TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI & VẬN TẢI SÔNG ĐÀ 1.1. Đặc điểm kinh tế- kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh tại Công ty Cổ phần Thương mại & Vận tải Sông Đà có ảnh hưởng đến kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Tiền thân của Công ty Cổ phần Thương mại & Vận tải Sông Đà là Công ty Xây lắp- Vật tư- Vận tải Sông Đà 12 trực thuộc Tổng Công ty Sông Đà. Công ty Xây lắp- Vật tư- Vận tải Sông Đà 12 Công ty được thành lập ngày 2 tháng 1 năm 1995 theo quyết định số 04/BXD-TCLĐ của Bộ Trưởng Bộ Xây dựng. Lĩnh vực hoạt động chính của Công ty là xây lắp các công trình xây dựng công nghiệp và dân dụng; ngoài ra, Công ty còn kinh doanh nhập khẩu vật tư thiết bị và kinh doanh dịch vụ vận tải. Để thích nghi với những đòi hỏi mới của thị trường, ngày 22 tháng 6 năm 2001, Xí nghiệp Kinh doanh vật tư & Xây lắp Sông Đà 12.6 trực thuộc Công ty Xây lắp- Vật tư- Vận tải Sông Đà 12 đã được thành lập theo quyết định số 16/TCT-VPTH của Tổng giám đốc Tổng Công ty Sông Đà. Đến ngày 21 tháng 3 năm 2002, Xí nghiệp Kinh doanh vật tư & Xây lắp Sông Đà 12.6 được đổi tên thành Xí nghiệp Sông Đà 12.6 theo quyết định số 21/TCT-TCĐT của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty Sông Đà. Thực hiện chủ trương về tiến trình cổ phần hoá của Nhà nước và Tổng công ty Sông Đà, Công ty Cổ phần Thương mại & Vận tải Sông Đà đã được chuyển đổi hình thức hoạt động từ Xí nghiệp Sông Đà 12.6 theo quyết định số 1593QĐ/BXD ngày 14 tháng 11 năm 2003 của Bộ Trưởng Bộ Xây dựng. Công ty Cổ phần Thương mại & Vận tải Sông Đà hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 0303000131 do phòng đăng ký kinh doanh Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Hà Tây cấp ngày 24 tháng 12 năm 2003. Đăng ký thay đổi lần thứ nhất ngày 16 tháng 5 năm 2005. Trụ sở chính của Công ty Cổ phần Thương mại & Vận tải Sông Đà ở B28- TT12- Khu Đô thị Văn Quán- Thành phố Hà Đông - Tỉnh Hà Tây. Điện thoại: 0343543811 Fax: 034-515810 E-mail: sotraco@fpt.vn Logo: Qua hơn mười năm thành lập và phát triển, Công ty đã thu được những thành tựu đáng kể và từng bước khẳng định được vị trí của mình. Sau đây là một số chỉ tiêu quan trọng của Công ty trong 3 năm gần đây: (Đơn vị tính: 1.000 đồng) STT Các chỉ tiêu chủ yếu Thực hiện 2005 Thực hiện 2006 Thực hiện 2007 1 Tổng giá trị sản xuất kinh doanh 74.621.000 86.681.000 115.030.000 2 Doanh thu 67.270.000 69.523.000 95.536.000 3 Nộp Ngân sách Nhà nước 645.856 857.820 1.179.456 4 Lợi nhuận 434.000 341.000 6.730.000 5 Thu nhập bình quân 1.307 1.732 2.548 Biểu 01: BẢNG CÁC CHỈ TIÊU KINH DOANH NĂM 2005,2006,2007 1.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Cơ cấu tổ chức quản lí Công ty theo mô hình trực tuyến chức năng.Tổng giám đốc là người có quyền lực cao nhất và là người đại diện cao nhất của Công ty trước pháp luật. Giúp việc cho Tổng giám đốc có các Phó tổng giám đốc cùng các chuyên gia trong nhiều lĩnh vực như: Kế hoạch, Tài chính kế toán, Kinh doanh, Quản lý kỹ thuật cơ giới, .Bên dưới là một hệ thống phòng ban chức năng được bố trí chặt chẽ nhằm giúp việc cho các Tổng giám đốc và phó Tổng giám đốc. Công ty có 6 phòng ban, mỗi phòng ban có các chức năng, nhiệm vụ riêng biệt. Mối quan hệ giữa các phòng trong Công ty là mối quan hệ bình đẳng, hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ đã được giao để cùng thực hiện tốt những nhiệm vụ chung của Công ty. Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): Bao gồm tất cả các cổ đông tham dự, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty. Tham gia đóng góp ý kiến xây dựng và biểu quyết thông qua điều lệ tổ chức hoạt động và định hướng và phát triển của Công ty. Kiểm soát hoạt động của Hội Đồng Quản Trị và Ban Kiểm Soát. Hội đồng quản trị (HĐQT): là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty, HĐQT có nhiệm vụ quyết định chiến lược phát triển của Công ty, giải pháp phát triển thị trường, triệu tập họp ĐHĐCĐ, thực hiện hợp đồng kinh tế, cơ cấu tổ chức, cơ cấu quản lý nội bộ Công ty, mua bán cổ phiếu… Ban kiểm soát (BKS): có nhiệm vụ kiểm tra tính trung thực hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép, lưu giữ chứng từ sổ sách kế toán và báo cáo tài chính của Công ty. Tổng Giám đốc (TGĐ): Do HĐQT bổ nhiệm. TGĐ có nhiệm vụ điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty, là người đại diện theo pháp luật của công ty, tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty. Các Phó tổng giám đốc: Công ty có 03 Phó tổng giám đốc là người giúp việc cho Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về các công việc được phân công, chủ động giải quyết những vấn đề mà Tổng Giám đốc đã uỷ quyền và phân công theo đúng chế độ của Nhà nước và điều lệ của Công ty. Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tham mưu giúp HĐQT và Tổng Giám đốc Công ty thực hiện các công việc cụ thể như: tổ chức nhân sự sản xuất; thực hiện công tác tuyển dụng, quản lý và sử dụng lao động; thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra việc thực hiện nội dung kỷ luật lao động . Phòng tài chính kế toán: Là bộ phận chức năng giúp việc cho HĐQT và Tổng Giám đốc trong các lĩnh vực cụ thể sau: Hạch toán kế toán; quản lý hoạt động tài chính toàn Công ty; hướng dẫn và kiểm tra công tác hạch toán kế toán của các đơn vị… Phòng quản lý kỹ thuật: tham mưu cho Tổng Giám đốc trong lĩnh vực thi công công trình; kiểm duyệt hồ sơ thiết kế, hồ sơ dự thầu xây lắp; nghiệm thu sản phẩm, kiểm tra chất lượng kỹ thuật; phát triển sản phẩm mới . Phòng cơ khí cơ giới: Là bộ phận chức năng trợ giúp Tổng Giám đốc trong các lĩnh vực như: phụ trách công tác duy tu bảo dưỡng thiết bị; điều động, quản lý xe máy; quyết định đầu tư mới, tái đầu tư thiết bị . Phòng kinh tế kế hoạch: tham mưu giúp Tổng Giám đốc trong công tác xây dựng kế hoạch, kiểm tra thực hiện kế hoạch, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty; công tác thiết lập các chiến lược tiếp thị, marketing . Phòng kinh doanh: tham mưu giúp Tổng Giám đốc trong các lĩnh vực: quản lý và phát triển hoạt động kinh doanh; phát triển hệ thống chi nhánh của Công ty; quản lý, đào tạo và phát triển nhân viên; đàm phán và hợp tác với đối tác; tìm kiếm và quản lý khách hàng… Có thể khái quát cơ cấu tổ chức của Công ty như sau: ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT Tổng Giám đốc Phó tổng giám đốc ( phụ trách kỹ thuật, xây dựng) Phó tổng giám đốc ( phụ trách kinh tế) Phòng quản lý kỹ thuật Phòng cơ khí cơ giới Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng kinh tế kế hoạch Đội xây dựng