- 1 - Phơng hớng và giải pháp hoàn thiện kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh với việc nâng cao lợi nhuận doanh nghiệp. I. Những nhận xét và đánh giá chung về công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thànhphẩm. 1. Phân tích tình hình tiêu thụ của Nhà xuất bản Giáo dục trong những năm qua. Kế toán thành phẩm của Nhà xuất bản Giáo dục trong những năm qua đã có những bớc cải tiến đáng kể. - Kế toán thành phẩm đã dần hoàn thiện hơn, đã có sự phối hợp chặt chẽ giữa 3 phòng: kho vận, phòng phát hành, phòng kế toán theo dõi tình hình nhập xuất tồn SGK. - Nhà xuất bản Giáo dục đã thực hiện tính giá thành theo phơng pháp bình quân gia quyền là phơng pháp tính giá tơng đối chính xác. Tuy nhiên, hạn chế của phơng pháp tính giá này là không xác định giá xuất hàng hoá tại một thời điểm bất kỳ trong tháng. Hiện nay, với sự hỗ trợ đắc lực của hệ thống phần mềm kế toán, Nhà xuất bản Giáo dục có thể thay đổi phơng pháp tính giá xuất hàng hoá sang phơng pháp giá bình quân liên hoàn, cụ thể của phơng pháp này sẽ đợc trình bày trong phần đề xuất. - Kế toán xác định kết quả của doanh nghiệp đã xác định đợc theo từng mảng sách giúp cho việc lập kế hoạch đợc tốt hơn, đánh giá hiệu quả của từng mảng tốt hơn. Qua thời gian thực tập tại Nhà xuất bản Giáo dục em nhận thấy công tác kế toán nói chung, kế toán tiêu thụ nói riêng có một số u nhợc điểm nh sau: 1. Ưu điểm. Qua thời gian tìm hiểu tình hình thực tế tại Nhà xuất bản Giáo dục, nhìn chung công tác kế toán thành phẩm , tiêu thụ thành phẩm cũng nh công tác kế toán nói chung có những u điểm nổi bật sau : + Hình thức kế toán : Doanh nghiệp sử dụng hệ thống kế toán máy nên hình thức Nhật ký chung là hoàn toàn phù hợp, bên cạnh đó Nhà xuất bản Giáo dục còn sử dụng Chứng từ ghi sổ nh là một loại sổ để phân loại chứng từ để có thể quản lý đợc một khối lợng chứng từ lớn. Chứng từ ghi sổ ở đây chỉ đợc coi nh một loại chứng từ cùng với các sổ sách của hình thức Nhật ký chung đợc kế toán Nhà xuất bản Giáo Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Vũ Hồng Anh - 2 - dục vận dụng một cách linh hoạt và sáng tạo để phù hợp với tình hình thực tế sản xuất cũng nh công tác kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục. + Tổ chức công tác kế toán : Trong quá trình hạch toán đã hạn chế trùng lặp ghi chép mà vẫn đảm bảo tính thống nhất nguồn số liệu ban đầu. Thống nhất về phạm vi phơng pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán với các bộ phận liên quan cũng nh các nội dung của công tác kế toán, đồng thời đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu. Do đó việc tổ chức kế toán ở Nhà xuất bản Giáo dục là phù hợp với điều kiện một đơn vị sản xuất kinh doanh có qui mô lớn, phạm vi hoạt động rộng. + Phần mềm kế toán máy đợc xây dựng cho quy mô lớn và chặt chẽ giảm bớt đợc rất nhiều công việc cho ngời làm kế toán. Không những thế phần mềm kế toán tại đây đã + Về việc tổ chức, thiết lập các sổ sách, bảng biểu: Trong công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm, nhằm phản ánh trung thực, khách quan, kịp thời mọi hoạt động diễn ra trong khâu tiêu thụ ,các bảng kê, sổ chi tiết, sổ tổng hợp đã đợc lập một cách tơng đối đầy đủ. Sách giáo khoa của Nhà xuất bản Giáo dục bao gồm nhiều loại bán cho nhiều đối tợng khách hàng khác nhau trong cả n ớc, việc theo dõi tình hình tiêu thụ đòi hỏi phải chi tiết cụ thể. Kế toán tiêu thụ đã mở Sổ chi tiết tiểu khoản của TK 131 cho từng Công ty sách, kế toán công nợ cho 2 chi nhánh mở Sổ chi tiết tiểu khoản của TK 136 cho từng chi nhánh. Ngoài ra, công tác tiêu thụ còn đợc phản ánh vào Bảng kê xuất sách, Bảng phân tích tỷ lệ thanh toán của khách hàng. Việc làm này đã làm cho Nhà xuất bản Giáo dục luôn nắm bắt chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng. Qua đó có phơng hớng, biện pháp xử lý kịp thời phục vụ đắc lực cho công tác quản lý. 2. Nhợc điểm. Bên cạnh những u điểm nh trên, việc tổ chức công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của Nhà xuất bản Giáo dục cũng còn một số mặt cần hoàn thiện hơn nữa. + Về việc thanh toán của khách hàng: Sách giáo khoa là một sản phẩm đặc biệt phục vụ cho sự nghiệp giáo dục của đất nớc. Thời điểm sách đợc tiêu thụ mạnh nhất là vào tháng 6, tháng 7 thời điểm chuẩn bị sách cho năm học mới và tháng 11,12 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Vũ Hồng Anh - 3 - chuẩn bị sách cho học kỳ 2. Nhà xuất bản Giáo dục thờng xuất sách tiêu thụ với khối lợng lớn và nhiều chủng loại khác nhau. Phơng thức thanh toán của khách hàng lại thờng là trả chậm , hàng nhận trớc tiền trả sau nên việc theo dõi tiến độ thanh toán khá vất vả. Vốn bị ứ đọng trong thanh toán nhiều thì việc chúng ta thanh toán với những đơn vị khác cũng chậm, ví dụ nh thanh toán tiền công in với các Nhà in Nh vậy, cần có biện pháp thu hồi vốn nhanh tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng quá lâu gây khó khăn cho tình hình tài chính và ảnh hởng tới chữ tín của Nhà xuất bản Giáo dục. + Việc tính giá thành sách: Hiện nay, doanh nghiệp đã hoàn thành phần mềm kế toán giá thành mới phục vụ cho công tác tính giá thành tốt hơn. Tuy nhiên, việc phản ánh giá thành cha kịp thời và theo dõi cha chặt chẽ. Doanh nghiệp nên tính giá thành theo phơng pháp phân bớc, cụ thể thành hai bớc là giá thành cho giai đoạn chế bản và cho giai đoạn in sách. Với trình độ và đội ngũ của cán bộ kế toán nh hiện nay việc tính giá thành này là hoàn toàn có thể. Theo đó chi phí chế bản có thể trích trớc hàng năm để phù hợp với đặc điểm của việc phát hành sách. II. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm nhằm nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp. Mặc dù tổ chức hạch toán quá trình tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh ở Nhà xuất bản Giáo dục có nhiều u điểm, phù hợp với sự phát triển của khoa hợc công nghệ, hiện đại hoá trong công tác quản lý. Tuy nhiên, để công tác tổ chức hạch toán ngày nay càng hoàn thiện hơn, phù hợp với điều kiện thực tế ở Nhà xuất bản Giáo dục, đảm bảo đúng chế độ kế toán Việt Nam quy định, phát huy u điểm giảm bớt và loại bỏ dẫn những nhợc điểm thì chúng ta cần phải có phơng hớng từng bớc hoàn thiện tổ chức hạch toán. Với mục tiêu của việc hoàn thiện tổ chức hạch toán quá trình tiêu thụ và xác định kế quả kinh doanh là: Các biện pháp hoàn thiện đa ra phải mang tính khả thi, có hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Vì vậy, quan điểm cơ bản của việc hoàn thiện là phải dựa trên nguồn nhân lực hiện có, bộ máy cán bộ quản lý không thay đổi, phù hợp với quy mô sản xuất - kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục. Xuất phát từ mục tiêu và quan điểm nh trên, phơng hớng chung để hoàn thiện tổ chức tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục nh sau: - Theo dõi chặt chẽ doanh thu cho từng mảng sách. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Vũ Hồng Anh - 4 - - Tính toán đợc kết quả kinh doanh để cung cấp thông tin cho quản lý. - Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ sách một cách hợp lý phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra đợc dễ dàng. Trên cơ sở những phơng hớng đã nêu, với vốn kiến thức đã đợc trong quá trình học tập và sự tìm hiểu thực tế điều kiện của Nhà xuất bản Giáo dục, tôi xin nêu một số đề xuất nh sau: 1. Mở Sổ Nhật ký bán hàng. Là Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của đơn vị. Sổ này dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng thu tiền sau hoặc ngời mua ứng trớc, phù hợp với phơng thức bán hàng của Nhà xuất bản Giáo dục. Sổ Nhật ký bán hàng thực chất là một phần của Nhật ký chung, nhng theo dõi đợc cụ thể cho mảng bán hàng. Các nghiệp vụ đã ghi ở Nhật ký đặc biệt thì không ghi ở Nhật ký chung. Nếu chỉ dùng Nhật ký chung thì các nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong tháng nằm rải rác. Nếu dùng Nhật ký đặc biệt, kế toán phản ánh đợc cả số phải thu của khách hàng và theo dõi đợc cả doanh thu chi tiết của tngf mảng sách. Cuối tháng, kế toán cộng sổ Nhật ký bán hàng đối chiếu với Sổ cái tổng hợp 131, 511. Việc mở Sổ Nhật ký bán hàng nh trên giúp ích rất nhiều cho các nghiệp vụ tiêu thụ nhng chơng trình kế toán sẽ phải thay đổi, phần mềm kế toán phải lập thêm Nhật ký bán hàng. Các chứng từ bán hàng khi nhập vào máy vi tính, thay vì vào Sổ Nhật ký chung sẽ đợc cập nhật vào Sổ Nhật ký bán hàng. Sự thay đổi này trớc mắt có thể gây khó khăn cho Nhà xuất bản Giáo dục vì nó khá tốn công, tốn của. Tuy nhiên về lâu dài, cách làm này đảm bảo đợc tính khách quan, đối chiếu số liệu dễ dàng, tránh đợc gian lận, sai sót mà vẫn bảo đảm hiệu quả. Việc lập sổ và theo dõi hai loại sổ này cũng không