", "<20", …

- sum_range: vùng tính tổng Các vùng tính tổng tương ứng vùng range thỏa điều kiện Nếu khơng có sum_range vùng range tính

=SUMIF(C4:C12, “>=6”, F4:F12) =SUMIF(C4:C12, “>=6”)

2) Các hàm thống kê (Statistical)

Cú pháp Ý nghĩa ví dụ

MAX(number1, number2, )

Trả giá trị lớn giá trị số danh sách tham số

=MAX(1, 2, 3, 5)  MIN(number1, number2, )

Trả giá trị nhỏ giá trị số danh sách tham số

=MIN(1, 2, 3, 5)  AVERAGE(number1, number2, )

Trả giá trị trung bình cộng số danh sách tham số

=AVERAGE(1, 2, 3, 5)  2.75

COUNT(value1, value2, ) Đếm số giá trị số danh sách tham số =COUNT(2, “hai”, 4, -6) 

COUNTA(value1, value2, )

Đếm số ô không rỗng danh sách tham số

=COUNT(2, “hai”, 4, -6) 

COUNTBLANK(range) Đếm số rỗng vùng range =COUNTBLANK(B4:B12)

COUNTIF(range, criteria)

Đếm ô thỏa mãn điều kiện criteria vùng range.

- range: vùng mà điều kiện so sánh - criteria: chuỗi mơ tả điều kiện Ví dụ: "10", ">15", "<20"

=COUNTIF(B4:B12, “>=6”)

RANK(number, ref, order)

Trả thứ hạng number ref, với order cách xếp hạng

Nếu order = bỏ qua ref hiểu có thứ tự giảm

Nếu order <> ref hiểu có thứ tự tăng =RANK(F4, $F$4:$F$12, 0)

=RANK(G4, $G$4:$G$12, 1) 3) Các hàm Logic (Logical)

Cú pháp Ý nghĩa ví dụ

AND(logical1, logical2, …)

Trả giá trị TRUE tất điều kiện TRUE

=AND(3>2, 5<8, 9>-12)  TRUE OR(logical1, logical2, …)

Trả giá trị TRUE có điều kiện TRUE

=OR(2>3, 12<8, 9>3)  TRUE =OR(2>3, 12<8, -9>3)  FALSE NOT(logical) Lấy phủ định củagiá trị logical

IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

Trả giá trị thứ value_if_true điều kiện logical_test TRUE, ngược lại trả giá trị thứ hai value_if_false.

=IF(A1 >=5, “Đậu”,”Rớt”)

Nếu giá trị A1 >= kết hàm Đậu Ngược lại giá trị ô A1 < kết Rớt 4) Các hàm xử lý chuỗi (Text)

Cú pháp Ý nghĩa ví dụ

LOWER(text) Chuyển chuỗi text thành chữ thường

=LOWER(“Dai hoc CAN Tho”)  dai hoc can tho UPPER(text) Chuyển chuỗi text thành chữ in hoa

=UPPER(“Dai hoc CAN Tho”)  DAI HOC CAN THO PROPER(text)

Đổi ký tự đầu từ chuỗi text thành chữ in hoa, lại chữ thường

=PROPER(“Dai hoc CAN Tho”)  Dai Hoc Can Tho TRIM(text) Cắt bỏ ký tự trống vô ích chuỗi text

=TRIM(“ Can Tho ”)  Can Tho

LEN(text) Trả độ dài chuỗi text (số ký tự chuỗi text) =LEN(“Dai hoc CAN Tho”)  15

LEFT(text, num_chars) Trả num_char ký tự bên trái chuỗi text =LEFT(“Dai hoc CAN Tho”, 7)  Dai hoc RIGHT(text, num_chars) Trả num_char ký tự bên phải chuỗi text

=RIGHT(“Dai hoc CAN Tho”, 7)  CAN Tho MID(text, start_num,

num_chars)

Trả chuỗi ký tự có độ dài num_chars vị trí start_num chuỗi text.

=MID(“Dai hoc CAN Tho”, 5, 3)  hoc

TEXT(value, format_text) Chuyển số value thành chuỗi theo định dạng format_text = TEXT(1234.56, “##,###.##”)  “1,234.56”

VALUE(text) Chuyển chuỗi có dạng số thành trị số = VALUE("123") +  125

FIND(find_text, within_text [, start_num])

Trả vị trí xuất (nếu có) find_text within_text (bắt đầu tìm từ vị trí start_num).

Chú ý:

- Nếu khơng có start_num vị trí bắt đầu tìm từ đầu chuỗi

- Hàm FIND phân biệt chữ in hoa chữ thường

- Nếu khơng tìm thấy find_text trả lỗi #VALUE! =FIND(“Excel”, “Microsoft Excel”)  11

=FIND(“Excel”, “Microsoft Excel”, 6)  11

=FIND(“excel”, “Microsoft Excel”, 6)  #VALUE! SEARCH(find_text,

=SEARCH(“Excel”, “Microsoft Excel”)  11 =SEARCH(“excel”, “Microsoft Excel”)  11 REPLACE(old_text,

num_start, num_chars, new_text)

Thay num_chars ký tự old_text new_text vị trí num_start

=REPLACE(“Ngon ngu lap trinh”, 10, 3, “chuong”)  Ngon ngu chuong trinh

5) Các hàm ngày (Date & Time) Giả sử ô A1 chứa ngày 28/09/2004 (Thứ ba)

Cú pháp Ý nghĩa ví dụ

TODAY( ) Trả ngày hành hệ thống

=TODAY( )  Tuỳ vào ngày hành hệ thống NOW( ) Trả ngày hành hệ thống

=NOW( )  Tuỳ vào ngày hành hệ thống DAY(date) Trả giá trị ngày tháng biểu thức ngày date

=DAY(A1)  28

MONTH(date) Trả giá trị tháng năm biểu thức ngày date =MONTH(A1) 

YEAR(date) Trả giá trị năm biểu thức ngày date =YEAR(A1)  2004

WEEKDAY(date)

Trả số thứ tự ngày tuần biểu thức date Giá trị 1: Sunday, 2:Monday, , 7: Saturday =WEEKDAY(A1) 

DATEVALUE(date_text)

Đổi chuỗi ngày date_text thành trị số ngày

Ghi chú: ta định dạng kết thành dạng Date cách sử dụng menu Format/Cells

= DATEVALUE("22/8/55")  20323



22/8/55 DATE(year, month, day)

