Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư lưu trữ là một trong những lĩnh vực hoạt động quan trọng trong toàn bộ hoạt động quản lý nhà nước ,đảm bảo cung cấp mọi thông tin bằng văn bản có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan góp phần cải cách thủ tục hành chính nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý giảm tối thiểu bệnh quan liêu giấy tờ.Nó đóng vai trò quan trọng liên quan đến mọi lĩnh vực hoạt động và sự tồn tại của mỗi cơ quan.Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình nhằm phổ biến, hướng dẫn, phản ánh tình hình lên cơ quan cấp trên, trao đổi phối hợp với cơ quan hữu quan, ghi lại những sự kiện, vụ việc đã xảy ra trong quá trình hoạt động hàng ngày của cơ quan .Vì vậy trong bất kỳ một cơ quan đơn vị nào thì công tác Văn thư – Lưu trữ là một lĩnh vực vô cùng quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động của một cơ quan dù lớn hay nhỏ Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chất lượng chính xác, đảm bảo nguyên tắc bí mật của Đảng, Nhà nước và của các cơ quan tổ chức, giữ lại được đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị. Với ý nghĩa và tác dụng to lớn đó việc quản lý công tác văn thư lưu trữ là hết sức cần thiết đòi hỏi phải có những cán bộ văn thư có được một trình độ, kiến thức nhất định ,kết hợp với phương châm “Học đi đôi với hành” phát huy tính sáng tạo ,bồi dưỡng tính chủ động ,xây dựng phong cách làm việc của người cán bộ văn phòng có phẩm chất đạo đức tốt yêu ngành yêu nghề Quá trình học tập tại trường cũng như thời gian thực tập cuối khóa để học viên được tiếp cận với thực tế, trực tiếp thực hiện công tác văn thư. Làm cơ sở đánh giá khả năng hiểu biết nghiệp vụ đồng thời vận dụng kiến thức đã học để đối chiếu giữa lý thuyết vào công việc thực tế. Qua đợt thực tập bộ môn Văn thư em đã gặp phải những thuân lợi và khó khăn sau: * Thuận lợi: Được sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các Thầy, Cô khoa văn thư đặc biệt là Thầy Phạm Văn Năm .Sự hướng dẫn trực tiếp nhiệt tình của cán bộ Văn thư. Ban lãnh đạo trường tiểu học Phan Chu Trinh luôn quan tâm tạo điều kiện tốt giúp em hoàn thành nhiệm vụ của đợt thực tập Thực tập tại cơ quan đang công tác nên mọi việc thuận lợi hơn. *Khó khăn : Do thời gian thực tập có hạn, giáo viên giảng dạy và hướng dẫn thực tập ở vấn đề vấn đề thắc mắc phải trao đổi gián tiếp qua điện thoại nên có phần bị hạn chế đến nội dung bài báo cáo. + Kết quả đạt được sau đợt thực tập Sau một thời gian thực tập bộ môn Văn Thư tại trường tiểu học Phan Chu Trinh, em đã hoàn thành bài báo cáo thực tập gồm có 2 phần. Thắc mắc phải trao đổi gián tiếp qua điện thoại nên có phần bị hạn chế đến nội dung bài báo cáo. + Kết quả đạt được sau đợt thực tập Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 1 Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Sau một thời gian thực tập bộ môn Văn Thư tại trường tiểu học Phan Chu Trinh, em đã hoàn thành bài báo cáo thực tập gồm có 2 phần. Phần 1: Nhận xét chung ( tình hình ,kết quả nghiên cứu khảo sát công tác văn thư lưu trữ ) Phần 2: Trình bày các phụ lục đi kèm ( công tác văn bản ,quản lý văn bản, lập hồ sơ ) Mặc dầu bản thân đã có nhiều cố gắng trong suốt thời gian tham gia thực tập tuy nhiên không thể tránh khỏi những thiếu sót cơ bản .Kính mong được sự đóng góp xây dựng cũng như bổ sung những kiến thức quý báu của quý Thầy, Cô nhằm tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt hơn nữa trong công tác. Để có được điều đó em xin chân thành nói lời cảm ơn đến quý thầy, Cô giáo khoa Văn thư của Trường Trung học Văn Thư- Lưu trữ Trung ương II .Ban lãnh đạo ,các anh chị làm công