quá khó khăn, lại giúp kế toán tiêu thụ dễ dàng trong việc hạch toán và kết chuyển các nghiệp vụ làm giảm doanh thu này, tổng doanh thu cũng đợc phản ánh thực tế hơn. 2. Về chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Vũ Hồng Anh - 5 - Chi phí bán hàng và quản lý của Nhà xuất bản Giáo dục nên mở chi tiết TK cấp 2 theo đúng quy định của Bộ tài chính đó là: Đối với chi phí bán hàng Tài khoản 641 sẽ đợc chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau để theo dõi: TK 6411: Chi phí nhân viên. TK 6412: Chi phí vật liệu. TK 6413: Chi phí công cụ dụng cụ. TK 6414: Chi phí khấu hao. TK 6415: Chi phí bảo hành. TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK6418: Chi phí bán hàng bằng tiền khác. Kế toán có thể chi tiết thêm các tiểu khoản và tiết khoản cho phù hợp với đơn vị nh đang dùng. Khi mở sổ chi tiết theo dõi kế toán mở theo các tài khoản cấp 2 để theo dõi. Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp Cũng nh chi phí bán hàng, Nhà xuất bản Giáo dục nên sử dụng các tài khoản kế toán cấp 2 theo quy định nh sau: TK 6421: Chi phí nhân viên TK 6422: Chi phí vật liệu. TK6423: Chi phí công cụ dụng cụ. TK6424: Chi phí khấu hao. TK6425: Chi phí thuế, lệ phí. TK6426: Chi phí dự phòng TK6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK6428: Chi phí bằng tiền khác. 3. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán số 02 Hàng tồn kho ban hành ngày 31/12/2001 và Thông t số 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 đã hớng dẫn thi hành và áp dụng chuẩn mực này. Theo đó, khoản Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc đa vào giá vốn hàng bán trong kỳ chứ không phải chi phí quản lý doanh nghiệp nh trớc kia. Cuối niên độ kế toán, dựa vào giá trị hàng tồn kho trên sổ chi tiết 155 kế toán lập dự phòng: Nợ TK 6321, 6322, 6328 Số trích lập dự phòng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Vũ Hồng Anh - 6 - Có TK 1591, 1592, 1593 Cuối kỳ kế toán tiếp theo xem xét số dự phòng đã trích lập kỳ trớc với số phải lập kỳ này: - Nếu số phải trích lập cho kỳ tiếp theo lớn hơn số đã trích lập trớc đây thì trích lập số bổ sung: Nợ TK 6321, 6322,6328 Số trích lập thêm Có TK 1591, 1592,1598 - Nếu chênh lệch nhỏ hơn thì hoàn nhập số chênh lệch: Nợ TK 1591, 1592, 1598 Số hoàn nhập Có TK 6321, 6322, 6328 Trên đây là một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Nhà xuất bản Giáo dục. Những biện pháp này rất thực tế và hoàn toàn dễ dàng áp dụng ở Nhà xuất bản Giáo dục, hơn nữa lại phù hợp với mục tiêu, quan điểm và phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán nói chung ở Nhà xuất bản Giáo dục. Tuy nhiên, đề những biện pháp trên trở nên khả thi không chỉ đòi hỏi sự nỗ lực, cố gắng của chính Nhà xuất bản Giáo dục mà còn đòi hỏi chế độ kế toán cũng phải có những thay đổi và hoàn thiện hơn để phù hợp với điều kiện mới ở nớc ta. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Vũ Hồng Anh - 7 - Kết luận Tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong nền kinh tế thị trờng chiếm một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp. Một chính sách tiêu thụ lành mạnh hợp lý là động lực cho sự phát triển của doanh nghiệp. Muốn vậy, doanh nghiệp phải không ngừng đẩy mạnh quản lý hoàn thiện tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết qủa kinh doanh. Qua quá trình học tập, nghiên cứu tại lý luận và tìm hiểu thực tế tại Nhà xuất bản Giáo dục đã giúp em có đợc một số kiến thức kinh nghiệm thực tiễn về kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh. Với khuôn khổ có hạn, chuyên đề không thể đề cập đến mọi vấn đề của kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh mà chỉ đi sâu nghiên cứu về tiêu thụ của một mặt hàng từ đó khái quát cho công tác thành phẩm và tiêu thụ của các loại thành phẩm khác. Do kiến thức về lý luận và thực tế hạn chế nên bài viết của em không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong đợc sự đóng góp ý kiến của thầy giáo hớng dẫn và các cán bộ phòng Kế toán - Tài vụ Nhà xuất bản Giáo dục để chuyên đề đợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn PGS. TS. Nguyễn Minh Phơng, và các cán bộ phòng Kế toán - Tài vụ và một số phòng ban khác ở Nhà xuất bản Giáo dục đã tận tình giúp đỡ tôi hoàn thành chuyên đề này. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Vũ Hồng Anh