1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán Thực tế kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt 1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ở công ty 1.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu ở công ty Mỗi doanh nghiệp có một quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm khác nhau, kinh doanh mặt hàng cũng khác nhau nên yêu cầu về NVL cũng khác nhau kể cả về số lượng và chủng loại. Công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt chuyên sản xuất vật liệu xây dựng, chi phí vật liệu cho một đơn vị sản phẩm thường chiếm 70% trong giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố quan trọng nhất trong quá trình sản xuất. Tổ chức công tác kế toán vật liệu là một trong những bộ phận chủ yếu của việc tổ chức công tác kế toán vật liệu thì trước hết phải hiểu rõ về đặc điểm của vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất. Là một công ty sản xuất các loại bê tông nên những vật liệu được sử dụng trong sản xuất ở công ty cũng có đặc thù riêng. Để sản xuất ra cột điện, ống cống ly tâm… công ty sử dụng nhiều loại vật liệu, mỗi loại mang những đặc điểm riêng khác nhau: có những vật tư là sản phẩm của công nghiệp như: xi manưg (đa dạng về chủng loại, chất lượng, xi măng trắng, xi măng thường…) thép (φ 1, φ 8, φ 10…. φ 28). Lại có những loại vật liệu là sản phẩm của khai thác được đưa vào sử dụng ngay không qua chế biến như: cát, đá…. có vật liệu là sản phẩm của nhà máy cơ khí như: bulông, bản mã, mặt bích… Khối lượng các vật liệu sử dụng rất khác nhau: những loại vật liệu cần sử dụng với khối lượng lớn: xi măng, thép, cát… nhưng có những vật liệu sử dụng ít như: bột đá… Việc mua, vận chuyển bảo quản các vật liệu cũng khác nhau. Loại vật Đỗ Thị Hường Lớp: Kế toán 46A 2 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán liệu thì mua ngay trong nội thành như mặt bích, bản mã, thép ở công ty dịch vụ thương mại tổng hợp; cát ở công ty vận tải đường sông 1; loại vật liệu công ty phải mua ở xa như xi măng Bỉm Sơn ở Thanh Hoá, đá Thiện Khê ở Hà Nam. Những loại vật liệu được bảo quản trong kho như xi măng, phụ gia, thép; nhưng có những loại vật liệu không thể bảo quản, dễ xảy ra hao hụt mất mát ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm vì vậy công ty cần thiết có biện pháp bảo quản phù hợp với từng loại vật tư. Cán bộ của phòng vật tư, kế toán và thủ kho cùng phối hợp trong quản lý nhập xuất vật tư theo phiếu nhập, xuất đúng thủ tục, chứng từ đảm bảo quản lý, vật tư và đúng chế độ quy định; kế toán vật tư là người chuyển theo dõi nguyên vật liệu kết hợp với phòng vật tư và thủ kho để hạch toán đối chiếu ghi sổ vật liệu của công ty. 1.2. Phân loại nguyên vật liệu ở công ty V - Nguyên vật liệu chính: gồm xi măng( xi măng trắng, xi măng đen), đá, thép, phụ gia, tôn, mặt bích… -Vật liệu phụ: gồm que hàn, bột màu, nhựa thông… - Nhiên liệu: gồm xăng A92, A76, dầu diezen, DP14, IC2, mỡ, than… -Phụ tùng thay thế: lốp xe ôtô, bóng đèn ôtô, zoăng, pittông, quả lô, băng tải, con lăn… 1.3. Tính giá nguyên vật liệu ở công ty Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, giúp đánh giá tình hình nhập kho, xuất kho, tồn kho nguyên vật liệu và để phản ánh vào các sổ sách kế toán một cách chính xác thống nhất hợp lý. Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đỗ Thị Hường Lớp: Kế toán 46A 3 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán Tất cả NVL của công ty đều do mua ngoài nhập kho (mua trong nước). Giá thực tế của NVL nhập kho được công ty tính theo giá thực tế chi phí. Từ đó, giá thực tế NVL nhập kho được xác định như sau: Giá thực tế của NVL là giá chưa có thuế GTGT cộng chi phí vận chuyển nếu có và trừ đi các khoản giảm giá mua hàng được hưởng. Ví dụ: Ngày 05/01/2007 công ty nhập kho 11.960 (cái) gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 pha theo hoá đơn số 0047929 ngày 04/01/2007 với giá mua ghi trên hoá đơn là 6.080đ/cái (giá mua chưa có thuế GTGT, giá này đã bao gồm chi phí vận chuyển do bên bán chịu). Vậy giá thực tế NVL nhập kho là: 11.960 x 6.080 = 72.716.800 (vnđ) 1.4 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ở công ty Do vật liệu trong công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt chiếm tỷ trọng lớn mà đều là do mua ngoài nên việc quản lý vật tư là rất cần thiết. Mặt khác, tổ chức quản lý tốt nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho công ty. Trên cơ sở nhận thức rõ điều đó, công ty đã tổ chức quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu tại tất cả các khâu. Khâu thu mua: Việc thu mua nguyên vật liệu được thực hiện trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của công ty mà lập kế hoạch thu mua vật liệu cho từng tháng, từng quý, từng năm sao cho vừa tiết kiệm được chi phí vừa đem lại hiệu quả cao. Vật liệu phải đảm bảo đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng, có nguồn cung cấp tương đối ổn định, có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ thu mua. Việc giao nhận vật liệu được theo dõi từ khi vận chuyển đến khi mua về nhập kho. Có bộ phận kiểm tra chất lượng làm nhiệm vụ kiểm tra quy cách , phẩm chất vật liệu. Đỗ Thị Hường Lớp: Kế toán 46A 4 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán Khâu bảo quản: Công ty đã xây dựng hệ thống kho vật tư rộng rãi chắc chắn ngay tại nơi sản xuất để có thể cung cấp nguyên vật liệu kịp thời cho các xí nghiệp sản xuất. Những kho này được xây dựng khá kiên cố và được sử dụng trong thời gian dài. Đồng thời công ty có đội ngũ nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho. Khâu sử dụng: Phần lớn nguyên vật liệu được xuấy cho sản xuất và được quản lý theo định mức nguyên vật liệu mà công ty đã quy định cho. Việc xuất kho vật tư đòi hỏi phải có đầy đủ hoá đơn, chứng từ cần thiết, có sự ký duỵêt của ban lãnh đạo, các phòng ban lien quan, được tiến hành theo đúng thủ tục và được ghi chép đẩy đủ chính xác nhằm đảm bảo sự hợp lý, đầy đủ, tiết kiệm và hiệu quả trong sử dụng nguyên vật liệu. Khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất diễn ra liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm, công ty đã xây dựng định mức tôn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm vật tư. Đặc biệt, đối với nguyên vật liệu mà thị trường khan hiếm thường được dự trữ với khối lượng lớn, những loại vật liệu có sẵn trên thị trường và chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng giá trị sản xuất thì công ty không dự trữ, khi có nhu cầu sử dụng mới tiến hành thu mua. Bên cạnh đó bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh giám đốc, tiến hàng nhập, xuất kho vật tư trong tháng, định kỳ kiểm kê để tham mưu cho giám đốc những chủng loại vật tư dùng cho sản xuất, những vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng nhiều… để giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất hoặc ứ động vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều không sử dụng hết. Mặt khác công ty phải thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán chi tiết, tổng hợp nguyên vật liệu theo đúng chế đọ quy định đồng thờu kiểm kê đối chiếu nguyên vật liệu và Đỗ Thị Hường Lớp: Kế toán 46A 5 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán xác định trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng nguyên vật liệu trong toàn công ty và từng tổ đội xí nghiệp sản xuất. 1.5. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhăm theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ loại nguyên vật liệu. Công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt do đặc trưng kà một doanh nghiệp sản xuất nên các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra tương đối nhiều, thường xuyên với chủng loại nguyên vật liệu đa dạng. Vì vậy, một trong những yếu tố của công tác quản lý nguyên vật liệu là phải theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu . Điều đó đòi hỏi công ty phải tiến hành kế toán chi tiết nguyên vật liệu, phải ghi chép tính toán phản ánh chính xác kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng danh điểm vật tư. Trong công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. Quy trình ghi sổ chi tiết theo phương pháp này như sau: Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Sổ tổng hợp N-X-T Kế toán tổng hợp Đỗ Thị Hường Lớp: Kế toán 46A Phiếu xuất kho 6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán Ghi chú: Ghi ngày tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 5: Quy trình hạch toán chi tiết vật tư Theo phương pháp này thì công việc ở kho và ở phòng kế toán như sau: Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày thực hiện nhập xuất kho của từng loại vật tư theo chỉ tiêu số lượng, tức là ở kho, thủ kho chỉ quan tâm đến số lượng chứ không quan tâm đến mặt giá trị nguyên vật liệu. Thẻ kho được sử dụng để làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Mỗi loại nguyên vật liệu được theo dõi riêng trên một thẻ kho và được thủ kho sắp xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, chứng từ xuất để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính ra số tồn kho. Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập khp, chứng từ xuất kho và sử dụng chương trình kế toán máy để nhập số liệu vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Từ đó, chương trình kế toán máy cho phép tự động tập hợp vào sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết vật tư theo dõi tình hình nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng danh điểm vật tư theo thời gian nhập xuất cụ thể. Mỗi chứng từ nhập, xuất kho được ghi trên một dòng. Cụ thể, khi nhập kho kế toán ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị( giá thực tế ghi trên hoá đơn), khi xuất kho vật tư thì kế toán chỉ ghi chỉ tiêu số lượng, cuối tháng khi tính ra được dơn giá xuất kho bình quân cho cả tháng thì máy sẽ tự động cập nhật giá trị của các vật tư xuất kho trong tháng vào cột giá trị. Để xem xét, kiểm tra sổ chi tiết vật tư, kế toán vào “ kế toán vật tư” chọn “sổ chi tiết vật tư” rồi khai báo mã kho, mã vật tư Đỗ Thị Hường Lớp: Kế toán 46A 7 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán cần xem xét, máy sẽ chạy chương trinh và cho hiển thị lên màn hình, để in ra thì kế toán thực hiện lệnh “in ra”. Ví dụ: Sổ chi tiết của gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 pha tại kho vật tư Cuối tháng, máy tính tập hợp số liệu từ sổ chi tiết của từng danh điểm vật tư vào bảng tổng hợp N-X-T vật tư nhằm mục đích theo dõi tình hình biến động vật tư của kho cả về số lượng và giá trị, làm căn cứ để kiểm tra đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Đồng thời bảng tổng hợp N-X-T vật tư còn được sử dụng trong đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán tổng hợp và kế tóan chi tiết. Đỗ Thị Hường Lớp: Kế toán 46A 8 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán Mẫu sổ chi tiết vật tư của công ty công ty cổ phần và bê tông Thịnh Liệt Sổ chi tiết vật tư Từ ngày 01/01/2007 đến 31/01/2007 Vlsphh: Gông treo cột hộp 2 – 4 công tơ 1 pha Mã số: VLCGON 0001 Tiền tồn đầu kỳ: 18.007.200đ Đơn vị tính: Cái SL tồn đầu: 2.940 Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ngày C.từ SL T.tiền SL T.tiền SL T.tiền 05/01 NM01 Nhập vật tư từ điện lực Hoàn Kiếm 11.960 72.716.80 0 14.900 92.724.000 13/01 XSX05 Xuất vật tư SX cho xí nghiệp cơ điện 4.000 24.520.00 0 10.900 68.204.000 20/01 XSX09 Xuất vật tư SX cho xí nghệp cơ điện 6.000 36.780.00 0 4.900 31.424.000 27/01 XSX14 Xuất vật tư SX cho xí nghiệp cơ điện 1.500 9.195.000 3.400 22.229.000 Cộng bảng 11.960 72.716.80 0 11.500 70.495.00 0 3.400 22.229.000 Ngày tháng năm Đỗ Thị Hường Lớp: Kế toán 46A 9 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán Người ghi sổ Kế toán trưởng Đỗ Thị Hường Lớp: Kế toán 46A 10 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán Mẫu bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Công ty cổ phần và bê tông Thịnh Liệt Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Từ ngày 01/01/2007 đến 31/01/2007 Kho: Kho vật tư Tên vật tư ĐV Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Mã Vlsphh Aptomat 1P – 40A DZ47-606ka Cái 8.880 150.960.000 290 4.930.000 1.895 32.215.000 7.275 123.675.000 VLCAP T0035 Gông treo cột hộp 2 – 4 công tơ 1 pha Cái 2.940 18.007.200 11.960 72.716.000 11.500 70.495.000 3.400 22.229.000 VLCGON001 Joăng ống Cái 380 1.140.000 380 1.140.000 VLCJOA0005 Khoá bấm loại nhỏ, TQ Cái 225 969.400 225 969.400 VLCKHO0003 Long đen 5 Cái 55.844 893.504 78.400 1.254.400 105.844 1.693.504 28.400 454.400 VLCLDE0003 Nhựa com SMCRAL 7035,T.quốc Kg 74.000 1.442.283.040 70.000 1.364.321.795 4.000 77.961.245 VLCNHU0004 …. … … …. … …. … Cộng bảng 1.003.570.046 3.346.940.914 3.404.243.874 Lập ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Đỗ Thị Hường Lớp: Kế toán 46A [...]... 01 năm 2007 tại địa điểm: Công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt, chúng tôi gồm: I BÊN BÁN: CÔNG TY ĐIỆN LỰC HOÀN KIẾM Đại diện: Ông Nguyễn Như Bảo Chức vụ: Giám đốc công ty II BÊN MUA: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ BÊ TÔNG THỊNH LIỆT Đại diện: Ông Trần Nam Anh Chức vụ: thủ kho Tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá vật tư của hoá đơn 0047929 ngày 04 tháng 01 năm 2007 giữa công ty điện lực...11 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán 2 Hạch toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu 2.