số 1 Đội xây dựng số 2 Đội xây dựng Thanh Niên Chi nhánh Hà Tây Xí nghiệp SOTRACO I Đội xây dựng An Khánhh Sơ đồ 01: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Thương mại & Vận tải Sông Đà 1.1.3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Là một doanh nghiệp xây dựng nên Công ty Cổ phần Thương mại & Vận tải Sông Đà luôn xác định xây lắp là sản phẩm truyền thống, mũi nhọn, làm chỗ dựa để Công ty tồn tại và phát triển. Sản phẩm xây lắp của Công ty rất đa dạng, có thể chia làm hai nhóm chính là: sản phẩm xây dựng công nghiệp và sản phẩm xây dựng dân dụng. Sản phẩm xây lắp của Công ty là những công trình được xây dựng và sử dụng tại chỗ, sản phẩm đơn chiếc, có kích thước và chi phí lớn, thời gian sử dụng lâu dài. Xuất phát từ đặc điểm đó, quy trình sản xuất của Công ty có đặc thù là khá phức tạp, được thực hiện qua 5 giai đoạn khác nhau, mỗi giai đoạn có một đặc điểm riêng. Giai đoạn 1: Giai đoạn khảo sát thiết kế Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình thực hiện thi công công trình, nó quyết định sự tồn tại của công trình. Trong giai đoạn này, Công ty sẽ có một đội ngũ cán bộ kỹ thuật đảm nhận việc khảo sát địa hình, địa thế, khí hậu … của khu vực thi công cũng như xem xét một cách chặt chẽ các quy hoạch đô thị của Nhà nước. Từ đó, Công ty sẽ đề ra các phương án thiết kế và thi công hợp lý. Giai đoạn 2: Giai đoạn dọn mặt bằng làm móng Giai đoạn này là giai đoạn phức tạp, khó và có ảnh hưởng đến độ bền vững của công trình. Việc tạo mặt bằng phải đáp ứng được các yêu cầu của việc thiết kế cũng như việc thi công công trình. Việc dọn mặt bằng làm móng được Công ty giao cho xí nghiệp xây lắp. Giai đoạn 3: Giai đoạn đúc bê tông Trong giai đoạn này các xí nghiệp xây lắp với các tổ, đội thi công sẽ thực hiện việc đổ nền, trần dầm cột theo đúng thiết kế. Các công nghệ được sử dụng trong giai đoạn này bao gồm: Đổ bê tông, bơm bê tông, dây chuyền xây dựng cọc Baret để làm móng nhà 27 tầng, công nghệ dự ứng lực áp dụng cho xây dựng sàn nhà 27 tầng trên diện tích rộng không dầm. Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số cẩu thép hiện đại có tầm cao trên 100m và tầm với trên 50 m trong xây dựng nhà cao tầng. Giai đoạn 4: Xây thô tường ngăn và trát Giai đoạn 5: Trang trí nội thất, ngoại thất, điện nước… Tất cả các giai đoạn trên của quá trình xây lắp được trực tiếp thực hiện bởi các đội xây dựng. Các đội xây dựng này thực hiện các công việc độc lập để hoàn thành từng giai đoạn của quá trình xây lắp. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây lắp của Công ty có thể được khái quát thành sơ đồ sau: Sơ đồ 02: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Cổ phần Thương mại & Vận tải Sông Đà 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh và quản lí, Công ty Công ty Cổ phần Thương mại & Vận tải Sông Đà tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán. Phòng kế toán có nhiệm vụ phản ánh, giám sát chặt chẽ KHẢO SÁT THIẾT KẾ DỌN MẶT BẰNG LÀM MÓNG ĐÚC BÊ TÔNG XÂY VÀ TRÁT HOÀN THIỆN tình hình kinh doanh, tổ chức thu thập xử lí và cung cấp thông tin kinh tế phục vụ công tác quản lí. Để cho quá trình hạch toán phù hợp với chế độ kế toán mới, phòng kế toán của Công ty đã nhanh chóng tổ chức lại công tác kế toán của phòng mình. Mặt khác, Công ty còn