Giai đoạn ILập kế hoạch và thiết kế chương trình kiểm toán Giai đoạn IIThực hiện kế hoạch kiểm toán Giai đoạn IIIKết thúc kiểm toán Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Hồng Thuý THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH KIỂM TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH ĐƯỢC THỰC HIỆN BỞI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH (ACAGROUP) 2.1. Đặc điểm kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty Trong kiểm toán báo cáo tài chính lương và các khoản trích theo lương chiếm một vị trí quan trọng hơn nữa nó còn có mối liên hệ trực tiếp với các khoản mục khác trong cuộc kiểm toán, do dó quá trình kiểm toán lương và các khoản trích theo lương luôn được các kiểm toán viên quan tâm trong mọi cuộc kiểm toán. Khi kiểm toán lương và các khoản trích theo lương Công ty luôn gắn chúng trong mối quan hệ chặt chẽ với quy trình kiểm toán chung của cuộc kiểm toán báo cáo tài chính. Quy trình kiểm toán đó được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Ba giai đoạn của cuộc kiểm toán 2.1.1. Lập kế hoạch và thiết kế chương trình kiểm toán Trịnh Phương Thảo - Kiểm toán 46A 11 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Hồng Thuý Chuẩn bị lập kế hoạch là giai đoạn khởi đầu của một cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính. Trong giai đoạn này, chủ nhiệm kiểm toán sẽ tiến hành tìm hiểu sơ bộ về khách hàng sắp thực hiện cuộc kiểm toán, đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán, nhận diện lý do, lựa chọn đội ngũ nhân viên sẽ tiến hành cuộc kiểm toán và ký hợp đồng với khách hàng. Đây là một đoạn quan trọng trong bất cứ cuộc kiểm toán nào vì nó giúp cho Kiểm toán viên có được cái nhìn tổng thể về các hoạt động kinh doanh đang diễn ra xung quanh doanh nghiệp. Dựa trên những kinh nghiệm thực tế với các xét đoán nghề nghiệp Kiểm toán viên sẽ xác định những sự kiện, nghiệp vụ có khả năng ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC của công ty khách hàng, qua đó Kiểm toán viên sẽ đưa ra các quyết định và hướng giải quyết cho cả quá trình kiểm toán. Tiếp cận, tìm hiểu khách hàng Công việc tiếp cận, tìm hiểu khách hàng sẽ khác nhau đối với những khách hàng khác nhau, tuy nhiên có thể chia chúng ra thành hai trường hợp. Thứ nhất,đối với khách hàng mới được kiểm toán lần đầu: để thu thập những thông tin về khách hàng, đơn giản nhất Kiểm toán viên có thể thu thập các thông tin thông qua các kiểm toán viên tiền nhiệm, báo cáo kiểm toán của các năm trước, hoặc nghiên cứu sách báo, tạp chí chuyên ngành thẩm tra các bên thông tin về khách hàng như ngân hàng, cố vấn pháp lý trong trường hợp đặc biệt Công ty kiểm toán có thể thông qua trung gian để mua thông tin liên quan tới khách hàng. Thứ hai,đối với khách hàng cũ: hàng năm Kiểm toán viên cập nhật các thông tin về khách hàng và những thông tin liên quan trong năm tài chính vừa diễn ra. Bên cạnh đó, Kiểm toán viên có thể tham khảo những thông tin liên quan đến khách hàng qua các file kiểm toán năm trước. Sau khi có cái nhìn sơ lược, Công ty gửi chào hàng cho tất cả các khách hàng của mình, khi cả hai bên xem xét các sự kiện và đưa ra ý kiến chấp nhận kiểm toán, cả hai bên sẽ kí kết hợp đồng kiểm toán. Lập kế, chương trình kiểm toán Trịnh Phương Thảo - Kiểm toán 46A 22 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Hồng Thuý Kế hoạch và chương trình kiểm toán là công việc cần thiết khi thực hiện một cuộc kiểm toán, bởi lẽ khi kiểm toán không có kế hoạch và chương trình kiểm toán chẳng khác nào ta đi vào rừng sâu không có bản đồ. Kế hoạch kiểm toán gồm ba loại đó là kế hoạch kiểm toán chiến lược, kế hoạch kiểm toán tổng quát và