THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ LUÂN CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH I. ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH 1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH Văn Minh được thành lập theo quyết định số 1016/QĐ-UB do UBND thành phố Hà Nội cấp ngày 11/03/1993, đăng ký trụ sở giao dịch ở số 2 Phạm Ngũ Lão- Quận Hoàn Kiếm- TP Hà Nội. Tên giao dịch của công ty ở trong nước là công ty TNHH Văn Minh, trên thị trường quốc tế là Van Minh Limited Company (Van Minh Co.Ltd). Cho đến nay tên giao dịch của công ty vẫn được giữ nguyên và đã in sâu trong tâm trí khá nhiều khách hàng lớn. Số điện thoại và mã số thuế của công ty là 04.9271027 và 0100284958. Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch, được phép vay và mở tài khoản tại các Ngân hàng (Ngân hàng Công Thương, Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam, Ngân hàng NN và PT nông thôn Hà Nội, Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội). Công ty TNHH Văn Minh với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là kinh doanh thương mại, hoạt động cả trong nước và ngoài nước. Loại ngoại tệ thường sử dụng là USD (Đôla Mỹ), JPY (Yên Nhật), CNY (Nhân dân Tệ), DEM (Demac Đức), EUR (Đồng euro), FRF (Frăng Pháp) . Khi mới thành lập vốn điều lệ của công ty là 100.000.000 đ (một trăm triệu đồng) và đăng ký ngành nghề buôn bán các mặt hàng hoá chất phục vụ tiêu dùng. Đến năm 1996, ba năm sau khi thành lập, ban giám đốc của công ty thấy rằng thị trường Việt Nam rất rộng lớn mà các loại mặt hàng của công ty còn ít nên đã quyết định tăng vốn điều lệ của công ty lên 150.000.000 đ (một trăm năm mươi triệu đồng). Đồng thời đăng ký thêm ngành nghề kinh doanh hàng tư liệu sản xuất (chủ yếu là dụng cụ, thiết bị chuyên ngành hoá chất và hoá chất, trừ những hoá chất Nhà nước cấm kinh doanh). Ngày 10 tháng 3 năm 2000 thông qua bản đăng ký kinh doanh thay đổi lần 5 công ty chuyển trụ sở giao dịch đến số 55 Phùng Hưng- phường Hàng Mã- quận Hoàn kiếm- Hà Nội. Đây là trụ sở giao dịch chính của công ty hiện nay. Tại đây, công ty đã từng bước phát triển cả về bề rộng lẫn chiều sâu. Năm 2001 công ty tiếp tục nâng tổng số vốn điều lệ lên 5.000.000.000đ (5 tỷ đồng) Năm 2004 số vốn điều lệ của công ty lên đến 15.000.000.000đ (15 tỷ đồng). Cùng với sự gia tăng vốn thì số lượng các loại mặt hàng hóa chất, thiết bị phục vụ nhu cầu trong nước cũng tăng lên đáng kể. Qua 12 năm hoạt động, Công ty mở rộng địa điểm giao dịch với các kho ở Thanh Trì, Gia Lâm, và cả chi nhánh trong miền Nam. Số cán bộ công nhân viên trong công ty tăng lên với đội ngũ kế toán lành nghề, các kỹ sư lâu năm kinh nghiệm và cán bộ trẻ năng động, sáng tạo. Điều này đã tạo ra trong công ty một không khí làm việc rất hăng say, đồng sức, đồng lòng, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Công ty lấy khẩu hiệu hành động của mình là: “ Chữ Tâm và chữ Tín, mọi lúc mọi nơi. Không chấp nhận bất cứ loại hàng hoá kinh doanh nào không phù hợp với luật pháp, làm hại cho xã hội”. Công ty TNHH Văn Minh là đơn vị chuyên thực hiện đầy đủ nhiệm vụ của mình như: nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, tổ chức phát triển kinh doanh các mặt hàng hoá chất thiết bị đã đăng ký theo đúng pháp luật. Ngành nghề kinh doanh là hoá chất và thiết bị khác hẳn với các doanh nghiệp kinh doanh hàng tiêu dùng ở chỗ luôn phải hoạt động trong giới hạn các mặt hàng theo quy định của pháp luật. Do vậy công ty luôn nắm vững cập nhật các thông tin luật pháp để kinh doanh đúng các mặt hàng cho phép. Công