TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP CÔNG TY CYBERSOFT CyberSoft là Công ty Cổ phần Phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp được thành lập từ năm 1999 với sự tham gia của các kỹ sư đã từng xây dựng dự án công nghệ thông tin hàng đầu tại Việt Nam. Ngay từ khi thành lập, CyberSoft đã tham gia vào lĩnh vực lập trình phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý. Sau đây là một vài nét tiêu biểu về công ty CyberSoft: Tên tiếng Việt: Công ty Cổ Phần Phần Mềm Quản trị Doanh nghiệp Cybersoft. Tên tiếng Anh: CYBERSOFT SOFTWARE SOLUTION PROVIDER Giám đốc : Nguyễn Cảnh Toàn Trụ sở chính: 413 Nguyễn Khang – Cầu Giấy – Hà Nội. Tel: 84-4-7847223 Fax: 84-4-784223 VPĐD: 38 Đinh Công Tráng – TP.Vinh – Nghệ An. Tel: 84-38-598575 Fax: 84-38-598565 E-mail: Cyber-Soft@hn.vnn.vn Website: www.CyberSoft.com.vn 1. Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của CyberSoft. CyberSoft là công ty chuyên cung cấp các phần mềm quản lý tài chính kế toán và sản xuất kinh doanh để phục vụ mục tiêu phát triển của từng doanh nghiệp. 2. Mục tiêu của CyberSoft. CyberSoft đặt mục tiêu cho mình sẽ là nhà cung cấp hàng đầu tại Việt Nam về giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản trị doanh nghiệp và sản xuất kinh doanh. Khẩu hiệu của CyberSoft là “ cùng khách hàng đi đến thành công”, vì thế CyberSoft luôn sẵn sàng cung cấp những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất, thỏa mãn tối Ban giám đốc Phòng kinh doanh, kế toánPhòng dự án và phát triển sản phẩmPhòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng Phòng đào tạo đa nhu cầu của khách hàng. CyberSoft luôn luôn và không ngừng cố gắng phát triển để tạo ra những sản phẩm ngày càng đáp ứng tốt hơn về yêu cầu ngày càng cao của thị trường đặc biệt là trong lĩnh vực nghiên cứu của mình. 3. Cơ cấu tổ chức của CyberSoft. Hiện nay CyberSoft có khoảng hơn 30 nhân viên có trình độ đại học với các chuyên ngành toán, tin, kế toán, kinh tế và ngoại ngữ. Cơ cấu tổ chức của công ty được mô tả sơ đồ dưới đây: Sơ đồ tổ chức của Công ty CyberSoft Phòng kinh doanh: nhiệm vụ của phòng này là thực hiện các nghiệp vụ kế toán của công ty, bao gồm một kế toán, hai nhân viên kinh doanh chuyên thực hiện công việc quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, giao dịch với các khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng nhằm phát triển thị trường. Phòng dự án và phát triển sản phẩm: làm nhiệm vụ nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, nâng cao khả năng phân tích quản trị của sản phẩm. Phòng này chuyên thực hiện công việc bao gồm xác định yêu cầu, phân tích thiết kế và phát triển sản phẩm, mọi thành viên đều tham gia vào tất cả các công đoạn của công việc mà không phân ra trách nhiệm cụ thể của từng thành viên nào, để tham gia vào được công việc của phòng này, ngoài kiến thức chuyên môn tốt đòi hỏi mỗi thành viên phải là người có kiến thức cơ bản về kinh tế, quản lý và đồng thời thông thạo các nghiệp vụ kinh tế, quản lý, kế toán. Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng: làm nhiệm vụ tư vấn và có thể tham gia cùng phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm để phân tích, thiết kế các hệ thống lớn như hệ thống thông tin tài chính kế toán, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thông thông tin marketing, hệ thông thông tin quản lý nhân sự và lương, hệ thống thông tin lập kế hoạch, dự toán, hệ thống thông tin quản lý chung tòan doanh nghiệp… đồng thời cài đặt, hướng dẫn sử dụng, bảo hành và nâng cấp sản phẩm theo yêu cầu, tư vấn cho doanh nghiệp khi nhu cầu quản lý phát sinh để họ có thể chọn giải pháp tối ưu nhất cho công tác quản lý của mình, công việc chính là làm nhiệm vụ giải đáp thắc mắc, hướng dẫn chi tiết cách khắc phục những tình huống bất thường xảy ra như nhầm lẫn nghiệp vụ, phần mềm có vấn đề… cho khách