THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VÀ QUẢN LÝ TSCĐ TẠI CÔNG TY VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG 2.1 Khái quát thực trạng tổ chức bộ máy quản lý SXKD và tổ chức công tác kế toán tại Công ty:. 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển: Tiền thân của Công ty Vật tư vận tải xi măng là Xí nghiệp cung ứng vật tư vận tải thiết bị xi măng, trực thuộc Liên hiệp các xí nghiệp xi măng Việt Nam (viết tắt là: LHCXNXMVN). Xí nghiệp được thành lập ngày 1/5/1981 với nhiệm vụ cung ứng các loại nguyên vật liệu, thiết bị, phụ tùng cho dây truyền sản xuất của các nhà máy sản xuất xi măng. Để đáp ứng nhu cầu sản xuất của các nhà máy xi măng, Bộ Xây dựng đã ban hành quyết định số 824/BXD- TCLĐ (ngày 3/12/1990) về việc sắp xếp lại tổ chức cung ứng và vận tải, cho phép hợp nhất hai đơn vị: Công ty vận tải xây dựng và Xí nghiệp cung ứng vật tư vận tải thiết bị xi măng, thành lập một doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán độc lập, lấy tên là Công ty Kinh doanh vật tư vận tải xi măng (trực thuộc LHCXNXMVN). Đến ngày 12/2/1993, theo quyết định 002A/BXD-TCLĐ, công ty được đổi tên thành Công ty Vật tư vận tải xi măng (viết tắt là công ty VTVTXM). Hiện nay, công ty đặt trụ sở tại 21B Cát Linh- Hà Nội , lấy tên giao dịch là COMATCE. Tháng 4/2000, theo quyết định 97/XMVN-HĐQT (ngày 21/3/2000), công ty chuyển giao nhiệm vụ kinh doanh xi măng sang Công ty Vật tư kỹ thuật xi măng và thực hiện các hoạt động chủ yếu sau: - Kinh doanh (mua, bán) các loại vật tư đầu vào như: than, xỉ pirit, quặng bôxit, . phục vụ cho sản xuất của các công ty xi măng thành viên. - Kinh doanh vận tải hàng hoá (vận tải và thuê vận tải xi măng, clinker, chuyển tải than) - Sản xuất và kinh doanh các loại phụ gia cho sản xuất xi măng như: xỉ tuyển, xỉ chất lượng cao (chỉ tập trung tại chi nhánh Phả Lại). Trước những thay đổi đó, Công ty càng phải nỗ lực phấn đấu để đạt kế hoạch mà Tổng công ty giao phó: cung ứng đầy đủ, kịp thời, đảm bảo chất lượng cho yêu cầu sản xuất xi măng. Công ty VTVTXM luôn khẳng định vai trò quan trọng của mình đối với các nhà máy xi măng trực thuộc Tổng công ty. Dưới đây là một số kết quả mà công ty đã đạt được trong ba năm qua: Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty VTVTXM Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Giám đốc Phó giám đốckinh doanh Phó giám đốckỹ thuật - vận tải Phòng kế hoạchPhòng kinh doanh phụ gia Phòng kinh doanhxi măng Văn phòng Phòng tổ chứclao độngPhòng Kế toántài chính Phòng vận tảiPhòng kỹ thuậtPhòng điều độ Các chi nhánh kinh doanh vật tư đầu vào Trung tâmkinh doanh VLXD Đoàn vận tải Chi nhánh Phả Lại Tổng doanh thu 358 755 480 294 464 111 546 997 330 855 011681 Doanh thu thuần 354 347 634 403 464 111 546 997 330 855 011 681 Giá vốn hàng bán 289 324 190 343 343 382 684 517 202 680 468 669 Lãi gộp 65 023 444 060 120 728 862 480 128 174 543 012 Chi phí bán hàng và quản lý DN 67 930 933 447 119 625 471 716 125 995 847 840 Lợi nhuận (LN) từ hoạt động (HĐ) kinh doanh -2 917 489 387 1 103 390 764 2 178 695 172 LN từ HĐ tài chính 548 760 130 374 100 250 109 097 070 LN từ HĐ bất thường - 1 159 297 206 506 226 136 LN trước thuế -2 358 729 257 2 636 788 220 2 794 018 378 Thuế TNDN - 843 772 230 894 085 881 LN sau thuế -2 358 729 257 1 793 015 990 1 899 932 497 Nhìn chung hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây có chiều hướng đi lên, mặc dù do tác động của rất nhiều yếu tố khách quan xong công ty vẫn tạo đủ công ăn việc làm cho đa số cán bộ công nhân viên, phát huy được tiềm năng, tạo được uy tín trên thị trường. 