Đang tải... (xem toàn văn)
K ết quả l àm vi ệc nhóm được đảm bảo thông qua hoạt động chung v à ho ạt động của mỗi th ành viên trong nhóm. Trước nhiệm vụ được giao, trưởng nhóm[r]
(1)Chuyên đề 13
KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 1 KHÁI NIỆM
1.1 Khái niệm
Trong giai đoạn nay, xu hướng làm việc nhóm khuyến
khích hầu hết lĩnh vực, xuất phát từ quan niệm “trí tuệ tập thể
cũng sáng suốt trí tuệ cá nhân” Người ta coi nhóm làm việc nhân tố tạo nên hiệu vốn nhân lực tổ chức Nhưng làm
thế để có kỹ làm việc nhóm thành thục nhằm phát huy triệt để khả cá nhân phối hợp hoạt động phương diện? Đó
chính vấn đề đặt đối vớichuyên đề
Một cách hiểu khái quát nhất, nhóm tập hợp thành viên có số lượng
từ hai người trở lên, có giao tiếp trực diện, có kỹ bổ sung cho nhau, có
chia sẻ mối quan tâm mục đích chung 1.2 Các hình thức nhóm
Có hai hình thức nhóm gồm: Nhóm thức nhóm khơng thức:
+ Nhóm thức nhóm có tổ chức ổn định, có chức nhiệm vụ
rõ ràng, thường tập hợp người chung chun mơn có chun môn gần gũi nhau, tồn thời gian dài
+ Nhóm khơng thức thường hình thành theo yêu cầu
nhiệm vụ đột xuất, tập hợp người có chun mơn không giống nhiều lĩnh vực khác Nhóm khơng thức có nhiệm vụ
giải nhanh vấn đề thời gian ngắn
Đa số tổ chức xuất nhóm thức nhóm khơng thức
2 Ý NGHĨA CỦA LÀM VIỆC NHÓM 2.1 Phân cơng cơng việc
Hoạt động nhóm ngày trở thành yêu cầu thiết yếu tổ
chức với mục tiêu để phân công công việc phối hợp công việc Trong thực tế
có cơng việc mà cá nhân khơng đủ khả giải giải
quyết hiệu khơng cao, thế, lựa chọn làm việc nhóm phương pháp
thực công việc hợp lý Theo đó, thành viên nhóm tham gia đóng góp vào nội dung làm việc chung nhóm để đảm bảo hồn thành nhiệm vụ vấn đề u cầu cơng việc mà nhóm giao Mỗi thành viên tiếp nhận phần việc buộc phải có tương tác với cơng
(2)2.2 Quản lý kiểm soát cơng việc
Làm việc nhóm để tăng cường quản lý kiểm sốt cơng việc,
vai trị trách nhiệm nhóm khiến thành viên nhóm phải có
xem xét tồn diện cơng việc giao Đối với cơng việc địi hỏi phải có
quyết định rõ ràng, làm việc nhóm giúp giải vấn đề cách tối ưu
nhất, từ giúp tổ chức có định tốt Trong nhóm, hoạt động
của thành viên kiểm soát quy chế làm việc
nhóm thống Với tư cách cá nhân làm việc nhóm,
thành viên chịu quản lý người phụ trách nhóm, điều chỉnh hành vi giao tiếp, giải vấn đề theo khuôn khổ quy chế đề Cơng việc, vậy, tiến hành trơi chảy đồng bộ, có phối hợp nhịp nhàng
2.3 Giải vấn đề định
Làm việc nhóm dịp để cá nhân đóng góp ý tưởng với phát
kiến Những vấn đề cá nhân khơng thể giải có tham gia đề xuất ý kiến, giải pháp nhóm Từ ý kiến, quan điểm giải
pháp khác nhau, thơng qua hoạt động nhóm thống nội dung, vấn đề
về mối, tránh chủ quan, độc đoán Quyết định cuối nhóm
khơng thành viên thành làm việc nhóm 2.4 Thu thập thơng tin ý tưởng
Làm việc nhóm q trình thu nạp thông tin ý tưởng hiệu
nhất Mỗi thành viên trình làm việc tham gia đóng góp ý kiến tức