chương trình kiểm toán. Khi lập kế hoạch kiểm toán tổng quát kiểm toán viên cần quan tâm đến những công việc sau: Thứ nhất, thu thập những thông tin cơ sở và thông tin pháp lý liên quan tới khách hàng. Thật vậy, mỗi ngành nghề đều có những hệ thống kế toán riêng và áp dụng các nguyên tắc kế toán đặc thù, do đó để thực hiện được kiểm toán lương và các khoản trích theo lương Kiểm toán viên cần tìm hiểu những thông tin về loại hình doanh nghiệp, chế độ kế toán áp dụng, số lượng nhân viên tại thời điểm kiểm toán, quy trình tuyển dụng, và những thông tin liên quan đến chính sách tiền lương tại công ty khách hàng ví dụ nhưng thoả ước lao động tập thể, quyết định liên quan đến tiền lương. Thứ hai, sau khi thu thập được các thông tin cơ sở và những thông tin về nghĩa vụ pháp lý Kiểm toán viên tiến hành phân tích bước đầu để tìm ra những yếu tố bất thường đối với các khoản mục liên quan. Quá trình phân tích trong giai đoạn này gắn liền với việc phân tích tổng quan Thứ ba, đánh giá mức trọng yếu và rủi ro đối với các khoản mục liên quan đến lương và các khoản trích theo lương. Trước hết, kiểm toán viên có những ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho toàn bộ BCTC, sau đó Kiểm toán viên cần phân bổ mức ước lượng này cho từng khoản mục lương và các khoản trích theo lương trên báo cáo tài chính. Đó chính là sai sót có thể chấp nhận được đối với từng khoản mục. Để đánh giá rủi ro của cuộc kiểm toán, kiểm toán viên đánh giá trên hai phương diện đó là phương diện toàn bộ báo cáo tài chính và phương diện số dư khoản mục. Ở đây ta quan tâm đến việc đánh giá rủi ro trên phương diện khoản mục và mức độ rủi ro dựa trên hai bộ phận cấu thành đó là rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát. Các loại rủi ro kiểm toán có thể được đánh giá cụ thể bằng các Trịnh Phương Thảo - Kiểm toán 46A 33 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Hồng Thuý yếu tố định tính như “thấp”, “trung bình”, “cao”. Tuy nhiên, Công ty hiện nay mới thực hiện các cuộc kiểm toán ở quy mô trung bình thời gian và số lượng Kiểm toán viên có hạn bởi vậy hiện nay để thuận tiện cho công việc kiểm toán, Kiểm toán viên thường đánh giá các khoản mục có mức độ rủi ro có mức độ “cao”. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc kiểm toán viên phải thu thập một số lượng bằng chứng lớn trong quá trình xác minh báo cáo tài chính trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu. Thứ tư, thiết kế chương trình kiểm toán đối với quy trình kiểm toán lương và các khoản trích theo lương. Chương trình kiểm toán sẽ được lập một cách tổng quát cho các khoản mục cụ thể, bởi vậy nó không được xây dựng cụ thể cho từng khách hàng. Tuy nhiên, chương trình kiểm toán sẽ được sửa đổi bổ sung nếu theo đánh giá của Kiểm toán viên chương trình kiểm toán chưa bao quát hết những sai sót tiềm tàng liên quan đến cuộc kiểm toán. Theo chủ nhiệm kiểm toán chương trình kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty hiện giờ có thể bao quát được những sai sót bởi vậy sẽ không có những thay đổi lớn trong việc áp dụng chương trình Kiểm toán. Dưới đây là chương trình kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương đang được áp dụng tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính (ACAGroup): CHƯƠNG TRÌNH KIỂM TOÁN LƯƠNG, CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Trịnh Phương Thảo - Kiểm toán 46A 44 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Hồng Thuý Tên khách hàng: Đã được xem xét bởi: Nhóm trưởng: Trưởng (Phó) phòng: Giám đốc (Phó Giám đốc): Niên độ kế toán: Ngày: . Ngày: . Ngày: . I. Tài liệu yêu cầu khách hàng cần chuẩn bị: - Sổ tài khoản tiền lương phải