2.1.2. Khái quát thực trạng tổ chức bộ máy quản lý SXKD của Công ty: Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Vật tư vận tải xi măng. Bộ máy quản lý được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Giám đốc được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng và bộ phận tham mưu để nghiên cứu, bàn bạc, tìm ra giải pháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp. Tuy nhiên, quyền quyết định vẫn thuộc về thủ trưởng. Cơ cấu này giúp giám đốc giải quyết được số lượng lớn công việc, đồng thời, phát huy được năng lực và trí tuệ của các phòng ban. Đứng đầu bộ máy quản lý này là giám đốc. Là người đại diện của công ty, giám đốc quản lý điều hành mọi hoạt động SXKD theo đúng pháp luật, điều lệ của đơn vị mình, chịu trách nhiệm toàn diện về các nhiệm vụ, kế hoạch SXKD của công ty và nhận báo cáo trực tiếp về kết quả hoạt động SXKD. Giúp việc Giám đốc có hai Phó giám đốc : - Phó giám đốc phụ trách kế hoạch kinh doanh. - Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật , xây dựng cơ bản và vận tải. Các công việc cụ thể do các phòng ban chuyên môn thực hiện. Các phòng ban này được phân công theo chức năng, nhiệm vụ như sau: + Phòng kế hoạch: Phòng kế hoạch chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch, lập các phương án kinh doanh, phương án giá cả, theo dõi việc thực hiện kế hoạch của các bộ phận, phòng ban chi nhánh. + Phòng kinh doanh xi măng: Phòng kinh doanh xi măng tham mưu, giúp việc cho giám đốc những vấn đề liên quan đến hoạt động SXKD của công ty, đặc biệt trong quá trình tìm kiếm đối tác và ký kết các hợp đồng kinh tế để mở rộng thị trường. + Phòng kinh doanh phụ gia: Phòng kinh doanh phụ gia lập phương án và triển khai thực hiện kinh doanh các chất phụ gia, ký hợp đồng kinh tế về vận tải và mua bán phụ gia. + Phòng điều độ: Phòng điều độ tổng hợp số liệu hàng ngày để báo cáo giao ban các buổi sáng về tình hình vận tải, mua bán hàng hoá, từ đó phối hợp điều hành phương tiện vận tải, thông tin sản xuất giữa công ty và các nhà máy xi măng, các cơ quan có liên quan, đảm bảo thông tin cho toàn công ty. + Phòng tổ chức lao động: Phòng tiến hành xây dựng quy hoạch cán bộ, tiếp nhận, đào tạo, sa thải, điều động cán bộ, giải quyết các vấn đề về chế độ chính sách của người lao động, lập kế hoạch lao động tiền lương, thưởng theo từng thời kỳ, quản lý công tác quân sự và an toàn lao động. + Phòng kỹ thuật: Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm theo dõi và giám sát về kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, quản lý hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật, quản lý máy móc thiết bị, cải tiến kỹ thuật. + Phòng vận tải: Phòng lập phương án kinh doanh vận tải, tổ chức khai thác phương tiện vận tải, vận chuyển vật tư, hàng hoá, vận chuyển clinker theo kế hoạch và ký kết hợp đồng kinh tế về vận tải. + Phòng kế toán - tài chính: Phòng kế toán - tài chính chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, tổ chức công tác hạch toán kế toán theo đúng quy định của pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước, tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, tổ chức khai thác, sử dụng, quản lý mọi nguồn vốn phục vụ cho SXKD. + Văn phòng: Bộ phận này đảm bảo điều kiện vật chất, đảm bảo công tác hành chính hậu cần, an ninh trong cơ quan, lưu trữ, văn thư, chăm lo đời sống người lao động và quản lý tài sản của cơ quan. + Các chi nhánh, đoàn vận tải, trung tâm kinh doanh vật liệu xây dựng: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc về toàn bộ hoạt động SXKD. Bộ phận này khai thác dịch vụ vận tải, tiếp nhận, bảo quản, cung ứng các loại hàng hoá phục vụ cho sản xuất xi măng; giao dịch, thực hiện các hợp đồng kinh tế được công ty giao cho. 2.1.3.Khái quát về tổ chức công tác kế toán của công ty: Hoạt động SXKD của công ty được tiến hành trên nhiều địa bàn khác nhau. Do đó, Công ty VTVTXM tổ chức mô hình kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Hình thức này được biểu hiện như sau: Kế toán tại các chi nhánh hạch toán báo sổ được uỷ quyền lập các chứng từ ban đầu và tập hợp các chứng từ liên quan, nộp về phòng kế toán công ty để phân loại và hạch toán theo từng phần hành. Kế toán tại các chi nhánh hạch toán phụ thuộc trực tiếp tổ chức hạch toán vào các sổ sách có liên quan theo quy định và gửi về phòng kế toán công ty để tổng hợp vào quyết toán chung toàn công ty. Phòng kế toán tài chính của công ty tổ chức hạch toán toàn bộ phần việc của các chi nhánh hạch toán báo sổ và phần nghiệp vụ kinh tế phát sinh trực tiếp tại Văn phòng công ty, tổng hợp lập báo cáo quyết toán tài chính những phần việc hạch toán trực tiếp này; tổng hợp quyết toán toàn công ty trên cơ sở báo cáo quyết toán của các chi nhánh hạch toán báo sổ, của Văn phòng công ty và báo cáo quyết toán của các chi nhánh hạch toán phụ thuộc. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau: - Kế toán trưởng: Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán thống kê của công ty; phụ trách phòng kế toán tài chính; tổ chức hướng dẫn, chỉ đạo công tác kế toán của công ty; xây dựng quy chế quản lý tài chính, chỉ đạo công tác lập kế hoạch tài chính và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính; tổ chức công tác lập báo cáo quyết toán tại văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc; phân tích hoạt động kinh tế theo chỉ đạo của giám đốc công ty; chỉ đạo công tác kiểm kê, đánh giá tài sản theo quy định của Nhà nước, và công tác quản lý chi tiêu tại đơn vị. - Kế toán tổng hợp: Kế toán tổng hợp kiểm tra toàn bộ hệ thống phiếu hạch toán của toàn bộ các cán bộ kế toán có liên quan trước khi nhập số liệu trên máy tính; đôn đốc các kế toán phần hành thực hiện các công việc để bảo đảm tiến độ tổng hợp; lập báo cáo kế toán theo quy định; kiểm tra việc ghi chép, hạch toán kế toán tại các đơn vị cơ sở; thực hiện công tác kế toán cuối kỳ; chủ trì đối chiếu và thông báo kết quả đối chiếu hàng tháng; họp giao ban thay trưởng phòng nếu trưởng phòng đi vắng. - Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Kế toán nguyên vật liệu, công cụ theo dõi theo dõi chi tiết và phản ánh tình hình nhập- xuất- tồn của từng loại vật tư, công cụ lao động, nguyên vật liệu phục vụ cho SXKD của toàn công ty; trực tiếp quản lý, theo dõi và tổ chức ghi chép, hạch toán hoạt động SXKD của trung tâm kinh doanh vật liệu xây dựng. - Kế toán lương: Kế toán lương theo dõi và tính, trích nộp các quỹ: Bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế; tính và theo dõi các nguồn lương, phân bổ tiền lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên trong Văn phòng công ty; quản lý chi tiêu các quỹ khen thưởng, phúc lợi theo đúng quy định của công ty. - Kế toán tiền gửi ngân hàng: Kế toán tiền gửi ngân hàng theo dõi và phản ánh các khoản tiền gửi, tiền vay, khoản phải thu khác, phải trả khác và các khoản tạm ứng bằng tiền gửi ngân hàng. - Kế toán tiền mặt: Kế toán tiền mặt theo dõi các tài khoản tiền mặt, tạm ứng, đôn đốc thu hồi các khoản công nợ tạm ứng theo nhiệm vụ phân công - Kế toán bán hàng: Kế toán bán hàng theo dõi các tài khoản phải trả người bán, giá vốn hàng bán, tài sản thừa thiếu chờ xử lý; định kì 6 tháng đối chiếu công nợ với từng khách hàng bán hàng cho công ty; tổng hợp số liệu đối chiếu định kì hàng tháng theo quy định của công ty. - Kế toán mua hàng: Kế toán mua hàng theo dõi các tài khoản phải thu của người mua, định kì 6 tháng đối chiếu công nợ với từng khách mua hàng của công ty; tổng hợp số liệu đối chiếu định kỳ hàng tháng theo quy định của công ty. Kế toán quản lý chi tiêu các chi nhánh Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụKế toán tiền mặt, TGNH Kế toán bán hàngKế toán mua hàngKế toán theo dõi chi phí vận chuyển Kế toán tổng hợp Kế toán lương Kế toán các đơn vị chi nhánh Kế toán trưởng Nghiệp vụ kinh tế phát sinhXử lý nghiệp vụ (Định khoản, kiểm tra tính hợp lệ chính xác và phân loại chứng từNhập chứng từ Lên các loại sổ sách báo cáo, Nhật ký chungSổ cái, các sổ chi tiếtBảng cân đối kế toánCác Báo cáo tài chính Khoá sổ chuyển sang kỳ sau - Kế toán theo dõi chi phí vận chuyển: Kế toán theo dõi chi phí vận chuyển theo dõi toàn bộ khách hàng vận tải, bốc xếp, thuê bảo vệ, thuê kho bãi, . thuộc những hợp đồng được