là cung cấp thông tin liên quan đến vấn đề cần giải thông tin chia sẻ làm bổ sung làm phong phú nguồn tư liệu cần thiết phục vụ
cho nội dung vấn đề nhóm cần giải Cũng q trình làm viêc nhóm, ý tưởng khác đề xuất, tạo nên đa dạng việc
kiếm tìm giải pháp cho vấn đề cần giải Nhờ nhóm có hội lựa
chọn nhiều cho định cuối
2.5 Xử lý thông tin
Thực chất việc xử lý thông tin sở nguồn liệu, liệu cung cấp, nhóm phải lựa chọn thông tin thiết yếu, liên quan trực tiếp đến vấn đề nhóm cần giải Việc xử lý thơng tin tập thể
nhóm định với nhìn đa chiều, đa diện đảm bảo tính khách quan
Nguồn thơng tin ý tưởng đa dạng đòi hỏi việc xử lý thơng tin phải nhanh
chóng chuẩn xác Sự tham gia thành viên nhóm thực chất hướng tới tiêu chí
2.6 Phối hợp, tăng cường tham gia cam kết
Một nhóm hiệu nhóm có phối hợp chặt chẽ, tăng cường
sự tham gia thành viên nhóm, chí tham gia người ngồi nhóm theo thống trao đổi, học hỏi nhóm Nhóm phối
(3)chung nhóm Giữa thành viên có ăn ý, nhịp nhàng, hỗ trợ giải
quyết vấn đề Nhóm phối hợp tốt nhóm mà thành viên tuân thủ theo
những cam kết thơng qua trước nhóm, khơng có quan điểm cá nhân
trong định cuối nhóm
2.7 Đàm phán giải xung đột
Làm việc nhóm tăng cường mối quan hệ giao tiếp Mọi ý kiến cá nhân đưa xem xét quan điểm nhóm, vậy, ý kiến
phải tìm kiếm đồng thuận thành viên nhóm Để thuyết
phục thành viên khác, ý kiến, giải pháp đưa phải dựa thương thuyết với luận điểm, luận luận chứng xác đáng Nhờ kỹ đàm phán phát huy Mặt khác trường hợp quan điểm trái
chiều xuất nhóm điều tiết thống cuối
cùng nhóm, tránh nảy sinh xung đột, xung đột cá nhân xảy 2.8 Thoả mãn nhu cầu quan hệ xã hội tăng cường ý thức thân mối quan hệ với người khác
Làm việc nhóm đáp ứng nhu cầu quan hệ xã hội Q trình làm việc
nhóm q trình kết nối, tìm hiểu thành viên nhóm, đồng thời q trình tự ý thức thân người
mối tương quan với thành viên khác nhóm Mỗi thành viên nhóm có
hội bộc lộ lực, trình độ, chí cá tính mình, đồng thời có
nhìn nhận, đánh giá biểu người khác nhóm, từ điều
chỉnh hành vi, ngơn ngữ, chí tính cách cho phù hợp với tập thể nhóm, 2.9 Nhận giúp đỡ việc thực mục tiêu cụ thể
Thơng qua nhóm, cá nhân có hội tự điều chỉnh phương diện giao tiếp, khả phối hợp kiến thức, nhận giúp đỡ
trong việc thực mục tiêu cụ thể Thế mạnh khả trình độ
phát huy, bên cạnh điểm yếu cá nhân khắc
phục
2.10 Chia sẻ, thông cảm tạo nên thành lao động cụ thể
Nhóm nơi chia sẻ, thơng cảm tìm cộng hưởng
khi tạo nên thành lao động cụ thể Làm việc theo nhóm
giảm số nhân sự, khâu trung gian nên hoạt động tổ chức linh hoạt điều kiện khác nhau, kể bối cảnh biến đổi mạnh, nhờ
nắm bắt hội giảm thiểu nhiều nguy nguy Ý thức trách
nhiệm cá nhân nhóm, thành cơng việc nhóm ảnh hưởng trực tiếp đến cá nhân tạo nên đồng cảm thành viên nhóm Các thành viên có chung niềm vui, nỗi buồn học quý giá sau làm việc nhóm
(4)3.1 Các tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu
- Nhóm làm việc hiệu nhóm có đồng thuận cao nhóm
Mỗi thành viên hiểu rõ mục tiêu công việc, trách nhiệm cá nhân nguyên tắc
làm việc;
- Các thành viên nhóm có chun mơn phù hợp với nội dung yêu cầu làm việc nhóm;
- Kết cuối nhóm thỏa mãn mục tiêu công việc,
tiến độ, chi phí tiết kiệm nhất;
- Kết thúc chương trình làm việc, thành viên thu nhận nhiều
giá trị tích cực từ tham gia hoạt động nhóm
Dựa yêu cầu công việc cụ thể với điều kiện khác
hình thành tiêu chí khác Trong phạm vi chuyên đề giới thiệu số tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu sau:
- Cụ thể hóa tiêu chí đánh giá hiệu nhóm sở cam kết
làm việc hiệu thành viên, người chủ thể nhóm
Các thành viên chủ động hồn thành nhiệm vụ nhóm, chủ động đưa ý kiến định;
- Mọi vấn đề kết luận cuối có thỏa thuận thơng qua trí
hoặc biểu quyết, hạn chế ý kiến cá nhân Trường hợp có xung đột phải giải
quyết dựa trí đa số thành viên Xung đột sáng tạo đảm
bảo lành mạnh Xung đột thúc đẩy sáng tạo Xung đột phải kiểm soát
tránh dẫn đến tác động tiêu cực;
- Mọi định chiến lược hành động không bị chi phối cá
nhân Nhóm hiệu nhóm ln tạo tiền đề cho sáng tạo thành cao; - Giao tiếp nhóm hiệu phải nhằm kích thích tinh thần trách
nhiệm cách cư xử thành viên giúp họ hiểu rõ cách cư xử, ý kiến hành động Chấp nhận ý kiến tiêu cực tích cực Sẵn
sàng cộng tác dựa nỗ lực chung chia sẻ thông tin;
- Nhóm hiệu ln có chia sẻ quyền lực Các thành viên nhận
thức vai trị mình, có cảm giác người gây ảnh hưởng, kích thích
thành viên định thực thi định Nhờ kích thích phát triển
năng lực, cá nhân sở thích;
- Một tiêu chí quan trọng để xác định nhóm làm việc hiệu
(5)3.2 Các giai đoạn tiếp cận chuẩn bị làm việc nhóm 3.2.1 Giai đoạn lập kế hoạch
Giai đoạn lập kế hoạch nhằm chuẩn bị điều kiện, nguồn lực cần thiết
cho việc thực làm việc nhóm Kết làm việc nhóm phụ thuộc trực tiếp
vào giai đoạn lập kế hoạch Trong giai đoạn này, cần lựa chọn nhóm trưởng Đây việc quan trọng vai trò điều tiết trưởng nhóm Trong thực tế
các tổ chức xây dựng nhóm thức, ổn định, trưởng nhóm
chỉ định Nhưng nhiều nhóm bầu trực tiếp trưởng nhóm
Nhóm làm việc phải sở hướng tới mục tiêu cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu Mục tiêu phải có định lượng để đánh giá Mục tiêu đạt
bằng khả của nhóm, phù hợp với thực tế khơng viển vơng
Phải có thời hạn để đạt mục tiêu Lập kế hoạch việc cụ thể hóa
mục tiêu nguồn lực, phương pháp, thời gian tiến hành, u cầu cơng
việc… Có thể gợi ý bảng xây dựng kế hoạch công việc giai đoạn
như sau:
STT Tên việc Nhân lực Phương pháp
làm việc
Phương tiện
thực hiện
Thời gian
thực hiện
Yêu cầu cần đạt được
2
3.2.2 Giai đoạn thực hiện
Để thực làm việc nhóm, trước hết, cần tạo điều kiện để thành viên nhóm hiểu Dưới điều hành trưởng nhóm, thành viên nhóm chủ động tiếp cận, làm quen với Có thể đặt câu hỏi,
hoặc nghe giới thiệu trực tiếp Càng nắm bắt nhiều thông tin nhau,