tác văn thư của trường tiểu học Phan Chu Trinh đã tạo điều kiện sắp xếp thời gian giúp em hoàn thành tốt bài báo cáo này. Cù Bị , ngày 30 tháng 3 năm 2009 Học viên Lê Thị Hà Trinh Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 2 Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm BÁO CÁO CHUNG Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 3 Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Phần I KHẢO SÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY, CÔNG TÁC VĂN THƯ TRƯỜNG PHAN CHU TRINH I. CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ,TỔ CHỨC TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH 1.Quá trình hình thành và phát triển của trư ờng TH Phan Chu Trinh : Để công tác phát triển giáo dục của các khu vực trên địa bàn xã Láng Lớn nay là xã Cù Bị nói riêng và huyện Châu Đức ,tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu nói chung ngày một đồng bộ,đạt hiệu quả các chuẩn của công tác phổ cập giáo dục tiểu học. Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho trẻ em 2 thôn Việt Cường và Hiệp Cường có điều kiện đến trường trên cơ sở phù hợp với việc phát triển tâm sinh lý của lứa tuổi học sinh tiểu học . Căn cứ chức năng ,quyền hạn của Sở Giáo dục – Đào tạo được quy định tại thông tư số :41/TT-LB ngày 14/8/1991 của liên Bộ Giáo dục –Đào tạo và ban Tổ chức cán bộ của Chính Phủ ; Căn cứ vào quy định tạm thời về quản lý tổ chức ,biên chế công chức ,viên chức hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo quyết định số 315/ QĐ – UBT ngày 01/7/1994 của uỷ ban nhân dân Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu ; Căn cứ công văn số 959/ CV-TCCQ ngày 23/8/1997 của ban tổ chức chính quyền tỉnh .Về việc tách và thành lập thêm một số trường phổ thông tại huyện Châu Đức ; Theo đề nghị của trưởng phòng tổ chức cán bộ tỉnh ; Ngày 30/8/1997 Giám Đốc sở Giáo dục & Đào tạo tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu ban hành quyết định số :03/QĐ-TC .Về việc tách và thành lập trường tiểu học Phan Chu Trinh huyện Châu Đức . 2. Chứ c năng c ủa trư ờng TH Phan Chu Trinh : Tổ chức giảng dạy ,học tập và hoạt động giáo dục đạt chất lượng theo mục tiêu,chương trình giáo dục tiểu học do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành 3. Nhiệm vụ của trư ờng TH Phan Chu Trinh : Huy động trẻ em đi học đúng độ tuổi ,vận động trẻ em tàn tật ,khuyết tật ,trẻ em đã bỏ học đến trường ,thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục và chống mù chữ trong cộng đồng .Nhận bảo trợ và quản lý các hoạt động giáo dục của các cơ sở giáo dục khác thực hiện chương trình giáo dục tiểu học theo sự phân công của cấp có thẩm quyền .Tổ chức kiểm tra và công nhận hoàn thành chương trình tiểu học của học sinh trong nhà trường và trẻ em trong địa bàn quản lý của trường . Quản lý cán bộ ,giáo viên ,nhân viên và học sinh Quản lý ,sử dụng đất đai ,cơ sở vật chất ,trang thiết bị và tài chính theo quy định của pháp luật . Phối hợp với gia đình ,các tổ chức và cá nhân trong cộng đồng thực hiện hoạt Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 4 Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm động giáo dục . Tổ chức cho cán bộ quản lý ,giáo viên ,nhân viên và học sinh tham gia các hoạt động xã hội trong cộng đồng Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật 4. Tổ chức bộ máy củ a trư ờng TH Phan Chu Trinh : Trường tiểu học được cấp có thẩm quyền quyết định thành lập hoặc cho phép thành lập khi đảm bảo các điều kiện sau : - Phù hợp với quy hoạch mạng lưới trường học , đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế -xã hội của địa phương ,tạo thuận lợi cho trẻ em đến trường nhằm đảm bảo