Trả giá trị dạng Date theo quy định hệ thống =DATE(2004,09,28)  28/09/2004

=DATE(04,9,28)  28/09/2004 6) Các hàm tìm kiếm (Lookup & Reference)

Cú pháp Ý nghĩa ví dụ

CHOOSE(index_num, value1, value2, …)

Trả giá trị thứ index_num danh sách tham số =CHOOSE(3, “Word”, 2, “Excel”, -8)  Excel

COLUMN(reference) Trả số thứ tự cột trái vùng reference =COLUMN(C4:C12) 

COLUMNS(array) Trả số cột có vùng array =COLUMNS(C4:F12) 

=ROW(C4:C12) 

ROWS(array) Trả số hàng có vùng array =ROWS(C4:F12) 

 VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

Tìm giá trị lookup_value cột trái bảng table_array theo chuẩn dị tìm range_lookup, trả trị tương ứng cột thứ col_index_num (nếu tìm thấy).

range_lookup = (mặc nhiên):

Tìm tương đối, danh sách phải xếp theo thứ tự tăng dần

Nếu tìm khơng thấy trả giá trị lớn nhỏ lookup_value range_lookup = 0:

Tìm xác, danh sách khơng cần xếp thứ tự Nếu tìm khơng thấy trả lỗi #N/A

 HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)

Tương tự hàm VLOOKUP tìm giá trị lookup_value dòng bảng table_array theo chuẩn dị tìm range_lookup, trả trị tương ứng dịng thứ row_index_num (nếu tìm thấy)

Ví dụ: Cho bảng tính với số liệu sau:

A B C D E F

1 A01 12 16 10

2 C02 15 20 24

3 B75 25 22 18

4

5 A02 10 A01 B75 D25

6 B555 12 CẦN THƠ GẠO

7 D25 15 TRẮNG NƯỚC TRONG

=VLOOKUP("B75", A1:B3, 2, 0)  = HLOOKUP(16, D1:F3, 3, 0)  22

=VLOOKUP("B8", A1:B3, 2, 0)  #N/A = HLOOKUP(15, D1:F3, 3, 0)  #N/A

=VLOOKUP("B85", A1:B3, 2, 1)  = HLOOKUP(15, D1:F3, 3, 1)  25

=VLOOKUP("B85", A1:B3, 2)  = HLOOKUP(15, D1:F3, 3)  25

=VLOOKUP(A6, A5:B7, 2, 0)  12 = HLOOKUP(F5, D5:F7, 2, 0)  GẠO

=VLOOKUP("B555", A5:B7, 2, 0)  12 = HLOOKUP(“B75”, D5:F7, 3, 1)  NƯỚC

=VLOOKUP("B85", A5:B7, 2, 1)  12 = HLOOKUP(“E95”, D5:F7, 2, 0)  #N/A

=VLOOKUP("E05", A5:B7, 2)  15 = HLOOKUP(“E95”, D5:F7, 2)  TRONG

match_type = 1:

Tìm tương đối, danh sách phải xếp theo thứ tự tăng dần

Nếu tìm khơng thấy trả vị trí giá trị lớn nhỏ lookup_value

match_type = 0:

Tìm xác, danh sách khơng cần xếp thứ tự Nếu tìm khơng thấy trả lỗi #N/A

match_type = -1:

Tìm tương đối, danh sách phải xếp theo thứ tự giảm dần

Nếu tìm khơng thấy trả vị trí giá trị nhỏ lớn lookup_value

Ví dụ: sử dụng bảng liệu phần ví dụ hàm VLOOKUP HLOOKUP = MATCH(16, D1:F1, 0)  = MATCH(20, D3:F3, 0)  = MATCH(18, D1:F1, 0)  #N/A = MATCH(20, D3:F3, -1)  = MATCH(15, D1:F1, 1)  = MATCH(15, D3:F3, -1) 

 INDEX(array, row_num, column_num): trả giá trị ô hàng thứ row_num, cột thứ column_num mảng array

Ví dụ: sử dụng bảng liệu phần ví dụ hàm VLOOKUP HLOOKUP = INDEX(D1:F3, 2, 3)  20

= INDEX(D1:F3, 4, 3)  #REF!

= INDEX(D1:F3, MATCH(26, D1:D3, 1), MATCH(16, D1:F1, 0))  18 7) Ví dụ cách sử dụng hàm

 Hàm IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) Ví dụ 1:

=IF(B1 >= 5, “Đậu”, “Rớt”)

Excel kiểm tra biểu thức B1 >= 5, biểu thức (giá trị B1 >= 5) in “Đậu” kết thúc hàm, ngược lại in “Rớt” kết thúc hàm

Ví dụ 2:

=IF(B1 > 0, “Số dương”, IF(B1 = 0, “Số không”, “Số âm”))

- Excel kiểm tra biểu thức B1 > 0, biểu thức in “Số dương” kết thúc hàm, ngược lại xét tiếp biểu thức B1 =

- Nếu biểu thức B1 = in “Số không” kết thúc hàm, ngược lại in “Số âm” kết thúc hàm

Ví dụ 3: giả sử yêu cầu xếp loại học tập dựa vào Diem TB bảng điểm cho trước cách xếp loại sau:

Nếu Diem TB>=  XS A B C D

1 STT Ten Diem TB Xep loai

2 Cần 6.7

Nếu <= Diem TB <  Giỏi Nếu <= Diem TB <  Khá Nếu <= Diem TB <  TB Nếu 3.5 <= Diem TB <  Yếu Nếu Diem TB < 3.5  Kém

- Công thức ô D2:

=IF(C2 >= 9, “XS”, IF(C2 >= 8, “Giỏi”, IF(C2 >= 7, “Khá”, IF(C2 >= 5, “TB”, IF(C2 >= 3.5, “Yếu”, “Kém”)))))

- Sao chép công thức ô D2 đến vùng D3:D7

Tổng qt: có n trưịng hợp ta phải sử dụng n-1 hàm IF lồng  Hàm VLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)

Ví dụ: Cho liệu bảng đây:

A B C D E F G

1 BẢNG HỌC BỔNG BẢNG TRỢ CẤP

2 Xếp loại Học bổng Mã TC Tỉ lệ

3 01 100,000 B 50%

4 02 70,000 A 100%

5 03 50,000 C 0%

6 04 30,000

7

8 DANH SÁCH NHẬN TIỀN HỌC BỔNG

9

10 TT Họ tên Xếp loại Học bổng Mã TC Trợ cấp Tổng cộng

11 Trường 02 70,000 A 70,000

12 Kỳ 01 B

13 Kháng 02 C

14 Chiến 04 B

15 Nhất 01 C

16 Định 03 B

17 Thắng 04 A

18 Lợi 02 A

Yêu cầu:

2) Tính cột Trợ cấp = Học bổng * Tỉ lệ

Trong Tỉ lệ tính nhờ vào cột Mã TC BẢNG TRỢ CẤP 3) Tính cột Tổng cộng = Học bổng + Trợ cấp

Giải:

1) Tính cột Học bổng

+ Trước hết ta viết công thức cho ô D11:

Lấy giá trị C11 (lookup_value) để dị vùng $C$3:$D$6 (table_array), bảng ta muốn lấy cột Học bổng tức cột thứ (col_index_num), BẢNG HỌC BỔNG cột Xếp loại xếp theo thứ tự tăng dần nên ta dị tìm tương đối (range_lookup bỏ qua)

Vì vùng C3:D6 sử dụng chung để dị tìm nên phải lấy địa tuyệt đối Ta công thức cho ô D11 sau:

=VLOOKUP(C11, $C$3:$D$6, 2, 1) =VLOOKUP(C11, $C$3:$D$6, 2)

+ Sao chép công thức D11 đến vùng D12:D18 2) Tính cột Trợ cấp

+ Trước hết ta viết công thức cho ô F11:

Để tính Tỉ lệ ta lấy giá trị E11 (lookup_value) để dị vùng $F$3:$G$5 (table_array), bảng ta muốn lấy cột Tỉ lệ tức cột thứ (col_index_num), BẢNG TRỢ CẤP cột Mã TC chưa xếp nên ta phải dị tìm tuyệt đối (range_lookup 0)

Ta công thức cho ô F11 sau:

=D11 * VLOOKUP(E11, $F$3:$G$5, 2, 0) + Sao chép công thức F11 đến vùng F12:F18 3) Tính cột Tổng cộng

+ Trước hết ta viết công thức cho ô G11: =D11 + F11

+ Sao chép công thức ô G11 đến vùng G12:G18

 Hàm HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup) Ví dụ: xét lại ví dụ áp dụng hàm VLOOKUP BẢNG HỌC BỔNG BẢNG TRỢ CẤP cho sau:

A B C D E F G

1 BẢNG HỌC

BỔNG

Xếp loại 01 02 03 04

2 Học bổng 100,000 70,000 50,000 30,000 3

4 BẢNG TRỢ

CẤP

Mã TC B A C

5 Tỉ lệ 50% 100% 0%

Giải:

Công thức cho ô D11 sau:

=HLOOKUP(C11, $D$1:$G$2, 2, 1) =HLOOKUP(C11, $D$1:$G$2, 2) 2) Tính cột Trợ cấp

Cơng thức cho F11 sau:

=D11 * HLOOKUP(E11, $D$4:$F$5, 2, 0) 3) Tính cột Tổng cộng

THAO TÁC TRÊN CƠ SỞ DỮ LIỆU oOo

-I KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU 1) Khái niệm sở liệu

Khi quản lý thơng tin đối tượng đó, quản lý nhân viên chẳng hạn, ta phải quản lý nhiều thuộc tính liên quan đến nhân viên họ tên, mã nhân viên, phái, năm sinh, nơi sinh, địa chỉ, mã ngạch, bậc, hệ số, lương, phụ cấp, chức vụ, Đó thuộc tính phản ánh nội dung đối tượng cần quản lý Các thuộc tính thường biểu diễn dạng kiểu liệu khác (là chuỗi, số, ngày tháng, …) hợp thành đơn vị thông tin gọi mẫu tin (record) Các mẫu tin “dạng” (cùng cấu trúc) hợp lại thành sở liệu

Trong Excel, sở liệu có dạng danh sách, ví dụ danh sách nhân viên, danh sách hàng hóa, Mỗi danh sách gồm có hay nhiều cột, cột gọi trường (field) sở liệu, tên cột gọi tên trường

Hàng danh sách (cơ sở liệu) chứa tên trường gọi hàng tiêu đề (Header row), hàng hàng mẫu tin (record) cho biết thông tin đối tượng mà ta quản lý

Ví dụ: Xét sở liệu BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT nhân viên quan sau:

+ + Mỗi cột gọi trường (field): trường HO TEN, trường MANG, trường BAC, trường HE SO, …

+ Hàng thứ ba gọi hàng tiêu đề (Header row)

+ Từ hàng thứ tư đến hàng thứ mười, hàng mẫu tin (record)

Một số công việc thường gặp làm việc sở liệu (bảng tính) như: xếp (Sort) mẫu tin sở liệu theo thứ tự tăng/ giảm trường (gọi trường khố), trích lọc (Filter) mẫu tin thoả mãn điều kiện định, thống kê, tổng hợp mẫu tin theo nhóm (Subtotal),

A B C D E F G H

1 BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT

Tháng 07/ 2001 2

3 STT HO TEN MANG BAC HE SO NG_BD LUONG PHU CAP

4 Trần Thanh Bình 01.003 2.58 25/01/97 541,800 108,360

5 Phan Thanh Bình 01.003 2.34 30/01/98 491,400 98,280

6 Nguyễn Xuân Huy 01.009 1.00 01/01/99 210,000 105,000

7 Trần Văn Hùng 01.009 1.09 15/01/99 228,900 114,450

8 Nguyễn Anh Dũng 01.003 1.86 01/10/97 390,600 78,120

9 Châu Thanh Khiết 01.009 1.00 01/05/98 210,000 105,000

10 Lê Minh Lợi 01.009 1.18 01/08/98 247,800 123,900

2) Hàng tiêu đề (Header row)

Là hàng danh sách (cơ sở liệu) chứa tên trường Tuy nhiên số sở liệu có phần tiêu đề nhiều hàng, thao tác thực sở liệu bị lỗi không thực được, ta phải thêm vào hàng tiêu đề phụ cho sở liệu, sử dụng hàng tiêu đề phụ cho thao tác sở liệu

3) Vùng tiêu chuẩn (Criteria range)

Là vùng chứa điều kiện theo định (trích lọc, thống kê, …), vùng có tối thiểu hàng

Có hai cách tạo vùng tiêu chuẩn:

Giả sử cần tạo vùng tiêu chuẩn với điều kiện mẫu tin phải thoả: a) MANG = ”01.009” BAC = 1.

b) MANG = ”01.009” MANG = ”01.003” BAC = 4.  Cách 1: Sử dụng tên trường để tạo vùng tiêu chuẩn

Theo cách này, vùng tiêu chuẩn có hai hàng, hàng đầu chứa tên trường đặt điều kiện, hàng khác dùng để mô tả điều kiện

Cách tạo sau

- Chọn trống bảng tính để làm vùng tiêu chuẩn

- Sao chép tên trường dùng làm điều kiện đến hàng đầu vùng tiêu chuẩn - Nhập trực tiếp điều kiện vào ô tên trường tương ứng Các điều kiện ghi

trên hàng điều kiện thỏa mãn đồng thời (điều kiện AND), điều kiện ghi hàng khác điều kiện thỏa mãn không đồng thời (điều kiện OR)

Ta có vùng tiêu chuẩn cho điều kiện sau:

 Cách 2: Sử dụng công thức để tạo vùng tiêu chuẩn

Theo cách này, vùng tiêu chuẩn có hai hàng, hàng đầu chứa tiêu đề “Tieu chuan”, “Dieu kien”, …hoặc bỏ trống phải khác với tên trường, hàng công thức mô tả điều kiện

Cách tạo sau

- Chọn hai ô trống bảng tính để làm vùng tiêu chuẩn - Nhập tiêu đề ô vùng tiêu chuẩn

Tiêu đề nhiều hàng Thêm tiêu đề phụ cho CSDL

MANG BAC

01.009

01.003

MANG BAC

01.009

a)

- Nhập công thức vào ô bên mô tả điều kiện, dùng mẫu tin sở liệu để đặt điều kiện so sánh, hàm AND dùng để lập điều kiện thỏa mãn đồng thời, hàm OR dùng để lập điều kiện thỏa mãn khơng đồng thời Ta có vùng tiêu chuẩn cho điều kiện sau:

a)

b)

Một số cách ghi điều kiện

Yêu cầu Cách 1 Cách (ơ cơng thức)

Có họ “Nguyễn” =LEFT(B4, 6)=”Nguyễn”

Có tên “Bình” =RIGHT(B4, 4)=”Bình”

Có chữ lót “Thanh” Có họ “Nguyễn”

tên “Huy” =AND(LEFT(B4,6)=”Nguyễn”,RIGHT(B4, 3)=”Huy”) Có họ “Nguyễn”

tên “Bình” =OR(LEFT(B4,6)=”Nguyễn”,RIGHT(B4, 4)=”Bình”)

Có BAC >= =D4>=2

Có MANG=”01.009” BAC >=

=AND(C4=”01.009”, D4>=2) Có MANG=”01.009”

hoặc BAC >=

=OR(C4=”01.009”, D4>=2) Có MANG=”01.009”

BAC = BAC = =AND(C4=”01.009”,OR(D4=2, D4=3)) Có MANG=”01.009”

hoặc MANG=”01.003” BAC =

=AND(OR(C4=”01.009”,C4=”01.009) , D4=2)

Có ngày bắt đầu hưởng

lương trước 1/1/98 =F4<DATE(98,1,1) Có HESO * 290,000 >=

450,000 =E4 * 290000>=450000

II TRÍCH LỌC DỮ LIỆU

Trích lọc liệu tính lọc mẫu tin thỏa mãn tiêu chuẩn từ sở liệu ban đầu Có hai phương pháp lọc liệu: lọc tự động (AutoFilter) lọc nâng cao (Advanced Filter)

1) Lọc liệu tự động (AutoFilter).

Lệnh Data/Filters/AutoFilter dùng để lọc mẫu tin thỏa mãn tiêu chuẩn từ sở liệu ban đầu Chỉ mẫu tin thỏa tiêu chuẩn hiẻn thị cịn mẫu tin khác tạm thời bị che khơng nhìn thấy

=AND(C4 = ”01.009”, D4 = 1) Tieu chuan

FALSE

=OR(C4 = ”01.009”, AND(C4 = ”01.003”, D4 = 4)) Tieu chuan TRUE HO TEN Nguyễn * HO TEN * Bình HO TEN

* Thanh *HO TEN

Nguyễn * Huy HO TEN Nguyễn *

* BìnhBAC

>= MANG BAC

01.009 >=

Cách thực hiện

- Chọn vùng CSDL với tiêu đề hàng

- Vào menu Data/Filters/AutoFilter, Excel tự động thêm nút thả cạnh tên trường cho phép bạn chọn tiêu chuẩn lọc tương ứng với trường

- Chọn điều kiện hộp liệt kê thả trường tương ứng All: cho hiển thị tất mẫu tin.

Top 10: cho phép chọn lọc lấy số mẩu tin có giá trị cao (Top) hay thấp (Bottom)

Custom: cho phép đặt điều kiện so sánh khác ( >, >=, ) Các trị: hiển thị mẫu tin trị đó.

+ Mặc nhiên Excel hiểu tên trường với giá trị chọn hộp liệt kê thả Các điều kiện trường khác có tính chất đồng thời với (AND)

Ví dụ: Lọc mẫu tin thỏa tiêu chuẩn MANG = ”01.009” BAC =

+ Nếu chọn mục Custom thì xuất hộp thoại cho phép đặt điều kiện theo tiêu chuẩn khác

Click vào chọn 01.009

Click vào chọn

Ghi chú:

 Muốn hiển thị lại tất bạn chọn lệnh Data/ Filter/ Show All

 Muốn bỏ chế độ lọc liệu tự động (bỏ nút thả) trở trạng thái bình thường, bạn chọn lại lệnh Data/ Filters/ AutoFilters

2) Lọc liệu nâng cao (Advanced Filter)

Lệnh Data/ Filter/ Advanced Filter dùng để trích mẫu tin theo điều kiện định vùng tiêu chuẩn bạn thiết lập Sheet

Cách thực hiện

- Tạo vùng tiêu chuẩn lọc (sử dụng hai cách nêu trên) - Vào menu Data/ Filter/ Advanced Filter, xuất hộp thoại sau:

Action:

+ Filter the list, in-place: kết hiển thị trực tiếp vùng CSDL

+ Copy to another location: kết quả đặt vị trí khác

List range: chọn địa vùng CSDL. Criteria range: chọn địa vùng tiêu chuẩn

Copy to: chọn địa ô trong vùng kết (phải chọn mục Copy to another location).

 Unique records only: có nhiều mẫu tin giống lấy mẫu tin đại diện, ngược lại lấy hết mẫu tin thỏa điều kiện vùng tiêu chuẩn (dù giống nhau)

III CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU

Các hàm sở liệumang tính chất thống kê mẫu tin CSDL có trường thỏa điều kiện vùng tiêu chuẩn thiết lập trước

Cú pháp chung: =Tên hàm(database, field, criteria)

- database: địa vùng CSDL (nên chọn địa tuyệt đối cho dễ chép). Đặt điều kiện lọc tự động

- field: cột cần tính tốn, field tên trường, địa ô tên trường số thứ tự trường (cột thứ vùng CSDL chọn tính tăng dần sang trái)

- criteria: địa vùng tiêu chuẩn.

Xét sở liệu BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT với vùng tiêu chuẩn tạo trước

A B C D E F G H

1 BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT

Tháng 07/ 2001 2

3 STT HO TEN MANG BAC HE SO NG_BD LUONG PHU CAP

4 Trần Thanh Bình 01.003 2.58 25/01/97 541,800 108,360 5 Phan Thanh Bình 01.003 2.34 30/01/98 491,400 98,280 6 Nguyễn Xuân Huy 01.009 1.00 01/01/99 210,000 105,000 7 Trần Văn Hùng 01.009 1.09 15/01/99 228,900 114,450 8 Nguyễn Anh Dũng 01.003 1.86 01/10/97 390,600 78,120 9 Châu Thanh Khiết 01.009 1.00 01/05/98 210,000 105,000 10 Lê Minh Lợi 01.009 1.18 01/08/98 247,800 123,900

11 Tổng cộng: 2,320,500 733,110

12 13

Vùng tiêu chuẩn MANG Vùng tiêu chuẩn 2 MANG BAC

14 01.009 01.003

Danh sách hàm

Tên hàm Ý nghĩa ví dụ

DSUM(…)

Tính tổng giá trị cột field mẫu tin thỏa điều kiện criteria

=DSUM($A$3:$H$10, 7, C13:C14)

=DSUM($A$3:$H$10, “LUONG”, C13:C14) =DSUM($A$3:$H$10, $G$3, C13:C14)

DAVERAGE(…)

Tính trung bình cộng giá trị cột field mẫu tin thỏa điều kiện criteria

=DAVERAGE($A$3:$H$10, 7, C13:C14) =DAVERAGE($A$3:$H$10, $G$3, G13:H14)

DMAX(…)

Tìm trị lớn cột field mẫu tin thỏa điều kiện criteria

=DMAX($A$3:$H$10, “BAC”, C13:C14) =DMAX($A$3:$H$10, 5, G13:H14)

DMIN(…)

Tìm trị nhỏ cột field mẫu tin thỏa điều kiện criteria

=DMIN($A$3:$H$10, $D$3, C13:C14) =DMIN($A$3:$H$10, 5, C13:C14)

=DCOUNT($A$3:$H$10, 4, C13:C14) =DCOUNT($A$3:$H$10, 4, G13:H14)

DCOUNTA(…)

Đếm ô khác rỗng cột field mẫu tin thỏa điều kiện criteria

=DCOUNTA($A$3:$H$10, 2, C13:C14) =DCOUNTA($A$3:$H$10, 2, G13:H14) IV SẮP XẾP DỮ LIỆU

Tương tự chức Table/ Sort Word, lệnh Data/ Sort cho phép xếp hàng cột vùng chọn theo thứ tự tăng dần (thứ tự ABC chuỗi, số tăng dần) hay giảm dần (thứ tự ZYX chuỗi, số giảm dần) tương ứng khoá xếp định, vùng xếp phải chọn tất có liên hệ với nhau, khơng xảy tình trạng “râu ông cắm cằm bà kia”

Cách thực hiện:

Giả sử cần xếp sở liệu BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT theo MANG tăng dần, MANG theo BAC giảm dần

 Chọn vùng liệu cần xếp

 Vào menu Data/ Sort, xuất hộp thoại sau:

 Chọn có/ khơng có dịng tiêu đề

 Chọn khoá xếp thứ tự tương ứng với khoá  Click chọn OK để xếp liệu bảng

Ghi chú:

 Nếu muốn theo hàng chọn nút lệnh Options hộp thoại Sort, sau chọn mục Sort left to right

 Nếu muốn xếp nhanh theo cột đặt trỏ vào cột Click chọn nút Standard để theo chiều tăng dần, để theo chiều giảm dần

Khóa xếp Khóa xếp thứ hai

Khóa xếp thứ ba

Sắp xếp theo thứ tự tăng dần Sắp xếp theo thứ

tự giảm dần

Vùng CSDL chọn có dịng tiêu

đề hay khơng

V TỔNG HỢP THEO TỪNG NHÓM (SUBTOTAL)

Xét CSDL BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT Vấn đề đặt làm để biết tổng tiền lương (LUONG) theo nhóm ngạch lương (MANG), hay tổng hợp số nhân viên theo bậc (BAC), …Lệnh Data/ Subtotals giúp bạn thực công việc

Cách thực hiện:

Giả sử cần tổng hợp tính tổng tiền lương (LUONG) theo nhóm ngạch lương (MANG) CSDL BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT

 Dùng lệnh Data/ Sort để xếp mẫu tin theo MANG, mục đích để mẫu tin có MANG nằm liền kề

 Chọn vùng CSDL cần tổng hợp với tiêu đề hàng  Vào menu Data/ Subtotals, xuất hộp thoại sau:

+ At each change in: chọn tên trường cần tổng hợp nhóm

+ Use function: chọn hàm sử dụng tính tốn hay thống kê

+ Add subtotal to: Chọn tên trường chứa dữ liệu cần thực tính tốn hay thống kê +  Replace current subtotals: Thay các

dòng tổng hợp cũ để ghi dòng tổng hợp

+  Page break between groups: Tạo ngắt trang nhóm

+  Summary below data: Thêm dịng tổng hợp sau nhóm

Một số hàm hộp liệt kê thả Use function:

Hàm Mô tả

Sum Tính tổng số nhóm Count Đếm số khơng rỗng nhóm

Average Tính giá trị trung bình số nhóm Max Tìm giá trị lớn nhóm

Min Tìm giá trị nhỏ nhóm Product Tính tích số nhóm Count Nums Đếm số kiểu số nhóm

Làm việc với hình kết sau tổng hợp nhóm

- Click vào nút để chọn mức liệu bạn muốn xem + : Chỉ hiển thị tổng (Grand Total Only)

+ : Hiển thị tổng tổng phụ (Grand Total And Subtotal) + : Hiển thị chi tiết tất mẫu tin tổng hợp (All Record) - Click vào để hiển thị để che dấu mẫu tin nhóm

Ghi chú: để loại bỏ tổng hợp nhóm, bạn chọn Data/ Subtotals, sau chọn nút lệnh Remove All.

