Cơ sơ lý thuyết về bằng chứng kiểm toán 1.1. Khỏi niệm về bằng chứng kiểm toỏn. Bằng chứng kiểm toỏn là những thụng tin hoặc tài liệu chi tiết mà kiểm toỏn viờn thu thập để làm cơ sở cho những nhận xột của mỡnh về bỏo cỏo tài chớnh được kiểm toỏn. Bằng chứng kiểm toỏn chớnh là cơ sở để chứng minh cho bỏo cỏo kiểm toỏn và thực chất của giai đoạn thực hiện kiểm toỏn chớnh là quỏ trỡnh thu thập cỏc bằng chứng kiểm toỏn. Cỏc chuẩn mực kiểm toỏn đều nhấn mạnh vai trũ quan trọng của bằng chứng kiểm toỏn - “ Kiểm toỏn viờn cần thu thập những bằng chứng kiểm toỏn đầy đủ và thớch hợp thụng qua việc thực hiện cỏc phương phỏp tuõn thủ và cơ bản. Điều đú giỳp kiểm toỏn viờn rỳt ra cỏc kết luận hợp lý về quỏ trỡnh kiểm toỏn làm cơ sở cho việc nhõn xột cỏc thụng tin tài chớnh” ( Đoạn 15 IAG3 ) - “ Cỏc bằng chứng cú hiệu lực đầy đủ được thu thập bằng cỏch kiểm tra, quan sỏt điều tra và xỏc nhận để xõy dựng cỏc luận cứ hợp lý cho cỏc nhận xột về bỏo cỏo tài chớnh được kiểm tra” (Chuẩn mực thực hành số 3, trong phụ lục số I.2 ) 1.2. Yờu cầu của bằng chứng kiểm toỏn. Để cú cơ sở cho nhận xột của kiểm toỏn viờn, bằng chứng kiểm toỏn đạt được những yờu cầu nhất định về mặt chất lượng và số lượng 1.2.1. Cú hiệu lực (Competence). Để cú thể làm cơ sở cho nhận xột của kiểm toỏn viờn, bằng chứng kiểm toỏn phải đạt được những yờu cầu nhất định về mặt chất lượng và số lượng. Người ta thường dựng hai khỏi niệm “ cú hiệu lực” và “ đầy đủ” để chỉ hai yờu cầu trờn. Cú hiệu lực ( Competence ): là khỏI niệm dựng để chỉ chất lượng hay độ tin cậy của bằng chứng kiểm toỏn, để xem xột yếu tố trờn kiểm toỏn viờn cần chỳ ý đến cỏc nhõn tố sau đõy  Nguồn gốc của bằng chứng kiểm toỏn: Nguồn gốc sẽ cho thấy mức độ độc lập của bằng chứng đối với đơn vị được kiểm toỏn. Bằng chứng kiểm toỏn nào càng độc lập với đơn vị thỡ cú độ tin cậy càng cao. Dưới đõy là bảng liệt kờ cỏc loại bằng chứng kiểm toỏn cú độ tin cậy giảm dần (1) Cỏc bằng chứng do người bờn ngoài cung cấp trực tiếp cho kiểm toỏn viờn. Vớ dụ: cỏc bảng xỏc nhận nợ, xỏc nhận số tiền gửi ngõn hàng do đơn vị lập ra giao cho kiểm toỏn viờn, kiểm toỏn viờn gửi cho con nợ, ngõn hàng và yờu cầu họ gửi trực tiếp cho kiểm toỏn viờn. (2) Cỏc bằng chứng do người bờn ngoài đơn vị lập nhưng được lưu giữ tại đơn vị (3) Bằng chứng do đơn vị phỏt hành và luõn chuyển ra ngoài đơn vị, sau đú quay trở lại đơn vị (4) Cỏc bằng chứng do đơn vị phỏt hành và luõn chuyển trong nội bộ đơn vị  Dạng bằng chứng kiểm toỏn: Độ tin cậy cũn phụ thuộc vào dạng của bằng chứng kiểm toỏn, chẳng hạn như: - Bằng chứng vật chất và cỏc hiểu biết trực tiếp của kiểm toỏn viờn về lĩnh vực kiểm toỏn được xem là hai dạng bằng chứng chưa cú độ tin cậy cao nhất - Bằng chứng tài liệu cú độ tin cậy kộm hơn bằng chứng vật chất - Bằng chứng thu thập qua phỏng vấn cú độ tin cậy thấp hơn bằng chứng bằng tài liệu  Hệ thống kiểm soỏt nội bộ của đơn vị : Bộ phận nào cú hệ thống kiểm soỏt nội bộ vững mạnh thỡ cỏc bằng chứng kiểm toỏn cú liờn quan đến sổ sỏch kế toỏn, quy chế kiểm soỏt…của bộ phận đú sẽ cú độ tin cậy cao hơn  Sự kết hợp giữa cỏc loại bằng chứng: Một nhúm bằng chứng kiểm toỏn cú từ những nguồn khỏc nhau nhưng cựng chứng minh cho vấn đề sẽ tạo độ tin cậy lớn hơn so với việc xem xột riờng rẽ từng loại bằng chứng đú Ngược lại khi hai bằng chứng cho kết quả trỏi ngược nhau, kiểm toỏn viờn phải xem xột vấn đề một cỏch thận trọng và phải giải thớch được sự khỏc biệt đú. 1.2.2. Đầy đủ (Sufficiency ). Là khỏi niệm về số lượng bằng chứng mà kiểm toỏn viờn cú thể dựa vào đú để đưa ra ý kiến của mỡnh. Đõy là một vấn đề khụng cú thước đo chung mà đũi hỏi rất lớn ở sự xột đoỏn nghề nghiệp của kiểm toỏn viờn. Cỏc chuẩn mự kiểm toỏn thường chấp nhận kiểm toỏn viờn thu thập bằng chứng kiểm toỏn ở mức độ “ cú tớnh chất thuyết phục hơn là cú tớnh chất kết luận” - Một số nhõn tố cú ảnh hưởng đến sự xột đoỏn của kiểm toỏn viờn về sự đầy đủ: + Sự “ Cú hiệu lực” của cỏc bằng chứng kiểm toỏn: độ tin cậy của cỏc bằng chứng kiểm toỏn đó thu thập được cú ảnh hưởng đến số lượng bằng chứng cần thu thập. Cụ thể là khi bằng chứng cú độ tin cậy cao thỡ số lượng chỉ cần ớt cũng cú thể đủ làm cơ sở cho ý kiến của kiểm toỏn viờn + Tớnh trọng yếu: bộ phận nào cú tớnh trọng yếu càng lớn thỡ càng đũi hỏi phải quan tõm nhiều hơn, và phải thu thập nhiều bằng chứng kiểm toỏn + Mức rủi ro: số lượng bằng chứng cần phải tăng lờn ở những bộ phận hay những trường hợp cú mức rủi ro cao + Loại kết luận kiểm toỏn 1.3. Cỏc kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toỏn. Để cú thể thu thập được cỏc bằng chứng kiểm toỏn đầy đủ và cú hiệu lực, kiểm toỏn viờn thường ỏp dụng nhiều kỹ thuật khỏc nhau. Mỗi kỹ thuật thu thập sẽ giỳp cho kiểm toỏn viờn thu thập cỏc bằng chứng kiểm toỏn khỏc nhau với đọ tin cậy khỏc nhau. Thụng thường họ thường ỏp dụng cỏc kỹ thuật sau đõy: 1.3.1. Kiểm tra đối chiếu. Là sự xem xột cỏc tài liệu ghi chộp và cỏc tài sản hữu hỡnh bằng cỏch rà soỏt, đối chiếu giữa chỳng với nhau, giữa sổ sỏch