thực hiện phổ cập giáo dục tiểu học - Có đủ cán bộ quản lý ,giáo viên và nhân viên cũng như tất cả các bộ phận chức năng như : +Cán bộ quản lý gồm : Hiệu trưởng ,phó hiệu trưởng +Về giáo viên : Có giáo viên chủ nhiệm trực tiếp đứng lớp và giaó viên bộ môn ,giáo viên làm công tác tổng phụ trách +Về nhân viên : Văn thư ; Kế toán ; Thư viện thiết bị ; Phục vụ ; Bảo vệ ; Y tế học đường . + Về các bộ phận chức năng : Hội đồng trường Hội đồng thi đua khen thưởng ,hội đồng tư vấn Tổ chức đảng cộng sản Việt Nam và đoàn thể trong nhà trường Tổ chuyên môn Tổ văn phòng Ban đại diện cha mẹ học sinh - Có cơ sở vật chất ,trang thiết bị theo quy định của chương IV điều lệ trường tiểu học như : Phòng học , thư viện ,phòng thiết bị và các phòng chức năng SƠ ĐỒ TỔ CHỨC TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN CHU TRINH II. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 5 Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm CHU TRINH 1/ Đ ặ c đi ểm tình hình công tác v ăn thư c ủ a cơ quan : Trường tiểu học Phan Chu Trinh chưa có phòng văn thư riêng, chỉ có cán bộ văn thư kiêm công tác lưu trữ được bố trí ,tham mưu giúp việc cho hiệu trưởng trong việc xây dựng ban hành văn bản, soạn thảo các văn bản ,báo cáo …phục vụ cho nhu cầu hoạt động của cơ quan. Quản lý văn bản, thống nhất chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phát hành, phân loại văn bản, soạn thảo, trình ký, sao in và lưu trữ đảm bảo yêu cầu chung của cơ quan hàng ngày chính xác, kịp thời. Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan: Trực tiếp đóng dấu vào các văn bản đi của cơ quan và các loại công văn, giấy tờ khác khi có chữ ký của người có thẫm quyền và tránh nhiệm. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến hàng ngày của cơ quan. Trường có đầy đủ cơ sở vật chất ,máy móc ,trang thiết bị phục vụ quá trình soạn thảo ,in sao và lưu giữ văn bản được nhanh chóng ,đáp ứng kịp thời nhu cầu công việc của cơ quan trong ngày . Biên chế chỉ có 01cán bộ làm công tác văn thư vừa kiêm công tác lưu trữ hồ sơ, còn đang trong giai đoạn học bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành ,nên khả năng đáp ứng nhu cấu công việc chưa cao. Như đã trình bày ở các nội dung trên thì công tác văn thư đóng một vai trò không nhỏ đối với việc quản lý, giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan. Nhưng trong quá trình thực hiện vẫn gặp một số thuận lợi và khó khăn sau : * Thuận lợi: Được sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường trong việc hướng dẫn và ban hành các văn bản phục vụ công tác văn thư của cơ quan được tốt hơn Nhân viên văn thư ý thức trong việc học tập bồi dưỡng nghiệp vụ ,nhằm nâng cao trình độ chuyên môn ,có trách nhiệm đối với công việc Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công việc tương đối đầy đủ nên quá trình xử lý văn bản nhanh chóng, chính xác, không để tồn đọng văn bản * Khó khăn: Cơ sở vật chất chưa có phòng văn thư lưu trữ riêng nên việc sắp xếp hồ sơ ,công văn gọn gàng , khoa học dễ tra cứu còn gặp nhiều khó khăn . 2/Công tác chỉ đ ạo củ a cơ quan đ ối vớ i công tác văn thư : - Được sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường, tạo điều kiện về thời gian để nhân viên làm công tác văn thư tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao trình độ chuyên môn. - Ban hành văn bản quy định về chức năng và nhiệm vụ của văn thư trong cơ quan.