trả, BHXH và BHYT - Bảng lương, chính sách tăng lương hàng năm, bảng tính BHXH và BHYT - Biên bản quyết toán BHXH và BHYT (nếu có) - Bảng kê nộp BHXH, BHYT, thuế thu nhập cá nhân và các chứng từ liên quan II Mục tiêu kiểm toán - Đầy đủ: Các khoản tiền lương, BHXH, BHYT còn phải trả cuối mỗi kỳ được hạch toán đầy đủ. Chi phí tiền lương, BHXH và BHYT đã được tính đúng và đủ theo quy định và có đảm bảo phù hợp với các cam kết của doanh nghiệp. - Trình bày và công bố:Đảm bảo chỉ tiêu tiền lương, BHXH, BHYT được trình bày và công bố phù hợp. Thủ tục kiểm toán Trình tự kiểm toán Ngoại lệ Trịnh Phương Thảo - Kiểm toán 46A 55 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Hồng Thuý Tha m chiếu Chữ ký, ngày Y/N Đã làm rõ A. Thủ tục phân tích 1. Tìm hiểu hệ thống trả lương của đơn vị: cách tính lương, trả lương, ghi nhận về hệ thống kiểm soát (các bộ phận tham gia, chứng từ, việc phê duyệt, kiểm tra, thanh toán .) 2. So sánh biến động của chi phí tiền lương và biến động về cơ cấu tiền lương trên tổng chi phí giữa các tháng trong năm, năm trước với năm nay, hoặc số năm nay với số kế hoạch. Xem xét các biến động đó có phù hợp với việc tăng giảm số lượng lao động, chính sách lương của đơn vị: tăng giảm khối lượng sản xuất, doanh thu. 3. Kiểm tra tính hợp lý để đảm bảo rằng: quỹ tiền lương được xây dựng đúng theo quy định (áp dụng đối với các đơn vị được khoán tỷ lệ quỹ lương) 4. So sánh sự biến động của BHXH và BHYT có cùng tốc độ biến động với tiền lương hay không? Ước tính BHXH, BHYT theo quy định và so sánh với thực tế ghi nhận. B. Thủ tục kiểm toán chi tiết Tuỳ theo kết quả của thủ tục phân tích thì mức độ kiểm tra chi tiết sẽ được thực hiện cho phù hợp (mức độ cao hoặc thấp). 1. Kiểm tra cách trình bày khoản mục tiền lương phải trả trong bảng cân đối kế toán; đối chiếu giữa chi tiết và tổng hợp 2. Đối chiếu số liệu kế toán với bảng lương/sổ lương. Chọn các tháng có biến động lớn để kiểm Trịnh Phương Thảo - Kiểm toán 46A 66 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Hồng Thuý tra một số tính toán (lương cơ bản, làm thêm giờ, BHXH, BHYT, thuế thu nhập .) 3. Kiểm tra cụ thể cho một vài mẫu (cá nhân) để thấy mọi chính sách theo thoả thuận của cá nhân và người lao động trong hợp đồng, thoả ước lao động tập thể đã được thực hiện (lương, thưởng) 4. Kiểm tra việc trích nộp BHXH, BHYT theo đúng quy định 5. Kiểm tra việc khấu trừ BHXH, BHYT, thuế thu nhập cá nhân có tuân thủ theo những quy định chung hay không? 6. Đảm bảo lương đã được dự phòng đầy đủ và phù hợp với niên độ. C. Các thủ tục bổ sung (nếu có) II. Kết luận và kiến nghị A. Kết luận về mục tiêu kiểm toán B. Kiến nghị Các vấn đề cần tiếp tục theo dõi trong những đợt kiểm toán sau Ngày hoàn thành: Người thực hiện: 2.1.2. Thực hiện kiểm toán Giai đoạn thực hiện cuộc kiểm toán là giai đoạn Kiểm toán viên đi thu thập bằng chứng nhằm xác minh tính trung thực và hợp lý những thông tin trên Trịnh Phương Thảo - Kiểm toán 46A 77 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Hồng Thuý báo cáo tài chính tại đơn vị khách hàng. Trong giai đoạn này Kiểm toán viên làm những công việc sau: Thứ nhất, đánh giá thủ tục kiểm soát đối với chu trình kiểm toán lương và các khoản trích theo lương. Để đánh giá thủ tục kiểm soát đối với chu trình kiểm toán tiền lương tại đơn vị khách hàng Kiểm toán viên quan tâm đến những vấn đề sau: quá trình kiểm soát đối với các nghiệp vụ phê chuẩn, quá trình ghi sổ, quá trình thực chi. Kiểm toán viên xem xét xem tại công ty khách hàng có thiết lập một chính sách và thủ tục tuyển dụng rõ ràng không, xem xét sổ nhân sự, xem xét quá trình phê duyệt; hệ thống tài khoản và cách hạch toán; ngoài ta