và thực tế, giữa quy định và thực hiện … Thường bao gồm hai loại; - Kiểm tra vật chất. - Kiểm tra tài liệu 1.3.2. Quan sỏt. Là sự xem xột tận mắt cỏc cụng việc, cỏc tiến hành thực hiện cụng việc do người khỏc làm 1.3.3. Xỏc nhận Là sự thu thập cỏc xỏc nhận của bờn thứ ba về cỏc số dư hoặc cỏc thụng tin khỏc 1.3.4.Phỏng vấn. Là sự thu thập thụng tin qua sự trao đổi với những người trong đơn vị 1.3.5. Tớnh toỏn. Là sự kiểm tra lại việc tớnh toỏn số học của cỏc thụng tin do đơn vị cung cấp, của cỏc sổ sỏch kế toỏn của đơn vị 1.3.6. Phõn tớch. Là việc đỏnh giỏ cỏc thụng tin tài chớnh của đơn vị thụng qua việc nghiờn cứu mối quan hệ giữa cỏc thụng tin tài chớnh với nhau và giữa cỏc thụng tin tài chớnh với cỏc thụng tin phi tài chớnh. 1.4. Bằng chứng kiểm toỏn đặc biệt. 1.4.1. í kiến của chuyờn gia Kiểm toỏn viờn khụng thể am tường tất cả mọi lĩnh vực của đời sống xó hội, vỡ vậy trong nhiều trường hợp kiểm toỏn viờn phải sử dụng ý kiến của cỏc chuyờn gia Khi quyết định sử dụng ý kiến của cỏc chuyờn gia, kiểm toỏn viờn phải chịu trỏch nhiệm về những vấn đề sau: - Trỡnh độ của cỏc chuyờn gia - Sự khỏch quan của cỏc chuyờn gia - Trao đổi với chuyờn gia về mục đớch, phạm vi cụng việc của chuyờn gia, vấn đề bảo mật số liệu, cỏc phương phỏp cú thể sử dụng… - Đỏnh giỏ ý kiến của cỏc chuyờn gia: kiểm toỏn viờn phải xem xột đỏnh giỏ ý kiến của cỏc chuyờn gia: + Nguồn tư liệu do chuyờn gia sử dụng cú đầy đủ và thớch hợp khụng. + Phương phỏp ỏp dụng cú hợp lý và cú ỏp dụng nhất quỏn với kỳ trước khụng + Sự phự hợp về kết quả cụng việc của chuyờn gia với toàn bộ cỏc thụng tin tài chớnh của đơn vị, và với cỏc bằng chứng kiểm toỏn khỏc đó thu thập. 1.4.2. Thư giải trỡnh của cỏc nhà quản lý. Sau khi kết thỳc giai đoạn thực hiện kiểm toỏn , kiểm toỏn viờn phải yờu cầu đơn vị cung cấp một văn bản gọi là thư giải trỡnh, trong đú túm tắt cỏc vấn đề đó được trao đổi giữa người quản lý đơn vị với kiểm tỏon viờn trong suốt quỏ trỡnh kiểm toỏn đồng thời khẳng điịnh một số vấn đề thuộc trỏch nhiệm của người quản lý đơn vị Tỏc dụng chủ yếu của thư giải trỡnh : - Nhắc nhở người quản lý dơn vị về trỏch nhiệm cơ bản và cú tớnh chất cỏ nhõn của họ đối với bỏo cỏo tài chớnh - Lưu hồ sơ kiểm toỏn về vấn đề trao đổi giữa hai bờn - Cú giỏ trị làm bằng chứng kiểm toỏn trong một số trường hợp nhất định 1.4.3. Sử dụng tư liệu của kiểm toỏn viờn nội bộ Kiểm toỏn viờn sẽ độc lập đỏnh giỏ chung về hoạt động kiểm toỏn nội bộ khi nú cú thể ảnh hưởng tới sự xột đoỏn của mỡnh