công ty uỷ nhiệm cho chi nhánh ký, thực hiện và được thanh toán trực tiếp; định kỳ 6 tháng đối chiếu công nợ với từng khách hàng vận tải của công ty. - Kế toán quản lý chi tiêu tại các chi nhánh: Kế toán phần hành này theo dõi, quản lý, kiểm tra, thanh quyết toán toàn bộ tình hình chi tiêu tài chính tại các chi nhánh: Quảng Ninh, Hoàng Thạch, Hải phòng, Bỉm Sơn, Bút Sơn, Phả Lại, Đoàn vận tải; hàng tháng tổ chức đối chiếu với từng chi nhánh để xác định nguồn kinh phí cuối kỳ. - Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: Kế toán TSCĐ và XDCB theo dõi các tài khoản TSCĐ, hao mòn TSCĐ, XDCB dở dang, nguồn vốn kinh doanh và nguồn vốn XDCB; theo dõi công tác XDCB, sửa chữa tài sản và tham gia khảo giá khi mua sắm TSCĐ. - Thủ quĩ: Thủ quỹ tiến hành thu chi tiền mặt, lập báo cáo quỹ hàng ngày theo qui định của Nhà nước và của công ty; cuối tháng, cùng kế toán tiền mặt kiểm kê quỹ tiền mặt. Cách tổ chức bộ máy kế toán của công ty rất hợp lý và tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Có thể khái quát tổ chức bộ máy kế toán của công ty trên sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Vật tư vận tải xi măng. Là một công ty có qui mô tương đối lớn nên các nghiệp vụ phát sinh nhiều và khá phức tạp. Để góp chương đảm bảo chính xác thông tin kế toán, công ty đã áp dụng kế toán máy vào công tác quản lý kế toán. Bộ phận máy vi tính được sử dụng để lên Nhật ký chung và vào sổ cái các tài khoản . Chu trình sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán của công ty được khái quát như sau: Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Sổ nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày: Ghi cuối kỳ: Quan hệ đối chiếu  Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng: Trên cơ sở lựa chọn hệ thống tài khoản việc xây dựng nên hình thức sổ sách kế toán thích hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hệ thống hoá và xử lý thông tin ban đầu. Từ đặc điểm hoạt động SXKD của công ty, khối lượng ghi chép lại các nghiệp vụ phát sinh là rất lớn, nên tổ chức hệ thông sổ hợp lý càng có vai trò quan trọng để cung cấp kịp thời thông tin và báo cáo định kỳ. Với hình thức tổ chức sổ kế toán là Nhật ký chung, các sổ kế toán sử dụng tại công ty đều là những sổ sách theo biểu mẫu qui định trong hình thức Nhật ký chung. Đó là các sổ Nhật ký chung, Bảng tổng hợp chi tiết, Sổ chi tiết, Sổ cái. Trình tự ghi sổ của công ty vật tư vận tải xi măng tuân theo trình tự của hình thức sổ Nhật ký chung cụ thể: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc nhận được, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ đó đồng thời tiến hành phân loại chứng từ. Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán định khoản ghi vào Nhật ký chung . Những chứng từ liên quan đến những đối tượng cần thiết phải kế toán chi tiết để ghi vào các sổ chi tiết liên quan. Đồng thời căn cứ vào Nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái của các tài khoản. Mỗi tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết đều được mở riêng một sổ cái. Cuối kỳ căn cứ vào các số liệu trên sổ cái kế toán lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra và theo dõi số phát sinh, số dư của các tài khoản đồng thời tiến hành ghi các bút toán điều chỉnh từ đó lấy số liệu để lập các báo cáo kế toán. Khái quát trình tự ghi sổ kế toán tại công ty Vật tư vận tải xi măng Trên cơ sở Nhật ký chung và các sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập ba báo cáo sau: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả kinh doanh. - Thuyết minh báo cáo tài chính. 2.2. . THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VÀ QUẢN LÝ TSCĐ TẠI CÔNG TY VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG 2.1 Khái quát thực trạng tổ chức bộ máy quản lý SXKD và tổ chức công. tổ chức bộ máy kế toán của công ty trên sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Vật tư vận tải xi măng. Là một công ty có qui mô tư ng