ty luôn chấp hành theo đúng pháp luật của Nhà nước, thực hiện các chế độ chính sách về quản lý và sử dụng vốn, vật tư, tài sản, thực hiện hạch toán kinh tế, bảo toàn và phát triển vốn thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Việc thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế với các đơn vị, doanh nghiệp trong và ngoài nước luôn được ban giám đốc đề cao để giữ chữ tín của doanh nghiệp. Việc quản lý tốt đội ngũ nhân viên, thực hiện các quy định của nhà nước đối với người lao động, phát triển nguồn nhân lực phân phối lợi nhuận theo kết quả lao động công bằng hợp lý luôn được chú trọng quan tâm một cách hợp lý đúng đắn. Những năm vừa qua công ty cũng gặp phải không ít khó khăn về thị trường, sự cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp nhà nước và các công ty tư nhân khác. Song với sự cố gắng của ban lãnh đạo, cũng như của các cán bộ công nhân viên, công ty TNHH Văn Minh (VM) luôn tìm cách tự khẳng định mình, đứng vững trên thị trường cạnh tranh với doanh thu khá cao. 2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh: Công ty TNHH Văn Minh là một doanh nghiệp thương mại, chuyên kinh doanh các loại hoá chất( trừ hóa chất nghiêm cấm trong Nghị định 02/CP của Chính phủ) và các loại thiết bị, dụng cụ phục vụ trong các phòng thí nghiệm, lĩnh vực y tế, khoa học . Trong giấy phép đăng ký kinh doanh đã đăng ký các ngành nghề kinh doanh của công ty như sau:  Buôn bán các mặt hàng hoá chất phục vụ tiêu dùng  Buôn bán hàng tư liệu sản xuất (chủ yếu dụng cụ, thiết bị chuyên ngành hoá chất và hoá chất, trừ hoá chất Nhà nước cấm kinh doanh)  Sản xuất hoá chất tinh khiết phục vụ phòng thí nghiệm (trừ hoá chất Nhà nước cấm)  Buôn bán dụng cụ trang thiết bị y tế  Thiết kế chế tạo thiết bị máy móc phục vụ xử lý môi trường (không bao gồm thiết kế công trình)  Chuyển giao công nghệ xử lý môi trường. Chức năng chính của công ty là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Quá trình kinh doanh của công ty bao gồm hai giai đoạn mua hàng và bán hàng. Hàng hóa được mua vào bằng cách nhập khẩu từ nước ngoài hoặc mua buôn từ các cơ sở bán buôn trong nước khác. Nhập khẩu từ các nhà cung cấp nước ngoài như Công ty công nghiệp hoá chất Xilong (Trung Quốc), Công ty PTCC (Property and casualty company limited) (Anh), Công ty TTNHH Mậu Dịch XNK Tây Nam Đông Hưng (Trung Quốc), Công ty TNHH Hoá chất Chấn Khang Thành Đô (Trung Quốc). . .Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu là các hoá chất, thiết bị, khi mua về sẽ được chứa trong các kho của công ty là kho Phùng Hưng, kho Gia Lâm, kho Thanh Trì, kho Sài Gòn ( trừ trường hợp hàng bán vận chuyển thẳng). Quá trình lưu chuyển hàng hoá được thực hiện theo hai phương thức bán buôn và bán lẻ. Công ty chuyên cung cấp hàng hoá cho các doanh nghiệp sản xuất trong nước, các công ty cửa hàng khác với tư cách người bán buôn. Các khách hàng lớn và thường xuyên của công ty là các bệnh viện như: Viện E, Viện Nhi, các trường học, viện nghiên cứu, như Đại học Y Hà nội, Đại học Bách Khoa Hà Nội, Đại học Dược Hà Nội, Đại Học Dược TP Hồ Chí Minh, Cao đẳng công nghiệp . và các Công ty TNHH khác trong nước . Các bệnh viện thường mua các loại mặt hàng hoá chất và các thiết bị như máy soi, máy nội soi, máy chụp X quang. Các trường Đại học thường mua các hoá chất như các loại axit (Nitric acid, Sulfuric acid, Clohidric acid .), amoni (Amonium hidroxide, Amonium phosphate .), muối (Natri sulphate, Thuốc tím, Mangan cloride, Natri sulfua cyanide .), chất hữu cơ (Ethyl acetat, Disodium EDTA, Izoamyl ancohol .) . và các