Kiểm toỏn viờn chỉ được phộp sử dụng tư liệu của kiểm toỏn nội bộ khi cú bằng chứng cú thể tin cậy. Theo IAPC thỡ quỏ trỡnh đỏnh giỏ chung và kết luận về khớa cạnh này được dựa trờn cỏc tiờu chuẩn sau đõy: - Tỡnh trạng tổ chức - Phạm vi hoạt động - Trỡnh độ kỹ thuật - Nghĩa vụ thận trọng nghề nghiệp 1.4.4. Sử dụng tư liệu của cỏc kiểm toỏn viờn khỏc Kiểm toỏn viờn là người chịu trỏch nhiờm chớnh về sự nhận xột bỏo cỏo tài chớnh của mỡnh. Chớnh vỡ vậy khi cú ý định sử dụng tư liệu của của cỏc kiểm toỏn viờn khỏc, kiểm toỏn chớnh phải thực hiện cỏc thủ tục thẩm tra cần thiết và thường sẽ tiế hành theo cỏc bước sau: - Tỡm hiểu về trỡnh độ nghiệp vụ của họ - Thụng bỏo cho cỏc kiểm toỏn viờn khỏc về: + Cỏc yờu cầu chung, cỏc phương phỏp thực hiện, thời gian hoàn thành cụng việc của họ. + Cho biết việc sẽ sử dụng tư liệu của họ vào mục đớch gỡ. - Kiểm toỏn viờn chớnh phải xỏc định cỏ vẫn đề quan trọng mà kiểm toỏn viờn đó phỏt hiện 1.1.5. Bằng chứng về cỏc bờn hữu quan khỏc. 2.Lấy mẫu kiểm toỏn. (Audit sampling) 2.1.Lấy mẫu kiểm toỏn. Lấy mẫu kiểm toỏn là chọn lựa ra một số phần tử gọi là mẫu từ một tập hợp gọi là tổng thể và dựng cỏc đặc trưng của mẫu để rỳt ra suy đoỏn về đặc trưng của toàn bộ tổng thể. Đặc trưng của mẫu phải tương đồng với đặc trưng của tổng thể Thường cú hai nguyờn nhõn cú thể dẫn đến móu khụng đại diện cho tổng thể: - Sai sút lấy mẫu - Sai sút ngoài mẫu 2.2. Lấy mẫu thống kờ và lấy mẫu phi thống kờ Một mẫu được gọi là mẫu phi thống kờ hay mẫu xột đoỏn là khi kiểm toỏn viờn ước lượng rủi ro lấy mẫu bằng cỏch xột đoỏn mang tớnh chất nghề nghiệp hơn là sử dụng cỏc kỹ thuật thống kờ. Sự khỏc biệt cơ bản giữa lấy mẫu thống kờ và lấy mẫu phi thống kờ. 2.3. Chọn mẫu ngẫu nhiờn. Chọn mẫu ngẫu nhiờn khụng phải là lấy mẫu thống kờ mà chỉ đơn thuần là một phương phỏp lựa chọn cỏc phần tử của một mẫu Bảng số ngẫu nhiờn Chương trỡnh chon số ngẫu nhiờn Chọn mẫu hệ thống. 2.4. Lựa chọn phi xỏc suất. Cỏc phương phỏp lựa chon phi xỏc suất thường được sử dụng: - Lấy mẫu theo khối - Lấy mẫu “ tỡnh cờ” - Cỏc phương phỏp xột đoỏn 2.5. Kỹ thuật phõn tổ. Phõn tổ là kỹ thuật phõn chia một tổng thể thành cỏc phõn nhúm tương đối đồng nhất gọi là tổ Ưu điểm của kỹ thuật phõn tổ 2.6. Chương trỡnh lấy mẫu. Một chương trỡnh lấy mẫu bao gồm cỏc thue tuạc lấy mẫu đựoc ding để đạt được một mục tiờu kiểm toỏn nào đú. Chương trỡnh lấy mẫu cú thể dựng để ước lượng nhiều đặc trưng khỏc nhau của tổng thể, được xếp thành hai loại chớnh: - Ước lượng mức