3.1. TÌM HIỂU CHUNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DU LỊCH TRUNG DŨNG 3.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán  Đặc điểm bộ máy kế toán Do công ty có quy mô vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động không mang tính dàn trải trên một phạm vi rộng với nhiều đơn vị trực thuộc mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ Công ty không khác nhau nhiều nên Công ty đã lựa chọn tổ chức công tác kế toán tập trung. Các công việc kế toán như phản ánh, ghi chép, lưu trữ chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo kế toán… được thực hiện tại phòng kế toán chính văn phòng Công ty. Còn tại các chi nhánh chỉ tiến hành thu nhận, kiểm tra chứng từ để định kỳ chuyển về phòng kế toán Công ty.  Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức khoa học và hợp lý bộ máy kế toán là điều kiện cần thiết để có thể đảm bảo được chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán ở doanh nghiệp. Theo hình thức kế toán áp dụng tại công ty, mô hình tổ chức bộ máy kế toán được minh hoạ qua sơ đồ sau: Sơ đồ 01: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán cuả Công ty Trung Dũng Thủ khoThủ quỹ Kế toán ngân hàng Kế toán tổng hợp Kế toán hàng hoá và bán hàng Kế toán trưởng  Nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán của Công ty Trung Dũng - Kế toán trưởng:  Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toủa thống kê của Công ty.  Lập kế hoạch, tìm nguồn vốn tài trợ, vay vốn ngân hàng của Công ty.  Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán, các chính sách, chế độ kinh tế chính trong Công ty cũng như chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chính sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng.  Có nhiệm vụ báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy định của Nhà nước cũng như các ngành chức năng. - Kế toán tổng hợp:  Tổ chức thực hiện và kiểm tra hoàn thiện chứng từ và sổ kế toán  Quản lý, sắp xếp công việc của nhóm kế toán  Sau khi các bộ phận báo cáo, cuối kỳ kế toán tổng hợp kiểm tra xem xét lại tất cả các chỉ tiêu, xác định kết quả kinh doanh và giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế, lao động tiền lương, bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội.  Kiểm soát và chịu trách nhiệm về toàn bộ các công việc kế toán tài chính được giao. - Kế toán ngân hàng:  Phụ trách giao dịch với ngân hàng, theo dõi thực hiện các khoản thanh toán với khách hàng, người bán với Công ty thông qua ngân hàng.  Đối chiếu tài khoản tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng đảm bảo các giao dịch thanh toán qua ngân hàng được ghi nhận chính xác và phân tích đầy đủ.  Giao dịch với các phòng ban đôn đốc bổ sung chứng từ đầy đủ thanh toán đáp ứng yêu cầu kiểm soát chi phí.  Thiết lập và duy trì mối quan hệ với các ngân hàng nhằm sử dụng hiệu quả các dịch vụ do ngân hàng cung cập.  Thực hiện công việc liên quan đến các hoạt động kế toán về ngân hàng của doanh nghiệp - Kế toán hàng hoá và bán hàng:  Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá, phát hiện, xử lý kịp thời hàng hoá ứ đọng.  Phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu bằng những ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết hàng hoá tồn kho, hàng hoá bán.  Lập báo cáo nội bộ về tình hình thực hiện kế hoạch chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, từng mặt hàng tiêu thụ chủ yếu. - Thủ quỹ:  Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt có nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo cuả cấp trên. - Thủ kho:  Phụ trách quản lý hàng hóa, công cụ dụng cụ, thực hiện các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá, công cụ dụng cụ trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã được kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt.  Định kỳ tiến hành đối chiêú số liệu với kế toán đảm bảo khớp đúng, không sai sót. 3.1.2 Tổ chức công tác kế toán  Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách Hình thức sổ kế toán mà Công ty TNHH thương mại và du lịch Trung Dũng hiện đang áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ. Ngoài các Chứng từ ghi sổ, các bảng kê, Công ty còn sử dụng một hệ thống các sổ kế toán chi tiết để theo dõi sát sao tình hình hoạt động của Công ty. Với sự trợ giúp của chương trình phần mềm kế toán, hệ thống sổ sách kế toán của Công ty đã thu thập, phân loại và cung cấp cho nhà quản lý rất nhiều thông tin quản trị hữu ích. Quá trình ghi sổ với sự trợ giúp của máy vi tính được thể hiện qua sơ đồ dưới đây: Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ thẻ, kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Chứng từ gốc Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ kế toán: (1) Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi và Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2) Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào số Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. (3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Hệ thống sổ sách của Công ty theo hình thức Chứng từ ghi sổ gồm: - Chứng từ ghi sổ - Sổ Cái: TK 111, 112, 131,133,… , 632, 635, 642, 711, 811, 911. - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ tiền gửi ngân hàng - Sổ chi tiết vật liệu - sản phẩm - hàng hoá - Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu - sản phẩm - hàng hoá - Sổ kho - Sổ tài sản cố định - Sổ kế toán chi tiết: TK 131, 156, 331, 511, 632, 642, 911 - Các bảng phân bổ ( phân bổ tiền lương, phân bổ khấu hao TSCĐ )  Hệ thống tài khoản - Chế độ kế toán áp dụng: - Hệ thống tài khoản sử dụng: Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ tài chính quy định. Hệ thống tài khoản của Công ty bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài bảng. - Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa được áp dụng tại Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng + Kỳ kế toán: Kỳ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp là kỳ kế toán năm Kỳ kế toán năm là 12 tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 năm dương lịch. Doanh nghiệp lập và nộp báo cáo tài chính cho cơ quan Nhà nước theo kỳ kế toán năm. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này kế toán sẽ theo dõi tình hình biến động tăng, giảm của các loại hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản tổng hợp phản ánh hàng tồn kho. Phương pháp này phản ánh thông tin chính xác, kịp thời về tình hình biến động của hàng tồn kho. Mặt hàng thép tại Công ty Trung Dũng không quá nhiều loại nên sử dụng phương pháp này là rất phù hợp. + Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. + Phương pháp tính trị giá hàng xuất kho: Công ty đã sử dụng phương pháp bình quân gia quyền + Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao TSCĐ theo đường thẳng + Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ, theo đó các khoản mục chi phí, doanh thu, thu nhập là giá chưa bao gồm thuế GTGT. . 3.1. TÌM HIỂU CHUNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DU LỊCH TRUNG DŨNG 3.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán  Đặc điểm bộ máy kế toán. vừa được áp dụng tại Công ty TNHH TM & DL Trung Dũng + Kỳ kế toán: Kỳ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp là kỳ kế toán năm Kỳ kế toán năm là 12 tháng,