Kết tổng hợp liệu theo nhóm (Mức 3)

TẠO BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL oOo

-Khi bạn cần trình bày liệu bảng tính đến người khác việc hiển thị kiện số dạng biểu đồ có ý nghĩa Biểu đồ cho phép biểu diễn tương quan liệu bảng tính phương diện đồ họa, biến đổi hàng, cột thơng tin thành hình ảnh có ý nghĩa Biểu đồ giúp bạn so sánh số liệu bảng tính cách trực quan, tránh việc phải đọc số liệu chi chít bảng, tiên đốn phát triển liệu mô tả bảng, làm cho bảng trở nên sinh động thuyết phục

I CÁC LOẠI BIỂU ĐỒ

Có loại biểu đồ thường gặp biểu đồ dạng cột (Column), dạng đường thẳng (Line) dạng bánh (Pie) Từ dạng Excel triển khai thành 14 loại biểu đồ chuẩn (Standard types) 20 kiểu biểu đồ tuỳ chọn (Customize types) dùng để biểu diễn số liệu bảng tính thành nhiều cách nhìn khác tuỳ theo yêu cầu người dùng

Các loại biểu đồ chuẩntrong Excel và công dụng loại

Biểu tượng Loại biểu đồ Chức năng

Column So sánh loại liệu với theo chiều dọc Bar So sánh loại liệu với theo chiều ngang Line Cho xem thay đổi liệu giai đoạn Pie So sánh tỷ lệ thành phần tổng thể XY (Scatter) Mô tả quan hệ hai loại liệu liên quan

Area Nhấn mạnh tầm quan trọng tương đối giá trị quamột giai đoạn. Doughnut So sánh phần với tổng thể nhiều phảm trù liệu (Biểu đồ Pie có lỗ giữa). Rada Chỉ thay đổi liệu tần số liệu tương tâm điểm. Surface Tạo vết thay đổi hai biến số biến số thứ ba(như thời gian) thay đổi, đồ họa chiều. Buble Hiện sáng chùm giá trị, tương tự đồ họa Scatter.

Pyramid Nhấn mạnh đỉnh liệu đồ họa Bar hay Column, tương tự đồ họa Cone

II CÁC THÀNH PHẦN CỦA BIỂU ĐỒ

Ý nghĩa:

1 Chart Area: Vùng biểu đồ. Chart Title: Tiêu đề biểu đồ. Trục X

4 Category (X) axis labels: Vùng giá trị trục X. Category (X) axis : Tiêu đề trục X.

6 Trục Y

7 Vùng giá trị trục X Value (Y) axis: Tiêu đề trục Y. Gốc toạ độ O

10.Gridlines: vùng lưới.

11 Dãy số liệu minh họa biểu đồ

12.Legend: Chú giải, dùng để mô tả dãy số liệu biểu đồ. III CÁC BƯỚC DỰNG BIỂU ĐỒ

1) Chuẩn bị liệu cho biểu đồ

Một biểu đồ Excel tạo từ liệu bảng tính hành Vì trước xây dựng biểu đồ bạn cần tạo bảng tính có chứa liệu cần thiết cách nhập liệu trực tiếp sử dụng hàm Excel để tính

Các thành phần biểu đồ

2 1

6

3

7

9

Ví dụ số liệu bảng THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG SINH VIÊN theo năm học, hay liệu cho ĐỒ THỊ TOÁN HỌC đây:

A B C D E F G

1

THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG

SINH

VIÊN ĐỒ THỊ TOÁN HỌC

2

3 NĂM TIN HỌC ĐIỆN TỬ CAO ĐẲNG x Y1=2x2-6 Y2=x+7

4 1992 100 54 -4 26

5 1993 154 53 45 -3 12

6 1994 96 38 60 -2

7 1995 145 78 80 -1 -4

8 1996 166 93 128 -6

9 1997 173 75 160 -4

10 1998 154 94 245 2

11 Cộng: 988 485 718 12 10

12 26 11

Yêu cầu:

a Dùng biểu đồ dạng cột để biểu diễn số lượng sinh viên ngành theo năm học

b Dùng biểu đồ Pie để so sánh tổng số sinh viên ngành từ năm 92-98 c Dùng biểu đồ XY(Scatter) để vẽ đồ thị cho hàm số Y1=2x2–6 Y2= x+7

trên hệ trục toạ độ XY 2) Các thao tác tạo biểu đồ

Ví dụ: Thực yêu cầu (a): biểu diễn số lượng sinh viên ngành theo năm. - Vào menu Insert/Chart Click vào nút Chart Wizard Standard - Thao tác qua bước Chart Wizard sau:

Bước (Step of - Chart Type): chọn loại biểu đồ.

Chọn loại biểu đồ

Bước 2(Step of 4-Chart Source Data): Chọn vùng liệu

– Lớp Data Range

+ Data Range: vùng liệu dựng biểu đồ

+ Series in: liệu đối tượng nằm theo hàng (Row) hay cột (Column)

– Lớp Series : vùng liệu thành phần biểu đồ

+ Series: tên danh sách xác định dãy số liệu biểu đồ (sinh viên ngành) Dữ liệu tương ứng định nghĩa hộp Name Values

+ Name: tên cho dãy số liệu đối tượng chọn danh sách Series, địa ô tiêu đề dãy số liệu, khơng có thì hộp Name trống, bạn phải tự nhập tên vào

Chú ý: tên (name) nhãn cho giải (Legend) để xác định dãy số liệu biểu đồ

+ Values: địa dãy số liệu đối tượng chọn danh sách Series + Nút Add: Thêm dãy số liệu

+ Nút Remove: Xóa dãy số liệu khơng dùng biểu đồ + Category(X) axis labels: Vùng liệu làm tiêu đề trục X

Bước (Step of 4-Chart Options): xác định tùy chọn cho biểu đồ. Chọn loại biểu đồ cần dùng

- Titles: Đặt tiêu đề cho biểu đồ. + Chart title: tiêu đề biểu đồ + Category(X) axis: tiêu đề trục X + Value (Y) axis: tiêu đề trục Y

- Axes: Tùy chọn cho trục toạ độ (X, Y, ). - Gridlines: Tùy chọn cho đường lưới. - Legend: Tùy chọn cho phần

chú giải

- Data Label: thêm bỏ nhãn liệu cho thành phần biểu đồ - Data Tabel: Thêm bảng dữ

liệu nguồn vào biểu đồ

Bước (Step of 4-Chart Location): xác định vị trí đặt biểu đồ

 As new sheet: tạo một Sheet chứa biểu đồ

 As object in: chọn Sheet để đặt biểu đồ

Click vào nút lệnh Finish để hoàn thành việc tạo biểu đồ

Các biểu đồ minh hoạ theo số liệu bảng tính yêu cầu

(a) Số lượng SV ngành theo năm

Các tùy chọn cho biểu đồ

3) Chỉnh sửa biểu đồ

Sau dựng xong biểu đồ theo bước nêu trên, bạn chỉnh sửa lại biểu đồ cách thay đổi thông số như: thay đổi loại biểu đồ, vùng liệu, hiệu chỉnh tiêu đề, tương ứng với bước thực để dựng biểu đồ

Cách thực hiện

- Click chọn biểu đồ cần chỉnh sửa, menu Data chuyển thành Chart - Chọn bước cần chỉnh sửa menu Chart (hoặc R_Click lên biểu đồ

chọn lệnh tương ứng)

- Thực chỉnh sửa dựng biểu đồ 1 Chart Type: Chọn lại kiểu biểu đồ (Bước 1). 2 Source Data: Chọn lại liệu nguồn (Bước 2). 3 Chart Options: Chọn lại tùy chọn (Bước 3). 4 Location: Chọn lại vị trí cho biểu đồ (Bước 4). 5 Add Data: thêm dãy số liệu mới.

4) Định dạng biểu đồ

Menu Format cho phép định dạng thành phần biểu đồ Tuỳ theo loại biểu đồ, thành phần biểu đồ cần định dạng, Excel cung cấp nội dung định dạng phù hợp Đối với văn tiêu đề, ghi chú, … định dạng Font, màu chữ, màu nền, hướng văn Đối với cột hay ngun biểu đồ chọn đường viền, màu, …

Cách thực hiện

- Click chọn thành phần cần định dạng.

- Vào menu Format/ Selected … (hoặc Ctrl + 1, R_Click lên thành phần cần định dạng, sau chọn Format …), hộp thoại Format … xuất

- Thực định dạng cho thành phần theo ý muốn

Ví dụ: định dạng vùng biểu đồ (Chart Area), hộp thoại Format Chart Area như hình đây:

(b) So sánh tổng số SV ngành (c) Đồ thị hàm số toán học

1 2 3 4 5

Hình 20.10: Chọn bước chỉnh sửa biểu đồ

: Chọn đường viền màu cho vùng

+ Lớp Patterns: cho phép chọn đường viền màu cho biểu đồ.

+ Lớp Font: cho phép định dạng thành phần văn biểu đồ (tương tự lớp Font hộp thoại Format/ Cells)

+ Lớp Properties: cho phép thay đổi thuộc tính cho biểu đồ.

 Move and size with cells: biểu đồ di chuyển thay đổi kích thước theo ơ. Nghĩa xố hay thêm vào bảng tính biểu đồ di chuyển theo (Ví dụ ta xố bên trái biểu đồ biểu đồ di chuyển qua trái, thêm ô vào bên trái biểu đồ biể đồ di chuyển qua phải, …) Khi thay đổi độ rộng cột hay chiều cao hàng có “đi” qua biểu đồ kích thước biểu đồ thay đổi theo

 Move but don’t size with cells: biểu đồ di chuyển ô khơng thay đổi kích thước theo

 Don’t move or size with cells: biểu đồ không di chuyển khơng thay đổi kích thước theo ô

  Print object: cho in biểu đồ nằm vùng chọn để in

  Locked: khoá biểu đồ với Sheet (chỉ thực chọn khoá bảo vệ Sheet trước)

Với thành phần khác, nội dung định dạng thay đổi cho phù hợp, chọn định dạng cho tiêu đề biểu đồ (Chart Title), hộp thoại Format Chart Title sau:

Lớp Alignment: cho phép canh lề chọn hướng chữ cho thành phần văn cho biểu đồ

 Horizontal: canh lề văn bản theo phương ngang

 Vertical: canh lề văn theo phương dọc

 Orientation: chọn hướng chữ.

 Sử dụng công cụ Chart Thanh công cụ Chart có chứa số nút thiết kế nhằm giúp bạn định dạng nhanh biểu đồ

: Chọn đường viền màu cho vùng biểu đồ (Chart Area)

Canh lề chọn hướng chữ cho thành phần văn cho biểu đồ

Click vào biểu đồ, công cụ Chart tự động xuất bạn bật/ tắt công cụ Chart cách vào menu View/ Toolbars/ Chart

Ý nghĩa:

1 Chart Objects: Chọn thành phần trong biểu đồ để định dạng

2 Format Chart .: Hiển thị hộp thoại Format ứng với thành phần chọn

3 Chart Type: Chọn loại biểu đồ.

4 Legend: Ẩn/ thích biểu đồ. 5 Data Table: Ẩn/hiện bảng liệu.

6 By Row: Biểu đồ vẽ theo hàng (row)

7 By Column: Biểu đồ vẽ theo cột (column)

8 Angle Text Downward: Nghiêng văn bản (Text) theo hướng xuống

9 Angle Text Upward: Nghiêng văn bản (Text) theo hướng lên

Ngoài cách sử dụng menu Format công cụ Chart để dịnh dạng cho biểu đồ, bạn thay đổi kích thước di chuyển biểu đồ đối tượng hình Excel

ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG EXCEL oOo

-Chương hướng dẫn bạn chuẩn bị công việc để in ấn như: thiết lập tùy chọn cho trang in (Page Setup), xem lướt bảng tính (Print Preview) thực in (Print)

I ĐỊNH DẠNG TRANG IN (PAGE SETUP)

Lệnh File/Page Setup cho phép bạn đặt hướng trang (Orientation), chọn khổ giấy in (Paper size), đặt độ rộng lề (Margins), tạo tiêu đề hạ mục (Header and Footer), đánh số trang (Page number), chọn vùng liệu in (Print Area),