hàng, khách hàng có thể liên hệ với phòng này qua điện thoại, email, fax và nếu cần thì nhân viên của công ty phải trực tiếp đích thân đến tại trụ sở của họ. Phòng đào tạo: Phòng này chuyên về công việc đào tạo mới, đào tạo lại cho các doanh nghiệp, đồng thời đạo tạo mới và đào tạo lại nhằm nâng cao trình độ để đáp ứng nhu cầu phát triển nguồn nhân lực và tuyển chọn nhân viên mới cho nhu cầu nguồn nhân lực của công ty, hàng năm phòng này vẫn tiếp đón và tuyển chọn những nhân viên mới từ những sinh viên thực tập từ các trường đại học ngành công nghệ thông tin và kế toán. 5. Các lĩnh vực hoạt động của CyberSoft. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của CyberSoft là về tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp, tuy nhiên nhìn vào sơ đồ tổ chức của công ty có thể thấy công ty chủ yếu đáp ứng các dịch vụ sau: Dịch vụ phát triển phần mềm “may đo”: CyberSoft thực hiện khảo sát và xây dựng các phần mềm “may đo” với các doanh nghiệp có quy mô lớn theo đặc thù riêng có của doanh nghiệp. Dịch vụ tư vấn: Trên cơ sở khảo sát thực trạng và yêu cầu của từng doanh nghiệp, CyberSoft sẽ đưa ra các đề xuất, các phương án về xây dựng hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Với các chuyên gia đầy nhiệt tình và trách nhiệm công việc, với sự hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ và kinh nghiệm triển khai ứng dụng cho rất nhiều doanh nghiệp sẽ đưa ra giải pháp tối ưu cho khách hàng. Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì: theo yêu cầu của khách hàng, CyberSoft ký kết và thực hiện hợp đồng dịch vụ về hỗ trợ và bảo trì hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp. CyberSoft có riêng một hệ thống thông tin “CyberSoft Assistant” làm nhiệm vụ lưu trữ các vấn đề vướng mắc thường gặp và cách thức giải quyết những vấn đề đó, các nhân viên của CyberSoft luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết khó khăn cho khách hàng. Việc đó làm cho những khó khăn của khách hàng được giải quyết một cách nhanh nhất. Dịch vụ đào tạo: CyberSoft thực hiện đào tạo lại và đào tạo mới cho các đơn vị doanh nghiệp, với những doanh nghiệp có quy mô lớn CyberSoft mở hẳn trung tâm đào tạo cho các nhân viên kế toán. Ngoài ra CyberSoft còn tham gia đào tạo kế toán trên máy cho các trường đại học và trung học chuyên nghiệp, các trung tâm đào tạo kế toán và quản lý, hỗ trợ trong việc cung cấp các phần mềm, bài giảng và số liệu thực hành về kế toán. 7. Các đối tác chủ yếu.  Công ty xi măng Hoàng Mai  Công ty xi măng Hải Phòng  Công ty Hưng Long  Công ty cổ phần xây dựng đường bộ số 1 Hà Tĩnh  Kinh doanh nhà Thanh Hóa  Nhà máy thuốc lá Thanh Hóa  Công ty đường Bình Định  Tổng công ty vận tải Hà Nội  Tổng công ty chè  Tổng công ty Sông Mã  Viện dầu khí (HN, SG)  Công ty dệt Nam Định  Công ty dệt kim đông xuân  Công ty cơ khí dệt may Nam Định  Nhà máy chăn len Nam Định  Công ty cao su Đà Nẵng  Công ty phụ tùng xe máy GMN  Công ty Takanichi  Công ty NCI  Công ty TS-ARI  Công ty Cp dịch vụ giải trí Hà nội  Xí nghiệp TOYOTA Hoàn Kiếm  Công ty CP đại lý Ford Hà Nội  Công ty CP đại lý Ford Thăng Long  Công ty CP đại lý Ford Thủ đô  Nhà xuất bản bản đồ  Công ty dược Vĩnh Phúc  Công ty CP dược phẩm Hà Nội  Công ty công nghiệp tàu thủy Nam Triệu  Công ty hợp tác kinh tế (8 đơn vị)  Sở giáo dục Nam Định (38 trường PTTH)  Công ty môi trường đô thị Hạ Long  Công ty cổ phần GasPetrolimex (SG,HN,DN,HP)  Hà nội Transerco (Bus Hà Nội)  Truyền hình kỹ thuật số (VTC)  Tổng công ty xây dựng miền trung II. ĐỊNH HƯỚNG CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP. Tên đề tài : Ứng dụng tin học vào công tác quản lý sinh viên Ký túc xá trường đại học Kinh tế quốc dân. 1. Giới thiệu đề tài thực tập Sau một thời gian dài tìm hiểu, quan sát đồng thời sống và học tập trong KTX, thấy có rất nhiều bất cập trong công tác quản lý KTX cũng như của trung