độ xuất hiện tương ứng với chương trỡnh lấy mẫu thuộc tớnh - Ước lượng số lượng tương ứng với chương trỡnh lấy mẫu biến đổi. 3. Hồ sơ kiểm toỏn 3.1. Khỏi niệm và chức năng  Hồ sơ kiểm toỏn chớnh là cỏc dẫn chứng bằng tài liệu về quỏ trỡnh làm việc của kiểm toỏn viờn về cỏc bằng chứng thu thập được để hỗ trợ cho quỏ trỡnh kiểm toỏn và làm cơ sở cho ý kiến của kiểm toỏn viờn trờn bỏo cỏo kiểm toỏn Hồ sơ kiểm toỏn cú cỏc chức năng sau đõy  Phục vụ cho việc phõn cụng và phối hợp cụng việc kiểm toỏn  Làm cơ sở cho việc giỏm sỏt và kiểm tra cụng việc của cỏc kiểm toỏn phụ  Làm cơ sở cho bỏo cỏo kiểm toỏn  Làm tài liệu cho kỳ kiểm toỏn sau  Là cơ sở phỏp lý cho cụng việc kiểm toỏn 3.2. Cỏc loại hồ sơ kiểm toỏn  Hồ sơ quản lý kiểm toỏn  Bảng cõn đối tài khoản  Biểu chỉ đạo  Bảng tổng hợp cỏc bỳt toỏn điều chỉnh  Cỏc biểu cơ sở  Biểu liệt kờ chi tiết  Biểu phõn tớch theo nghiệp vụ  Biểu chỉnh hợp hay biểu hoà giải  Biểu tớnh toỏn  Cỏc tài liệu chứng minh 3.3. Yờu cầu của hồ sơ kiểm toỏn  Hồ sơ kiểm toỏn phải cú đề mục rừ ràng để nhận dạng, phõn biệt dễ dàng cho tong cuộc kiểm toỏn, tong khoản mục, làm cơ sở phỏp lý cho cụng việc kiểm toỏn  Hồ sơ kiểm toỏn phải cú đầy đủ chữ ký của kiểm toỏn viờn  Hồ sơ kiểm toỏn phải được chỳ thớch đầy đủ về nguồn gốc dữ liệu ký hiệu sử dụng…  Hồ sơ kiểm toỏn phải đầy đủ, chớnh xỏc thớch hợp  Hồ sơ kiểm toỏn cần trỡnh bày dễ hiểu rừ ràng  Hồ sơ kiểm toỏn cần được sắp xếp khoa học [...]... chức hồ sơ kiểm toỏn  Hồ sơ thường trực và hồ sơ hiện hành Hồ sơ hiện hành bao gồm toàn bọ hồ sơ kiểm toỏn để làm cơ sở cho bỏo kiểm toỏn của một năm tài chớnh Hồ sơ thường trực bao gồm một số hồ sơ kiểm toỏn được tập hợp riờng để giỳp kiểm toỏn viờn nhớ lại cỏc khoản mục của cuộc kiểm toỏn sau nhiều năm, cung cấp túm tắt về nhưng chớnh sỏch và tổ chức của đơn vị cho cỏc thành viờn của đoàn kiểm toỏn... sau nhiều năm, cung cấp túm tắt về nhưng chớnh sỏch và tổ chức của đơn vị cho cỏc thành viờn của đoàn kiểm toỏn trong cỏc năm sau  Sắp xếp hồ sơ kiểm toỏn  Vấn đề bảo quản và lưu trữ hồ sơ kiểm toỏn Cỏc hồ sơ kiểm toỏn được tập hợp và lưu trữ thành tập hồ sơ theo thứ tự đó đựơc đỏnh số để dễ dàng cho việc tra cứu  . Cơ sơ lý thuyết về bằng chứng kiểm toán 1.1. Khỏi niệm về bằng chứng kiểm toỏn. Bằng chứng kiểm toỏn là những thụng tin hoặc tài liệu chi tiết mà kiểm. Hồ sơ kiểm toỏn 3.1. Khỏi niệm và chức năng  Hồ sơ kiểm toỏn chớnh là cỏc dẫn chứng bằng tài liệu về quỏ trỡnh làm việc của kiểm toỏn viờn về cỏc bằng chứng