Đồng thời thường xuyên đôn đốc nhắc nhỡ ,kiểm tra việc thực hiện các khâu nghiệp vụ ,đề ra phương hướng giải quyết hàng ngày kịp thời. Trang bị tương đối đầy đủ các trang thiết bị văn phòng hiện đại như : máy vi tính, máy in, máy photocopy, điện thoại . giúp cho quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, đúng theo thời gian yêu cầu 3/ Tình hình thực hiện những nội dung nghiệp vụ văn thư c ủa trư ờng tiểu học Phan Chu Trinh : Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 6 Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm 3.1. Tình hình ban hành và sử dụ ng văn b ản củ a cơ quan : a) Các loại văn bản do cơ quan ban hành : Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của nhà trường phổ thông ,thì trường tiểu học Phan Chu Trinh không có thẩm quyền ban hành văn bản Quy phạm pháp luật mà chỉ được ban hành văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường, cụ thể như sau: * Về văn bản cá biệt : Trường tiểu học Phan Chu Trinh ban hành văn bản cá biệt để giải quyết những công việc đối với những đối tượng cụ thể và được áp dụng trong khoảng thời gian một niên khóa . Các loại văn bản cá biệt do cơ quan ban hành thường có các loại sau: + Quyết định bổ nhiệm đối với giáo viên ,nhân viên + Quyết định thành lập các tổ chuyên môn + Quyết định thành lập hội đồng tư vấn ,thi đua khen thưởng + Quyết định điều động cán bộ ,giáo viên ,nhân viên + Quyết định khen thưởng cán bộ ,giáo viên ,nhân viên . + Quyết định khen thưởng học sinh + Quyết định nâng bậc lương thường xuyên cho cán bộ ,giáo viên, nhân viên Ví dụ: PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự do –Hạnh phúc Số : /QĐ-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009 QUYẾT ĐỊNH V/v Thành lập tổ chuyên môn năm học 2008-2009 HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN CHU TRINH - Căn cứ chức năng quyền hạn hiệu trưởng được quy định tại quyết định số 51/2007/QĐ –BGD& ĐT ngày 31/8/2007 của Bộ trưởng bộ giáo dục & đào tạo - Căn cứ…………………………………………………………………………; - Căn cứ…………………………………………………………………………; Xét năng lực của giáo viên ……………………………………………………, QUYẾT ĐỊNH : Điều 1. …………………………………………………………………… . Điều 2. …………………………………………………………………… . Điều 3. ………………………………………………………………… ./. Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Các ông bà có tên tại điều 1 (t h ) ; - Lưu :VT ,PCT(02b). Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 7 Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm * Đối với văn bản hành chính thông thường : Cơ quan ban hành các loại văn bản hành chính thông thường để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan,thông tin, báo cáo, phản ánh tình hình lên cấp trên; chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra cấp dưới, liên hệ công tác với các cơ quan, đơn vị tại địa phương. Các loại văn bản hành chính thông thường cơ quan ban hành thường có các loại như sau: + Kế hoạch : Cơ quan thường ban hành kế hoạch để đưa ra những chỉ tiêu và biện pháp để thực hiện trong tháng ,học kỳ ,năm . Ví dụ: PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự do –Hạnh phúc Số : /KH-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009 KẾ HOẠCH V/v Xây dựng trường học thân thiện học sinh tích cực Chủ đề : “Môi trường –vòng tay xanh thân yêu” I/ Đặc điểm tình hình :…………………………………………………… II/ Nội dung kế hoạch :……………………………………………………. III/ Biện pháp thực hiện :…………………………………………………. IV/ Chỉ tiêu phấn đấu :…………………………………………………… Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Phòng giáo dục (B/c) ; - Các ban ngành ,giáo viên (t/h) ; - Lưu :VT ,PCT(02b) . + Báo cáo : Cơ quan ban hành báo cáo để phản ánh kết quả việc thực hiện kế hoạch như: Báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm của cơ quan, báo cáo công tác vận động quỹ tình nghĩa tình thương ,báo cáo việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giảng dạy Ví dụ: PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự do –Hạnh phúc Số : /BC-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009 BÁO CÁO Tổng kết 5 năm ứng dụng công nghệ thông tin Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 8 Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Giai đoạn ( 2004 – 2009 ) Kính gởi :Phòng giáo dục I/ Thực trạng đơn vị :……………………………………………………… II/ Nội dung thực hiện được * Ưu điểm :…………………………………………………………… * Tồn tại :…………………………………………………………… III/ Kết quả :………………………………………………………………. Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Phòng giáo dục (b/c) ; - Lưu :VT ,PCT (02b). + Tờ trình : Cơ quan ban hành tờ trình đề nghị với cấp trên xin phê duyệt nâng lương trước thời hạn cho cán bộ ,giáo viên ,nhân viên Ví dụ: PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự do –Hạnh phúc Số : /TTr-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009 TỜ TRÌNH V/v xin phê duyệt nâng lương trước thời hạn đối với ông : Nguyễn Văn A Kính gởi : Phòng nội vụ Huyện Châu đức Nội dung :………………………………………………………………… Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Phòng nội vụ (b/c) ; - Phòng giáo dục (b/c) ; - Lưu :VT ,PCT(02b) . + Biên bản : Cơ quan ban hành biên bản ghi lại diễn biến, kết quả của những vụ việc cụ thể như: một cuộc họp, hội nghị Ví dụ: PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự do –Hạnh phúc Số : /BB-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009 Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 9 Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 9 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm BIÊN BẢN V/v xét nâng lương trước thời hạn cho cán bộ giáo viên ,nhân viên năm 2009 Thời gian :…………………………………………………………………. I/ Thành phần tham dự : 1.Ông (bà): ……………………………………………….(chủ tọa) 2. Ông (bà):……………………………………………… (thư ký) 3. Ông(bà):………………………………………………(thành viên) II/ Nội dung:…………………………………………………………………. Biên bản kết thúc vào lúc ……………………cùng ngày Thư ký Đại diện các thành viên Chủ tọa + Thông báo : Cơ quan ban hành thông báo để thông tin cho cán bộ ,giáo viên ,nhân viên ,học sinh trong đơn vị . về việc vận động ủng hộ thiên tai lũ lụt ,nghĩa tình biên giới hải đảo , Ví dụ: PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự do –Hạnh phúc Số : /TB-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009 THÔNG BÁO V/v ủng hộ nghĩa tình biên giới hải đảo năm 2009 theo kế hoạch số 96 - KHLT/ ĐTN – PGD& ĐT của liên tịch giữa phòng giáo dục và đoàn thanh niên huyện Châu đức Căn cứ :…………………………………………………………………………… Nội dung thông báo :………………………………………………………………. Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Cán bộ ,giáo viên ,nhân viên ,học sinh (t/h) ; - Lưu :VT ,PCT ( 02b). * Ngoài ra, cơ quan còn ban hành một số văn bản khác như: công văn hành chính, thư mời, giấy giới thiệu b) Các thành phần thể thức văn bản do trường tiểu học Phan Chu Trinh trình bày, so sánh với lý thuyết đã học: Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 10 Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 10 [...]... giao văn bản đi hiện nay của cơ quan đang thực hiện : ST T 1 Ngày ký công văn 2 Số ký hiệu công văn 3 Nội dung công văn 4 Theo quy định của Nhà nước ta sửa lại: Ngày Số, ký hiệu Nơi nhận VB chuyển VB Nơi nhận văn bản 5 Ký nhận Ngày nhận 6 Ký nhận 7 Ghi chú * Lưu văn bản đi : Hiện nay nhà trường lưu văn bản đi theo từng loại công văn cụ thể như: Quyết định, công văn, thông báo, báo cáo,… sắp xếp các văn. .. nâng cao chất lượng công việc Qua ứng dụng lý thuyết đã học với thực tế công việc tại cơ quan thực tập,bản thân rút ra những ưu điểm và hạn chế trong việc tổ chức thực hiện công tác văn thư như sau : * Ưu điểm : - Lãnh đạo nhà trường thư ng