cần phải soát xét những thủ tục chi lương như quá trình chi lương và cách hạch toán . Quá trình đánh giá đó giúp Kiểm toán viên quyết định số lượng bằng chứng kiểm toán khi kiểm tra chi tiết. Thứ hai, Kiểm toán viên thực hiện các thủ tục phân tích, thông thường Kiểm toán viên sử dụng các tỷ lệ trong quá trình so sánh để xem xét những biến động của các khoản mục đó qua thời gian. Sau đây là một số những thủ tục phân tích khi kiểm toán lương và các khoản trích theo lương. So sánh số liệu của tài khoản liên quan đến tiền lương giữa niên độ này với các niên độ trước, xem xét sự thay đổi mức lương, bảo hiểm và thuế giữa các kỳ kế toán. So sánh tỷ lệ giữa chi phí tiền lương và chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí tiền lương với chi phí bán hàng. So sánh tỷ lệ thuế thu nhập cá nhân trong tổng số tiền lương, số dư BHXH, BHYT, KPCĐ giữa các kỳ để phát hiện ra những sai phạm trong khi thực hiện thủ tục trích theo lương. Cuối cùng, Kiểm toán viên có thể tự ước tính và so sánh những ước tính đó với thực tế để tìm ra chênh lệch. Thứ ba, thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết, đối với những Kiểm toán viên có kinh nghiệm chỉ cần thực hiện thông qua thủ tục phân tích có thể đánh giá rõ mức độ trọng yếu và rủi ro nằm ở đâu để tập trung kiểm tra chi tiết. Kiểm tra chi Trịnh Phương Thảo - Kiểm toán 46A 88 Chuyên đề thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thị Hồng Thuý tiết giúp cho kiểm toán viên khẳng định lại những nghi vấn của mình và đưa ra ý kiến kiểm toán một cách chính xác. Công việc kiểm tra chi tiết chủ yếu là đối chiếu giữa chứng từ với sổ sách, xem xét các giấy tờ liên quan, tính lại các bảng tính lương… 2.1.3. Kết thúc kiểm toán Sau khi thực hiện xong cuộc kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán sẽ tiến hành thu thập các thông tin liên quan tới các khoản mục, trao đổi với các staff về các phần hành kiểm toán của họ, tiến hành xem xét điều chỉnh nếu có. Bên cạnh đó, Kiểm toán viên còn soát xét những sự hiện sau ngày kết thúc niên độ, viết thư quản lý, gặp mặt khách hàng và ra báo cáo kiểm toán. 2.2. Quá trình kiểm toán lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn tài chính (ACAGroup) Để có cái nhìn chính xác ta sẽ xem xét quá trình thực hiện kiểm toán lương và các khoản trích theo lương của Công ty đối với hai khách hàng của mình. Quá trình kiểm toán với một khách hàng là doanh nghiệp nhà nước là đơn vị mới thành lập năm 2005 có quy mô trung bình cách thức hạch toán đơn giản lần đầu tiên được kiểm toán bởi ACAGroup có tên là Quỹ ABC, khách hàng thứ hai là một công ty cổ phần có quy mô nhỏ được là khách hàng đã được Công ty kiểm toán lần này là lần thứ hai có tên là Công ty XYZ. 2.2.1. Khách hàng thứ nhất Quỹ ABC 2.2.1.1. Chuẩn bị kiểm toán Tiếp cận khách hàng Quỹ ABC được Công ty biết đến qua trang web giới thiệu về các đơn vị trong ngành viễn thông, Công ty nhập mã số thuế tìm hiểu địa chỉ và gửi thư mời kiểm toán. Sau khi thư mời kiểm toán được chấp nhận Kiểm toán viên tiến hành gặp mặt ban lãnh đạo Quỹ trao đổi một số vấn đề liên quan đến giá phí kiểm toán, hình thức kiểm toán và ký hợp đồng kiểm toán. Kiểm toán viên sẽ gửi cho đơn vị khách hàng một bản kế hoạch về thời gian kiểm toán, số lượng nhân viên kiểm toán, người soát xét quá trình kiểm toán… Trịnh Phương Thảo - Kiểm toán 46A 99 . Thuý THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH KIỂM TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH ĐƯỢC THỰC HIỆN BỞI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ. TƯ VẤN TÀI CHÍNH (ACAGROUP) 2.1. Đặc điểm kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty Trong kiểm toán