Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý nguyên liệu vật liệu tại điện lực Tây Hồ I) Đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Điện lực Tây Hồ Ở nước ta, Đảng và nhà nước đã tiến hành công cuộc cải cách cơ chế quản lý ngay sau khi chuyển đổi nền kinh tế kế hoạch tập trung sang nền kinh tế thị trường. Nhận thức được vấn đề, điện lực Tây Hồ đã không ngừng tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu vì vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Nhiệm vụ cơ bản và quan trọng nhất của điện lực Tây Hồ là cung cấp điện an toàn, liên tục, ổn địnhtrên địa bàn quận Tây Hồ; quản lý và kinh doanh điện có hiệu quả. Việc thực hiện các mục tiêu này được đánh giá thông qua các chỉ tiêu do ngành điện cụ thể hoá là: Chỉ tiêu vận hành an toàn, chỉ tiêu thu nộp tiền điện, chỉ tiêu tổn thất điện năng và chỉ tiêu giá điện bình quân. Để thực hiện tốt các mục tiêu trên, ngoài việc luôn đảm bảo sẵn sang vật tư thiết bị sửa chữa những sự cố xảy ra trên lưới còn là việc sử dụng vật tư, vật liệu cho hoàn thiện, lắp mới các công trình điện phục vụ cho cung ứng và kinh doanh điện năng một cách tốt hơn. Song song với việc lớn mạnh về cơ sở vật chất kỹ thuật thì trình độ quản lý kinh tế của điện lực cũng từng bước được nâng cao. Nhìn tổng thể, tổ chức quản lý của điện lực Tây Hồ khá gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo hoàn thành nhiều công việc. Mặt khác, điện lực có sự phân công lao động một cách hợp lý, cụ thể đến từng cán bộ nhân viên kế toán, điều này đã giúp công việc kế toán mà đặc biệt là phần hành kế toán vật liệu chính xác và có hiệu quả cao. • Ưu điểm. Qua thời gian thực tập tại điện lực Tây Hồ, em có điều kiện để vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu, em thấy kế toán tại điện lực Tây Hồ có những mặt mạnh sau: - Về bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán được xây dựng trên cơ sở tập trung là phù hợp với đặc điểm, quy mô kinh doanh của điện lực. Đồng thời do nỗ lực của phòng kế toán cũng như sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban liên quan trong quá trình đối chiếu, kiểm tra nên số liệu kế toán luôn được phản ánh kịp thời, chính xác, phục vụ đắc lực cho công tác chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Về cơ bản, bộ máy kế toán đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán, phản ánh, giám đốc được tình hình sử dụng vật tư, tiền tồn, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các quá trình kinh tế diễn ra trong điện lực. Điện lực có đội ngũ cán bộ tiếp liệu đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất thông qua quản lý hoá đơn, chứng từ mua. Bộ phận cung ứng luôn nắm vững giá cả thị trường, mua vật liệu mới với chất lượng tốt tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh của điện lực được liên tục, kịp thời. - Về tổ chức khâu bảo quản nguyên vật liệu: Điện lực xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học dễ bảo quản, sử dụng phù hợp với chách phân loại vật liệu mà điện lực áp dụng. Trong các kho đều được trang bị đày đủ các phương tiện bảo quản, bảo vệ thích hợp cho vật liệu dự trữ, phẩn ánh trung thực về mặt số lượng và giá trị sử dụng. Đội ngũ thủ kho và kế toán có tinh thần trách nhiệm nên việc tiếp nhận, cấp phát vật tư được tiến hành một cách thuận lợi. Vật liệu được phân kho hợp lý giúp cho lãnh đạo điện lực kiểm tra, nắm bắt được tình hình vật liệu một cách kịp thời, mặc dù điện lực có rất nhiều chủng loại và vật liệu nhưng đã được phân kho hợp lý nên việc quản lý được