xuyên quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư - Trong công việc thư ng xuyên kiểm... (:) Các số thự của văn bản được ghi bằng chữ số Ả rập - Ký hiệu văn bản: là nhóm chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan (đơn vị) làm ra văn bản đó Ký hiệu văn bản hành chính bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo ra công văn đó Chữ “số“ được trình bày bằng chữ in thư ng, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, sau chữ “số“ có dấu (:) Ký hiệu văn bản trình bày... đăng ký trong văn bản ,số nhỏ ngày tháng sớm nhất được sắp xếp trước ,số đăng ký sau, ngày tháng sau được sắp xếp bên trên Theo qui định của Nghị định 110 về công tác văn thư thì một văn bản ban hành ở cơ quan, tổ chức thì phải lưu lại ít nhất 02 bản một bản lưu ở đơn vị soạn thảo văn bản, một bản lưu ở đơn vị văn thư của cơ quan để làm hệ thống và sắp xếp các bản lưu VD : Tập lưu công văn đi của Trường... nghiệp cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo GVHD : Phạm Văn Năm công việc Văn thư –Lưu trữ tại cơ quan Đối chiếu giữa lý thuyết với thực tế công việc ,giúp em biết thêm phần nào về quy trình của công tác văn thư trong cơ quan mình thực hiện đúng hoặc chưa đúng so với những quy định của Nhà nước, đồng thời nhận thức đúng đắn về vai trò của cán bộ văn thư trong cơ quan ,làm cơ sở sửa chữa,khắc... tổ chức quản lý văn bản đi” tại trường TH Phan Chu Trinh Để đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác và đảm bảo tính pháp lý Người làm công tác văn thư hằng ngày phải có tại cơ quan ,để nhận văn bản từ các nơi chuyển đến, đồng thời thực hiện việc tổ chức văn bản đi Để làm tốt công tác đòi hỏi cán bộ văn thư phải sắp xếp công việc thật khoa... định của Nhà nước thì chỗ phần nơi gửi có thêm số, ký hiệu của văn bản trong phong bì Gửi văn bản đi : Khi chuyển giao văn bản đi văn thư kiểm tra lại phong bì có văn bản chưa, phong bì đã được dán hay chưa Khi giao văn bản thì người nhận phải ký vào sổ chuyển giao văn bản, thư ng văn bản của cơ quan được chuyển qua đường bưu điện Khi có văn bản đôn đốc hoặc báo cáo gấp cơ quan chuyển đến tận nơi, có... : Phạm Văn Năm Báo GVHD : Phạm Văn Năm văn bản có tên loại) và được trình bày dưới số và ký hiệu của công văn (đối với công văn hành chính ) Trích yếu nội dung của văn bản có tên loại được trình bày bằng chữ in thư ng, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang nét liền, dài bằng 1/3, đến ½ độ dài của dòng chữ, đặt cân đối so với dòng chữ Trích yếu nội dung của công văn được... ghi “ Lưu”: VT (văn thư) và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản, kết thúc bằng dấu (.) Phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định, cụ thể như sau: Nơi nhận : Đối với công văn hành chính ngoài nơi nhận được trình bày như văn bản có tên loại thì nơi nhận công văn còn được trình bày bằng chữ “Kính gửi” sau chữ kính gửi có dấu hai chấm (:) phần này được ghỉ ơ trên nội dung công văn, dưới địa danh,... một cán bộ làm công tác văn thư , đảm nhiệm Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 16 Trang 16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Báo GVHD : Phạm Văn Năm soạn thảo nhiều nội dung văn bản đa dạng về hình thức ,thể loại Vì thế quy trình soạn thảo văn bản cũng có nhiều đặc điểm, nhiều dạng thể loại không giống nhau Để công việc đạt . thì công tác Văn thư – Lưu trữ là một lĩnh vực vô cùng quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động của một cơ quan dù lớn hay nhỏ Làm tốt công tác văn thư. phòng văn thư riêng, chỉ có cán bộ văn thư kiêm công tác lưu trữ được bố trí ,tham mưu giúp việc cho hiệu trưởng trong việc xây dựng ban hành văn bản, soạn