là thông tin liên quan đến hoạt động nhóm giúp thành viên hiểu hơn, từ phối hợp làm việc tốt Nâng cao hiệu làm việc nhóm
Tiếp thành viên thể thân, khả đóng góp cơng
việc nhóm Để làm việc hiệu quả, nhóm cần xây dựng nguyên tắc
làm việc, tạo đồng thuận chung tiếp cận thực nhiệm vụ,
đồng thời, xác định trách nhiệm thành viên kết chung
Kết làm việc nhóm đảm bảo thơng qua hoạt động chung hoạt động thành viên nhóm Trước nhiệm vụ giao, trưởng nhóm
cùng thành viên nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu
đóng góp ý kiến Sau có thống phương án thực hiện, thành viên hóm phân cơng, thảo luận công việc cho phù hợp khả người dựa chun mơn họ Nhóm thảo luận đề kế hoạch cụ thể,
nhật ký công tác, thời gian dự tính hồn thành chuẩn bị cho hoạt động
tiếp theo
(6)cũng địi hỏi cần có giám sát, đánh giá định kỳ, đột xuất để đảm bảo công
việc thực tiến độ mục tiêu Nhóm cần động viên, khích lệ cá nhân làm việc tích cực, tổ chức đối thoại vướng mắc cách trực
diện, bảo đảm thành viên hiểu phối hợp hiệu suốt tiến trình thực cơng việc
Trưởng nhóm có trách nhiệm kết nối, tổng hợp lại toàn phần việc
mỗi thành viên, bảo đảm công việc thực lịch trình có kết Sau kết thúc nhiệm vụ, nhóm cần trao đổi, rút kinh nghiệm, khen thưởng quy trách nhiệm thành viên
4 CÁC YẾU TỐ TẠO NÊN HIỆU QUẢ LÀM VIỆC NHÓM
Nhóm làm việc hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, có yếu tố
chủ quan (Yếu tố bên trong), có yếu tố khách quan (Yếu tố bên ngoài)
4.1 Yếu tố nội
Là yếu tố có tính chủ quan, bao gồm trình độ hợp tác thành viên nhóm, tuân thủ quy chế làm việc nhóm thành viên, khả điều hành trưởng nhóm, mục tiêu nhóm, điểm mạnh điểm
yếu nhóm…
4.2 Yếu tố ngoại
Bao gồm bối cảnh làm việc, môi trường điều kiện làm việc, quy mơ
nhóm, đánh giá tổ chức kết làm việc nhóm, thuận
lợi khó khăn từ yếu tố khách quan cơng việc nhóm (xem sơ đồ)
5 CÁC YẾU TỐ CẢN TRỞ HIỆU QUẢ QUẢ LÀM VIỆC NHÓM Để nhóm
hiệu Yếu tố
nội tại
Năng
lực
thành viên
Sự hợp
tác
các thành viên
Yếu tố ngoại
Bối
cảnh
làm việc
Quy mơ nhóm
Đánh
giá
tổ
chức
Mục tiêu quy chế
(7)Có nhiều yếu tố rào cản cho hoạt động nhóm, ảnh hưởng đến hiệu
cơng việc Có thể kể số yếu tố sau:
5.1 Yếu tố tâm lý thành viên nhóm (xem mơ hình)
SỰ DO DỰ SỰ
TỪ CHỐI
SỰ THAY ĐỔI
Đây mơ hình thể trạng thái khác thành viên bắt đầu hình thành nhóm Theo có biểu sau:
- Sự thỏa mãn: Những thành viên có thỏa mãn thường có biểu hiện: + Tự ý thức cao thân;
+ Cho ý kiến đưa đúng; + Khơng để ý đến ý kiến người khác
- Sự từ chối: Biểu người là: + Ngại đưa ý kiến;
+ Ngại giao tiếp;
+ Tự ti mặc cảm thân
- Sự dự với biểu cụ thể:
+ Dễ bị chi phối ngoại cảnh;
+ Hồi nghi ý kiến người khác;
+ Quá thận trọng trước ý kiến khác;
+ Thiếu dứt khoát lựa chọn định, thường phải có tác động mạnh
- Sự thay đổi: Là người có biểu sau:
+ Quyết đốn với quan điểm nhóm đồng thuận;
+ Nhận thiếu sót quan điểm chấp nhận thay đổi;
+ Thích tiếp cận SỰ THỎA MÃN