ứng dụng các phương tiện khoa học kỹ thuật để cơ giới hóa công tác kế toán, tổ chức bồi dưỡng cho cán bộ công nhân viên vận hành và sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty khá hoàn chỉnh, bao gồm: 1 kế toán trưởng, 1 phó kế toán trưởng, 1 kế toán công nợ, 1 kế toán tài sản cố định, 1 kế toán ngân hàng, 1 kế toán thuế và 1 thủ quĩ. Tại các chi nhánh của Công ty cũng có các ban kế toán riêng, thực hiện việc hạch toán riêng biệt và định kỳ hàng tháng gửi số liệu về Phòng tài chính kế toán của Công ty. Mỗi kế toán đều có nhiệm vụ và chức năng riêng, cụ thể như sau: Kế toán trưởng: Phụ trách chung toàn bộ công việc kế toán tài chính theo đúng chức năng nhiệm vụ phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán, tín dụng và thông tin kinh tế toàn công ty. Phổ biến, hướng dẫn các chính sách của Nhà nước, phân công nhiệm vụ cho cán bộ kế toán của Công ty. Kết hợp với các phòng ban trong Công ty lập và xây dựng các định mức về chi phí tiền lương, giá thành, kế hoạch sản xuất, kế hoạch sử dụng vật tư, kế hoạch thu vốn, nhu cầu vốn, phương án sản xuất kinh doanh…. Phó kế toán trưởng: Giải quyết các công việc khi kế toán trưởng đi vắng, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc hạch toán kế toán theo quy định; kết hợp cùng các bộ phận kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ được giao; tham gia phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; thực hiện việc kiểm tra toàn bộ báo cáo kế toán của các chi nhánh, xí nghiệp trước khi lập báo cáo toàn Công ty; kế toán tổng hợp toàn Công ty; cuối tháng, cuối quý đôn đốc các bộ phận trong Công ty tập hợp số liệu, khóa sổ để lập báo cáo kế toán. Báo cáo kế toán trưởng kịp thời về xử lý số liệu kế toán hàng tháng trước khi khóa sổ kế toán và lập Báo cáo Tài chính… Kế toán công nợ: Lập kế hoạch phải thu, phải trả khách hàng, đi báo nợ, thu vốn các đơn vị trong và ngoài Tổng công ty. Kế toán công nợ phải thu, phải trả khách hàng, công nợ tạm ứng, công nợ phải thu, phải trả khác. Hàng tháng thông báo cho các khách hàng, chủ công trình và các tổ chức cá nhân khác đối chiếu công nợ theo định kỳ vào ngày 20, 30 hàng tháng. Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng công ty về công tác thu vốn, số liệu, chất lượng báo cáo và tiến độ nộp báo cáo… Kế toán tài sản cố định: Kế toán TSCĐ, tăng, giảm TSCĐ…, lập hồ sơ tăng, giảm TSCĐ. Kết hợp cùng phòng KT-KT, cơ giới, đội xe lên kế hoạch sửa chữa lớn, sửa chữa nhỏ, quyết toán chi phí sửa chữa. Lập và hướng dẫn hạch toán tăng, giảm TSCĐ đối với các đơn vị trực thuộc. Tổng hợp, kiểm kê TSCĐ toàn công ty định kì 6 tháng, 1 năm. Kế toán ngân hàng: Lập kế hoạch tín dụng vay ngân hàng bao gồm kế hoạch vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn theo các dự án đầu tư. Kế toán ngân hàng, kiểm tra bộ chứng từ viết lệnh chuyển tiền thanh toán với khách hàng, hàng ngày theo dõi số dư trên tài khoản để lên kế hoạch thu hồi vốn. Định kì đối chiếu số dư tiền gửi với ngân hàng có xác nhận của ngân hàng. Tham gia tổ chứng khoán của công ty, có trách nhiệm đặt lệnh giao dịch mua bán với các trung tâm chứng khoán. Cuối kì đối chiếu và xác nhận số dư với ngân hàng, sở giao dịch chứng khoán. Kế toán thuế: Hàng tháng kê khai thuế GTGT đối với các cục thuế và nộp trước ngày 20 tháng sau, quyết toán thuế GTGT với các cục thuế theo quy định hiện hành. Quyết toán, theo dõi lượng hóa đơn sử dụng hàng tháng, hàng năm với với cục thuế theo quy định của Nhà nước.Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân. Đôn đốc các đơn vị kê khai và thực hiện các khoản nộp với Nhà nước. Thủ quỹ: Kết hợp cùng các bộ phận kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ được giao. Kế toán tiền mặt, hàng ngày viết phiếu thu chi và chuyển chứng từ cho kế toán nhật ký chung để cập nhập số liệu vào máy. Cuối mỗi ngày tháng lập sổ thu chi tiền mặt để chốt số dư tiền mặt tồn quĩ. Mở sổ theo dõi danh sách cổ đông. Có thể khái quát tổ chức bộ máy kế toán của Công ty qua sơ đồ sau: Phó kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán tài sản cố định Kế toán ngân hàng Kế toán thuế Thủ quỹ Kế toán trưởng Sơ đồ 03: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.Với hình thức này, để kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp, Công ty sử dụng các loại sổ kế toán như: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái và Sổ chi tiết các tài khoản 621, 622, 623, 627 154 và 632. Để tạo thuận lợi cho cho việc xử lý thông tin nhanh chóng, kịp thời, Công ty đã sử dụng hệ thống phần mềm kế toán máy có tên Sông Đà Accounting. Đây là phần mềm kế toán do Công ty thuê viết nên rất phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty. Hằng ngày, khi các chi phí sản xuất phát sinh thì kế toán các Đội xây dựng sẽ tập hợp các hóa đơn chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng tổng hợp chi phí dịch vụ mua ngoài…Cuối tháng, kế toán các Đội xây dựng chuyển các hóa đơn [...]... tháng, số liệu tại các sổ chi tiết, sổ cái sẽ được tổng hợp để in ra Bảng tổng hợp chi phí sản xuất và Thẻ tính giá thành Đồng thời, kế toán cộng số liệu trên các sổ cái, lập bảng cân đối để kiểm tra và lập các báo cáo liên quan Hình thức Nhật ký chung sử dụng phần mềm Sông Đà Accounting với giao diện dễ hiểu nên việc sử dụng rất đơn giản và ít nhầm lẫn Phần mềm kế toán theo dõi chi tiết từng khoản chi...chứng từ này về Phòng tài chính kế toán của Công ty để làm căn cứ vào sổ Kế toán Công ty sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ sẽ tiến hành nhập số liệu vào máy tính Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh, chương trình sẽ tự động hạch toán vào sổ " Nhật ký chung", các... phí phát sinh là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung…của từng công trình, hạng mục công trình nên việc hạch toán rất chính xác và nhanh gọn Có thể khái quát quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty như sau: Chứng từ chi phí Nhật ký chung Sổ cái TK 621,622,623,... như sau: Chứng từ chi phí Nhật ký chung Sổ cái TK 621,622,623, Sổ chi tiết các TK 621,622,623,627,154,632 Thẻ tính giá thành và các bảng tổng hợp chi tiết chi phí 627,154,632 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 04: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp . thân của Công ty Cổ phần Thương mại & Vận tải Sông Đà là Công ty Xây lắp- Vật tư- Vận tải Sông Đà 12 trực thuộc Tổng Công ty Sông Đà. Công ty Xây lắp-. Thực hiện chủ trương về tiến trình cổ phần hoá của Nhà nước và Tổng công ty Sông Đà, Công ty Cổ phần Thương mại & Vận tải Sông Đà đã được chuyển đổi