tâm dịch vụ trường đại học Kinh tế Quốc dân ảnh hưởng đến công tác xử lý thông tin, dữ liệu quản lý, làm giảm hiệu suất làm việc làm mất thời gian của nhân viên trung tâm dịch vụ và tăng thời gian cũng như mức độ phức tạp của sinh viên khi đăng kí và làm thủ tục để nội trú trong KTX và nhiều bất cập khác nên người viết đã quyết định chọn đề tài này, tuy nhiên do thời gian không cho phép nên đề tài này chỉ gói gọn trong công tác quản lý việc nhập liệu, sắp xếp phòng, thu tiền, báo cáo danh sách sinh viên KTX và một số báo cáo có liên quan…Đề tài này được lựa chọn là nhằm mục đích cung cấp một giải pháp riêng biệt cho công tác quản lý sinh viên nội trú trong KTX trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Giảm thiểu những sai sót không đáng có và giảm gánh nặng cho người nhâp liệu đồng thời nâng cao năng suất làm việc của nhân viên quản lý cũng như cung cấp các thông tin cần thiết một cách kịp thời cho ban giám đốc và những người có trách nhiệm liên quan . Tuy gói gọn như vậy nhưng nội dung bao hàm nhiều mảng kiến thức được học như CSDL, cấu trúc dữ liệu và giải thuật, Hệ thống thông tin quản lý, tin học quản lý, kinh tế thông tin cũng như kiến thức được tổng hợp từ thực tế khi người viết thực tập tại một công ty chuyên cung cấp phần mềm quản lý, kế toán…Đồng thời bao hàm một số kiến thức về kinh tế và quản lý. Phần mềm này được viết trên nền hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 7.0 – là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh và thuận tiện cho các bài toán trong quản lý kinh tế, quản lý phân tích, tổng hợp cơ sở dữ liệu cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. 2. Tính cấp bách của đề tài: Hiện nay, do nhu cầu ngày càng mở rộng về quy mô đào tạo, nhu cầu sinh viên ở KTX ngày càng cao do chất lượng dịch vụ của KTX ngày càng đáp ứng đầy đủ về vật chất cũng như tinh thần cho sinh viên. Toàn bộ khu KTX có tổng cộng 5 nhà là nhà 1, 2, 3, 4 và nhà 11. Từ nhà 1 đến nhà 4 mỗi nhà có 56 phòng, mỗi phòng có 10 sinh viên. Nhà 11 cũng có số phòng tương đương với số lượng sinh viên tương tự. Đầu năm học, ban quản lý KTX đều tổ chức đăng ký chỗ ở, sắp xếp lại phòng ở và thu tiền. Việc thu tiền là dùng phần mềm chung của nhà trường. Còn việc sắp xếp bố trí phòng ở thì làm trên Excel với nhiều hạn chế không đáp ứng được đặc thù quản lý của KTX,việc thêm, bớt, xóa sửa khi có thay đổi về chỗ ở là phải làm thủ công. Vì vậy đã có rất nhiều sai lỗi trong quá trình thực hiện công việc, và những sai lầm đã từng thấy là sắp xếp sinh viên các khóa ở lộn xộn, khóa này với khóa khác, thậm chí đã từng sắp xếp sinh viên nữ và nam ở chung phòng, đến lúc sinh viên đi xem phòng ở mới phát hiện ra và báo cáo lại thì ban quản lý mới biết. Ngoài ra trong quá trình ở cũng có nhiều vấn đề phát sinh như sinh viên bỏ dở ra ngoài, sinh viên ngoài xin vào, sinh viên xin chuyển từ phòng này sang phòng khác, cuối năm học phải sắp xếp lại chỗ ở, đến tháng phải thu tiền điện nước, phát giấy vệ sinh, tất cả đều phải báo cáo lại cho ban quản lý KTX biết….Vậy với đề tài này, người viết hy vọng sẽ ứng dụng tin học vào công tác quản lý sinh viên KTX nhằm đáp ứng phần nào những bất cập nêu trên để phục vụ công tác quản lý sinh viên nội trú một cách có hiệu quả, tránh lầm lẫn, sai sót, nâng cao chất lượng dịch vụ KTX, tự động xử lý một số công việc đòi hỏi mất nhiều thời gian và gặp nhiều sai sót khi làm thủ công, đặc biệt là việc xếp phòng cho sinh viên, tổng hợp báo cáo để báo cáo lại với cấp quản lý của KTX mà cụ thể là giám đốc trung tâm dịch vụ trường Đại học Kinh tế Quốc dân. . Công ty đường Bình Định  Tổng công ty vận tải Hà Nội  Tổng công ty chè  Tổng công ty Sông Mã  Viện dầu khí (HN, SG)  Công ty dệt Nam Định  Công ty. TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP CÔNG TY CYBERSOFT CyberSoft là Công ty Cổ phần Phần mềm kế toán và quản trị doanh