ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam Tên công ty : CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM Tên giao dịch: VIET NAM TECHNOLOGY AND INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: INVETECH .,JSC Địa chỉ trụ sở chính: Số 25, ngõ 1043 Đường Giải Phóng, Hoàng Mai, Hà Nội Điện thoại : 04-8618141 Fax : 04-6422269 - Số tài khoản: 431101.000569 tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam Hà Nội Giấy phép ĐKKD số: 0103005238 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 07 tháng 9 năm 2004. Công ty kinh doanh các ngành nghề chủ yếu sau : - Tư vấn, cung cấp, lắp đặt, bảo trì thiết bị: Thang máy, nâng hạ, tự động hoá cơ điện lạnh, điện tử viễn thông, an ninh, giám sát, tin học, phần mềm tin học. - Xuất nhập khẩu tất cả các mặt hàng công ty kinh doanh - Kinh doanh, sản xuất, gia công hàng cơ kim khí - Sản xuất, mua bán, các dịch vụ trang trí nội thất, ngoại thất, vườn hoa, cây cảnh. - Mua bán máy móc, thiết bị hàng hoá, vật tư chuyên ngành (điện, điện tử, cơ điện lạnh, điện tử viễn thông, y tế, thí nghiệm, cấp thoát nước) - Môi giới thương mại - Vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách 1.1.1. Danh mục hàng bán của Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam Do đặc thù của ngành nghề kinh doanh là cung cấp và lắp đặt thiết bị thang máy, vận tải hàng hoá nên phần lớn tài sản trong Công ty là các loại thang máy, mô tơ…. phương tiện là công cụ dụng cụ để kinh doanh. _ Là một Công ty mang tính chất đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập có quan hệ hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác nên hàng năm Công ty đã xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hợp lý để tạo ra lợi nhuận tối ưu nhất _ Công ty có nhiệm vụ sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn đúng chế độ hiện hành. _ Tuân thủ hợp đồng kinh tế đã ký, đảm bảo chữ tín đối với bạn hàng. _ Nắm bắt khả năng sản xuất kinh doanh, nhu cầu của thị trường để tổ chức sản xuất kinh doanh hợp lý. _ Chấp hành và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ nộp ngân sách nhà nước, đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động. Quy trình bán hàng của Công ty Đề nghị tạm ứng Phụ trách bộ phận ký duyệt Kế toán trưởng ký duyệt Giám đốc ký duyệt Ký hợp đồng lắp đặt Thỏa thuận giá cả Yêu cầu khách hàng Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam chuyên kinh doanh các loại thang máy dùng cho các khu chung cư, khu đô thị, các siêu thị lớn, các văn phòng của Chính phủ, UBND các cấp, các trụ sở của các Công ty lớn… Nói chung là các nhà cao tầng. Thang máy gồm rất nhiều loại tuỳ theo yêu cầu khách hàng. Nhưng thường là công ty bán nhiều nhất là các loại thang máy: Ký hiệu Tải trọng (kg) Số người tối đa có thể trở được P6-CO 450 6 P9-CO 530 9 P12-CO 800 12 P15-CO 1000 15 P20-CO 1350 20 P24-CO 1600 24 B1250-2L 1350 20 B1600-2L 1600 24 - Những thang máy nhỏ như P6-CO, P9-CO thì có thể dùng trong các toà nhà nhỏ với lượng đi lại ít, còn những loại thang máy P12-CO đến P15-CO có thể dùng trong các toà nhà cỡ trung bình với lượng người lưu thông vừa phải. Vì tốc độ của các loại thang máy này là chưa cao. Còn các loại P20+CO, P24-CO, B1250-2L, B1600-2L dùng trong các siêu thị, các trung tâm thương mại, sân bay… nói chung là dùng cho các toà nhà lớn với lượng người lưu thông cao. Nguồn nhập hàng chủ yếu là hàng của hãng Mitsubishi đó là nhà máy của Nhật đặt tại Thái Lan, Hàn Quốc. Sau khi ký kết hợp đồng với người đại diện bên mua thì Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam sẽ gửi bản thiết kế và kích thước thang máy sang nhà máy Mitsubishi sản xuất ở Hàn