rõ rang, không nhầm lẫn. - Về kế toán vật liệu: Việc sắp xếp và bố trí nhân sự của phòng tài chính kế toán là hoàn toàn phù hợp với yêu cầu hạch toán và trình độ cảu đội ngũ cán bộ. Kế toán vật liệu chấp hành đúng các chế độ, nguyên tắc kế toán của nhà nước và của ngành, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật liệu. Kế toán vật liệu thực hiện đối chiếu chặt chẽ các sổ sách chứng từ đảm bảo cân đối về mặt số lượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về chi tiêu giá trị, các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật liệu được phản ánh kịp thời, chính xác. Hàng năm điện lực cử người có chuyên môn cập nhập thông tin trong nước, quốc tế và kịp thời chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho các nhân viên kế toán tiếp cận thực hiện. - Về hạch toán chi tiết vật liệu tại điện lực hiện nay theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Về cơ bản điện lực đã tuân thủ đúng theo trình tự hạch toán, ghi chép đầy đủ các biến động vật liệu. Nhược điểm của phương pháp này là công việcdồn vào cuối tháng nhưng việc áp dụng máy tính đã giải quyết được vấn đề trên. Các phiếu nhập xuất vật liệu được các máy hàng ngày, cuối tháng máy tính in ra các bảng kê chi tiết, tổng hợp… Giảm đáng kể khối lượng tính toán, ghi chép. - Về hạch toán tổng hợp điện lực đã áp dụng hình thức nhật ký chứng từ theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hệ thống sổ chứng từ, sổ sách ghi chếp tổng hợp nói chung được tổ chức hợp pháp, hợp lệ theo đúng chế độ hiện hành đảm bảo tính chính xác, rõ rang cho công tác hạch toán. - Về công tác áp dụng máy vi tínhvào thực hiện kế toán: Phòng kế toán điện lực Tây Hồ được trang bị 4 máy vi tính, trong đó có 1 máy được nối mạng với phòng máy tính của công ty. Đội ngũ nhân viên kế toán đã phổ cập trình độ đại học, lại được đào tạo sử dụng máy vi tính chuyên ngành nên việc thực hiện kế toán máy đã được thành thạo, tạo tiền đề cho việc hạch toán được nhanh chóng, chính xác. Để có được kết quả này là do sự nỗ lực tập thể cán bộ kế toan phong nói chung và kê toán vật liệu nói riêng cùng với sự lãnh đạo đúng đắn của trưởng phòng kế toán. Qua phân tích tình hình chung của công tác kế toán tại điện lực Tây Hồ có thể thấy rằng: Công tác kế toán vật liệu tại điện lực được tiến hành khá nề nếp đảm bảo tuân thủ các chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu của thực tế, đồng thời đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý vật tư và quản lý điện lực, cung cấp kịp thời cho ban lãnh đạo các thông tin chính xác về tình hình luân chuyển vật liệu trong điện lực, tăng cường công tác quản lý tài sản và tiết kiệm chi phí góp phần làm cho điện lực đứng vững trong cơ chế thị trường, • Nhược điểm. Bên cạnh những thành tích đã đạt được trong công tác kế toán ở điện lực Tây Hồ vẫn cồn tồn tại một số vấn đề mà nếu hoàn thiện, nó sẽ góp phần làm cho công tác kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng ở điện lực được thực hiện tốt hơn. Cụ thể là những vấn đề nổi bật như: - Hiện nay vật liệu tại điện lực Tây Hồ lên đến gần 700. Tuy vậy nhưng TK ghi vật liệu vẫn còn ghi chung với nhau. Chẳng hạn như TK chính như TK 152: nguyên liệu vật liệu cần phân ra thành 2 TK nhỏ trong đó như: TK 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính TK 15211 Các loại dây cáp TK 15212 Các loại cầu dao ……………… - Bên cạnh đó là vấn đề kế toán quản lý nguyên liệu, vật liệu. Với vai trò của vật liệu là vô cùng quan trọng đối với ngành điện và với rất nhiều chủng loại như vậy thì