Bài học kinh nghiệm và hớng hoàn thiện việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Dợc phẩm TW 2 1- Sự cần thiết phải hoàn thiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI năm 1986 đã đánh dấu một bớc chuyển mình to lớn của nền kinh tế Việt Nam từ kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế định hớng XHCN có sự điều tiết của nhà nớc. Hơn 15 năm của quá trình đổi mới bộ mặt kinh tế của nớc ta đã có những biến đổi rõ rệt. Sản lợng tăng lên nhanh chóng, thu nhập bình quân đầu ngời cũng thay đổi tích cực. Nhiều doanh nghiệp quốc doanh đã dần dần khẳng định vị thế của mình trên thơng trờng. Những đờng lối chính sách đúng đắn, khoa học của Đảng và Nhà nớc đã tạo ra một môi trờng đầy thuận lợi cho phát triển kinh tế. Hơn nữa, xu thế toàn cầu hoá và hội nhập hiện nay đang tạo ra những điều kiện cho việc giao lu, trao dổi về thông tin, công nghệ, từ đó phục vụ một cách hiệu quả cho việc phát triển sản xuất, nâng cao khả năng cạnh tranh. Đặc biệt, Luật Doanh nghiệp ra đời đã đem lại những biến chuyển to lớn. Doanh nghiệp Việt Nam ngày nay có nhiều điều kiện để phát huy khả năng sáng tạo của mình nhằm thu đợc lợi nhuận cao nhất có thể. Nhng trong nền kinh tế thị trờng hiện nay các quy luật vốn có của nó đang phát huy mạnh mẽ. áp lực cạnh tranh luôn đè nặng lên vai các doanh nghiệp. Khi chúng ta mở cửa nền kinh tế, các doanh nghiệp nớc ngoài với khả năng tài chính hùng mạnh, trình độ quản lý, kinh nghiệm, tiến bộ khoa học công nghệ đã đẩy các doanh nghiệp trong nớc vào vị thế phải gồng mình để dứng vững trên thị trờng. Nh ta biết, kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế. Phần hành hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là mối quan tâm của cả doanh nghiệp và cơ quan Nhà nớc. Bởi chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm liên quan đến quá trình xác định kết quả kinh doanh. Từ đó đa ra đợc khoản lợi nhuận của doanh nghiệp và khoản thuế phải nộp cho Nhà nớc. Do vậy, Quyết định 832TC/QĐ/CĐKT ngày 28 tháng 10 năm 1997của Bộ trởng Bộ Tài chính yêu cầu doanh nghiệp Nhà nớc phải thờng xuyên tổ chức kiểm toán nội bộ nhằm đánh giá về chất lợng và độ tin cậy 1 1 của thông tin kinh tế, tài chính; về bảo vệ an toàn tài sản của doanh nghiệp; về chấp hành luật pháp, chính sách, chế độ của Nhà nớc, cũng nh các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, của Ban Giám đốc doanh nghiệp đối với hoạt động của doanh nghiệp (kể cả đối với công ty cổ phần, liên doanh mà số vốn góp của doanh nghiệp Nhà nớc chiếm trên 50%). Kinh nghiệm của những cuộc khủng hoảng kinh tế, đặc biệt từ sự phá sản của Erron, tập đoàn năng lợng lớn nhất của Mỹ, đã cho thấy rằng chính sự không minh bạch trong báo cáo tài chính là nguyên nhân dẫn đến thất bại của công ty này. Chính vì vậy, các tập đoàn nớc ngoài khi muốn làm ăn với doanh nghiệp Việt Nam đều yêu cầu báo cáo tài chính phải đợc kiểm toán bởi một công ty kiểm toán độc lập. Đồng