ISO 9000 với việc cải tiến các hoạt động của doanh nghiệp (Tiếp theo và hết) Đây là phần cuối cùng của loạt bài viết về việc vận dụng triết lý quản trị của Bộ Tiêu chuẩn ISO 9000' target='_blank' class='dictionaryreplace' title='click vào để xem nghĩa của từ'> ISO 9000 để cải tiến các hoạt động liên quan đến chất lượng – chi phí – hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp của tác giả Nguyễn Hữu Long - một chuyên gia quản trị cao cấp đã từng giữ nhiều chức vụ quan trọng tại các công ty lớn trong và ngoài nước. Bản quyền bài viết thuộc về Business World Portal. Xin trân trọng giới thiệu cùng bạn đọc. QUY TẮC 4 M ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHẤT LƯỢNG NHƯ THẾ NÀO? Chi phí Khái niệm về chi phí Trong bất kỳ tổ chức kinh doanh nào, chi phí cũng là một trong những yếu tố được quan tâm hàng đầu bởi các nhà quản trị. Việc quản lý chi phí hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp giảm giá thành sản xuất hay dịch vụ. Về bản chất, chi phí là những khoản đóng góp vào giá thành sản phẩm hay dịch vụ. Chi phí càng ít thì giá thành càng thấp, chi phí càng cao thì giá thành càng cao. Tuy vậy, cũng có những khoản chi phí gần như vô hình nhưng lại ảnh hưởng không nhỏ đến sự sống còn của doanh nghiệp - chi phí ẩn. Phân loại chi phí Chi phí có thể được phân chia thành nhiều loại theo nhiều cách khác nhau: • Phân theo chức năng hoạt động: -Chi phí sản xuất, bao gồm: +Chi phí nguyên liệu trực tiếp +Chi phí lao động trực tiếp +chi phí sản xuất chung -Chi phí ngoài sản xuất, bao gồm: +Chi phí lưu thông và tiếp thị +Chi phí quản lý • Phân theo cách ứng xử của chi phí -Biến phí -Định phí -Chi phí hỗn hợp • Cách phân loại khác nhằm mục đích ra quyết định. -Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. -Chi phí kiểm soát được và chi phí không sản xuất được. -Chi phí chênh lệch. -Chi phí cơ hội. -Chi phí chìm. Chi phí ẩn (SCP) • Khái niệm về chi phí ẩn Khái niệm chi phí ẩn (SCP) hiện còn rất mới mẻ đối với nhiều nhà lãnh đạo trong các doanh nghiệp Việt Nam. SCP thực chất là một loại “chi phí không chất lượng” (Unquality Costs) hay giá chất lượng ( Quality Price) Điều 4, ISO 8402 có ghi: 4.2 Chi phí nảy sinh để tin chắc và đảm bảo rằng chất lượng sẽ phải thỏa mãn nhu cầu, cũng như thiệt hại nảy sinh khi chất lượng không thỏa mãn được nhu cầu 4.3 Các thiệt hại do không sử dụng hết tiềm năng của các nguồn lực trong quá trình và các hoạt động. Đó là những chi phí không chất lượng hay chi phí ẩn. • Phân loại chi phí ẩn Chi phí ẩn có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau. Dự vào tính chất dễ thấy và khó thấy hoặc không thể thấy được của chi phí, người ta chia chi phí ẩn làm hai loại hữu hình và vô hình. Dựa vào sự phân loại chi phí trong doanh nghiệp, SCP có thể được chia thành các loại chi phí phòng ngừa, chí phí thẩm định, kiểm tra, các chi phí khắc phục sai hỏng . SCP hữu hình và vô hình: +SCP hữu hình: -Thiệt hại do sản phẩm bị loại bỏ, sửa chữa, khắc phục . -Thiệt hại do lãng phí nguyên vật liệu, nhân công, tiền lương -Lãng phí thời gian, điện nước, điện thoại, văn phòng phẩm -Thiệt hại do hàng tồn kho -Thất thoát tiền bạc, tài sản, hàng hóa . -Tổn thất do máy móc, thiết bị bị trục trặc, hỏng hóc, hiệu suất thấp. -Chi phí cho việc kiểm tra chất lượng sản phẩm -Những tổn thất do vi phạm luật lệ (tiền phạt, tiền bồi thường .) -Tổn thất do cháy, nổ vì bất cẩn . +SCP vô hình: -Công ty mất uy tín, mất