việc nhập vật liệu về kho của điện lực là rất khó để có thể quản lý được. Cần thiết phải lập một ban kiểm nghiệm vật tư để công tác kiểm tra được tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng lẫn chất lượng và chủng loại. Ban kiểm nghệm sẽ có trách nhiệm ghi lại số liệu và chủng loại cũng như chất lượng của vật liệu được nhập về. cơ sở kiểm nhận là hoá đơn của nhà nước cung cấp. Trường hợp chưa có hoá đơn thì phải căn cứ vào hợp đòng mua bán để kiểm nhận. Nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất, sai quy cách… thì trên biên bản phải xác định rõ nguyên nhân, tiện cho việc sử lý sau này. - Lập dự phòng giảm giá cho nguyên, vật liệu: Hàng năm điện lực mua về rất nhiều vật liệu để tiện dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên không phải vật liệu nào cũng sử dụng hết và tất nhiên số vật liệu đó được lưu trữ lại trong kho. Vì vậy cần thiết phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để có thể thanh lý được số vật liệu đó. Như vậy sẽ tiết kiệm được diện tích của kho. Nhường chỗ cho những vật liệu cần thiết hơn. Ngoài ra nó còn góp phần phản ánh chính xác hơn gía trị thực tế của tài sản trên bảng cân đối kế toán. II)Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý vật liệu tại điện lực Tây Hồ_ Hà Nội: Để công tác tổ chức quản lý, hạch toán vật liệu thực hiện tốt, điện lực cần phải hoàn thiện từng bước. Xuất phát từ trình độ quản lý sản xuất, trình độ cán bộ công nhân viên phòng kế toán, phương hướng chung để hoàn thiện là tiếp tục phát huy những ưu điểm hiện có và tìm các biện pháp khắc phục những tồn tại để đáp ứng nhu cầu quản trị, quản lý của điện lực, đảm bảo hạch toán theo đúng chế độ nhà nước ban hành. Là một học sinh thực tập, dù thời gian tiếp xúc thực tế và trình độ có hạn nhưng căn cứ vào lý luận và xuất phát từ thực tế, em xin mạnh dạn dưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán vật liệu với hi vọng góp phần hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán vật liệu ở điện lực nói riêng và công tác kế toán nói chung. 1. Hệ thống TK dung để hạch toán vật liệu tại điện lực Tây Hồ: Hiện nay danh điểm vật liệu tại điện lực lên đến gần 700. TK cấp hai đầu tiên là TK 1521- nhiên liệu, trong đó chỉ duy nhất có TK chi tiết là TK 15218 “ nhiên liệu khác”. Nguyên vật liệu chính là TK 1522. Như vậy với cách đánh mã số TK như vậy, khi đọc, người đọc có thể khó hình dung và nhận định một cách nhanh chóng được. Trong TK 15222- vật liệu phụ lại có quá nhiều chủng loại, do đó nếu chi tiết thêm về TK vật liệu phụ tùng cho sản xuất kinh doanh thì sẽ dễ dàng cho việc quản lý và có thể quản lý một cách khoa học hơn. Theo em có thể áp dụng cách đánh số TK như sau: TK 152 Nguyên liệu, vật liệu. - TK 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính + TK 15211 Các loại cáp, dây + TK 15212 Các loại cầu dao, phích cách điện ……… - TK 1522 Vật liệu phụ + TK 15221 Các loại Attômát + TK 15222 Các loại tủ điện + TK 15223 Các loại đồng thanh ………. - TK 1522 Nhiên liệu - TK 1523 Phụ tùng - TK 1524 Công tơ - TK 1525 Phế liệu - TK 1528 Vật liệu khác Khi đánh mã TK cụ thể như vậy làm cho công tác kiểm kê của kế toán kho được nhanh chóng, dễ dàng và chính xác hơn rất nhiều. Tiết kiệm được thời gian và tiền bạc của điện lực Tây Hồ. 2. Lập bảng kiểm nghiệm vật liệu: Thiết nghĩ, vật liệu có vai trò cực kỳ quan trọng trong ngành điện vậy thì khi vật liệu được xuất về, điện lưc Tây Hồ nên chăng lập một ban kiểm nghiệm vật liệu. Hiện nay, tại điện lực, vật liệu có rất nhiều chủng loại khác nhau