thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng xác định kết kinh doanh Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt an 2.1 Đặc điểm chung công ty cổ phần thơng mại dịch vụ việt an 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực xuất nhập khẩu, có t cách pháp nhân, chịu quản lý Nhà nớc hoạt động kinh doanh XNK thông qua Bộ thơng mại Công ty Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An đợc sở kế hoạch đầu t Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh XNK số: 1202000181 ngày 19/08/1999 - Tên giao dịch: Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An - Trụ sở chính: 135 Thịnh An - Đống Đa Hà Nội Tính đến Công ty đà vào hoạt động đợc năm Tuy lúc ban đầu gặp nhiều khó khăn do: Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An công ty t nhân, đội ngũ cán thiếu kinh nghiệm thị trờng, cha tìm đợc nhng nguồn hàng mong muốn, công ty cha có nhiều chi nhánh tỉnh, thành phố nh nhng đến nay, Công ty đà vợt qua đợc trở ngại ngày phát triển Uy tín công ty thị trờng đà đợc nâng cao lên rõ rệt, công ty ngày nhiều bạn hàng làm ăn đối tác nớc Tại thời điểm thành lập Công ty có trụ sở giao dịch Hà Nội, cha có chi nhánh địa phơng khác, nhng đến công ty đà có chi nhánh địa phơng: Tp Hồ chí Minh, Yên Bái, Phú Thọ Để hoạt động kinh doanh ngày lớn mạnh, Công ty phải vợt qua nhiều khó khăn đặc biệt điều kiện kinh tế thị trờng cạnh tranh khốc liệt Chức năng: Công ty nhập sau xuất trực tiếp bán nớc mặt hàng Pin va đèn pin loại phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo quy định hành Nhà nớc Bộ thơng mại 2.1.2 Tổ chức máy quản lý công ty - Với đội ngũ gần 25 nhân viên chuyên giao nhận hàng động nhiệt tình với nhiều năm kinh nghiệm việc tự quản lí, xếp phân công công việc hợp lí đà đa mặt hàng công ty có mặt nhiều tỉnh thành phố toàn quốc Tổ chức máy công ty phù hợp với, tơng đối gọn nhẹ, quan hệ đạo rõ ràng, quan hệ nghiệp vụ chặt chẽ, khăng khít Sơ đồ phòng ban đợc bố trí hợp lí: Hội đồng thành viên Phòng kinh doanh Phòng TCKT Phòng nhập Phòng kinh doanhPhòng xúc tiến bán hàng Kế toán trởngKế toán viên nghiên cu th trng * Hội đồng thành viên: quan định cao công ty,đứng đầu chủ tịch thành viên kiêm giám đốc công ty phải chịu trách nhiệm trớc hội đồng thành viên việc làm * Phòng kinh doanh: nắm bắt thông tin thị trờng hàng hoá thông qua việc lấy thông tin từ phòng kinh doanh xúc tiến bán hàng phòng nghiên cứu thị trờng để tham mu cho giám đốc nắm bắt đợc tình hình tiêu thụ, phân phối sản phẩm công ty số lợng, đơn giá, chất lợng, nh để tìm phơng hớng đầu t cho mặt hàng thăm rò tìm thị trờng cho sản phẩm Phòng kinh doanh có chức nhiêm vụ trực tiếp tiến hành hoạt động kinh doanh Công ty; đại diện cho Công ty đàm phán với đối tác làm ăn; quản lý theo dõi tình hình kinh doanh chi nhánh * Phòng kế toán tài chính: Gồm thành viên Phòng kế toán tài có chức năng, nhiệm vụ thực công tác kế toán sổ sách chứng từ theo luật định: Quản lý hoạt động tài Công ty; quản lý tài khoản, ngân quỹ; trực tiếp giao dịch với tổ chức tài *Phòng nhập khẩu: Bằng khả kinh nghiệm tìm nguồn hàng mới, rẻ, đáp ứng nhu cầu thị trờng nớc 2.1.3 Tổ chức công tác kế toán