Quốc hoặc Thái Lan. 1.1.2. Thị trường của Công ty - Thị trường đầu vào: Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam liên kết với Công ty Mitsubishi – Thái Lan và Công ty Sigma – Hàn Quốc để sản xuất thang máy. - Thị trường đầu ra: Tất cả các tỉnh thành trong cả nước Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam xuất hàng chủ yếu cho các Công trình cao tầng như: khu chung cư cao tầng, khu đô thị, các siêu thị lớn, các văn phòng của Chính phủ, UBND các cấp, các trụ sở của các Công ty … hoặc các công trình nhà cao tầng của người dân. Nói chung là Công ty phục vụ tất cả các đơn đặt hàng khi khách hàng có nhu cầu. 1.1.3. Phương thức bán hàng của Công ty Đặc điểm thang máy của mỗi công trình là khác nhau. Kích thước mỗi thang máy to nhỏ khác nhau nên không thể nhập khẩu hàng loạt mà phải theo đơn đặt hàng. Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp bán hàng là bán hàng theo hợp đồng. Thang máy là hàng hoá đặc biệt có khối lượng nặng và cần độ an toàn cao cho người sử dụng. Do đó phương thức bán hàng cũng phải riêng, Công ty nhận được đơn đặt hàng Công ty sẽ cử bộ phận kỹ thuật kinh doanh xuống khảo sát công trình và đưa ra kích thước thang máy, độ dài của dây cáp và các thiết bị cần thiết để lắp đặt. Từ đó tính ra tiền và cùng với bên đặt hàng làm hợp đồng mua bán. Sau khi ký hợp đồng mua bán xong Công ty sẽ gửi bản thiết kế qua công ty Mitsubishi đặt hàng. Sau khi hàng đã làm xong bộ phận xuất nhập khẩu sẽ làm thủ tục nhập khẩu, đóng thuế hải quan…. Hàng sẽ được đưa xuống tàu và chuyển về Việt Nam. Sau khi bộ phận nhập khẩu đã làm thủ tục xong với bên Hải quan Việt Nam thì Ban giám đốc sẽ điện hoặc cử bộ phận kỹ thuật xuống tận chân công trình xem công trình đã hoàn thiện chưa. Nếu công trình đã hoàn thiện và có chỗ đủ chứa hàng thì sẽ chuyển thẳng đến chân công trình nếu công trình đã xây dựng xong. Nếu công trình xây chưa xong thì sẽ chuyển về kho của Công ty. Công ty phải có nhiệm vụ vận chuyển và lắp đặt và hoàng thiện toàn bộ phần kỹ thuật đến khi thang máy khởi động tốt và an toàn. - Đảm bảo các yêu cầu về nguyên tắc, nội dung và trình tự ban giao công trình đã lắp đặt xong đưa vào sử dụng theo quy định của Pháp luật về xây dựng, đảm bảo an toàn trong vận hành, khai thác khi đưa công trình vào sử dụng. - Việc nghiệm thu, bàn giao công trình phải thành lập Hội đồng nghiệm thu ban giao công trình. Thành phần của Hội đồng nghiệm thu theo quy định của Pháp luật về nghiệm thu, bàn giao công trình xây dựng. - Công ty có trách nhiệm bảo hành công trình sau khi bàn giao đưa vào sử dụng. Nội dung bảo hành công trình bao gồm khắc phục, sửa chữa, thay thế thiết bị hư hỏng, khiếm khuyết hoặc khi công trình vận hành, sử dụng không bình thường do lỗi của công ty gây ra; + Hình thức thanh toán. Công ty áp dụng hình thức thanh toán tiền hàng theo các hình thức: Trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. + Kỳ 1: 30% tổng giá trị hợp đồng kinh tế (không hoàn lại) sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết và bên B nộp cho bên A giấy bảo lãnh thực hiện hợp đồng của ngân hàng có giá trị bằng 5% tổng giá trị hợp đồng. + Kỳ 2: 60% tổng giá trị hợp đồng kinh tế khi thiết bị thang máy được chuyển đến công trình + Kỳ 3: 10% tổng giá trị hợp đồng kinh tế sau khi việc lắp đặt hoàn tất hoặc bàn giao thang máy cho bên A. 1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty _Hội đồng quản trị: Là nhóm người chịu trách nhiệm trước pháp luật nhà nước về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. HĐQT là nhóm người có quyền điều hành cao nhất trong công ty,điều hành trực tiếp ban giám đốc. _ Giám đốc công ty kiêm chủ tịch hội đồng quản trị : Là người chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, về hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty, sau HĐQT, phụ trách chung quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty dưới sự trợ giúp của hai phó giám đốc _Phó giám đốc tài chính: Là người điều hành chịu trách nhiệm chính trước giám đốc và HĐQT về vấn đề tài chính _Phó giám đốc kỹ thuật: Là người điều hành và chịu trách nhiệm trước giám đốc và HĐQT về vấn đề kinh doanh và kỹ thuật _ Phòng kế hoạch kinh doanh : Giúp việc cho hai phó giám đốc trong các hoạt động như : + Tổ chức cán bộ lao động, tiền lương + Soạn thảo quy chế tuyển dụng và sử dụng lao động + Đào tạo, bồi dưỡng, tuyển dụng điều phối và sử dụng nhân lực hợp lý + Giải quyết các chính sách về lao động + Công tác hồ sơ nhân sự, bảo vệ an toàn nội bộ + Tổ chức thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách của nhà nước đối với cán bộ công nhân viên về công tác bảo hộ lao động, y tế, sức khoẻ . _ Phòng tài chính : Có nhiệm vụ tổ chức công tác tài chính giá cả, hạch toán các nghiệp vụ nhằm góp phần bảo toàn và phát triển vốn sản xuất. Giám sát đầy đủ, kịp thời và xác định chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Chấp hành nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê kế toán và tài chính chủa nhà nước. + Tham mưu cho giám đốc điều hành về kế hoạch thu chi, cập nhật chứng từ, theo dõi sổ sách và kiểm tra các chế độ tài chính kế toán. + Cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, phân tích hoạt động kinh tế phục vụ cho việc lập kế hoạch và công tác thống kê. _ Phòng kỹ thuật: thực hiện các nhiệm vụ do công ty giao, chịu trách nhiệm về kỹ thuật chất lượng và tiến độ công trình. Tiếp nhận và quản lý vật tư, kiểm tra đôn đốc hàng ngày quá trình thi công đúng thiết kế, đảm bảo chất lượng công trình. _ Phòng xuất nhập khẩu: Tham mưu cho Ban giám đốc ký kết các hợp đồng với đối tác là người nước ngoài, trực tiếp điều tiết kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiến độ và giao hàng, thực hiện các nghiệp vụ xuất -nhập khẩu _Đội lắp đặt: Tổ chức lắp đặt đúng kỹ thuật và chịu tráchn hiệm về chất lượng kỹ thuật và an toàn trong lắp đặt. Báo cáo Phó giám đốc phụ trách công trường về các vấn đề có liên quan đến lắp đặt. Các khách hàng đều là các Công ty lớn hoặc các đơn vị hành chính sự nghiệp lớn. Khi đó khách hàng một là đã biết đến Công ty và tự liên lạc hai là Bộ phận kinh doanh của công ty đến tận nơi tiếp thị và quảng bá các loại thang máy và giúp khách hàng lựa chọn. Khi đã có khách đặt hàng thì bộ phận hành chính sẽ trình Ban Giám đốc. Ban Giám đốc chỉ đạo bộ phận kỹ thuật kinh doanh đến tận công trình và tính toán giá của thang máy. Nếu bên mua đồng ý thì lập hợp đồng mua bán. Giai đoạn I: Thoả thuận kí kết hợp đồng giữa hai bên theo yêu cầu của chủ đầu tư dựa trên nội dung của hồ sơ mời thầu. Khảo sát hiện trường, lấy thông số kích thước bản vẽ kiến trúc, bản vẽ kiến trúc, bản vẽ kết cấu đối chiếu số liệu thực tế tại công trường tiến haàn xây dựng bản vẽ hố thang, soạn hồ sơ để đặt hàng sản xuất. VD: Hợp đồng mua bán (biểu 1) Giai đoạn II: Sau khi ký kết hợp đồng, tiến hành đặt hàng để sản xuất tại nhà máy theo số liệu hồ sơ đặt hàng. Bên mua thanh toán 30% giá trị của hợp đồng kinh tế (không hoàn lại) bộ phận kế toán vào sổ tên loại thang máy, giá trị và ngày nhận hợp đồng để sau khi kết thúc công trình sẽ có nhiệm vụ quyết toán công trình. Bản thiết kế được gửi qua nhà máy Mitsubisi của Nhật đặt tại Thái Lan sẽ sản xuất và đưa xuống tàu từ đó sẽ thuộc bộ phận xuất nhập khẩu phụ trách làm thủ tục hải quan. Trong thời gian bộ phận