nhưng tại điện lực lại không có ban kiểm nghiệm vật liệu do đó vật liệu mua về không được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng cũng như chất lượng, chủng loại và được nhập kho trên cơ sở của người cung ứng và thủ kho. Điều này có thể dẫn tới tình trạng nhập vật liệu không đảm bảo quy cách, phẩm chất, bộ phận vật tư không nắm được tình hình thực tế trong kho vật liệu và dễ gây ra tiêu cực. Điện lực Tây Hồ cần lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm nhận vật liệu thu mua trước khi nhập kho được kiểm nhận về số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất trong biên bản kiểm nhận, chụi trách nhiệm là phòng vật tư, phòng tài chính kế toán, thủ kho… Cơ sở kiểm nhận là hoá đơn của nhà cung cấp. Trường hợp chưa có hoá đơn thì phải căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nhận. Nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất, sai quy cách… thì trên biên bản phải xác định rõ nguyên nhân, tiện cho việc sử lý sau này. Ban kiểm nghiệm có thể gồm từ 3-4 người. Chi phí cho công tác kiểm nghiệm này là khoảng 72- 96 triệu đồng/ năm. Nhưng ta có thể tiết kiệm hàng trăm triệu đồng khi kiểm tra được hàng hoá đúng chất lượng, tránh tình trạng thất thoát vật liệu, cũng như vật liệu kém chất lượng. Gây ảnh hưởng không tốt tới hoạt động sản xuất kinh doanh của điện lực Tây Hồ. Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm để lập biên bản kiểm nghiệm: (Mẫu biểu số 21) Mẫu biểu số 21: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày…tháng…năm… Số: - Căn cứ chức năng, quyền hạn ban kiểm nghiệm - Căn cứ vào kiểm nghiệm thực tế: Hoá đơn bán hàng số…ngày… Đại diện phòng vật tư: Đại diện phòng tài chính kế toán: Thủ kho: Kết quả kiểm nghiệm như sau: Số thứ tự Tên, nhãn, hiệu, quy cách vật tư Mã số vật tư Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính S.lượng theo kiểm nghiệm Kết quả kiểm nghiệm 01 Đồng dẹt 50x5 25534051 Cân Kg 20 Đúng quy cách Kết luận: Vật liệu đủ tiêu chuẩn nhập kho, không thiếu hụt Phòng vật tư Phòng tài chính kế toán Thủ kho 3. Lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống tháp hơn so với giá trị ghi sổ kế toán hàng tồn kho. Nhờ vào khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên bảng cân đối kế toán. Tại điện lực Tây Hồ, với chủng loại vật tư nhiều như vậy, trong nền kinh tế thị trường đầy biến động thì việc vật liệu bị giảm giá là hoàn toàn có thể xảy ra. Phòng tài chính kế toán điện lực Tây Hồ nên tham mưu cho phòng tài chính kế toán công ty để thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong toàn công ty. Việc lập dự phòng sẽ khiến cho điện lực có thể chủ động khi giá vật liệu biến động lớn, giảm thiểu những ảnh hưởng không tốt đến việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về sản xuất, kinh doanh. Trong những năm qua, công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại điện lực Tây Hồ chưa được thực hiện. Điện lực nên xem xét lại công tác lập dự phòng này vì những lý do sau: - Thứ nhất: dự phòng giảm giá hàng tồn kho có tác dụng làm giảm lãi của niên độ nên điện lực sẽ tích luỹ được một nguồn tài chính mà lẽ ra nó đã được phân chia. Nguồn tài chính này tạm thời nằm trong tài sản lưu động và khi cần sử dụng để bù đắp các khoản thiệt hại thực tế do vật tư sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá phát sinh. - Thứ hai: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm thu nhập của điện lực vì vậy điện lực sẽ giảm được mức thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. - Thứ ba: Dự phòng giảm giá góp phần phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên bảng cân đối kế toán. Chính vì vậy điện lực nên sử dụng thêm TK 159 để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo công thức sau: Mức dự phòng cần lập năm tới = Số lượng hàng tồn kho cuối niên độ A x Mức giảm giá của hàng tồn kho A - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập. Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Giá vốn hàng bán - Trường hợp khoản dự phòng giảm gía hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm. Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Lời kết luận Như chúng ta đã biết, mọtt doanh nghiệp sản xuất phải có đầy đủ 3 yếu tố: Lao động Tư liệu lao động Đối tượng lao động Biểu hiện cụ thể của đối tượng lao đọng chính là các loại vật liệu, nguyên liệu. Theo Mac, bất cứ một loại vật liệu nào cũng là đối tượng lao động song không bất cứ đối tượng lao động nào cũng là vật liệu mà chỉ khi đối tượng lao động thay đổi do tác động của yếu tố con người thì khi đó nó mới trở thành vật liệu. Điện năng chính là một sản phẩm công nghiệp với hai nguồn chủ yếu là nhiệt điện và thuỷ điện mà con người khai thác được. Điện năng là nguồn năng lượng chủ yếu tối quan trọng đối với quá trình phát triển kinh tế xã hội của nước ta. Nói tóm lại, điện năng là một loại sản phẩm, một loại hàng hoá đặc biệt và thiết yếu cho nền kinh tế quốc dân, phục vụ cho quảng đại quần chúng nhân dân nên hiện nay nó là sản phẩm độc quyền của nhà nước, do nhà nước trực tiếp quản lý và phân phối. Hạch toán kế toán là một bộ phận của hệ thống công cụ quản lý nhà nước trong việc chỉ đạo các doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường, Nguyên tắc cơ bản là của hạch toán kinh doanh là lấy thu bù chi, tự trang trải và có doanh lợi. Trong ngành điện, vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó công tác kế toán nguyên vật liệu điện lực nói chung và điện lực Tây Hồ nói riêng phát triển khá hoàn thiện góp phần giúp điện lực đứng vững trong nền kinh tế thị trường, là bàn đạp tạo ra thế và lực đưa đất nước chuyển sang “ thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá” đưa nền kinh tế nước nhà phát triển kịp thời đại. Qua nghiên cứu thực tế em đã cố gắng phản ánh một cách đầy đủ, trung thực những ưu điểm, những nỗ lực đòng thời đưa ra một số giải pháp của riêng mình nhằm cải thiện công tác kế toán cảu điện lực Tây Hồ. Những ý kiến này là kết quả của quá trình nghiên cứu, kết hợp với lý luận cơ bản và tình hình thực tế tại đơn vị thực tập. Nhưng do thời gian và trình độ có hạn nên đò án tốt nghiệp của em sẽ không tránh khỏi những sai sót, em mong nhận được sự đóng góp, chỉ bảo của thầy cô gíáo trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội để đồ án tốt nghiẹp của em có thể được hoàn thiện hơn. [...]... cùng cảm ơn sự nhiệt tình của cô, chú, anh chị, trong phòng kế toán tài chính cùng toàn thể Điện Lực Tây Hồ đã tận tình chỉ bảo, tạo điều kiện đẻ em có thể hoàn thành chuyên đề thực tập này một cách tốt nhất Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn thực tập- cô Nguyễn Thúc Hương Giang đã hưóng dẫn sửa chữa, giúp đỡ cho em viết chuyên đề này Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô . Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý nguyên liệu vật liệu tại điện lực Tây Hồ I) Đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên. kế toán. II )Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý vật liệu tại điện lực Tây Hồ_ Hà Nội: Để công tác tổ chức quản lý, hạch toán vật