công ty 2.1.3.1 Tổ chức máy kế toán Với chức nhiệm vụ quản lý tài chính, phòng kế toán tài Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An góp phần không nhỏ vào việc hoàn thành kế hoạch SXKD hàng năm công ty Có thể nói, phòng kế toán tài ngời trợ lý đắc lực cho ban lÃnh đạo công ty việc định điều hành trình SXKD cách đắn hiệu Phòng kế toán có nhiệm vụ thu thập, ghi chép, thu thập tổng hợp thông tin tình hình kinh tế, tài phản ánh hoạt động công ty cách xác, kịp thời Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD công ty mà máy kế toán tài đợc tổ chức nh sau: - Kế toán trởng: Có nhiệm vụ quản lý, điều hành, bao quát chung toàn công việc phòng: Tổ chức đạo hoạt động máy kế toán, chịu trách nhiệm chung toàn công tác kế toán công ty, tổ chức kiểm tra việc thực chế độ kế toán, vận dụng sáng tạo hình thức phơng pháp kế toán phù hợp với điều kiện đặc điểm hoạt động SXKD công ty - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ chủ yếu tổ chức kế toán tổng hợp, lập BCTC công ty, giúp cho kế toán tổ chức thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh doanh, tổ chức bảo quản hồ sơ tài liệu kế toán, tổ chức tổng hợp chi tiết nguồn vốn kinh doanh, quỹ đơn vị - Kế toán doanh thu: Theo dõi nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, doanh thu - KÕ to¸n to¸n: Theo dâi c¸c nghiệp vụ liên quan đến, công nợ, tiền gửi, tiền vay cđa c«ng ty, - Thđ q: theo dõi tình hình thu chi hàng ngày diễn công ty Với cách xếp bố trí nhân viên phòng kế toán nh đà tạo cho máy kế toán công ty hoạt động cách nhịp nhàng, đồng bộ, hiệu cao, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm kế toán Sơ đồ tổ chức máy kế toán công ty (Sơ ®å sè 8) KÕ to¸n trëng KÕ to¸n tỉng hợp Kế toán toán Kếcủa toáncông doanh Thủ quỹ 2.1.3.2 Hình thức kế toán ty thu Chế độ kế toán công ty áp dụng theo định số 1441 BTC/ CĐKT ban hành ngày 21/12/ 2001 Bộ Tài Chính có sửa đổi bổ sung cho phù hợp với hoạt động SXKD công ty - Niên độ kế toán: Từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 - Kỳ kế toán: Quý - Đơn vị tiền tệ sử dụng việc ghi chép kế toán: Việt nam đồng, nguyên tắc chuyển đổi từ đơn vị tiền tệ khác sang VNĐ theo tỷ giá thực tế Ngân hàng Nhà nớc Việt nam công bố thời điểm phát sinh nghiệp vụ - Hình thức ghi sổ: Chứng từ ghi sổ - Phơng pháp kế toán hàng tồn kho + Nguyên tắc đánh giá: Theo giá thực tế nhập + Phơng pháp xác định trị giá hàng tồn kho: Theo phơng pháp KKTX - Phơng pháp tính toán khoản dự phòng, trích lập hoàn nhập dự phòng theo chế độ quy định quản lý tài hành - Hệ thống sổ áp dụng: + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng, thẻ kho kế toán, + Các bảng kê, CTGS, sổ tài khoản, - Hệ thống Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết SXKD, Thuyết minh báo cáo tài chính, Tình hình thực nghĩa vụ với nhà nớc.Bảng cân đối tài khoản Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An (Sơ đồ số 9) Chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh 2.2 Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng xác định kết kinh doanh Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An Báobán cáohàng tài 2.2.1 Phơng thức Với mục tiêu