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu vá các chứng từ sử dụng: Tất cả nguyên vật liệu của Công ty đều là vật liệu mua ngoài: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ và nhu vầu về nguyên vật liệu (đảm bảo cho kế hoạch sản xuất và kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu) của công ty, phòng kinh doanh được sự đồng... sẽ tiến hành mua nguyên vật liệu và chuyển về kho của công ty Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu được thông qua việc ký kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp Nguyên vật liệu mua về có thể do nhà cung cấp vận chuyển đến công ty hay do công ty tự vận chuyển về kho tùy sự vận chuyển giữa hai bên VD: ngày 05/01/07 Công ty mua nguyên vật liệu của công ty thương mại và dich vụ tổng hợp Công ty nhận được hóa đơn... phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập số liệu vào “phiếu xuất vật tư trong máy vi tính, kế toán chỉ nhập vào chỉ tiêu về số lượng vâậ tư xuất Từ đó chương trình phần mềm kế toán trong máy sẽ tự động cập nhập các số liệu đó vào sổ chi tiết vật tư (cột số lượng) Đến cuối tháng, sau khi tính được đơn giá xuất kho bình quân cho từng danh điểm vật tư, kế toán tính được... vị: Công ty cổ phần đầu tư và bê tông Mẫu số: 02-VT Thịnh Liệt Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐBTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Phiếu xuất kho Số: XSX 09 Ngày 13 tháng 01 năm 2007 TK nợ: TK có: 6215 1525 Đỗ Thị Hường Lớp: Kế toán 46A 19 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán Họ tên người nhận hàng: xí nghiệp cơ điện Diễn giải: xuất vật tư sản xuấttheo phiếu xin xuất vật tư 06 Xuất tại kho: Kho vật tư. .. kế toán nhập vật liệu tại công ty Công ty thường mua NVL từ các nhà cung cấp thường xuyên nên thực tế hầu hết các nghiệp vụ mua NVL của công ty đều là thanh toán trả chậm Hình thức thanh toán trả chậm sẽ giúp công ty có thể chiếm dụng vốn trong thời gian ngắn t ạo điều kiện thuận lợi về vốn cho công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh Đỗ Thị Hường Lớp: Kế toán 46A 16 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế. .. Hoàn Kiếm và công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt, hai bên đã thống nhất số lượng hàng hoá bàn giao cho công ty, cụ thể như sau: STT Tên, quy cách sản phẩm 1 ĐVT Gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 Cái Số lượng Theo hoá Thực đơn 11.960 nhập 11.960 pha Tất cả hàng hoá mới 100 % đảm bảo chất lượng theo đúng hợp đồng đã ký kết Biên bản này được lập thành 04 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 02... ( thủ kho) lập biên bản giao nhận và cho nhập kho toàn bộ số nguyên vật liệu, đồng thơờicán bộ phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu thực nhập Sau đó thủ kho tiến hành ghi thẻ kho cho nguyên vật liệu đó Trên phiếu nhập vật tư phải thể hiện số lượng thực nhập, số lượng vật tư theo chứng từ( hoá đơn GTGT), đơn giá của từng thứ vật liệu Ngoài ra trên phiếu nhập có chữ... cấp vật tư để phục vụ việc sản xuất 2.000 hộp 4 công tơ 1 pha 2 ngăn Khi đó phiếu đề nghị cấp vật tư được lập như sau: CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ BÊ TÔNG THỊNH LIỆT PHIẾU ĐỀ NGHỊ CẤPVẬT TƯ Ngày 10 tháng 10 năm 2007 Số: 06 Mục đích sử dụng: Sản xuất hộp 1 công tơ 1 pha Bộ phận sử dụng: Xí nghiệp cơ điện Stt 1 2 3 4 5 … Tên, quy cách vật tư Gông treo hộp 2-4 công tơ 1 pha Gông treo xà Nhựa composit Long đen... hợp đồng đã ký kết Biên bản này được lập thành 04 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 02 bản Đại diện bên mua (ký, ghi rõ họ tên) Đỗ Thị Hường Đai diện bên bán (ký, ghi rõ họ tên) Lớp: Kế toán 46A 15 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán Mẫu phiếu nhập kho: Đơn vị: công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt BM COM QV- 01- 01 Ngày BH: 01/09/2004 Lần BH: 01 Mẫu số: 01- VT Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC . Khoa: Kế toán Thực tế kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt 1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ở công ty 1.1 Trình tự kế toán xuất kho NVL tại công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập số liệu vào “phiếu xuất vật tư trong