khách hàng, mất nhà cung cấp -Nhân viên làm việc uể oải, lười biếng, thiếu tinh thần trách nhiệm -Đội ngũ nhân sự cồng kềnh, kém hiệu quả -Chất lượng quản trị kém, quyết định sai trong kinh doanh -Thiếu nhạy bén với thị trường, công tác tiép thị kém -Mâu thuẫn, mất đoàn kết nội bộ, tranh giành chức quyền, kiện cáo . -Lừa dối, tham nhũng, tiêu cực, vụ lợi. -Môi trường làm việc, không khí làm việc xấu, nhân viên hay bỏ việc -Yếu kém trong quản trị nhân sự. Bố trí người không đúng vị trí, không phù hợp nguyện vọng và sở trường. -Chính quyền, các cơ quan hữu quan nghi ngờ, không hỗ trợ, không hợp tác . Phân loại SCP theo chi phí trong doanh nghiệp +Chi phí phòng ngừa: -Chi phí cho thẩm định, rà soát thiết kế. -Chi phí xác định các đ0ặc trưng của sản phẩm và tính phù hợp của chúng đối với khách hàng. -Chi phí cho các hoạt động hướng tới chất lượng như đào tạo, tổ chức hội thảo, các phong trào cải tiến chất lượng -Chi phí bảo quản nguyên vật liệu . +Chi phí đánh giá, kiểm tra -Chi phí thiết lập quy trình, phương pháp đánh giá -Chi phí cho công tác đánh giá -Chi phí kiểm tra, thử nghiệm -Chi phí cho các giấy chứng nhận chất lượng sau kiểm tra. +Chi phí khắc phục sai hỏng, trục trặc -Chi phí sửa chữa -Chi phí thay thế phục tùng hư hỏng -Chi phí thay thế sản phẩm bị trả lại -Tổn thất do phế phẩm, tồn kho -Tổn thất do mất khách hàng, bạn hàng -Rủi ro trong kinh doanh (hỏa hoạn, trộm cắp, tai nại, lừa đảo .) Cách tính chi phí ẩn +Phương pháp trực tiếp: Theo dõi và tính toán từng loại trong cácloại chi phí ẩn và tổng kết lại. Phương pháp này thường gặp khó khăn hơn là phương pháp gián tiếp. +Phương pháp gián tiếp: Dựa theo công thức: hay: Trong đó, CONFORMITY (sự phù hợp) có thể được lượng hóa bằng các hệ số: -Hệ số mức chất lượng : MQ -Hệ số hiệu quả sử dụng η: -Hệ số hữu dụng tương đối ω: -Hệ số phân hạng thực tế : Ktt -Độ tin cậy của sản phẩm : Đtc Quan hệ giữa chất lượng và chi phí * Quan niệm cổ điển Trong đó: Gtd : Chi phí sử dụng Gsx: Chi phí sản xuất * Quan niệm hiện đại Như vậy, có thể thấy rằng,việc nâng cao chất lượng không có nghĩa là sẽ làm tăng chi phí mà ngược lại. Lý do là vì chất lượng được kiểm soát chặt chẽ từ đầu sẽ giúp giảm chi phí khắc phục sai hỏng, giảm thiểu chi phí ẩn, đặc biệt là chi phí ẩn vô hình - những thiệt hại không thể lường trước được do khách hàng mất lòng tin vào doanh nghiệp. Vấn đề chất lượng và chi phí trong quản trị doanh nghiệp lúc nào cũng có quan hệ mật thiết với nhau. Tăng chất lượng, đồng thời với việc giảm chi phí luôn là mục tiêu hàng đầu trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Chỉ có hiểu rõ được bản chất của vấn đề chi phí và chất lượng theo quan điểm hiện đại thì mới có thể từng bước phấn đấu đạt được mục tiêu đó. Các triết lý quản trị của Bộ ISO 9000' target='_blank' class='dictionaryreplace' title='click vào để xem nghĩa của từ'> ISO 9000 và vấn đề chí phí, chất lượng luôn có quan hệ mật thiết với nhau. ISO đề cao vai trò của công tác quản trị không ngoài mục đích giúp các doanh nghiệp không ngừng nâng cao chất lượng và giảm bớt chi phí, đặc biệt là chất lượng quản trị và chi phí ẩn. (Hết) . ISO 9000 với việc cải tiến các hoạt động của doanh nghiệp (Tiếp theo và hết) Đây là phần cuối cùng của loạt bài viết về việc vận dụng triết. nghĩa của từ'> ISO 9000 để cải tiến các hoạt động liên quan đến chất lượng – chi phí – hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp của tác giả Nguyễn Hữu