thời, theo quy định của Nhà nớc các công ty muốn niêm yết trên thị trờng chứng khoán cũng phải đợc kiểm toán Nói tóm lại, những yêu cầu trên đòi hỏi doanh nghiệp Việt Nam phải tự đổi mới mình nếu không muốn đánh mất cơ hội kiếm lời. Nhà nớc cũng phải ban hành những quy định chặt chẽ để một mặt khuyến khích, mặt khác giảm thiểu những khuyết tật của nền kinh tế thị trờng hiện nay. Hệ thống thông tin kế toán trong đó có phần hành chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm vì thế cũng phải hoàn thiện về chính sách, chế độ để tạo điều kiện cho công tác ghi chép, kiểm tra đợc linh hoạt và thuận tiện. Trong bối cảnh nh vậy, nghành Dợc Việt Nam đã có nhiều điều chỉnh phù hợp. Nhiều xí nghiệp Dợc đợc tổ chức lại và làm ăn có lãi.Tuy nhiên hiện nay số lợng nhà sản xuất dợc phẩm nớc ngoài đang tăng lên gây một sức ép lớn đối với xí nghiệp dợc trong nớc. Theo thống kê gần đây của Bộ Y tế, hiện nay có khoảng 220 nhà sản xuất thuốc nớc ngoài đa số từ ấn Độ, Pháp, Trung Quốc, Đức và Hàn Quốc đang hoạt động tại Việt Nam cạnh tranh với 464 doanh nghiệp trong nớc. Nhng trong khi đó số sản phẩm nớc ngoài đợc tiêu thụ chiếm 64% thị trờng mặc dù sản phẩm trong nớc chất lợng cũng bằng hoặc có khi tốt hơn sản phẩm nớc ngoài. Nh vậy, để chiếm lĩnh thị trờng nghành Dợc Việt Nam phải đổi mới không ngừng về chất lợng, mẫu mã sản phẩm, về quản lý, tổ chức trong đó hệ thống thông tin kế toán cần phải đợc cải thiện nhằm phát huy tốt nhất chức năng và vai trò của mình đồng thời tăng cờng kiểm tra giám sát việc thực thi chế độ, tiến hành hoạt động kiểm toán nội bộ một cách phù hợp với đặc điểm quy mô của từng thành viên. 2 2 Là một đơn vị thành viên của Tổng công ty Dợc Việt Nam, Xí nghiệp Dợc phẩm TW 2 đã dần vơn lên và khẳng định vị thế của mình trên thị trờng. Đóng góp một phần không nhỏ vào thành công đó là sự hoạt động đầy hiệu quả của Phòng Kế toán trong Xí nghiệp. Cùng với sự sắp xếp lại và đổi mới cơ cấu Phòng đẫ thể hiện đợc một số những u điểm nhất định. Hệ thống kế toán tơng đối gọn nhẹ, hoàn chỉnh, đội ngũ cán bộ nắm vững chính sách và trình độ chuyên môn. Hệ thống tài khoản, sổ sách, chứng từ tơng đối đầy đủ,phù hợp với điều kiện của đơn vị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán phần hành luôn có sự sự kiểm tra đối chiếu để sớm phát hiện và khắc phục kịp thời những sai sót. Đồng thời, Phòng kế toán của Xí nghiệp còn thực hiện chức năng thống kê cung cấp thông tin cho quản lý một cách hiệu quả. Tuy nhiên, bên cạnh những những điểm đạt đợc, hệ thống kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm TW 2 vẫn còn những tồn tại cần giải quyết. Một điểm dễ nhận thấy đó là một số các nghiệp vụ kinh tế phát không đợc cập nhật một cách thờng xuyên mà công việc ghi chép chỉ đợc thực hiện vào cuối kỳ nh tập hợp chi phí sản xuất, các nghiệp vụ tiêu thụ sản phẩm. đối với phần hành kế toán chi phí, chứng từ chi phí phát sinh không đợc ghi chép ngay mà đợc tập hợp đến cuối