thiết bị tiên tiến (hệ chưng cất, bơm chân không, bình hút ẩm, tủ sấy .). Hiện nay công ty đang nắm độc quyền trên khắp miền Bắc về mặt hàng thiết bị Hana và Member. Trụ sở chính của công ty tại Hà nội đã tạo được một thế kinh doanh và các mối quan hệ thương mại khá vững trãi không những ở Hà Nội mà trên khắp cả nước. Chi nhánh của công ty trong thành phố Hồ Chí Minh cũng đã và đang phát triển chiếm lĩnh thị trường, tăng doanh thu cho công ty. Sau đây là bảng tổng kết một số chỉ tiêu tài chính của công ty trong các năm 2003, 2004 (Bảng 1). Bảng số 1: MỘT SỐ CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ KINH DOANH Ở ĐƠN VỊ Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Tổng TSLĐ 18.213.999.961 28.131.769.299 Tổng TSCĐ 5.091.004.375 868.805.600 Tổng TS 23.305.004.336 29.000.574.899 Tổng Nợ phải trả 8.116.975.623 13.299.369.064 Tổng NV CSH 15.188.028.713 15.701.205.835 Tổng NV 23.305.004.336 29.000.574.899 Doanh thu thuần 42.747.191.091 61.198.215.075 Giá vốn hàng bán 38.527.087.817 56.091.212.620 LN gộp 4.220.103.274 5.107.002.455 CPBH và CPQL DN 3.638.773.504 4.463.491.189 LN thuần từ HĐKD 581.329.770 730.808.828 Lãi khác 121.091.818 106.934.953 Lỗ khác 345.939.310 344.044.035 Tổng LN trước thuế 356.482.278 493.699.746 Thuế TNDN 144.074.329 138.235.929 LN sau thuế 242.407.949 355.463.817 Các số liệu trên được trích từ Bảng Cân Đối KT, Báo Cáo KQKD năm 2003 và 2004. Qua các số liệu trên ta có thể thấy hoạt động kinh doanh của công ty đang trên đà phát triển. Từ đầu năm 2003 chỉ tiêu nguồn vốn kinh doanh đạt 5 tỷ đồng mà đến đầu năm 2004 chỉ tiêu này đã lên tới 15 tỷ đồng, tăng gấp 3 lần, chứng tỏ trong hai năm gần đây công ty đang tăng cường vốn đầu tư cho hoạt động kinh doanh. Chỉ tiêu Doanh thu thuần của công ty năm 2003 đạt 42.747.191.091 VNĐ đến năm 2004 đạt 61.198.215.075 VNĐ tăng gấp 1,4 lần. Chứng tỏ tình hình tiêu thụ của công ty đang tăng nhanh. Đồng thời lợi nhuận của công ty năm 2003 đạt 188 028 713 đồng, đến năm 2004 đạt 701 205 835 đồng, tăng lên 3,7 lần. Tỷ lệ này còn cao hơn cả tỷ lệ tăng vốn điều lệ điều này cho thấy hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đạt cao và tăng nhanh. Tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước cũng rất đầy đủ và tăng lên cùng LN đạt được. Từ các số liệu trên ta còn tính được các chỉ tiêu như: Tỷ suất tự tài trợ NVCSH, Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu . 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Văn Minh: Đây là công ty TNHH , mọi hoạt động đều gắn liền với lợi ích cá nhân nên tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH VM gọn nhẹ, chặt chẽ trên cơ sở phối hợp giữa các thành viên dưới sự điều hành của giám đốc công ty. Vì là doanh nghiệp vừa với quy mô khoảng 30 đến 40 nhân viên nên việc tổ chức quản lý không quá phức tạp và bộ máy quản lý rất đơn giản. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý là mô hình tổ chức trực tuyến bao gồm ban giám đốc trực tiếp quản lý ba phòng ban và bốn kho. Hoạt động của công ty là hoạt động kinh doanh nên dưới ban giám đốc là phải có phòng kế hoạch kinh doanh. Đầu vào của công ty chủ yếu là nhập khẩu nên bộ máy quản lý phải bao gồm một phòng xuất nhập khẩu chuyên đảm nhiệm hoạt động nhập khẩu hoá chất, thiết bị cho công ty. Một phòng kế toán, đây là một phòng không thể thiếu trong bất cứ công ty nào để trực tiếp phản ánh nắm bắt tình hình tài chính của công ty. Số lượng hàng hoá của công ty rất nhiều, đa dạng cả về chất lượng và chủng loại cần nhiều kho để thuận tiện cho việc chứa hàng, giao hàng và tiêu thụ vì vậy nên công ty bố trí thuê bốn kho ở khắp cả nước. Có hai kho đồng thời là nơi bán hàng của công ty. Ban giám đốc bao gồm Giám đốc và hai Phó giám đốc. Giám đốc công ty ( Đào Hữu Huyền) có các thẩm quyền và chức năng như sau: + Là người có thẩm quyền cao nhất, có trách nhiệm giám sát điều hành mọi hoạt động của công ty + Là đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật + Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh về công ăn việc làm, về đời sống vật chất và tinh thần cũng như mọi quyền lợi khác của cán bộ, công nhân viên + Chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với việc thực hiện nghĩa vụ của mình + Xây dựng và tổ chức thực hiện các chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn và hàng năm khai thác mọi tiềm năng kinh doanh của công ty, các dự án đầu tư mới, đầu tư chiều sâu, các dự án hợp táckinh doanh với nước ngoài + Trực tiếp phụ trách công tác kế hoạch, công tác kinh doanh, kinh tế đối ngoại, công tác tài chính kế toán Hai Phó giám đốc công ty, giúp việc Giám đốc công ty điều hành doanh nghiệp theo phân công và uỷ quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân công và uỷ quyền. Theo sự phân công hiện nay của giám đốc công ty mỗi Phó giám đốc có trách nhiệm sau: Một phó giám đốc trực tiếp phụ trách các mặt công tác như:  Công tác tổ chức nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài về  Các dự án, hợp đồng do Giám đốc giao cho  Công tác tổ chức bán hàng  Thay mặt giám đốc khi Giám đốc đi vắng Một Phó giám đốc trực tiếp phụ trách các mặt công tác như:  Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật  Công tác lao động, tiền lương  Công tác bảo vệ, an ninh chính trị nội bộ công tác thanh tra, kiểm tra Các phòng ban chức năng bao gồm ba phòng là phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng kế hoạch kinh doanh và phòng kế toán. + Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: chuyên trách nhập khẩu hàng hoá, lập hợp đồng, đàm phán và ký kết với các bên đối tác, tìm kiếm nhà cung cấp . + Phòng kế hoạch kinh doanh: chuyên phân tích hiệu quả kinh doanh của công ty, xây dựng các kế hoạch kinh doanh ngắn và dài hạn trên cơ sở tình hình kinh doanh của năm trước và mục tiêu những năm tiếp theo tìm kiếm khách hàng, thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng. + Phòng kế toán: ghi chép, xử lý dữ liệu và phản ánh trung thực, kịp thời tình hình tài chính về toàn bộ hoạt động của công ty, tham mưu tài chính cho ban giám đốc. Các kho bao gồm 4 kho chuyên dùng để chứa hàng là kho Thanh Trì, kho Phùng Hưng, kho Gia Lâm, kho Sài Gòn. Trong đó kho Phùng Hưng kiêm cửa hàng là trụ sở giao dịch của công ty hiện nay. + Kho Sài Gòn hoạt động với chức năng là chi nhánh của công ty được đặt tại số A7 Đường Tô Hiến Thành- Phường 15- Quận 10- Thành Phố Hồ Chí Minh. Tại đây một bộ phận kế toán hoạt động độc lập, chuyên theo dõi và phản ánh hoạt động tiêu thụ hàng hoá của đơn vị . Bộ máy quản lý của công ty TNHH Văn Minh gồm nhiều phòng, ban, nhiều kho có chức năng và nhiệm vụ riêng nhưng hoạt động đều thống nhất dưới sự điều hành giám sát của ban giám đốc công ty, thường xuyên có sự phối hợp, tương trợ lẫn nhau trong công việc một cách thoả đáng và có hiệu quả. . THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ LUÂN CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH I. ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT. QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH 1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH Văn Minh được thành lập theo quyết định