kỹ thuật phải luôn có mặt tại công trường để kết hợp với đơn vị xây dựng theo dõi việc xây dựng hố thang, giám sát việc thực hiện theo đúng bản vẽ hố thang đã được chủ đầu tư thông qua. Nếu có sai số thực tế kiến nghị với chủ đầu tư để cải tạo hố theo đúng thiết kế. Đồng thời bên kỹ thuật kinh doanh phải theo dõi quy trình sản xuất tại nhà máy, hàng đóng gói xếp xuống tàu, vào cảng Hải Phòng. Bộ phận Xuất nhập khẩu tiến hành làm thủ tục hải quan, nhận hàng, vận chuyển về chân công trình, kết hợp cùng bên A giám sát việc bốc dỡ, thủ tục nhận hàng, tháo dỡ niêm phong kẹp chì, và bốc dỡ hàng vào kho. Giai đoạn III: Phòng kỹ thuật sẽ lập danh sách nhân viên tham gia tại công trình chuẩn bị dụng cụ thi công, kiểm tra hố thang trước khi lắp đặt. Phó giám đốc phụ trách công trường theo dõi giám sát trong suốt quá trình thi công cơ, điện, kiểm tra lại, căn chỉnh, vận hành chạy thử thang máy. * Tổ chức tiếp nhận Khi tiếp nhận thiết bị, bắt buộc phải mở tất cả các hòm và các kiện để kiểm kê chi tiết, theo bảng kê khai của nhà cung cấp thang máy. Thành phần tham gia: + Đại diện bên cung cấp thang máy + Đại diện bên chủ đầu tư và sử dụng + Đại diện cơ quan kiểm định chất lượng hàng hoá (Vinacontrol) Và các bên khác liên quan nếu có Trước khi mở hòm và các kiện thang máy phải kiểm tra niêm phong, kẹp chì và tình trạng bên ngoài của nó. Nếu có trường hợp bất thường phải ghi ngay vào văn bản. Khi kiểm kê cần lưu ý: + Số lượng thiết bị, vật tư thực tế so với bảng kê gửi theo hàng (Parking list) + Mã hiệu, các thông số cơ bản của các bộ phận quan trọng: Bộ phận tời kéo, tủ điều khiển, cơ cấu đóng mở cửa… + Tình trạng bên ngoài (móc méo, tróc xước, gẫy… Sau khi kiểm kê phải đưa ngay vào kho để cấp giữ và bảo quản * Sắp xếp thiết bị trong kho Các thiết bị được sắp xếp theo một trình tự nhất định, phù hợp với quy trình lắp đặt, dựa trên nguyên tắc: Dễ thấy, dễ lấy, những thiết bị, vật tư sắp xếp theo từng loại, từng bộ tránh chồng chéo lên nhau. Khi hàng đến chân công trình bên mua hàng phải thanh toán 60% tiếp theo của công trình. Khi lắp đặt xong và khởi động an toàn thì bên mua hàng phải thanh toán nốt 10% còn lại. Trách nhiệm của Công ty là: Phải đảm bảo phần kỹ thuật đến khi thang máy khởi động tốt và an toàn. Bảo hành 12 tháng kể từ ngày bàn giao công trình. Trong thời gian bảo hành thì mọi phí tổn sửa chữa do Công ty chịu trách nhiệm. - Trước khi bàn giao công trình Công ty phải hướng dẫn vận hành – đào tạo Công ty sẽ cử cán bộ kỹ thuật tổ chức khoá đào tạo trước khi bàn giao thang máy cho khách hàng sử dụng với các nội dung sau: + Giới thiệu về thang máy, các chức năng sử dụng, đặc tính kỹ thuật + Hướng dẫn cách sử dụng và vận hành thang máy + Hướng dẫn cách xử lý khi gặp trường hợp khẩn cấp + Thao tác cứu hộ trong trường hợp khẩn cấp + Hiệu chỉnh, sửa chữa một vài hư hỏng trong quá trình sử dụng + Giới thiệu và hướng dẫn cách sử dụng dịch vụ bảo hành và bảo trì thang máy + Giới thiệu các tài liệu kỹ thuật mà nhà thầu sẽ bàn giao cho khách hàng + Thời gian đào tạo: 5 ngày + Địa điểm: Tại công trình - Bảo hành và bảo trì Thời gian bảo hành thiết bị và lắp đặt 12 tháng + Chế độ bảo hành: Có người trực tiếp xử lý 24/24 giờ để sẵn sàng khắc phục các sự cố của thang máy, hàng tháng có cán bộ kỹ thuật đến kiểm tra (01 tháng một lần) + Chế độ bảo trì: 02 tháng một lần dừng thang một ngày thực hiện công việc bảo dưỡng định kỳ (tra dầu, mỡ, vệ sinh công nghiệp…) . ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Đầu. Thị trường của Công ty - Thị trường đầu vào: Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam liên kết với Công ty Mitsubishi – Thái Lan và Công ty Sigma –