tháng ghi chép. Việc này làm cho tính kịp thời bị vi phạm. Hơn nữa, ghi toàn bộ vào cuối tháng do khối lợng lớn sẽ dễ xảy ra sai xót hơn. Hệ thống chứng từ sổ sách của Xí nghiệp bên cạnh những loại mới còn những mẫu loại cũ đề mục không còn phù hợp với nội dung cần phản ánh. Vấn đề nổi cộm cuối cùng đó là quá trình điện tử hoá kế toán cha oàn thiện. Mặc dù đã trang bị kế toán máy nhng Xí nghiệp vẫn thực hiện hai công tác ghi sổ thủ công và nhập dữ liệu vào máy một cách song song. Điều này gây lãng phí thời gian công sức nhiều khi xảy ra sai sót không đáng có. Trên đây là những mặt còn tồn tại của hệ thống kế toán Xí nghiệp nói chung và phần hành kế toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành nói riêng. Đáp ứng đòi hỏi của thị trờng, của tiến trình hội nhậpvà chấp hàn những quy định của Nhà nớc, Xí nghiệp cần phải hoàn thiện bộ máy kế toán đặc biệt là phần hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành. Bởi Xí nghiệp Dợc phẩm TW 2 là một đơn vị sản xuất, nên việc liên tục hoàn thiện phần hành này là một điều cần thiết và tất yếu. 2 - Nguyên tắc và phơng hớng hoàn thiện: 3 3 Những yếu điểm phải giải quyết là một điều quan trọng nh đã khẳng định ở trên. Nhng để có một kết quả tốt thì công việc hoàn thiện phải tuân theo những nguyên tắc cơ bản nhất về mặt lý luận cũng nh chế độ. Về mặt lý luận, chi phí sản xuất thể hiện mặt hao phí bỏ ra cho việc hình thành nên sản phẩm , còn giá thành là chỉ tiêu biểu hiện giá trị của các yếu tố đợc tính vào thành phẩm. Do đó, việc hoàn thiện không đợc làm sai lệch bản chất ý nghĩa và bản chất của chúng. Về mặt thực tiễn và chế độ, chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là hai thong số kinh tế quan trọng. Việc tập hợp chi phí và tính giá thành đợc quy định chặt chẽ trong chế độ kế toán. Những quy định này nhằm đảm bảo một sự thống nhất chung trong các doanh nghiệp toàn quốc. Mỗi doanh nghiệp căn cứ vào chế độ và tình hình đặc điểm của mình để thiết kế một hệ thống chứng từ sổ sách phù hợp. Với lý do đó, những điều chỉnh trong hoạt động tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp cần phải dựa trên chế độ kế toán hiện hành và thực trạng của đơn vị mình. Ngyên tắc là những yêu cầu đúng đắn cần tuân theo khi thực hiện một điều gì đó. Mọi sự vi phạm nguyên tắc đều dẫn đến những hậu quả không thể lờng trớc. Nếu bỏ qua về mặt lý luận thì công việc hoàn thiện trở nên vô nghĩa. Nếu bỏ qua nguyên tắc về mặt thực tiễn thì những thay đổi là không hiệu quả và vi phạm pháp luật. Cho nên hai nguyên tắc chung về mặt thực tiễn cũng nh lý luận phải đợc tuân thủ một cách triệt để nhất. Chia sẻ với vấn đề đó của Xí nghiệp, em xin đa ra một số đề xuất mang tính tổng quát về các vấn đề chung nhất liên quan đến cơ cấu tổ chức, cơ sở vật chất kỹ thuật của đơn vị. Trớc hết, Xí nghiệp cần có kế hoạch đào tạo bổ sung để nâng cao chuyên môn. Bởi vì lĩnh vực nào cũng vậy, yếu tố con ngời là quan trọng nhất. Một hệ thống đợc điều khiển bởi những cá nhân có năng lực thì nó sẽ phát huy đợc tính trội của bản thân nó.nếu không kết quả sẽ ngợc lại. Nhân thức đợc vấn đề này hàng năm Xí nghiệp nên mở một lớp đào tạo ngắn hạn nhằm cập nhật những quy định mới về chế độ cũng nh về tình hình kinh tế chính trị đang diễn ra và xu thế của thời đại. Từ khoá học này, nhanviên sẽ nâng cao đợc chuyên môn đồng thời cũng thôi thúc họ có tinh thần trách nhiệm hơn nữa với công việc của mình. Kế toán viên không phải là ngời th ký của xã hội gi chép những số liệu một cách máy móc mà họ còn phải giữ vai trò phân tích t vấn cho nhà quản lýmột cách kịp thời và hiệu quả. 4 4 Về tổ chức, phải tạo ra đợc sự gắn kết chặt chẽ giữa các phần hành kế toán hơn nữa. Kế toán trởng thờng xuyên giám sát đôn đốc kịp thời nhân viên phòng mình quản lý. Giữa các kế toán viên thờng xuyên phải có sự đói chiếu kiểm tra để nhanh chóng sửa chữa những sai sót. Cơ sở vật chất kỹ thuật cũg là một đối tợng của hoàn thiện. Trong thời gian tới, Xí nghiệp nên tiếp tục đầu t và nhanh chóng hoàn thiện hệ thống máy tính, kể cả phần cứng lẫn phần mềm, phục vụ cho công tác kế toán. Trang bị và đổi mới cơ sở làm việc cho phòng kế toán. Đối hệ thông sổ sách chứng từ cần phải thay đổi cho phù hợp với quy định thuận tiện cho việc kiểm tr giám sát. Một số phơng hớng hoàn thiện chung về bộ máy kế toán của Xí nghiệp vừa trình bày ở trên là một tiền đề cho những giải pháp cụ thể chi tiết. Nhng điều kiện tiên quyết là mọi sự bổ sung thay đổi đều phải quán triệt các nguyên tắc về lý luận và thực tiễn. 3 - Những giải pháp cụ thể: Chi phí sản xuất là toàn bộ những hao phí vật chất bỏ ra trong một kỳ để hình thành nên sản phẩm hàng hoá. Tại một kỳ sản xuất kinh doanh có những chi phí biến đổi theo số lợng sản phẩm sản xuất ra đợc gọi là biến phí, và có những chi phí không thay đổi trong cả trong một kỳ dù sản phẩm ít hay nhiều đó là đinh phí. Định phí trong một sản phẩm tăng lên khi số lợng sản phẩm tăng lên nhng biến phí trong một sản phẩm không đổi. Ngợc lại tổng biến phí tăng lên khi sản phẩm tăng lên nhng tổng định phí lại không thay đổi. Chính từ nhận thức nh vậy mỗi doanh nghiệp phải phân chi phí sản xuất ra định phí và biến phí để thuận tiện trong việc lựa chọn những giải pháp quyết định phù hợp. Hiện nay tại xí nghiệp dợc phẩm TW2, kế toán tập hợp chi phí sản xuất cha phân định rõ giữa định phí và biến phí ngay từ khi phát sinh. Điều này nhiều khó khăn cho việc đa ra những quyết định liên quan đến sản lợng hoà vốn, giảm giá hàng bán trong môi trờng cạnh tranh khốc liệt. Do đó, Xí nghiệp nên thực hiện phân định biến phí và định phí ngay từ khi phát sinh. Công việc này đơn giản tốn ít công sức vừa cung cấp đủ thông tin một cách kịp thời. Xí nghiệp hiện nay có những khoản định phí và biến phí cần phân biệt. Định phí bao gồm các chi phí về khấu hao tài sản, máy móc. Biến phí bao gồm các khoản chi phí về nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp sản xuất, mua ngoài cho sản xuất . Việc phân biệt chi phí này thành biến phí và định phí cũng không khó. Do đó, khi khách hàng có nhu cầu mua hàng xí nghiệp có thể căn cứ vào biến phí xác đinh phí để đa ra mức giá thoả thuận hợp lý. Giả sử áp dụng phơng pháp này ta đa ra một cách tính toán cụ thể nh sau. 5 5 Giả sử theo Đơn đặt hàng của công ty A về mặt hàng thuốc Amoxilin của xí nghiệp trong tháng ba với số lợng là 100.000 viên giá bán đợc chấp nhận là 400 đ /viên. Phòng kế hoạch sẽ đa ra lợng chi phí cho Đơn đặt hàng này. Trong đó chi phí nguyên vật liệu là 13.000.000, chi phí nhân công là 8.000.000, chi phí sản xuất chung đợc phân bổ 9.000.000, chi phí sản xuất bao gồm chi phí khấu hao là 3.000.000 chi phí nhân viên phân xởng là 1.500.000 và các khoản mua ngoài là biến phí. Từ cách tính toán đó ta đa ra một bảng sau: Chỉ tiêu Giá trị của một viên Thành tiền Doanh thu 400 40.000.000 Tổng chi phí 360 36.000.000 CFNVLTT 130 13.000.000 +CPNCTT 80 8.000.000 +Mua ngoài 75 7.500.000 +Nhân viên phân xởng 15 1.500.000 |Chi phí khấu hao 60 6.000.000 Lợi nhuận 40 4.000.000 Nhng cũng trong tháng ba Công ty B cung có nhu cầu muốn mua sản phẩm này của Xí nghiệp với số lợng 300.000 viên nhng họ chỉ chấp nhận mức giá là 350 đ /viên. Nếu nh nhìn vào bảng tính toán ở trên Xí nghiệp sẽ dễ dàng từ chối Hợp đồng này vì không có lãi. Nhng nếu ta lập một báo cáo khác chỉ liệt kê những khoản chi phí biến đổi phát sinh khi sản xuất Đơn đặt hàng này. Bởi vì lúc này chi phí khấu hao là chi phí cố định đã đợc bù đắp bằng khoản thu từ hợp đồng với Công ty A. Ta có bảng sau: 130 13.000.000 80 8.000.000 75 7.500.000 15 1.500.000 6 Chỉ tiêu đơn vị Thành tiền Doanh thu ( 300.000viên) 350 105.000.000 Chi phí 300 900.000.000 + CF NVLTT + CF NCTT + CF NVPX + CF mua ngoài Lãi 15 1.500.000 6 Nh vậy, nếu chỉ dựa vào nhận định ban đầu theo báo cáo thứ nhất thì Xí nghiệp dễ dàng từ chối hợp đồng với công ty B. Nhng báo cáo thứ hai cho thấy nếu chấp nhận giá bán là 350 đ /viên thì không những không bị lỗ mà còn có một khoản lãi là 1.500.000. Nếu dựa vào báo cáo thứ nhất để ra quyết định thì Xí nghiệp sẽ tự đánh mất cơ hội của mình. Có thể nói vai trò của việc phân định chi phí thành hai phần định phí và biến phí rất quan trọng để đa ra quyết định trong kinh doanh. Để áp dụng đợc giải pháp này không khó bởi vì ta có thể phân chia chúng ngay từ khi phát sinh. Do vậy, một yêu cầu đối với Xí nghiệp để giải pháp này phát huy hiệu quả đó là Xí nghiệp phải duy trì việc Ghi chép sổ sách liên tục và thờng xuyên. Không nh hiện nay, việc tập hợp chứng từ chi phí chỉ thực hiện vào cuối tháng. 7 7 . Bài học kinh nghiệm và hớng hoàn thiện việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp Dợc phẩm TW 2 1- Sự cần thiết phải hoàn thiện. hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là mối quan tâm của cả doanh nghiệp và cơ quan Nhà nớc. Bởi chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm liên