đẩy nhanh khối lợng hàng hoá bán ra, khách hàng đến với Công ty đợc đảm bảo chất lợng hàng hoá, giá phù hợp lựa chọn hình thức toán thích hợp Công ty chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng hoá nh hàng hoá phẩm chất, sai quy cách Do vậy, Công ty trọng mặt sau: - Về chất lợng: Hàng hoá trớc bán đợc kiểm tra kỹ lỡng chất lợng, chủng loại, quy cách, - Về giá bán: Đợc xác định giá mua thực tế cộng chi phí thu mua, bảo quản gắn liền với vận động giá thị trờng Hiện nay, Công ty áp dụng phơng thức bán hàng chủ yếu bán hàng trực tiếp Hàng hoá đợc Công ty thu mua nhập nhập kho Công ty, sau xuất bán theo hợp đồng mua bán đà ký kết với khách hàng Là doanh nghiệp kinh doanh XNK nên nghiệp vụ bán hàng Công ty đợc trọng 2.2.2.Tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng 2.2.2.1 Tổ chức chứng từ, tài khoản sử dụng Chứng từ kế toán: Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An hoạt động lĩnh vực XNK chủ yếu nhập Pin, Đèn Pin phục vụ tiêu dùng sản xuất nớc Hoá đơn bán hàng có giá trị nh lệnh xuất kho, đồng thời sở để kế toán theo dõi, ghi chép, phản ánh doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ nh việc xuất- tồn kho thẻ kho kế toán nh chứng từ ban đầu làm ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng hoá đơn bán hàng Công ty nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ hoá đơn bán hàng Công ty sử dụng Hoá đơn GTGT mẫu 01- GTKT- 3LL Hoá đơn đợc lập làm liên: Liên 1: Lu Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để toán Trên hoá đơn đợc ghi đầy đủ, yếu tố: Gi¸ b¸n cha cã th, th GTGT, tỉng gi¸ toán (Xem biểu mẫu số 1) Ngoài ra, sử dơng c¸c chøng tõ nh: PhiÕu nhËp kho, phiÕu thu, Tài khoản kế toán: Do đặc điểm kinh doanh Công ty, để theo dõi kết kinh doanh hàng hoá có nguồn gốc khác nhau, Công ty đà sử dụng TK 511- Doanh thu bán hàng Ngoài ra, kế toán bán hàng sử dụng TK liên quan khác nh: TK 131, TK 3331, TK 111, TK 331, nh 2.2.2.2.Quy trình ghi sổ Công ty sử dụng sổ, thẻ kế toán chi tíêt: Sổ bán hàng, thẻ kho kế toán, sổ chi tiết phải thu khách hàng - Các sổ Cái tài kho¶n: TK 131, TK 511, TK 3331, TK 331, - Các bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ + Sổ bán hàng (Bảng số 3): Thực chất sổ chi tiết bán hàng, kế toán sử dụng để theo dõi tình hình bán hàng loại hàng hoá theo nguồn gốc hàng bán ra, đồng thời theo dõi giá vốn hàng bán theo mặt hàng, lô hàng + Sổ chi tiết phải thu khách hàng (Bảng số 8): Để theo dõi việc toán công nợ khách hàng Cơ sở ghi sổ là: Hoá đơn bán hàng, Thẻ kho kế toán, Phiếu thu tiền, Giấy báo Có Ngân hàng + Thẻ kho kế toán (Bảng số 4): Để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng hoá theo mặt hàng số lợng giá trị hàng hoá Thẻ kho kế toán để kế toán bán hàng theo dõi xác định giá vốn hàng bán Ngoài ra, thẻ kho kế toán đợc mở để theo dõi doanh thu thuế GTGT đầu lô hàng Cơ sở ghi sổ: Phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng (thay phiếu xuất kho) Sơ đồ trình tự lên số liệu sổ kế toán doanh thu bán hàng nh sau: (Sơ đồ số 10) Chứng từ gốc (Hoá đơn, giấy báo Có, nh) Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ Sổ gốcchi tiÕt DTBH, PTKH Chøng