Hộp thoại Page Setup gồm lớp sau:

 Lớp Page: đặt hướng trang, chọn khổ giấy in, … - Orientation: Chọn hướng

giấy in

Portrait: hướng in đứng. Landscape: hướng in ngang. - Scaling: Chọn tỷ lệ in - Paper size: Chọn khổ giấy

- Print quality: Chọn chất lượng in

 Lớp Page: đặt độ rộng lề Chọn độ rộng lề

Top, Bottom, Left, Right, Header Footer (đơn vị là inch)

Nếu muốn đặt bảng tính nằm tâm trang in (Center on page), đánh dấu vào mục Horizontally để đặt bảng tính vào trung tâm trang in theo chiều ngang, đánh dấu vào mục Vertically để đặt bảng tính vào trung tâm trang in theo chiều đứng

Đặt hướng trang, chọn khổ giấy in

 Lớp Header/ Footer: tạo tiêu đề/ hạ mục, đánh số trang, …

Có thể chọn tiêu đề/ hạ mục có sẵn hộp Header/ Footer, nhiên tiêu đề/ hạ mục khơng với mong muốn bạn Để tạo tiêu đề/ hạ mục theo ý riêng mình, bạn Click vào nút Custom Header/ Custom Footer Hộp thoại Header/ Footer (giống nhau) cho phép bạn tạo tiêu đề/ hạ mục, đánh số trang, chèn ngày, giờ, …

Ý nghĩa nút

1 Định dạng ký tự (Font, Size ). 5 Chèn thời gian (Time).

2 Chèn số trang. 6 Chèn tên tập tin Excel (Workbook). 3 Chèn tổng số trang. 7 Chèn tên bảng tính (Sheet).

Tạo tiêu đề/ hạ mục, đánh số trang Chọn Header

có sẵn

Tạo Header theo ý muốn

Chọn Footer có sẵn Tạo Footer theo ý muốn

Tạo tiêu đề/ hạ mục theo ý muốn 1 4567

Tiêu đề/ hạ mục

4 Chèn ngày thàng (Date).

 Lớp Sheet: chọn vùng liệu in, đặt tuỳ chọn in, thứ tự in, …

– Print area: cho phép chọn vùng liệu in (nếu chọn liệu vùng mới in, ngược lại (khơng chọn) in tất liệu Sheet)

Chú ý:

 Có thể chọn vùng liệu in sau: + Chọn vùng liệu in

+ Vào menu File/ Print Area/ Set Print Area

 Để bỏ chọn vùng liệu in, bạn chọn lệnh File/ Print Area/ Clear Print Area – Print titles: lặp lại tiêu đề hàng (row) cột (column) trang in (khi bảng

tính có nhiều trang)

+ Rows to repeat at top: lặp lại tiêu đề hàng đầu trang in. + Columns to repeat at left: lặp lại tiêu đề cột bên trái trang in. – Print: đặt số tuỳ chọn in

+ Gridlines: chọn in đường lưới (là đường chia mà bạn thường thấy trên hình Các đường xác định bảng tính Thơng thường đường lưới không ra)

+ Black and white: chọn chế độ in trắng đen.

+ Draft quality: chọn chế độ in nháp (chất lượng in nhanh hơn). + Row and column heading: chọn in số hàng (1,2,3, …) tên cột (A,B,C,…). + Comments: chọn in/ khơng in phần thích.

– Page order: chọn thứ tự in bảng tính có nhiều trang.

+ Down, then over: in theo chiều từ xuống hết trang, sau in phần dư bên phải

+ Over, then down: in theo chiều từ trái sang phải hết trang, sau in trang sau

II XEM TRƯỚC KẾT QUẢ IN (PRINT PREVIEW)

Chức Print Preview dùng để xem trước kết in hình, nhằm kiểm tra hiệu chỉnh trước in để tránh sai sót Trong hình Print Preview, bạn có thể thực hiện:

 Phóng to, thu nhỏ (Zoom) tỷ lệ hiển thị trang in

 Điều chỉnh lề trang in (Left, Right, Top, Bottom, Header, Footer)  Điều chỉnh độ rộng cột

Để chuyển sang chế độ Print Preview, bạn thực theo cách sau: - Chọn menu File/ Print Preview

- Click vào nút Print Preview công cụ chuẩn

- Chọn nút lệnh Print Preview hộp thoại Print hay Page Setup

Ý nghĩa nút lệnh cơng cụ hình Print Preview: Next: Trở lại trang phía trước.

2 Previous: Đến trang kế tiếp. 1 2345678 9

Xem trước kết in hình

Header Top

Right

Bottom Footer

3 Zoom: Phóng to/ thu nhỏ hình. Print: Mở hộp thoại Print để thực in.

5 Setup: Mở hộp thoại Page Setup để định thông số in. Margins: Điều chỉnh lề.

7 Page Break Preview: Khi chọn quay bảng tính chuyển qua chế độ hình Page Break Preview Ở chế độ có đường kẻ tượng trưng cho vị trí ngắt trang kèm theo dạng chữ mờ Page1, Page2, Page3, biết vùng xem trang Để quay chế độ bình thường, bạn chọn lênh View/ Normal

8 Close: Đóng hình Print Preview lại. Help: mở trợ giúp Excel.

III THỰC HIỆN IN (PRINT):

Sau hoàn tất phần nội dung, để thực in Excel, bạn thực theo bước sau:

 Đặt thông số cho trang in (Page Setup)  Chọn vùng liệu cần in (Print Area)

 Xem trước in (Print Preview) để điều chỉnh cần thiết

 Thực in: chọn menu File/ Print; tổ hợp phím Ctrl + P; chọn nút lệnh Print Standard Hộp thoại Print sau:

- Printer: chọn máy in sử dụng hộp Name

- Print range: chọn vùng in. + All: chọn in tất trang + Page(s): chọn in liên tục từ

trang bắt đầu (From) trang cuối (To)

- Print what: phần in. + Selection: in khối chọn + Entire workbook: in tất

các Sheet Workbook + Active(s) sheet: in Sheet

hành

- Copies: số thứ tự in. + Number of copy: chọn số in + Collate: kiểm tra thứ tự in

Ví dụ: Giả sử in trang 1, số in Thứ tự in sau:

 Collate: trang 1, trang 2, trang 1, trang 2, trang 1, trang