tõ ghi sỉ Sỉ C¸i TK 511, Sổ Cái TK 131 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo Tài Chính Bảng tổng hợp chi tiêt DTBH, Biểu mẫu số 1: Hoá đơn GTGT Hoá đơn (GTGT) Ngày 20 tháng năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT- 3LL GU/ 2003B No: 175921 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An Địa chỉ: 135 Thịnh An - Đống Đa Hà Nội Số Tài khoản: 710B12259 Ngân Hàng Công Thơng Đống Đa - HN Điện thoại: 04 - 7854625 Mà số: 0100839776 - Ngời mua hàng: Chị Nguyễn thị Mai Đơn vị: Công ty TNHH TM&DV Thăng Long Địa chỉ:Sơn Tây Hình thức toán: TMặt Mà số: 0100839776 - Tên hàng hoá, STT dịch vụ Pin Đại Eveready Pin đũa 3AEnergize Đèn pin Energize Thuế suất GTGT: 10% Đvị Th SL Đơn giá 485.250 Thành tiền ĐVT 970.500 VNĐ Th 650.320 1.300.640 VN§ Ch 20 95.200 1.904.000 VN§ Céng tiỊn hµng: 4.175.140 TiỊn th GTGT: 417.514 Tỉng céng tiỊn toán: 4.592.654 Số tiền viết chữ: bốn triệu năm trăm chín mơi hai nghìn sáu trăm năm mơi t đồng chẵn Ngời mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trởng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi họ tên) 2.2.3 Kế toán doanh thu bán hàng khoản giảm trừ doanh thu - Để kế toán doanh thu bán hàng kế toán vào hoá đơn GTGT sử dụng TK 511- Doanh thu bán hàng, TK 3331- Thuế GTGT đầu phải nộp Sổ kế toán sử dụng: Sổ bán hàng nhập khẩu, thẻ kho kế toán hàng nhập khẩu, Sổ Cái TK 131, Sổ Cái TK 511, Sổ Cái TK 3331, Bảng kê chứng từ bán hàng, Chứng từ ghi sổ Phơng pháp kế toán: Khi nhận đợc hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT) phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán vào tổng số tiền khách hàng chấp nhận toán để hạch toán doanh thu khoản phải thu khách hàng Kế toán doanh thu bán hàng ghi vào chứng từ ghi sổ theo bút toán sau: Nợ TK 131: Tỉng gi¸ to¸n Cã TK 511: Doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu phải nộp Khi nhận đợc Phiếu thu tiền mặt kế toán thực bút toán ghi giảm khoản phải thu khách hàng Nợ TK 111:Tiền mặt Có TK 131: Tổng giá toán Đồng thời, vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi vào Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết công nợ, Thẻ kho kế toán hàng nhập Chẳng hạn nh: Trong kỳ, phòng kinh doanh Công ty bán Pin Đèn pin cho Công ty TNHH TM&DV Việt Hng Căn vào Hoá đơn GTGT số 175921 ngày 20/8/2007 phiếu xuất kho có đầy đủ yếu tố đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán vào Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng (xem bảng số 1) 10 ... thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng xác định kết kinh doanh Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An Báobán cáohàng tài 2.2.1 Phơng thức Với mục tiêu đẩy nhanh khối lợng hàng hoá bán ra,... kinh doanh XNK nên nghiệp vụ bán hàng Công ty đợc trọng 2.2.2 .Tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng 2.2.2.1 Tổ chức chứng từ, tài khoản sử dụng Chứng từ kế toán: Công ty cổ phần thơng mại. .. SXKD công ty - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ chủ yếu tổ chức kế toán tổng hợp, lập BCTC công ty, giúp cho kế toán tổ chức thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh doanh, tổ chức bảo quản hồ